“Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam

Đối với công ty Cổ phần SIS Việt Nam, tuy là một công ty cổ phần chuyên sâu trong lĩnh vực phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp nhưng bản thân SIS Việt Nam chưa sử dụng một phần mềm

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp, hiện nay về cơ bản em đã hoàn thành được các mục tiêu đã đặt ra Có được kết quả đó là do quá trình phấn đấu và nỗ lực của bản thân, cùng với sự động viên của gia đình, bạn bè và thầy

cô Đó chính là niềm khích lệ lớn giúp em có thể hoàn thành thật tốt khóa luận tốt nghiệp này

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến T.S Nguyễn Thị Thu Thủy đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên, các phòng ban của Công ty Cổ phần SIS Việt Nam đã cung cấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty để

em có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Em xin được gửi lời tri ân tới các thầy cô giáo Trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã cho em có cơ hội học tập và tiếp thu những kiến thức để em có thể chuẩn bị nền tảng tốt cho công việc sau này.Mặc dù có nhiều cố gắng, song do sự eo hẹp về thời gian và sự hạn chế về kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy, cô trong khoa, các anh chị trong công ty Cổ phần SIS Việt Nam

để tài khóa luận được hoàn thiện hơn

Kính chúc thầy cô luôn luôn mạnh khỏe, hạnh phúc!

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015 Sinh viên thực hiện

Trần Thị Lệ

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

THUẬT

NGỮ

DSS Decision Support System Hệ thống trợ giúp ra quyết định

ESS Executive Support Sytem Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành

Hệ thống thông tin quản lý

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SIS VIỆT NAM

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Hiện nay, ngành công nghệ thông tin ngày một phát triển, cùng với đó là rất nhiều ứng dụng công nghệ thông tin mang lại hiệu quả cao cho các lĩnh vực kinh tế, xã hội Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều công ty trong nước với quy mô vừa và nhỏ ít ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên họ chưa có sự đồng bộ trong quản lý từ trên xuống dưới Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là rất cần thiết Ứng dụng CNTT giúp cho công ty có sự gắn kết giữa các bộ phận, quản lý chặt chẽ hơn và làm tăng hiệu quả trong công việc Đồng thời tin học hóa giúp người quản lý tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn so với quản lý trên giấy tờ, thu hẹp không gian lưu trữ và tính bảo mật thông tin cao, giúp cho công việc tìm kiếm và xử lý thông tin nhanh, đáp ứng yêu cầu của công việc

Để có được đội ngũ người lao động có chất lượng cao – tài sản vô giá của mỗi doanh nghiệp lại là vấn đề không hề đơn giản, bởi vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu

tố, trong đó có yếu tố tiền lương Đây vừa là yếu tố duy trì, vừa là công cụ hữu hiệu để các nhà quản trị, quản lý tốt đội ngũ người lao động trong doanh nghiệp Tiền lương là một vấn đề không hề đơn giản, bởi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động tồn tại mâu thuẫn thông qua vấn đề tiền lương Đứng dưới góc độ doanh nghiệp thì tiền lương được coi là một khoản chi phí, còn đối với người lao động thì tiền lương lại chính là khoản thu nhập giúp họ tái sản xuất sức lao động Vì thế giải quyết tốt mâu thuẫn cố hữu này đã và đang trở thành bài toán đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức

Đối với công ty Cổ phần SIS Việt Nam, tuy là một công ty cổ phần chuyên sâu trong lĩnh vực phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp nhưng bản thân SIS Việt Nam chưa sử dụng một phần mềm tính lương nào, bản thân các phiên bản của phần mềm SAS cũng không có phân hệ tính lương và các khoản trích theo lương Việc tính lương và các khoản trích theo lương, lên các báo cáo tiền lương chỉ mới sử dụng Microsoft Excel Tuy việc sử dụng Excel có nhiều tiện lợi như: không tốn kém, dễ sử dụng và bảo quản,… nhưng có nhiều khó khăn như: không đáp ứng được mô hình các bài toán có tổ chức dữ liệu lớn, tốc độ xử lý giảm khi có nhiều người sử dụng và kích thước dữ liệu lớn, công việc vẫn còn nhiều công đoạn thủ công

Từ những phân tích trên ta thấy cần thiết phải có một cách nào đó để quản lý vấn

đề tiền lương để doanh nghiệp vừa có một đội ngũ mạnh về chuyên môn, tốt về phẩm chất và giỏi về trí tuệ, lại vừa giải quyết tốt vấn đề an sinh của nhân viên Hơn thế nữa, ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp tin học trong công tác quản

lý Trong đó công tác quản lý tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng đối

với tất cả các doanh nghiệp Vì vậy em đã lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam” là luận văn tốt

nghiệp của mình

Đề tài giúp công ty Cổ phần SIS Việt Nam có hướng quản lý lương hiệu quả, thực hiện việc tính toán và chi trả lương cho nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đưa ra những báo cáo cần thiết về tiền lương sẽ giúp công ty có những quyết định đúng đắn về tiền lương và chế độ đãi ngộ với nhân viên Mặt khác, lương là một công cụ hữu hiệu để khuyến khích nhân viên, việc trả lương đúng đắn, khen thưởng kịp thời sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên làm việc hăng say và gắn

bó với công ty hơn Do đó việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam là vô cùng cần thiết và có ý nghĩa

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Như đã nói ở trên, quản lý lương có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của CNTT như hiện nay có rất nhiều công trình nghiên cứu về HTTT quản lý lương, một số công trình về phân tích thiết kế HTTT quản lý lương đã được thực hiện Ngày nay phần mềm quản lý lương ngày càng được

sử dụng một cách phổ biến tại nước ta, với các tính năng hỗ trợ một cách toàn diện công tác quản lý chấm công, quản lý tính lương và các khoản trích theo lương… đã giúp sức cho các nhà quản lý rất nhiều Để hỗ trợ quản lý lương cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các yêu cầu cơ bản của quản lý chuyên nghiệp, nó đòi hỏi quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng thực trạng của từng doanh nghiệp, từ đó có thể thiết kế được phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp đó Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý lương nên đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu tới vấn đề này Sau đây là một

số đề tài nghiên cứu liên quan:

Luận văn tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại

Công ty thiết bị điện Cửu Long”, Lê Ánh Ngọc - lớp Tin 45C - Khoa Quản trị hệ thống

thông tin kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân

Luận văn tốt nghiệp của tác giả Lê Ánh Ngọc đã làm rõ một số lý thuyết về phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc Luận văn đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xây dựng được mã chương trình

Luận văn tốt nghiệp: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương tại

công ty TNHH Trí Việt”, Nhâm Đức Phúc - lớp K50CNPM - khoa Công nghệ thông

tin, Đại học Công nghệ Đại học quốc gia Hà Nội

Luận văn tốt nghiệp của tác giả Nhâm Đức Phúc đã đưa ra những lý thuyết về xây dựng hệ thống thông tin, từ đó tiến hành các bước phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống thông tin quản lý lương được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được một số yêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở bước thiết kế giao diện cho hệ thống

Từ thực tế tìm hiểu, tham khảo nhiều đề tài nghiên liên quan như đã trình bày ở trên, tôi nhận thấy tuy các đề tài đã có sự phân tích cơ sở lý luận về phân tích thiết kế

hệ thống, đã ứng dụng được phần nào cho công tác quản lý lương ở các doanh nghiệp xong đề tài nào cũng tồn tại một số vấn đề: mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế; không hỗ trợ sử dụng lại: các chương trình phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, không thể dùng lại một modul nào đó trong hệ thống này cho hệ thống mới với các yêu cầu về dữ liệu khác; có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung dẫn đến khó kiểm soát

Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam” trình bày trong khóa luận tốt nghiệp này sẽ được tiến hành xây

dựng theo phương pháp hướng đối tượng và sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát

hệ thống hướng đối tượng – UML Do hệ thống được phân tích thiết kế theo hướng đối tượng nên sẽ có nhiều ưu điểm như dễ nâng cấp hơn vì dữ liệu và các hàm có thể bổ sung vào các đối tượng dễ dàng khi hệ thống mở rộng Chương trình ngắn gọn hơn do loại bỏ được các đoạn chương trình lặp lại Hơn nữa, hệ thống được thiết kế theo hướng đối tượng mô tả và phản ánh khá trung thực và đầy đủ hệ thống trong thực tế

1.3 Mục tiêu của đề tài

Công tác quản lý tiền lương là một bộ phận quan trọng đối với công tác quản lý nguồn nhân lực Bởi việc đưa ra các chính sách về lương thỏa đáng sẽ góp phần quyết định nâng cao hiệu suất làm việc cũng như niềm tin của nhân viên đối với tổ chức Mặt khác, các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực phục vụ trực tiếp cho việc trả lương đối với từng nhân viên như: theo dõi toàn bộ tiến độ các dự án, năng lực,…

và lập bảng thống kê là khá lớn Chỉ tính riêng công tác theo dõi tiến độ các dự án đã tốn khá nhiều thời gian Các công việc có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá con người phải cần đến rất nhiều thông tin, đa dạng và phức tạp Mọi công việc đó, từ quản lý đến kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin đều phải làm thủ công, tốn công sức Do đó không đáp ứng được thời gian khi có yêu cầu báo cáo và có thể là số liệu chưa đủ độ tin cậy cao trong quản lý

Chính vì vậy, việc đưa hệ thống tin học phục vụ công tác quản lý tiền lương sẽ đáp ứng được một cách hiệu quả các yêu cầu của công tác đó Nó sẽ làm giảm đi đáng

kể công sức và thời gian, số liệu đảm bảo chính xác, đủ độ tin cậy cao trong quản lý

Nó đưa đến cho nhà quản lý những thông tin kịp thời và chính xác giúp việc kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin và in ấn các biểu mẫu báo cáo được kịp thời, khắc phục tình trạng làm thủ công Từ đó, tạo điều kiện cho việc quản lý được chặt chẽ, các tác nghiệp quản lý được nhanh chóng

Mục tiêu của khóa luận tốt nghiệp này là phân tích thiết kế được hệ thống quản lý lương đơn giản nhưng hiện đại, hoàn thiện và phù hợp với khả năng của công ty về tài chính cũng như nhân lực mà còn đủ yêu cầu về chức năng quản lý của Công ty cổ phần SIS Việt Nam

Trong đó, hệ thống thông tin được xây dựng mới phải đáp ứng được một số yêu cầu cụ thể sau:

Đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ quản lý lương của công ty

Hệ thống dễ sử dụng, dễ bảo hành, bảo trì

Hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác trong tương laiCung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty, đặc biệt là bộ phận kế toán tiền lương một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ

Tính lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân của cán bộ nhân viên

Lên báo cáo liên quan tới tiền lương trong công ty

Hệ thống dễ sử dụng, dễ bảo hành, bảo trì.

Hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai.Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty Cổ phần SIS Việt Nam cùng với các hoạt động, quy trình quản lý lương của công ty và hệ thống lý thuyết về UML

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Nghiên cứu HTTT quản lý lương tại Công ty cổ phần SIS Việt Nam Đánh giá thực trạng về công tác quản lý lương tại Công ty cổ phần SIS Việt Nam.Thời gian: Thời gian nghiên cứu đề tài từ 5/1/2015 đến 31/1/2015

Nguồn số liệu nghiên cứu từ năm 2011 đến cuối năm 2014

Các lý thuyết cơ bản về thông tin, hệ thống thông tin, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng với UML Các bước triển khai phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cụ thể cho công tác quản lý lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam

1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài

1.5.1 Phương pháp nghiên cứu đề tài:

Thu thập thông tin tại Công ty Cổ phần SIS Việt Nam là công việc quan trọng quyết định tạo nên chất lượng chuyên đề thực tập Thu thập thông tin gì, như thế nào, bao nhiêu là đủ là một bài toán khó Với mỗi phần mềm quản lý tại mỗi công ty cần sử dụng các phương pháp thu thập phù hợp

Phương pháp nghiên cứu tài liệu:

Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đối tượng cần tìm hiểu Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phân tích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cần thiết Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữ liệu thành nguồn thông tin hữu ích

Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong khóa luận tốt nghiệp này nhằm thu thập được các dữ liệu sơ cấp (bảng câu hỏi phỏng vấn) và thứ cấp (các lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống, các thông tin trên website, các bài nghiên cứu, tìm hiểu về công ty Cổ phần SIS Việt Nam …) để làm nguồn tài liệu hữu ích cho quá trình phân tích, xử lý sau này

Phương pháp thu thập tài liệu:

Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng hệ thống thông tin quản lý lương hiện tại và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý lương mới của công ty.

Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý lương tại công ty.

Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, bản tin công ty để tìm hiểu tình hình chung về công ty và các nghiệp vụ quản lý lương của công ty.

Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống.

Tại SIS Việt Nam, phương pháp tự nghiên cứu tài liệu rất được khuyến khích Đối với mỗi sinh viên thực tập ngay từ khi được nhận thực tập tại đây đều được cung cấp tài khoản trên Lotus – một môi trường cung cấp, chia sẻ tài liệu, kiến thức cho toàn bộ nhân viên công ty Ngoài ra, nhân viên hướng dẫn sinh viên thực tập cũng cung cấp rất nhiều tài liệu để sinh viên tự học.

Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu

Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý lương và tình hình hệ thống thông tin quản lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này.Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của

đề tài

Phương pháp quan sát

Là phương pháp được sử dụng mọi lúc, nọi nơi, đòi hỏi sự chủ động của bản thân mỗi người Qua quan sát, sinh viên sẽ thu được rất nhiều kiến thức cũng như nảy sinh các vấn đề còn thắc mắc

Phương pháp phỏng vấn

Tại SIS Việt Nam, toàn bộ nhân viên công ty đều sử dụng phần mềm Skype là phương tiện liên lạc, không những giữa nhân viên công ty mà còn là công cụ liên lạc với khách hàng Sinh viên thực tập tại đây cũng không ngoại lệ Qua Skype, sinh viên

có thể dễ dàng trao đổi các vấn đề phục vụ cho công tác nghiên cứu của mình Tất cả các nhân viên đều rất nhiệt tình, thân thiện giúp đỡ sinh viên

1.5.2 Công cụ thực hiện đề tài

Microsoft SQL server

Microsoft SQL server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database management system – RDBMS) do Microsoft phát triển SQL Server là một

hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạng máy tính hoạt động theo mô hình khách chủ cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dùng truy xuất đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của từng người dùng trên mạng Ngôn ngữ truy vấn quan trọng của Microsoft SQL server là Transact-SQL Transact-SQL là ngôn ngữ SQL mở rộng dựa trên SQL chuẩn của ISO (International Organization for Standardization) và ANSI (American National Standards Institute) được sử dụng trong SQL Server Đặc biệt Microsoft SQL 2008 có nhiều tính năng đặc biệt, tính năng mã hóa dữ liệu: cho phép toàn bộ cơ sở dữ liệu, các bảng và dữ liệu có thể được mã hóa

mà không cần phải lập trình ứng dụng Trong SQL Server 2008, toàn bộ cơ sở dữ liệu đều có thể được mã hóa bằng SQL Engine Phương pháp này mã hóa tất cả dữ liệu và các file bản ghi cho cơ sở dữ liệu Sử dụng phương pháp này, tất cả các chỉ mục và bảng cũng được mã hóa

Tính năng mã hóa tiếp theo là Backup Encryption SQL Server 2008 có một phương pháp mã hóa các backup dùng để tránh lộ và can thiệp của người khác vào dữ liệu Thêm vào đó, việc phục hồi backup có thể được hạn chế với từng người dùng cụ thể

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic:

Gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng bằng đồ hoạ (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn thấy ngay kết quả qua trong thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện

Có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động, có thể sử dụng các chức năng của Windows mà không mất công thiết kế lại như sử dụng các hộp thoại chung với Windows, truy xuất tới các thư viện liên kết động Visual Basic có thể liên lạc với các công cụ khác chạy trong Windows qua công nghệ OLE.

Visual Basic có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: SQL, Access, Foxpro, Dbase,… và đặc biệt hơn là các chương trình xử lý dữ liệu do Visual Basic tạo ra không hề phải phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu mẹ giống như Access Mặt khác, Visual Basic làm cho CSDL dễ bảo trì hơn, cho phép dễ dàng xây dựng các ứng dụng vào Internet.

Rational Rose

Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho phát triển các hệ phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ UML Rational Rose cho phép tạo, quan sát, sửa đổi

và quản lý các biểu đồ một cách trực quan Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấp thống nhất với các ký hiệu trong UML.

Sử dụng Rational Rose để thiết kế các sơ đồ sau: Biểu đồ use case, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự

Vì những lý do trên nên em quyết định chọn Microsoft SQL 2008 để tổ chức cơ

sở dữ liệu, chọn Rational Rose để mô hình hóa hướng hệ thống và chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế giao diện cho phần mềm này

1.6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần chính:

Phần I: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương tại

công ty Cổ phần SIS Việt Nam

Trình bày tổng quan về đề tài nghiên cứu Đây là chìa khoá để phát triển đề tài xây dựng cơ sở lý luận, phân tích thực trạng hệ thống quản lý lương tại Công ty cổ phần SIS Việt Nam

Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam

Làm rõ cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý lương, phân tích tình hình thực

tế vấn đề nghiên cứu, chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm của thực tế cũng như nguyên nhân cần phải thay đổi, cải tiến

Phần III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương tại công ty Cổ phần

SIS Việt Nam

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý lương cho Công ty cổ phần SIS Việt Nam và kiến nghị để khắc phục những nhược điểm, cải thiện tình hình thực tế mà phần 2 đã chỉ ra

PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SIS VIỆT NAM.

2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu

2.1.1 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Trong hoạt động có trao

đổi vào ra với môi trường ngoài (Theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin,

Thạc Bình cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội)

Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn

thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng Thông tin vừa là nguyên liệu đầu

vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý,

hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp (Theo Giáo

trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê,

Hà Nội)

Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn

lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức

Sơ đồ 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

(Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình Cường)

Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống

HTTT trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các

thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phối hợp và kiểm soát trong doanh nghiệp Mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tiếp nhận các thông tin

HTTT quản lý(Management Information System- MIS): Là hệ thống tổng hợp các

thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu thau thập từ môi trường bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn cho các nhà quản lý các cấp

Khái niệm hệ thống thông tin quản lý lương: Hệ thống thông tin quản lý lương là

hệ thống thông tin bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (chấm công, quản lý, trả lương, thưởng phạt, v.v ) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

Vai trò của hệ thống thông tin quản lý lương: Hệ thống thông tin quản lý lương

mang lại những chức năng riêng biệt quan trọng cho doanh nghiệp như: Tính toán lương phải trả cho nhân viên, in phiếu thanh toán lương, tính các khoản trích theo lương, tính thuế thu nhập cho các cán bộ công nhân viên Với hệ thống tính lương riêng biệt cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương cơ bản và từ đó tính ra tổng thu nhập mà cán bộ công nhân viên được hưởng để từ đó in báo cáo thuế thu nhập cá nhân để nộp cho cơ quan thuế

2.1.2 Quy trình phân tích hệ thống thông tin

Gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới

Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng như phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp các đối tượng liên quan (giám đốc, nhân viên, vị trí làm việc…), lập phiếu điều tra, thăm dò, quan sát, thu nhập mẫu biểu Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế Nếu biết cách đặt các câu hỏi thiết thực thì biết càng nhiều thông tin về môi trường họat động của một tổ chức, càng dễ hiểu các vấn đề đang được đặt ra và tìm được phương án giải quyết Sau khi có được các kết quả phân tích hiện trạng, phân tích viên phải biết cách tổng hợp các dữ liệu, các xử lý thu nhập được và hợp thức hóa Với mục đích nắm được các thông tin của hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất

Phân tích hệ thống

Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu) Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính Gồm 4 bước thực hiện:

Bước 1: Phân tích, phê phán HTTT hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các vấn đề cần giải quyết theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng Bước 2 : Xác định các mục tiêu mới của các dự án, khả năng sinh lãi, thời gian trả lãi… nếu như việc này chưa được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch

Bước 3 : Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí triển khai phân hệ (dự án), chi phí hoạt động trong tương lai, kết hợp phân tích ưu điểm và khuyết điểm của từng giải pháp

Bước 4: Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó

đã xác định Nếu không tìm được những người như vậy hoặc chi phí ước tính cao so với mục tiêu đề ra thì phải quay lên bước 2 Bước 4 trong trường hợp này thường lặp

đi lặp lại nhiều lần

Giao diện giữa HTTT và NSD: xác định HTTT cung cấp những gì cho NSD và ngược lại, NSD có thể khai thác được những gì từ HTTT? Các công việc và các cài đặt cần thực hiện là triển khai kế hoạch, phân công nhóm làm việc,… Kết quả của đặc tả

là tập hợp các văn bản hồ sơ hay tư liệu về quá trình phân tích và thiết kế HTTT Với mục đích nắm được tính khả thi của HTTT định triển khai, ước lượng được chi phí triển khai hệ thống để có thể tiến hành xây dựng HTTT

Thiết kế hệ thống

Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế Tại thời điểm này

đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích Nhiệm vụ chính là chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý Công việc thực hiện: Thiết kế tổng thể , thiết kế giao diện, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế các kiểm soát, thiết kế phần mềm

Cài đặt hệ thống

Giai đoạn thực hiện: xây dựng hệ thống bao gồm xây dựng các file cơ bản, viết

các chương trình thực hiện các chức năng của hệ thống mới tương ứng với các kiểu

khai thác đã đặt ra, làm tài liệu sử dụng để hướng dẫn cho người sử dụng, làm tài kiệu

kỹ thuật cho các chuyên gia tin học phát triển hệ thống sau này

Giai đoạn chuyển giao hệ thống: hiệu chỉnh hệ thống, vận hành thử bằng số

liệu giả để phát hiện sai sót, đưa hệ thống vào khai thác thử nghiệm, đào tạo người sử dụng tại mỗi vị trí trong hệ thống, chuyển giao hệ thống

Giai đoạn bảo trì hệ thống: sửa đổi, khắc phục những thiếu sót của hệ thống và

làm cho hệ thống thích nghi hơn, thuận tiện hơn trong sử dụng

2.1.3 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Có hai phương pháp pháp phân tích thiết kế HTTT: Phương pháp hướng cấu trúc

và phương pháp hướng đối tượng

2.1.3.1 Phương pháp hướng cấu trúc

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định Trong phương pháp hướng cấu trúc, phần mềm được thiết kế dựa trên một trong hai hướng: hướng dữ liệu và hướng hành động

Cách tiếp cận hướng dữ liệu xây dựng phần mềm dựa trên việc phân rã phần mềm theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó Cách tiếp cận hướng dữ liệu sẽ giúp cho những người phát triển hệ thống dễ dàng xây dựng ngân hàng dữ liệu

Cách tiếp cận hướng hành động lại tập trung phân tích hệ phần mềm dựa trên các hoạt động thực thi các chức năng của phần mềm đó

Phương pháp hướng cấu trúc tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc Phương pháp này có

ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng, chương trình sáng sủa dễ hiểu Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm sau: Không hỗ trợ việc sử dụng lại, các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn: nếu hệ thống thông tin lớn, việc phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải là dễ

dàng và dễ gây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử

và bảo trì

2.1.3.2 Phương pháp hướng đối tượng

Phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả

dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận này em lựa chọn phân tích thiết kế theo hướng đối tượng Vậy phương pháp này có những ưu điểm nổi trội hơn phương pháp hướng chức năng như sau:

So sánh đặc điểm của hai phương pháp

Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng

Tập trung vào công việc cần thực

hiện

Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm

Chương trình lớn được chia thành

các hàm nhỏ hơn Chương trình được chia thành các đối tượng.Các hàm truyền thông tin cho nhau

thông qua cơ chế truyền tham số

Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin qua các hàm với cơ chế thông báo

Đóng gói chức năng (sử dụng hàm

mà không cần biết nội dung cụ thể)

Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thể truy cập trực tiếp thành phần dữ liệu của đối tượng

mà phải thông qua các phương thức)

Dữ liệu trong hệ thống được

chuyển động từ hàm này sang hàm

khác

Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên cấu trúc dữ liệu đó

Thiết kế chương trình theo cách

tiếp cận từ trên xuống

Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận

từ dưới lên

Bảng 2.1 Bảng so sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.

Ý tưởng

Ý tưởng cơ bản của việc tiếp cận hướng đối tượng là phát triển một hệ thống bao gồm các đối tượng độc lập tương đối với nhau Mỗi đối tượng bao hàm trong nó cả dữ liệu và các xử lý tiến hành trên các dữ liệu này được gọi là bao gói thông tin Ví dụ khi

đã xây dựng một số đối tượng căn bản trong thế giới máy tính thì ta có thể chắp chúng lại với nhau để tạo ứng dụng của mình

Ưu điểm của mô hình hướng đối tượng

Đối tượng độc lập tương đối: che giấu thông tin, việc sửa đổi một đối tượng không gây ảnh hưởng lan truyền sang đối tượng khác

Những đối tượng trao đổi thông tin được với nhau bằng cách truyền thông điệp làm cho việc liên kết giữa các đối tượng lỏng lẻo, có thể ghép nối tùy ý, dễ dàng bảo trì, nâng cấp, đảm bảo cho việc mô tả các giao diện giữa các đơn thể bên trong hệ thống được dễ dàng hơn Việc phân tích và thiết kế theo cách phân bài toán thành các đối tượng là hướng tới lời giải của thế giới thực Các đối tượng có thể sử dụng lại được

do tính kế thừa của đối tượng cho phép xác định các modul và sử dụng ngay sau khi chúng chưa thực hiện đầy đủ các chức năng và sau đó mở rộng các đơn thể đó mà không ảnh hưởng tới các đơn thể đã có

Hệ thống hướng đối tượng dễ dàng được mở rộng thành các hệ thống lớn nhờ tương tác thông qua việc nhận và gửi các thông báo Xây dựng hệ thống thành các thành phần khác nhau Mỗi thành phần được xây dựng độc lập và sau đó ghép chúng lại với nhau đảm bảo được có đầy đủ các thông tin giao dịch

Việc phát triển và bảo trì hệ thống đơn giản hơn rất nhiều do có sự phân hoạch rõ ràng, là kết quả của việc bao gói thông tin và sự kết nối giữa các đối tượng thông qua giao diện, việc sử dụng lại các thành phần đảm bảo độ tin cậy cao của hệ thống

Cho phép áp dụng các phương pháp phát triển mà gắn các bước phát triển, thiết

kế và cài đặt trong quá trình phát triển phần mềm trong một giai đoạn ngắn

Quá trình phát triển phần mềm đồng thời là quá trình cộng tác của khách hàng, người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế, nhà phát triển, chuyên gia lĩnh vực, chuyên gia kỹ thuật…nên lối tiếp cận này khiến cho việc giao tiếp giữa họ với nhau được dễ dàng hơn.Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng là tính tái sử dụng: bạn có thể tạo các thành phần (đối tượng) một lần và dùng chúng nhiều lần sau đó Vì các đối tượng đã được thử nghiệm kỹ càng

trong lần dùng trước đó, nên khả năng tái sử dụng đối tượng có tác dụng giảm thiểu lỗi

và các khó khăn trong việc bảo trì, giúp tăng tốc độ thiết kế và phát triển phần mềm.Phương pháp hướng đối tượng giúp chúng ta xử lý các vấn đề phức tạp trong phát triển phần mềm và tạo ra các thế hệ phần mềm có quy mô lớn, có khả năng thích ứng và bền chắc

UML và công cụ phát triển hệ thống

Giới thiệu UML

Khái niệm: UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát được xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triển phần mềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên quan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn

Một số khái niệm cơ bản trong UML

+ Khái niệm mô hình: mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác Mô hình nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn theo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó

+ Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống

Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt Có những biểu đồ UML có mặt trong

cả hai hướng nhìn

Các biểu đồ trong UML

Biểu đồ use case: biểu diễn chức năng của hệ thống Từ tập yêu cầu của hệ thống, biểu đồ UC phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn yêu cầu của người dùng hệ thống Đi kèm với biểu đồ use case là các kịch bản

Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phương thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó

Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đốitượng của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó

Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống

và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài Có hai loại:

Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối tượng

và tác nhân theo thứ tự thời gian

Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạt động Được dùng để biểu diễn các phương thức phức tạp của các lớp

Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML

Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kí hiệu UML chia làm hai pha:

Pha phân tích:

+ Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể.

+ Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp.

+ Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó.

Pha thiết kế:

+ Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác định trong pha phân tích.

+ Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu

đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp.

+ Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp.

+ Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần mềm theo các thành phần đó.

+ Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bị cần thiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ.

Giới thiệu về công cụ phân tích thiết kế Rational Rose

Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho phát triển các hệ phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ mô hình hóa UML Với chức năng của một bộ công

cụ trực quan, Rational Rose cho phép chúng ta tạo, quan sát, sửa đổi và quản lý các biểu đồ Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấp thống nhất với các ký hiệu trong UML Ngoài ra, Rational Rose còn cung cấp chức năng hỗ trợ quản lý dự án phát triển

phần mềm, cung cấp các thư viện để hỗ trợ sinh khung mã cho hệ thống theo một ngôn ngữ lập trình nào đó.

2.1.4 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý lương

2.1.4.1 Bản chất của tiền lương

Tiền lương là một phạm trù kinh tế phức tạp, mang tính lịch sử và có ý nghĩa chính trị, kinh tế và xã hội to lớn Tuy nhiên, bản thân tiền lương cũng chịu tác động mạnh mẽ của xã hội Cụ thể là trong xã hội Tư bản chủ nghĩa, tiền lương là sự biểu hiện bằng tiền của sức lao động, là giá cả của sức lao động Trong xã hội chủ nghĩa, tiền lương không phải là giá cả của sức lao động, mà là giá trị một phần vật chất trong tổng sản phẩm xã hội dùng để phân phối cho người lao động theo nguyên tắc “làm theo năng lực, hưởng theo lao động” Tiền lương mang một ý nghĩa tích cực, tạo ra sự công bằng trong phân phối thu nhập quốc dân Trên thực tế, cái mà người lao động yêu cầu không phải là một khối lượng tiền lương lớn, mà họ quan tâm đến khối lượng tư liệu sinh hoạt mà họ nhận được thông qua tiền lương Vấn đề này liên quan đến hai khái niệm về tiền lương đó là: Tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế

Tiền lương danh nghĩa: là khối lượng tiền trả cho công nhân viên dưới hình

thức tiền tệ, đó là số tiền thực tế mà người lao động nhận được Tuy nhiên, cùng với một số tiền như nhau nhưng người lao động sẽ mua được khối lượng hàng hoá, dịch vụ khác nhau ở các thời điểm, các vùng khác nhau do sự biến động thường xuyên của giá cả

Tiền lương thực tế: Là số lượng hàng hoá tiêu dùng và dịch vụ mà người lao

động mua được bằng tiền lương danh nghĩa.Tiền lương thực tế phụ thuộc vào hai yếu tố: Tổng số tiền nhận được (Tiền lương danh nghĩa), chỉ số giá cả hàng hoá tiêu dùng dịch vụ

Khi chỉ số tiền lương danh nghĩa tăng nhanh hơn chỉ số giá cả hàng hóa tiêu dùng dịch vụ, điều này có nghĩa là thu nhập thực tế của người lao động tăng lên Khi tiền lương không đảm bảo được đời sống của cán bộ, công nhân viên chức, khi đó tiền lương không hoàn thành chức năng quan trọng đó là tái sản xuất sức lao động Điều này đòi hỏi các nhà hoạch định chính sách phải luôn quan tâm đến tiền lương thực tế

Về phương diện hạch toán, tiền lương công nhân doanh nghiệp sản xuất được chia làm hai loại đó là: Tiền lương chính và tiền lương phụ

Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian thực

hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo

Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiện

nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên được nghỉ được hưởng lương theo chế độ

Trong nền kinh tế thị trường, tiền lương đúng và đầy đủ sẽ vừa kích thích sản xuất phát triển,vừa là vấn đề xã hội trực tiếp tác động đến đời sống vật chất,tinh thần của người lao động

2.1.4.2 Chức năng của tiền lương

Chức năng thước đo giá trị

Chức năng tái sản xuất sức lao động

Chức năng kích thích sức lao động

Chức năng công cụ quản lý của Nhà nước

Chức năng điều tiết lao động

2.1.4.3 Đặc điểm của tiền lương

Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích người lao động tích cực lao động, nâng cao hiệu quả công tác

Lao động là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, nó tác động đến kết quả sản xuất trên hai mặt là: Mặt số lượng và chất lượng lao động Số lượng lao động được phản ánh trên sổ chấm công Chất lượng lao động được phản ánh qua bậc thợ, chất lượng lao động, năng suất của người lao động

2.1.4.4 Hình thức trả lương, quỹ tiền lương

Các hình thức trả lương

Việc tính trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức trả lương theo thời gian và theo sản phẩm

Hình thức trả lương thời gian

Là hình thức trả lương theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương của người lao động Theo hình thức này, tiền lương phải trả được tính bằng: Thời gian làm việc thực tế nhân với mức lương thời gian.

Các công thức tính lương theo thời gian:

Để áp dụng trả lương thời gian, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ qua công tác chấm công

Tuy hình thức trả lương theo thời gian có nhiều hạn chế như chưa gắn được tiền lương với kết quả và chất lượng lao động Nhưng nó lại khuyến khích người lao động làm việc tốt hơn

Hình thức trả lương theo sản phẩm

Là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành đảm bảo chất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó Tiền lương tính theo sản phẩm tính bằng: số lượng hoặc khối lượng công việc hoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lượng, nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm Việc xác định tiền lương sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu về hạch toán kết quả lao động

Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm trực tiếp, hoặc có thể áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp

Tiền lương tính theo SP trực tiếp:

Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp:

Để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng các đơn giá lương sản phẩm khác nhau

Tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá tiền lương cố định, gọi là tiền lương sản phẩm giản đơn Tiền lương sản phẩm giản đơn kết hợp với tiền thưởng về năng suất, chất lượng sản phẩm, gọi là tiền lương chất lượng sản phẩm có thưởng Tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá lương sản phẩm tăng dần áp dụng theo mức độ hoàn thành vượt mức khối lương sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm luỹ tiến Tiền lương sản phẩm khoán (thực chất là một dạng của tiền lương sản phẩm): Hình thức này có thể khoán việc, khoán khối lượng, khoán sản phẩm cuối cùng, khoán quỹ lương

Tiền lương tính theo sản phẩm cuối cùng: Theo cách tính lương này, tiền lương đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất khai thác sẽ dựa trên cơ sở giá trị sản lượng đạt được sau khi trừ đi các khoản khấu hao, nộp thuế, trích nộp các quỹ theo chế

độ quy định và tỷ lệ thích đáng cho người lao động Cách tính này là tiến bộ nhất vì nó gắn trách nhiệm cá nhân hoặc tập thể người lao động với chính sản phẩm mà họ làm ra

Tiền lương tính theo sản phẩm nếu tính theo tập thể người lao động thì doanh nghiệp cần áp dụng những phương án chia lương thích hợp để tính phương án chia lương cho từng người lao động trong tập thể, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động và khuyến khích người lao động có trách nhiệm với tập thể cùng lao động Tính

và chia lương cho từng người lao động trong tập thể có thể được tiến hành theo các phương án khác nhau

Chia lương theo cấp bậc tiền lương và thời gian lao động thực tế của từng người lao động trong tập thể đó Các bước tiến hành chia lương như sau:

Tính hệ số chia lương:

Tính tiền lương chia cho từng người:

Chia lương theo cấp bậc công việc và thời gian làm việc thực tế của từng người lao động kết hợp với việc bình công chấm điểm từng người lao động trong tập thể đó.Các bước tiến hành như sau:

Xác định tiền lương tính theo cấp bậc công việc và thời gian làm việc của từng người:

Ưu điểm của hình thức tiền lương sản phẩm: Đảm bảo nguyên tắc phân phối theo

số lượng chất lượng lao động, khuyến khích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng sản phẩm Tuy nhiên để hình thức này phát huy được hiệu quả thì doanh nghiệp phải xây dựng được một định mức lao động thật hợp lý, xây dựng được một đơn giá tiền lương trả cho từng loại sản phẩm, từng loại công việc, lao vụ một cách khoa học, hợp lý… Việc nghiệm thu sản phẩm cũng phải được tổ chức một cách chặt chẽ, khoa học Do vậy tính toán lương phải trả cho người lao động khá phức tạp

Quỹ tiền lương.

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương tính theo nguời lao động của doanh nghiệp quản lý và chi trả

Quỹ tiền lương bao gồm: Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm,lương khoán; các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ và phụ cấp độc hại; tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định; tiền lương trả cho thời gian người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan như: đi

học, tập quân sự, hội nghị, nghỉ phép năm; các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên…

Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương

có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ

Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo

Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như: hội họp, tập quân sự, nghỉ phép năm theo chế độ,…

2.1.4.5 Ý nghĩa tiền lương

Tiền lương hay tiền công là tiền thù lao mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam

2.2.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần SIS Việt Nam

Công ty Cổ phần SIS Việt Nam được thành lập ngày 04 tháng 03 năm 2002 Công ty chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp Giải pháp phần mềm kế toán, tài chính và quản trị doanh nghiệp bằng công nghệ phần mềm hiện đại nhất

Đội ngũ chủ chốt của SIS Việt Nam là những chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc, được đào tạo bài bản ở trong và ngoài nước Họ là những chuyên gia hàng đầu về Tin học, Tài chính, Đầu tư, Phần mềm kế toán và Quản trị doanh nghiệp

Họ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn tài chính và Quản trị doanh nghiệp

Họ đã tham gia nhiều dự án ứng dụng phần mềm Quản trị doanh nghiệp ERP, Kế toán tài chính trong và ngoài nước SIS Việt Nam là một đội ngũ trẻ, giàu đam mê và nhiệt huyết trong công việc cùng chung vai góp sức vì mục tiêu phục vụ nhu cầu của khách hàng và sự phát triển của công ty Triết lý tâm đắc và rất hiệu quả của mọi thành viên

công ty: “Well Begun is Half Done – Chuẩn bị chu đáo là một nửa thành công”.

Tên giao dịch: SIS Việt Nam

Cấu trúc tổ chức của công ty

Sơ đồ tổ chức của công ty

Hình 2.1 - Sơ đồ tổ chức công ty

Bộ máy quản lý và điều hành là nơi quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, xây dựng kế hoạch, cân đối tài chính, xây dựng cơ chế tài chính và là cơ sở để tiến hành, điều hành nhằm đóng vai trò vừa định hướng mục tiêu xây dựng và phát triển lựa chọn thị trường, phân công chuyên môn hoá.

Để trợ giúp cho Ban giám đốc thuận tiện trong quản lý, bộ máy quản lý của Công

ty gọn nhẹ, linh hoạt, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể

Bộ máy quản lý của Công ty cũng giống như bộ máy quản lý của các doanh nghiệp tin học khác Đứng đầu là Ban giám đốc Công ty, tiếp đến là 05 phòng ban chức năng, các chi nhánh tại các tỉnh thành giúp việc cho ban giám đốc và sau cùng là các cán bộ nhân viên trong công ty

Tuy các phòng ban của Công ty có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhưng lại mối liên hệ chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng với nhau, bổ trợ cho nhau để thực hiện mục đích chung là hoàn thành tốt nhiệm vụ Ban giám đốc Công ty giao phó, hoàn thành mục tiêu của công ty đề ra

Chức năng của các phòng ban:

Ban giám đốc: gồm một thành viên - Ông Lương Xuân Vinh, là người đại diện và chịu trách nhiệm trước pháp luật của công ty Giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất và quyết định kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh của công ty

Phòng kinh doanh và marketing: thu thập nghiên cứu các thông tin về thị trường như thông tin về giá cả, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, về xu thế thị trường và đưa ra các thông tin chiến lược về marketing, thực hiện chức năng quảng bá hình ảnh công ty Đồng thời tìm kiếm khách hàng, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, bán sản phẩm, xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn để quảng bá thương hiệu và phát triển thị trường Phân tích thị trường, xây dựng chiến lược kinh doanh, xây dựng chiến lược thúc đẩy doanh số và kí kết các hợp đồng kinh tế

Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: là mắt xích quan trọng của quy trình sản xuất phần mềm tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam, thực hiện chức năng sản xuất, nâng cấp sửa chữa và phát triển sản phẩm

Phòng triển khai, đào tạo: thực hiện chức năng đào tạo, tư vấn chuyển giao phần mềm cho khách hàng.

Phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng: Thực hiện chức năng bảo hành bảo dưỡng phần mềm cho khách hàng Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tuyến, giải đáp thắc mắc,

hướng dẫn chi tiết các vấn đề khó khăn liên quan đến sản phẩm của công ty qua điện thoại, fax, Skype, tư vấn hỗ trợ, chăm sóc sau triển khai.

Phòng hành chính quản trị: thực hiện các chức năng kế toán, lập và theo dõi sổ sách kế toán, hỗ trợ các phòng ban về các thủ tục hành chính; quản lý công văn và các tài liệu đi và đến, hồ sơ công ty; giúp đỡ ban giám đốc lập và thực hiện lịch làm việc,

tổ chức các cuộc họp, hội thảo; quản lý dấu, chữ kí và các giao dịch của công ty; tuyển chọn và quản lý nhân sự Thực hiện công việc hạch toán kinh doanh, tham mưu giúp giám đốc ra quyết định kịp thời về kinh doanh, thực hiện hạch toán kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, giám sát kế toán thống kê tại các đơn vị trực thuộc

2.2.2 Phân tích thực trạng hệ thống thống tin quản lý lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam

Công tác chấm công

Công tác chấm công tại SIS Việt Nam được thực hiện như sau: Công ty đã trang

bị máy chấm công nên hàng ngày, nhân viên cầm thẻ chấm công của mình để máy ghi lại các thông tin về ngày đi làm, giờ đến và giờ về của nhân viên Cuối mỗi tuần, phòng Hành chính – Tổng hợp sẽ thu thẻ công đã chấm và phát thẻ mới cho nhân viên Đồng thời, dựa vào thẻ chấm công của nhân viên để lên bảng chấm công cho toàn công ty bằng Excel Việc chấm công khi nhân viên làm thêm giờ cũng được theo dõi theo cách như trên

Nguyên tắc tính trả lương

Theo điều 55 Bộ luật lao động, tiền lương của người lao động do người sử dụng lao động và hiệu quả công việc Theo Nghị định 197/NĐ-CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ; làm công việc gì, chức vụ gì hưởng lương theo công việc đó, chức vụ đó

thông qua hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể và theo quy định tại Nghị

định 107/2010/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2010 của Chính Phủ quy định mức

lương tối thiểu là 1.050.000 đồng/tháng

Hiện tại, công ty sử dụng hình thức tính lương đó là tính lương theo thời gian Lương cơ bản của một nhân viên là cố định và là cơ sở để tính lương cho nhân viên Tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam ban giám đốc cùng kế toán công ty dựa trên các quy định và luật về lương để soạn thảo ra một chế độ và quy chế tính lương riêng có của công ty Trong đó, lương cơ bản của nhân viên được tính theo hệ số lương

Số ngày công chuẩn tại SIS Việt Nam: số ngày công chuẩn là một số không cố định mà thay đổi theo từng tháng Nó được tính bằng số ngày trong tháng trừ đi các ngày chủ nhật Ví dụ, tháng 4/2012 có số ngày công chuẩn là 25 Ngày lễ, như ngày 30/04/2012 rơi vào thứ hai thì nhân viên không phải đi làm nhưng vẫn được chấm công.

Khi một nhân viên nộp hồ sơ và phỏng vấn vào công ty, dựa vào năng lực, sự thỏa thuận giữa công ty và nhân viên và bậc lương của nhân viên đó được xác định Trong quá trình làm việc, dựa trên số năm công tác, năng lực làm việc mà nhân viên sẽ được tăng bậc lương

Công thức tính lương theo thời gian:

Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Phụ cấp + Thưởng – Phạt.Trong đó: Thực hiện tính lương : Dựa vào hệ số lương để tính lương cho nhân viên Tiền lương = Hệ số lương * Lương cơ bản

Bảo hiểm y tế = 1,5% * Tiền lương cơ bản

Bảo hiểm xã hội = 8% * Tiền lương cơ bản

Ăn trưa: 20.000 đồng/1 người/bữa ăn

Phụ cấp xăng xe tùy từng bộ phận, chức vụ như sau:

và họ sẽ gắn trách nhiệm của mình với lợi ích của công ty nơi họ đang làm việc và cống hiến

Một số chế độ khác khi tính lương:

Chế độ thưởng: Là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động Trong cơ cấu thu nhập của người lao động tiền lương có

tính chất ổn định, thường xuyên còn tiền thưởng là phần thêm phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh Nguyên tắc thực hiện chế độ tiền thưởng:

Đối tượng xét thưởng: Lao động có việc làm tại công ty từ ba tháng trở lên có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh của công ty

Mức thưởng: Thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương được căn cứ vào hiệu quả đóng góp của người lao động qua năng suất, chất lượng công việc Thời gian làm việc tại công ty nhiều thì chế độ hưởng nhiều hơn

Các loại tiền thưởng: Bao gồm tiền thưởng thi đua (trích từ quỹ khen thưởng), tiền lương trong sản xuất kinh doanh (nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí,

Nếu do lỗi của người lao động thì người có lỗi không được trả lương, những người khác phải ngừng việc được trả lương theo mức do hai bên thoả thuận nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định;

Nếu vì nguyên nhân khách quan thì người lao động được trả lương trên cơ sở thoả thuận nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định

Chế độ trả lương làm thêm giờ: Theo quy định tại Điều 61 của Bộ luật Lao động

đã sửa đổi, bổ sung người sử dụng có trách nhiệm trả tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm cho người lao động như sau:

Tiền lương làm thêm giờ được tính như sau:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương cấp bậc, chức vụ x 150% hoặc 200% hoặc 300% x Số giờ làm thêm

Mức 150%, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường

Mức 200%, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần theo quy định tại Điều 72 của Bộ luật Lao động

Mức 300%, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương (trong mức 300% này đã bao gồm tiền lương trả theo thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương theo điều 73, 74, 75 và 78 của Bộ luật Lao động)

Mức trả lương làm thêm giờ bằng 150%, 200%, 300%, làm việc vào ban đêm bằng 130% là mức bắt buộc doanh nghiệp, cơ quan phải trả khi làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm.

Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý lương SIS Việt Nam

Mức độ hài lòng về việc quản lý lương hiện tại bằng excel của công ty Cổ phần SIS Việt Nam:

Biểu đồ 2.1 Mức độ hài lòng về việc quản lý lương hiện tại

Nhìn chung, có tới 80% số nhân viên được hỏi không hài lòng với việc quản lý lương hiện tại Việc quản lý lương hiện tại đã tỏ ra không hiệu quả, không quản lý và đáp ứng được công tác chấm công và tính lương diễn ra trong công ty Chức năng quản

lý lương của hệ thống không đáp ứng được 80% yêu cầu của cán bộ, nhân viên công

ty Một phần là do đặc thù hoạt động của công ty khiến các nhân viên thường phải đi công tác, làm việc ở bên ngoài nên gây khó khăn cho hệ thống thông tin hiện tại trong việc chấm công, cập nhật bảng lương và tính lương

Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật:

Biểu đồ 2.2 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật.

Chức năng quản lý quá trình khen thưởng kỷ luật của công ty cũng chưa đáp ứng được tốt yêu cầu của công ty Có 30% ý kiến không hài lòng với chức năng quản lý khen thưởng của hệ thống bên cạnh 30% ý kiến tỏ ra khá hài lòng và 40% ý kiến trả lời hài lòng với chức năng này

Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo

Biểu đồ 2.3 Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo.

Các báo cáo của hệ thống chưa đầy đủ và hoàn chỉnh để đáp ứng tốt nhu cầu về thông tin cho quá trình ra quyết định nhân sự của ban lãnh đạo Hệ thống chưa tự động

in ra được các báo cáo khai thác thông tin đã nhập Các ý kiến cho rằng số báo cáo đáp ứng tốt và tương đối tốt được yêu cầu đề ra là 20% và 30%, còn lại là không đáp ứng được nhu cầu quản lý

Được hỏi về yêu cầu chức năng của HTTT quản lý lương mới, các chức năng được quan tâm nhiều nhất là quản lý chấm công, thống kê báo cáo và tiếp đến là quá trình khen thưởng, kỷ luật.

2.2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý lương tại công ty Cổ phần SIS Việt Nam

Từ thực trạng quản lý lương tại công ty sau đây là những thuận lợi, khó khăn và giải pháp của công tác quản lý lương:

Nhược điểm

Cấu trúc dữ liệu chưa tối ưu, lượng thông tin phải nhập rất nhiều gây khó khăn cho người sử dụng và lưu trữ tốn kém Việc khai thác, sử dụng phương tiện, tài nguyên của hệ thống còn nhiều hạn chế, thiếu đồng bộ

Các báo cáo còn thiếu hoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin

Hệ thống chưa hỗ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toán phải tự tính thủ công rồi mới nhập vào máy gây lãng phí thời gian, công sức

Số lượng nhân viên của công ty ngày càng tăng nên công việc quản lý chấm công, tính lương trở nên phức tạp, khó khăn Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào

số liệu bị sai mà không phát hiện ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty

Quá tình xử lý thông tin chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn do quy trình quản lý lương tại công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel nên dữ liệu không được lưu trữ, sắp xếp một cách khoa học

Phần mềm Excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một HTTT hoạt động tốt

Phần mềm Excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại lớn

Người quản lý khó tra cứu thông tin khi cần thiết do khối lượng hồ sơ, giấy tờ phải lưu trữ lớn.

Thông tin không được bảo mật tốt do công ty chưa có HTTT quản lý lương nên thông tin chủ yếu được lưu trữ trên giấy tờ Qua thời gian dưới sự tác động khách quan của môi trường, thông tin có thể bị mất mát trong quá trình lưu trữ

Giải pháp khắc phục

Trong giai đoạn hiện nay, số lượng nhân viên của công ty ngày càng tăng, do vậy yêu cầu đặt ra phải tiến hành quản lý lương của công ty chuyên nghiệp hơn đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả của công ty Cổ phần SIS Việt Nam Chính vì những lí do trên nên việc phân tích thiết kế HTTT quản lý lương cho công ty Cổ phần SIS Việt Nam là vô cùng cần thiết và ý nghĩa

PHẦN III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SIS VIỆT NAM 3.1 Đặt bài toán

Nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phòng nhân sự lưu giữ

và quản lý Hợp đồng của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên Nhân viên nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thông tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng

Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thông tin về quá trình công tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật và theo dõi việc chấm công hàng ngày của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty

Nhân viên kế toán sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên Nhân viên phòng kế toán dựa trên việc mức độ khen thưởng và kỷ luật theo hình thức và lý do để tính lương cho nhân viên

Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất

Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế toán Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn

Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình

3.2 Đặc tả yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống

3.2.1 Yêu cầu chức năng

Quản lý hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của công ty sẽ có hồ

sơ nhân viên Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên

Cập nhật phòng ban: nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phòng ban khi có sự thay đổi về các phòng ban trong công ty: Khi công ty có quyết định thành lập thêm phòng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phòng ban Xóa bớt các phòng ban khi có sự sát nhập các phòng ban thu gọn bộ máy nhân sự của công ty.

Cập nhật thông tin nhân viên: khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thông tin chi tiết về nhân viên, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết về nhân viên : họ tên , ngày sinh, địa chỉ

số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương … Hệ thống cũng hỗ trợ thêm :

• Thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng

• Xóa thông tin nhân viên khi công ty có nhân viên thôi việc

• Sửa thông tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ

Cập nhật danh mục công việc: nhân viên nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty

Cập nhật chức vụ: khi trong công ty có thay đổi về các chức vụ của nhân viên, nhân viên nhân sự cập nhật lại cho các nhân viên được biết.Việc cập nhật chức vụ là một điều cần thiết Cập nhật thêm chức vụ vào danh sách chức vụ thể hiện sự công bằng cho các nhân viên

Quản lý khen thưởng kỷ luật: khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thông tin khen thưởng kỷ luật Quản lý hình thức khen thưởng kỷ luật: nhân viên được khen thưởng (kỷ luật) bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống Khi muốn thay đổi cũng được cập nhật, sửa, xóa một cách thuận lợi Quản lý lí do khen thưởng (kỷ luật): nhân viên bị kỷ luật vì lý do gì cũng được cập nhật vào hệ thống

Quản lý lương cho nhân viên: Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ

số lương, hệ số phụ cấp…Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên Thực hiện tính lương : Dựa vào hệ số lương để tính lương cho nhân viên

Công thức tính lương của công ty:

Tiền lương = Hệ số lương * Lương cơ bản