Quy chế này quy định về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tiểu ban kiểm toán Công ty. áp dụng với các công ty chuyển đổi vận hành hoạt động kiểm soát từ mô hình Ban kiểm soát sang mô hình Tiểu Ban kiểm toán mới theo tiêu chuẩn mới.
Trang 1MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG 2
Điều 1 Phạm vi điểu chỉnh 2
Điều 2 Đối tượng áp dụng 2
Điều 3 Giải thích từ ngữ 2
Điều 4 Nguyên tắc hoạt động của Tiểu ban kiểm toán 2
CHƯƠNG II CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA TIỂU BAN KIỂM TOÁN 2
Điều 5 Vai trò của Tiểu ban kiểm toán 2
Điều 6 Mục tiêu hoạt động của Tiểu ban kiểm toán 3
Điều 7 Cơ cấu tổ chức của Tiểu ban kiểm toán 3
Điều 8 Quyền và trách nhiệm của Tiểu ban kiểm toán 3
Điều 9 Quyền và nhiệm vụ của Trưởng TBKT 4
Điều 10 Quyền và nhiệm vụ của thành viên TBKT 5
CHƯƠNG III CÁC CHẾ ĐỘ CỦA TIỂU BAN KIỂM TOÁN 5
Điều 11 Chế độ làm việc của TBKT; 5
Điều 12 Tiền lương hoặc thù lao và các chi phí hoạt động của các TBKT: 5
CHƯƠNG IV HOẠT ĐỘNG CỦA TIỂU BAN KIỂM TOÁN 6
Điều 13 Cuộc họp thường kỳ 6
Điều 14 Cuộc họp bất thường 6
Điều 15 Lập biên bản các cuộc họp 6
Điều 16 Quan hệ làm việc với HĐQT 7
Điều 17 Quan hệ làm việc với Tổng Giám đốc 7
Điều 18 Quan hệ với cổ đông trong Công ty 7
Điều 19 Quan hệ làm việc với Cơ quan quản lý Nhà nước và Đơn vị kiểm toán bên ngoài 7
Điều 20 Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ 8
Điều 21 Giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán 8
Điều 22 Giám sát hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ 8
Điều 23 Quản lý rủi ro 9
Điều 24 Phương thức kiểm tra 9
Điều 25 Trình tự thủ tục khi kiểm tra 9
Điều 26 Thông qua kết quả kiểm tra 10
Điều 27 Theo dõi việc chỉnh sửa, xử lý sau kiểm tra 10
Điều 28 Phúc tra và xử lý sau phúc tra 10
CHƯƠNG V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 11
Điều 29 Trách nhiệm thi hành 11
Trang 2CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điểu chỉnh
Quy chế này quy định về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tiểu ban kiểm toán Công ty
Điều 2 Đối tượng áp dụng
Các Đơn vị, cá nhân có liên quan đến tổ chức và hoạt động của Tiểu ban kiểm toán
Điều 3 Giải thích từ ngữ
1 Quy định nội bộ: là tập hợp các chủ trương, chính sách, các quy chế, quy định, quy trình
và các hướng dẫn nghiệp vụ nội bộ của Công ty
2 HĐQT: là viết tắt của Hội đồng quản trị
3 TGĐ: là viết tắt của Tổng giám đốc
4 Cán bộ quản lý: là cán bộ nhân viên được Hội đồng quản trị bổ nhiệm vào các chức danh quản lý theo Hệ thống cấp bậc - chức vụ - chức danh của Công ty
5 TBKT: là viết tắt của Tiểu ban kiểm toán
6 KTNB: là viết tắt của Kiểm toán nội bộ
7 TP.KTNB: là viết tắt của Trường phòng Kiểm toán nội bộ - là Người đứng đầu Đơn vị phụ trách Kiểm toán nội bộ
Điều 4 Nguyên tắc hoạt động của Tiểu ban kiểm toán
1 TBKT thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định pháp luật, Điều lệ Công ty, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và theo sự phân công của HĐQT
2 TBKT hoạt động theo nguyên tắc độc lập trong quá trình thực thi quyền hạn và nhiệm vụ của mình; đồng thời phải phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị khác trong Công ty
3 Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Công ty và cổ đông Công ty
4 Trung thành với lợi ích của Công ty và cổ đông Công ty; không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty; lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của Công ty để
tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác
5 Trong quá trình thực thi nhiệm vụ không được cản trở hoạt động bình thường của HĐQT, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty
CHƯƠNG II CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA
TIỂU BAN KIỂM TOÁN Điều 5 Vai trò của Tiểu ban kiểm toán
1 HĐQT thành lập Tiểu ban kiểm toán để hỗ trợ HĐQT thực hiện quản trị Công ty
Trang 32 TBKT hỗ trợ HĐQT trong việc hoàn thành các vai trò và trách nhiệm theo Quy chế này TBKT là một bộ phận thuộc HĐQT và thực thi thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước HĐQT về hoạt động của TBKT
3 Công việc của TBKT không làm giảm trách nhiệm của tập thể, trách nhiệm cá nhân của các thành viên HĐQT liên quan đến các nhiệm vụ và trách nhiệm được giao
Điều 6 Mục tiêu hoạt động của Tiểu ban kiểm toán
Tiểu ban kiểm toán hỗ trợ HĐQT trong quản trị doanh nghiệp và thực hiện việc soát xét, thực hiện các hoạt động khắc phục và kỹ năng trong việc xem xét các vấn đề về :
1 Quản trị doanh nghiệp;
2 Báo cáo tài chính và Công bố thông tin (bao gồm các Báo cáo tài chính và Báo cáo thường niên);
3 Kiểm soát nội bộ và Quản trị rủi ro;
4 Kiểm toán nội bộ;
5 Kiểm toán độc lập;
6 Xung đột lợi ích và Giao dịch với các bên liên quan;
7 Hiệu quả và trách nhiệm giải trình của Ban Tổng giám đốc
Điều 7 Cơ cấu tổ chức của Tiểu ban kiểm toán
1 TBKT có tối thiểu 03 (ba) thành viên, trong đó có ít nhất 02 thành viên không điều hành Các thành viên TBKT phải là người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm đa dạng về quản lý, rủi ro, hoạt động và tuân thủ; không phải là người trong bộ phận kế toán, tài chính của Công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện việc kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty; Tổng Giám đốc và các cán bộ quản lý khác của Công ty
2 Các thành viên của Tiểu ban kiểm toán do HĐQT bổ nhiệm theo từng nhiệm kỳ phù hợp với nhiệm kỳ của HĐQT và có thể được bầu lại với nhiệm kỳ không hạn chế Trưởng TBKT do HĐQT chỉ định
3 Thành viên của TBKT có thể được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực cụ thể
và phải chịu trách nhiệm về công việc được giao Trưởng TBKT phân công công việc cho các thành viên của Tiểu ban dựa trên năng lực, kinh nghiệm chuyên môn của mỗi thành viên và kế hoạch hoạt động của Tiểu ban
4 TBKT có cơ quan giúp việc là Ban/Phòng Kiểm toán nội bộ, có chức năng và nhiệm vụ được quy định cụ thể tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty
Điều 8 Quyền và trách nhiệm của Tiểu ban kiểm toán
1 Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh và hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính; giám sát Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty
2 Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết
Trang 4định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định của Điều lệ Công ty
3 Thẩm định báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng
cơ bản, báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm của Công ty; kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty hoặc theo quyết định của Đại hội đồng
cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định của Điều lệ Công ty
4 Giám sát việc thiết lập và vận hành một cách hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý rủi ro toàn Công ty Hỗ trợ các Đơn vị/Phòng ban nhận biết, đánh giá và triển khai các phương pháp quản lý rủi ro cũng như các chốt kiểm soát nhằm xử lý các rủi ro
5 Theo dõi tính hiệu quả các hoạt động, biện pháp hoặc chương trình phòng chống gian lận, các hành vi vi phạm nội quy, điều lệ Công ty, đạo đức nghề nghiệp hoặc
vi phạm pháp luật Xem xét kết quả báo cáo định kỳ/ đột xuất về điều tra vi phạm, gian lận do Ban điều hành tiến hành; theo dõi hành động khắc phục sau kết luận điều tra
6 Quản lý và giám sát hoạt động KTNB bao gồm: Kế hoạch KTNB; thực hiện nhiệm vụ của KTNB tại Quy chế hoạt động KTNB; Phương pháp kiểm toán; Chất lượng
và hiệu quả kiểm toán Xem xét các báo cáo của KTNB trong đó chú trọng đến các khuyến nghị và kế hoạch thực hiện liên quan
7 Đề xuất lựa chọn Công ty kiểm toán độc lập và mọi vấn đề có liên quan để HĐQT trình Đại hội đồng cổ đông phê duyệt
8 Có thể trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm và báo cáo đánh giá công tác quản lý của HĐQT, TGĐ và Cán bộ quản lý lên Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính; hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm soát nội bộ của Công ty
9 Đưa ra những khuyến nghị mang tính độc lập đến HĐQT về tính hiệu quả của hoạt động quản lý, đồng thời đề xuất các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến phù hợp đối với cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty
10 Tham mưu HĐQT đối với các báo cáo, kết luận và kiến nghị trình Đại hội đồng cổ đông
11 Được nhận Báo cáo của TGĐ trình HĐQT hoặc các tài liệu khác do Công ty phát hành cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên HĐQT
12 Được quyền yêu cầu các thành viên HĐQT, TGĐ, Cán bộ quản lý cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của Công ty
13 Các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ và quy đinh khác của Công ty
Điều 9 Quyền và nhiệm vụ của Trưởng TBKT
1 Lập chương trình hành động của TBKT (quý, năm), quyết định kiểm tra (định kỳ hay đột xuất) tùy theo tình hình hoạt động của Công ty hoặc khi có đề nghị của HĐQT hoặc yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại Điều lệ Công ty
2 Chủ tọa cuộc họp của TBKT
Trang 53 Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
4 Chỉ đạo các Thành viên triển khai thực hiện các quyền và nhiệm vụ của TBKT
5 Chỉ đạo Ban/Phòng kiểm toán nội bộ triển khai thực hiện chức năng và nhiệm vụ
6 Đề nghị HĐQT họp phiên bất thường để xử lý những trường hợp vi phạm quy định pháp luật hiện hành và Điều lệ Công ty
7 Ủy quyền cho một thành viên đảm nhiệm công việc của Trưởng TBKT trong thời gian vắng mặt
8 Quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và các quy định khác của Công ty
Điều 10 Quyền và nhiệm vụ của thành viên TBKT
1 Thực hiện quyền và nhiệm vụ trong khuôn khổ các quy định của pháp luật và trong phạm vi của Quy chế này
2 Thực hiện nhiệm vụ do Trưởng TBKT phân công
3 Báo cáo với Trưởng TBKT về những sự kiện tài chính bất thường, chịu trách nhiệm cá nhân về những đánh giá và kết luận của mình trước HĐQT Ít nhất mỗi quý một lần có văn bản báo cáo tình hình, kết quả kiểm soát trong lĩnh vực được phân công cho Trưởng TBKT
4 Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông, trước HĐQT về việc xác định tính chính xác, trung thực của các số liệu, hồ sơ liên quan đến hoạt động của Công ty Trường hợp che giấu hoặc không kiến nghị xử lý đối với những sai phạm đã phát hiện, thành viên sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới khi thực thi nhiệm vụ
5 Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành, Điều lệ của Công ty
CHƯƠNG III CÁC CHẾ ĐỘ CỦA TIỂU BAN KIỂM TOÁN Điều 11 Chế độ làm việc của TBKT;
TBKT làm việc thường xuyên theo chế độ chuyên trách hoặc không chuyên trách:
1. Trưởng TBKT làm nhiệm vụ chuyên trách
2. Các thành viên làm việc chuyên trách hoặc không chuyên trách
3. Trưởng TBKT bố trí phân công nhiệm vụ cho các thành viên theo yêu cầu và khả năng
Điều 12 Tiền lương hoặc thù lao và các chi phí hoạt động của các TBKT:
1 Tổng mức tiền lương hoặc thù lao cho các thành viên TBKT do HĐQT quyết định trên cơ
sở phù hợp với tổng mức thù lao HĐQT được Đại hội đồng cổ đông quyết định mỗi năm
2 Thành viên của TBKT được thanh toán các khoản chi phí đi lại, khách sạn và các chi phí phát sinh một cách hợp lý khi họ tham gia các cuộc họp của TBKT hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty
3 Tiền lương, thù lao và chi phí hoạt động của TBKT được tính vào chi phí kinh doanh của Công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, pháp luật có liên
Trang 6quan và phải được lập thành mục riêng trong báo cáo tài chính hàng năm của Công ty
CHƯƠNG IV HOẠT ĐỘNG CỦA TIỂU BAN KIỂM TOÁN Điều 13 Cuộc họp thường kỳ
1 TBKT họp ít nhất mỗi quý một lần Trưởng TBKT chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, chương trình, triệu tập và chủ trì cuộc họp Trường hợp Trưởng TBKT vắng mặt thì uỷ quyền cho một Thành viên triệu tập và chủ trì cuộc họp
2 Thông báo triệu tập cuộc họp của TBKT phải gửi trước cho các Thành viên chậm nhất là 02 ngày, thông báo phải nêu rõ nội dung, chương trình, thời gian, địa điểm họp và kèm theo các tài liệu cần thiết về các vấn đề sẽ được bàn bạc, biểu quyết tại cuộc họp
3 Cuộc họp TBKT được tiến hành khi tối thiểu 2/3 (hai phần ba) số Thành viên tham dự Quyết định tại cuộc họp được xem là có giá trị khi có từ 2/3 số Thành viên trở lên trực tiếp tham dự cuộc họp thông qua Trường hợp tỉ lệ Thành viên tham dự cuộc họp
có phiếu biểu quyết ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Trưởng TBKT hoặc người được Trưởng TBKT ủy quyền chủ tọa cuộc họp
4 Nội dung cuộc họp thường kỳ bao gồm:
a Tổng kết tình hình và kết quả thực hiện chương trình hoạt động quý trước, thống nhất
đề ra chương trình và biện pháp thực hiện hoạt động của quý tiếp theo;
b Bàn bạc và quyết định những vấn đề thuộc quyền và nhiệm vụ của TBKT;
c Phổ biến, quán triệt những quy định, quy chế mới ban hành để cập nhật nắm bắt kịp thời và thực hiện được đầy đủ, đúng đắn trong quá trình hoạt động;
d Những vấn đề khác có liên quan đến hoạt động của TBKT
Điều 14 Cuộc họp bất thường
1 TBKT có thể họp bất thường theo đề nghị bằng văn bản của:
a Chủ tịch Hội đồng quản trị;
b Ít nhất 2/3 (hai phần ba) số Thành viên Hội đồng quản trị;
c Trưởng TBKT;
d Ít nhất 2/3 (hai phần ba)số Thành viên của TBKT;
e Tổng Giám đốc
2 Cuộc họp bất thường của TBKT do Trưởng TBKT triệu tập và chủ trì Trường hợp Trưởng TBKT vắng mặt thì ủy quyền cho một Thành viên trong TBKT triệu tập và chủ trì cuộc họp
3 Nội dung cuộc họp bất thường của TBKT do người đề nghị triệu tập họp chuẩn bị để đưa
ra cuộc họp bàn bạc, quyết định xử lý những việc cấp bách và đột xuất có liên quan đến quyền và nhiệm vụ của TBKT hoặc việc quan trọng có ảnh hưởng đến lợi ích của Công ty
4 Phương thức tiến hành cuộc họp và nội dung các quyết định được thông qua áp dụng như
Trang 7khoản 2 và khoản 3 Điều 13 của Quy chế này.
Điều 15 Lập biên bản các cuộc họp
1 Tất cả các cuộc họp TBKT đều phải phân công một Thành viên làm thư ký để ghi chép biên bản họp Biên bản phải đầy đủ,trung thực những nội dung/ý kiến thảo luận
và quyết định tại cuộc họp Biên bản phải được tất cả thành viên thông và ký tên trước khi kết thúc cuộc họp
2 Sau cuộc họp, Chủ tọa cuộc họp có trách nhiệm gửi biên bản cuộc họp đến các Thành viên và HĐQT chậm nhất là ba ngày kể từ ngày cuộc họp kết thúc
Điều 16 Quan hệ làm việc với HĐQT
1 TBKT với tư cách là một cơ quan trong Công ty, quan hệ làm việc với HĐQT theo nguyên tắc bình đẳng và độc lập trong quá trình thực thi quyền và nhiệm vụ của mình; đồng thời phải phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ
2 Trưởng TBKT có trách nhiệm tham dự các cuộc họp của HĐQT, tham gia thảo luận đóng góp ý kiến vào các nội dung được đưa ra thông qua trong cuộc họp
3 TBKT có trách nhiệm thông báo kịp thời những kết quả hoạt động của TBKT và những kiến nghị cần thiết đến HĐQT theo quy định
4 HĐQT và các thành viên khác trong HĐQT phải cung cấp tất cả thông tin và tài liệu liên quan đến kết quả hoạt động của Công ty theo yêu cầu của TBKT
Điều 17 Quan hệ làm việc với Tổng Giám đốc
1 TBKT làm việc độc lập và khách quan với với TGĐ và Cán bộ quản lý; đồng thời phải hợp tác chặt chẽ, không gây cản trở lẫn nhau trong khi thực thi quyền và nhiệm vụ của mình
2 TGĐ và Cán bộ quản lý phải cung cấp đầy đủ các thông tin báo cáo và tài liệu liên quan trong việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính
Điều 18 Quan hệ với cổ đông trong Công ty
1 TBKT với tư cách đại diện cho cổ đông thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản trong Công ty Do đó, phải chấp hành nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo trung thực, chính xác đến cổ đông về hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua các Đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc bất thường khi
có yêu cầu
2 Có trách nhiệm giải đáp các chất vấn và giải quyết các kiến nghị của cổ đông yêu cầu đối với TBKT
Điều 19 Quan hệ làm việc với Cơ quan quản lý Nhà nước và Đơn vị kiểm toán bên
ngoài
1 TBKT phải hợp tác vô tư làm việc với Cơ quan quản lý Nhà nước và Đơn vị kiểm toán
bên ngoài khi có yêu cầu; tiếp thu sự hướng dẫn và chỉ đạo của Cơ quan quản lý Nhà nước
về phương diện chuyên môn Có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc thực hiện những kết luận, kiến nghị của Cơ quan quản lý Nhà nước đối với Công ty mình
Trang 82 TBKT đưa ra đề xuất để HĐQT lựa chọn Đơn vị kiểm toán Báo cáo tài chính năm và
kiểm toán các Dự án đầu tư theo ủy quyền của Đại hội đồng cổ đông
3 Xem xét, giám sát tính độc lập khách quan của Trưởng nhóm kiểm toán độc lập và các
kiểm toán viên
4 TBKT phải làm việc với Đơn vị kiểm toán để thảo luận các vấn đề mà hai bên thấy cần
thiết (như chất lượng kiểm toán, các nội dung phản ánh trong Công văn trao đổi, Thư quản
lý, những phát hiện từ kết quả kiểm toán ), đồng thời theo dõi, giám sát việc chấn chỉnh của Công ty đã được Đơn vị kiểm toán đề xuất
Điều 20 Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ
1 Công ty thành lập Đơn vị phụ trách KTNB, là bộ phận giúp việc cho TBKT Đơn vị KTNB do TP.KTNB quản lý và vận hành
2 TP.KTNB do HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm căn cứ đề nghị của TBKT
3 Tiêu chuẩn để bổ nhiệm, miễn nhiệm TP.KTNB được thực hiện theo quy định pháp luật
và các quy định của Công ty TP.KTNB báo cáo chuyên môn trực tiếp cho TBKT
4 Thẩm quyền của TBKT đối với hoạt động KTNB:
a Thông qua quy chế KTNB trước khi trình HĐQT ban hành
b Phê duyệt kế hoạch KTNB hàng năm
c Thông qua ngân sách và kế hoạch nguồn lực kiểm toán nội bộ hàng năm
d Đề xuất với HĐQT về việc miễn nhiệm, bổ nhiệm, mức lương/ thưởng của TP.KTNB
e Báo cáo các vấn đề thực hiện kế hoạch KTNB đến HĐQT
5 Tối thiểu hàng quý, TBKT họp riêng với TP.KTNB để trao đổi về các vấn đề liên quan đến hoạt động KTNB, bao gồm cả việc xác nhận tính độc lập về mặt tổ chức của hoạt động KTNB Khi được yêu cầu, TP.KTNB báo cáo tình hình thực hiện hoạt động kiểm toán định kỳ trong các cuộc họp HĐQT hàng quý, bao gồm việc báo cáo kết quả thực hiện
so với kế hoạch và các phát hiện cũng như các vấn đề thời sự cần HĐQT xử lý
Điều 21 Giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán
1 Việc tuân thủ pháp luật về kế toán của Nhà nước, chấp hành chế độ hạch toán kế toán theo quy định hiện hành của pháp luật
2 Việc thực hiện những nguyên tắc chuẩn mực của kế toán, đảm bảo tính cập nhật chính xác, trung thực, hợp pháp của việc luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách kế toán; việc lưu trữ chứng từ và chấp hành chế độ báo cáo tài chính theo quy định hiện hành
3 Thẩm định báo cáo tài chính theo định kỳ hàng quý, hàng năm nhằm xác định tính chuẩn xác, trung thực, minh bạch về số liệu hoạt động kinh doanh của Công ty được phản ảnh trên: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh; Lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính, để trình lên Đại hội đồng cổ đông thường niên
Điều 22 Giám sát hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
1 Xem xét việc chấp hành quy định pháp luật, quy chế về kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty
Trang 92 Theo dõi tình hình hoạt động và đánh giá kết quả về tác dụng thiết thực của hoạt động kiểm tra, kiểm soát góp phần hỗ trợ quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh
Điều 23 Quản lý rủi ro
1 Đánh giá định kỳ hàng năm về các tài liệu của hoạt động quản lý rủi ro, hỗ trợ các Đơn vị triển khai các phương pháp quản lý rủi ro cũng như các kiểm soát nhằm xử lý các rủi ro
2 Đánh giá các quy trình quản lý rủi ro do bộ máy Quản trị - Điều hành thực hiện, trên cơ
sở đó góp phần nâng cao hiệu quả của quy trình này
3 Nhận diện kịp thời các rủi ro trọng yếu của các hoạt động, các dự án trọng điểm; từ đó có
kế hoạch giảm thiểu rủi ro kịp thời và phù hợp; trợ giúp cho việc quản lý dự án một cách khoa học, đúng tiến độ, không vượt ngân sách và tuân thủ các yêu cầu pháp lý
Điều 24 Phương thức kiểm tra
1 Kiểm tra từ xa thông qua hệ thống công nghệ thông tin: được thực hiện trên cơ sở chế độ thông tin, báo cáo theo quy định áp dụng trong toàn hệ thống của Công ty Theo đó, TBKT căn cứ vào các văn bản, báo biểu kế toán, thống kê nghiệp vụ; các dữ liệu truyền qua mạng vi tính; các biên bản và báo cáo kiểm tra của Đơn vị phụ trách KTNB hoặc báo cáo của các Phòng nghiệp vụ chuyên môn khác và từ các cơ sở trực thuộc gửi về; cùng những nguồn thông tin khác từ cổ đông, từ phía khách hàng v.v để tập hợp xử lý thích hợp theo quyền hạn của mình
2 Kiểm tra tại chỗ:
a Kiểm tra thường xuyên theo định kỳ:
i TBKT xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức kiểm tra hoạt động kinh doanh các Đơn vị trong Công ty theo định kỳ hàng quý, sáu tháng và một năm; ít nhất mỗi nơi trực thuộc phải được kiểm tra tối thiểu mỗi năm một lần;
ii Tùy theo tình hình cụ thể và hoạt động ở từng cơ sở trực thuộc, việc kiểm tra được tiến hành toàn diện hoặc từng mảng, từng lĩnh vực hoạt động riêng biệt;
iii Trong quá trình tổ chức tiến hành kiểm tra thường xuyên được xác định có trọng tâm, trọng điểm để quyết định thực hiện kiểm tra theo diện hoặc theo điểm
b Kiểm tra đột xuất:
i Việc kiểm tra đột xuất là yêu cầu cần thiết, có tác dụng thúc đẩy việc quản lý, điều hành hoạt động phải luôn chú ý, thận trọng, tuân thủ các quy định pháp luật, các quy định nội bộ; hạn chế những tùy tiện, thiếu trách nhiệm trong khi thực thi nhiệm vụ Được tiến hành bất thường đối với tất cả các cơ sở trực thuộc và bất kỳ đối với lĩnh vực nghiệp vụ nào hoặc những vụ việc cụ thể khác;
ii Trước khi tiến hành kiểm tra đột xuất ở đơn vị trực thuộc nào, TBKT chỉ cần báo riêng cho Tổng Giám đốc biết để phối hợp được chặt chẽ
Điều 25 Trình tự thủ tục khi kiểm tra
1 Từng đợt kiểm tra hay từng cuộc kiểm tra kể cả kiểm tra toàn diện hay kiểm tra từng mảng hoạt động, từng lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể đều phải xây dựng đề cương chi tiết và cụ thể;
2 Lập biên bản kiểm tra;
Trang 103 Nhận xét, phân tích kết quả kiểm tra;
4 Kiến nghị:
a Căn cứ tình hình cụ thể ở đơn vị được kiểm tra; tính chất và mức độ của những sai phạm, khuyết điểm theo kết luận kiểm tra, TBKT nêu lên những kiến nghị cần thiết:
i Đối với đơn vị được kiểm tra;
ii Đối với tập thể, cá nhân hoặc liên đới chịu trách nhiệm;
iii Đối với Tổng Giám đốc;
iv Đối với Hội đồng quản trị
b Nội dung kiến nghị, ngoài việc yêu cầu chỉnh sửa hoặc xử lý những sai sót, vi phạm còn phải chú trọng đến các lĩnh vực thuộc cơ chế, chủ trương, chính sách và chỉ đạo của Công ty để đề nghị lãnh đạo các cấp giải quyết
Điều 26 Thông qua kết quả kiểm tra
1 Trong mỗi đợt kiểm tra định kỳ hay đột xuất, TBKT tổng hợp tình hình và kết quả kiểm tra từ các biên bản kiểm tra gửi về để phân tích, đánh giá, rút ra những vấn đề chung nhất hoặc phổ biến nhất, tình hình hoạt động kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc trong toàn hệ thống cần được chấn chỉnh, xử lý kịp thời để khắc phục
2 Kết quả kiểm tra phải được thông báo đến HĐQT, Tổng Giám đốc và Đơn vị được kiểm tra Trên cơ sở đó, nêu lên những kiến nghị, đề xuất ý kiến với Tổng Giám đốc và Thường trực HĐQT để thống nhất giải pháp giải quyết hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định cho phù hợp
Điều 27 Theo dõi việc chỉnh sửa, xử lý sau kiểm tra
1 Sau khi kiểm tra, đơn vị được kiểm tra phải xây dựng kế hoạch và biện pháp chỉnh sửa những sai sót, xử lý những sai phạm theo kiến nghị của TBKT hoặc các quyết định xử lý của Tổng Giám đốc và của HĐQT Kế hoạch này phải gửi về HĐQT, Tổng Giám đốc và TBKT
2 Trong quá trình thực hiện xử lý sai phạm, chỉnh sửa sai sót, đơn vị được kiểm tra phải báo cáo kịp thời tiến độ và kết quả chỉnh sửa, xử lý hoặc những khó khăn, vướng mắc về các cơ quan nêu trên để được xem xét, giải quyết
3 Nhận được các báo cáo ở trên, TBKT phải theo dõi chặt chẽ, giám sát việc chấp hành của đơn vị được kiểm tra, để đôn đốc thực hiện thật nghiêm túc, phải phát huy hiệu lực công tác kiểm tra, kiểm soát của Công ty
Điều 28 Phúc tra và xử lý sau phúc tra
1 Thông qua việc theo dõi sau kiểm tra đối với các đơn vị được kiểm tra, TBKT phải có kế hoạch phúc tra, tùy theo tình hình cụ thể và tính chất của sự việc ở từng đơn vị để quyết định tiến hành phúc tra theo định kỳ hay đột xuất
2 Mục đích phúc tra, nhằm đôn đốc và giám sát đơn vị được kiểm tra chấp hành chỉnh sửa,
xử lý theo những kiến nghị ghi trong biên bản kiểm tra và các quyết định xử lý của Tổng Giám đốc hay của HĐQT