Quy trình Kiểm toán nội bộ

BBKT: là viết tắt của Biên bản kiểm tra, được lập trong từng đợt kiểm tra theo kế hoạch, là văn bản ghi nhận kết quả phúc tra thực hiện các kiến nghị trong đợt kiểm tra trước liền kề và

QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Mã số: KT/QT-01

1 Phạm vi điều chỉnh

Điều chỉnh trình tự, thủ tục thực hiện công tác kiểm toán nội bộ

2 Đối tượng áp dụng

Đơn vị phụ trách Kiểm toán nội bộ và các Đơn vị/CBNV Công ty…

3 Giải thích từ ngữ

a Công ty: là từ dùng để gọi chung Công ty Cổ phần

b Đơn vị: là từ dùng để thay thế khi sử dụng cho một trong các Phòng/bộ phận, Ban, Văn phòng, Chi nhánh, … thuộc Công ty.

c Đoàn kiểm tra: bao gồm Trưởng đoàn và các thành viên đoàn kiểm tra.

d Rủi ro: là bất kỳ sự kiện hoặc yếu tố nào có thể gây bất lợi và làm ảnh hưởng đến khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra.

e Báo cáo hoàn thiện: là văn bản báo cáo tình hình chỉnh sửa, khắc phục của Đơn vị được kiểm tra.

f HĐQT: là viết tắt của Hội đồng quản trị.

g TGĐ: là viết tắt của Tổng giám đốc.

h KTNB: là viết tắt của Kiểm toán nội bộ.

i BBKT: là viết tắt của Biên bản kiểm tra, được lập trong từng đợt kiểm tra theo kế hoạch, là văn bản ghi nhận kết quả phúc tra thực hiện các kiến nghị trong đợt kiểm tra trước liền kề và kết quả kiểm tra đợt này của Đoàn kiểm tra đối với Đơn vị được kiểm tra Biên bản phải có nội dung phản hồi của Đơn vị được kiểm tra và phải có chữ ký xác nhận của Đại diện Đơn vị kiểm tra và Đơn vị được kiểm tra.

4 Quy định chung

a Quy định về nhân sự kiểm tra: thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động của ngành, hoạt động KTNB để bổ sung kiến thức chuyên môn phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát.

b Trưởng đoàn kiểm tra là người đại diện cho đoàn kiểm tra ký biên bản kiểm tra và chịu trách nhiệm chính trong việc ghi nhận các thiếu sót, sai phạm cũng như việc đưa ra các

đề nghị, ý kiến đề xuất, tư vấn phù hợp cho Đơn vị sau mỗi cuộc kiểm tra.

c Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm theo dõi, đốc thúc việc lập Báo cáo hoàn thiện của đơn vị sau mỗi đợt kiểm tra.

1/20

QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Mã số: KT/QT-01

5 Quy trình kiểm toán nội bộ

a Lưu đồ

2/20

QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Mã số: KT/QT-01

b Diễn giải

Bước Công việc

1 Yêu cầu KTNB

Căn cứ vào Kế hoạch KTNB hằng năm, Trưởng phòng KTNB phân công nhân sự KTNB tham gia Đoàn kiểm tra (phân công công việc trên hệ thống EO).

Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập đề cương kiểm tra, phân công công việc, tùy vào yêu cầu kiểm soát, thời gian, nguồn lực nhân

sự từng thời kỳ để xây dựng đề cương phù hợp.

(Có thể tham khảo thêm ở Phụ lục 01: Đề cương kiểm tra tổng quan)

2

Thông báo

kiểm tra

- Trưởng đoàn/Thành viên được phân công thực hiện lập và gửi

Thông báo kiểm tra, phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu (theo mẫu

KT/QT-01/M01) đến Đơn vị được kiểm tra.

- Thời gian gửi đến Đơn vị được kiểm tra trước 05 ngày làm việc, trừ trường hợp có ý kiến chỉ đạo khác của cấp trên.

3 Thực hiện công tác

kiểm tra

- Trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra tại Đơn vị, Trưởng đoàn kiểm tra nêu rõ các vấn đề liên quan đến công tác kiểm tra cho Trưởng Đơn vị được kiểm tra hoặc Người được ủy quyền, bao gồm: giới thiệu thành phần, nội dung, thời gian, phương pháp phối hợp kiểm tra.

- Đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra theo Đề cương, phân công kiểm tra chi tiết và thực hiện phúc tra các kiến nghị trong BBKT đợt trước liền kề (nếu có)

- Khi phát hiện có vấn đề phát sinh ngoài nội dung kiểm tra hoặc ngoài thẩm quyền, Thành viên trong Đoàn kiểm tra phải báo cáo ngay với Trưởng đoàn để có hướng xử lý kịp thời.

- Trao đổi các nội dung ghi nhận, vấn đề phát sinh trong đợt kiểm tra:

+ Nhân sự kiểm tra cần trao đổi trước các nội dung, vấn đề sẽ ghi nhận với Trưởng đơn vị/nhân sự phụ trách các hoạt động liên quan đến nội dung được phân công.

+ Tại ngày cuối cùng của đợt kiểm tra: Đoàn kiểm tra tổ chức họp cùng Đại diện của Đơn vị để trao đổi sơ bộ, thống nhất một số nội dung chính được ghi nhận cùng các ý kiến đề xuất, đề nghị khắc phục

4

Lập và gửi

dự thảo

BBKT

Dựa vào kết quả kiểm tra của các thành viên trong đoàn kiểm tra,

Trưởng đoàn có trách nhiệm tổng hợp, tiến hành lập dự thảo Biên bản kiểm tra (BBKT) trong vòng 03 ngày làm việc và gửi dự thảo BBKT

cho Đơn vị được kiểm tra.

5 Phản hồi dự

thảo BBKT

Đơn vị được kiểm tra tiếp nhận thông tin và dựa trên các nội dung đã thống nhất trong cuộc họp sơ bộ trước đó để phản hồi dự thảo BBKT trong thời hạn 05 ngày làm việc.

6 Thông qua BBKT Hai bên trao đổi, thống nhất các nội dung trong dự thảo BBKT và ký xác nhận BBKT.

3/20

QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Mã số: KT/QT-01

Bước Công việc thực hiện Diễn giải chi tiết

7 và báo cáo Hoàn thiện

Đơn vị được kiểm tra tiến hành chỉnh sửa theo các yêu cầu của Đoàn

kiểm tra và lập Báo cáo hoàn thiện, gửi về cho Trưởng đoàn kiểm

tra/nhân sự được phân công trong vòng 30 - 60 ngày tùy theo phạm vi công việc của đợt kiểm tra và theo sự thống nhất thời gian trong BBKT.

Đơn vị được kiểm tra gửi dự thảo Báo cáo hoàn thiện cho Trưởng

đoàn kiểm tra/nhân sự được phân công trước khi đến thời hạn gửi báo cáo hoàn thiện từ 01 đến 05 ngày làm việc.

8

Kiểm tra

báo cáo

hoàn thiện

Trưởng đoàn/Nhân sự được phân công kiểm tra lại nội dung phản hồi

trong dự thảo Báo cáo hoàn thiện mà Đơn vị gửi về Yêu cầu đơn vị

điều chỉnh nội dung báo cáo cho phù hợp trước khi ký ban hành.

ĐVPT KTNB lưu các hồ sơ:

- Thông báo kiểm tra.

- Biên bản kiểm tra.

- Báo cáo hoàn thiện.

- Các hồ sơ, tài liệu, chứng từ có liên quan.

Danh mục Phụ lục, Biểu mẫu liên quan

4 Phụ lục 01: Đề cương kiểm tra tổng quan KT/QT-01/PL01

4/20

THÔNG BÁO KIỂM TRA Mã số: KT/QT-01/M01

Hiệu lực: …

Số: ……/20…/TB-KTNB

Kính gửi: Đơn vị …

Căn cứ kế hoạch kiểm tra của Phòng/Bộ phận Kiểm toán nội bộ,

Nay Phòng/Bộ phận Kiểm toán nội bộ thông báo đến Quý lãnh đạo Đơn vị

nội dung kiểm tra cụ thể tại Đơn vị như sau: 1 Thời gian kiểm tra: từ ngày ………… đến ngày ……… ……….

2 Địa điểm kiểm tra:

3 Phạm vi kiểm tra:……… ………

4 Thời kỳ kiểm tra: ……….………

5 Nội dung kiểm tra: ……… ………

6 Đoàn kiểm tra: STT TÊN CHỨC VỤ 1 2

Đề nghị Quý Đơn vị sắp xếp nhân sự và chuẩn bị cung cấp hồ sơ, tài liệu theo phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu đính kèm.

Trân trọng.

… , Ngày ….tháng….năm ….

PHÒNG/BỘ PHẬN KIỂM TOÁN NỘI BỘ

THÔNG BÁO KIỂM TRA Mã số: KT/QT-01/M02

Hiệu lực: …

PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP TÀI LIỆU

(Đính kèm thông báo kiểm tra số ……/20…/TB-KTNB)

Để công tác kiểm tra được tiến hành thuận lợi và hoàn thành theo kế hoạch, đề nghị Quý Đơn

vị vui lòng chuẩn bị và cung cấp cho chúng tôi những hồ sơ, tài liệu sau:

1 Tổng quát

− Biên bản họp [Hội đồng quản trị] và [Ban Tổng Giám đốc] trong năm và cho đến thời điểm kiểm tra.

− Danh mục hệ thống văn bản lập quy hiện có của Công ty.

− Các văn bản, chính sách thuế có liên quan đến hoạt động của Công ty (nếu có).

− Biên bản kiểm tra quyết toán thuế, hoàn thuế (nếu có).

− Thỏa ước lao động tập thể (nếu có thay đổi).

− Biên bản kiểm tra về lao động (nếu có).

− Biên bản kiểm tra về môi trường (nếu có).

− Danh mục các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thuê đất, hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng đi thuê và cho thuê (bao gồm cả thuê tài chính) dài hạn.

− Danh mục các hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng liên doanh (nếu có).

−

2 Báo cáo tài chính của năm tài chính kết thúc ngày

− Báo cáo kết quả kinh doanh.

− Bảng cân đối kế toán.

− Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

− Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính.

− Bảng cân đối số phát sinh tài khoản cấp 2.

− Sổ cái và các sổ chi tiết các tài khoản

−

3 Các tài liệu khác theo yêu cầu công việc phát sinh.

6/20

BIÊN BẢN KIỂM TRA Mã số: KT/QT-01/M02

Hiệu lực: …

Số: … /20…/BB–KTNB

V/v kiểm tra ……….

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20… tại ……… …., chúng tôi gồm:

1 Đại diện Đơn vị được kiểm tra:

1.

2.

2 Đoàn kiểm tra:

1.

2.

3 Trách nhiệm của Ban lãnh đạo Đơn vị được kiểm tra và Đoàn kiểm tra:

Ban lãnh đạo Công ty/Đơn vị được kiểm tra có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ tài liệu

liên quan đến hoạt động ……… cho Đoàn kiểm tra theo như Phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu ngày …… tháng … năm …

Trách nhiệm của Đoàn kiểm tra là đưa ra kết quả kiểm tra, các kiến nghị, để giúp Công ty/Đơn vị được kiểm tra hoàn thiện trong công tác quản lý, hệ thống kiểm soát, công tác

kế toán và các hoạt động khác của Đơn vị.

4 Phạm vi và căn cứ thực hiện cuộc kiểm tra:

Đoàn kiểm tra đã thực hiện kiểm tra theo phương pháp chọn mẫu và áp dụng các thủ tục cần thiết khác để kiểm tra các vấn đề ……… của Công ty/Đơn vị.

5 Nội dung kiểm tra:

7/20

BIÊN BẢN KIỂM TRA Mã số: KT/QT-01/M02

Hiệu lực: …

5.1 Phúc tra thực hiện các kiến nghị của … theo Biên bản kiểm tra số … ngày ….

Vấn đề/Nội dung ghi nhận Kiến nghị Kết quả hoàn thiện

(theo BCHT nếu có) Kết quả Phúc tra Ý kiến đơn vị

8/20

BIÊN BẢN KIỂM TRA Mã số: KT/QT-01/M02

Hiệu lực: …

5.2 Kết quả kiểm tra đợt này:

Vấn đề 1:

Ghi nhận và đánh giá:

………

Kiến nghị:

………

Ý kiến của Đơn vị được kiểm tra:

………

- Đơn vị … lập Báo cáo hoàn thiện gởi về Trưởng đoàn kiểm tra trong vòng … ngày kể từ ngày thông qua Biên bản.

- Biên bản này gồm trang, được lập thành 02 bản có giá trị như nhau (mỗi bên lưu 01 bản)

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ ĐƯỢC KIỂM TRA

(Ký, ghi rõ họ tên)

TRƯỞNG ĐOÀN KIỂM TRA (Ký, ghi rõ họ tên)

9/20

BÁO CÁO HOÀN THIỆN Mã số: KT/QT-01/M03

Hiệu lực: …

Số: ……/20…/HT-KTNB

Kính gửi: Phòng/Bộ phận Kiểm toán nội bộ

Đơn vị thực hiện chỉnh sửa: [Tên Đơn vị được kiểm tra]

Tham chiếu Biên bản kiểm tra số … /20…/BB-KTNB ngày DD/MM/YYYY của Đoàn kiểm tra.

STT Vấn đề/Nội dung ghi nhận Đề xuất/Đề nghị Phản hồi BBKT của Đơn vị Kết quả hoàn thiện/chỉnh sửa

1

2

………,Ngày ….tháng….năm ….

CÔNG TY/ PHÒNG/ BAN ………

PHỤ LỤC 01

ĐỀ CƯƠNG KIỂM TRA TỔNG QUAN

Mã số: KT/QT-01/M02 Hiệu lực: …

I TÌM HIỂU - ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống văn bản lập quy, các văn bản pháp luật, các chỉ thị của Ban

lãnh đạo liên quan đến hoạt động của Công ty

Quy định pháp luật, hệ thống văn bản lập quy, các văn bản điều hành nội bộ Công ty

2 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

- Môi trường kiểm soát: tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực

làm việc của nhân viên trong Công ty; Triết lý quản lý và phong

cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả

công việc của ban lãnh đạo; Cách thức thiết lập quyền lực và

trách nhiệm cũng như việc tổ chức và phát triển công việc trong

Công ty; Những chỉ đạo, hướng dẫn của ban lãnh đạo

- Đánh giá rủi ro: bao gồm rủi ro bên trong và các yếu tố bên ngoài

Công ty

- Hoạt động kiểm soát: đánh giá các biện pháp, quy trình, thủ tục

nhằm đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc các chỉ thị của ban lãnh

đạo Công ty để giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu kế hoạch

đề ra

- Thông tin và truyền thông

- Kiểm tra và giám sát

Các quy định pháp luật hiện hành, hệ thống văn bản lập quy, các văn bản điều hành nội bộ Công ty, các biên bản, báo cáo

II KIỂM TOÁN TUÂN THỦ

Kiểm tra tính tuân thủ các Quy định nội bộ công ty Căn cứ vào các

văn bản có hiệu lực trong từng thời kỳ kiểm tra để đánh giá (Quy chế,

Quy trình, Quy định, Chính sách, Chỉ thị, …)

- Hệ thống văn bản lập quy;

- Hồ sơ chứng từ nghiệp vụ;

- Các báo cáo, …

III KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

- Đánh giá tính kinh tế: tối thiểu hóa các chi phí về nguồn lực để

đạt được các mục tiêu của các hoạt động (chương trình, dự án…)

nhưng vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra (công trình, sản phẩm, dịch

vụ)

- Đánh giá tính hiệu quả: xem xét mức độ tương quan hợp lý giữa

mục đích cần đạt được của một hoạt động và lượng chi phí cho

mục đích đó và những giải pháp tổ chức quản lý mà nhà quản lý

đã thực hiện

- Đánh giá tính hiệu lực: các quyết định của lãnh đạo/ các cấp

quản lý có được hiện thực hóa bằng hành động cụ thể hay chưa?

- Hiệu năng quản lý: đề cao vai trò của bộ máy quản lý và điều

hành hoạt động Chỉ ra được những điểm mạnh, điểm yếu và

nguyên nhân, hướng các đơn vị đi vào hoạt động có hiệu quả

Hồ sơ chứng từ có liên quan đến hoạt động cần đánh giá

IV KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

A PHÂN TÍCH TỔNG QUAN BCTC Các Biểu mẫu Báo cáo tài chính

theo quy định hiện hành

B KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC KHOẢN MỤC

1 TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN

Tiền mặt:

- Thu thập các biên bản kiểm kê của thủ quỹ, đối chiếu kiểm tra số

dư tồn quỹ của các tháng với Sổ cái chi tiết, hạn mức cho phép tồn

- Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết

- Sổ quỹ tiền mặt

11/20

PHỤ LỤC 01

ĐỀ CƯƠNG KIỂM TRA TỔNG QUAN

Mã số: KT/QT-01/M02 Hiệu lực: …

quỹ

- Chọn một số nghiệp vụ trong sổ chi tiết tiền mặt xem xét phiếu thu,

phiếu chi có đầy đủ chữ ký theo quy định và chứng từ đính kèm có

đầy đủ không (bao gồm hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán,…) đảm

bảo rằng chứng từ thu chi phù hợp với quy định của pháp luật kế

toán và quy định nội bộ của Đơn vị

Tiền gửi ngân hàng:

- Lập bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng chi tiết theo ngân hàng, tài

khoản, nguyên tệ…

- Đối chiếu, kiểm tra số dư của các tài khoản ngân hàng trong Bảng

tổng hợp số dư tiền gửi ngân hàng với:

 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

 Sổ cái

 Sổ phụ ngân hàng

 Thư xác nhận của ngân hàng

- Chọn một số nghiệp vụ thu tiền và một số nghiệp vụ chi tiền để

kiểm tra sự phù hợp của bút toán giữa sổ chi tiết, sổ phụ ngân hàng,

hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh khác

Đối với các khoản tương đương tiền:

- Thực hiện kiểm tra chỉ tiêu “Các khoản đầu tư tài chính” để xem

xét tính hợp lý của các khoản tương đương tiền

- Tiến hành đối chiếu với các xác nhận ngân hàng, đồng thời ước tính

thu nhập tài chính liên quan đến các khoản tiền gửi tại ngày khóa

sổ

Đối với các khoản tiền đang chuyển:

- Đối chiếu các séc chưa về tài khoản tiền gửi và các khoản khác như

chuyển khoản, các nghiệp vụ chuyển tiền giữa các Đơn vị nội bộ

với sổ phụ ngân hàng tại ngày lập bảng CĐKT, kiểm tra xem liệu

các khoản tiền đó có được ghi chép vào sổ phụ ngân hàng của năm

tiếp theo không

- Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

- Bản đối chiếu số dư các tài khoản ngân hàng

- Xác nhận của ngân hàng

2 CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN/ DÀI HẠN

- Thu thập và lập bảng tổng hợp mua/ bán các khoản đầu tư trong

năm, thống kê cả về số lượng và giá trị; lãi cổ tức và lãi cho vay

nhận được; lãi/ lỗ do bán các khoản đầu tư; và giá trị thị trường của

các khoản đầu tư cuối năm

- Kiểm tra chứng từ liên quan đến việc ghi nhận giá trị của các khoản

đầu tư tăng trong năm

- Kiểm tra chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhượng bán các khoản

đầu tư trong năm và tính lại lãi/ lỗ và kiểm tra cách ghi nhận

- Kiểm tra khoản lãi từ các khoản đầu tư còn tồn cuối năm bằng cách

ước tính độc lập và so sánh với số liệu đã được ghi nhận

- Đối với khoản dự phòng: kiểm tra cơ sở trích lập, cách tính toán và

cách ghi chép đối với các khoản dự phòng giảm giá các khoản đầu

tư, đảm bảo các khoản dự phòng đã được phản ánh đầy đủ và hợp

lý Thu thập giá thị trường của các loại cổ phiếu, trái phiếu (nếu

có), thu thập BCTC của các Công ty liên doanh, Công ty liên kết,

Công ty nhận vốn góp (nếu có) để xem xét sự cần thiết phải trích

lập dự phòng

- Đảm bảo rằng bất kỳ sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán, có

mối liên hệ với các nghiệp vụ trong năm, có thể ảnh hưởng tới việc

- Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết

- Bảng kê chi tiết phản ánh số đầu năm, phát sinh tăng, giảm trong kỳ, số cuối kỳ của các khoản đầu tư tài chính trong kỳ

- Các hợp đồng, hồ sơ pháp lý

về các khoản đầu tư tài chính

- Các chứng từ kế toán liên quan đến các khoản đầu tư tài chính

12/20