giáo trình bài giảng nghiệp vụ hành chính văn phòng

 Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Tổ chức, Quản lý và Điều hành hoạt động của : Một quốc gia, một nhà nuớc HC QG Một cơ quan, tổ chức, DN HC CQ..  Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỄN ĐÔNG

MÔN HỌC NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Giảng viên: Th.S Đỗ Thuận Hải

TP HCM, ngày 01/07/2015

 Hành chính là gì ?

 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và

nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc Phòng Hành chính ?

Hành chính và nghiệp vụ hành chính

 Có nhiều cách định nghĩa về hành chính.

 Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Tổ chức, Quản lý và

Điều hành hoạt động của :

Một quốc gia, một nhà nuớc (HC QG)

Một cơ

quan, tổ chức, DN (HC CQ).

Một đơn

vị, một tập thể nguời lao

động

 ở bất cứ đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến

Hành chính HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt

Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của

hoạt động hành chính

 Định ra nguyên tắc ( kỷ c ương) để tạo sự thống nhất trong nhận thức và hành động của những ngời lao

động.

 Hoạch định, xây dựng chuơng trình, mục tiêu, kế

hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận.

 Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm

vụ, huớng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức

 Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, ch ương

trình, biện pháp tổ chức thực hiện…(cải tiến)

Hành chính văn phòng

 Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng.

 Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ

phận Văn phòng hoặc bộ phận hành chính

 HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật.

CHƯƠNG 2 Chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ c¬ cÊu tæ chøc cña

V¨n phßng (Phßng HC) c¸c CQ, TC, DN

Chức năng Nhiệm vụ

Cơ cấu tổ chức Nguyên tắc hoạt động

Chức năng của văn phòng các

cơ quan, tổ chức

 CN Tham muu tổng hợp : Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham m ưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và

xử lý.

 CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý)

- Xây dựng chơng trình, kế hoạch, lịch làm việc.

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.

- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.

- Đảm bảo cơ sở vật chất và phơng tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan ( CN Hậu cần)…

 CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ

Nhiệm vụ của văn phòng

a) Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để tham muu cho lãnh đạo:

th ư - Luu trữ (nguồn thông tin văn bản)

 Tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện

thoại, khách hàng (thông tin bằng lời)

 Tổ chức thuc hi ện mua sách, báo, tạp chí ; ứng

dụng công nghệ thông tin…( thông tin đại

chúng)

Nhiệm vụ của văn phòng

b) Tham m ưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý:

> Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn

vị và toàn cơ quan (giao ban)

> Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các

biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn

đề lien quan đến VP trong CQ.

> Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt,

phê chuẩn, ban hành.

> Theo dõi, tham muu về đánh giá kết quả hoạt động

và xét thi đua, khen thởng.

Nhiệm vụ của văn phòng

c) Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị :

> Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần,

quý, tháng, năm)

> Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH

> Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,

lễ hội và các hoạt động giao luu.

> Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo

và cán bộ của cơ quan.

Nhiệm vụ của văn phòng

d) Đảm bảo cơ sở vật chất, phuơng tiện làm

việc cho cơ quan (Hậu cần).

> Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa,

nâng cấp cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng làm việc…)

> Mua sắm, bảo duỡng, tu sửa, thanh lý các

trang thiết bị cho cơ quan.

> Quản lý tài sản, điều hành phuơng tiện đi lại phục vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ.

> Quản lý thu - chi tài chính cho hoạt động VP

Nhiệm vụ của văn phòng

e) Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:

 Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thuờng xuyên phải giao tiếp với khách.

 Huớng dẫn CBVP các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp.

 Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép

 Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt giao luu

 Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách

Cơ cấu tổ chức của văn phòng các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Lãnh đạo văn phòng (Phòng HC) :

Chánh văn phòng ( Truởng phòng hành chính) Giúp việc có các Phó Chanh văn phòng (hoặc Phó Phòng HC)

Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :

- Bộ phận văn thu – lưu trư

- Bộ phận tổng hợp

- Bộ phận quản lý cơ sở vật chất ( Quản trị HC )

- Bộ phận tài vụ (tuỳ từng cơ quan )

- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ, y tế, lai xe…

Nguyên tắc hoat động của văn

1. Hoạt động theo nguyên tắc hành chính

(thủ truởng lãnh đạo )

2. Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm

vụ huớng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ

chuyên môn của công tác văn phòng đối với văn phòng cơ quan cấp dới

3. Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn

theo quy định của pháp luật và theo quy

định của cơ quan

CH ƯƠNG 3

NghiÖp vô hµnh chÝnh

V¨n Phßng

I KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG

TIN THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO

1 KN Thông tin:

Thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu (tin tức, sự việc,

sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, ) đã được xử

lý, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các

quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể

2 Phân loại:

a) Theo kênh tiếp nhận

- Người gửi và người nhận: thông tin từ cấp trên gửi xuống,

cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến.

- Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin bằng văn bản,

bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ.

- Dựa vào cách thức gửi - nhận: thông tin công khai (thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật.

- Dựa vào nguồn tiếp nhận: nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin không chính

thức…

b) Theo tính chất và đặc điểm sử dụng thông tin:

- Thông tin phải biết

- Thông tin cần biết

- Thông tin nên biết

c) Theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động: dựa trên các lĩnh

vực ngành nghề khác nhau như: nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, giáo dục, y tế, …

d) Theo tính chất thời điểm nội dung

- Thông tin pháp lý (thông tin về chính sách)

- Thông tin thực tế (tình hình triển khai, thực hiện các

quyết định quản lý của các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức)

- Thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến của cán

bộ, công chức, công dân, khách hàng)

- Thông tin kinh tế - xã hội (Thời sự)

hành các quyết

định quản lý

Là căn cứ

để tổ chức kiểm tra, đánh giá

và thực hiện các quyết định quản lý

Góp phần quan trọng trong việc phân tích,

dự báo, phòng ngừa

và ngăn chặn rủi ro trong hoạt động QL

và sử dụng cho các

mục đích khác nhau của Nhà QL

Gía trị TT không lâu dài, đòi hỏi nhà QL phải

sử dụng tối

đa giá trị của TT và nhanh nhất

có thể

4 Thu thập thông tin

Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý (Trên cơ sở phân loại

Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù hợp với quy định của cơ quan và pháp luật

5 Xử lý thụng tin

Lưu đồ xử lý thụng tin

Kỹ năng tham mưu :

 Cân nhắc và quyết định thời gian, địa

điểm để tham muu

 Lựa chọn hình thức tham muu (Tr ực tiếp hay gian ti ếp)

 Phuơng pháp tham muu hiệu quả:

ph ương phap trinh bày, cách thuyết phục,

dự kiến thái độ của thủ truởng và chuẩn

bị ý kiến trả lời

II TỔ CHỨC HỘI HỌP, ĐÀM PHÁN

 Giai đoạn chuẩn bị :

> Tìm hiểu mục đích, tính chất của cuộc họp

> Xây dựng kế hoạch tổ chức và chuẩn bị

các vấn đề cần thiết:

* Xác định thành phần tham dự

* Lập chuơng trình nghị sự

* Chuẩn bị địa điểm và trang thiết bị

* Chuẩn bị các văn bản, tài liệu

* Chuẩn bị cơ sở vật chất và d ự tru kinh

phí

 Nhiệm vụ của NVVP trong giai

đoạn diễn ra cuộc họp :

> Kiểm tra lại công việc chuẩn bị (địa điểm, tài liệu, trang bị)

> Tham gia đón tiếp đại biểu

> Tham gia điều hành cuộc họp ( Dẫn chơng trình).

> Ghi biên bản cuộc họp.

 Công việc của cán bộ văn phòng sau khi cuộc họp kết thúc :

> Thu thập các tài liệu có liên quan

để đ ưa vào hồ sơ luu trữ

> Kiểm tra và bàn giao các trang

thiết bị

> Thu thập các hoá đơn, chứng từ về chi phí để thanh toán

> Biên tập hoặc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo.

III XÂY DỰNG, SẮP XẾP KẾ HOẠCH, LỊCH

LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN

 Nắm vững và phân loại các hoạt động của CQ

& LĐ (Thời gian, địa điểm, nhân sự, tính cấp

 Thu th ập thụng tin

để sắp xếp lịch làm

vi ệc

 Nguyên tắc không trùng lặp: Thời gian – Địa điểm –

Nhân sự

 Nguyên tắc ưu tiên: Xác định tầm quan trọng, tính cấp thiết của từng sự việc để ưu tiên sắp xếp thực hiện trước

 Nguyên tắc điều chỉnh: Hạn chế tối đa việc thay đổi khi

đã sắp xếp lịch, trong trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh:

 Thời gian: phải đảm bảo đủ thời gian để chuẩn bị

 Địa điểm: phải đảm bảo chuẩn bị kịp

 Nhân sự: phải được báo trước

 Nguyên tắc dự phòng: dự kiến những tình huống đột xuất xảy ra để ứng phó kịp thời, thay đổi khi cần thiết, không ảnh hưởng đến hoạt động chung

III NGHIỆP VỤ VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Công tác văn thư

Quản lý

Văn

bản đến

Quản lý văn bản

đi

Quản lý

và sử dụng con dấu

Quản lý văn bản đến

Tiếp nhận VBĐ

Cho số, đăng

ký, trình duyệt

Nhân bản

Phân phối chuyển giao

Theo dõi giải quyết

Lưu hồ

sơ VBĐ

Kiểm tra VBĐ

Quản lý văn bản đi

Soạn thảo VBĐ

Trình duyệt, cho số, đăng ký,

Nhân bản

Phân phối chuyển giao

Theo dõi chuyển giao

Lưu hồ

sơ VBĐ

Kiểm tra VBĐ

Quản lý sử dụng con dấu

1 Giữ và đóng dấu

- Tự tay đóng dấu

- Chỉ đóng dấu khi văn bản có chữ ký hợp lệ

- Không được đóng dấu khống chỉ

- Đóng đúng dấu theo tên cơ quan, đơn vị

- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn và đóng trùm 1/3 chữ ký

về bên trái

- Đóng dấu phụ lục: đóng lên trang đầu và đóng dấu treo

trùm lên tên cơ quan/tổ chức

2 Giao dấu cho người khác

- Khi có sự đồng ý của cấp có thẩm quyền

- Phải có văn bản ký nhận bàn giao

- Thu hồi dấu về khi hết hạn bàn giao

Công tác lưu trữ

Thu thập, Phân loại tài liệu hồ sơ lưu trữ

Lập danh mục hồ sơ lưu

Xác định thời hạn cần lưu (thời hạn bảo quản)

Kỹ năng lưu hồ sơ (Văn bản, máy tính)

Lưu hồ sơ văn bản

File Bìa còng Hộp hồ sơ Giấy phân trang

Miếng đánh dấu trang Giỏ hồ sơ

Sử dụng cây thư mục:

Lưu hồ sơ trên máy tính

IV Tổ chức các chuyến công tác cho

lãnh đạo và cán bộ của cơ quan

 Chuẩn bị các điều kiện cần thiết:

> Giải quyết các thủ tục hành chính

> Chuẩn bị phuơng tiện đi lại

> Liên hệ với nơi đến

> Chuẩn bị tài liệu chuyên môn.

> Chuẩn bị kinh phí và các trang bị khác.

LËp kh cho c¸c chuyÕn c«ng t¸c

®oµn)

 Yªu cÇu vÒ phu¬ng tiÖn di chuyÓn vµ n¬i ¨n, nghØ.

c¸c biÖn ph¸p øng phã.

Công việc của cán bộ văn phòng trong

chuyến công tác

 Nếu đi cùng đoàn :

- Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho đoàn.

- Nếu đuợc tham dự buổi làm việc: Ghi Biên bản, Chuẩn bị đầy

đủ và thu thập các tài liệu cần thiết có liên quan.

- Thu thập hoá đơn, chứng từ cần thiết về chi phí của đoàn

- Nhanh chóng tìm P/á để giải quyết các tình huống đột xuất

 Nếu không đi cùng:

- Chuyển cho LĐ hoặc truởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết

- Xin ý kiến LĐ về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở CQ

- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những nguời cần gặp LĐ và bao cao cho LĐ.

- Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận đuợc khi LĐ đi CT

Công việc của cán bộ văn phòng

sau chuyến công tác

 Báo cáo với LĐ những công việc CQ (CV đã/ chua giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu.

 Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của LĐ.

 Thu th ập các tài liệu hình thành trong chuyến CT

để lập Hồ sơ.

 Kiểm tra các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng.

 Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến

chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, th ư cảm ơn…)

VI NghiÖp vô lÔ t©n vµ

giao tiÕp hµnh chÝnh

phục công sở

động của CQ, về SP, Dịch vụ,…

I Lễ tân văn phòng

- Ghi lại thông tin KH

II Lễ tân sự kiện:

- Lễ tân chào khách

- Lễ tân đón và dẫn khách

- Lễ tân ghi danh

- Lễ tân trong hội trường

Một số hình ảnh về Lễ tân:

Năng lực và phẩm chất cần có của các cán bộ văn phòng

 Kỷ luật, tự giác, triệt để trong công việc.