Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam.DOC

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam

Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU

Để quán triệt nguyên tắc " HỌC ĐI ĐÔI VỚI HÀNH ", nhằm tạo điều kiện

cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viênchúng tôi hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường Hàng năm trường đại học Kinh TếQuốc Dân tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghềđào tạo Đây là điều kiện thuận lợi giúp chúng tôi phát huy được năng lực bản thâncũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị ở trường vào thực tế

Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ Máy tính điện tửkhông còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người

Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìmmọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin họchoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình với mục tiêu hướng tới là đưa doanhnghiệp của mình ngày một phát triển hơn và tiến xa hơn nữa

Từ nhu cầu nêu trên và thực tế thực tập tốt nghiệp tại công ty cổ phần SISViệt Nam chúng tôi đã thấy rõ những bất cập và thiếu sót trong phần mềm quản lýnội bộ của công ty SIS Là sinh viên công nghệ thông tin với mong muốn đóng gópmột phần công sức nhỏ bé của mình giúp cho công ty cổ phần SIS giải quyết nhữngbất cập và đưa SIS ngày một phát triển hơn, tiến xa hơn và mục tiêu cao hơn nữa là

đưa SIS lên “SÀN’’ Chính vì vậy chúng tôi đã tham gia xây dựng đề tài:

“Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam’’ nhằm

mục đích trên

Báo cáo chuyên đề gồm các nội dung chính sau:

Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài

Giới thiệu về công ty cổ phần SIS Việt Nam và về đề tài

Chương 2: Khảo sát hệ thống.

Trình bày về quá trình khảo sát công ty SIS và các nghiệp vụ của bài toán

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 1 -

Trang 2

Trình bày biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu.

Chương 4: Phân tích thiết kế Cơ sở dữ liệu

Nêu lên về quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu của đề tài

Chương 5: Thiết kế giao diện và cài đặt chương trình

Đó là những giao diện và kết quả đạt được của chương trình

Tuy đã rất cố gắng học hỏi dựa trên kiến thức đã học và thực tế tại công ty cổphần SIS nhưng do khả năng và thời gian có hạn nên đề tài của chúng tôi không thểtránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi kính mong quý thầy cô cùng bạn bè thôngcảm và góp ý để chúng tôi kịp thời lấp kín những lỗ hổng kiến thức và chương trìnhđạt hiệu quả cao hơn

Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự chỉ bảo và hướng dẫn tậntình của Thạc sỹ Tống Minh Ngọc trong suốt quá trình thực hiện đề tài, tới các thầy

cô giáo của Bộ môn Công Nghệ Thông Tin_Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân vàcác bạn bè đã đóng góp ý kiến giúp đỡ chúng tôi hoàn thành đề tài này

Chúng tôi cũng xin chân thành cảm ơn toàn thể các anh chị cán bộ và côngnhân viên của công ty cổ phần SIS Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ trong thời gianchúng tôi thực tập tại quý công ty Đặc biệt chúng tôi xin gửi lời cảm ơn tới bangiám đốc, anh Phạm Trọng Chiều_Giám đốc trung tâm SIS Tech, anh Đào Văn Kỷ

đã tận tình hướng dẫn chúng tôi trong suốt quá trình khảo sát, phân tích và hoànthiện đề tài

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2008

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Thị Thanh ThuỷNguyễn Thị Thu Hoài

Trang 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ

TÀI1.1 Giới thiệu về cơ quan thực tập

1.1.1 Tổng quan về công ty cổ phần SIS Việt Nam

Công ty cổ phần SIS Việt Nam là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất

và chuyển giao phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp, được thành lập ngày 04tháng 03 năm 2002 Đội ngũ nhân viên là các kỹ sư hàng đầu trong lĩnh vực côngnghệ thông tin và các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn tài chính doanh nghiệp Sảnphẩm của SIS Việt Nam là sự kết hợp hài hòa giữa công nghệ và trí thức quản trị.Tên đầy đủ: Công ty cổ phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam joint Stock Company)Tên giao dịch: SIS Việt Nam

Trụ sở công ty: số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: +84-4-5117787

Fax: +84-4-5117787

Email:sales@sisvn.com

Website: www.sisvn.com - www.phanmemketoan.net

Chi nhánh TP HCM: A917 Chung cư CC HAGL 357, Lê Văn Lương, Q7,TP.HCM

Tel: +84-8-2230 345

Fax: +84-8-2230 456

Email: sales_hcm@sisvn.com

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty SIS

 Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán doanh nghiệp SAS

 Sản xuất và triển khai phần mềm Quản trị tổng thể Doanh nghiệp SIS-ERP

 Sản xuất và triển khai phần mềm nhân sự tiền lương SIS-HRM

 Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán Hành chính sự nghiệp SAS-ADM

 Cung cấp các dịch vụ đào tạo và tư vấn kế toán, Thuế và phần mềm kế toán

 Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành phần mềm tin học

Trang 4

 Dịch vụ quảng cáo, quảng bá thương hiệu thông qua phần mềm tin học

 Đầu tư tài chính, tư vấn tài chính

 Môi giới, cho thuê bất động sản

 Xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ

1.1.3 Sơ đồ tổ chức công ty

Hình 1.1.3: Sơ đồ tổ chức công ty

 SIS-ACC: Thiết kế và triển khai phần mềm kế toán, thuế, tài chính dành cho

các công ty vừa và nhỏ Đáp ứng yêu cầu đặt ra của nội bộ doanh nghiệp và

cơ quan thuế

 SIS-ERP: Thiết kế và triển khai phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp

dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn Đáp ứng yêu cầu về quản trị và điềuhành doanh nghiệp hiện đại trên phần mềm

 SIS-HRM: Thiết kế và triển khai phần mềm quản trị nhân sự, tiền lương cho

các doanh nghiệp có số lượng công nhân lớn, cách tính lương phức tạp

 SIS-FIN: cung cấp các dịch vụ đào tạo, tư vấn kế toán, thuế và tài chính cho

Trang 5

1.1.4 Đội ngũ nhân viên

Đội ngũ cán bộ của công ty SIS việt Nam không ngừng lớn mạnh về sốlượng và chất lượng với gần 100 người Để phục vụ tốt nhất yêu cầu của kháchhàng bên cạnh các cán bộ trực tiếp làm việc tại tru sở công ty, SIS Việt Nam cònthiết lập và vận hành một hệ thống ban cố vấn và cộng tác viên trên khắp tỉnh thành

Họ là những cá nhân có trình độ chuyên môn sâu & những tổ chức có uy tín có thểphục vụ quý khách hàng về nghiệp vụ hay kỹ thuật trong quá trình tìm hiểu, chuyểngiao và bảo hành sản phẩm

Trong số các cán bộ làm việc trực tiếp tại SIS Việt Nam có tới 90% số lượngcán bộ hay nhân viên đã tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học tại các trường danhtiếng trên thế giới và Việt Nam Một số cán bộ chủ chốt của SIS Việt nam đã từngđược đào tạo bài bản ở nước ngoài, đã tiếp thu và thâu tóm công nghệ, cách thức tổchức quản lý đầu tiên trên thế giới từ đó linh hoạt áp dụng vào các doanh nghiệpViệt Nam thông qua các dịch vụ và sản phẩm chuyên nghiệp và hàm lượng khoahọc công nghệ cao

Các cán bộ của SIS Việt Nam cũng là những người có tâm huyết với nghềnghiệp, tận tụy, cần mẫn với mục đích chung là phục vụ khách hàng tốt nhất Họ lànhững người dày dặn kinh nghiệm trong thiết kế, sản xuất, tư vấn triển khai, hỗ trợkhách hàng, do đó chắc chắn họ sẽ làm hài lòng quý khách hàng khi sử dụng sảnphẩm, dịch vụ của SIS Việt Nam

1.1.5 Sản phẩm phần mềm

SIS Việt Nam luôn đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng kịp thời thay đổinhu cầu quản lý của doanh nghiệp Chính vì lẽ đó mà các dòng sản phẩm của SISViệt Nam liên tục được cải tiến về tính năng, tiện ích và thân thiện hơn với cán bộ

kế toán và quản trị doanh nghiệp Các dòng sản phẩm phần mềm kế toán đều đãkhẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường, điều này được thể hiện sự đánhgiá cao của hơn 1000 khách hàng trên toàn quốc

Trang 6

 SIS ERP 6.0 NET - Sản phẩm phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp.

 SIS HRM 6.0 NET – Sản phẩm phần mềm quản trị nhân sự tiền lương

Đi đôi với sản phẩm đó là các dịch vụ gia tăng như phân tích, tư vấn và hỗtrợ doanh nghiệp trong lựa chọn và sử dụng chương trình một cách có hiệu quảnhất Đội ngũ chuyên gia của SIS Việt Nam đến từ các công ty lớn như Oracle,PWC, FPT, CMC…được đào tạo kiến thức sâu CNTT, phương pháp làm việcchuyên nghiệp, trực tiếp tham gia nhiều dự án quan trọng trong và ngoài nước

Họ đã quen thuộc với các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp như: bản địa hóa sảnphẩm, customization, kiểm tra chương trình, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật v.v

Họ đã có nhiều kinh nghiệm với các sản phẩm ERP, kế toán tài chính nhưOracle Finance, Solomon V, Peachtree, QuickBook, iFinance, v.v

1.1.6 Thành tích đạt đựơc của SIS Việt Nam

 Giải thưởng SAO KHUÊ 2006 & 2005

 Cúp công nghệ thông tin 2006 & 2005

 Bằng khen của Bộ bưu chính viễn thông năm 2002 – 2005

Với nỗ lực không ngừng, phần mềm của công ty SIS Việt nam đã được Bộ bưuchính viễn thông và Hiệp hội phần mềm Việt nam (VINASA) trao tặng danh hiệucao quý là Giải thưởng Sao Khuê năm 2005 và 2006 dành cho Phần mềm xuất sắcnhất dành cho doanh nghiệp Các dòng sản phẩm phần mềm của công ty SIS ViệtNam đã được trao cúp CNTT năm 2005&2006 Công ty SIS Việt Nam đã đượcnhận bằng khen của Bộ BCVT về thành tích xuất sắc trong lĩnh vực CNTT tại ViệtNam suốt 03 năm liền 2002-2005 Và hơn tất cả, các dòng sản phẩm phần mềmSAS đã được triển khai thành công cho hơn 1000 khách hàng trên toàn quốc vànhận được sự ưu ái và đánh giá cao Ngoài ra SIS-ERP 6.0.NET đã triển khai thành

Trang 7

công tại các khách hàng phức tạp như Tổng Công Ty Khoáng Sản Và Thương Mại

Hà Tĩnh (Mitraco), Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc,công ty Vàng bạc đá quý Bảo Tín Minh Châu v.v

1.1.7 Khách hàng tiêu biểu của SIS Việt Nam

Hơn 1000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm cho việc quản lý vàđiều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực, ngành nghề nhưsản xuất, xây dựng., thương mại dịch vụ …với nhiều hình thức sở hữu khác nhaunhư doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp 100% vốn nướcngoài, doanh nghiệp liên doanh Bên cạnh đó SIS Việt Nam cũng triển khai và cungcấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp rất thành công cho những tập đoàn, công tylớn, những dự án lớn trong và ngoài nước

Một số khách hàng tiêu biểu: Vietnam Airlines, Mitraco, Toyota, Vinacomex, Sufat,Digital, Thành Hưng, Hecny Group…

1.2 Phát biểu đề tài

Bài toán thực hiện: xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ công ty cổ

phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam Joint Stock Company)

Nơi thực hiện đề tài: Công ty cổ phần SIS Việt Nam

Tính cấp thiết của đề tài: Qua quá trình khảo sát thực tế chúng tôi thấy

được thực tế về quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS (smart integrated system)Việt Nam Hiện tại ở công ty đang sử dụng một phần mềm quản lý thông tin nội bộ

là LETUS Phần mềm này cũng đã đáp ứng được một số công việc thiết thực củacông ty như:

 Quản lý thông tin nhân viên

 Quản lý khách hàng

 Đưa ra các báo cáo

Tuy nhiên phần mềm còn nhiều bất cập chưa giải quyết được:

 Không có tính phân quyền

 Không có tính bảo mật cơ sở dữ liệu

 Quy trình lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban trong công ty còn rời rạc

Trang 8

Chính vì những bất cập mà phần mềm quản lý nội bộ hiện tại chưa thực hiện đượcnên chúng tôi xây dựng phần mềm với mong muốn giải quyết các bất cập đó vàmang lại hiệu quả tốt hơn cho việc quản lý nội bộ của công ty SIS và có thể làm choSIS ngày càng phát triển hơn, tiến xa hơn nữa trong tương lai.

Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài: Trong quá trình thực tập tại công ty SIS.

Chúng tôi đã học tập được rất nhiều kinh nghiệm và kiến thức quý báu từ các anhchị Khi tiếp xúc hàng ngày, trong môi trường làm việc sôi động và đam mê của anhchị, chúng tôi như cuốn vào dòng xoáy của công việc Với mong muốn làm đượcmột cái gì đó thực tế về ứng dụng lĩnh vực công nghệ thông tin nên chúng tôi đãtham gia xây dựng đề tài:

“Xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam’’.

Phần mềm xây dựng nhằm mục đích giúp cho các nhà quản lý có thể quản lý công

ty mình được tốt và hiệu quả hơn Mà thiết thực nhất là phần mềm xây dựng nhằmphục vụ cho công việc quản lý nội bộ công ty SIS

Xây dựng phần mềm quản lý nội bộ với đầy đủ các chức năng như: quản lýphòng kinh doanh, quản lý phòng triển khai, quản lý phòng lập trình, quản lý phònghành chính, quản lý phòng bảo hành (support)

Phần mềm phải có chức năng tạo các báo cáo về khách hàng tiềm năng,khách hàng chính thức, số hợp đồng ký kết trong tháng, trong quý, báo cáo theotừng phòng ban, báo cáo về tình hình hổ trợ khách hàng, báo cáo về tình hình hoạtđông của từng phòng ban Với các chức năng được xây dựng trong đề tài nhằm đạtđược mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài là:

Quản lý được các thông tin sau:

 Nhân viên của các phòng ban

 Các khách hàng tiềm năng của công ty

 Các khách hàng đang triển khai

Trang 9

 Các cộng tác viên.

 Các nhà cung cấp của công ty

Yêu cầu của đề tài: phần mềm xây dựng phải đảm bảo giải quyết được các

bất cập hiện tại của công ty trong quá trình quản lý như:

 Đảm bảo tính phân quyền, tính bảo mật về CSDL

 Thể hiện được luồng xử lý thông tin luân chuyển giữa các phòng ban

 Lên được các báo cáo như: báo cáo về danh sách khách hàng, tình trạngkhách hàng, tình hình triển khai, bảo trì phần mềm của khách hàng, doanhthu, thống kê các lỗi thường gặp…

Trang 10

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG2.1 Khảo sát các phòng ban

Với các phương thức điều tra chủ yếu là phỏng vấn, quan sát và phiếu điềutra, các kết quả thu được từ việc khảo sát các phòng ban, mà đặc biệt ở đây chúngtôi đi sâu về khảo sát phòng kinh doanh đã thu được các kết quả chính sau:

Phòng giám đốc: đây là bộ phận quản lý công ty, giám đốc có nhiệm vụ

quản lý trực tiếp công ty, mọi vấn đề của công ty đều phải thông qua giám đốc vàgiám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong công ty

Phòng kinh doanh: Qua phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng kinh doanh thì

chúng tôi đã nắm được về thông tin chi tiết của nhân viên, quy trình hoạt động,nhiệm vụ chung của phòng kinh doanh

Nắm được thông tin chi tiết về nhânviên, công việc cụ thể của từng nhân viên

Công việc chính của phòng kinh doanh là:

 Khảo sát, nghiên cứu và phân tích thị trường

 Marketing và quảng bá thương hiệu công ty, sản phẩm

 Lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện hàng tháng, quý, năm

 Cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

 Chăm sóc khách hàng, đối tác thường xuyên

 Hoàn thành kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm

Quy trình hoạt động của phòng kinh doanh: gồm các quy trình sau:

Trang 11

+ Quy trình phân phối đầu mối kinh doanh:

Hình 2.1.1: Quy trình phân chia đầu mối kinh doanh

+ Quy trình phân chia doanh số kinh doanh

Hình 2.1.2: Quy trình phân chia doanh số kinh doanh

Trang 12

+ Quy trình kinh doanh:

Trang 13

Hình 2.1.3: Quy trình kinh doanh

Các đối thủ của công ty

Các đối tác của công ty

Các nhà cung cấp chính của công ty

Đối tượng khác hàng chính của công ty: tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hoạtđống sản xuất kinh doanh có nhu cầu sử dụng phầm mềm của công ty cổ phầnSIS Việt Nam

Các sản phẩm chính của công ty

Chính sách và phương pháp của phòng kinh doanh để thu hút khách hàng

Chính sách:

 Chất lượng sản phẩm tốt nhất

 Chất lượng dịch vụ tận tình

 Phương thức làm việc chuyên nghiệp

 Lợi ích của khách hàng đặt lên hàng đầu, khách hàng là trung tâm phụcvụ

 Giá cả hợp lý

 Luôn cải tiến để phát triển

Phương pháp:

 Chăm sóc khách hàng cũ, mới và tiềm năng

 Lập kênh phân phối thuận tiện cho khách hàng

 marketing bằng nhiều kênh

 Tổ chức sự kiện, hội thảo

 Tất cả cán bộ công nhân viên đều là những người kinh doanh của côngty

Mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và các phòng khác

Phòng triển khai:

Nhiệm vụ chính của phòng triển khai:

 Tư vấn và chuyển giao công nghệ phần mềm cho khách hàng

Trang 14

 Hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm.

Quy trình hoạt động của phòng triển khai: gồm có các quy trình sau:

 Quy trình triển khai có Customize

 Quy trình triển khai không có Customize

 Quy trình nội bộ phòng triển khai

 Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng khác

Phòng lập trình:

Chức năng nhiệm vụ chính của phòng lập trình

Quy trình hoạt động của phòng lập trình

 Phục vụ tất cả các dịch vụ cần thiết trong công ty cho các phòng ban:

Kế toán, văn phòng, mạng, công đoàn

 Phục vụ tất cả các dịch vụ cần thiết trong công ty cho các phòng ban:

Kế toán, văn phòng, mạng, công đoàn

Quy trình hoạt động của phòng hành chính

Mối liên hệ giữa phòng hành chính với các phòng khác

quy trình hoạt động của phòng bảo hành:

Trang 15

 Qui trình bảo trì phần mềm cho khách hàng

 Qui trình xử lý lỗi

 Qui trình tiếp nhận hợp đồng bảo trì, nâng cấp

 Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng

Quy trình bảo trì phần mềm cho khách hàng

Hình 2.1.5: Quy trình bảo trì phần mềm cho khách

Trang 16

Quy trình xử lý lỗi:

Hình 2.1.6: Quy trình xử lý lỗi

Trang 17

Nội dung biên bản làm việc với khách hàng:

 Liệt kê tất cả các lỗi phát sinh của khách hàng tại thời điểm đó

 Liệt kê tình trạng xử lý đối với các lỗi phát sinh

 Liệt kê thời hạn hẹn khách hàng để giải quyết từng vấn đề chưa xử lý được

 Biên bản phải được khách hàng ký xác nhận và đánh giá về sự hài lòng

Lỗi thực sự của khách hàng

 Lỗi đó không thể xử lý gián tiếp qua điện thoại mà phải xử lý trực tiếptại khách hàng

 Lỗi đó chưa được xử lý trước đó của khách hàng này

2.2 Các nghiệp vụ của bài toán

Ở đây ta xét các nghiệp vụ của bài toán chi tiết thông qua từng phòng ban

 Phòng kinh doanh: gồm các nghiệp vụ như: quản lý nhân viên, quản lý

khách hàng, báo cáo

 Nghiệp vụ quản lý nhân viên: đối với nghiệp vụ này công việc chínhbao gồm: có thể thêm, sửa, xoá thông tin về nhân viên Ở đây nhiệm vụchính là trưởng phòng phân công công việc chi tiết cho từng nhân viên

 Nghiêp vụ quản lý khách hàng:

Các hoạt động chính diễn ra:

 Cán bộ kinh doanh tìm kiếm thông tin khách hàng

 Sàng lọc thông tin khách hàng

 Khảo sát, phân tích và đánh giá

 Đề xuất phương án demo báo giá

 Đàm phán ký kết hợp đồng

 Thanh toán lần một

 Bàn giao cho phòng triển khai

Trong quá trình khảo sát khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh phải thutập thông tin, phân tích, đánh giá và sàng lọc những khách hàng thuộc đối tượngcủa công ty Nhưng công ty hay cá nhân sau khi đã sàng lọc trở thành khách hàng

Trang 18

tiềm năng của công ty Khi đó nhân viên phòng kinh doanh tập trung dữ liệu liênquan đến đối tượng đó cho vào kho khách hàng tiềm năng.

Qua các phương pháp và chiến lược thu hút khách hàng, khi khách hàng tiềmnăng đã ký kết hợp đồng với công ty thông qua nhân viên kinh doanh thì khi đókhách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức của công ty Lúc này cáchợp đồng ký kết được lưu giữ và khách hàng tiềm năng được lưu trữ dưới dạngkhách hàng chính thức và lúc này mọi thông tin liên quan đến khách hàng đượcchuyển cho phòng triển khai thực hiện tiếp công việc

Hàng ngày các cán bộ sẽ Xử lý giao dịch theo giai đoạn với nội dung sau:

 Tình trạng thực tế

 Kế hoạch thực hiện

Hệ thống báo cáo giai đoạn này trên phần mềm (điều kiện lọc báo cáo):

 Báo cáo lấy theo thời gian từ ngày … đến …năm… (hoặc lấy theotháng, quý, năm)

 Báo cáo tổng hợp khách hàng theo từng nhân viên kinh doanh và Phòng

KD theo giai đoạn.

 Báo cáo chi tiết khách hàng theo nhiều chỉ tiêu (của mỗi nhân viên KD)

theo thời gian.

 Báo cáo doanh số kế hoạch ký

 Báo cáo doanh số thực tế ký

 Báo cáo doanh số thu kế hoạch

 Báo cáo doanh số thu thực tế

Với báo cáo tổng hợp của Quản lý:

 Nhóm theo tình trạng gắn với nhân viên KD, có cột nhân viên.

 Nhóm theo tỉnh thành

 Nhóm theo kênh

 Nhóm theo thời gian (Tuần, tháng, Quý)

Với báo cáo chi tiết của nhân viên:

 Nhóm theo tình trạng

Trang 19

 Nhóm theo tỉnh thành.

 Nhóm theo Kênh

 Nhóm theo thời gian (Tuần, Tháng, Quý)

 Nghiệp vụ quản lý sự kiện: với nghiệp vụ này nhằm mục đích để quản lý cácloại sự kiện diễn ra của công ty như:

 Sự kiện hội thảo

 Sự kiện phát tờ rơi

 Sự kiện hội thảo nghành nghề

 Sự kiện hội thảo doanh nghiệp nước ngoài…

Qua nghiệp vụ này thì nhân viên, người quản lý có thể thực hiện thêm, sửa, xoá,hiệu chỉnh các sự kiện

Đưa ra các báo cáo hoạt động các sự kiện:

 Báo cáo tài liệu cần dùng cho sự kiện (check list)

 Báo cáo các sự kiện trong tuần, tháng, quý

 Báo cáo các sự kiện theo cán bộ KD phụ trách…

 Báo cáo các sự kiện theo hình thức sự kiện

 Báo cáo các sự kiện theo địa bàn tổ chức

 Báo cáo hiệu quả/kết quả sự kiện kế hoạch – thực tế: Số lượng DNtham dự, chi phí tổ chức, doanh số ký…

 Nghiệp vụ quản lý tài liệu, hồ sơ:

Với nghiệp vụ này có các chức năng sau: có thể thêm mới, chỉnh sửa, xoá một

hồ sơ tài liệu

Các loại tài liệu, hồ sơ bao gồm:

1 Tài liệu Marketing

 Tài liệu GT công ty

Trang 20

 Báo cáo lịch công việc của nhân viên.

 Báo cáo lịch công việc của tổng hợp các nhân viên PKD

 Phòng triển khai: gồm các nghiệp vụ: quản lý nhân viên, quản lý khách

hàng chính thức, báo cáo

 Quản lý nhân viên: gồm các công việc chính như:

 Quản lý thông tin nhân viên

 Quản lý và phân công công việc của từng nhân viên

 Quản lý khách hàng chính thức: đây là nghiệp vụ cho phép nhân viênphòng triển khai thực hiện các giao dịch với khách hàng thông qua sựphân công công việc của trưởng phòng Cán bộ phòng triển khai sẻ quản

lý thông tin chi tiết của khách hàng chính thức và tiến hành các giao dịchvới khách hàng chính thức: như thống nhất quy trình kế toán, khảo sát cácđặc thù, test phần mềm…

 Báo cáo: chức năng này cho phép đưa ra các báo cáo như:

 Báo cáo lịch về lịch công tác của nhân viên phòng triển khai

 Báo cáo về tình hình triển khai dự án của từng nhân viên theo tuần,tháng hay quý

 Báo cáo về tình kế hoạch triển khai

Trang 21

 Báo cáo thực tế đã triển khai các dự án

 Phòng lập trình: thực hiện các nghiệp vụ sau: quản lý nhân viên, tiếp nhận

yêu cầu phần mềm, lập trình…

 Phòng bảo hành (support): cũng như các phòng khác do hệ thống được

phân cấp chức năng theo phòng ban nên ở phòng bảo hành cũng có nghiệpvụ: quản lý nhân viên, báo cáo

Ngoài ra còn có các nghiệp vụ như: tiếp nhận hợp đồng bảo hành, xử lýlỗi Ở đây nghiệp vụ xử lý lỗi là nghiệp vụ quan trọng nhất trong tất cả cácnghiệp vụ của phòng triển khai

 Nghiệp vụ xử lý lỗi: Khi khách hàng trong qúa trình sử dụng sản phẩmcủa công ty nếu có các lỗi phát sinh thì sẽ được xử lý thông qua nghiệp

vụ này của phòng bảo hành Khi nhận thông tin lỗi phát sinh từ kháchhàng nhân viên phòng triển khai có thể xử lý lỗi trực tiếp qua tổng đài

1080 hay xử lý lỗi cho khách hàng qua chat ,email , điện thoại Những lỗiquá phức tạp không thể xử lý trực tiếp được thì cán bộ phòng triển khai sẻtrực tiếp đến xử lý cho khách hàng

 Báo cáo: Các báo cáo tuần về tình hình hỗ trợ khách hàng:

Khách hàng ký bảo trì và thu tiền trong tháng

- Khách hàng dự kiến thu

- Khách hàng ký bảo trì và thu tiền

Khách hàng có khả năng bảo trì trong tháng

Tập hợp lỗi phát sinh của các khách hàng tích luỹ kế từ đầu kỳ đến hiệntại

Trang 22

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ

THỐNG

3.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng

Trang 23

Nhằm đạt mục tiêu mô tả các chức năng cơ bản và thường dùng nhất, nêntrong đề tài này tôi sẽ chỉ đi sâu phân tích các chức năng cơ bản đó, còn các chứcnăng khác sẽ không được đưa vào, với ý niệm là đơn giản cho người sử dụng Nhìnvào biểu đồ ta thấy hệ thống gồm các chức năng chính sau:

 Quản lý phòng kinh doanh: mục đích của chức năng này là quản lý tất cả

thông tin liên quan đến phòng kinh doanh, đặc biệt là quản lý về khách hàng củacông ty thông qua các chức năng con sau:

 Tạo cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng

 Khảo sát phân tích đánh giá

 Quản lý lịch hẹn khách hàng

 Đàm phán, ký kết hợp đồng

 Thanh toán

 Quản lý phòng triển khai: Mục đích của chức năng này là quản lý về khách

hàng chính thức của công ty, thực hiện các giao dịch với khách hàng này Chứcnăng này gồm các chức năng con:

 Quản lý phòng lập trình: phòng lập trình là phòng có nhiệm vụ tạo ra sản

phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, với các công việc sau:

 Tiếp nhận yêu cầu phần mềm và phân việc xây dựng phần mềm

 Lập trình

 Quản lý phòng bảo hành: chức năng chính của phòng này là bảo trì phần mềm

cho khách hàng, ký các hợp đồng bảo trì hay nâng cấp mới theo yêu cầu củakhách hàng Chức năng này được phân rã thành các chức năng con sau:

 Tiếp nhận hợp đồng bảo hành

Trang 24

 Quản lý lịch bảo hành.

 Xử lý lỗi và nâng cấp phần mềm

3.2 Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu

Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Tác nhân trong

Nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian

Người hay tổ chức ngoài hệ thống có giao tiếp với hệ thống

Một chức năng hay một hệ con của hệ thống nhưng được mô

Bảng 3.2: Các ký hiệu sử dụng trong biểu đồ dữ liệu

Xử lý

lỗi Khách hàngtiềm năng Khách

hàng

Danh sách lỗi phát sinh

Quản lý P.KD

Trang 25

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Quản lý nội bộ công ty SIS Việt NamKhách hàng

Nhìn vào biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ta thấy được các giao dịch

Trang 26

 Khách hàng cũng có thể giao dịch dán tiếp thông qua gọi điện thoại,chat hay gửi mail, thông qua internet

 Khách hàng có thể giao dịch bằng giấy tờ khi mà khách hàng ký hợpđồng, biên bản nghiệm thu, thông qua các hồ sơ, tài liệu khác

 Hệ thống này sẽ quản lý khách hàng của mình thông qua các danh mụckhách hàng: khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, khách hàngbảo trì và thông qua sự quản lý của từng phòng ban

Nhằm mục đích đơn giản trong việc quản lý ta phân rã chức năng của hệthống quản lý nội bộ công ty SIS thành các chức năng con Các phân rã này sẽ phảiđảm bảo các nguyên tắc cơ sau

 Bảo toàn tác nhân ngoài: khách hàng

 Bảo toàn luồng thông tin của các chức năng được phân rã, đó là cácgiao tiếp qua hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu với kháchhàng

 Có các kho dữ liệu như: kho khách hàng tiềm năng, khách hàng chínhthức, hồ sơ khảo sát

Cụ thể của quá trình phân rã này sẽ là: hệ thống quản lý nội bộ sẽ được chiathành các hệ thống con sau:

 quản lý phòng kinh doanh

 quản lý phòng triển khai

 quản lý phòng lập trình

 quản lý phòng bảo hành

Trang 27

3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 3.3: Biểu đồ mức đỉnh của hệ thống

Trang 28

3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

3.5.1 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng kinh doanh”

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng kinh doanh”

Trang 29

Với các thao tác và yêu cầu tương tự như quá trình trên, biểu đồ trên được phân

rã thành biểu đồ chi tiết hơn nữa Đó là việc chia chức năng quản lý phòng kinhdoanh thành các chức năng con là:

 Tạo CSDL khách hàng tiềm năng: chức năng này cho phép tạo CSDL kháchhàng tiềm năng của công ty Qua quá trình tìm kiếm thông tin khách hàng trênthị trường bằng rất nhiều phương pháp Từ các thông tin thu thập được cán bộphòng kinh doanh tiến hành phân tích, sàng lọc thông tin khách hàng có nhiềukhả năng sử dụng phần mềm của công ty nhất cho vào kho khách hàng tiềmnăng

 Khảo sát, phân tích và đánh giá: Thông qua chức năng này cán bộ phòng kinhdoanh phân tích và tìm được danh sách các khách hàng có khả năng lớn mua sảnphẩm của công ty

 Quản lý lịch hẹn khách hàng: Chức năng này quản lý về thông tin các cuộc hẹnvới khách hàng

 Đàm phán, ký hợp đồng: Cán bộ kinh doanh thông qua chức năng này tiến hànhđàm phán với khách hàng, làm hợp đồng và ký kết hợp đồng với khách hàng

 Thanh toán: Chức năng này thực hiện việc thu tiền lần môt của khách hàng

Trang 30

3.5.2 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng triển khai”

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng triển khai”

Trang 31

Qua biểu đồ luồng dữ liệu trên ta thấy chức năng quản lý phòng triển khai đượcphân rã thành các chức năng sau:

 Tiếp nhận khách hàng chính thức: ở đây chức năng này thực hiện tiếp nhậnthông tin khách hàng chính thức thông qua phòng kinh doanh và lưu vào kho

hồ sơ khách hàng chính thức

 Quản lý lịch triển khai: khi đã có tiếp nhận thông tin của khách hàng chínhthức thì cán bộ phòng triển khai tiến hành thu xếp các cuộc hẹn với kháchhàng với mục đích là hoàn thành tốt việc triển khai phần mềm cho kháchhàng

 Thống nhất quy trình kế toán: thông qua chức năng này cán bộ phòng triểnkhai khảo sát thực tế khách hàng và thống nhất quy trình kế toán với kháchhàng

 Test đặc thù: chức năng này thực hiện công việc test sản phẩm lấy từ phònglập trình với khách hàng

 Làm tài liệu: cán bộ triển khai viết tài liệu, sách hướng dẫn sử dụng chokhách hàng

 Thanh toán: khách hàng thanh toán tiền còn lại trong hợp đồng cho công ty

mà trực tiếp là cán bộ phòng triển khai thông qua chức năng thanh toán

Trang 32

3.5.3 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng lập trình”

Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng lập trình”

Biểu đồ trên thể hiện sự phân rã chức năng quản lý phòng lập trình thành cácchức năng con:

 Tiếp nhận yêu cầu phần mềm và phân tích: Thông qua chức năng này cán

bộ lập trình nắm bắt được các yêu cầu về phần mềm cần xây dựng và tiếnhành phân tích nó

 Lập trình: Đây là chức năng mà các cán bộ phòng lập trình cần thực hiện

để tạo ra sản phẩm theo đúng yêu cầu cho khách hàng

Trang 33

3.5.4 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng bảo hành”

Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản phòng bảo hành” Nhìn vào biểu đồ ta thấy chức năng quản lý phòng bảo hành được phân rãthành các chức năng con sau:

 Tiếp nhận hợp đồng bảo hành: Ở đây chức năng này có thể tiếp nhận trựctiếp từ phòng triển khai các khách hàng đang trong thời hạn bảo hành Hoặc

Trang 34

cán bộ bảo hành cũng có thể tiến hành các giao dịch với khách hàng đã hếthạn bảo hành và có nhu cầu ký tiếp hợp đồng bảo hành Các giao dịch đó là:

 Thu thông báo hết hạn bảo hành tới khách hàng

 Khách hàng yêu cầu bảo hành mới

 Bảng báo giá và hợp đồng bảo hành

 Thanh toán tiền

 Quản lý lịch hẹn bảo hành: thông qua chức năng này cán bộ phòng bảohành nắm bắt được thông tin về các cuộc hẹn với khách hàng nhằm mụcđích chăm sóc khách hàng chu đáo hơn

 Xử lý lỗi: Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu phát sinh lỗikhách hàng sẽ yêu cầu cán bộ bảo hành xử lý các lỗi phát sinh đó

Các biện pháp xử lý lỗi:

 Xử lý trực tiếp thông qua tổng đài 1080

 Xử lý thông qua chat, email, điện thoại

 Cán bộ bảo hành đến tận cơ sở xử lý

Trang 35

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU4.1 Giới thiệu về cơ sở dữ liệu

 Các khái niệm cơ bản

 Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau sao

cho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng làtách biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùngkhác nhau cũng như nhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác vàchia xẻ một cách chọn lọc lúc cần

 Thực thể: Là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông tin

quản lý Một thực thể xác định tên và các thuộc tính

 Thuộc tính: Là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy.

 Lược đồ quan hệ: Tập các thuộc tính của một quan hệ Lược đồ một quan

hệ gồm các thuộc tính của thực thể cùng với các mệnh đề ràng buộc

VD: Lược đồ một quan hệ

R = <x, w> = ( A1:D1,A2:D2, , An :Dn , M)Trong đó: R là một lược đồ quan hệ

Ai: tên thuộc tính

Di: miền xác định của thuộc tínhM: mệnh đề ràng buộc

Nội dung của một lược đồ quan hệ gọi là các bộ

 Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn

Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của thuộctính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia Sự phụ thuộc này có thể là giántiếp hay trực tiếp

Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng quiđịnh giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khoá

Trang 36

Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá có trong

đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau Các dạng chuẩn

cơ bản:

* Dạng chuẩn 1

* Dạng chuẩn 2

* Dạng chuẩn 3 Các dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữliệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽđược phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn có dạng chuẩn 3

 Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ

 Cho một lược đồ quan hệ dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùngkhông cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu Tiện lợi cho người dùng khôngchuyên tin học

 Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý

 Cho khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao

 Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cáchtruy nhập

 Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu

 Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng

 Cơ sở toán học phong phú, chắc chắn:

* Lý thuyết quan hệ

* Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin

4.2 Xác định các thực thể và thuộc tính của thực thể cho hệ thống

Tiêu đề	Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Nội Bộ Công Ty Cổ Phần SIS Việt Nam
Tác giả	Nguyễn Thị Thanh Thủy, Nguyễn Thị Thu Hoài
Người hướng dẫn	Thạc Sỹ Tống Minh Ngọc
Trường học	Đại học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	báo cáo chuyên đề
Năm xuất bản	2008
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	76
Dung lượng	3,93 MB

Tài liệu tham khảo	Loại	Chi tiết
1. Ban biên soạn, VN-GUIDE @ , Những bài thực hành Foxpro, Nhà xuất bản Thống Kê	Khác
2. Ebook giáo trình lý thuyết Foxpro	Khác
3. Ebook giáo trình bài tập Foxpro	Khác
4. Nguyễn Văn Ba, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2006Tiếng Anh	Khác
1. Help của Visual Foxpro	Khác