Cẩm nang sử dụng GOOGLE APPS OU version 1 0

Đưa vào sử dụng hệ thống email này sẽ tăng cường tối đa các chức năng hiện đại của thư điện tử, các công cụ tạo lập, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, thông báo và lịch làm việc cá nhân cũng như

Cẩm nang hướng dẫn

sử dụng cơ bản Google apps

NỘI DUNG

1 GIỚI THIỆU GOOGLE APPS 3

2 NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 3

3 ĐỂ ĐƯỢC CẤP GOOGLE APPS 5

3.1 Sinh viên: 5

3.2 Cán bộ - Công chức 5

4 QUY ĐỊNH SỬ DỤNG GOOGLE APPS DO TRƯỜNG CẤP 6

4.1 Sinh viên: 6

4.2 Cán bộ - viên chức 6

5 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GOOGLE APPS 6

5.1 GMAIL (HỘP THƯ ĐIỆN TỬ) 6

Giới thiệu tổng quan: 6

Hướng dẫn sử dụng 7

5.2 GOOGLE DRIVE (LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN – CHIA SẺ DỮ LIỆU) 7

Giới thiệu tổng quan: 7

Tình huống ứng dụng điển hình 9

Hướng dẫn sử dụng 10

5.3 GOOGLE CALENDAR (LỊCH LÀM VIỆC – THƯ MỜI HỌP – ĐẶT PHÒNG HỌP) 10 Giới thiệu tổng quan: 10

Hướng dẫn sử dụng 11

5.4 GOOGLE CLASSROOM (LỚP HỌC ĐIỆN TỬ KẾT HỢP NHIỀU TIỆN ÍCH) 11

Giới thiệu tổng quan: 11

Chi tiết các bước thực hiện 12

5.5 GOOGLE SITE (TẠO WEBSITE RIÊNG) 12

Giới thiệu tổng quan: 12

Các bước thực hiện 13

5.6 GOOGLE CONTACTS (TẠO DANH BẠ LIÊN HỆ) 13

Giới thiệu tổng quan: 13

5.7 GOOGLE FORMS (THIẾT LẬP CÁC KHẢO SÁT Ý KIẾN - PHẢN HỒI) 13

Giới thiệu tổng quan: 13

Các bước thực hiện 14

6 HỖ TRỢ 14

6.1 Hướng dẫn cài đặt trình duyệt Chrome 14

6.2 Hướng dẫn cài đặt Google apps trên mobile 15

6.2 Hỗ trợ thay đổi mật khẩu 15

6.3 Hỗ trợ trong quá trình sử dụng 15

1 GIỚI THIỆU GOOGLE APPS

Ứng dụng Google cho giáo dục (Google Apps for Education) là bộ gồm các sản phẩm phần mềm ứng dụng khác nhau của Google thiết kế cho các trường học, cao đẳng - đại học nhằm hỗ trợ quá trình học tập và giảng dạy Google xây dựng phần mềm

và quy trình, Trường Đại học Mở Tp.HCM quản lý nội dung

Google Apps gồm nhiều ứng dụng phổ biến và cần thiết như email, lịch, lữu trữ chia sẻ dữ liệu lớp học trực tuyến, khảo sát trực tuyến, quản lý contacts, tạo website, làm việc nhóm, hội thoại nhóm,…

Với Google Apps, Trường sẽ không tốn chi phí cho đầu tư hạ tầng mạng không phải lập trình hoặc thuê ngoài các ứng dụng

Google Apps được triển khai cho Trung tâm ĐTTX từ Tháng Ba năm 2014, cho tên miền www.oude.edu.vn; toàn bộ học viên và giảng viên trường đã được cấp tài khoản Google theo tên miền này Đầu năm 2015, Trường Đại học Mở Tp.HCM đã triển khai cho tên miền www.ou.edu.vn Hiện cán bộ - viên chức toàn trường đã được cấp tài khoản này Ngoài ra toàn bộ sinh viên Trường cũng sẽ được cấp trong thời gian tới (hiện đã có hai Khoa được cấp đầy đủ: Khoa Sau đại học và Khoa Đào tạo đặc biệt) Đưa vào sử dụng hệ thống email này sẽ tăng cường tối đa các chức năng hiện đại của thư điện tử, các công cụ tạo lập, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, thông báo và lịch làm việc cá nhân cũng như tập thể được tích hợp hiệu quả nhất giữa các cán bộ - viên chức thuộc Trường với sinh viên và đối tác bên ngoài Điểm nổi bật là dữ liệu được truy cập và

chia sẻ bất khi nào và bất kỳ nơi đâu bằng hạ tầng và an ninh của Google

2 NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

2.1 Tại sao Trường Đại học Mở Tp.HCM chọn Google Apps?

Google hiện là tập đoàn công nghệ hàng đầu hiện nay về các lĩnh vực công nghệ thông tin và các sản phẩm ứng dụng CNTT Các ứng dụng, sản phẩm của tập đoàn này

có độ tin cậy cao và tính bảo mật tốt

Google cung cấp dịch vụ cho nhiều trường đại học lớn trên thế giới ở các quốc gia đang phát triển như Hoa Kỳ, Anh, Úc Ở Việt Nam, Bộ Giáo Dục và Đào tạo cũng đã cùng Google cung cấp dịch vụ cho nhiều Trường Đại học và phổ thông trung học trên

cả nước

2.2 Dung lượng lưu trữ của tài khoản Google App là bao nhiêu?

Hiện Google Apps cho Trường Đại học Mở Tp.HCM là 10 TeraByte (1 TeraByte

= 1000 GigaBytes; 1 Gigabytes = 1024 Megabytes), gần như là không giới hạn dung lượng

2.3 Ai hỗ trợ việc sử dụng Google Apps?

Trường đã ban hành quy định sử dụng thư điện tử cho toàn CB-VC Theo đó,

1 Trung Tâm Quản lý Hệ thống thông tin (Phòng 102 – điện thoại nội bộ 102) Trường hỗ trợ việc, khởi tạo, đăng nhập, phục hồi theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo Trường

2 Ban Nghiên cứu Phát triển ĐTTX hỗ trợ các hướng dẫn sử dụng (Phòng 409 – Điện thoại nội bộ: 409)

2.4 Tôi có thể sử dụng Google Apps trên các thiết bị di động không?

Google hỗ trợ Apps các thiết bị di động cho nhiều hệ điều hành khác nhau (ví dụ: Android, IOS, Windows phone), vì vậy rất tiện dụng cho người dùng mọi lúc mọi nơi

2.5 Email của tôi sử dụng qua hệ thống Google Apps có đảm bảo tính riêng tư và bí mật?

CÓ Google với hệ thống của mình đảm bảo tính riêng tư, ngoài ra Trường hỗ trợ các tư vấn để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của tài khoản được cấp cho người dùng

2.6 Google có thể truy cập vào dữ liệu của tôi không?

Ưu tiên cao nhất của Google là đảm bảo tính riêng tư và bí mật của người sử dụng Ngay cả những thông tin cá nhân của người dùng như tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp,…Google cũng cần được sự đồng ý của người dùng mới được sử dụng

2.7 Tôi có thể chia sẻ thông tin trên Website hoặc trong tài liệu lưu trữ tạo bằng tài khoản Google trên tên miền Trường cho những người khác ngoài Trường?

Có Google tạo nhiều chọn lựa cho người dùng khi chia sẻ thông tin và websites Người dùng có thể chọn chỉ chia sẻ cho 1 người hoặc nhóm trong cùng Trường (và chỉ những người này bằng tài khoản của Trường cấp mới đăng nhập vào được) Hoặc người sử dụng có thể chọn chia sẻ cho mọi người truy cập vào

2.8 Với nhiều ứng dụng của Google, hệ thống đăng nhập như thế nào?

Tất cả các ứng dụng của Google do Trường quản lý chỉ sử dụng một tài khoản (username) và một mật khẩu (Password) Do vậy người dùng chỉ cần nhớ một mật khẩu duy nhất

2.9 Tôi có thể truy cập vào Google Apps từ nhà không?

Toàn bộ các ứng dụng đồng bộ và xây dựng trong email Vì vậy chỉ cần đăng nhập vào email thì có thể sử dụng được các ứng dụng khác mà không biết người dùng đang ở đâu (ở nhà hay cơ quan, hay ở nước ngoài)

2.10 Tôi có thể sử dụng nhiều tài khoản khác cùng với Google Apps do Trường cấp?

Bạn có thể gửi nhận email sử dụng hệ thống Google này trong email cá nhân hoặc ngược lại (xem chi tiết phần hướng dẫn)

2.11 Bằng tài khoản Google App do Trường cấp, tôi có thể làm gì với lịch hẹn?

Bạn có thể tạo lịch hẹn cho cá nhân với các lựa chọn nhắc lịch qua email, qua tin nhắn Bạn có thể phối hợp với thành viên khác trong Trường và chọn ra lịch làm việc chung cho mọi người

2.12 Tôi có thể sử dụng các phần mềm quản lý email như Outlook cho tài khoản email Google Apps?

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng hầu hết các phần mềm quản lý email (Microsoft Outlook, Outlook Express,…) cho tài khoản emai Google apps

Trường Khuyến khích bạn sử dụng các phần mềm này để tải nội dung email về máy (phòng khi Google bị sự cố, dù rất hiếm khi xảy ra)

3 ĐỂ ĐƯỢC CẤP GOOGLE APPS

3.1 Sinh viên:

Lãnh đạo các đơn vị phối hợp với Trung tâm Quản lý Hệ thống Thông tin

(Xem dự thảo quy định đính kèm TẠI ĐÂY )

3.2 Cán bộ - Công chức

- Trưởng đơn vị gửi email cho Trung tâm Quản lý Hệ thống thông tin (Bằng email Trường cấp)

- Chuyên viên phụ trách hỗ trợ email Trường:

o Anh Lưu Quang Phương

o Email: phuong.lq@ou.edu.vn

o Điện thoại nội bộ: 102

(Xem Quy định đã ban hành TẠI ĐÂY )

4 QUY ĐỊNH SỬ DỤNG GOOGLE APPS DO TRƯỜNG CẤP

4.1 Sinh viên:

(Xem dự thảo quy định đính kèm TẠI ĐÂY )

4.2 Cán bộ - viên chức

(Xem Quy định Trường đã ban hành TẠI ĐÂY )

(Xem Thông báo đề nghị Lãnh đạo các đơn vị sử dụng TẠI ĐÂY )

5 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GOOGLE APPS

5.1 GMAIL (HỘP THƯ ĐIỆN TỬ)

Giới thiệu tổng quan:

Từ Tháng 03/2014, Trường đã tiến hành vận hành hệ thống Google Apps cho Phương thức Từ xa, Vừa làm vừa học Đến nay, toàn bộ cán bộ - viên chức Trường đã được cấp tài khoản email (dùng chung cho toàn bộ các ứng dụng Google apps khác) theo tên miền của Trường Trên thế giới, ngày càng nhiều người lựa chọn sử dụng Gmail vì các

ưu điểm nổi trội sau đây:

1 Có thể sử dụng cùng lúc nhiều dịch vụ trực tuyến khác của Google như Google Drive, Lịch làm việc, Google Sites,…

2 Truy cập email mọi lúc, mọi nơi

3 Sử dụng và tích hợp tốt trên các thiết bị di động và các hệ điều hành Android, iPhone & BlackBerry

4 Tìm kiếm nhanh chóng

5 Bảo mật cao và ít bị thư rác

6 Có thể gửi kèm những tập tin lớn hơn 25MB thông qua việc kết hợp với Drive

7 Có thể xem chỉnh sửa một tập tin văn bản (.doc, xls, ) trong hộp thư đến

mà không cần phải tải tập tin đính kèm

8 Tài khoản Email Gmail do Trường cấp có dung lượng gần như không giới hạn

Hướng dẫn sử dụng

Hướng dẫn Chuyển tiếp

Nếu ta muốn chuyển tiếp nội dung thư đến (ví dụ ai đó gởi tới địa chỉ email Trường và ta muốn nội dung đó chuyển tiếp sang email cá nhân khác mình đa

sử dụng) thì thực hiện như hướng dẫn TẠI ĐÂY

Hướng dẫn gộp hai hay nhiều Gmail

Nhiều cán bộ - viên chức đang sử dụng hai email doTrường cấp và cả Gmail cá nhân riêng Hướng dẫn sau đây giúp ta gộp tất cả lại thành 1, và chỉ kiểm tra, gửi

và nhận tại một địa chỉ email mà thôi Chi tiết hướng dẫn xem TẠI ĐÂY

Lấy địa chỉ liên hệ trong email cá nhân để sử dụng email Trường

Trong trường hợp, ta muốn lấy các địa chỉ email thường liên hệ trong email cá nhân khác như (Yahoo mail hoặc Gmail cá nhân), hướng dẫn sau đây sẽ hỗ trợ chúng ta thực hiện việc này Xem TẠI ĐÂY

5.2 GOOGLE DRIVE (LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN – CHIA SẺ DỮ LIỆU)

Giới thiệu tổng quan:

Google Drive là công cụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu miễn phí mà Google mang đến người dùng Với tài khoản Trường cấp, Drive của bạn có dung lượng gần như không giới hạn, Nhờ vậy, bạn có thể lưu giữ mọi thứ - ảnh, thiết kế, bản vẽ, bản ghi, video Drive giúp giải quyết tốt ở các tình huống tiêu biểu sau:

Đối với cán bộ - viên chức

1 Sự cố với máy tính bàn hoặc laptop (ổ cứng bị hư, laptop bị đánh cắp hay bị hết pin)

2 Sau khi gửi email kèm file cho nhiều người (ví dụ, cho giảng viên toàn Khoa, hoặc sinh viên của một lớp mình đang giảng), bạn phát hiện file đính kèm bị một số lỗi

có thể ảnh hưởng đến uy tín, hoặc giảm tính chuyên nghiệp của cá nhân hay của Trường, nhưng bạn không thể xóa thư đã gửi đi (thông thường chỉ có thể thể soạn một thư khác để gửi tiếp) Nhưng với Drive bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên nội dung gửi đi mà không cần phải gửi lại

3 Khi lên lớp giảng, dù đã soạn bài trên máy tính ở nhà/cơ quan, mới phát hiện mình quên chép file vào USB Drive sẽ tự động cập nhật files vào máy và điện thoại bạn có thể lấy từ điện thoại thông minh của mình

Đối với các Khoa

1 Lãnh đạo Khoa muốn thiết lập một kênh liên hệ cá nhân (ví dụ báo cáo công việc, các dự án, phiếu giao việc) với từng giảng viên, nhân viên Nhân viên và giảng viên cập nhật các báo cáo công việc vào thư mục thiết lập chung Thư mục này

có thể để trên máy tính và tự động cập nhật trên server Google Vì vậy, có thể truy cập được ở bất kỳ nơi đâu

2 Nhân viên Giáo vụ Khoa, Trợ lý sinh viên, Công đoàn Khoa muốn tạo riêng một thư mục để lưu các thông báo cũ và cập nhật các thông báo mới, cho cán bộ - viên chức truy cập khi cần Google Drive sẽ giúp hỗ trợ việc này một cách đơn giản Giáo vụ khoa chỉ cần để thông báo vào folder tạo sẵn trên máy tính, cán bộ giảng viên có thể nhận ngay khi truy cập vào email (giáo vụ Khoa có thể hiệu chỉnh, bổ sung thêm các thông báo mới thì nhân viên sẽ nhận được ngay các bổ sung đó)

3 Gửi thông báo cho sinh viên toàn Trường, toàn Khoa, hay một lớp cụ thể nào một cách chóng với các lựa chọn chia sẻ thông tin khác nhau (người nhận chỉ được xem, người nhận có thể chỉnh sửa trực tiếp, hoặc người nhận chỉ có thể góp ý)

Đối với các phòng chức năng

1 Phòng Tổ chức nhân sự hoặc phòng Công tác sinh viên,… muốn cán bộ - công chức truy cập dễ dàng các thông báo cũ và thông báo mới từ bất kỳ đâu (ở nhà,

cơ quan hay đang đi công tác) trên bất kỳ phương tiện nào (máy tính xách tay, máy tính để bàn, điện thoại di động, máy tính bảng,…) Drive sẽ hỗ trợ nhân viên phụ trách (hoặc lãnh đạo) và nhân viên chỉ cần để các thông báo này vào một folder trên máy tính của mình (sắp xếp các folder con theo chủ đề hoặc thời gian mình muốn), thì toàn bộ cán bộ - công chức (hoặc nhóm người nhận cụ thể nào mình muốn cho phép) sẽ nhận được toàn bộ thông báo đó

2 Gửi thông báo cho cán bộ giảng viên, sinh viên toàn Trường, toàn Khoa, hay một lớp cụ thể nào một cách chóng với các lựa chọn chia sẻ thông tin khác nhau

(người nhận chỉ được xem, người nhận có thể chỉnh sửa trực tiếp, hoặc người nhận chỉ có thể góp ý)

Tình huống ứng dụng điển hình

HÃY HÌNH DUNG MỘT TÌNH HUỐNG ỨNG DỤNG SAU

Một nhân viên phòng Hành chính – Quản trị, với chỉ một thao tác chuyển 1 file Quy định của Trường (dạng file Word, hoặc file scan quy định đã ký và đóng dấu) vào một thư mục (folder) trong máy tính của

mình, viết thêm mấy dòng mô tả về thông báo đó thì lập tức toàn bộ cán bộ - giảng viên của Trường (hoặc toàn bộ lãnh đạo, tùy người gửi

lựa chọn) tự động có thông báo đó trong folder máy tính (hoặc laptop) của mình và còn được nhận một tin nhắn qua email hoặc điện thoại

về nội dung mô tả về thông báo đó

Cách làm này có lợi gì?

1 Tiết kiệm chi phí (ví dụ, thông báo đó dài 20 trang, nếu gửi 35 phòng, ban, khoa, thì không cần phải in 700 trang giấy A4)

Trong khi chi phí cho cách làm này là 0 Đồng

2 Tiết kiệm thời gian (không phải đợi nhân viên photo, đóng cuốn

và đi phát một cách thủ công nữa, mà ngay sau khi để vào folder, nếu máy tính có kết nối internet, trong vòng 1 phút người nhận đã có thể thấy trong máy tính và trong email của mình

3 Cán bộ - viên chức luôn có thể truy cập vào thông báo (cũ và mới) này bất kỳ nơi đâu, bằng nhiều phương tiện khác nhau như bằng laptop, điện thoại di động (trong khi thông báo dạng giấy thường chỉ để tại văn phòng và nhiều khi tìm lại rất khó khăn)

Điều kiện thực hiện:

- BGH và Lãnh đạo Phòng quyết tâm triển khai

- Toàn bộ cán bộ - viên chức phải sử dụng email Trường cấp (Tương tự tình huống trên, nếu Trưởng Khoa muốn thông báo cho cán bộ - giảng viên – nhân viên; Giáo vụ Khoa, trợ lý sinh viên gửi đến toàn bộ sinh viên Khoa, đều có thể thực hiện tương tự)

Thời gian để cài đặt (chỉ cho một lần đầu): 5 PHÚT

NGOÀI NHỮNG HƯỚNG DẪN DƯỚI ĐÂY, BAN NGHIÊn cứu Phát triển Đào tạo Từ xa có thể hướng dẫn cho Nhân viên Giáo vụ để Nhân viên giáo vụ hướng dẫn lại các Khoa

Hướng dẫn cụ thể việc thực hiện cho tình huống này: Với người gửi

thông báo xem TẠI ĐÂY; với người nhận thông báo, xem TẠI ĐÂY (Lưu

ý cần phải cài đặt Drive trên máy tính để bàn và/hoặc xách tay Nếu Thầy/Cô chưa cài, xem hướng dẫn TẠI ĐÂY)

Hướng dẫn sử dụng

Sử dụng trên web:

Hướng dẫn sử dụng cơ bản, xem TẠI ĐÂY Hướng dẫn sử dụng Video Clips: TẠI ĐÂY

Cài đặt Drive trên máy tính bàn và máy tính xách tay

Hướng dẫn cài đặt TẠI ĐÂY

5.3 GOOGLE CALENDAR (LỊCH LÀM VIỆC – THƯ MỜI HỌP – ĐẶT PHÒNG HỌP) Giới thiệu tổng quan:

Google Calendar là ứng dụng lịch làm việc trực tuyến miễn phí của Google Có rất nhiều tiện ích từ Google Calendar mà có thể bạn chưa sử dụng đến

1 Khi có lịch làm việc, người dùng có thể đặt lịch ngay từ điện thoại hoặc máy tính Lệnh đặt này sẽ tự động tích hợp vào Email

2 Kiểm tra nhanh chóng trên điện thoại về lịch làm việc của mình

3 Khi tạo thư mời họp (trong lịch chứ không phải qua email), người tổ chức mời có thể đính kèm file (chương trình họp hoặc tài liệu tham khảo)

4 Trợ lý hoặc nhân viên giáo vụ (nếu được sự đồng ý của lãnh đạo) có thể biết lãnh đạo bận hoặc rảnh để tạo lịch họp cho lãnh đạo

5 Đồng nghiệp trong cùng đơn vị có thể tìm lịch chung phù hợp trong nhóm làm việc của mình (ví dụ nhóm giảng viên có 4 người họp, lịch sẽ tự tìm thời gian nào thích hợp nhất cho 4 giảng viên đó)