Quan ly kinh doanh.doc

Quan ly kinh doanh

Nguyễn Đình Thái

Dương Uông Hiên

Nhóm 15 : Thành viên nhóm Phạm Thị Thanh

Ngô Thị Thu Thuỷ Ngô Thị Hương

I-Các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của công ty :

Công ty máy tính Hoàng Cường là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính có thương hiệu nổi tiếng tại Hải Phòng , hiện nay trụ sở công ty đặt tại 75- Lương Khánh Thiện -Hải Phòng.

Hiện nay công ty đang quản lý việc kinh doanh các loại máy tính bộ và linh kiện máy tính ,cùng các thiết bị điện tử khác , cụ thể là quá trình hoạt động như sau :

Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập báo cáo gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ).Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra và ghi phiếu nhập kho , đồng thời gửi phiếu cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thanh toán với nhà cung cấp ( việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng )

Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ là người đảm nhận việc giới thiệu thông tin cho khách hàng biết về sản phẩm họ cần mua Sau quá trình xem xét , nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho biết để viết phiếu xuất kho , sau đó thì bộ phận thủ kho gửi phiếu xuất này cho bộ phận kế toán để bộ phận này viết phiếu thanh toán và tiến hành thu tiền của khách hàng

Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành cho khách khi khách mua hàng (hàng chỉ được bảo hành trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành ) Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng bảo hành để được bảo hành

Sau mỗi ngày thì ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo về tình kinh doanh của công ty

II - Thiết kế hệ thống :

2.1- Biểu đồ ngữ cảnh :

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 1

T 2 hàng

a) Sơ đồ :

b) Mô tả tương tác :

- NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá của các nhà cung cấp , sau

đó chọn ra nhà cung cấp thích hợp , rồi tiến hành gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp , sau đó nhà cung cấp gửi thông tin hàng hoá và phiếu giao hàng cho

công ty Khi công ty thanh toán tiền thì nhà cung cấp gửi cho hoá đơn thanh

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 2

0

HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Yêu cầu báo cáo

Gửi báo cáo

Báo giá NCC

Y/c kiểm tra tài khoản KH

Y/c mua hàng

NHÀ CUNG CẤP

BAN LÃNH ĐẠO CTY

KHÁCH

HÀNG

Y/c đặt hàng

TT hàng gửi , Phiếu giao hàng

HD thanh toán

TT tiền

NGÂN HÀNG

Y/c chuyển khoản

Thông báo kết quả

Báo giá cty

T 2 hàng

Thanh toán

HD thanh toán

Y/c bảo hành

Thông báo KQ

Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống kinh doanh

toán và công ty gửi tiền cho nhà cung cấp ( Hình thức thanh toán tiền ở đây có thể bằng tiền mặt hay thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng )

- KHÁCH HÀNG : Khi khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp

nhận khách hàng đồng thời cho khách hàng biết thông tin về hàng cần mua và báo giá chi tiết của hàng đó Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu cho bộ phận thủ kho để viết phiếu xuất hàng , bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất cho bộ phận kế toán công ty sau

đó bộ phận này viết phiếu thanh toán và chuyển cho khách hàng hoá đơn thanh toán Đồng thời khi khách mua hàng thì cũng được viết phiếu bảo hành cho hàng đó

-NGÂN HÀNG : Khi khách có nhu cầu thanh toán với công ty bằng hình thức

chuyển khoản thì công ty phải nhờ ngân hàng để thực hiện giao dịch này Đồng thời khi công ty thanh toán tiền với nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản thì cũng phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này

- BAN LÃNH ĐẠO : Ban lãnh đạo công ty khi có yêu cầu cần báo cáo về tình

hình kinh doanh của công ty thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo

2.2- Sơ đồ phân rã chức năng gộp :

Các chức năng hoạt động của hệ thống kinh doanh của công ty được mô tả như sau :

2.3 Mô hình phân rã chi tiết các chức năng

2.3.1 Mua hàng

a) Sơ đồ:

HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

1 Mua hàng

2 Bán hàng

3 Thanh toán tiền

4 Bảo hành

5 Báo cáo

Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng gộp của hệ thống

b) Mô tả chi tiết các chức năng

* Lập đơn hàng: Ban lãnh đạo Công ty sau khi lên kế hoạch mua hàng thì gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về

* Kiểm tra đơn hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho kiểm

tra hàng xem có phù hợp với đơn mua hàng không? Sau đó làm thủ tục nhập kho

* Tạo phiếu nhập: Bộ phận thủ kho viết phiếu nhập để chuyển hàng vào kho.

* Nhập hàng vào kho: Bộ phận thủ kho chuyển hàng vào kho.

2.3.2 Bán hàng

a) Sơ đồ:

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 4

Hình 2.3.1: Sơ đồ phân rã chức năng Mua hàng

:

Hình 2.3.2: Sơ đồ phân rã chức năng Bán hàng

1 Mua hàng

1.1 Lập đơn hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng 1.3 Tạo phiếu nhập 1.4 Nhập hàng vào kho

2 Bán hàng

2.1 Tiếp nhận đơn hàng 2.2 Kiểm tra hàng 2.3 Lập phiếu xuất hàng 2.4 Lập hoá đơn thanh toán

b) Mô tả chi tiết các chức năng

• Tiếp nhận đơn hàng: Khách khi đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ tiệp

nhận đơn hàng và cho khách biết thông tin và báo giá của từng chủng loại hàng

• Kiểm tra hàng: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh doanh sẽ thông

báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không? Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách

• Lập phiếu xuất hàng: Sau khi khách xem và đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh

doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng

• Lập hoá đơn thanh toán: Bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất hàng cho bộ phận

kế toán, bộ phận kế toán lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng

2.3.3 Thanh toán tiền

a) Sơ đồ

b) Mô tả chi tiết chức năng

• Cập nhật HĐ thanh toán: Sau khi bộ phận thanh toán lập ra hoá đơn thanh toán,

đồng thời tiến hành cập nhật đơn thanh toán cho khách hàng

• Xem dư nợ khách hàng: Bộ phận kế toán kiểm tra xem khách hàng ( Khách hàng

quen hoặc lâu năm) còn dư tiền hay thiếu nợ đối với Công ty để yêu cầu thanh toán

• Xem dư nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán kiểm tra xem nhà cung cấp có dư hay

nợ đối với Công ty hay không? Rồi yêu cầu thanh toán nốt

• Lập phiếu thu chi:Sau khi đã xem dư nợ của khách hàng và nhà cung cấp bộ phận

kế toán sẽ lập phiếu thu chi cho các bên

2.3.4 Bảo hành

a) Sơ đồ

3 Thanh toán tiền

3.1 Cập nhật HĐ thanh toán 3.2 Xem dư nợ khách hàng 3.3 Xem dư nợ nhà cung cấp 3.4 Lập phiếu thu chi

Hình 2.3.3: Sơ đồ phân rã chức năng Thanh toán tiền

b) Mô tả chi tiết các chức năng

• Cập nhật phiếu bảo hành: Khách hàng mang phiếu bảo hành đến Công ty, nhân

viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn hạn dùng không?

• Lập hoá đơn sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết

hạn nhưng vẫn có yêu cầu bảo hành thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành

và lập hoá đơn thanh toán

2.3.5 Báo cáo

a) Sơ đồ:

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 6

4 Bảo hành

4.1 Cập nhật phiếu bảo hành 4.2 Lập hoá đơn sửa chữa

Hình 2.3.4 Sơ đồ phân rã chức năng Bảo hành

5 Báo cáo

5.1 Thống kê hàng tồn 5.2 Thống kê hàng bán chạy 5.3 Thông kê doanh thu 5.4 Thống kê khách hàng-Nhà cung cấp

Hình 2.3.5: Sơ đồ phân rã Báo cáo

b) Mô tả chi tiết các chức năng

• Thống kê hàng tồn: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những loại hàng

nào còn tồn kho Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty

• Thống kê hàng bán chạy: Bộ phận kinh doanh lập báo cáo cho ban lãnh đạo Công

ty về các chủng loại hàng bán chạy

• Thông kê doanh thu: Bộ phận kế toán báo cáo tình hình thu chi của Công ty cho

ban lãnh đạo

• Thống kê khách hàng-Nha cung cấp: bộ phận kinh doanh thông kế số khách

hàng đến mua và mua hàng của nhà cung cấp nào?

2.4 Danh sách các hồ sơ dữ liệu thu được

STT Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu

1 D1 Hồ sơ nhà cung cấp

5 D5 Báo giá nhà cung cấp

6 D6 Phiếu giao hàng

7 D7 Hồ sơ khách hàng

10 D10 Báo giá Công ty

11 D11 Phiếu bảo hành

12 D12 Tài khoản

13 D13 Sổ thu chi

14 D14 Phiếu thu chi

15 D15 Hoá đơn sửa chữa

16 D16 Sổ bảo hành

18 D18 Báo cáo

2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 8

Phiếu nhập kho

D3

D 1

D2

Hồ sơ nhà cung cấp

Đơn mua hàng

Thông tin nhà cung cấp Lập phiếu nhập kho

Lập đơn mua hàng Y/c mua hàng Báo giá hàng

Phiếu giao hàng Đọc thông tin

Lưu thông tin vào sổ nhâp kho

Sổ nhập kho

Báo giá nhà cung cấp

Phiếu giao hàng nhà cung cấp

Tiếp nhận

1.0

MUA HÀNG

NHÀ CUNG CẤP

Thông tin hàng

Cập nhật HD

Cập nhật TT

D5

D4

D6

Hồ sơ khách hàng

D7

Báo giá Công ty

D10

Sổ nhập kho D4

Sổ xuất kho D8

Phiếu xuất kho D9

Thông tin khách hàng

Đơn mua hàng

D 2

KHÁCH HÀNG

2.0

BÁN HÀNG

Thông tin hàng

Lập phiếu Xem thông tin

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 9

Cập nhật HD

Cập nhật báo giá

Tra cứu hàng Y/c mua

Báo giá mặt hàng

Thông tin hàng mua Mặt hàng mua

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 10

Hoá đơn sửa chữa

KHÁCH HÀNG

D17

D16

D11 Phiếu bảo hành

Sổ bảo hành

Hoá đơn thanh toán

Sổ thu chi D13

D15

Tài khoản D12

Thanh toán tiền

Y/c thanh toán Hoá đơn thanh toán

NHÀ CUNG CẤP

Thanh toán

NGÂN HÀNG

Y/c chuyển khoản,kiểm tra tài khoản

Thông báo kết quả

D14 Phiếu thu chi

Tạo phiếu

Cập nhật

Y/c trả tiền

Hoá đơn

Cập nhật HD

Lưu

Cập nhật TT

Hoá đơn sửa chữa D15

Viết

Kiểm tra thông tin

Lưu kết quả Y/c bảo hành

Thông báo kết quả

D4 Sổ nhập kho

D8 Sổ xuật kho

Yêu cầu báo cáo

Gửi kết quả

D18 Báo cáo

Tra cứu Kiểm tra

Lập báo cáo

D1 Hồ sơ nhà cung cấp

D7 Hồ sơ khách hàng

BAN LÃNH ĐẠO

Lấy thông tin KH Lấy thông tin

3.0

THANH TOÁN

4.0

BẢO HÀNH

5.0

BÁO CÁO

Biểu Tượng công ty Đăng nhập hệ thống

2.6- Ma trận thực thể chức năng :

2.7-Thiết kế giao diện chương trình :

2.7.1- Giao diện khởi động hệ thống :

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 11

2.7.2- Danh mục hàng hoỏ:

Giỏo viờn hướng dẫn : Vũ Anh Hựng Trang 12

Mật khẩu

Trợ giỳp

Hình 2.7.1 : Form khởi động hệ thống

Biểu Tượng cụng ty Đăng nhập hệ thống

Tờn truy cập Mật khẩu

Uỷ quyền

Trợ giỳp

Cụng ty mỏy tớnh Hoàng Cường

v

Mó mặt hàng

Tờn mặt hàng

Đơn vị tớnh

Số lượng

Chủng loại

Đơn giỏ

Thụng tin về danh mục hàng hoỏ

Hỡnh 2.7.2- Form danh mục hàng hoỏ

2.7.3- Form Hoá đơn mua hàng:

2.7.4-Form Hoá đơn nhập kho:

Mã HD mua hàng :

Ngày mua :

Mã nhân viên :

Tổng trị giá :

Chi tiết hoá đơn mua hàng

Hình 2.7.3- Form Hoá đơn mua hàng

Mã HD nhập kho

Ngày nhập kho

Mã nhân viên

Mã HD mua hàng

Chi tiêt hoá đơn nhập kho

2.7.4- Form hoá đơn nhập kho

2.7.5- Form hoá đơn xuất hàng

2.7.6-Form bảo hành hàng hoá

Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Trang 14

Đơn vị tính

Đơn giá

Họ tên người nhận hàng:

Địa chỉ:

Lý do xuất

Tên hàng

Mã số

Số lượng

Thành tiền

Chi tiết hoá đơn xuất hàng

2.7.5- Form hoá đơn xuất hàng

Điều kiện bảo hành

Tên khách hàng

Số phiếu xuất

Địa chỉ

Điện thoại

Ngày xuất hàng

Chi tiết phiếu bảo hành

Điều kiện bảo hành