Hướng dẫn sử dụng WORD 2003

Định dạng kí tự: Cách 1: Sử dụng hộp hội thoại Font Bước 1: Chọn phần văn bản cần định dạng; Bước 2: Chọn menu Format → Font… → Xuất hiện hộp hội thoại Font gồm có 3 thẻ: Font, Character

MICROSOFT OFFICE WORD 2003

* Khởi động

C1: Double click vào biểu tượng của Word trên màn hình nền.

C2: Start -> All Programs - > Microsoft Office - > Microsost Office Word 2003.

* Một số biểu tượng thường dùng trên thanh công cụ

- Cut: cắt đối tượng được chọn vào Clipboard

- Paste: dán nội dung Clipboard vào vị trí con trỏ văn bản

- Print: In văn bản đang mở

- Print Preview: xem trang in

* Một số tổ hợp phím tắt hay sử dụng với các thao tác trên thanh công cụ

- Ctrl + N: tạo tệp mới.

- Ctrl + O: mở tệp đã có.

- Ctrl + S: lưu tệp đang mở.

- Ctrl + P: in tệp đang mở.

- Ctrl + C: copy.

- Ctrl + X: cut.

- Ctrl + V: dán

- Ctrl + Z: trở lại thao tác trước đó.

I ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

1 Định dạng kí tự:

Cách 1: Sử dụng hộp hội thoại Font

Bước 1: Chọn phần văn bản cần định dạng;

Bước 2: Chọn menu Format → Font… → Xuất hiện hộp hội thoại Font gồm có 3 thẻ: Font, Character

Spacing và Text Effects

a) Thẻ Font:

- Font: hiển thị danh sách phông chữ có trong máy.

- Font style: Kiểu chữ (Reguler: chữ thường; Italic: chữ nghiên; Bold: chữ đậm; Bold Italic: vừa đậm vừa

nghiên)

- Size: cỡ chữ (8, 9, 10,…).

- Font color: màu chữ (xanh, đỏ,…).

* Sử dụng hộp hội thoại Font

Cách 2: Dùng thanh công cụ định dạng:

Cách 3: Sử dụng tổ hợp phím tắt sau:

• Ctrl + Shift + = : Chỉ số trên.

• Ctrl + = : Chỉ số dưới.

• Ctrl + B : Chữ đậm.

• Ctrl + I : Chữ nghiên.

• Ctrl + U : Chữ gạch chân.

Chọn Font

chữ ở đây !

Chọn kiểu chữ ở đây !

Chọn cỡ chữ ở đây ! Chọn màu

chữ ở đây !

Chọn kiểu gạch chân ở đây !

Chọn các

hiệu ứng

khác ở đây !

Mặc định

cho các lần

sau

Lề trái

của

trang

của trang

2 Định dạng đoạn văn bản:

Cách 1: Sử dụng hộp hội thoại Paragraph

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng.

Bước 2: Chọn menu Format → Paragraph… → Xuất hiện hộp hội thoại Paragraph gồm hai thẻ Indents

and Spacing và Line and Page Breaks

Chọn thẻ Indents and Spacing cần chú ý các nội dung sau:

- Alignment: Căn lề (Left, Right, Centered, Justified).

- Indentation: Khoảng cách viết lùi vào của đoạn văn bản.

+ Left: khoảng cách đoạn văn bản tới lề trái.

+ Right: khoảng cách đoạn văn bản tới lề phải.

- Special: Khoảng cách lùi vào của dòng đầu tiên.

+ First: dòng dầu.

+ Hanging: kể từ dòng thứ 2 của đoạn.

- Spacing: Khoảng cách giữa các đoạn.

+ Before: khoảng cách tới đoạn văn bản trước.

+ After: khoảng cách tới đoạn văn bản sau.

- Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng.

+ Single: Bình thường (mặc định).

+ 1.5 Lines: dòng rưỡi.

+ Double: dòng đôi.

+ At least: không nhỏ hơn (số xác định).

+ Exactly: Chính xác (số xác định).

+ Multiple: Giãn nhiều dòng (số xác định).

* Sử dụng hộp hội thoại Paragraph

Căn lề ở

đây !

Khoảng

cách lề trái,

phải

Khoảng

cách giữa

các đoạn

Dòng đầu tiên

Khoảng cách giữa các dòng

Cách 2: sử dụng thanh công cụ định dạng và thước ngang

* Tổ hợp phím tắt định dạng đoạn văn bản

• Tab: Thụt đầu dòng

• Ctrl + L: Căn lề trái đoạn văn bản.

• Ctrl + R: Căn lề phải đoạn văn bản.

• Ctrl + E: Căn giữa đoạn văn bản.

• Ctrl + J: Căn đều hai bên đoạn văn bản.

3 Định dạng trang văn bản:

Thao tác thực hiện: chọn menu File → Page Setup → Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup

*Thẻ Margins:

− Margins: Định dạng các lề

+ Top: lề trên của trang.

+ Buttom: lề dưới của trang.

+ Left: lề trái của trang.

+ Right: lề phải của trang.

+ Gutter: độ rộng để đóng tập.

+ Gutter position: đóng tập theo lề nào.

− Orientation: Chon hướng giấy

+ Potrait: hướng dọc.

+ Landscape: hướng ngang.

*Thẻ Paper:

− Paper size: Chọn kích thước trang giấy (A4).

Lề trái

của

trang

của trang

Mặc định cho các trang sau

II MỘT SỐ ĐỊNH DẠNG KHÁC

1 Định dạng kiểu danh sách

Thực hiện cách 1:

B1: Chọn đoạn văn bản muốn định dạng kiểu liệt kê hoặc đánh số thứ tự.

B2: Chọn menu Format → Bullets and Numbering… → Xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering

OK để áp dụng định dạng cho văn bản

đó nhấn OK để áp dụng định dạng cho văn bản

Liệt kê kí hiệu Liệt kê số thứ tự Cách 2:

B1: Chọn đoạn văn bản muốn định dạng kiểu liệt kê hoặc đánh số thứ tự.

B2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ: Nút lệnh Bullets Nút lệnh Numbering

Chú ý:

• Để huỷ bỏ việc định dạng kiểu danh sách, chỉ cần chọn đoạn văn bản đó rồi click vào 1 trong 2 nút tương ứng trên thanh công cụ

hộp thoại sau:

Chọn Character… hoặc Picture… →Chọn

kí hiệu thích hợp sau đó nhấn OK để áp dụng

2 Ngắt trang

B1: Đặt con trỏ văn bản tại vị trí muốn ngắt trang.

B2: Chọn menu Insert → Break… → Xuất hiện hộp thoại Break → chọn Page break.

B3: Nhấn OK để thực hiện.

* Tổ hợp phím tắt Ctrl + Enter

3 Đánh số trang

Nếu văn bản có nhiều trang ta nên đánh số trang để phân biệt khi in ra sử dụng

Thực hiện:

B1: Chọn menu Insert → Page Numbers… → Xuất hiện hộp thoại.

B2: Chọn vị trí của số trang trong ô Position:

- Bottom of page (Footer): cuối trang;

- Top of page (Header): đầu trang.

B3: Chọn căn lề cho số trang trong ô Alignment:

- Left: căn số trang bên trái trang.

- Right: căn số trang bên phải trang.

- Center: căn số trang ở giữa trái trang.

B4: Chọn đánh số trang cho trang đầu tiên hoặc không đánh số trang cho trang đầu tiên ở ô Show number

on first page.

4 Chia cột và tạo chữ cái lớn đầu đoạn

a) Chia cột cho văn bản

Để chia cột cho văn bản, ta chọn toàn bộ văn bản cần chia cột sau đó thực hiện như sau:

B1: Chọn menu Format → Columns… → Xuất hiện hộp thoại Columns

B2: Chọn số cột cần chia tại ô Number of columns → OK.

b) Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

Để tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản ta chọn chữ cái cần tạo chữ cái lớn sau đó thực hiện:

B1: Chọn menu Format → Drop Cap… → Xuất hiện hộp thoại Drop Cap

B2: Chọn một kiểu thích hợp → OK

5 Tìm kiếm và thay thế trong văn bản

a) Tìm kiếm:

Trong khi soạn thảo hoặc biên tập chúng ta muốn tìm kiếm một từ hay cụm từ nào đó để sửa để thực

hiện công việc này một cách nhanh chóng Cách thực hiện:

B1: Chọn menu Edit → Find (hoặc Ctrl + F) → Xuất hiện hộp thoại Find and Replace

B2: Gõ từ hay cụm từ vào ô Find what.

B3: Nháy nút Find Next để bắt đầu tìm.

- Từ được tìm nếu có sẽ được bôi đen, sau khi sửa muốn tìm tiếp thì nháy vào Find Next, không muốn tìm tiếp thì nháy Cancel để đóng hộp thoại.

b) Thay thế:

Để thay thế từ hay cụm từ nào đó bằng từ hoặc cụm từ khác trong văn bản ta thực hiện như sau:

B1: chọn menu Edit → Replace (hoặc Ctrl + H) → Xuất hiện hộp thoại Find and Replace;

B2: Gõ từ hay cụm từ cần tìm vào ô Find what, gõ từ hay cụm từ muốn thay thế vào ô Replace with;

B3: Nháy nút Find Next để bắt đầu tìm.

B4: Nháy nút Replace để thay thế từ hay cụm từ vừa tìm thấy, nháy nút Replace All để thay thế cho tất cả

các từ hay cụm từ được tìm thấy trong văn bản

- Sau khi thay thế xong Microsoft Word sẽ thông báo số từ hay cụm từ được thay thế

B5: Đóng hộp thoại Find and Replace.

6 Tạo từ gõ tắt trong văn bản

Ta có thể thiết lập gõ tắt để công việc soạn thảo được nhanh hơn Chức năng Auto Correct của Microsoft Word sẽ tự động thay thế những từ được gõ bằng một nội dung khác do chúng ta gán cho nó

B1: Chọn menu Tools → AutoCorrect Options… → Xuất hiện hộp thoại;

B2: Đánh dấu chọn vào ô Replace text as you type (nếu chưa được đánh dấu chọn);

B3: Gõ từ viết tắt vào ô Replace;

B4: Gõ từ đầy đủ của từ viết tắt vào ô With;

B5: Nháy vào nút Add → OK.

Ví dụ: Trong ô Replace ta gõ “ms”, trong ô With ta gõ “Microsoft Word” sau đó click vào nút Add để thêm

vào danh sách và từ lúc này trở đi khi ta gõ “ms” thì Word sẽ tự động thay thế cho ta bằng cụm từ

“Microsoft Word”.

Lưu ý: Để bỏ một từ viết tắt ta chọn từ đó trong ô danh sách và nháy nút Delete.

III TẠO VÀ LÀM VIỆC VỚI BẢNG

Trong công việc soạn thảo đôi lúc ta gặp các văn bản được tổ chức dưới dạng bảng ví dụ: bảng điểm, thời khoá biểu,…

1 Tạo bảng

Cách 1:

B1: Đưa con trỏ đến vị trí cần tạo bảng.

B2: Chọn menu Table → Insert → Table… → Xuất hiện hộp thoại Insert Table.

- Number of columns: Chọn số cột của bảng.

- Number of rows: Chọn số hàng của bảng.

B3: Nháy OK để thực hiện việc tạo bảng.

Cách 2:

2 Các thao tác với bảng

a) Chèn thêm hoặc xoá ô, hàng hoặc cột:

• Xoá ô:

B1: Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá;

B2: Chọn menu Table → Delete → Table hoặc Cells hoặc Rows hoặc Columns → OK.

• Chèn ô, hàng hoặc cột:

B1: Đưa con trỏ chuột đến ô, hàng hoặc cột cần chèn;

B2: Chọn menu Table → Insert → Chọn kiểu chèn thích hợp (Cells, Columns to the Left(Right), Rows Above(Below)) → OK.

b) Tách và gộp ô

• Tách ô:

B1: Chọn ô cần tách;

B2: Chọn menu Table → Split Cells → Xuất hiện Hộp thoại;

B3: Chọn số cột muốn tách cho ô → OK.

• Gộp ô:

Cách 1:

B1: Chọn các ô cần gộp (các ô phải liền nhau);

B2: Chọn menu Table → Merge Cells;

Cách 2: Chọn các ô cần gộp → Nháy vào biểu tượng trên thanh công cụ Tables and Borders

c) Định dạng văn bản trong ô:

ô cần định dạng sau đó nháy chuột phải và chọn Cell Alignment để định dạng

IV TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT

Cách thực hiện: Chọn menu Insert → Picture → Word Art… → Xuất hiện hộp thoại → Chọn một kiểu chữ thích hợp → OK → nhập nội dung của dòng chữ cần làm chữ nghệ thuật → OK.

Chú ý: Sau khi tạo được chữ nghệ thuật việc di chuyển chữ nghệ thuật đến vị trí thích hợp là không thể, để

di chuyển được ta nháy chuột vào chữ nghệ thuật sẽ xuất hiện thanh công cụ sau

Nháy chuột vào biểu tượng này và chọn In Front of Text ta sẽ di chuyển chữ nghệ thuật dễ dàng.

VI CHÈN HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN

Cách thực hiện: Chọn menu Insert → Picture → From File… → Xuất hiện hộp thoại → Chọn nơi lưu trữ hình ảnh → Chọn hình ảnh cần chèn → Insert

Chú ý: Khi hình ảnh được chèn vào văn bản ta không thể thay đổi vị trí của hình ảnh như mong muốn, muốn di chuyển ta nháy đúp chuột vào hình ảnh sẽ xuất hiện hộp thoại Format Picture → chọn thẻ Layout

→ Chọn một kiểu thích hợp → OK

VII IN VĂN BẢN

Văn bản sẽ được in ra giấy nếu máy tính có kết nối với máy in

Thực hiện:

C1: Click vào biểu tượng sẽ in văn bản luôn không xuất hiện hộp thoại

C2: File → Print… hoặc Ctrl + P → Xuất hiện hộp thoại Print.

* Printer: Thông tin về máy in

- Name: chọn máy in sẽ in.

* Page range: Chọn cách in

- All: in toàn bộ văn bản;

- Curent page: in trang hiện thời.

- Selection: in phần được chọn.

- Pages: in một số trang cụ thể do

người sử dụng gõ vào ( ví dụ: 1, 2,

5, 8, 12-20)

*Copies:

- Number of copies: số bản cần in.

VIII KHẮC PHỤC MỘT SỐ LỖI KHI SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE WORD 2003

1 Lỗi xuất hiện gạch răng cưa dưới chữ

Khắc phục: Chọn Tools → Options… → Xuất hiện hộp thoại Options → Chọn thẻ Spelling and Grammer → Bỏ dấu chọn ở 2 dòng Check spelling as you type và Check grammer as you type → OK

2 Lỗi các chữ gõ vào bị cách nhau

Khắc phục: Chọn Tools → Options… → Xuất hiện hộp thoại Options → Chọn thẻ Edit → Bỏ chọn ở dòng Smart cut and paste → OK

3 Bỏ khung hiển thị khi vẽ hình

Chọn Tools → Options… → Xuất hiện hộp thoại Options → Chọn thẻ General → Bỏ chọn ở dòng Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes → OK

− − − − − − − − − − − The End − − − − − − − − − − −