BÀI TẬP NHÓM 5 HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Chương 1: Lý thuyết

 Khái niệm: Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị

 Nội dung các bước để chuẩn bị một cuộc họp, hội nghị , hội thảo

1 Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp

a Mục đích :

- Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định nội dung chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chưong trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:

+ Tên buổi hội họp

+ Thời gian họp

+ Thành phần tham dự họp

+ Địa điểm họp

+ Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp

+ Nội dung họp

+ các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)

b Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp , hội nghị hội thảo :

- Xác định thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, hội thảo: Lập bản danh sách

cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không

- Xây dựng chương trình cuộc họp , hội nghị , hội thảo , xác định thời gian họp : ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành

- Chuẩn bị điạ điểm , trang bị cho cuộc họp , hội nghị hội thảo :

+ Lựa chọn và trang trí phòng họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa… + Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác + Làm và kịp thời gửi thư mời: Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang theo …

- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo: Chuẩn bị việc ghi biên bản

và làm các văn kiện cho hội nghị, chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo và những thành viên tham gia hội nghị hội thảo, cuộc họp và phải sắp xếp đủ trước khi bắt đầu

- Phối hợp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Tổ chức kinh phí cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo

2 Bước 2: Tiến hành cuộc họp:

- Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu

- Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ …

- Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…

- Trình bày các báo cáo và tham luận

- Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút -Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ

- Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc một thời gian nhất định sau đó

- Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận Có thể có diễn văn bế mạc

3 Bước 3: Sau khi kết thúc cuộc họp:

- Thu thập tài liệu liên quan

- Thu dọn văn phòng phẩm , hoàn trả trang thiết bị

- Thu dọn hóa đơn, chứng từ

- Biên tập và soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu của nhà quản trị

Chương 2: Liên hệ thực tế tại doanh nghiệp FPT

 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần FPT

 Công ty cổ phần FPT (tên cũ là Công ty Phát triển và Đầu tư Công nghệ), là

một trong những công ty dịch vụ công nghệ thông tin lớn nhất tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các dịch vụ liên quan công nghệ thông tin Theo thống kê của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, đây là doanh nghiệp lớn thứ 14 của Việt Nam vào năm 2007 Theo VNReport thì đây là doanh nghiệp tư nhân lớn thứ

ba của Việt Nam trong năm 2012

 Lịch sử phát triển

Ngày 13/9/1988, FPT được thành lập với tên gọi Công ty Cổ phần Chế biến Thực phẩm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ sấy, công nghệ thông tin, công nghệ tự động hóa

Ngày 27/10/1990 được đổi thành The Corporation for Financing Promoting Technology - Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghệ với hoạt động kinh doanh cốt lõi là CNTT

Tháng 4 năm 2002 FPT trở thành công ty cổ phần

Năm 1998 FPT trở thành 1 trong 4 nhà cung cấp dịch vụ Internet đầu tiên tại Việt Nam tạo bước phát triển đột phá cho lĩnh vực này tại Việt Nam

Ngày 8 tháng 9 năm 2006, Chính phủ Việt Nam ký quyết định thành lập

trường Đại học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT

Ngày 24 tháng 10 năm 2006, FPT đã công bố quyết định phát hành thêm cổ phiếu cho hai nhà đầu tư chiến lược là Quỹ đầu tư Texas Pacific Group (TPG) và Intel Capital FPT nhận được một khoản đầu tư là 36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu tư TPG Ventures và Intel Capital

Ngày 18 tháng 11 năm 2006, Tập đoàn Microsoft và tập đoàn FPT ký thoả thuận liên minh chiến lược

Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố được chấp thuận đổi tên từ

"Công ty Cổ phần Phát triển và Đầu tư Công nghệ" thành "Công ty Cổ phần FPT" viết tắt là "FPT Corporation"

 Cơ cấu tổ chức

FPT hiện diện tại 45 quốc gia trên toàn cầu, như: Việt Nam, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Anh, Đức, Hà Lan, Pháp, Slovakia, Singapore, Úc, Philippines,

Lào, Thái Lan, Bangladesh, Campuchia, Indonesia, Kuwait, Malaysia, Myanmar Tại Việt Nam, FPT hiện diện tại 63/63 tỉnh thành Công ty đặt trụ sở chính tại Tòa nhà FPT, Phố Duy Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội có 8 công ty thành viên và 6 công ty liên kết

8 Công ty thành viên:

1 Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software)

2 Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (FPT Information System)

3 Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom)

4 Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT (FPT Online)

5 Công ty TNHH Giáo dục FPT (FPT Education)

6 Công ty Đầu tư FPT (FPT Investment)

7 Công ty FUNIX

8 Công ty Tài chính cổ phần Điện lực (FPT mua lại từ 1/1/2020)

6 Công ty liên kết:

1 Công ty Cổ phần Chứng khoán FPT (FPT Securities)

2 Công ty Cổ phần Quản lý quỹ Đầu tư FPT (FPT Capital)

3 Công ty Cổ phần Synnex FPT (Synnex FPT)

4 Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT (FPT Retail)

5 Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong(TPBank)

6 Công ty TNHH Phân phối sản phẩm công nghệ FPT

Lĩnh vực hoạt động chính của FPT

Công nghệ: bao gồm Phát triển phần mềm; Tích hợp hệ thống; và Dịch vụ CNTT

Viễn thông: bao gồm Dịch vụ viễn thông và Nội dung số

Giáo dục: từ tiểu học đến sau đại học, liên kết quốc tế và đào tạo trực tuyến

Ngân hàng, Quản lý quỹ đầu tư, Chứng khoán, Bất động sản

Bán lẻ, phân phối thiết bị VT-CNTT

Văn hóa doanh nghiệp: văn hóa FPT được gói gọn trong 6 chữ “Tôn đổi đồng

– Chí gương sáng” “Tôn đổi đồng” nghĩa là tôn trọng cá nhân – tinh thần đổi mới – tinh thần đồng đội “Chí gương sáng” nghĩa là chí công – gương mẫu – sáng suốt

Liên hệ đến hội nghị Truyền thông thương hiệu FPT

Tên: Hội nghị Truyền Thông Thương Hiệu FPT

Địa điểm: Tầng 4 Trung tâm Star Galaxy (87 Láng Hạ, Hà Nội)

Thời gian: 13h30’ ngày 27/12/2019

Trong sự kiện thường niên được tổ chức lần thứ 4 này, Hội nghị có chủ đề

“Amazing Workplace” sẽ bàn luận về sức mạnh nội tại công ty, trong đó văn hoá doanh nghiệp và truyền thông nội bộ là công cụ thiết yếu

Lí do, Mục đích:

Tại đây, FPT sẽ giải đáp nhiều thắc mắc xoay quanh việc xây dựng môi trường làm việc thu hút người tài, huy động được sự sáng tạo và gắn kết của nhân viên; Truyền tải thông tin tới 100% cán bộ nhân viên và nhận được sự ủng hộ khi triển khai; Đảm bảo tự do ngôn luận nhưng vẫn giữ vững an toàn thông tin

Và hơn hết là phân định vai trò của tất cả các bên liên quan, từ lãnh đạo đến mỗi

bộ phận trong công ty, hay mỗi cán bộ nhân viên để vận hành và xây dựng môi trường làm việc tốt nhất mà người FPT có thể tự hào và cống hiến vì một mục tiêu chung

Nội dung hội nghị:

Gồm 2 phần: Hội nghị Truyền thông Thương hiệu FPT và Gala tổng kết Truyền thông ngành dọc

Nội dung chương trình hội nghị được đánh giá khá phong phú, các diễn giả truyền tải được nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực tế có ích với các đơn vị ở FPT, mang lại một góc nhìn khác về truyền thông thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp

Số lượng: Hơn 200 cán bộ nhân viên ngành Truyền Thông của FPT và nhiều

người cùng quan tâm

Phương tiện kĩ thuật và vật chất phục vụ:

+ Chuẩn bị địa điểm, phòng tổ chức hội nghị: Tầng 4 Trung tâm Star Galaxy (Số

87 Láng Hạ, Hà Nội)

+ Chuẩn bị thiết bị: màn chiếu, loa, micro, máy tính, máy chiếu…

+ Chuẩn bị tài liệu cần thiết: văn bản, văn kiện, thông báo, quyết định…

+ Standee, banner, áp phích…

+ Trang trí hội trường, chuẩn bị hoa quà

+ Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ

Công việc, nhiệm vụ các phòng ban

Ban truyền thông phối hợp phòng nhân sự:

-Lập danh sách diễn giả, khách mời, thành viên tham dự

-Gửi email, giấy mời thông báo tham dự hội nghị

-Gửi trước nội dung cho người tham dự

-Phân công người chuẩn bị kỹ thuật, phục vụ trong hội nghị

-Phân công thư kí, người viết biên bảnPhân công người check-in

-Làm việc, thảo luận tiến độ chương trình với phóng viên, MC, phân công người quay video

-Phân công nhiệm vụ làm báo cáo tổng kết hội nghị

Ban giám đốc, các trưởng phòng/ ban phụ trách điều hành (ban truyền thông FPT):

-Lên nội dung

-Lãnh đạo, kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn bị

-Nhân sự

Ban tổ chức, điều hành

Ban truyền thông FPT

Dẫn dắt hội nghị:

+ Giám đốc truyền thông Bùi Nguyễn Phương Châu (người dẫn dắt chính)

+ Trưởng Ban Truyền thông FPT Telecom Phùng Thu Trang

Các diễn giả

+ Tổng giám đốc Brand Maker Trần Vân Anh;

+ Giám đốc Truyền thông - Tiếp thị VP Bank Trần Tuấn Việt

+ Trưởng Ban Cộng đồng báo VnExpress Vũ Thanh Bình

Thành phần khách mời

+ Tổng giám đốc FPT IS Nguyễn Hoàng Minh

+ Phó tổng giám đốc phụ trách Sản xuất FPT Software Đỗ Văn Khắc

+ Giám đốc điều hành FPT Retail Nguyễn Đỗ Quyên

+ Giám đốc tài chính FPT Software Nguyễn Khải Hoàn

I CÔNG TÁC CHUẨN BỊ HỘI NGHỊ

1 Phương tiện kĩ thuật và vật chất phục vụ:

chuẩn bị thiết bị: màn chiếu, loa, micro, máy tính, máy chiếu…

chuẩn bị tài liệu cần thiết: văn bản, văn kiện, thông báo, quyết định…

Standee, banner, áp phích

chuẩn bị nước uống

2 Công việc, nhiệm vụ các phòng ban

Lập danh sách thành viên tham dự cuộc họp: phòng hành chính nhân sự

Gửi email, giấy mời thông báo cuộc họp: phòng hành chính nhân sự

Gửi trước nội dung cho người tham dự: phòng hành chính nhân sự

Lên nội dung cuộc họp: ban giám đốc, các trưởng phòng/ ban phụ trách điều hành

Phân công người chuẩn bị kĩ thuật, phục vụ trong cuộc họp: phòng hành chính nhân sự

Phân công thư kí, người viết biên bản

3 Nhân sự

Thành phần khách mời

Ban tổ chức, điều hành

Thành viên tham dự

4 Dự trù kinh phí: nước uống, tài liệu, áp phích, phí thuê địa điểm, các chi phí khác

II TIẾN HÀNH CUỘC HỘI NGHỊ

Tiến hành cuộc họp

- Bộ phận tiếp tân đón khách:

+ Bộ phận check in và hướng dẫn chỗ ngồi

+ Bộ phận đón và hướng dẫn khách ở thang máy

+ Người phát tài liệu

- Bộ phận điều hành: quan sát các hoạt động diễn ra, có các biện pháp can thiệp nếu các sự cố xảy ra

- Phát phiếu khảo sát về độ hài lòng và các thông tin, nhu cầu có liên quan đến nội dung buổi họp của khách mời vào cuối buổi họp

III Nội dung

1.Khai mạc chương trình tổ chức hội nghị

Mở đầu là chương trình âm nhạc chào đón

- MC tuyên bố lý do mở hội nghị, giới thiệu đại biểu

- Đại diện lãnh đạo công ty lên phát biểu báo cáo tổng kết hoạt động trong những năm gần đây và dự trù chương trình hoạt động trong tương lai

- Phụ trách bộ phận hỗ trợ khách hàng trình bày về chính sách phân phối và hệ thống chăm sóc khách hàng của công ty, giải đáp thắc mắc hay gặp phải

- Đánh giá công tác truyền thông của doanh nghiệp trong năm nay và nêu ra những điểm hạn chế của công tác truyền thông từ đó đưa ra những giải pháp hợp lý và kịp thời để sửa chữa và điều chỉnh

- Lãnh đạo công ty lên phát biểu và đưa ra lời nhận xét cùng phương án mới và cách thức triển khai

Cụ thể:

- Người dẫn dắt toàn bộ hội nghị: Giám đốc truyền thông FPT Bùi Nguyễn Phương Châu

- Phần diễn thuyết của các diễn giả:

+ Phát biểu mở đầu hội nghị: TGĐ Nguyễn Văn khoa - nói qua về nội bộ công

ty, tầm quan trọng của truyền thông nội bộ và cam kết tạo điều kiện tốt nhất cho đội ngũ truyền thông

+ TGĐ Brandmaker Trần Vân Anh chia sẻ về joy at Work với những nội dung sâu về truyền thông nội bộ

+ GĐ truyền thông và tiếp thị VP Bank Trần Tuấn Việt chia sẻ về câu chuyện văn hóa doanh nghiệp và Truyền thông nội bộ VP Bank, đưa ra nhiều quan điểm khác biệt về văn hóa công ty

- Phần thảo luận của các khách mời:

+ Phiên thảo luận đầu tiên: gồm 2 diễn giả Trần Tuấn Việt, Trần Vân Anh và 2 khách mời là TGĐ FPT IS Nguyễn Hoàng Minh và PTGĐ phụ trách Sản xuất FPT Software Đỗ Văn Khắc

+ Phiên thảo luận thứ 2: được dẫn dắt bởi trưởng ban truyền thông FPT Telecom Phùng Thu Trang 3 khách mời tham dự là chị Nguyễn Đỗ Quyên - GĐĐH FPT RetaiI, anh Nguyễn khải Hoàn- Giám đốc Tài chính FPT Software và chị Hoàng Lan Hương - GĐ Trung tâm kinh doanh HN 4 FPT Telecom

+ Phiên cuôi cùng: khách mời Vũ Thanh Bình - Trưởng Ban cộng đồng VN Express, Trưởng ban truyền thông FPT Telecom Phùng Thu Trang, GĐ truyền thông Thương hiệu và Tiếp thị FPT IS Nguyễn Hồng Nga được mời lên thảo luận về vấn đề

an toàn thông tin workplace

2.Bế mạc chương trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

- Tiết mục văn nghệ kết thúc hội nghị

- Tổ chức chơi gam giải trí tặng quà gắn kết các bộ phận nhân viên trong công ty

- Tặng quà, chụp ảnh lưu niệm với những khách mời tham dự

- Kết thúc hội nghị

III SAU KHI KẾT THÚC HỘI NGHỊ

Kết Thúc Chương Trình Hội Nghị

- Dọn Dẹp Chương Trình: tháo dỡ, thu dọn các thiết bị dụng cụ; dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện; sau đó sẽ sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi thuê hoặc mượn,

- Việc đánh giá lại buổi hội nghị sau khi nó diễn ra cũng là một quy trình cơ bản của người tổ chức Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội nghị : mình đã làm được những gì, điều gì còn thiếu sót, điều gì đã được truyền tải đến khách mời,… Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho lần tiếp theo tổ chức hội nghị

- Quyết Toán Các Khoản Thu Chi: Lúc này người tổ chức hội nghị cần thực hiện thanh toán toàn bộ các khoản chi có liên quan trong quá trình tổ chức chương trình như: chi phí địa điểm, banner băng rôn, áp phích, quà, đồ ăn, nước uống,… Tổng kết các khoản chi phí sau khi kết thúc với chi phí đã được dự kiến của tổ chức: nếu chi phí bỏ ra nhỏ hơn với chi phí dự kiến sẽ rút kinh nghiệm cho lần tổ chức lần sau

- Sau khi kết thúc chương trình hội nghị, người phụ trách hội nghị sẽ phải viết báo cáo tổng kết, đưa ra những ưu điểm làm được và khuyết điểm chưa làm được sau mỗi chương trình Từ đó làm cơ sở và rút kinh nghiệm cho những chương trình tổ chức sự kiện lần sau

- Tạo một video khái quát lại một số vấn đề chính để người tham gia của FPT

có thể nắm bắt được nội dung hội nghị

Nhận xét và đánh giá công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT

- 1 Ưu điểm

- Là một tập đoàn đa quốc gia và đa lĩnh vực, do đó, các cán bộ nhân viên trong văn phòng luôn làm việc với tính thần thái độ tốt nhất là trong quá trình chuẩn bị tổ chức các cuộc hội họp Do được đào tạo kỹ lưỡng về các mặt chuyên môn và kỹ năng

tổ chức sự kiện nên cán bộ nhân viên văn phòng của tập đoàn FPT luôn nắm rõ các quy định về quy trình tổ chức các cuộc hội họp do chính phủ và trực tiếp do lãnh đạo tập đoàn ban hành những quy trình làm việc Vì vậy, mà mọi công việc trong quá trình

tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc hội họp luôn đúng quy trình, quy định của Khi có