Cẩm nang sử dụng excel 2010

Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá này s

I Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 9

Thêm tính năng S p ark lin e 10

Tính năng S lic e rs 11

Định dạng dữ liệu có điều kiện 12

PivotTables và P ivotC harts 14

S h are W orkbook 15

I Nội dung c h ín h 15

C hương 1: Làm Q uen Với Microsoft E x cel 15

1.1 Giới thiệu Excel 15

Excel là g ì: 15

Ribbon là g ì ? 20

S ử dụng th ự c đơn ngữ cảnh (shortcut m e n u ) 21

1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ c ử a s ổ 22

Phóng to, thu nhỏ c ử a sổ E x cel 23

Thu nhỏ c ử a sổ E x c e l 23

Phóng to c ử a sổ E x cel 23

Thoát khỏi E xcel 23

1.3 Thao tá c với ô và v ù n g 23

Nhận dạng ô và vùng (cells, ra n g e ) 23

Chọn v ù n g 24

S ao chép và di chuyển v ù n g 25

Đặt tên v ù n g 28

Thêm chú thích cho ô 29

Chèn, xóa ô, dòng và c ộ t 30

Thay đổi độ rộng cột và chiều cao d ò n g 32

Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) 34

Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô 34

1.4 Di chuyển trong bảng tính và s ử dụng phím t ắ t 35

Thanh cuốn dọc, thanh cuốn n g an g 35

Thanh S h eet ta b 35

S ử dụng c á c tổ hợp phím tắt đ ể di c h u y ể n 36

1.5 Thao tá c với w orkbook 37

Tạo mới w o rk b o o k 37

Lưu w orkbook 39

Đóng w orkbook 41

S ắp xếp w orkbook 42

1.6 Thao tá c với w o rk sh eet 42

Chèn thêm w orksheet mới vào w orkbook 42

Đổi tên w o rk s h e e t 43

Xóa w o rk s h e e t 43

S ao chép w o rk sh eet 44

Chọn màu cho sh e e t t a b 45

Ẩn/ Hiện w o rk sh e e t 45

1.7 S ử dụng các c h ế độ hiển thị trong quá trình thao t á c 46

S ử dụng thanh Z o o m 46

Xem và so sán h w orksheet trong nhiều c ử a s ổ 46

Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đ ề 47

S ử dụng W atch W indow 49

C hương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel 49

2.1 Nhập liệu, hiệu chỉnh 49

Nhập liệu 49

Nhập các ký tự đ ặc b iệ t 51

Hiệu chỉnh nội d u n g 52

Nhập đè lên ô có sẵn nội d u n g 52

S ử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu 53

2.2 Định d ạ n g 58

Định dạng c h u n g 58

Tự động định dạng có điều kiện 67

Bảng và định dạng bảng (tab le) 68

S ử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document T h e m e s ) 70

2.3 Tìm và thay th ế dữ liệ u 71

3.1 Giới thiệu công th ứ c và h à m : 76

Giới thiệu công th ứ c (Form ula) 76

Giới thiệu hàm (F u n ctio n ) 78

Nhập công th ứ c và h à m 79

Tham chiếu trong công t h ứ c 82

C ác lỗi thông dụng (Form ulas e rro r s ) 84

3.2 C ác hàm trong e x c e l 85

a Nhóm hàm về thống k ê 85

b Nhóm hàm về phân phối xác s u ấ t 88

c Nhóm hàm về tư ơ ng quan và hồi quy tuyến tín h 90

d C ác hàm tài chính - financian fu n ctio n s 92

e Danh mục các C ác Hàm Q uản lý C ơ s ở dữ liệu và Danh s á c h 96

f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 117

g HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU 132

C hương 4: Khai Thác C ơ S ở Dữ L iệ u 152

4.1 Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) 152

S ắp x ế p 152

Lọc dữ liệ u 153

4.2 PivotTable và PivotChart 155

4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotC hart 155

Tạo một báo cáo PivotTable đơn g iả n 155

4.2.2 Tìm hiểu d ữ liệu nguồn của P iv o tT ab le 171

4.2.3 S ử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable 187

C hương 5: Đồ Thị Trong E x c e l 201

5.1 Giới thiệu đồ th ị 201

5.2 Vẽ đồ th ị 202

5.3 C ác thao tá c trên đồ th ị 207

a Nhận biết các thành phần trên đồ th ị 207

C ác thành phần thông d ụ n g 207

Một số thành phần chỉ có trong đồ thị 3 -D 208

b C ác thao tá c với đồ th ị 208

Chọn thành phần trên đồ thị 208

Di chuyển đồ t h ị 209

S ao chép đồ th ị 209

Xóa đồ th ị 209

Thêm c á c thành phần của đồ th ị 210

S ắp xếp và xóa c á c thành phần của đồ th ị 210

In đồ t h ị 210

c Hiệu chỉnh và định dạng đồ th ị 210

Hiệu chỉnh Chart A re a 211

Hiệu chỉnh Flot A rea 212

Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đ ề trục hoành và trục tu n g , 213

Hiệu chỉnh đườ ng lưới ngang và d ọ c 214

d C ác thao tá c với chuỗi số liệu trong đồ th ị 219

Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ th ị 219

Thêm chuỗi mới vào đồ thị 219

Thay đổi chuỗi số liệ u 220

Thêm đườ ng xu hướng vào đồ th ị 222

C hương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính 223

6.1 C ác chế độ hiển thị trang trong E x c e l 223

6.2 Thiết lập thông số cho trang in 224

6.3 Thiết lập thông số hộp thoại P rin t 230

6.4 C ác lưu ý k h á c 232

C hương 7: Làm Việc Với Macro, T em p lates 232

7.1 M a c ro 232

Ghi một M acro 232

T hực thi M acro 234

C hương 8: Phím Tắt Và Thủ T h u ật 235

8.1 Phím T ắ t 235

a Truy cập Ribbon bằng bàn p hím 235

b Phím t ắ t 235

8.2 Thủ th u ậ t 239

1 Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành c h ữ ) 239

2 Giấu bảng tính Excel chuyên n g h iệ p 245

3 Khóa và bảo vệ những ô có ch ứ a công t h ứ c 246

4 S ử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một S h eet khác 253 5 Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox 257

6 Đánh dấu những ô ch ứ a công th ứ c bằng Conditional F orm atting 264

7 S ử dụng ch ứ c năng thay thế (R eplace) để gỡ bỏ các ký tự không mong

m uốn 265

8 Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số t h ự c 266

9 Tăng thêm số lần Undo cho E xcel 269

10 Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính E x cel 273

11 Tạo mục lục trong E x c e l 274

I Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010

1 Chức năng Backstage View

Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010

Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn

Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ file

Thêm tính năng Sparkline

Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell) Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell

7Ễ9

672

t 561 920 636

6M

997

6915

702

All B ookỉ

A r tt & P hotography Chlldien'i Books

Compìỉtsíỉ £ internet

Histữíy Mystery a Thítílers

Cooking Romance

Science FM/on & Fontosy

Tính năng Slicers

Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích

dữ liệu của bạn dễ dàng hơn Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trự c quan sâu thông qua số lượng lớn dữ liệu

Chlildren’s Books Com puters & In te m e t

S e a ttle Redmond Edmonds Tacoma George

History

M ystery Stfh rilfers Nonfiction

Rom ance Scien ce Fiction & Fantasy Kirkland

Định dạng dữ liệu có điều kiện

Chức năng conditional format mới bao gồm nhiề kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất với chỉ 1 cú click chuột

Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010 Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu

ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần

đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:

Kiểu đánh giá sàng lọc:

Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định Sau đây là hai nhóm quy luật chính:

Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date

Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).

Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó Xong,

bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính.

- Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có

giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom

10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của

cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng) Khi bạn

chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% là tùy bạn tinh chỉnh,

sau đó bấm OK để hoàn tất.

Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:

- Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp

- Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách

chọn Color Scales > More Rules.

- Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ

tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính

Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô

đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng

Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon

Sets.

Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy

luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên

việc này rất mất thời gian Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã

cung cấp rất đầy đủ cho bạn Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa

chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire

Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).

Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và bắt mắt Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi

xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel

PivotTables và PivotCharts

Giống như PivotTables, PivotCharts cũng được thực hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này Tất cả những cải thiện mới về việc lọc được cung cấp cho PivotCharts Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ Bạn cũng có thể thay đổi layout, style

và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây

Share Workbook

Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm

Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel

1.1 Giới thiệu Excel

Excel là gì:

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr

chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

^ Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

^ Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

^ Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

^ Vẽ đồ thị và các sơ đồ

^ Tự động hóa các công việc bằng các macro

^ Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

• Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính

toán, vẽ đồ thị, _ ) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

• Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi

là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)

• Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Một

chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

• Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ

workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

Các thành phần của WorkbookExcel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.

Giao diện Excel

• Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, _ và danh mục các tập tin đã mở trước đó Nút lệnh Office giống như thực

đơn File của các phiên bản trước

• Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sửdụng nhất Nhấn vào I ' để mở danh mục các lệnh và LyUvào các lệnh cần cho hiện lên

thanh lệnh truy cập nhanh Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn chọn More

C o m m a n d s.^ để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.

Các lệnh trong thực đơn Office

Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanhRibbon là gì?

Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi

là Ribbon Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc

như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu, ^

• Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,

• Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

• Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),

công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel

• Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích

Popular ^ Chọn Show Developer tab in the Ribbon.

• Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ

sung, các hàm bổ sung,_

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình

v ẽ ^ ) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn

1.2.1 M ở Excel

Thao tác:

B1 Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái

B2 Di chuyển chuột lên trên đến chữ A ll Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn

Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng

lại

B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel

Phóng to, thu nhỏ cử a sổ Excel

Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ

ỉoolíl - Microsoft Excel thu gọn của Excel trên thanh Taskbar

Nhấp chuột vào biểu tượng

bên phía dưới màn hình

Thoát khỏi Excel

Thao tác:

Nhấp chuột vào nút ^ ở góc ừên cùng bên phải để thoát khỏi Excel Hoặc cũng có thể

thoát Excel bằng cách nhấn nút Office ^ chọn E xit Excel.

1.3 Thao tác với ô và vùng

Nhận dạng ô và vùng (cells, range)

Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô

góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách) Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc

dòng được xác định là <tên c ộ t x t ê n cột> (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A;A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4).

Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là

11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.

Địa chỉ ô và vùngChọn vùng

Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng

của vùng và thả chuột Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift

trong khi nhấn phím ^ và ^ để đến ô cuối của vùng và thả các phím (Bạn cũng có thể làm ngược lại là chọn ô cuối của vùng trước và kéo chọn đến ô đầu tiên)

Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn <Ctrl+A>, còn muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select A ll

Sheets.

Sao chép và di chuyển vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và

dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

• Dùng Ribbon: Chọn vùng Home nhóm Clipboard nhấn nút hay

(Paste) Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh ^ nhấp phải chuột.

• Chuột: Chọn vùng ^ giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) ^ kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di

chuyển đến và thả chuột

Dán đ ặc biệt (Paste Special)

Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ

vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste

S p e c ia ls Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải

chuột, chọn lệnh Paste S p e c ia ls hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng

sau:

Paste SpecìaL

Paste

0 1 ^1 1 O All using Source them e

O Formulas O All e xce p t borders

O Form ats O Formulas and number fo rm a ts

O Comments O Values and number form ats

O Validation All merging conditional form ats

O peration

O Subtract

1 1 Skip Nanks 1 1 Transpose

Giải thích hộp thoại Paste Special

Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng

Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng

Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức

Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công

thứcValidation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích

All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn

All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền

Column widths Chi dan vao thong tin qui dinh chieu rong cot

Formulas and number

vung nguon

Multiply Cac o mang gia tri cua vung dich se nhan voi cac o tuang ung

cua vung nguon

Divide Cac o mang gia tri cua vung dich se chia cho cac o tuang ung

cua vung nguonSkip blanks Khong dan de cac o rong o vung nguon vao o co gia tri o vung

dichTranspose Dan vao va dao dong thanh cot hoac ngugc lai

Paste Link Dan vao va tham chieu o dich den o nguon

Đặt tên vùng

Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã

được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to - F5) _ Tên dài tối đa 255

ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắ t đầu là ký tự không được

bắt đầu là số, tên không được đặt giống các địa chỉ tham chiếu Để đặt tên trước tiên ta

chọn vùng cần đặt tên ^ chọn nhóm Formulas Defined Names ^ Define Name, hộp thoại New Name hiện ra Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, xong thì nhấn OK Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực

tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined Names Create fro m Selection hoặc dùng thực đơn ngữ cảnh.

Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các

tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến, _

Thêm chú thích cho ô

hêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được

rõ ràng hơn Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm Review ^ Comments

^ New Comment và hãy nhập chú thích vào Ngoài ra bạn có thể nhấp p h ả i chuột lên

ô cần chú thích và chọn Insert Comment.

• Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review ^ Comments Next hay Previous.

• Để ẩn/ hiện chú thích vào Review ^ Comments ^ Show A ll Comments (ẩn/ hiện

tất cả) hoặc Show /H ide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn).

• Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích ^ Review ^ Comments Edit Comment Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuột và chọn Edit

Comment từ thực đơn ngữ cảnh.

• Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích ^ Review ^ Comments ^ Delete

Hoặc nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.

Minh họa cho hiện các chú thích

Chèn, xóa ô, dòng và cột

Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong

worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới Tương tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột

Chèn ô trống

B1 Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục

thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).

B2 Chọn Home ^ c h ọ n nhóm Cells ^ I n s e r t ^ Insert Cells^ B3 Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert

Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn

B1 Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa

B2 Chọn Home ^ Cells ^ Delete ^ chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)

Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng

Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự có thể hiển thị trong một dòng Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi Tương tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch) Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi Các bước điều chỉnh dòng cột:

B1 Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng

B2 Chọn Home ^ Cells ^ Format Chọn lệnh phù hợp

• Row H e ig h ts chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng

• AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp

với nội dung

• Column Width _ chọn lệnh này để qui định độ rộng cột

• AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp

với nội dung

• D efault W idth.^ chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho

worksheet hay cả workbook Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo

về bên trái để giảm độ rộng cột Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng

3 Trái phieu đẩu

B1 Chọn các ô cần nối lại

B2 Chọn Home ^ Alignment ^ chọn Merge & Center Để canh chỉnh dữ liệu trong

ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment.

Chuyên một ô đã noi vê lại nhiêu ô

Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái B1 Chọn ô đang bị nối

B2 Chọn Home ^ Alignment ^ chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều

được

1.4 Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt

Bạn có thể dùng chuột, các phím ^ ^ t ị , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheettab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính

Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang

Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars) Bởi

vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác,

nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng

thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.

• Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống

• Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang

Thanh cuốn ngangThao tác:

• Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái

• Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải

Thanh Sheet tab

Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab

Ngoài ra chúng ta có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành Để trở

về sheet đầu tiên bạn nhấp chuột và nút ừên thanh sheet tab và để đến sheet cuối cùng thì bạn nhấp chuột vào nút ừên thanh sheet tab Nếu muốn đến một sheet nào đó ừong

trường họp có quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh ^ ► ►! và chọn tên sheet cần đến.

Đen sheet đẩu

về sheet tnrớc

Sheet liiện liành

Đ en sheet cuối

Tạo sheet mới

Đểii sheet sau

Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet

Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet

Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình

Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình

Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình

Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình

End + ^ hoặc Ctrl + ^ Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trốngEnd + ^ hoặc Ctrl + ^ Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trốngEnd + t hoặc Ctrl + t Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trốngEnd + ị hoặc Ctrl + ị Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trốngCtrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành

Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành

Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính

1.5 Thao tác với workbook

Tạo mới workbook

Chọn nút Office ^ New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa

chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook

dựa trên một workbook đã có Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create.

Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:

1 Chọn nút Office ^ chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có

thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để

điều chỉnh thì nhấn vào nút Office ^ Excel Options ^ Advance ^ phần

Display ^ Show this number o f Recent Documents ).

2 Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin

3 Chọn nút Office ^ Open, hộp thoại Open hiện ra Trong hộp thoại Open,

chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại

Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay

đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường

hợp tập tin bị lỗi)

Lưu workbook

ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn

Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực

hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần) Để sử dụng tính

năng Auto Recover bạn chọn nút Office ^ Excel Options ^ Save, sau đó đánh dấu chọn 0 vào Save AutoRecover information every 10 minutes.

Một số cách lưu workbook:

1 Chọn nút Office Save

2 Nhấp chuột lên nút ^ ừên thanh lệnh truy cập nhanh {Quick Access Tollbar).

3 Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.

Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là

tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save A s hiện ra Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ.

Minh họa lưu tập tin

• Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows

Tên tập tin có thể dài tới 2 5 5 ký tự bao gồm cả khoảng trắng Tuy nhiên trong tên tập tin

không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |

• Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!).

B1 Nhấn nút Office ^ Save As, hộp thoại Save A s hiện ra.

B2 Nhấn nút Tools ^ chọn General O ptions^, hộp thoại General Options hiện ra

B3 Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng

bảo mật) Sau đó nhấn nút OK

B4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau đó nhấn nút OK

B5 Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook Sau đó nhấn nút OK

B6 Nhấn nút Save để hoàn tất.

Dùng mật mã bảo vệ workbook

Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi

*.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to

modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới