QUY ĐỊNH về hồ sơ THANH TOÁN

QUY ĐỊNH HỒ SƠ THANH TOÁN Làn ban hành: 01Ngày ban bành: ……./……./2017 1 Công tác phí Chi phí công tác trong nước không bao gồm chi phí vé máy bay 1 Kế họach/ Quyết định công tác Gốc/ ph

Trang 1

QUY ĐỊNH HỒ SƠ THANH TOÁN Làn ban hành: 01

Ngày ban bành: ……./……./2017

1

Công tác phí

Chi phí công tác trong nước ( không bao gồm chi phí

vé máy bay)

1 Kế họach/ Quyết định công tác

Gốc/ photo có xác nhận của trưởng đơn vị

- Công tác trong ngày không cần kế hoạch /Quyết định

- Bản photo áp dung trong trường hợp thanh toán nhiều lần

2 Giáy đi đường/ Giấy công tác trong ngày

Quy định về việc xác nhận trên giấy đi đường

+ Giấy đi đường phải có xác nhận của nơi đến Trường hợp không có xác nhận của nơi đến thì trưởng đơn vị cử CB-CNV đi công tác phải ký xác nhận thời gian công tác trên giấy đi đường và phải chịu trách nhiệm trước Ban TGĐ về tính chính xác, trung thực của nội dung xác nhận

3 Hóa đơn Gốc - Đối với chi phí taxi phải có đầy đủ các biên nhận ( bản

photo) đính kèm

4

Tờ trình phê duyệt chi phí không chứng từ hoặc chi phí không có trong chế độ công tác phí

Gốc

Công tác phí Vé máy bay

1 Kế họach/ Quyết định côngtác

2

Tờ trình phê duyệt chọn đơn vị cung cấp vé máy bay

Gốc

- Đối với vé máy bay của HĐQT,Ban KSNB,Ban TGĐ có thể không cần tờ trình chọn đơn vị cấp vé máy bay

- Trường hợp phát sinh chi phí đổi vé/hoàn vé, người đi công tác phải làm tờ trình trình Ban TGĐ phê duyệt

5 Biên bản đối chiếu công nợ Gốc/Photo - Có xác nhận của nhà cung cấp

2 Gia công hàng

hóa 1 Tờ trình chủ trương phê duyệt gia công ngoài Gốc

2 Tờ trình chọn đơn vị gia công

Gốc/ photo có xác nhân cùa Trtrðng dan vi

Trang 2

3 Phiếu xuất kho

Gốc, Có xác nhân dày dù cüa bên giao

và bên nhân

4 Phiếu cân xe ra vào cổng

5

Phiêu giao hàng của đơn vị gia công/ biên bản bàn giao hàng hóa

Gốc, Có xác nhân dày dù cùa bên giao

và bên nhân 6

Phiếu nhập kho hàng hóa thành phẩm của Nguyên Vũ

Gốc

7 Hợp đồng gia công/Đơn đặt

9

Phiếu kiểm tra chất lượng của Q/C hoặc chứng từ có giá trị tương đương ( nếu có)

Gốc

10

Biên bản xác nhận chi tiết hàng gia công ( chi tiết theo khối lượng : Tổng Nguyên liệu = tổng thành phẩm + phế liệu + hao hụt)

Gốc/ photo - Đơn vị gia công và đơn vị yêu cầu xác nhận

3 Bảo hiểm Tài Sån/Vận chuyển/Con

người

1 Tờ trình phê duyệt chọn đơn vị mua bảo hiểm Gốc

2 Hợp đồng bảo hiểm Gốc

3

Bång kê giá trị mua bảo hiểm

Danh sách nhân sự tham gia mua bảo hiểm

Gốc

- Đối với tài sản : Phòng kế toán xác nhận - Ban TGĐ phê duyệt giá trị

- Đối với vận chuyển :Phòng kinh doanh xác nhận – Ban TGĐ phê duyệt giá trị

- Đối với con người : Phòng HCNS xác nhận – Ban TGĐ phê duyệt

4 Đơn bảo hiểm/Chứng nhận

5 Hóa đơn bảo hiểm Gốc

6 Hóa đơn båo hiöm Gốc

Trang 3

4 Xây dựng

Xây dựng, sửa chữa nhỏ văn phòng, nhà máy

1 Phiếu đề xuất vật tư/tờ trình chủ trương Gốc

2 Tờ trình phê duyệt cung cấp vật tư Gốc

3 Hợp đồng xây dựng (náu có)

4 Biên bản nghiệm thu Gốc

5

Các chi phí không

thông qua công

tác chào giá mua

hàng

1

Tờ trình phê duyệt chi phí hoặc quyết định chi ( nếu có)

Gốc

- Theo thẩm quyền phê duyệt

-2 Giấy đề nghị thanh toán Gốc - Có phê duyệt của Chủ tịch HĐQT hoặc Ban TGĐ theo hạn

mức trên giấy ủy quyền

6 Tiếp khách

Tiếp khách/

quà tặng ( các phòng /ban)

1 Phiếu yêu cầu tiếp khách Gốc

- Nhu cầu tiếp khách thuộc phòng ban nào sẽ do P.TGĐ chịu trách nhiệm phê duyệt ( theo hạn mức trên giấy ủy quyền)

2 Hóa đơn ( nếu có) Gốc

Tờ trình phê duyệt chi phí không hóa đơn chứng từ hoặc chi phí vượt dự toán

Gốc Tiếp

khách/quà tặng ( Ban TGĐ)

1 Phiếu yêu cầu tiếp khách /quà tặng Gốc - Nếu khách của Ban TGĐ thì chủ tịch HĐQT phê duyệt

Phòng HCNS phụ trách thực hiện tờ trình

2 Hóa đơn (nếu có) Gốc

7 Hành chính Điện thoại cố

định, điện, nước, điện thoại di động

2 Giấy báo cước ( nếu có) Gốc

3 Danh sách số điện thoại được thanh toán Gốc/Photo Rác, nước

khoáng, nước đá,truyền hình, internet, thực phẩm,chuyển phát nhanh

1 Bảng kê giao nhận Gốc

Chi phí văn phòng phẩm 1

Bảng tổng hợp nhu cầu

2 Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp

Gốc

Trang 4

3 Phiếu giao hàng Gốc

4 Bảng kê/biên bản bàn giao Gốc

6 Hợp đồng hoặc đơn đặt

Chi phí mua đồ

cúng 1 Tờ trình phê duyệt chi phí Gốc2 Hóa đơn/Biên nhận Gốc

3 Bảng kê chi tiết các khoản chi phí Gốc Tiền sửa chữa

máy tính, mực

in,máy phôto

1 Phiếu yêu cầu sữa chữa, thay thế Gốc

2 Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp

Gốc/Photo có xác nhận của trưởng đơn vị

3 Hợp đồng/Đơn đặt hàng

4 Biên bản bàn giao/nghiệm thu Gốc

Bảo dưỡng/sửa

chữa xe 1 Phiếu yêu cầu bảo dưỡng/ sửa chữa

2 Nhật trình xe

3

Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp/tờ trình phê duyệt chi phí

4 Hợp đồng/Đơn đặt hàng ( nếu có)

5 Bảng kê dịch vụ bảo dưỡng/sửa chữa Gốc - Có xác nhận của 2 bên

Nhiên liệu cho

xe tải/xe hơi

1 Nhật trình xe Gốc/Photo có xác

nhận của trưởng đơn vị

Trang 5

2 Hóa đơn Gốc

3 Bảng kê xăng, dầu, nhớt của từng xe

Gốc

4 Bảng tính định mức nhiên liệu và thực tế

5 Hợp đồng ( nếu có)

Phí cầu đường/

phí kiểm định,phí đăng kiểm phí sử dụng đường bộ

2 Bảng kê phí cầu đường

3 Nhật trình xe

4 Phiếu thu phí OBU Gốc - Sử dụng cho phí cầu đường

5 Biên lai thu tiền/Hóa đơn Gốc - Sử dụng cho phí kiểm định, đăng kiểm, phí sử dụng

đường bộ

8

Gia công, sửa

chữa phục vụ sản

xuất

Gia công sửa chữa thiết bị

1 Phiếu yêu cầu vật tư/ tờ trình chủ trương

2 Tờ trỉnh phê duyệt nhà cung cấp

3 Hợp đồng/ đơn đặt hàng ( nếu có)

4 Phiếu xuất hàng gia công/sửa chữa

5 Biên bản nghiệm thu hoặc

9 NVL, hàng hóa, NVL: Gỗ, 1 Phiếu đề xuất mua hàng Gốc

Trang 6

CCDC sơn,verneer

2 Tờ trình phê duyệt mua hàng

3 Hợp đồng/Đơn đặt hàng

4 Phiếu xuất kho của NCC/Phiếu giao hàng Gốc - Nhân viên thủ kho của Nguyên Vũ xác nhận thông tin

6 Báo cáo nhập kho File excel

7 Biên bản nghiệm thu

8 CO/CQ/COA (néu có) Gốc

9 Phiến cân vào cổng

10 Phiếu thử mẫu đạt chất

10

CCDC Mua thường xuyên/

không thường xuyên

1 Phiếu yêu cầu vật tư/Tờ trình chủ trương Gốc

2 Tờ trình phê duyệt mua hàng Gốc

3 Hợp đồng /Đơn đặt hàng ( nếu có) Gốc

4 Phiếu giao hàng của nhà

6 Biên bản nghiệm thu Gốc

7 Phiếu cân (nếu có) Gốc

Trang 7

11 Quy định chung

1 - Đối với những đơn hàng, hợp đồng được thanh toán nhiều lần, khi thanh toán từ lần thứ 2 trở đi,ngoài

những chứng từ trên còn phải kèm theo “ sồ chi tiết công nợ “ có xác nhận của phòng kế toán

2

- Quy định này quy định chứng từ cơ bản, tùy vào từng trường hợp có thể bộ hồ sơ thanh toán phải gồm một số chứng từ khác theo quy định của tờ trình/ hợp đồng Các khoản chi phí khác ngoài các mục trên

áp dụng theo các quy định liên quan

3 - Đối với các văn bản có sự phê duyệt của Ban TGĐ, HĐQT( tờ trình,phiếu yêu cầu, kế hoạch, dự toán,

quyết định…) đơn vị soạn thảo bắt buộc phải đánh số theo dõi và các số không trùng nhau

4

- Đối với các biên bản nghiệm thu, bàn giao hàng hóa, dịch vụ hoặc các chứng từ có giá trị tương đương phải được xác nhận của trưởng đơn vị có trách nhiệm nghiệm thu, bàn giao Trưởng đơn vị được hiểu là Ban Giám đốc/Trưởng, phó phòng ban trỡ lên

5 - Đối với việc sử dụng tờ trình chọn nhà cung cấp để thanh toán phải dùng bản gốc Nếu thanh toán nhiều

lần thì trưởng phòng mua hàng phải ký xác nhận trên tờ trình phê duyệt chọn nhà cung cấp

6 - Một số quy định về phiếu yêu cầu mua hàng/vật tư:

- Tất cả các nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ tại Công ty phải được ghi nhận bằng phiếu yêu cầu mua hàng

- Phòng mua hàng/phòng HCNS có trách nhiệm theo dõi tiến độ mua hàng, tiến độ thanh toán của các hạng mục trên phiếu yêu cầu mua hàng hóa/ vật tư Việc sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng khi tiến hành thanh toán được quy định như sau:

+ Trường hợp Phiếu yêu cầu mua hàng thanh toán 1 lần : dùng bản gốc + Trường hợp phiếu yêu cầu mua hàng hóa/vật tư dùng thanh toán nhiều lần:

- Tại lần thanh toán thứ 1,2,3 :Phòng mua hàng/phòng HCNS xác nhận trên phiếu yêu cầu mua hàng số lượng, hạng mục thanh toán kèm theo ghi chú số hóa đơn thanh toán trên phiếu gốc Phiếu yêu cầu mua hàng này Sau khi phòng kế toán kiểm tra thì Phòng mua hàng/Phòng HCNS photo Phiếu yêu cầu mua hàng và kẹp vào bộ hồ sơ thanh toán Phòng mua hàng/Phòng HCNS giữa bản gốc

- Tại lần thanh toán cuối cùng: Phòng mua hàng/Phòng HCNS xác nhận số lượng thanh toán lần cuối trên phiếu mua hàng và phiếu này sẽ lưu trữ tại phòng kế toán

Định dạng
Số trang	7
Dung lượng	33,05 KB