bài giảng access1

1.3 Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access a Bảng Table: Dùng để lưu trữ dữ liệu.. 1.3 Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Accessb Truy vấn Query: Là công cụ cho

Trang 1

Microsoft Access

Chương 1 Tổng quan về

Microsoft Access

Trang 2

1.1) Giới thiệu

• Microsoft Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ Nó giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ

• Hệ quản trị CSDL quan hệ là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo

mô hình CSDL quan hệ.

Trang 3

1.1) Giới thiệu

Ví dụ: Cơ sở dữ liệu quản lý học sinh trên Access được mô tả như sau:

Trang 4

1.2) Khởi động Microsoft Access

• Cách 1: Start / Program/ MS Office / MS Access

• Cách 2: Nháy kép chuột lên tên tập tin có

phần mở rộng MDB với biểu tượng của

Microsoft Access

• Tạo cơ sở dữ liệu mới:

Vào File / New -> Blank Database

Trang 5

1.3) Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access

a) Bảng (Table): Dùng để lưu trữ dữ liệu Bên

trong bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều dòng và nhiều cột

VD: Bảng HocSinh dùng để lưu thông tin các học sinh trong một trường học gồm có:

Trang 6

b) Truy vấn (Query): Là công cụ cho phép

người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có

cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn QBE để

thực hiện các truy vấn chọn lọc, rút trích dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu trên các bảng

Trang 7

c) Biểu mẫu (Form):

Cho phép người sử dụng xây dựng nên các chương trình dùng để xem hoặc cập nhật dữ liệu lưu trong các bảng

Trang 8

Ví dụ:

Trang 9

d) Báo cáo (Report):

Cho phép chúng ta tạo ra kết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng và từ đó có thể đưa kết xuất này ra màn hình hoặc máy in hoặc các dạng tập tin Word/Excel

Trang 10

Ví dụ:

Trang 11

e) Tập lệnh (Macro):

Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo

ra các hành động đơn giản trong MS Access như mở biểu mẫu, báo cáo,… mà không cần phải biết gì nhiều về ngôn ngữ lập trình

Trang 12

Chương 2 Tạo lập cơ sở dữ liệu

Trang 13

2.1) Tìm hiểu cấu trúc bảng

• Mỗi bảng có một tên gọi Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc của bảng

• Tên bảng không sử dụng khoảng trắng, các

ký tự đặc biệt (* ? % / \<>”) hoặc chữ có dấu

Trang 15

Các đặc trưng của một Field:

• Field Name (T ên cột)

• Độ dài của tên < 255 ký tự.

• Không sử dụng khoảng trắng, chữ có dấu và các

ký tự đặc biệt (* ? % / \<>”)

• Phải duy nhất trong một table

• Data Type (Kiểu dữ liệu): Chuỗi (Text, memo), Số (Number), Thời gian (Date/time), Luận lý (Yes/No), Auto Number (số tự động tăng)…

• Description (Mô tả cột): Ghi chú ý nghĩa của cột

Trang 16

Trang 17

cột khi thêm một dòng dữ liệu mới

hợp lệ khi nhập dữ liệu

hiện nếu nhập dữ liệu vào bảng sai với quy tắc đã định nghĩa trong Validation Rule

trên cột hay có thể để trống

Trang 19

hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhấtkhông trùng lặp và không được phép rỗng

trong một bảng

cột và các cột này là khóa chính của một bảng khác Do vậy, dữ liệu lưu trong các cột khóa ngoại này phải được lưu sau các cột dữ liệu khóa chính bên bảng khác

Trang 20

2.2) Các bước tạo bảng

• Khai báo danh sách tên các cột của bảng

(Field Name) và Kiểu dữ liệu (Data Type).

• Tạo các đặc trưng của các cột bên trong bảng ở cửa sổ thiết kế

• Tạo khóa chính của bảng

• Lưu lại cấu trúc bảng vừa tạo

Trang 21

2.3) Thiết lập mối quan hệ giữa

các bảng (Relationship)

Các loại quan hệ giữa hai bảng:

Table A có quan hệ 1-1 với table B có nghĩa

là 1 dòng của A sẽ tương ứng với 1 dòng của

B và 1 dòng của B sẽ tương ứng với 1 dòng của A (GVCN-LOP)

Table A có quan hệ 1-nhiều với table B có nghĩa là 1 dòng của A sẽ tương ứng với nhiều dòng của B và 1 dòng của B sẽ tương ứng với 1 dòng của A (KHOA-SINHVIEN)

Trang 22

Các bước tạo quan hệ:

nhấn nút Relationships trên thanh công cụ

thông qua hộp thoại Show Tables.

Trang 23

2.3) Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationship)

Trang 24

bảng theo thiết kế, cách làm như sau:

Dùng chuột kéo cột cần liên kết của bảng này thả lên cột cần liên kết đến của bảng kia

Lưu ý: Hai trường liên kết với nhau phải

cùng kiểu dữ liệu

Trang 25

2.3) Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationship)

Trang 26

Để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu;

Trang 27

Trang 28

• Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan

hệ giữa 2 bảng đang thiết lập:

 One – To – One: Kiểu 1-1

 One – To – Many: Kiểu 1-∞

 Indeterminate: Không xác định

được kiểu liên kết

Trang 30

2.4) Nhập dữ liệu

Trang 31

Một số lỗi có thể xảy ra khi nhập dữ liệu:

• Lỗi do: Bạn không nhập giá trị trường khoá

Trang 32

• Lỗi do: Nhập vào giá trị không tương thích với kiểu

dữ liệu của trường đã chỉ định

Trang 33

• Lỗi do: Mẫu tin vừa nhập dữ liệu đã bỏ trắng

trường bắt buộc nhập dữ liệu (những trường được thiết lập thuộc tính Required=Yes)

Trang 34

• Lỗi do: dữ liệu chưa nhập ở bảng 1 mà đã

nhập ở bảng nhiều

Trang 35

Chương 3 Truy vấn dữ liệu

(Query)

Trang 37

3.2) Thực hiện truy vấn bằng QBE

• Chọn lựa hoặc rút trích dữ liệu trên một số

cột của một hoặc nhiều bảng thỏa theo một điều kiện nào đó

Trang 38

3.2) Thực hiện truy vấn bằng QBECách tạo Select query:

• Bước 1: Trong cửa sổ Database chọn Queries

=> Create query in Design View

Trang 39

• Bước 2: Chọn những bảng có chứa dữ liệu liên quan lên màn hình thiết kế query từ cửa

sổ Show Table:

Trang 40

cho query:

Trang 41

(cột dữ liệu) của bảng kết quả

• Có 2 loại thông tin bài toán yêu cầu: thông tin

có sẵn từ các trường trên CSDL và thông tin phải được tính theo một biểu thức nào đó

Trang 42

Ví dụ:

Trang 43

Query

Trang 44

dữ liệu trường đó ra bảng kết quả

Trang 45

• Trong trường hợp chỉ muốn lọc ra một số mẩu tin nào đó, ta có thể chỉ định điều kiện

lọc tại dòng Criteria.

• Kết hợp Toán tử AND và OR để lọc dữ liệu

• Xét các ví dụ sau thực hiện lọc trên query bảng lương vừa được tạo ra:

Trang 46

Ví dụ 1: Lọc ra những cán bộ là trưởng

phòng có thực lĩnh <=1,000,000 đ

Trang 47

Ví dụ 2: Lọc ra những cán bộ có tên là Nam

Chú ý: Tên chỉ là một phần của trường Hoten:

• Toán tử LIKE để biểu diễn những giá trị

mang tính gần đúng

Trang 48

Một số ví dụ minh hoạ toán tử LIKE:

• Lọc ra những người họ nguyễn 6 ký tự đầu là Nguyễn, các ký tự còn lại là bất kì:

Trang 49

Ví dụ 4: Lọc ra những cán bộ có 1,000,000<=

Thuclinh <=2,000,000:

Trang 50

• Toán tử BETWEEN để lọc ra các giá trị nằm

trong một khoảng nào đó

Between <giá trị nhỏ> And <giá trị lớn>

Trang 51

Trang 53

Một số hàm cơ bản:

• IIF: Hàm điều kiện

Cú pháp: IIF(Biểu thức điều kiện,Giá trị đúng, Giá trị sai)

Hàm trả về Giá trị đúng nếu biểu thức điều kiện được thỏa mãn, ngược lại hàm trả về Giá trị sai

Trang 56

Parameter Query (Truy vấn tham số)

• Áp dụng cho trường hợp chưa biết trước điều kiện lọc

• Cách làm: Thay giá trị điều kiện lọc bởi một tham biến đặt trong cặp dấu […]

• Ví dụ: Tạo query (Maphong, makh, hotenkh) lọc tất cả các khách hàng ở một phòng nào đó:

Field: Maphong Makh HoTenKHCriteria: [Nhập vào mã phòng cần lọc]

Trang 57

b) Total query: Tổng hợp dữ liệu theo nhóm

Total query là một dạng Select Query trong

đó nó nhóm các mẩu tin có cùng giá trị tại một cột nào đó và tính toán thống kê

Trang 58

Ví dụ:

Trang 59

Ví dụ: tạo query đưa ra bảng thống kê tổng số

cán bộ của từng chức vụ gồm: Tenchucvu,

Tổng số CB.

Trang 60

thực đơn View | Total hoặc nhấn nút Total

trên thanh công cụ;

trường một cách phù hợp như sau:

Trang 61

Trang 62

• Cột nào cần nhóm, chọn “Group By”

• Cột nào xử lý tính toán, chọn 1 trong các hàm

thống kê: SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX.

• Cột nào đặt điều kiện lọc, chọn “Where”

• Cột nào không liên quan, chọn “First” hoặc

“Last”

Trang 63

• Vì bài toán yêu cầu tổng hợp thông tin theo

từng loại chức vụ, nên Total của trường

Tenchucvu là Group By;

• Trường canboID dùng để đếm số cán bộ

từng chức vụ, nên chọn phép tổng hợp là

Count.

Trang 64

c) Crosstab Query: Truy vấn chéo

• Dùng Crosstab Query để kết nhóm dữ liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới dạng một bảng thống kê

Trang 65

Trang 66

các giá trị của các trường nào đó làm tiêu chí

thống kê Mỗi Crosstab phải có tối thiểu 1 trường làm Row heading;

Trang 67

các giá trị của một trường nào đó làm tiêu chí

thống kê Mỗi Crosstab chỉ có duy nhất 1 trường làm Column heading;

Trang 68

nhất một trường làm Value, tương ứng với

nó là một phép tổng hợp như: đếm, tính tổng, tính trung bình cộng, max, min,

Trang 69

Các bước để tạo một Crosstab query

Ví dụ: tạo query đưa ra được bảng tổng hợp

sau:

Trang 70

các trường có liên quan:

Trang 71

Crosstab cho các trường:

Trang 72

Trang 73

d) Delete Query: Truy vấn xóa

(query hành động) Delete query dùng để

xoá các mẫu tin từ CSDL thoả mãn những điều kiện nào đó

• Dưới đây là hướng dẫn tạo một Detele query xoá đi những cán bộ đến tuổi nghỉ hưu ra khỏi CSDL Quản lý lương cán bộ

Trang 74

Trang 75

query bằng cách mở thực đơn Query/Delete

Query

Trang 76

• Để thi hành việc xoá cán bộ, nhấn nút Run

trên thanh công cụ Khi đó một hộp thoại cảnh báo xuất hiện:

Trang 77

e) Update Query: Truy vấn sửa dữ liệu

• Update query dùng để sửa dữ liệu một số trường nào đó trong CSDL

• Dưới đây là một ví dụ sử dụng Update query

để tính giá trị cho cột luongchinh (lương

chính)

Trang 78

canbo và chuyển thành Update query bằng

cách mở thực đơn Query | Update query:

Trang 79

liệu:

cho trường đó;

cần

Trang 80

• Với yêu cầu trên, luongchinh = hesoluong *

290000 cửa sổ thiết kế query sẽ như sau:

Trang 81

f) Append Query: Truy vấn thêm mẩu tin

• Append Query cho phép thêm mẫu tin vào một bảng

• Cách tạo:

học sinh có mã là “00001” là 8 điểm

• Vào thực đơn Query/Append query

=> Xuất hiện hộp thoại Append và yêu cầu chọn tên bảng cần thêm mẩu tin:

Trang 82

Trang 83

Trang 84

Ý nghĩa của từng dòng như sau:

dữ liệu trong mẩu tin mới của bảng đích

Trang 85

Chương 4 Biểu mẫu (Form)

Trang 86

4.1 Tạo biểu mẫu bằng Design view

• Để tạo ra được form mang tính chuyên nghiệp

và đáp ứng được sát yêu cầu thực tế buộc

phải sử dụng đến Form Design View

Trang 87

a)Thiết kế Form nhập dữ liệu đơn giản

Ví dụ: Tạo form nhập dữ liệu cho bảng

HOCSINH

Trang 88

a)Thiết kế Form nhập dữ liệu đơn giản

Design View

Hoặc nhấn biểu tượng

=>Môi trường thiết kế form xuất hiện:

Trang 90

thuộc tính Record Source

Trang 91

Trang 92

từ cửa sổ Field List lên Form đang thiết kế

bằng cách: Dùng chuột kéo các trường muốn thiết kế lên form từ cửa sổ Field List thả lên

phần Detail trên form

Trang 93

Trang 94

Hộp công cụ Toolbox:

Trang 95

minh): Cho phép bật hoặc tắt chế độ tạo

nhanh một số các điều khiển bằng công cụ trình thông minh

văn bản trên Form

hiển thị các nút lệnh trên Form

Trang 96

một hộp văn bản trên Form Thông qua hộp này cho phép hiển thị dữ liệu của các cột trong bảng hoặc cho phép người sử dụng cập nhật dữ liệu vào trong bảng

Trang 97

hiển thị ra một danh sách thông tin đã có và cho phép người sử dụng chỉ được chọn một thành phần trong danh sách đó

Trang 98

Box nhưng List Box sẽ chiếm diện tích nhiều hơn Ngoài ra trên hộp danh sách chúng ta có thể chọn cùng lúc được nhiều dòng khác nhau

hộp kiểm tra mà chỉ có hai giá trị là True hoặc False

Trang 99

báo cáo con: Cho phép chèn thêm vào trong

biểu mẫu hoặc báo cáo đang thiết kế một biểu mẫu hoặc báo cáo khác

Trang 100

Tạo nút lệnh (command button) bằng Wizard:

Muốn sử dụng tính năng wizard thì nút control

wizard phải được chọn

Trang 101

• Bước 1: Dùng chuột đưa đối tượng Command Button

từ thanh công cụ lên vị trí thích hợp trên Form:

Trang 102

• Bước 2: Chọn hành động cần làm cho nút

lệnh Quan sát hộp thoại trên có 2 danh sách:

một nút lệnh có thể nhận;

nhóm

Trang 103

1 Record Navigation Nhóm định hướng mẩu tin

Trang 104

2 Record Operations Các xử lý với mẩu tin

Trang 105

3.1 Preview report Xem trước nội dung báo cáo

3.2 Print report In báo cáo

Trang 106

4.1 Close Form Đóng form

4.2 Open Form Mở một form khác

=>Nhấn Next

Trang 107

thoại dưới:

=> Nhấn Next => Finish

Trang 108

4.2 Biểu mẫu chính phụ (Main – sub)

• Main - sub là việc form này lồng trong form

kia Form chứa gọi là form cha (Main form);

form được lồng vào gọi là form con

(SubForm)

Trang 109

sau:

Trang 110

• Tạo một form con cho phép hiển thị và nhập

các thông tin về CHITIETPHIEUNHAP

• Tạo một form cha để nhập thông tin về

PHIEUNHAP

• Kết nối form cha với form con thông qua

trường SOPHIEU.

Trang 111

Cách làm:

• Tạo mới form ở chế độ Design View;

• Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc cho form

con ở thuộc tính Record Source

Trang 112

Trang 113

• Một màn hình thiết kế query xuất hiện Hãy

thiết lập query cho form con như sau:

Tiêu đề	Tổng Quan Về Microsoft Access
Trường học	Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	Bài Giảng
Thành phố	Thành Phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	149
Dung lượng	2,33 MB