1.Đảm bảo Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được thiết lập và vận hành một cách phù hợp nhằm phòng ngừa, phát hiện, xử lý các rủi ro của Đơn vị.2.Đảm bảo hoạt động bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản, các nguồn lực và các hoạt động khác được thực hiện một cách an toàn, có hiệu quả.3.Đảm bảo hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, đầy đủ, kịp thời.4.Đảm bảo các hoạt động trong Công ty tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, các quy chế, quy định, quy trình nội bộ của Công ty.
Trang 1MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG 2
Điều 1 Phạm vi điều chỉnh 2
Điều 2 Đối tượng áp dụng 2
Điều 3 Giải thích từ ngữ 2
CHƯƠNG II HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2
Điều 4 Mục tiêu 2
Điều 5 Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động 3
Điều 6 Tự kiểm tra và đánh giá 4
Điều 7 Trách nhiệm của HĐQT 4
Điều 8 Trách nhiệm của TBKT 4
Điều 9 Trách nhiệm của Ban TGĐ 4
Điều 10 Trách nhiệm của các đơn vị được kiểm tra 5
CHƯƠNG III CÔNG TÁC KIỂM TOÁN NỘI BỘ 5
Điều 11 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng KTNB 5
Điều 12 Tiêu chuẩn của nhân sự làm công tác KTNB 6
Điều 13 Trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng Phòng KTNB 6
Điều 14 Trách nhiệm và quyền hạn của nhân sự KTNB 7
Điều 15 Phương pháp thực hiện KTNB 7
Điều 16 Xây dựng kế hoạch KTNB 8
Điều 17 Hình thức Kiểm tra 8
Điều 18 Trách nhiệm của các bên trong quá trình kiểm tra 8
Điều 19 Biên bản kiểm tra/ Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát 9
Điều 20 Phúc tra 9
Điều 21 Xử lý sau kiểm tra, phúc tra 10
CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 10
Điều 22 Tổ chức thực hiện 10
Trang 2CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc thực hiện công tác kiểm toán nội bộ tại Công ty…
Điều 2 Đối tượng áp dụng
Đơn vị phụ trách Kiểm toán nội bộ và các Công ty cong/Đơn vị/CBNV
Điều 3 Giải thích từ ngữ
a Công ty: là từ dùng để gọi chung Công ty Cổ phần
b Đơn vị: là từ dùng để thay thế khi sử dụng cho một trong các Phòng/bộ phận, Ban, Văn phòng, Chi nhánh, … thuộc Công ty
c Hệ thống Kiểm soát nội bộ: là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ công ty các cơ chế, chính sách, quy trình nội bộ phù hợp với quy định pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được hiệu quả cao nhất các yêu cầu
đề ra
d Kiểm toán nội bộ (KTNB): là việc kiểm tra, đánh giá, giám sát tính đầy đủ, thích hợp
và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ
e Biên bản kiểm tra: được lập trong từng đợt kiểm tra theo kế hoạch/yêu cầu kiểm tra, ghi nhận kết quả phúc tra thực hiện các kiến nghị trong các đợt kiểm tra trước (nếu có) và kết quả kiểm tra đợt này của Đoàn kiểm tra đối với Đơn vị được kiểm tra
f Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn: được lập trong các cuộc kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của HĐQT, đề xuất của Ban TGĐ, hoặc theo tình hình thực tế tại Công ty
g Báo cáo rà soát: được lập khi có nhiều vấn đề trọng yếu phát sinh và cần có kế hoạch để hoàn thiện trong các đợt rà soát thường xuyên hoặc định kỳ theo kế hoạch của phòng KTNB (ví dụ: rà soát VBLQ, rà soát BCTC hàng tháng/quý,…)
h HĐQT: là viết tắt của cụm từ Hội đồng quản trị
i TBKT: là viết tắt của cụm từ Tiểu Ban kiểm toán
j TGĐ: là viết tắt của cụm từ Tổng giám đốc
k KSNB: là viết tắt của cụm từ Kiểm soát nội bộ
l CBNV: là viết tắt của cụm từ Cán bộ nhân viên
m CTQ: là viết tắt của cụm từ Cấp thẩm quyền
CHƯƠNG II HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Điều 4 Mục tiêu
1 Đảm bảo Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được thiết lập và vận hành một cách phù hợp nhằm phòng ngừa, phát hiện, xử lý các rủi ro của Đơn vị
2 Đảm bảo hoạt động bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản, các nguồn lực và các hoạt động khác được thực hiện một cách an toàn, có hiệu quả
Trang 33 Đảm bảo hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, đầy đủ, kịp thời.
4 Đảm bảo các hoạt động trong Công ty tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, các quy chế, quy định, quy trình nội bộ của Công ty
Điều 5 Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động
1 Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến thương hiệu, mục tiêu, hiệu quả hoạt động của Công ty đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên để kịp thời phát hiện, phòng ngừa và có những biện pháp quản lý thích hợp, kịp thời
2 Khi có sự thay đổi về chủ trương, chính sách của nhà nước hoặc có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh của Công ty, các Đơn vị phải rà soát, nhận dạng các rủi ro có liên quan để kịp thời xây dựng mới, bổ sung hoặc sửa đổi các quy định nội bộ có liên quan của Công ty cho phù hợp với tình hình thực tế
3 Cơ chế phân cấp, ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột về lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau; đảm bảo mỗi cán bộ không có điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che giấu các hành vi vi phạm pháp luật và các quy định nội bộ Công ty
4 Đảm bảo chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ
về tài chính, về hoạt động, về tình hình kinh tế thị trường nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả
5 Đảm bảo mọi CBNV của Công ty đều phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động KSNB; vai trò của từng CBNV trong quá trình KSNB có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình, phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định liên quan
6 Cấp quản lý trực tiếp các Đơn vị, cá nhân có liên quan phải thuờng xuyên xem xét, đánh giá về tính hữu hiệu và hiệu quả của Hệ thống KSNB; mọi khiếm khuyết của Hệ thống (nếu có) phải được báo cáo kịp thời với Cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn hại hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo kịp thời cho Ban TGĐ/HĐQT Công ty
7 Tổ chức và hoạt động của Đơn vị KTNB độc lập với Đơn vị được kiểm tra và phải đảm bảo rằng Đơn vị KTNB không chịu bất cứ sự can thiệp nào khi thực hiện việc báo cáo và đánh giá
8 Các ghi nhận trong Biên bản của KTNB phải được phân tích cẩn trọng và dựa trên cơ
sở các dữ liệu, thông tin thu thập được để đảm bảo tính chính xác và khách quan
9 Đối với nhân sự làm công tác KTNB:
a Không thực hiện kiểm tra đối với các quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình
mà mình là người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng;
b Không được đồng thời đảm nhận các công việc thuộc đối tượng của KTNB; Trưởng Phòng KTNB, thành viên Phòng KTNB phải đảm bảo tính khách quan, trung thực, công bằng trong công việc
c Không có những xung đột về quyền và lợi ích kinh tế với Đơn vị được kiểm tra hoặc thực hiện kiểm tra đối với đơn vị mà người quản lý Đơn vị đó là người có liên quan của mình;
Trang 4d Không tham gia kiểm tra hoạt động các Đơn vị mà mình chịu trách nhiệm quản lý, vận hành trong thời hạn 03 năm kể từ khi có quyết định chấm dứt nhiệm vụ quản lý, vận hành đó
Điều 6 Tự kiểm tra và đánh giá
1 Định kỳ hàng năm, Ban TGĐ triển khai thực hiện việc tự rà soát, kiểm tra, đánh giá Hệ thống KSNB của Công ty thông qua những kế hoạch hành động, thời gian cụ thể cho từng năm hoặc thông qua chương trình Tháng chấn chỉnh định kỳ
2 Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực
và hiệu quả của Hệ thống KSNB dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của Hệ thống KSNB và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống
để xử lý, khắc phục các vấn đề này
3 Ban TGĐ phải lập báo cáo về kết quả tự đánh giá và đệ trình lên HĐQT, TBKT
Điều 7 Trách nhiệm của HĐQT
1 HĐQT ban hành đầy đủ các quy định về: cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, các quy định quản trị điều hành, cơ chế kiểm soát và định kỳ xem xét, đánh giá lại chiến lược kinh doanh và các mục tiêu, chính sách lớn của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm cuối cùng
về sự hợp lý và tính hiệu quả của Hệ thống KSNB
2 Chỉ đạo và đảm bảo cho Ban TGĐ thiết lập và duy trì Hệ thống KSNB hợp lý và có hiệu quả Tạo điều kiện thuận lợi và trang bị các nguồn lực cần thiết để đảm bảo phòng KTNB thực hiện đầy đủ các quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định
3 Các Trách nhiệm khác theo quy định của Công ty và quy định của pháp luật hiện hành
Điều 8 Trách nhiệm của TBKT
1 Điều phối và giám sát hoạt động của Phòng KTNB khi thực hiện kiểm tra, đánh giá trong Công ty; đánh giá hiệu quả của phòng KTNB; đảm bảo chất lượng của hoạt động KTNB
2 Phê duyệt, điều chỉnh kế hoạch KTNB hàng năm, đảm bảo kế hoạch KTNB được định hướng theo mục tiêu rủi ro của Công ty
3 Chỉ đạo xây dựng, thẩm định các văn bản lập quy phục vụ cho hoạt động KTNB do phòng KTNB của Công ty xây dựng
4 Các trách nhiệm khác được quy định theo quy chế tổ chức hoạt động của TBKT
Điều 9 Trách nhiệm của Ban TGĐ
1 Thực hiện việc thiết lập, duy trì và phát triển Hệ thống KSNB hợp lý và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu về nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro, phương pháp đánh giá vốn hợp lý, đảm bảo an toàn, hiệu quả đúng pháp luật
2 Xây dựng và ban hành các văn bản lập quy (không thuộc thẩm quyền của HĐQT) đối với mọi hoạt động của Công ty, đảm bảo có cơ chế kiểm tra kiểm soát, cơ chế quản lý rủi
ro gắn với từng nghiệp vụ cụ thể
3 Duy trì và thực hiện cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, quản lý kinh doanh một cách
rõ ràng, có hiệu quả
4 Duy trì hệ thống thông tin tài chính, thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời
Trang 55 Định kỳ tiến hành tự đánh giá về Hệ thống KSNB và báo cáo HĐQT, TBKT đồng thời đưa ra những kiến nghị, đề xuất nhằm chỉnh sửa, bổ sung để hoàn thiện Hệ thống KSNB
6 Tạo điều kiện thuận lợi để Phòng KTNB thực hiện nhiệm vụ được giao và chỉ đạo các Đơn vị phối hợp công tác với Phòng KTNB theo các quy định trong Quy chế này và Quy trình KTNB
7 Đôn đốc các Đơn vị thực hiện các kiến nghị đã thống nhất với Phòng KTNB hoặc theo chỉ đạo của HĐQT/yêu cầu của TBKT; thông báo cho Phòng KTNB tình hình thực hiện những kiến nghị, chỉ đạo này
8 Đảm bảo Phòng KTNB được thông báo, tiếp cận đầy đủ và kịp thời những thay đổi trong chính sách, những phát sinh mới trong hoạt động của công ty nhằm giúp xác định, ngăn chặn sớm những rủi ro liên quan
9 Các trách nhiệm khác theo quy định của Công ty và quy định pháp luật hiện hành
Điều 10 Trách nhiệm của các đơn vị được kiểm tra
1 Cung cấp đầy đủ, trung thực, chính xác các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết theo yêu cầu của Phòng KTNB trong các đợt kiểm tra, rà soát định kỳ/đột xuất
2 Thông báo ngay cho Phòng KTNB khi phát hiện những yếu kém, tồn tại, các sai phạm, rủi
ro gây thất thoát về tài sản, ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động, uy tín, thương hiệu của Công ty
3 Nghiêm túc khắc phục, thực hiện các ghi nhận, kiến nghị đã thống nhất với Phòng KTNB sau các đợt kiểm tra
4 Tạo điều kiện thuận lợi để Phòng KTNB thực hiện công tác kiểm tra tại đơn vị được hiệu quả nhất
5 Các trách nhiệm khác theo quy định của công ty
CHƯƠNG III CÔNG TÁC KIỂM TOÁN NỘI BỘ Điều 11 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng KTNB
1 Chức năng, nhiệm vụ:
a Xây dựng quy trình, nghiệp vụ KTNB tại Công ty và trình cấp quản lý trực tiếp xem xét, phê duyệt
b Lập, điều chỉnh kế hoạch KTNB hàng năm, trình TBKT công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện công tác KTNB theo kế hoạch đã được duyệt
c Thực hiện các chính sách, quy trình và thủ tục KTNB trong việc rà soát, tổng hợp, đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của Hệ thống KSNB nhằm kịp thời phát hiện, ngăn ngừa kịp thời rủi ro, kiến nghị những biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót, xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ của Công ty và hoàn thiện Hệ thống KSNB
d Kiểm tra, đánh giá đột xuất các CBNV, Đơn vị trong Công ty theo chỉ đạo của HĐQT, TBKT hoặc theo đề nghị của Ban TGĐ Công ty
e Báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá đến TBKT và các đơn vị liên quan khi kết thúc công việc
Trang 6f Các chức năng nhiệm vụ khác theo quy định của Công ty và quy định của pháp luật hiện hành
2 Quyền hạn của Phòng KTNB:
a Được trang bị các nguồn lực cần thiết, được cung cấp đầy đủ, kịp thời tất cả các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết cho hoạt động KTNB
b Được tiếp cận, xem xét tất cả các quy trình nghiệp vụ, tài sản khi thực hiện kiểm tra, kiểm soát
c Được phỏng vấn, yêu cầu các Đơn vị và CBNV giải trình các công việc đã làm, đang làm, xuất trình văn bản chỉ đạo, chứng từ, sổ sách ghi chép và các tài liệu liên quan khác
để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động hằng ngày hoặc trong các đợt kiểm tra định kỳ/đột xuất
d Được quyền tham gia mọi cuộc họp nội bộ của các phòng ban/Công ty
e Được quyền giám sát, đánh giá, đề xuất, yêu cầu các giải pháp trong việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động Công ty
f Kiến nghị Ban TGĐ các biện pháp xử lý đối với những Đơn vị, cá nhân có hành vi không hợp tác trong hoạt động kiểm tra, vi phạm các quy định của pháp luật và các quy định nội
bộ của Công ty gây thiệt hại về tài sản hay uy tín của Công ty, làm ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của Hệ thống KSNB
g Được bảo đảm an toàn trước các hành động bất hợp pháp của các Đơn vị được kiểm tra
h Được tạo điều kiện tham gia các chương trình đào tạo, nâng cao năng lực cho nhân sự Phòng KTNB
i Các quyền hạn khác theo quy định của Công ty và quy định của pháp luật hiện hành
Điều 12 Tiêu chuẩn của nhân sự làm công tác KTNB
1 Có phẩm chất trung thực, cẩn trọng và liêm khiết
2 Có trình độ chuyên môn đại học trở lên về lĩnh vực Kiểm toán, Kinh tế, Tài chính, Luật
3 Không bị kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế, tài chính, kế toán hoặc không đang trong thời gian bị thi hành án kỷ luật
4 Kinh nghiệm công tác phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của hoạt động KTNB tại Công ty
5 Và một số tiêu chuẩn khác theo quy định của Công ty và quy định của pháp luật hiện hành
Điều 13 Trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng Phòng KTNB
các chức năng, nhiệm vụ theo quy định
xuyên, có đủ trình độ, năng lực chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ
lập, trung thực, khách quan của hoạt động KTNB
kém, tồn tại của công tác quản lý, Hệ thống KSNB
Trang 75 Chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra do Phòng KTNB thực hiện
ty
hành các quy định và phương pháp nghiệp vụ KTNB
8 Các trách nhiệm và quyền hạn khác theo quy định của Công ty và quy định pháp luật hiện hành
Điều 14 Trách nhiệm và quyền hạn của nhân sự KTNB
1 Tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật, quy tắc, chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm tra kiểm soát, các quy chế, quy định và quy trình nội bộ của Công ty
2 Thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát theo sự phân công, phân nhiệm của TBKT (đối với Trưởng Phòng KTNB), Trưởng Phòng KTNB (đối với các Chuyên viên Phòng KTNB)
3 Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong công tác tổ chức kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính
4 Các Chuyên viên Phòng KTNB phải báo cáo trực tiếp cho Trưởng Phòng KTNB và Trưởng Phòng KTNB phải thực hiện Báo cáo với TBKT về những sự kiện tài chính bất thường, chịu trách nhiệm cá nhân về những đánh giá và kết luận của mình Trường hợp che giấu hoặc không kiến nghị xử lý đối với những sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới khi thực thi nhiệm vụ
5 Chịu trách nhiệm về những đánh giá, kết luận trong quá trình kiểm tra; độc lập trong việc đưa ra nhận xét, đánh giá, kết luận và kiến nghị về những nội dung đã kiểm tra
6 Thực hiện việc bảo mật số liệu, tài liệu theo quy định của pháp luật và quy định của Công ty
7 Không lạm dụng quyền hạn để gây phiền hà hoặc ảnh hưởng đến nghiệp vụ chuyên môn của Đơn vị được kiểm tra
8 Bảo lưu ý kiến bằng văn bản về kết quả kiểm tra trong phạm vi được phân công
9 Đảm bảo tính khách quan, trung thực, công bằng trong quá trình thực hiện chuyên môn nghiệp vụ, trình bày ý kiến nhận xét, đánh giá và không bị chi phối, can thiệp trong khi thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, có quyền bảo lưu ý kiến trong các Biên bản kiểm tra
10 Không ngừng chủ động nâng cao năng lực chuyên môn, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp
11 Các trách nhiệm và quyền hạn khác theo quy định Công ty và quy định pháp luật hiện hành
Điều 15 Phương pháp thực hiện KTNB
1 Phương thức thực hiện KTNB là phương pháp kiểm tra “định hướng theo rủi ro”, ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm tra các Đơn vị, quy trình được đánh giá có mức độ rủi ro cao
2 Kế hoạch KTNB phải được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro và phải được cập nhật, thay đổi, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến, thay đổi trong hoạt động và sự thay đổi của các rủi ro kèm theo
Trang 8Điều 16 Xây dựng kế hoạch KTNB
1 Căn cứ mục tiêu, chính sách, quy mô, mức độ rủi ro của các hoạt động và nguồn lực hiện
có, Trưởng Phòng KTNB xây dựng kế hoạch KTNB hàng năm, bao gồm: đối tượng được kiểm tra, các mục tiêu kiểm tra, thời gian kiểm tra và việc phân bổ các nguồn lực
2 Kế hoạch KTNB hàng năm phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a Định hướng theo mức độ rủi ro: những nghiệp vụ/Đơn vị điều hành tác nghiệp có rủi ro cao phải được kiểm tra ít nhất mỗi năm một lần;
b Phải dự trữ quỹ thời gian đủ để thực hiện các cuộc kiểm tra đột xuất khi có yêu cầu hoặc khi có các thông tin về dấu hiệu sai phạm, dấu hiệu rủi ro cao ở các đối tượng được kiểm tra
3 Kế hoạch KTNB hàng năm có thể được điều chỉnh khi có thay đổi cơ bản về quy mô hoạt động, diễn biến rủi ro hay nguồn lực hiện có
4 Kế hoạch KTNB phải được Trưởng TBKT thông qua trước khi áp dụng
Điều 17 Hình thức Kiểm tra
1 Kiểm tra từ xa:
Được thực hiện trên cơ sở chế độ thông tin, báo cáo theo quy định áp dụng trong toàn hệ thống của Công ty Theo đó, Đoàn kiểm tra căn cứ vào các văn bản, bảng biểu kế toán, thống kê nghiệp vụ; các dữ liệu truyền qua mạng vi tính; các biên bản và báo cáo của các bên liên quan gửi về; cùng những nguồn thông tin khác từ cổ đông, từ phía khách hàng,…
để tập hợp và xử lý theo quyền hạn của mình
2 Kiểm tra tại chỗ, bao gồm:
a Kiểm tra định kỳ theo kế hoạch công tác hàng năm, hàng quý, hàng tháng do Phòng KTNB xây dựng và được Trưởng TBKT thông qua
b Kiểm tra đột xuất một trong các trường hợp sau:
i Theo yêu cầu của HĐQT
ii Theo yêu cầu của TBKT;
iii.Theo đề nghị của Ban TGĐ (đã được sự đồng ý của Trưởng TBKT);
iv Trường hợp phát hiện các sai phạm nghiêm trọng hoặc khi nhận thấy có nguy cơ rủi
ro cao có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của Công ty
Điều 18 Trách nhiệm của các bên trong quá trình kiểm tra
1 Trong quá trình kiểm tra: nhân sự KTNB phải thu thập và lưu trong hồ sơ kiểm tra các tài liệu, chứng từ, thông tin liên quan (nếu cần thiết) để làm cơ sở cho việc lập Biên bản kiểm tra/ Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát, hình thành ý kiến nhận xét, đánh giá kết quả kiểm tra và chứng minh cuộc kiểm tra được thực hiện theo đúng quy định
2 Sau khi kết thúc đợt kiểm tra, Trưởng Đoàn hoặc thành viên được phân công phải tập hợp kết quả kiểm tra, lập Biên bản kiểm tra/ Báo cáo kiểm tra/Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát
3 Đối với các đợt rà soát thường xuyên, liên tục có thể nhắc nhở trực tiếp các Đơn vị được rà soát khi các sai sót được đánh giá không trọng yếu và có thể chỉnh sửa ngay, trường hợp phát sinh nhiều vấn đề bắt buộc phải lập Báo cáo rà soát Đối với các đợt rà soát này, Phòng KTNB có thể không cần phải thành lập đoàn kiểm tra
Trang 94 Đơn vị được kiểm tra sau khi ký Biên bản kiểm tra có trách nhiệm khắc phục các kiến nghị, yêu cầu trong Biên bản kiểm tra Đối với các kiến nghị trong Báo cáo kiểm tra/Thư
tư vấn/Báo cáo rà soát, Đơn vị được kiểm tra có trách nhiệm khắc phục/hoàn thiện theo yêu cầu của CTQ (Cơ quan nhận Báo cáo kiểm tra/Thư tư vấn/Báo cáo rà soát) Các nội dung khắc phục/hoàn thiện theo yêu cầu của CTQ phải được gửi đến Phòng KTNB để làm
cơ sở giám sát, theo dõi
5 Các Biên bản kiểm tra/Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát và các hồ sơ tài liệu kiểm tra phải được lưu trữ tại Đơn vị theo các quy định của pháp luật về lưu trữ
Điều 19 Biên bản kiểm tra/ Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát
1 Biên bản kiểm tra/ Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát phải có đầy đủ nội dung chi tiết theo đúng quy định và phải có những kiến nghị, đề xuất, yêu cầu cụ thể trong việc khắc phục, xử lý các thiếu sót, vi phạm trong hoạt động của Đơn vị được kiểm tra cùng với thời hạn cam kết khắc phục
Ngoài ra, Biên bản kiểm tra/ Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát còn có các kiến nghị về việc cải tiến, bổ sung, điều chỉnh cơ chế, chính sách của Công ty cho phù hợp với tình hình thực tiễn và các quy định khác có liên quan
2 Dự thảo Biên bản kiểm tra sẽ được Trưởng Đoàn kiểm tra gửi đến Trưởng Đơn vị được kiểm tra và các Đơn vị khác có liên quan (nếu có) để phản hồi ý kiến đối với những ghi nhận/ kiến nghị/ yêu cầu của Đoàn kiểm tra Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày dự thảo Biên bản kiểm tra được gửi nếu Trưởng Đơn vị được kiểm tra không gửi ý kiến phản hồi thì xem như đã xác nhận và đồng thuận với những ý kiến của Đoàn kiểm tra
và phải tuân thủ thực hiện việc chỉnh sửa theo đúng thời gian đã quy định trên dự thảo Đối với Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát sẽ được Trưởng Đoàn kiểm tra gửi đến Trưởng Đơn vị được kiểm tra và các đơn vị liên quan khác (nếu có) sau khi đã thông tin đến cơ quan đề xuất cuộc kiểm tra (nếu có)
3 Biên bản kiểm tra phải có xác nhận của Trưởng Đơn vị được kiểm tra Đối với một số vấn đề/ nội dung ghi nhận không có sự thống nhất ý kiến giữa Phòng KTNB và Đơn vị được kiểm tra thì các bên có quyền bảo lưu ý kiến trong Biên bản, đồng thời chịu trách nhiệm với việc bảo lưu ý kiến của mình
4 Biên bản kiểm tra/ Báo cáo kiểm tra/ Thư tư vấn/ Báo cáo rà soát được gửi cho:
b Trưởng Đơn vị được kiểm tra để tổ chức chấn chỉnh, khắc phục các thiếu sót;
Các Đơn vị có liên quan để tham khảo, nghiên cứu hoặc để phối hợp cùng thực hiện (nếu có)
Điều 20 Phúc tra
1 Căn cứ tình hình chỉnh sửa, khắc phục sau kiểm tra của Đơn vị được kiểm tra và tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể, tính chất sự việc, mức độ nhận định về những sai sót và vi phạm của Đơn vị được kiểm tra, Trưởng Phòng KTNB quyết định tiến hành phúc tra định
kỳ hay đột xuất
2 Đối với những sai sót, vi phạm cần có thời gian chỉnh sửa, khắc phục thì việc phúc tra phải được tiến hành thường xuyên
Trang 103 Ngoài việc phúc tra, trong kỳ kiểm tra kế tiếp, nhân sự kiểm tra phải rà soát lại việc khắc phục, xử lý của Đơn vị được kiểm tra theo những kiến nghị của đợt kiểm tra trước
Điều 21 Xử lý sau kiểm tra, phúc tra
1 Phòng KTNB có trách nhiệm theo dõi, giám sát, đôn đốc việc chỉnh sửa sau kiểm tra, phúc tra của Đơn vị được kiểm tra, phúc tra; đồng thời báo cáo Cấp quản lý trực tiếp về kết quả chỉnh sửa, khắc phục của các Đơn vị được kiểm tra cùng các kiến nghị cần thiết
2 Sau khi tiến hành kiểm tra, phúc tra, nếu phát hiện Đơn vị vẫn tiếp tục tái phạm những sai sót cũ, Phòng KTNB phải có kiến nghị lên HĐQT, TBKT, Ban TGĐ áp dụng những biện pháp xử lý, chế tài theo Nội quy lao động và các quy định pháp luật để đảm bảo tính tuân thủ và sự ổn định trong hoạt động Công ty
3 Nếu Đơn vị được kiểm tra, phúc tra có hành vi không cộng tác với Đoàn kiểm tra, không tiếp thu hoặc thiếu trách nhiệm trong việc chỉnh sửa, khắc phục những sai sót, tồn tại thì tùy theo mức độ vi phạm, Trưởng Đơn vị và cá nhân liên quan sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Công ty và của pháp luật
CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 22 Tổ chức thực hiện
1 Tất cả các Công ty, Đơn vị, cá nhân trực thuộc Công ty… có trách nhiệm thi hành Quy chế này
2 Giao Phòng KTNB chủ trì, phối hợp với các Đơn vị có liên quan ban hành các văn bản
cụ thể hóa và thực hiện Quy chế này