Tin học ứng dụng trong ngành kế toán chương 2

Tin học ứng dụng trong ngành kế toán

 Một CSDL là một tập hợp các dữ liệu được xây dựng theo một cấu trúc xác định để phục vụ cho những mục tiêu sử dụng thông tin khác nhau.

2

1 Khái niệm Cơ sở dữ liệu

(CSDL)

TRONG EXCEL, MộT CSDL CÒN ĐƯợC GọI LÀ MộT

DANH SÁCH (LIST). TRONG MỗI CSDL CầN LƯU Ý MộT Số THUậT NGữ SAU:

4

2 TạO BảNG

CƠ Sở Dữ LIệU

5

Cách 1: Gõ thẳng từ bàn phím Cách 2: Nhập dữ liệu theo mẫu

(Form).

Bước 3: Mở Data/ Form , lúc này

trên màn hình sẽ xuất hiện

hộp thoại Form như sau:

CÁCH 2… Mỗi trường (cột) sẽ được hiển

thị trên một cửa sổ nhập dữ liệu Lần lượt gõ dữ liệu vào các cửa sổ nhập tương ứng

- Kết thúc một mẩu ghi 

bấm New hoặc Enter để nhập vào một mẩu ghi mới.

- Trở lại mẩu ghi phía trước,

bấm vào nút: Find Prev

- Tìm đến mẩu ghi phía sau, bấm vào Find Next.

- Điều kiện tìm kiếm dữ liệu

- Kết thúc nhập, bấm Close.

7

3 SắP XếP Dữ

LIệU VớI LệNH SORT

8

Các thao tác:

Bước 1: Bôi đen bảng dữ liệu cần sắp xếp

Bước 2: Mở Data/ Sort

Ưu tiên 1

Ưu tiên 2

Có chứa tiêu đề Không chứa tiêu đề

4 LọC Dữ LIệU VớI LệNH

FILTER

12

Lọc tự động (Auto filter)

Lọc tự động (Auto filter)

Lọc tuỳ chọn (Advanced filter)

Lọc tuỳ chọn (Advanced filter)

2 phương pháp

lọc dữ liệu

1 2

14

Bấm vào nút mũi tên tại cột cần đưa vào điều kiện trên màn hình lại xuất hiện hộp thoại để chọn điều kiện, bao gồm:

All: Hiện tất cả các dòng

Custom : Đưa vào các điều kiện phức tạp.

Các tiêu chí cụ thể cần lọc

 Ra khỏi Auto filter bằng lệnh:

Data/ Filter/ Auto filter

15

 Bước 1: Thiết lập vùng điều kiện

Mở DATA/ FILTER/ ADVANCED FILTER

21

CHọN OK Để KếT THÚC NHậP Dữ

LIệU.

22

5 TạO PHụ TổNG Tự

SUBTOTAL

Cho phép tạo phụ tổng theo từng nhóm

dữ liệu trong bảng CSDL để phục vụ cho nhu cầu phân tích các thông tin theo

những tiêu chuẩn khác nhau.

23

CÁC THAO TÁC CƠ BảN:

 Nhập cơ sở dữ liệu vào bảng

tính (tạo List Range),

24

CÁC THAO TÁC CƠ BảN: BƯớC 1:

 Sắp xếp vùng CSDL theo tiêu chuẩn cần tạo phụ tổng bằng cách dùng lệnh Data/sort

25

ĐÃ SắP XếP THEO THứ Tự CửA HÀNG…

26

CÁC THAO TÁC CƠ BảN:

27

 Mở Data/ Subtotal

28

KếT QUả…

29

* T ạO PHụ TổNG LồNG VÀO NHAU:

 Bước 1: Tạo phụ tổng thứ nhất theo các bước đã nêu trên,

 Bước 2: Mở Data/ Subtotal để nhập các thông số của phụ tổng thứ 2 vào hộp thoại,

 Bước 3: Xoá ô Replace Current Subtotal trên hộp thoại.

 Bước 4: Chọn OK Lúc đó các phụ tổng sẽ được

VÍ Dụ: TÍNH THÊM TổNG ở CộT

MặT HÀNG

31

6 TạO BảNG CHUYểN Vị

LệNH PIVOT TABLE

Pivot table là một công cụ phân tích, tổng kết thông tin từ các trường hợp đặc biệt của 1 DS , 1 CSDL có liên quan.

35

37

BƯớC 2 (STEP 2 OF 3) XÁC ĐịNH Vị TRÍ CủA Dữ LIệU NGUồN

41

thực hiện bước tiếp theo.

bước liền trước.

42

BƯớC 3 (STEP 3 OF 3) XÁC ĐịNH Vị TRÍ ĐặT

PIVOT TABLE

43

BÁO CÁO ĐÃ ĐƯợC

* THAY ĐổI HÀM TÍNH TOÁN

TRONG BảNG PIVOT TABLE

CHọN ĐịNH DạNG CHO PIVOT TABLE

48

Pivot Table / Format Report /

 Bước 1; Tạo vùng điều kiện lọc