(Thảo luận quản trị hành chính văn phòng) chuyến công tác dự hội thảo tại new york của FPT

Hiểu rõ được tầm quan trọng của các chuyến công tác khi làm việc trong một doanh nghiệp, chúng em xin được thảo luận về đề tài: ”Chuyến công tác dự hội thảo tại New York của FPT”.. Yêu c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

BỘ MÔN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

GVHD: Bùi Thị Thu Hà

2 Trần Thanh Vân (Thư ký) 19D210330

3 Nguyễn Thị Huyền Trang 19D210118

4 Nguyễn Thị Thu Uyên 19D210329

o0o Thời gian làm việc: 20h00 ngày 06 tháng 03 năm 2021

Thành viên có mặt:

1 La Thị Hải Yến 6 Nguyễn Thị Thu Uyên

2 Lương Khánh Vân 7 Nguyễn Thị Thu Trang

3 Nguyễn Thu Trang 8 Mai Thị Uyên

4 Đặng Thị Vân 9 Hà Tường Vi

5 Nguyễn Thị Huyền Trang 10 Trần Thanh Vân

Vắng: 0

I Mục tiêu

- Tìm hiểu về đề tài thảo luận

- Các thành viên cùng cho ý kiến để lựa chọn doanh nghiệp phù hợp

- Cả nhóm thống nhất lựa chọn FPT

- Nhóm trưởng phân công công việc

II Những thành viên tích cực đóng góp ý kiến

- Đặng Thị Vân

- Nguyễn Thu Trang

- Nguyễn Thị Thu Uyên

- Hà Tường Vi

- Mai Thị Uyên

- Trần Thanh Vân

III Phân công

- Lời nói đầu: Trần Thanh Vân

- Cơ sở lý thuyết: Nguyễn Thị Huyền Trang, La Thị Hải Yến

- Xây dựng chuyến công tác: Mai Thị Uyên, Nguyễn Thị Thu Uyên

- Những công việc trong công tác: Lương Khánh Vân, Nguyễn Thu Trang

- Đánh giá và giải pháp: Nguyễn Thị Thu Trang

- Kết luận: Nguyễn Thị Thu Trang

- Powerpoint: Lương Khánh Vân

- Word: Trần Thanh Vân

- Thuyết trình: Hà Tường Vi

Nhóm trưởng Thư ký

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN LÀM VIỆC NHÓM LẦN 2

o0o Thời gian làm việc: 20h00 ngày 28 tháng 03 năm 2021

Thành viên có mặt:

1 La Thị Hải Yến 6 Nguyễn Thị Thu Uyên

2 Lương Khánh Vân 7 Nguyễn Thị Thu Trang

3 Nguyễn Thu Trang 8 Mai Thị Uyên

- Các thành viên đọc và nghiên cứu nội dung bài làm của nhóm

- Các thành viên cùng góp ý chỉnh sửa nội dung bài thảo luận

- Nhóm thống nhất nội dung bài thảo luận

- Bạn Trần Thanh Vân tổng hợp bài các thành viên và làm Word

- Bạn Lương Khánh Vân làm Powerpoint

II Những thành viên tích cực đóng góp ý kiến

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU……… 08

B NỘI DUNG……… 09

I Lý thuyết ……… 09

1 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác……… 09

2 Nội dung chuyến công tác……… 09

3 Sau chuyến công tác……… 12

II Liên hệ thực tiễn……… 13

1 Giới thiệu về FPT……… 13

2 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác……… 15

3 Những công việc trong công tác……… 19

4 Các công việc sau công tác……… 21

5 Đánh giá và đưa ra giải pháp……… 23

C KẾT LUẬN……… 25

A LỜI MỞ ĐẦU

Thực hiện các chuyến công tác là một công việc chiếm nhiều thời gian củalãnh đạo Mỗi chuyến công tác mang một tính chất khác nhau, tuy nhiên, tất cả đềuphải đảm bảo cho chuyến công tác đạt được mục tiêu đề ra Để làm được điều đó,đòi hỏi phải không có sai sót trong bất kì khâu nào khi chuẩn bị và thực hiệnchuyến đi Vì vậy, bộ phận văn phòng cần phải nắm được những nguyên tắc,những vấn đề cơ bản để có thể giúp nhà quản trị trong công việc chuẩn bị và tổchức cho các chuyến đi Hiểu rõ được tầm quan trọng của các chuyến công tác khi

làm việc trong một doanh nghiệp, chúng em xin được thảo luận về đề tài: ”Chuyến

công tác dự hội thảo tại New York của FPT”

Qua bài thảo luận này, nhóm chúng em sẽ phân tích, tìm hiểu và trình bày vềquy trình tổ chức một chuyến công tác chuyên nghiệp nhằm học hỏi, hiểu rõ bàigiảng trên lớp và tích lũy kinh nghiệm cho bản thân sau này

B NỘI DUNG

I Lý thuyết

1 Khái niệm và phân loại chuyến công tác

1.1 Khái niệm: là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp mà đòi hỏi nhà

quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với chương trìnhnghị sự và thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ

1.2 Phân loại

- Các chuyến công tác thường lỳ

- Các chuyến công tác đột xuất

- Các chuyến công tác trong nước

- Các chuyến công tác nước ngoài

2 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

2.1 Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác

- Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác không bị chồng chéo và lãng phí,đảm bảo sao cho bộ phận lãnh đạo phải có người ở nhà để giải quyết côngviệc, trong những giai đoạn đặc biệt, nhà quản trị cấp cao không nên đi côngtác( khi kiểm tra tài chính, khi nội bộ cơ quan xuất hiện mâu thuẫn, khí cócác đối tác quan trọng đến làm việc, )

- Một bản kế hoạch chuyến công tác cần:

+ Đảm bảo tính khả thi

+ Thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản

+ Trình bày bằng văn bản

2.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác

2.2.1 Mục đich chuyến công tác:

- Mục đích chuyến công tác phải rõ ràng, các chuyến đi không chồng chéonhau về mục đích

- Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như:

+ Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở

+ Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài

+ Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết đượccác hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý

+ Đảm bảo tiết kiệm chi phí

2.2.2 Thành phần đi công tác:

- Số lượng các thành viên tham gia chuyến công tác

- Vị trí, trách nhiệm của từng người trong đoàn

- Trưởng và phó đoàn

2.2.3 Địa điểm: Là điểm đến của chuyến công tác.

2.2.4 Thời gian:

- Ngày đi và ngày về

- Lịch trình công tác (điểm dừng chân, nội dung làm việc tại những nơi này vàthời gian cho từng chặn đường cụ thể)

2.2.5 Giải quyết thủ tục hành chính

- Các giấy tời cần thiết cho chuyến công tác gồm:

+ Quyết định cử đi công tác

+ Giấy tờ giới thiệu

+ Giấy tờ đi đường

+ Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm( nếu đi công tác nước ngoài).+ Chứng minh nhân dân

+ Các giấy tời khác về chức danh khoa học, chính trị,

2.2.6 Chuẩn bị phương tiện đi lại

- Tùy theo địa điểm và thời gian công tác để lựa chọ các phương tiện giaothông cho phù hợp và tiết kiệm

- Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiệngiao thông nơi đoàn đến công tác như:

+ Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn Có thể thực hiện theo cácbản quy định của bộ tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức

+ Bảng giờ đi, giờ đến của từng loại phương tiện

+ Gía vé

+ Độ dài quãng đường

2.2.7 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc

- Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nộidung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nưi ăn, ở cho đoàn

- Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

+ Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt

và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó

+ Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan

+ Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD ROM, thẻ nhớ vàmang theo máy vi tính xách tay (notebook)

- Nếu có thể được nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạngvới máy tính xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, chat, hộithảo với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ doanhnghiệp chuyển đến

2.2.8 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn

- Tùy theo mục đích của từng chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cầnchuẩn bị khác nhau:

- Ví dụ nếu đi ký kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn vịchức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị, Nếu đi dự các hội nghịkhoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để doạn thảo các bài phátbiểu,

- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn cần có sự phối hợp, trợ giúp của thư ký, các bộphận chức năng, các chuyên gia giúp lãng đạo chuẩn bị, soạn thảo Để phục

vụ cho công tác chuẩn bị thì lãnh đạo cần phải có các tư liệu tham khảo như:Các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên ôn, các tài liệuhướng dẫn nghiệp vụ, các nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trườnghợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, tham khảo mang theochuyến đi để sử dụng khi cần thiết

2.2.9 Chuẩn bị kinh phí

- Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, thư ký lập dự trù kinh phí, Trong bản

dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

+ Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô

+ Tiền ăn, nghỉ

+ Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính

+ Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị( nếu tổ chức yêu cầu)

+ Một số chi phí khác như: Thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng.

3 Những công việc trong chuyến công tác

- Trong trường hợp thư ký đi cùng đoàn công tác thì phải đảm nhận nhữngcông việc sau:

+ Liên hệ giải quyết nơi ăn nghỉ, làm việc cho đoàn, đảm bảo chuyến công táctheo đúng lịch trình

+ Tham dự nuổi làm việc và ghi biên bản

+ Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến chuyến công tác

+ Thu thập các hóa đơn, chứng từ cần thiết cho các khoản chi phí của đoàn.+ Chủ động liên hệ và nắm bắt, xin ý kiến giải quyết những vấn đề phát sinhtrong suốt chuyến đi

- Trong trường hợp thư ký ở lại doang nghiệp trong thời gian thủ trưởng đicông tác thì phải đảm nhận các công việc sau:

+ Giúp các phó thủ trưởng thử hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công.+ Làm việc với người được ủy thách xem công việc đã được thực hiện chưa.+ Đối với công tác như tín, phải phân loại thoe tầm quan trọng như: Hồ sơkhẩn; các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc chính thư ký giải quyết

4 Các công việc văn phòng cần lầm sau chuyến công tác

- Nắm bắt tình hình xảy ra trong thời gian đi công tác

- Nhận các văn bản, giấy tờ và tài liệu để xem xét giải quyết

- Nắm bắt lịch làm việc và lịch tiếp khác trong những ngày tiếp theo

- Đề nghị chuyển các tài liệu thu thập trong chuyến công tác để lập hồ sơ

- Thu thập các hóa đơn, giấy tờ, chứng từ để quyết đoán kinh phí chuyến đi

- Báo cáo lại tình hình chuyến đi với những người có trách nhiệm

II Liên hệ thực tiễn

1 Giới thiệu FPT

1.1 Giới thiệu về FPT

FPT (Tập đoàn FPT, tiếng Anh: FPT Group), là một trong những công tydịch vụ công nghệ thông tin lớn nhất tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính làcung cấp các sản phẩm dịch vụ công nghệ thông tin

Tập đoàn FPT được thành lập ngày 13 tháng 9 năm 1988 Hiện tại Chủ tịchtập đoàn là Ông Trương Gia Bình Tính tới thời điểm này, FPT có hệ thống 46 vănphòng tại 22 quốc gia trên thế giới, và hạ tầng viễn thông phủ khắp 59/63 tỉnh,thành phố tại Việt Nam Công ty đặt trụ sở chính tại Tòa nhà FPT, Phố Duy Tân,quận Cầu Giấy, Hà Nội, với 7 công ty thành viên và 4 công ty liên kết với số nhânviên là 28.781 người (2019)

Lĩnh vực hoạt động chính của FPT bao gồm: Công nghệ (giải pháp và dịch

vụ CNTT); Viễn thông (dịch vụ viễn thông, truyền hình FPT và dịch vụ nội dungsố); Đào tạo (từ Tiểu học đến sau Đại học)

- Ngày 1 tháng 1 năm 2007, FPT thành lập Công ty TNHH Bán lẻ FPT với

mô hình Công ty TNHH một thành viên

- Ngày 13 tháng 3 năm 2007, thành lập Công ty Cổ phần Quảng cáo FPT vàCông ty TNHH Phần mềm Châu Á Thái Bình Dương

- Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT đổi tên thành "Công ty Cổ phầnFPT"

- Ngày 24 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố quyết định bổ nhiệmTổng Giám đốc mới là ông Nguyễn Thành Nam

- Tháng 2 năm 2011, Hội đồng quản trị Tập đoàn FPT có nghị quyết bổ nhiệmông Trương Đình Anh làm Tổng giám đốc

- Ngày 31 tháng 7 năm 2013, Hội đồng Quản trị Tập đoàn FPT bổ nhiệm ôngBùi Quang Ngọc làm Tổng Giám đốc FPT thay thế ông Trương Gia Bình

- Năm 2014, FPT là công ty CNTT đầu tiên của Việt Nam mua lại 1 công tyCNTT nước ngoài

- Tháng 3 năm 2019, FPT đã bổ nhiệm ông Nguyễn Văn Khoa - Phó TổngGiám đốc FPT kiêm Tổng Giám đốc Công ty Hệ thống thông tin FPT - đảmtrách vị trí Tổng Giám đốc FPT, thay thế ông Bùi Quang Ngọc hết nhiệmkỳ

1.3 Thành tựu

Tại Việt Nam:

- Huân chương Lao động hạng Nhất,Nhì,Ba

- Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân(1998)

- 500 công ty lớn nhất Việt Nam

- Top 10 công ty tư nhân lớn nhất Việt Nam

- Top 50 thương hiệu công ty có giá trị nhất Việt Nam

- Số 1 tại Việt Nam cả về doanh thu và nhân lực trong lĩnh vực tích hợp hệthống; cung cấp dich vụ CNTT, quảng cáo trực tuyến, phân phối sản phẩmcông nghệ

- Số 2 tại Việt Nam về dịch vụ truy nhập internet băng rộng cố định (Sáchtrắng CNTT – TT Việt Nam do Bộ Thông tin Truyền thông phát hành năm2014)

- Đại học đầu tiên của Việt Nam được QS, tổ chức xếp hạng ĐH uy tín hàngđầu thế giới, xếp hạng 3 sao trong 3 kỳ liên tiếp

- Trên thế giới

- Top 100 nhà cung cấp dịch vụ ủy thác (IAOP)

- Top 300 công ty châu Á có hoạt động kinh doanh tốt nhất

- Top 130 công ty có môi trường làm việc tốt nhất khu vực châu Á

2 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

KẾ HOẠCH

“CHUYẾN ĐI THAM GIA HỘI THẢO QUỐC TẾ TẠI NEW YORK”

Sự kiện “Hội thảo quốc tế về an ninh bảo mật (Security World 2014)”

Chủ đề: “Gắn kết chiến lược an toàn thông tin với các mục tiêu tăng trưởng và

phát triển” – sự kiện do Tập đoàn dữ liệu Quốc tế IDG, Công ty Google và Hiệp

hội Internet Hoa Kỳ cùng phối hợp tổ chức tại New York

2.1 Mục đích chuyến đi công tác

- Học tập, trao đổi kinh nghiệm quốc tế trong vấn đề an toàn thông tin với cácmục tiêu tăng trưởng và phát triển

- Mở rộng quan hệ hợp tác với các công ty trên thế giới

- Tham quan mô hình hoạt động của các công ty công nghệ thong tin Hoa Kỳ

- Giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai chiến lược an toàn thông tin mộtcách linh hoạt, hiệu quả mà vẫn gắn kết chặt chẽ với các mục tiêu đổi mới vàphát triển kinh doanh

2.2 Thành phần đi công tác

- Lãnh đạo tập đoàn gồm:

+ Ông Bùi Quang Ngọc, Phó chủ tịch HĐQT FPT - Trưởng đoàn

+ Ông Phạm Minh Tuấn, Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tinFPT - Phó đoàn

+ Ông Phạm Duy Phúc Giám đốc Công ty FPT Telecom International (FTI)

- Đoàn thư ký

+ Bà Nguyễn Phương Châu – Trưởng ban thư kí

+ Bà Trần Mai Trang – Thành viên ban thư kí

+ Ông Nguyễn Tuấn Minh - Thành viên ban thư kí

- Chuyên viên: 4 thành viên

2.3 Địa điểm và thời gian

- Địa điểm: Khách sạn Eurostars Wall Street, Thành phố New York, Mỹ

(giờ Việt

Nam)

17h –17h30p

Tập trung tại Công ty Cổ phần Hệthống Thông tin FPT để di chuyển

ra sân bay

Bà NguyễnPhương Châu

17h30 –18h Di chuyển ra sân bay Nội Bài

Ông Nguyễn Tuấn

Minh18h – 19h Có mặt tại sân bay, làm thủ tục

giấy tờ

Bà NguyễnPhương Châu

25/09/2019

(giờ New

York, Mỹ)

6h15(24/09) - 8h50(25/09)

Bay đến New York, Mỹ

Bà NguyễnPhương Châu

9h – 9h45p

Di chuyển đến khách sạn

AC Hotel New York Downttown

Ông Nguyễn Tuấn

Minh

9h45p –14h

Ăn uống, nghỉ ngơi tại khách sạn

AC Hotel New York Downttown

Nghỉ ngơi, ăn uống tại khách sạn

AC Hotel New York Downttown

Wall Street

Ông Bùi QuangNgọc

17h30 –19h Làm việc với các đối tác quốc tế

Ông Bùi QuangNgọc

18h30 York, Mỹ để bay về Việt NamRa sân bay J K Kenedy, New

Ông Nguyễn Tuấn

- Công tác chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác do BàNguyễn Phương Châu cùng hai người trong ban thư kí của chuyến công tácphụ trách bao gồm:

+ Quyết định cử đi tham dự hội thảo của lãnh đạo tập đoàn

+ Giấy mời tham dự hội thảo của ban tổ chức sự kiện “Hội thảo quốc tế về an

ninh bảo mật (Security World 2014)”

+ Giấy giới thiệu của Bộ Thông tin và Truyền thông

+ Xin giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu và mua bảo hiểm cho các thành viên thamgia chuyến công tác

- Các giấy tờ tùy thân thì do các thành viên tham gia chuyến công tác tự chuẩn

bị

2.5 Chuẩn bị phương tiện đi lại

- Vì đây là chuyến công tác ở nước ngoài cụ thể là di chuyển từ Việt Nam qua

Mỹ nên khi có lịch đi và về cụ thể, bà Nguyễn Phương Châu sẽ phụ trách đặt

vé máy bay cho chuyến công tác để di chuyển từ Hà Nội qua thành phố NewYork bằng máy bay của hãng hàng không Vietnam Airlines để đảm bảo thờigian, sự thuận tiện, an toàn và hợp lý Khi hoàn tất, bà Châu sẽ gửi thôngbáo cho Ban giám đốc và các thành viên đi công tác về thời gian đi và địađiểm ăn nghỉ

- Giá vé máy bay là 750 USD/người Thời gian bay là 26 tiếng 35 phút

- Tại New York, công tác di chuyển từ sân bay về khách sạn, từ khách sạn tớinơi tổ chức hội thảo sẽ đi bằng xe taxi do ông Nguyễn Tuấn Minh– thànhviên ban thư ký liên hệ trước và một số phương tiện khác

2.6 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc

- Đoàn sẽ ăn uống và nghỉ ngơi tại khách sạn AC Hotel NewYork Downttown cách sân bay 20km và cách nơi tổ chức cuộc hội thảo(khách sạn Eurostars Wall Street) 300m

- Phòng khách sạn được bà Trần Mai Trang – thành viên ban thư ký liên hệđặt trước gồm 3 phòng đơn dành cho lãnh đạo tập đoàn và 3 phòng đôi dànhcho ban thư ký và các chuyên viên

2.7 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn

Trước chuyến công tác ban thư kí sẽ chuẩn bị và tổng hợp lại các tài liệuchuyên môn liên quan đến chuyến công tác bao gồm các tài liệu sau:

- Tham luận của lãnh đạo đọc trong hội thảo

- Các tài liệu hướng dẫn của đơn vị tổ chức, sách báo tham khảo