TIN HỌC ỨNG DỤNG KẾ TOÁN 1

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: 1 Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm că

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN VÀ EXCEL 1

1.1 Một số vấn đề cơ bản về kế toán 1

1.1.1 Các khái niệm 1

1.1.2 Hệ thống tài khoản kế toán 2

1.1.3 Hệ thống chứng từ kế toán 12

1.1.3.1 Khái niệm chứng từ kế toán 12

1.1.3.2 Phân loại chứng từ: có 2 loại chứng từ 12

1.1.3.3 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán 12

1.1.4 Hệ thống sổ sách kế toán 13

1.1.4.1 Khái niệm 13

1.1.4.2 Phân loại sổ kế toán 13

1.1.4.3 Các hình thức kế toán: có 5 hình thức 13

1.1.5 Báo cáo kế toán: 20

1.2 Một số vấn đề cơ bản về excel 21

1.2.1 Định dạng dữ liệu: 21

1.2.1.1 Định dạng lại các thông số thể hiện số trong excel bằng chương trình Control panel 21

1.2.1.2 Định dạng khi nhập dữ liệu: 21

1.2.1.3 Định dạng dữ liệu kiểu số: 22

1.2.2 Định dạng Worksheet: 24

1.2.2.1 Định dạng Font chữ: 24

1.2.2.2 Kẻ khung: 25

1.2.2.3 Định vị trí dữ liệu: 26

1.2.3 Một số thao tác với bảng tính: 27

1.2.4 Lập công thức và Hàm: 28

1.2.4.1 Tham chiếu 28

1.2.4.2 Các toán tử số học trong công thức 28

1.2.4.3 Hàm trong Work bảng 28

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN 40

2.1 Sơ đồ truyền thông tin, dữ liệu trên kế toán máy 40

2.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu ban đầu và hướng dẫn cách ghi 41

2.2.1 Khai báo thông tin doanh nghiệp 41

2.2.2 Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng: 41

2.2.3 Mở tài khoản và số dư đầu kỳ (HHTK&SDĐK) 42

2.2.4 Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp (DMKH, DMNCC) 44

2.3 Ghi sổ kế toán máy (CTPS) 46

CHƯƠNG 3: LẬP BÁO CÁO THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG 53

3.1 Sơ đồ truyền dữ liệu 53

3.1.1 Hướng dẫn lấy dữ liệu lập Bảng kê dịch vụ hàng hoá bán ra, mua vào 53

3.1.1.1 Cách lập bảng kê dịch vụ hàng hoá bán ra (Mẫu số: 01- 1/GTGT) 53

3.1.1.2 Cách lập bảng kê dịch vụ, hàng hoá mua vào (Ms: 01- 2/GTGT) 56

2.4 Hướng dẫn lập báo cáo thuế GTGT trên phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế: 60

CHƯƠNG 4: THEO DÕI QUỸ TIỀN MẶT VÀ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 73

4.1 Sơ đồ truyền dữ liệu: 73

4.2 Hướng dẫn cách lập sổ quỹ tiền mặt: 73

4.3 Hướng dẫn cách lập sổ tiền gửi ngân hàng: 76

CHƯƠNG 5: THEO DÕI CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ 80

5.1 Sơ đồ truyền dữ liệu: 80

CHƯƠNG 6: THEO DÕI VẬT TƯ, HÀNG HOÁ 85

6.1 Sơ đồ truyền dữ liệu: 85

6.2 Hướng dẫn lập bảng tồn kho đầu kỳ và bảng tính giá xuất kho trong kỳ: 85

6.3 Hướng dẫn lập sổ theo dõi chi tiết vật tư, hàng hoá: 88

6.4 Hướng dẫn lập Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hoá: 92

CHƯƠNG 7: THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 95

7.1 Tổng quan về tài sản cố định: 95

7.2 Hướng dẫn lập bảng danh sách và theo dõi trích khấu hao TSCĐ: 96

CHƯƠNG 8: LẬP BẢNG TÍNH LƯƠNG 98

8.1 Hướng dẫn lập bảng chấm công: 98

8.2 Hướng dẫn lập bảng thanh toán tiền lương: 99

CHƯƠNG 9: KẾ TOÁN TỔNG HỢP 105

9.1 Sơ đồ truyền dữ liệu: 105

9.2 Hướng dẫn các bút toán kết chuyển cuối kỳ trên sổ kế toán máy (CTPS) 106

9.3 Hướng dẫn lập sổ nhật ký chung: 112

9.4 Hướng dẫn lập sổ cái: 114

9.3 Hướng dẫn lập sổ chi tiết tài khoản: 117

9.5 Hướng dẫn lập Bảng cân đối tài khoản chi tiết: 120

9.6 Hướng dẫn lập bảng cân đối tài khoản tổng hợp: 122

9.7 Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán theo QĐ 48: 124

9.7.1 Mục đích của Bảng cân đối kế toán 124

9.7.2 Nguyên tắc lập và trình bày Bảng cân đối kế toán 124

9.7.3 Cơ sở lập Bảng cân đối kế toán 124

9.7.4 Nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán năm 124

9.7.5 Hướng dẫn lập công thức cho Bảng cân đối kế toán: 132

9.8 Hướng dẫn lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: 135

9.8.1 Nội dung và kết cấu báo cáo KQHDKD: 135

9.8.2 Cơ sở lập báo cáo KQHDKD: 135

9.8.3 Nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 135

9.8.4 Hướng dẫn lập công thức Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: 138

TÀI LIỆU THAM KHẢO 141

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN VÀ EXCEL

Mục tiêu của chương:

Sinh viên có thể ôn lại một số kiến thức về kế toán, và các công thức, hàm trong Excel Từ đó giúp sinh viên có thể nắm bắt các kiến thức cơ bản phục vụ cho việc ứng dụng Excel vào kế toán ở các chương tiếp theo

* Tài khoản kế toán:

Tài khoản là ngôn ngữ của kế toán Các thông tin kế toán được tập hợp, phân loại, tổng hợp và xử lý thông qua một hệ thống, gọi là hệ thống tài khoản kế toán

* Định khoản:

Là việc xác định ghi nợ và ghi có vào 1 tài khoản của 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Có 2 loại định khoản: Định khoản giản đơn và định khoản phức tạp

- Định khoản giản đơn: Là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản mở cho các đối tượng kế toán

- Định khoản phức tạp: Là định khoản liên quan đến 3 tài khoản trở lên mở cho các đối tượng kế toán

* Ghi sổ kép:

Là một phương pháp kế toán Nếu ghi nợ vào một tài khoản này thì phải ghi có vào một hoặc nhiều tài khoản khác và ngược lại với số tiền bằng nhau Việc ghi chép như vậy gọi là ghi sổ kép

Câu hỏi hiểu bài:

Câu 1: Kế toán là gì?

Câu 2: Tài khoản là gì?

Câu 3: Định khoản là gì?

Câu 4: Ghi sổ kép là gỉ?

1.1.2 Hệ thống tài khoản kế toán: [5],[6]

Sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính

48/2006/QĐ-Nhận xét về HTTK: gồm 2 phần cơ bản

 Những tài khoản ghi sổ kép: Từ loại 1-> loại 9

 Những tài khoản ghi sổ đơn: loại 0

1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

1122 Ngoại tệ

1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

1131 Tiền Việt Nam

07 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo

đối tượng

1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc

1368 Phải thu nội bộ khác

đối tượng

13 142 Chi phí trả trước ngắn hạn

14 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

1561 Giá mua hàng hóa

1562 Chi phí thu mua hàng hóa

1567 Hàng hóa bất động sản

được lập kho bảothuế

23 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1611 Chi sự nghiệp năm trước

1612 Chi sự nghiệp năm nay

32 223 Đầu tư vào công ty liên kết

2281 Cổ phiếu

2282

2288

Trái phiếu Đầu tư dài hạn khác

34 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn

2411 Mua sắm TSCĐ

2412 Xây dựng cơ bản

2413 Sửa chữa lớn TSCĐ

36 242 Chi phí trả trước dài hạn

37 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại

42 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp

33311 Thuế GTGT đầu ra

33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt

3333 Thuế xuất, nhập khẩu

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

3335 Thuế thu nhập cá nhân

3336 Thuế tài nguyên

3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất

3341 Phải trả công nhân viên

3348 Phải trả người lao động khác

46 337 Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng DN xây lắp có

thanh toán theo tiến độ kế hoạch

3381 Tài sản thừa chờ giải quyết

3382 Kinh phí công đoàn

Mệnh giá trái phiếu Chiết khấu trái phiếu

Phụ trội trái phiếu

51 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn

52 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả

53 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

LOẠI TK 4

VỐN CHỦ SỞ HỮU

4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu

4118 Vốn khác

56 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

57 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái

4131 Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài

chính

4132 Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư XDCB

60 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu

4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

4311 Quỹ khen thưởng

4312 Quỹ phúc lợi

4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

DNNN

4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước các công ty, TCty

4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay có nguồn kinh phí

66 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

LOẠI TK 5

DOANH THU

67 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

5111 Doanh thu bán hàng hóa

5112 Doanh thu bán các thành phẩm Chi tiết theo

5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ

69 515 Doanh thu hoạt động tài chính

kê định kỳ

74 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

75 622 Chi phí nhân công trực tiếp

6232 Chi phí vật liệu

6233 Chi phí dụng cụ sản xuất

6234 Chi phí khấu hao máy thi công

6237 Chi phí dịch vụ mua ngoài

6238 Chi phí bằng tiền khác

6271 Chi phí nhân viên phân xưởng

6272 Chi phí vật liệu

6273 Chi phí dụng cụ sản xuất

6274 Chi phí khấu hao TSCĐ

6411 Chi phí nhân viên

6412 Chi phí vật liệu, bao bì

82 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

6421 Chi phí nhân viên quản lý

6422 Chi phí vật liệu quản lý

85 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành

8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại

LOẠI TK 9

XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH

LOẠI TK 0

TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG

quản lý

003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược

004 Nợ khó đòi đã xử lý

007 Ngoại tệ các loại

008 Dự toán chi sự nghiệp, dự án

Bảng 1.2: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP [6]

1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

1122 Ngoại tệ

1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

khách hàng

1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

13 156 Hàng hoá Chi tiết theo yêu

cầu quản lý

cầu quản lý

1591 Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn

1592 Dự phòng phải thu khó đòi

1593 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

LOẠI TÀI KHOẢN 2

2213 Đầu tư vào công ty liên kết

2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác

20 229 Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn

2411 Mua sắm TSCĐ

2412 Xây dựng cơ bản dở dang

2413 Sửa chữa lớn TSCĐ

LOẠI TÀI KHOẢN 3

3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp

33311 Thuế GTGT đầu ra

33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt

3333 Thuế xuất, nhập khẩu

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

3335 Thuế thu nhập cá nhân

3336 Thuế tài nguyên

3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất

3381 Tài sản thừa chờ giải quyết

3382 Kinh phí công đoàn

3383 Bảo hiểm xã hội

34131 Mệnh giá trái phiếu

34132 Chiết khấu trái phiếu

34133 Phụ trội trái phiếu

3414 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn

LOẠI TÀI KHOẢN 4

VỐN CHỦ SỞ HỮU

4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu

4118 Vốn khác

Chênh lệch tỷ giá hối đoái

36 418 Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu

4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

4311 Quỹ khen thưởng

4312 Quỹ phúc lợi

LOẠI TÀI KHOẢN 5

DOANH THU

5111 Doanh thu bán hàng hoá

5112 Doanh thu bán các thành phẩm Chi tiết theo yêu

cầu quản lý

5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ

5118 Doanh thu khác

5211 Chiết khấu thương mại

5212 Hàng bán bị trả lại

5213 Giảm giá hàng bán

LOẠI TÀI KHOẢN 6

CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH

6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp

LOẠI TÀI KHOẢN 7

động

LOẠI TÀI KHOẢN 9

XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH

LOẠI TÀI KHOẢN 0

TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG

2 002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công Chi tiết theo yêu

Câu hỏi hiểu bài:

Câu 5: Có bao nhiêu loại tài khoản? Kể tên?

Câu 6: Tài khoản nào ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán?

Câu 7: Các doanh nghiệp ở VN áp dụng hệ thống tài khoản nào?

1.1.3 Hệ thống chứng từ kế toán: [1]

1.1.3.1 Khái niệm chứng từ kế toán: Chứng từ là loại giấy tờ, vật mang tin (đĩa máy tính, CD,…) dùng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.1.3.2 Phân loại chứng từ: có 2 loại chứng từ

- Chứng từ bắt buộc: Là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

quy định Đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể Bao gồm như: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, hóa đơn GTGT, hoá đơn thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn,…

- Chứng từ hướng dẫn: Là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm

quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị Bao gồm như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng, Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCD, biên bản kiểm kê…

1.1.3.3 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán [5], [6]

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm:

- Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC và 48/2006/QĐ-BTC, gồm 5 chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng thanh toán lương, bảng chấm công, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu làm thêm giờ,…

+ Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa, hóa đơn bán hàng, bảng kê hàng nông sản thu mua trực tiếp,…

+ Chỉ tiêu bán hàng: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi; Thẻ quầy hàng, + Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ…

+ Chỉ tiêu TSCĐ: Thẻ tài sản cố định, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Câu hỏi hiểu bài:

Câu 8: Khái niệm chứng từ kế toán?

Câu 9: Phân loại chứng từ kế toán?

Câu 10: Kể tên một số chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn?

1.1.4 Hệ thống sổ sách kế toán: [2]

1.1.4.1 Khái niệm: Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi

chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số

liệu của chứng từ gốc

1.1.4.2 Phân loại sổ kế toán: Để thuận tiện trong việc sử dụng các loại sổ kế

toán, người ta thường phân loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau

- Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh: Sổ kế toán được chia làm 2 loại:

Sổ kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình

kinh doanh Sổ tổng hợp cung cấp chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tổng hợp khác như sổ nhật ký, sổ cái

Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý khác nhau như sổ chi tiết vật tư-hàng hoá, sổ chi tiết phải thu, phải trả người bán, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết mua hàng, sổ chi tiết mua hàng,…

1.1.4.3 Các hình thức kế toán: có 5 hình thức

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối

số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ

kế toán cùng loại

Sæ, thÎ

kÕ to¸n chi tiÕt

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi

Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng

số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản

ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -

Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh

“Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các

Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có

và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

*Hình thức kế toán nhật ký chứng từ:

Sơ đồ 1.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký

- Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ

(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ,

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào

Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sæ, thÎ

kÕ to¸n chi tiÕt

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và

số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

*Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Sơ đồ 1.5: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP

CHỨNG TỪ KẾ

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Câu hỏi hiểu bài:

Câu 11: Khái niệm sổ kế toán?

Câu 12: Phân loại sổ kế toán?

Câu 13: Có bao nhiêu hình thức sổ kế toán?

Câu 14: Doanh nghiệp nên áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nào?

1.1.5 Báo cáo kế toán:

- Hệ thống báo cáo tài chính được lập nhằm mục đích:

+ Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính

+ Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đoán trong tương lai Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước

- Báo cáo tài chính năm, bao gồm:

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau:

Theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC, doanh nghiệp không bắt buộc phải lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN), mà chỉ khuyến khích lập

Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp có thể lập thêm các báo cáo tài chính chi tiết khác

- Chọn menu start/setting/Control Panel

(Hoặc chọn Start/Run, gõ tên file thi hành Control.exe vào, chọn OK)

- Định dạng cho tiền tệ với quy ước sử dụng:

Trong Control Panel chọn Regional and language options, chọn customize, chọn Currency, định dạng các thông sô như sau:

+ Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm)

+ Currency Symbol: “Đồng”

+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”)

+ Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)

+ Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 số)

- Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng:

Trong Control Panel chọn Regional and language options, chọn customize, chọn number, định dạng các thông số như sau:

+ Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm)

+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”)

+ Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)

+ No of digits after group: 2 (số chữ thập phân là 2 chữ số)

+ Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 số) + List Separator: “,” (dấu phân cách trong công thức toán học)

1.2.1.2 Định dạng khi nhập dữ liệu:

Có thể định dạng dữ liệu ngay khi nhập dữ liệu vào bảng tính hoặc có thể nhập

xong dữ liệu vào bảng tính rồi mới định dạng lại dữ liệu

Excel diễn giải các số được đặt trong ngoặc đơn như là các số âm Điều này thường áp dụng trong nghiệp vụ kế toán

Ví dụ: Khi nhập (1000) thì Excel hiểu rằng đó là số -1000

Khi nhập dữ liệu kiểu số, có thể dùng dấu phẩy để tách ra hàng nghìn, triệu cũng như có thể sử dụng dấu chấm (.) để phân cách với hàng thập phân

Nếu bắt đầu nhập mộ số với dấu đô la ($), Excel chia phần định dạng cho ô

Ví dụ: khi nhập số $1234567 Excel hiển thị: $1,234,567 Trong trường hợp

này, excel tự động thêm dấu phẩy vào các vị trí hàng triệu và hàng nghìn vì đây là phần định dạng ngầm định về tiền tệ của Excel

Khi nhập vào một số mà độ dài của nó nhiều hơn độ rộng của một ô thì Excel đành chuyển nó sang dạng khoa học như ví dụ trên Nhưng nếu ngay cả trong trường hợp này cũng không đủ vị trí, Excel sẽ đưa các dấu sao (*) vào trong các ô Nếu mở rộng độ rộng của ô, các giá trị thực tế của nó sẽ trở lại

* Các chuỗi văn bản

Khi nhập một chuỗi văn bản có dạng số

Ví dụ: một mã vật tư có mã số là 0123, cần tiến hành theo hai cách sau:

=”123”

‘0123

Giá trị 0123 được đưa vào trong ô tương ứng và được hiểu là dạng ký tự Nếu nhập theo dạng số thì số không (0) đầu tiên sẽ bị loại bỏ vì nó hoàn toàn vô nghĩa và như vậy thì không giữ đúng được mã số của vật tư tương ứng

Để chỉnh dữ liệu nhập vào sang trái, thêm một dấu nháy (‘) ở trước dữ liệu nhập vào Để chỉnh dữ liệu sang phải, thêm hai nháy (“) và để chỉnh giữa dữ liệu nhập vào, thêm dấu mũ (^) ở trước dữ liệu nhập vào

1.2.1.3 Định dạng dữ liệu kiểu số:

Sau khi nhập dữ liệu và tính toán để đưa ra các thông tin cần thiết, cần phải trình bày các bảng tính (dữ liệu và kết quả) sao cho phù hợp với yêu cầu Đối với dữ liệu kiểu số, phải lựa chọ cách thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính, thay đổi kiểu chữ, nhấn mạnh những vị trí quan trọng (chẳng hạn như các kết quả thì in đậm, hay in nghiêng) …

Để thực hiện các nội dung trên, cần tiến hành các phương pháp sau:

* Dùng bảng chọn

Một số khi nhập vào một ô được tự động chỉnh phải và được hiển thị phụ thuộc vào hai thành phần: nhóm và dạng

Ví dụ: các nhóm gồm Number, Date, Time…

Trong nhóm date lại có dạng: MM/DD/YY, DD/MM/YY…

Để định dạng hiển thị dữ liệu kiểu số khi dùng bảng chọn, tiến hành các bước như sau:

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng dữ liệu kiểu số

* Dùng biểu tượng trên Formating Toolbar

Chọn biểu tượng dấu đô la ($) để biểu diễn số kiểu tiền tệ

Biểu tượng để giảm đi một số thập phân sau khi đã làm tròn số theo đúng nguyên tắc làm tròn số (dưới đây gọi là biểu tượng giảm)

Ví dụ: 1,234.56 Nếu nhấn chuột ở biểu tượng tăng, sẽ được kết quả:

1,234.560

Nếu nhấn biểu tượng giảm, sẽ được kết quả: 1,234.56 Nếu nhấn biểu tượng giảm một lần nữa, kết quả sẽ là: 1,234.6 (đã làm tròn số theo đúng nguyên tắc làm tròn số

- Chọn các thuộc tính Font cần thiết

 Font: danh sách tên các font

 Font style: kiểu font

 Normal, Regular: kiểu chuẩn

 Italic: kiểu nghiêng

 Bold: kiểu đậm

 Bold – Italic: kiểu vừ nghiêng vửa đậm

 Size: kích thước font chữ

 Underline

 None: xóa chọn gạch dưới

 Single: gạch dưới nét đơn

 Double: gạch dưới nét đôi

 Single Accounting: tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa văn bản, chỉ gạch dưới (nét đơn) số nếu ô chứa số Nếu ô có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $

 Double Accounting: tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa văn bản, chỉ gạch dưới (nét đôi) số nếu ô chứa số Nếu ô có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $

 Color: bảng màu được mở ra để bạn chọn màu cho màu của ký tự trong cả ô

 Preview Window: cho thấy hình mẫu của các thuộc tính được chọn

- Chọn OK

* Cách 2: Chọn vùng muốn định dạng

- Click vào nút Font để chọn font chữ

- Click vào Font size để chọn kích thước font chữ

- Click vào nút Bold để chọn kiểu đậm Click trở lại vào nút Bold để bỏ chọn kiểu đậm

- Click vào nút Italic để chọn kiểu nghiêng Click trở lại vào nút Italic để bỏ chọn kiểu nghiêng

- Click vào nút Underline để chọn kiểu gạch dưới Click trở lại vào nút Underline để bỏ chọn kiểu gạch dưới

- Click vào nút Font Color để chọn màu của ký tự Click trở lại vào nút Font Color, chọn Automatic để bỏ chọn màu của ký tự

1.2.2.2 Kẻ khung:

Cách 1:

- CHọn vùng cần kẻ khung

- Vào menu Format, chọn Cells, Chọn tab Border

- Style: Chọn hình thức của các đường kẻ

- Color: Chọn màu của các đường kẻ

- Border: chọn các kiểu border cần tạo

- Preset

 None: Xoá border

 Inside: tạo đường chung quanh vùng được chọn

 Outline: tạo đường giữa các ô

- Vào menu Format, chọn Cells, chọn Alignment

- Horizontal: canh ký tự trong ô theo chiều ngang

 General: theo mặc định, văn bản canh trái, số canh phải

 Left: canh dữ liệu trong ô sang trái

 Right: canh dữ liệu trong ô sang phải

 Fill: điền đầy các ô được chọn

 Justify: dàn điều theo chiều ngang của ô (tự động xuống dòng)

 Center Acrss Selection: canh giữa nhóm ô đã chọn

- Vertical: canh ký tự trong ô theo chiều dọc

 Top: nội dung trong ô nằm sát vào phía đỉnh của ô

 Center: canh giữa theo chiều dọc

 Bottom: nội dung trong ô nằm sát vào phía đáy của ô

 Justify: dàn đều theo chiều đứng của ô và tự động xuống dòng

- Wrap text: cắt ngắn các dòng chữ dài cho phù hợp với độ rộng cột Một dòng

có thể được cắt thành nhiều dòng ngắn hơn vừa với độ rộng của cột Chiều cao của dòng tự động điều chỉnh để phù hợp với nhiều dòng chữ.Shrink to fit: làm thay đổi size của font, co kéo chữ cho vừa ô

- Merge cells: ghép nhiều ô thành 1 ô, mà không làm thay đổi chiều cao dòng

hay độ rộng cột

- Orientation: xoay văn bản trong ô Bạn có thể làm thay đổi hướng của văn

bản từ -900 đến +900 so với hướng nằm ngang Chọn 1 trong 2 cách sau:

 Click chuột và kéo kim chỉ hướng

 Chọn chỉ số góc trong Degrees

Cách 2:

- Chọn vùng muốn định dạng

- Click vào nút Left để canh trái

- Click vào nút Center để canh giữa

- Click vào nút right để canh phải

- Click vào nút Merge and center để ghép nhiều ô thành 1 ô

1.2.3 Một số thao tác với bảng tính:

* Chèn thêm column vào bảng tính

+ Đặt con trỏ vào cột muốn chèn

+ Ra lệnh Insert / Column

Kết quả: Cột chèn thêm sẽ chèn vào vị trí trước cột hiện tại

* Chọn thêm Row vào bảng tính

+ Đặt con trỏ vào dòng muốn chèn

+ Ra lệnh Insert / Row

Kết quả: dòng chèn thêm sẽ chèn vào vị trí trước dòng hiện tại

* Chèn thêm Bảng mới vào work book

+ Ra lệnh Insert / WorkBảng

* Đặt tên cho Work Bảng

+ Chọn bảng muốn đặt tên là bảng hiện hành

+ Format/Rename (hoặc double click tại phần tên bảng)

+ Gõ tên workbảng vào

* Dấu hoặc hiện Column, Row, Workbảng

Chọn Row hay Column, Workbảng muốn dấu đi

+ Ra lệnh Format / (Row, Column ahy bảng tương ứng)

+ Chọn Hide

Chọn Row hay Column, Workbảng muốn hiện ra

+ Ra lệnh Format / Row hay Column

+ Chọn Unhide

* Copy công thức và giá trị

Chọn vùng chứa công thức hay giá trị cần copy

+ Ra lệnh : Ctrl + C hay Edit / Copy

+ Chọn địa chỉ cần Copy đến

+ Ra lệnh: Ctrl + V hay Edit / Paste

* Copy kết quả công thức hay giá trị

Chọn vùng chứa công thức hay giá trị cần copy

+ Ra lệnh : Ctrl + C hay Edit / Copy

+ Chọn địa chỉ cần Copy đến

+ Ra lệnh Edit / Paste Special / Value

Hay Click phải chuột chọn Paste Special / Value

* Mặc định Font VNI-TIMES cho toàn bảng tính

+ Ra lệnh Tools/Options/General

+ Chọn font VNI-TIMES, size 12 trong khung Standard Font

+ Thoát khỏi excel, sau đó khởi động lại

Tham chiếu hỗn hợp: Một thành phần là tham chiếu tuyệt đối, thành phần kia

là tham chiếu tương đối Công thức $CỘTDÒNG,CỘT$DÒNG

1.2.4.2 Các toán tử số học trong công thức

+ (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phép lấy phần trăm khi đặt sau

1 con số)

1.2.4.3 Hàm trong Work bảng

Cú pháp chung các hàm: = TÊN HÀM(CÁC THAM BIẾN)

Công thức trong Excel có các tính chất cơ bản sau:

- Mọi công thức bắt đầu bằng dấu =

- Nhập xong công thức, trong ô sẽ xuất hiện trị kết quả

- Khi chọn ô có chứa công thức, thanh công thức sẽ xuất hiện bản thân công thức đó

* Các hàm số thường dùng trong kế toán excel

a Nhóm hàm số (Abs, Int, Round)

Abs(number): trả ra giá trị tuyệt đối một số number

+ Chuỗi là chuỗi một văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuỗi

+ n : số ký tự bên trái được lấy ra từ chuỗi

Ví dụ 1:

1 Lạc Hồng

2 D04403201

Tại ô B1 =Left (A1,3)  Lạc

Tại ô B2 =left (A2,6)  D04403

Hàm Right ( )

- Cú pháp: Right (chuỗi, n )

+ chuỗi là chuỗi một văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuỗi

+ n: số ký tự bên phải được lấy ra từ chuỗi

Ví dụ: lấy lại ví dụ 1 ở trên

Tại ô B1 =Righ (A1,4)  Hồng

Tại ô B2 =Right(A2,3)  201

Hàm Mid ( )

- Cú pháp: Mid(chuỗi,n ,m)

+ chuỗi là chuỗi một văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuỗi

=> Công dụng: Dùng để đếm các ô chứa giá trị

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

Tại ô A1 = Count(A2:C2)  3

- Cú pháp Average(n1,n2, )

=> Công dụng: Dùng để tính giá trị trung bình

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên: Tại ô A1 = Average(A2:C2)  300

Hàm Max()

- Cú pháp Max(n1,n2, )

=> Công dụng : Dùng để lấy ra giá trị lớn nhất

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

Tại ô A1 = Max(A2:C2)  500

Hàm Min()

- Cú pháp Min(n1,n2, )

=> Công dụng: Dùng để lấy ra giá trị nhỏ nhất

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

Tại ô A1 =Min(A2:C2)  150

Hàm Sumif()

- Cú pháp: Sumif(Khối chứa ĐK,Điều kiện,Khối tính tổng )

=> Công dụng: Dùng để tính tổng có điều kiện

Ví dụ: Tình hình bán hàng trong kỳ của một của hàng điện tử có số liệu như sau:

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

6 3 Nguyễn Hữu Công 06/05/1990 4.5

7 4 Phạm Hùng Chiến 02/07/1990 7.5

9 6 Võ Thị Thu Hà 03/08/1990 6.5

10 7 Trần Thị Kim Hiền 08/12/1990 6.5

Tại ô B14 nếu = Counta (B4:B10): trả về giá trị 7

Tại ô B14 nếu = Count (B4:B13): trả về giá trị 0

Hàm Rank()

- Cú pháp: Rank(Giá trị sắp hạng,Khối dữ liệu, mã sắp hạng)

=> Công dụng: Trả về giá trị thứ hạng trong khối dữ liệu

Mã Sắp hạng:

0 : Sắp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp

1 : Sắp hạng theo thứ tự từ thấp đến cao

- Cú pháp: IF(Điều kiện,Giá trị 1, Giá trị 2)

=> Công dụng: Nếu điều kiện đúng thì hàm sẽ về giá trị 1, Ngược lại hàm trả

về giá trị 2

Hàm Sum(if())

Cú pháp: Sum(if(Điều kiện,Giá trị 1, Giá trị 2))

Hàm Sumif ():

Cú pháp: Sumif (Bảng chứa điều kiện, điều kiện, bảng cần tính tổng)

 Công dụng: Dùng để tính tổng có điều kiện

Hàm And()

1 Dò tìm các giá trị gần đúng (Tương đối)

0 Dò tìm giá trị chính xác (Tuyệt đối)

Tại ô D2 =Vlookup(A2,$A$2:$C$4,3,0)  10

Hàm Hlookup()

Cú pháp: Hlookup(Trị dò, Khối dò tìm, dòng trả về giá trị, mã dò tìm)

Mã dò tìm:

1 Dò tìm các giá trị gần đúng (Tương đối)

0 Dò tìm giá trị chính xác (Tuyệt đối)

1 Dò tìm các giá trị gần đúng (Tương đối)

0 Dò tìm giá trị chính xác (Tuyệt đối)

=> Tác dụng: Hàm trả về thứ tự của trị dò trong bảng dò, nếu tìm không thấy hàm trả về #NA

=Match(“L”, $A$1:$C$1,0)  Hàm sẽ cho ta biết vị trí của “L” nằm ở

vị trí thứ 3 ở trong bảng

Hàm Index ()

- Cú pháp: Index(Bảng chứa giá trị, dòng, cột)

=> Tác dụng: Hàm trả về giá trị là ô giao nhau giữa dòng và cột

Hãy lấy giá trị ở dòng 3, cột 2 Như vậy ta thực hiện lệnh Index như sau:

=Index($A$1:$C$3,3,2)  Cho ra giá trị là 3

Hãy lấy giá trị ở dòng 2, cột 3

=Index($A$1:$C$3,2,3)  Cho ra giá trị là 10

h Sử dụng chức năng lọc:

Lọc tại chổ Auto Filter: Dùng để lọc các mẫu tin trên vùng dữ liệu với điều

kiện lọc đơn giản

B1: Click con trỏ chuột tại dòng tiêu đề

B2: Data / Filter / Auto Filter

B3: Chọn điều kiện lọc để lọc ra mẫu tin cần thiết

Lọc cao cấp Advance Filter : Cho phép lọc tại chổ hoặc sao chép các mẫu tin

đến nơi khác với điều kiện lọc phức tạp

B1: Chuẩn bị vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện lọc

+ Dòng đầu tiên : Là tiêu đề của điều kiện lọc

+ Dòng thứ 2: trở đi chứa các điều kiện lọc

B2: Data / Filter / Advance Filter : Khi chọn lệnh này máy sẽ xuất hiện hộp thoại

B3: Trả lời hộp thoại:

+ Chọn Copy tao another locatioan : Cho lọc dử liệu đến 1 bảng khác

+ List range: Nhập khối dử liệu cần lọc

+ Criteria range: Nhập khối điều kiện lọc

+ Copy: Nhập địa chỉ nơi muốn copy tới

+ Chọn OK

Sắp xếp dữ liệu

Ra lệnh Data /Sort