Quy trình mua hàng hóa địch vụ của công ty sản xuất

quy trình mua hàng hóa địch vụ của một công ty sản xuất rất cần thiết để kiểm soát rủi ro trong quá trình mua hàng hóa dịch vụ. Đây là quy trình đã áp dụng tốt tại tổ chức chúng tôi và tôi rất tâm đắc

QUY TRÌNH MUA HÀNG

HÓA VÀ DỊCH VỤ

Đơn vị : CTY CP NGUYÊN VŨ

Lần ban hành : 01 Ngày ban hành : 20/02/2018

Chức vụ TP.Mua hàng P.TGĐ Sản xuất Tổng Giám đốc Ngày

Chữ ký

TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH, SỬA ĐỔI

Lần ban

hành/ngày ban

hành

Trang sửa

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

ST

T Đơn vị được nhận tài liệu (ghi rõ số lượng)Nhận bản photo

Nhận file mềm (đánh dấu “X” vào nếu được

nhận)

1 MỤC ĐÍCH

- Nhằm chuẩn hóa các nghiệp vụ trong quy trình mua hàng hóa dịch vụ và các yêu cầu cần thiết trong quá trình kiểm soát chi phí mua hàng

- Phân công, phân nhiệm và quy định rõ cách thức phối hợp giữa các đơn vị liên quan để đảm bảo việc thực hiện kiểm soát quá trình mua hàng đạt hiệu quả cao

- Đảm bảo tính khách quan trong cách thức lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp với yêu cầu của Công ty Cp Nguyên Vũ

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng cho tất cả các nhu cầu mua hàng hóa dịch vụ trong Công ty Nguyên Vũ loại trừ các loại hàng hóa dịch vụ sau:

+ Điện, nước, Điện thoại sử dụng cho tất cả các đơn vị trong Công ty Nguyên Vũ.

+ Gỗ tròn mua từ công ty Hải Vương

3 ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

 Định nghĩa

- Hàng hóa bao gồm nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh (trừ các hàng

hóa vật tư loại trừ phía trên mục số 2), công cụ dụng cụ, các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất,

các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, những sản phẩm để thương mại, phương tiện bảo vệ cá nhân, …

- Dịch vụ là các hoạt động Công ty Nguyên Vũ phải thuê các đơn vị bên ngoài thực hiện: cung

cấp phần mềm, đào tạo, tư vấn, hiệu chuẩn thiết bị đo, kiểm định máy móc thiết bị, đo đạc và giám sát môi trường, dịch vụ in ấn, thiết kế quảng cáo, bảo hiểm, các dịch vụ cảng, dịch vụ vận chuyển …

 Thuật ngữ

- Đơn vị có nhu cầu là đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa và dịch vụ, bao gồm: các đơn vị/phòng ban thuộc Công ty Nguyên Vũ bao gồm VPSG và Nhà máy gỗ Nguyên Vũ

- CÔNG TY NGUYÊN VŨ : Công ty CP Nguyên Vũ

- CT.HĐQT : Chủ Tịch Hội đồng quản trị

- Ban TGĐ : Ban Tổng Giám đốc

- Phòng MH : Phòng Mua hàng

4 QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM & THỜI GIAN XỬ LÝ BỘ HỒ SƠ

4.1 Quy định trách nhiệm

 Đơn vị yêu cầu, Phòng MH là các đơn vị chịu trách nhiệm về chất lượng hàng mua, giá cả hợp

lý và tính minh bạch của quá trình mua hàng (tùy theo chức năng của từng phòng ban)

 Đơn vị yêu cầu

- Cung cấp thông tin vật tư mua thường xuyên của Phòng bảo trì và Hệ thống sản xuất (tên, số lượng, qui cách, chủng loại…) gửi về Phòng MH để thiết lập danh mục hàng thay thế dự phòng thường xuyên trình phê duyệt Ban TGĐ

+ Phòng bảo trì chịu trách nhiệm về hạng mục sử dụng thường xuyên tại hệ thống bảo trì máy móc thiết bị Khi gửi thông tin cho phòng mua hàng Phòng bảo trì phải gửi cho phòng

KH để theo dõi thông tin

+ Phòng KH chịu trách nhiệm về hạng mục sử dụng thường xuyên tại hệ thống sản xuất

- Cung cấp đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa/dịch vụ cần mua trong bộ hồ sơ yêu cầu mua hàng; đồng thời chịu trách nhiệm thẩm định các yếu tố kỹ thuật của hàng hóa/dịch vụ và phản hồi thông tin về Phòng MH để có quyết định mua tối ưu

- Đơn vị yêu cầu có trách nhiệm thẩm định kỹ thuật, sản phẩm của nhà cung cấp mới hoặc khi nhận yêu cầu xem xét kỹ thuật từ Phòng MH

- Đơn vị đề xuất mua hàng phải có trách nhiệm kiểm tra và trừ hàng hóa tồn kho trước khi gửi phiếu đề xuất cung cấp vật tư

- Có thể Giới thiệu nhà cung cấp đủ năng lực, phù hợp với yêu cầu mua hàng để công tác mua hàng diễn ra thuận lợi

- Tham gia phối hợp cùng với Phòng MH, để đánh giá nhà cung cấp, thẩm định các yếu tố mang tính kỹ thuật để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu

- Theo dõi tuổi thọ của hàng hóa vật tư định kỳ (cập nhật hàng tháng) báo cáo về Phòng MH

- Có trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện yêu cầu mua hàng của đơn hàng đơn vị mình yêu cầu, kịp thời thông báo đến các đơn vị liên quan về tiến độ thực hiện việc thẩm định để kịp thời đáp ứng yêu cầu mua hàng

- Định kỳ thứ 5 hàng tuần đơn vị yêu cầu sẽ gửi bảng tổng hợp, theo dõi tiến độ đơn hàng gửi cho đơn vị trực tiếp tiếp nhận, đơn vị tiếp nhận có trách nhiệm phản hồi lại thông tin cho đơn vị yêu

cầu về tiến độ đơn hàng vào thứ 7 hàng tuần theo biểu mẫu “Bảng theo dõi vật tư yêu cầu”

BM01

 Phòng MH, Phòng HCNS

- Phòng MH, Phòng HCNS chịu trách nhiệm nhận Phiếu đề xuất mua hàng, cân đối hàng tồn kho, làm rõ các yếu tố kỹ thuật của nhu cầu mua hàng, đưa ra các đặc điểm nhận dạng để mua và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của đơn vị yêu cầu

- Phối hợp với các đơn vị có nhu cầu thiết lập danh mục hàng thay thế dự phòng thường xuyên

- Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện khảo sát thực tế cùng với các đơn vị liên quan nhằm đánh giá năng lực NCC và thẩm định thực tế các yếu tố kỹ thuật, chất lượng (nếu có) của hàng hóa cần mua

- Tìm kiếm NCC, nhận báo giá từ NCC, đàm phán giá để có giá tối ưu, chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập hồ sơ nhà cung cấp, phối hợp với NCC… để tổ chức đàm phán trực tiếp với NCC, đề xuất NCC phù hợp yêu cầu kỹ thuật, trình ký và theo dõi tờ trình phê duyệt mua hàng theo quy trình để đáp ứng tiến độ cung cấp hàng hóa cho đơn vị có nhu cầu

- Chịu trách nhiệm chính trong việc xem xét thẩm định về giá, tìm kiếm và đề xuất NCC mới để đảm bảo hàng mua vào phù hợp với yêu cầu kỹ thuật, giá cả cạnh tranh tại thời điểm thẩm định giá; phối hợp các phòng ban tổ chức đánh giá năng lực NCC

- Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ mua hàng để truy xuất khi có nhu cầu

- Chịu trách nhiệm báo cáo xin ý kiến Ban Tổng Giám đốc những vướng mắc khó khăn cho từng đơn hàng cụ thể để có hướng giải quyết nhanh kịp thời đơn hàng

 Ban Tổng Giám đốc

- Các Phó Tổng Giám đốc khác có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc, Chủ tịch HĐQT phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp cho đơn hàng hoặc sản phẩm trong lĩnh vực phụ trách của mình và giám sát quá trình thực hiện mua hàng hóa/dịch vụ của các công ty đơn vị mà mình phụ trách

 Phòng MH, Phòng HCNS và các đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa và dịch vụ có trách nhiệm phối hợp với nhau và thực hiện nghiêm túc quy trình này

4.2 Quy định về thời gian xử lý bộ hồ sơ mua hàng.

a Thời gian xử lý đơn hàng

+ Đối với những mặt hàng đã có giá duyệt vẫn còn hiệu lực : Thời gian xử lý đơn hàng phát sinh: Tối đa trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu có đầy đủ các thông tin hợp lệ.

+ Đối với những mặt hàng giá chưa được duyệt hoặc giá duyệt đã hết hạn phê duyệt: Thời gian xử lý đơn hàng phát sinh: Tối đa trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu có đầy đủ các thông tin hợp lệ.

b Thời gian nhập hàng về kho kể từ khi nhận được phiếu đề xuất mua hàng.

Thời gian giao hàng từ khi nhận đề xuất mua

hàng

NHÓM MUA

NHẬP KHẨU

Gỗ Nhập Khẩu 60-90 ngày

Phụ tùng sữa chữa nhập khẫu 30- 45 ngày Mặt hàng khác 30- 45 ngày

NHÓM MUA NỘI

ĐỊA

Carton BB , muose, tem nhãn 15- 20 ngày Foam, gòn bọc nệm 7 ngày

HW, phụ kiện sofa theo yêu cầu Khách hàng 15- 20 ngày

HW, Ốc vít thông thường 7 ngày

Keo trong nước 10- 15 ngày

Bảo trì sữa chữa 15- 20 ngày

Hàng Mẫu cho sản xuất 7 ngày Hàng ngoài sản xuất 20 ngày

Ghi chú: Các đơn vị có nhu cầu căn cứ vào thời gian trên để cân đối lịch sản xuất và lập phiếu đề xuất mua hàng

5 NỘI DUNG

5.1 CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

5.1.1 Quy định đối với việc phân quyền phê duyệt Đề xuất mua hàng:

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh giao cho người được Tổng Giám đốc ủy quyền tại nhà máy phê duyệt yêu cầu mua hàng hóa dịch vụ theo hạn mức được ủy quyền

5.1.2 Quy định trách nhiệm tiếp nhận xử lý yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ của Phòng Mua hàng và Phòng HCNS

TRÁCH NHIỆM TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ CÁC YÊU CẦU MUA HÀNG

- Nguyên nhiên liệu, phụ liệu phục vụ sản

xuất như sơn, hóa chất các loại, dầu DO,

dầu mỡ bôi trơn, …

- Công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị và phụ

tùng thay thế phục vụ sản xuất

- Dịch vụ kỹ thuật sửa chữa thuê ngoài máy

móc thiết bị phục vụ sản xuất

- Gia công bên ngoài

- Pallet gỗ, dây đai nhựa

- Quần áo và các thiết bị bảo hộ lao động

- Phương tiện vận chuyển, xe nâng

- Sửa chữa, thay thế phụ tùng ôtô, máy móc

thiết bị

- Nhóm mặt hàng thuộc phòng KH quản lý:

xe nâng, trạm cân

- Thanh lý máy móc thiết bị của Công ty

- Thẩm định các chi phí mua/thuê dịch vụ

bên ngoài: chi phí dịch thuật, chi phí nâng

hàng, bốc dỡ hàng tại cảng, khử trùng Cont

xuất khẩu,… chi phí gia công, sắt thép, thuê

xe nâng phục vụ đóng hàng xuất khẩu…

- sữa tươi để cấp phát cho CBCNV

- Hạng mục khám sức khỏe, liều kế,

- Huấn luyện an toàn lao động, đào tạo nguồn nhân lực, …

- Nhóm mặt hàng thuộc IT quản lý: phần mềm, trang thiết bị tin học, thiết bị văn phòng khác

- Những yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ của BP.Hành chánh: văn phòng phẩm , sửa chữa máy lạnh, cải tạo cảnh quan môi trường, dịch vụ chăm sóc sức khỏe – y tế, …

- Thẩm định phí bảo hiểm: Các dịch vụ bảo hiểm Công ty có nhu cầu

- Những yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ liên quan đến quảng bá thương hiệu: in ấn, thiết kế quảng cáo,…

- Đối với vé máy bay:

+ Ban TGĐ, Chủ tịch HĐQT, Ban Kiểm Soát khi phát sinh nhu cầu đi máy bay thì Phòng HCNS sẽ chịu trách nhiệm chọn vé, theo dõi và thanh toán

+ Đối với cá nhân, CBCNV khác khi phát sinh nhu cầu đi máy bay theo quy định công tác phí sẽ chuyển tờ trình phê duyệt của Ban Tổng Giám Đốc cho Phòng HCNS

- Đơn vị yêu cầu chịu trách nhiệm làm thủ tục thanh toán khi hoàn tất công tác

5.2 QUY ĐỊNH SỬ DỤNG PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA HÀNG

- Phiếu đề xuất mua hàng được ban hành bởi Phòng Mua hàng

+ Các nhu cầu mua hàng cho lệnh sản xuất : theo biễu mẫu BM02 A

+ Các nhu cầu mua hàng không phục vụ cho lệnh sản xuất : theo biểu mẫu BM02B

- Phiếu đề xuất mua hàng để kèm theo chứng từ thanh toán (có thể dùng BẢN SAO Y do Ban

Tổng giám đốc/Ban Giám đốc nhà máy phê duyệt với điều kiện Phiếu đề xuất mua hàng này thanh toán từ lần thứ hai trở đi)

- Phiếu đề xuất Mua hàng phải thể hiện rõ chi tiết sau :

+ STT

+ Mã hàng/ Tên chủng loại hàng ( Nguyên Vũ)

+ Mã Hàng/ Tên Chủng loại hàng của NCC

+ Qui cách : Ghi rõ đơn vị tính

+ Chất liệu

+ Xuất xứ ( nếu có yêu cầu)

+ Đơn Vị Tính

+Kế hoạch cần

+ Số lượng tồn kho ( thực tế)

+ Số lượng đề xuất cần mua

+ Ngày yêu cầu hàng về ( chính xác dựa trên kế hoạch sản xuất)

+ Số YCSX

+ Tên khách hàng

Hàng thường xuyên sử dụng

Lập yêu cầu mua Lập kế hoạch tổng hợp nhu cầu

Nhu cầu mua hàng hóa & dịch vụ

Hàng khẩn cấp, hàng không thường xuyên

5.3 LƯU ĐỒ THỰC HIỆN

5.3.1 Các bước lưu đồ

Bước

Tài liệu/biểu mẫu liên quan

01

- Đơn vị có nhu cầu

- Ban TGĐ/PTGD “Đề xuất mua

hàng” BM 02

02

Phòng MHNhân viên Kế toán

quản trị

03

- Đơn vị có nhu cầu

- Phòng MH “ Quy định chào giá”

- Chủ Tịch HĐQT

“Tờ trình phê duyệt mua hàng” BM 04

06

- Đơn vị có nhu cầu

- BP.Kỹ thuật/ máy móc/ thiết bị

- BP.Q/C

- Quản đốc các phân xưởng

Duyệt nhu cầu/kế hoạch

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu mua hàng hóa & dịch vụ Tìm kiếm và đánh giá lựa chọn nhà cung cấp

Tìm NCC thay thế

Duyệt Không duyệt Phê duyệt NCC

Không đúng yêu cầu

Xác nhận đơn đặt hàng và

ký hợp đồng với NCC

Nhận hàng, kiểm tra chất lượng và theo dõi NCC

Đổi/trả hàng Đúng yêu cầu

07 - Thủ kho

- Phòng Kế toán

5.3.2 Diễn giải lưu đồ

Trách

Đơn vị

có nhu

cầu

BƯỚC 01 - XÁC ĐỊNH NHU CẦU MUA HÀNG HÓA & DỊCH VỤ

Các đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa & dịch vụ cần phải xác định mặt hàng cần mua thuộc loại mặt hàng nào dưới đây:

+ Hàng thường xuyên sử dụng + Hàng cần khẩn cấp

+ Hàng theo định mức BOM do Phòng KH lập đề xuất

Đơn hàng theo bảng định mức

hàng tồn kho tối thiểu

Các đơn vị có nhu cầu dựa vào

“Danh mục định mức hàng tồn kho

tối thiểu” để lập “Bảng kế hoạch

mua hàng” có phê duyệt của Ban

GĐ Cty phê duyệt của các Trưởng

đơn vị/phòng ban có nhu cầu mua

hàng và gửi về cho Phòng MH

trước ngày 25 của tháng

Lưu ý:

1 Đối với văn phòng phẩm:

Vào đầu tháng cuối cùng trong quý này, BP.Hành chính nhà máy và các đơn

vị thuộc Công ty Nguyên

Vũ gửi nhu cầu VPP của quý tiếp theo về BP.Hành chính – Công ty Nguyên

Vũ BP.Hành chính – Công

ty Nguyên Vũ có trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu từ tất cả các đơn vị trong toàn tập đoàn, sau đó chuyển bảng tổng hợp lên trước ngày 15 của tháng cuối cùng trong quý

BP.Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý yêu cầu mua văn phòng phẩm theo bước 02

Đơn hàng theo lệnh sản xuất

Các đơn vị có nhu cầu lập “Phiếu đề xuất

mua hàng” hoặc Tờ trình phê duyệt chủ trương mua/thuê dịch vụ (áp dụng cho nhu

cầu mua/thuê dịch vụ), trình Ban Giám đốc phê duyệt theo phân quyền, sau đó gửi về cho Phòng MH

- Các đơn vị có nhu cầu phải cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu kỹ thuật, quy cách,… của hàng hóa cần mua cho Phòng MH

Lưu ý:

1

Đơn hàng cần khẩn cấp phục vụ sản xuất:

- Các đơn vị có nhu cầu xin ý kiến từ các cấp lãnh đạo qua điện thoại hoặc email Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi mua hàng hóa - dịch vụ phục vụ cho sản xuất, đơn vị có nhu cầu phải bổ sung bộ chứng từ bao gồm: “Phiếu đề xuất mua hàng” có đóng mộc hàng khẩn cấp, Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu kiểm tra hàng hóa/Biên bản nghiệm thu công trình – dịch vụ, phiếu nhập kho, … gửi về Phòng MH kiểm tra về giá và lập

“Tờ trình phê duyệt mua hàng khẩn cấp” biểu mẫu BM03 –cho đơn vị

có nhu cầu thực hiện thanh toán theo bước 09

- Giao quyền cho P.T Giám đốc sản

Nhập kho Thanh toán

Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ

xuất phê duyệt mua hàng hóa - dịch

vụ khẩn cấp theo đúng thẩm quyền phê duyệt đơn hàng quy định như sau Trường hợp nếu vượt quá thẩm quyền sẽ xin ý kiến chỉ đạo qua điện thoại hoặc email P.TGĐ sản xuất chịu trách nhiệm giải trình cho Ban TGĐ, HĐQT về tính tình trạng gấp của đơn hàng cũng như sự minh bạch giá cả mua hàng

+ Từ < 10 triệu đồng P.TGĐ Sản xuất quyết định

+ Từ > 10 triệu đồng đến < 20 triệu đồng: xin ý kiến Tổng Giám đốc

+ Từ 20 triệu đồng trở lên: xin ý kiến Chủ tịch HĐQT

Phòng

MH

BƯỚC 02 - TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ YÊU CẦU MUA HÀNG HÓA & DỊCH VỤ

- Phòng MH tổng hợp toàn bộ nhu cầu mua hàng của các đơn vị/phòng ban xem xét và trình ký Ban TGĐ và Chủ tịch HĐQT phê duyệt trước khi thực hiện tìm kiếm và đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo bước 03

hàng tồn kho tối thiểu:

- Đối với các yêu cầu mua hàng hóa, Phòng MH có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị có nhu cầu kiểm tra, cân đối hàng tồn kho để xem xét đề xuất mua hàng

có phù hợp hay không (nếu có) sau đó sẽ thực hiện tìm kiếm và đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo bước 03 của quy trình này

Đơn vị

có nhu

cầu

Phòng

MH

Phòng

KSNB

BƯỚC 03 - TÌM KIẾM VÀ ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

Sau khi nhận được nhu cầu/kế hoạch mua hàng hóa – dịch vụ từ các đơn vị có nhu cầu , Phòng MH sẽ thực hiện các công việc sau:

 Tổng hợp thông tin nhu cầu chào giá

- Căn cứ theo nhu cầu trong 1 khoảng thời gian cho phép Phòng mua hàng tổng hợp các nhu cầu mua nhằm tránh mua nhiều lần trong một khoảng thời gian cho một món hàng

 Tìm kiếm nhà cung cấp:

- Đối với các mặt hàng thường xuyên mua hàng :

+ Phòng Mua hàng/Phòng HCNS có trách nhiệm tổ chức đánh giá và đề xuất chọn các nhà cung cấp uy tín, tốt nhất thị trường trình Ban TGĐ phê duyệt chọn Nhà cung cấp Khi có nhu cầu mua hàng thì tiến hành gửi email chào giá cho các đơn vị được chọn để chào giá cạnh tranh

- Đối với các mặt hàng không thường xuyên mua hàng:

+ Phòng mua hàng/Phòng HCNS có trách nhiệm chào giá cạnh tranh trên thị trường để tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu

- Phòng MH/P.HCNS sẽ tìm kiếm NCC đáp ứng các yêu cầu mua hàng: chất lượng, xuất xứ, thông số kỹ thuật, tiến độ, các điều khoản thương mại khác…

- Việc tìm kiếm nhà cung cấp phải đảm bảo có ít nhất 03 NCC (hạn chế tình trạng NCC độc quyền), trường hợp ít hơn 03 NCC cần ghi rõ lý do và phải có sự đồng ý của Ban TGĐ/Chủ tịch HĐQT

Lưu ý: Mọi thông tin trao đổi giữa Phòng mùa hàng với đối tác thì phải cung cấp đầy đủ thông tin và yêu cầu chế độ reply all cho các email chào

giá, để các bên liên quan được nhận đầy đủ thông tin Để đảm bảo tính minh bạch trong quá trình mua hàng hóa và dịch vụ.

- Các bên liên quan trong việc tiếp nhận email chào giá gồm : Trưởng phòng mua hàng, Nhân viên kiểm soát…

- Việc sử dụng email, điện thoại phải theo quy định tại phụ lục “ Quy định sử dụng email, điện thoại khi làm việc với NCC”

 Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp:

- Đối với các mặt hàng có NCC cũ mà Công ty đã từng mua hàng, Phòng MH dựa trên các dữ liệu theo dõi NCC trong suốt thời gian mua hàng hóa – dịch vụ: chất lượng hàng hóa – dịch vụ, thời gian giao hàng, hình thức thanh toán, giá cả, … để đề xuất các NCC phù hợp nhất

- Đối với mặt hàng mua lần đầu có yêu cầu kỹ thuật đặc thù: mua theo mẫu hoặc hàng hóa mua thay thế mà NCC mới cam kết chất lượng tương đương hoặc tốt hơn

so với NCC hiện tại thì thực hiện thử mẫu với các bước sau:

+ Phòng MH yêu cầu NCC gửi mẫu cho đơn vị sử dụng để thử mẫu

+ 01 ngày sau khi nhận được mẫu thử từ NCC, đơn vị sử dụng phải thông báo cho Phòng MH về kế hoạch thử mẫu

+ 01 ngày sau khi có kết quả thử mẫu, đơn vị sử dụng phải gửi kết quả thử mẫu cùng với đề xuất sử dụng đối với sản phẩm đạt yêu cầu về cho Phòng MH

- Chỉ những NCC có mẫu thử đạt yêu cầu của Công ty mới được tiếp tục lựa chọn

để mời tham gia chào giá cạnh tranh

Lưu ý: Các đơn vị có nhu cầu phải lưu lại mẫu thử đạt yêu cầu và các thông tin

liên quan để đối chiếu khi nhận hàng giao của NCC được chọn

Thiết lập danh sách nhà cung cấp và tiến hành rà soát, đánh giá thực tế:

- Thành lập tổ đánh giá của Công ty Nguyên Vũ chuyên đi khảo sát và đánh giá thực tế các nhà cung cấp thuộc danh sách các nhà cung cấp của Công ty Nguyên

Vũ

- Phòng mua hàng và đơn vị nhận hàng phải thống nhất các chỉ tiêu đánh giá NCC trước khi thực hiện đánh giá thực tế

- Đồng thời Nhân viên kiểm soát sẽ chịu trách nhiệm đi khảo sát, đánh giá đột xuất hoặc theo yêu cầu chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT

- Căn cứ vào danh sách các nhà cung cấp đã được đánh giá thì Phòng MH và các phòng ban khác có liên quan sẽ thực hiện công việc theo đúng quy trình mua hàng

đã ban hành

 Xây dựng khung giá cho nhóm hàng thường xuyên mua hàng: Tiến hành chào

giá cạnh tranh cho các nhu cầu mua thường xuyên sau đó tổng hợp thông tin trình Ban TGĐ xem xét phê duyệt Trong tờ trình phải có khung thời gian áp dụng Khi

có nhu cầu mua thực tế thì Phòng mua hàng căn cứ vào giá và nhà cung cấp đã duyệt để lập đơn đặt hàng Định kỳ 3 tháng 1 lần sẽ tổ chức đánh giá lại khung giá

đã ban hành này để đảm bảo giá mua sát thực tế

 Xử lý đơn hàng:

Đơn hàng đàm phán trực tiếp với

NCC

- Phòng MH đàm phán giá tối ưu,

tổng hợp đầy đủ các thông tin

của đơn hàng và phối hợp với

đơn vị liên quan lên kế hoạch

chọn thời gian, tổ chức cuộc họp

Đơn hàng không đàm phán trực tiếp với NCC

 Đối với các đơn hàng do Phòng MH/HCNS phụ trách mua:

- Phòng MH tổng hợp giá chào, đàm phán giá

để có giá tối ưu và đề xuất lựa chọn NCC

- Sau khi thống nhất về kết quả đề xuất chọn