CẨM NANG SỬ DỤNG HỆ THỐNG TABMIS X

Quy trình nhập, duyệt và kết sổ dự toán cấp 0 a Quy trình nhập mới ngân sách dự toán cấp 0 - Bước 1: Vào tập trách nhiệm: 00XX Quản lý phân bổ ngân sách KBNN YY-CQTC-Người nhập Trong

2.4 Phân hệ Phân bổ ngân sách

2.4.1 Tổng quan phân hệ Phân bổ ngân sách

Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách quản lý các quy trình phân bổ, điều chỉnh và chuyển giao dự toán

Nhập dự toán vào TABMIS là việc cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước (đối với ngân sách cấp xã), các đơn vị dự toán cấp I, II đã tham gia vào TABMIS, căn cứ quyết định phân bổ và giao dự toán của cấp có thẩm quyền, thực hiện nhập dữ liệu dự toán chi NSNN vào TABMIS và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn của số liệu dự toán trong TABMIS

Việc kiểm soát dự toán sẽ do hệ thống tự thực hiện theo các phân hệ: quản lý cam kết chi, quản lý chi và phân hệ sổ cái Việc kiểm soát dự toán nhằm đảm bảo chi tiêu không vượt quá số dự toán được phân bổ

Công thức tính số dư dự toán được tính theo công thức:

Số dư dự toán = Số dự toán – Số thực chi – Số dự chi

2.4.2 Tạo kết hợp tài khoản

2.4.2.1 Tổ hợp tài khoản dự toán

Tổ hợp tài khoản dự toán: Là việc kết hợp các đoạn mã dùng để hạch toán kế toán dự toán Tổ hợp tài khoản dự toán bao gồm 12 phân đoạn mã:

- Mã quỹ )

- Mã tài khoản kế toán

- Mã nội dung kinh tế

- Mã cấp ngân sách

- Mã ĐVcó quan hệ với ngân sách

- Mã chương

2.4.3.1 Quy trình nhập, duyệt và kết sổ dự toán cấp 0

a) Quy trình nhập mới ngân sách (dự toán cấp 0)

- Bước 1: Vào tập trách nhiệm: 00XX Quản lý phân bổ ngân sách

KBNN YY-CQTC-Người nhập

Trong đó: XX ứng với mã của kho bạc

YY ứng với tên kho bạc

- Bước 2: Chọn đường dẫn: Ngân sách>Nhập mới, nhấn nút Mở

- Bước 3: Chọn Mã tổ chức dự toán: Đúng mã KB sở tại

- Bước 4: Kỳ kế toán: Chọn kỳ kế toán từ (tháng) 01-xx đến tháng

13-xx (xx là năm hạch toán)

- Bước 5: chọn loại tiền là VNĐ

- Bước 6: chuyển sang Tab "Chế độ bút toán"

- Bước 7: Chọn tài khoản dự toán cấp 0

+ B7.1 Chọn trường Tài khoản

+ B7.2 Nhấp vào biểu tượng + B7.3 Nhập mã Tài khoản dự toán cấp 0

+ B7.4 Nhấn nút Đồng ý

của chính Quận/Huyện đó

- Bước 8: Quay về màn hình Nhập bút toán ngân sách - Tab "Chế độ

bút toán", nhập Số tiền Nợ tương ứng với kỳ hạch toán

- Bước 9: Lưu (Save)

- Bước 10: Tương tự, nhập tài khoản Nguồn đối ứng

+ B10.1 Chọn trường Tài khoản

+ B10.2 Nhấp vào biểu tượng

+ B10.3 Nhập mã Tài khoản Nguồn

+ B10.4 Nhấn nút Đồng ý

- Bước 11: Quay về màn hình Nhập bút toán ngân sách - Tab "Chế

độ bút toán", nhập Số tiền Có tương ứng với kỳ hạch toán

- Bước 12: Lưu (Save)

- Bước 13: chọn nút Tạo bút toán, hiển thị cửa sổ 'Tạo bút toán '

+ B13.1 Nhập Lô bút toán: nhập tên loại Dossier (theo nguyên tắc đặt tên: MaKB.NamThangNgay.MaNVnhaplieu.STTgiaodich)

+ B13.2 Loại bút toán: Chọn loại “Dự toán”

+ B13.3 Chon nút Kiểm tra dự toán

+ B13.4 Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý

- Bước 14: quay về cửa sổ Tạo bút toán, chọn nút Chạy nhập bút toán

- Bước 15: hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý

- Bước 16 Hệ thống quay trở về cửa sổ Tạo bút toán, chọn nút Hoàn tất

b) Quy trình Kiểm tra dự toán và Đệ trình

phê duyệt bút toán ngân sách

-

- Bước 1: chọn đường dẫn: Các bút toán>Nhập mới, nhấp kép chuột hoặc nhấn nút Mở

- Bước 2: tại màn hình Tìm bút toán,

+ B2.1 Nhập tên Lô (bút toán)

+ B2.2 Nhấn nút Tìm

- Bước 3: Hệ thống mở cửa sổ Nhập bút toán,

+ B3.1 chọn Bút toán

+ B3.2 Nhấn Nút Kiểm tra bút toán

- Bước 4: Hệ thống hiển thị cửa sổ Các bút toán, chọn nút Kiểm tra

dự toán

10

- Bước 5: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý

- Bước 6: quay trở về cửa sổ Các bút toán, chọn nút Phê duyệt để

đệ trình phê duyệt bút toán

- Bước 7: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, thông báo "Lô bút toán đã được chuyển tiếp đến người phê duyệt" để đệ trình, chọn nút Đồng ý

* Hoàn thành đệ trình phê duyệt bút toán

- Bước 2: Trong màn hình Luồng công việc, tab Các thông báo,

chọn lô bút toán cần phê duyệt

- Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình phê duyệt bút toán

+ B3.1 Xem bút toán: chọn Các tham chiếu-Xem bút toán

+ B3.2 Hệ thống hiển thị cửa sổ thông tin chung về Lô bút toán

Nhấn chọn nút Bút toán để xem nội dung bút toán

+ B3.3 Đóng màn hình Các bút toán

14

- Bước 4: Trở lại màn hình phê duyệt bút toán Chọn 1 trong số các tình huống xử lý sau:

+ Nếu chấp nhận phê duyệt bút toán: chọn nút Phê duyệt

+ Nếu từ chối phê duyệt bút toán: chọn nút Loại bỏ

+ Nếu yêu cầu thêm thông tin: chọn nút Yêu cầu thông tin

+ Nếu uỷ quyền phê duyệt, chọn nút Uỷ quyền phê duyệt

d) Kết sổ bút toán ngân sách

- Bước 1: Đường dẫn (điều hướng): Các bút toán>kết sổ

- Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ tìm kiếm Lô bút toán,

+ B2.1 Nhập thông tin vào trường Lô để tìm bút toán;

+ B2.2 Nhấn nút Tìm

- Bước 3: Hệ thống hiển thị cửa sổ Kết sổ các bút toán

+ B3.1 Đánh dấu vào lô muốn kết sổ

+ B3.2 Chọn Xem lại lô để xem chi tiết nếu cần

16

+ B3.3 Nhấn chọn nút Kết sổ

- Bước 4: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, thông báo mã số hoạt động kết sổ được tạo ra Nhấn nút Đồng ý

- Bước 5: Xem yêu cầu kết sổ trên hệ thống:

+ B5.1 Chọn đường dẫn: Xem>Các yêu cầu

+ B5.2 Hiển thị cửa sổ tìm các yêu cầu, chọn Toàn bộ yêu cầu và

nhấn nút Tìm

18

+ B5.3 Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm các Yêu cầu Khi Mã yêu

cầu kết sổ có Trạng thái là "Hoàn thành", bút toán đã kết sổ thành công

e) Quy trình Truy vấn quỹ

Sau khi lãnh đạo phê duyệt, người nhập tiến hành truy vấn quỹ để chấm các bút toán nếu đúng thì tiến hành kết sổ Truy vấn quỹ được thực hiện như sau:

- Bước 1: chọn Đường dẫn (điều hướng): Truy vấn>Quỹ;

Nhấn nút Mở

- Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ Truy vấn số dư dự toán hiện tại

+ B2.1 Tài khoản: Chọn kỳ (hạch toán) tài khoản khoản (mã tài khoản tự nhiên: dự toán cấp 0 từ: 9213-9239),

+ B2.2 Kiểm tra số dư hiện tại

+ B2.3 Xuât ra Excel để chấm: Vào tập tin\Nhấn đồng thời nút Ctrl+ chọn Xuất\Save\Đặt tên file; mở file excel ra, import từ file text và Chấm

20

- Bước 3: nếu kết quả chấm chính xác, thực hiện kết sổ

2.4.3.2 Quy trình phân bổ dự toán từ

cấp 0 sang 1

a) Phân bổ dự toán

- Bước 1: Chọn Đường dẫn: Dossier>Giao dịch Dossier

- Bước 2: trong màn hình TABMIS Dossier, nhập các thông tin: + Bước 2.1 Loại giao dịch Dossier: chọn loại Dossier cần phân bổ

Chú ý: dùng ký tự % để tìm kiếm

+ Bước 2.2 Tên loại Dossier: Nhập tên Dossier Chú ý nhập tên để

có thể dễ dàng truy vấn khi cần

22

+ Bước 2.3 Trường Mô tả: Nhập mô tả về Dossier

+ Bước 2.3 Nhập Trường động: nhập loại Mã dự toán; hoặc nhấn

chuột vào khu vực [ ] để mở cửa sổ Tiêu đề duy trì Dossier

+ Bước 2.4 Nhấn nút ( ) để chọn mã loại dự toán

+ Bước 2.5 Chọn mã loại dự toán; chọn nút Đồng ý

+ Bước 2.6 Quay về cửa sổ Tiêu đề Duy trì Dossier, chọn nút Đồng

ý, sau đó nhấn nút Lưu (Save)

- Bước 3: Cập nhật Nguồn: trở lại màn hình TABMIS Dossier

+ Bước 3.1 Chọn Mã dự toán

24

+ Bước 3.2 Nhập mã tài khoản tại ô Tài khoản, thuộc khu Nguồn Hoặc tìm và chọn mã tài khoản trong cửa sổ TABMIS_COA, chọn nút Đồng ý để quay về màn hình TABMIS Dossier

+ Bước 3.3 Chọn tên kỳ (ví dụ: 04-09)

Số dư Dự toán hiện tại và số dư mới tự động cập nhật

+ Bước 3.4 Nhấn nút Lưu

- Bước 4: Cập nhật Đích: : tại màn hình TABMIS Dossier

+ Bước 4.1 Chọn Mã dự toán

+ Bước 4.2 Nhập Mã tài khoản hoặc chọn mã tài khoản trên cửa sổ

TABMIS_COA Chọn nút Đồng ý để quay về màn hình TABMIS Dossier

26

+ Bước 4.3 Ô Tên kỳ: Chọn kỳ phân bổ

+ Bước 4.4 Ô Số tiền dự toán: Nhập số tiền cần phân bổ

+ Bước 4.5 Nhấn nút Lưu

Trường hợp quên, không lưu thông tin, hệ thống cảnh báo lỗi, Chọn

nút Đồng ý trên cửa sổ thông báo Lỗi

- Bước 5: Kiểm tra dự toán: tại màn hình TABMIS Dossier

+ Bước 5.1 chọn nút Kiểm tra dự toán

+ Bước 5.2 Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, nhấn nút Có để lưu

28

- Bước 6: Dành dự toán: tại màn hình TABMIS Dossier

+ Bước 6.1 Nhấn nút Dành dự toán

+ Bước 6.2 Hệ thống yêu cầu lựa chọn quyết định dành dự trữ quỹ

cho kết chuẩn ngân sách Chọn Có trên cửa sổ Quyết định

+ Bước 6.3 Hệ thống yêu cầu lựa chọn quyết định lưu công việc vừa

thực hiện Chọn Có trên cửa sổ Quyết định

+ Bước 6.4 Hệ thống thông báo đã dành dự toán dự trữ quỹ Chọn

Đồng ý trên cửa sổ Ghi chú

- Bước 7: đệ trình để phê duyệt: tại màn hình TABMIS Dossier

+ Bước 7.1 Chọn nút Phê duyệt

+ Bước 7.2 Hệ thống thông báo Giao dịch đã được đệ trình để phê

duyệt Chọn Đồng ý trên cửa sổ Ghi chú

30

* Kết thúc giao dịch phân bổ dự toán

b) Phê duyệt bút toán phân bổ

32

c) Chạy chương trình "Tạo bút toán” sau khi bút toán đã được duyệt

- Bước 1: Truy nhập hệ thống theo quyền của người nhập,

- Bước 2: Chọn đường dẫn: Xem>Các yêu cầu

- Bước 3: tại cửa sổ Tìm yêu cầu, chọn Đệ trình một yêu cầu mới

- Bước 4: tại cửa sổ Đệ trình một yêu cầu mới, chọn Yêu cầu đơn nhất và nhấn nút Đồng ý

- Bước 5: tại cửa sổ Đệ trình yêu cầu, nhập các thông tin

+ Bước 5.1 Trường Tên, nhấn nút [ ], hiển thị cửa sổ Các báo cáo

34

+ Bước 5.2 tại cửa sổ Các báo cáo, chọn loại báo cáo “Chương trình - Tạo bút toán” Chọn nút Đồng ý

- Bước 5.3: tại cửa sổ Đệ trình yêu cầu, chọn [ ] để hiện thị cửa số

và nhập các thông tin về các tham số

+ Bước 5.4 Nhập giá trị các tham số Chọn Đồng ý

- Bước 5.5: tại cửa sổ Đệ trình yêu cầu, chọn nút Đệ trình

36

- Bước 6: Chọn đường dẫn: Xem>Các yêu cầu

- Bước 7: tại cửa sổ Tìm yêu cầu, chọn Toàn bộ yêu cầu, nhấn nút Tìm

- Bước 8: tại cửa sổ Yêu cầu, theo dõi trạng thái yêu cầu (đang treo)

Sau khi trạng thái chuyển “Đã hoàn thành”, nhấn nút chọn “Xem đầu ra”

- Bước 9: tại cửa sổ Xem báo cáo đầu ra, ghi nhận ID của lô bút toán Ngân sách sinh ra (không quan tâm đến bút toán Dự chi sinh ra cùng lúc)

Ví dụ: mã 351567

Thông báo với Người phê duyệt lô bút toán vừa tạo ra trên hệ thống

38

d) Kết sổ bút toán phân bổ Dossier sau khi chạy “Chương trình-Tạo bút

toán”

- Bước 1: Đường dẫn (điều hướng): Các bút toán>kết sổ

- Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ Tìm Lô bút toán,

+ Bước 2.1 Căn cứ vào thông tin Lô bút toán người nhập cung cấp, Người duyệt sẽ tìm lô bút toán để kết sổ

+ Bước 2.2 Nhấn nút Tìm

40

- Bước 3: Hệ thống hiển thị cửa sổ Kết sổ các bút toán

+ Bước 3.1 Đánh dấu vào Lô muốn kết sổ

+ Bước 3.2 Chọn Xem lại lô để xem chi tiết nếu cần

+ Bước 3.3 Nhấn chọn nút Kết sổ

- Bước 4: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú và thông báo mã ID kết

sổ, ví dụ: ID 351589 Ghi lại và nhấn nút Đồng ý

e) Kiểm tra quỹ cho tài khoản cấp 1 sau khi phân bổ

42

2.4.3.3 Quy trình phân bổ

dự toán từ cấp 1 sang 4

a) Phân bổ dự toán:

- Bước 1: Trình điều hướng: chọn Dossier>Giao dịch Dossier

- Bước 2: nhập thông tin vào Cửa sổ Dossier

+ Bước 2.1 Nhập Loại giao dịch Dossier; Tên loại Dossier, lưu ý nhập tên để dể truy vấn khi cần Nhấn Đồng ý trên cửa sổ Tên Dossier

+ Bước 2.2 Nhập mã Số giao dịch cha: mã Số giao dịch cha từ

Dossier phân bổ từ 0-1 trước đó

+ Bước 2.3 Nhập trường Mô tả; nhập Trường động Nhấn nút Lưu

44

- Bước 3: Cập nhật Nguồn: Lưu ý tài khoản Nguồn được tự động

sinh ra sau khi lưu tiêu đề Tài khoản Nguồn của phân bổ từ 1-4 chính là tài khoản Đích của Dossier phân bổ từ 0-1

- Bước 4: Cập nhật Đích :

+ Bước 4.1 Chọn Mã dự toán, chọn dãy tài khoản Đích phân bổ

thích hợp cho từng nghiệp vụ

Lưu ý đối với Sở tài chính: Khi phân bổ dự toán cho các đơn vị ở

các quận, huyện, nhưng thụ hưởng Ngân sách trực tiếp từ tỉnh thì chọn Tên

ngân sách, Mã tổ chức dự toán, mã Kho bạc phù hợp với địa bàn quận

huyện đó

+ Bước 4.2 Chọn nút Đồng ý

+ Bước 4.3 Nhập mã Tài khoản trên cửa số TABMIS_COA, chọn

tổ hợp mã, nhấn nút Đồng ý và quay về màn hình TABMIS Dossier

+ Bước 4.4 Về màn hình TABMIS Dossier, chọn Tên Kỳ phân bổ

và nhập Số tiền dự toán cần phân bổ

46

+ Bước 4.5 Nhấn nút Lưu (Save) Trường hợp quên Lưu, hệ thống

sẽ cảnh báo trên cửa sổ Lỗi, nhấn nút Đồng ý và nhấn nút Lưu:

- Bước 5: Kiểm tra dự toán

+ Bước 5.1 Trên cửa sổ TABMIS Dossier, nhấn nút Kiểm tra dự toán

+ Bước 5.2 Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, thông báo tự động lưu thông tin và yêu cầu quyết định Nhấn nút Có để tiếp tục

+ Bước 5.3 Hệ thống hiển thị cửa sổ Form thông báo hoàn thành

giao dịch áp và lưu Nhấn nút Đồng ý để tiếp tục

+ Bước 5.4 Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi cú thông báo nghiệp vụ

dành dự toán thành công Nhấn nút Đồng ý để tiếp tục

48

- Bước 6: Dành dự toán

+ Bước 6.1 Trên cửa sổ TABMIS Dossier, nhấn nút Dành dự toán

+ Bước 6.2 Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, yêu cầu khẳn định định dự trữ quỹ cho kết chuyển ngân sách Nhấn nút Có để tiếp tục

+ Bước 6.3 Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, thông báo tự động lưu thông tin và yêu cầu quyết định Nhấn nút Có để tiếp tục

+ Bước 6.4 Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, thông báo giao dịch

đã được dành dự toán dự trữ quỹ Nhấn nút Đồng ý để tiếp tục

- Bước 7: Đệ trình để phê duyệt

+ Bước 7.1 Trên cửa sổ TABMIS Dossier, nhấn nút Phê duyệt

+ Bước 7.2 Hệ thống thông báo Giao dịch đã được đệ trình, nhấn

nút Đồng ý Kết thúc quy trình nhập phân bổ và đệ trình phê duyệt

50

b) Phê duyệt bút toán phân bổ Dossier

Truy cập hệ thống theo tập trách nhiệm của Người phê duyệt để phê

duyệt hoặc từ chối bút toán đã đệ trình, quy trình giống phê duyệt Ngân

e) Kiểm tra quỹ cho tài khoản cấp 4 sau khi phân bổ

f) Truy vấn quỹ (Tương tự như trên) ???

2.4.3.4 Quy trình điều chỉnh bút toán Ngân sách và bút toán Dossier

a) Quy trình điều chỉnh khi nhập sai Dự toán ngân sách (bút toán Ngân sách)

a1) Nghiệp vụ 1: Phát hiện sai sau khi mới sinh ra bút toán, có thể đã dành dự toán nhưng chưa đệ trình phê duyệt

- Bước 1: Người nhập liệu sẽ tìm lại bút toán sai của mình trên màn

hình truy vấn bút toán

- Bước 2: mở bút toán ra và sửa trực tiếp các yếu tố sai trên màn

hình Các bút toán

- Bước 3: Nhấn nút Lưu và Đệ trình phê duyệt

a2) Nghiệp vụ 2: Phát hiện sai sau khi đã đệ trình phê duyệt bút toán nhưng người phê duyệt chưa phê duyệt bút toán

- Bước 1: Người nhập liệu phải trình (trực tiếp) Người phê duyệt từ

chối phê duyệt bút toán của mình trên hệ thống, sai sót và nguyên nhân

- Bước 2: Nếu Người phê duyệt đồng ý từ chối phê duyệt bút toán

sai, Người phê duyệt thực hiện từ chối phê duyệt trên hệ thống

- Bước 3: Người nhập liệu tìm kiếm lại bút toán trên màn hình truy

vấn bút toán

- Bước 4: Mở bút toán và sửa các yếu tố sai trực tiếp màn hình Các bút toán

- Bước 5: Nhấn nút Lưu và Đệ trình phê duyệt lại

a3) Nghiệp vụ 3: Phát hiện sai sau khi đã đệ trình phê duyệt bút toán; Người phê duyệt đã phê duyệt bút toán nhưng chưa kết sổ bút toán

- Bước 1: Người nhập liệu phải trình (trực tiếp) Người phê duyệt cho

phép gỡ phê duyệt trên hệ thống, sai sót và lý do

- Bước 2: Nếu được phép, Người nhập liệu sẽ tìm kiếm lại bút toán

trên màn hình truy vấn bút toán

- Bước 3: Mở bút toán Trên màn hình Các bút toán, nhấn nút Không phê duyệt để gỡ phê duyệt bút toán của mình trên hệ thống