Thực hành kế toán máy tính trên excel 2010

Tăng tốc Nếu bạn đã hiểu tạ i sao bạn sử dụng Excel 2010, làm thê nào đê định hướng cơ bản trong Excel, và làm th ế nào để nhận được sự trợ giúp trong Excel, hãy nhảy đến chương tiếp the

Th.S: NGUYỀN NAM THUẬN

tìn h liuốntỊ k ê toáii thiíc tc

N H À X U Ấ T B Ả N H Ồ N G Đ Ứ C

Lê Thành Thực hiên liên kết xuất bán:

Ờ I N Ó I Đ Ầ U

Excel là phần mềm nổi tiếng không những về việc xử lý các con số, sự phân tích dữ liệu, các công thức kế toán, mà cùn về sự phân loại và lọc dữ liệu ở tâ”t cá các loại, trình bày dữ liệu ở dạng

đồ hoạ và mọi thứ liên quan đến các con sô” và toán học Quyển

sách "Thực hành kê toán máy tinh Irêii Excel 2010" đưỢc biên

soạn nhằm mục đích giúp các chuyên viên kế toán sử dụng Excel mội cách dễ dàng và chuyên nghiệp hơn Sách cũng dành cho nliững người mới bắt đầu dùng đến Excel nhưng chưa biết cách phải lùm thế nào

Sách gồm 12 chương, bôn chương đầu giới thiệu giao diện Excel và hướng dẫn những bước cơ bản để tạo những trang bảng tính đầu tiên Các chương 5 đến 9 giải thích cách trình bày dữ liệu

kế toán ở nhiều dạng khác nhau, bao gồm lập biểu đồ Excel, sử dụng các pivot table, in bảng tinh và chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác Các chương 10, 11 và !2 bạn không nên bỏ qua vì đây là các chương nâng cao, giúp bạn tiến xa hơn nữa trong việc sử dụng thành thạo chương trình bảng tính Excel-

Sách có bô” cục và nội dung trình bày rỏ ràng, các bước hướng dần thực hành cụ thể dựa irên những vấn đề và cình huông kế toán thực tế, hy vọng sẽ rất hửu ích cho bạn đọc Irong việc học sử dụng Excel

r r ’ / _ _ •

Tác giá

Chương 1: Khảo sát Excel 2010

Khảo sát €xcel 2010

N hững điếm chính

• K hám p h á nhữìỉg gì bạn có tb ổ thực h iệ n với Excel

* S ử dự ìig g ia o diệ)i Ribbon

# Tun h iể n các loại tài liệu Excel và đ ịn h d ạ n g jìle mới

M N h ậ n s ự tr ợ g iiỉp ím ĩiq viộc sử dụng Excel

K hỏi đ ộ n g

Câu hỏi

1 Một sô' ưu diểm của việc sử dụng Excel đế’ quản lý dữ liệu là gì?

2 Làm th ế nào bạn truy cập các lệnh để mở và lưu file?

7 Các file Excel được lưu trữ dưới dạng m à nhị p hân (binary) haydưới dạng XML?

8 Sự khác b iệt giữa m ột file có phần mở rộng xlsx và m ột file cóphần mở rộng xlsm là gì?

9 Làm th ế nào truy cập hệ thống Excel Help?

Tăng tốc

Nếu bạn đã hiểu tạ i sao bạn sử dụng Excel 2010, làm thê nào đê định hướng cơ bản trong Excel, và làm th ế nào để nhận được sự trợ giúp trong Excel, hãy nhảy đến chương tiếp theo

chức, xử lý và giải quyết dữ liệu thuộc tấ t cả các loại Excel là

m ột trong những chương trìn h tố t n h ấ t để làm ngay điều đó.Excel cho bạn học từ dữ liệu mọi loại Bạn có thể;

# P bân loại d ữ ỉiệ u đ ể x e m nó theo m ột th ứ tự k h á c

-» Lọc d ữ liệu đ ể th ấ y ch ỉ các p h ầ n của nó.

u Sử d ụ n g d ữ liệĩi trong các công tbrìc đ ể lạo d ữ liệu mới.

K Tạo biểu đồ d ữ liệ n đ ể biết n h ỉìn g g ì đã x ả y ra trong quá k h ứ và d ự báo ỉihíùig gì có th ể x ả y ra trong ỉìíơìĩg lai.

M X â y ã ự iig các ứng d ụ n g và giao diện I’ốn cho bạn kiểm chứng, biệii chĩnh I>à thav đồi d ữ liệii.

Trong khi làm việc qua các bài tập trong sách này, bạn học về tác vụ thực sự m à người ta làm với Excel mỗi ngày, chẳng h ạ n như các tác vụ trong danh sách sau đây:

M Loại bỏ các đ ố i tỉíợng Iríing lặp ra khỏi các d a n h sách email.

9 Tạo biểií đồ các th a y đổi trung hàiig lồii kho rà d o a n h số theo thời gian.

# Tạo I>à quản lý các ngán sách.

M Tạo, theo dõi, và in các hóa đơii.

Để b ắ t đầu tiế n trìn h , b ạn cần hiểu những điểm cơ b ản về việc sử dụng Excel Trong chương này, bạn học thêm nừa về Excel là gì, các

th à n h phần của giao diện phù hỢp với nhau như th ế nào, dữ liệu được lưu trừ sử dung Excel như th ế nào, và cách n h ận đươc sư trơ giúp k h i ban đang tiế n h àn h

Chương 1: Khảo sát Excel 2010

E x c e l là g ì v à tạ i s a o s ử d ụ n g n ó?

Mục đích ban đầu đằng sau Excel là xử lý các con số Người ta biết

rằ n g m ột m áy tín h có th ể thực hiện việc phân tích dừ liệu phức tạ p và xử

lý số nh an h hơn họ có th ể làm những công việc đó bằng th ủ công Để làm dễ dàng điều đó, vào đầu những nám 1980, m ột số chương trìn h đã dược tạo nhằm giúp người dùng di chuyển sang các m áy desktop của họ một phần việc xử lý sô’ đã được thực hiện trê n các m áy chủ M icrosoíl đã tung ra Excel vào nãm 1985 thay th ế cho M ultiplan, chương trìn h bảng tín h (xử lý số) nguyên thủy của nó

Excel đã luôn tín h toán giỏi Một trong những cách tố t nhâ't đ ể học từ thông tin m à bạn có là sử dụng m ột công thức hoặc m ột loạt các công thức đế mở rộng những gì m à dữ liệu đang nói cho bạn biết Ban đầu, các công thức được tạo bởi Excel thì vụng về và phức tạp Bây giờ các công thức được tổ chức tô't hơn và dễ hiểu hơn nhiều Nhiều công thức thậm chí có th ể được xếp lồng để tạo những phép tín h phức tạp

Qua nhiều nâm , Excel đã được sử dụng để làm việc cùng m ột lúc vđi các lượng dữ liệu ngày càng lớn Ngoài ra, những người dùng Excel đã di chuyển từ việc lưu trữ tấ t cả dừ liệu trê n m áy cục bộ của họ đến làm việc với dữ liệu từ SQL Server 2005 khổng lồ và những cơ sở dữ liệu quan hệ khác trong Excel Tình huông này có th ể dường như làm nhớ lại những ngày ban đầu của m áy tính, nơi tấ t cả dữ liệu đã được lưu trữ trê n các

m áy chủ Tuy nhiên, với sức m ạnh của các m áy tín h ngày nay, sức m ạnh tín h toán v à lưu trữ rộng lớn hơn lại nằm bên trong m áy tín h desktop hơn những gì bạn có sần trê n b ấ t kỳ máy chủ khi Excel đã được tung ra lần đầu tiên

Tại sao sử dụng Excel? Excel 2010 làm cho dễ dàng theo dõi, hiểu và

làm viộc với dữ liệu m à bạn tiêp xúc ô n h à mỗi ngày hoặc tạ i nơi làm

việc Chương trìn h cho bạn tổ chức dữ liệu th à n h các nhóm thông tin Sau đó bạn có th ể lập biểu đồ thông tin đó sao cho bạn có th ể th ấ y đưỢc nhừng xu hướng trong dữ liệu Bạn có th ể k ết hỢp dữ liệu băng việc sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo thêm dữ liệu và để học hỏi từ nó.Tóm lại, b ạn có th ể sử dụng Excel để giúp bạn tìm hiểu những gì dữ liêu có th ể làm cho ban

N hữ ng đ iể u b ạ n cần b iế t

Cho mãi đến gần đây, các workbook đã giới hạn các sheet chỉ 256 cột và 16.384 hàng Trong Excel 2010, bạn có thể có hơn 16,000 cột và 1 triệu hàng trên, bao nhiêu sheet tùy khả năng máy tính có thể xử lý Với những kích cỡ bảng tính lớn hơn này, bây giờ bạn có thể lưu trữ nhiều

dữ liệu trong một file Excel hơn những gì nhiều máy chủ có thể xử lý khi Excel được phát triển ban đầu,

G ia o d iệ n R íb b o n E x c e l 2010

Nếu bạn đã sử dụng các phiên bản trước của Excel, có th ể bạn biết

rằ n g mỗi lần bạn n âng cấp bạn phải học lại nơi chức n ăng h iện có đã được che giấu và đọc lại tà i liệu để biết cách truy cập và sử dụng những tín h nàng mới Khi Excel đã p h á t triển, sô’ mục trê n các menu và sô' tín h năng có sẵn đã p h á t triể n theo hàm số mũ Nếu Excel 2010 đã tiếp tục với những phương pháp điều khiển bằng menu thì hầu như không th ể tìm th ấy niọi th ứ m à bạn cần

Excel 2010 không làm việc như b ất cứ những gì m à b ạn đ ã từng sử dụng Trong OíTice 2010, Microsoíl đã th ay th ế các m enu và th a n h công

cụ b ằng m ột giao diện mới (Ribbon) Ribbon được th iế t k ế đ ể giúp bạn tìm kiếm các th à n h phần bên trong giao diện và làm việc với toàn bộ dữ liệu m ột cách dễ dàng hơn Ngoài ra, Ribbon có th ể đễ d àng đưỢc mở rộng trong các phiên bản tương lai mà không tăn g thêm sự phức tạp.Nếu bạn đã sử dụng m ột phiên bản trưởc của Excel, có th ể bạn thấy Ribbon lúc đầu gây bối rối H ãy tự cho m ình m ột chút thời gian để tự làm quen với nó M icrosoft đã nổ lực nhiều nhằm bảo đảm rằ n g nội đung của Ribbon được tổ chức m ột cách th â n th iện với công việc

P h ần lớn công việc của bạn được thực hiện bằng cách sử dụng các nút loại này hoặc loại kia Những n ú t này nằm bên trong các nhóm mà lần lượt nằm bên trê n các tab Các tab có sẵn tạo nên Ribbon H ình 1.1

Hình 1 1 : Các thành phẩn khác nhau cùa giao diện Ribbon mứi.

Ribbon được th iế t kê để giúp bạn làm công việc của m ình, được tố chức sao cho các chức năng thường được sử dụng nhiều n h ấ t n ằm ở phía bên trá i Các chức năng ít được sử dụng n h â t và chuyên dụng n h ấ t nằm

d phía bên phải

B OJficc Buttoit: ở p h ia bôn Irái Ribboìi, OfJìce Bìitton cho bạn thực

h iệ n các tác vụ p h ổ biến qiut Iihiển ứng d ụng Ọffice, ch ắ vq h ạ n n h ư

Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 11

mở, hùi rà đóng cácfile r h ia p h ả i của d a n h sách trìtỉh b à v các lải liệu đĩỉợc tn iy cập lịần đ â v n h ấ t từ Excel Các tù y chọn m à bạn có

th ể tn iy cập từ Office Biitioii ctỉíỢc m in h họa trong h ìn h 1.2.

Hìnti 1.2; Các tùy chọn và ctiức nâng có thể truy cập từ Office Butlon.

H Q nick A c c e ss Toolbar: í\íỉa trôn của Office Bìition iiằm trẽn Quick

động m à bạ n thường Xìiyêiì thực hiện M ặc dù về m ặ t k ỹ thuật từ QAT là m ột từ ghép, nhưng bạn hiếm kh i ỉighe th ấ y nỏ đìỉợc gọi bằng tôn đ ầ y đủ Nó thĩtònq dược gọi là QÁT.

M Các Tíib: Ngciy bẽìi dưới Q ATỈà hàĩìg lab i\’hâ'p m ột lên ta h m ột lần

sâ kích hoạt lab NhcÌỊ) bíií kỳ lah hcti ỉồn sẽ tbn gọ n Ribbon b ên dưới các tab sao cho nỏ biết mẩt Ribbon vãìỊ có th ề truy cập điíợc bằng

1 ’iộc n h ắ p các tcib, lìhưnq IIÓ co riil lại khi không s ủ dụng.

ở phía bên phải giao diện Excel là các n ú t M inimize, Restore, và Close cho Excel {ở h àn g trê n cùng) và các nút Help, Minimize, Restore

và Close cho tà i liệu hiện h àn h (trên hàng th ứ hai)

Các Tab

Luôn luôn Ribbon có 8 tab Nếu bạn làm việc với các mục n h ấ t định bên trong Excel, bạn sẽ có thêm các tab được gọi là các tab ngữ cảnh Mồi tên tab biểu thị loại tác vụ m à bạn có th ể thực hiện với các n ú t được nhóm bên trong tab đó D anh sách này mô tả loại tác vụ bạn có th ể thực

h iên trê n mỗi tab;

12 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

Tab H o m e: Đ ịnh dợìiq nội dĩniiị của file lixcel, từ cấp ô (cell) đ ến cốp sheet B ạ n d à n h p h ả n lớn thời g ian ìàm t’iệc từ ta b này Tab

H om e dược chọn trong hììib ĩ.l.N ế n bạn sứ dụng Ọffice 2010, chú ỷ rằng các ỉiú tv à n h ó m Irên lah H om e tìvng có p h ầ n tươĩig tự qua tất

Hình 1 3 : sử dụng lab Insert d ể thêm nội dung vào worksheet.

họa tĩvn g h ìn h 1.4, iab n à y cho bạn truy cập iheme, th iế t lập trang,

tĩ lệ và Iibứng tù ỵ chọn và cách sắp đ ậ l các sheet n h ìn thắy được bằng m ột cú nhấp.

Hình 1.4: Sử dụng tab Page Layout dể canh chỉnh W0fksheet đ ể in.

K Tab P orm itlas: Làm việ c i'ớ id ữ liộ ii trongsheet bằng ìn ệ c th ê m các

côiỉS, thức ì'à d ữ ỉiệìi N b ìỉ đìtợc iniiib họa tĩvng hình 1.5, tab n à y cho bạn tn iỵ cập bằng niội cú Iihâp tất cả côỉig thức đ ã được p h â n họng m ục đ ề d ễ d à n g sứ dụng Ngoài ra, bạn sử dụng tabP om iulas

đ ể tạo các lê n cho các ô và bảng, kiểm tra các công thức, và x á c

đ ịn h các p h é p lin h của những giả lỉỊ sheel.

Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 13

u Tab D ata: Thêm d ứ liệìi vào sheet từ nhữ ng ngìiồn khác, trộn d ữ

liệu ị)ên trong các sheet, p h â n loại và lọc d ữ liệỉi n h ìn th ấ y đỉíợc

N h ư được m inh họa ỉroiìíị bình 1.6, tab n à y cho bạn tn iy cập bằng

m ột cú n h ấ p các nguồn d ữ liệu bêĩi ngoài, các chức n ă n g p h â n loại (sor!) và lọc Ợilter) và các công cụ tạo oìLtline và d ữ liệu.

Hình 1.6: Tab Data cho phép bạn thẽm dữ liệu hiện có vào vvorksheel.

sb e et Excel h iệ n hành, n h ư được m inh họa trong h ìn h 1.7 N hũng línb n ă n g n à y bữíi dụng n h ắ i kh i ỉxin chia sẻ công iHệc với nhữ ng ìigĩtòi d ù n g khác.

Hìnti 1.7: Tab Review tiện lợi khi làm việc trẽn phương diện cộng tác.

th ể h iệ n trên m à n hĩnh, n h ỉíđ ỉtợ c m inh họa trong h ìn h 1.8, tab n à y cho bạ n trtiy cập bàng một cú nhấp những khung x e m kh á c nhati

m à Excel hỗ trợ rà c á c tín h uổng cửa sổ và zoom T ừ ta b này, bạ n có ibổ bật và tắi các Ib à iib p b ầ n kbác )ihaii củ a g ia o d iệ n Excel.

Hình 1.8: sử dụng tab View để thay dổi diện mạo của giao diện Excel.

9 Tab A d đ -In s: Tniy cập bất kỳ add-in m à có lẽ b ạ n đã cài đật Các

add-in giống n h ư các niacro nhưng đieợc d ín h kè m vào m ô i tnỉờng Kxceỉ th a y in vào cá cfiỉe riêng lẻ Các add-in theo m ặc đ ịn h là trống.

14 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

c ả i tiến việc s ứ d ụ n g Excel.

Hình 1.9: Các ỉab lạo biểu dồ chl có sẵn khi bạn iàm việc trên một biểu đồ Excel.

Các tab ngữ cảnh là m ột nỗ lực của Microsoít nhằm đoán những gì bạn có th ể làm và khi nào bạn muốn làm điều đó Bởi vì giao diện cho Excel đ â trở nên r ấ t phức tạp, đưa ra các phần n h ấ t định của Excel chỉ hợp lý k h i các đối tượng sử dụng những phần đó được chọn Ví dụ, bạn có

th ể định dạng chỉ một bảng nếu ô hiện h ành nằm bên tro n g m ột bảng Một ví dụ khác, mặc dù chức năng cơ bản để thêm một biểu đồ luôn có

th ể truy cập được, nhưng chức năng liên quan đến việc tạo biểu đồ chỉ nhìn th ấ y được khi một biểu đồ được kích hoạt Bạn luôn có th ể thêm

m ột biểu đồ bằng việc sử dụng các nút trê n tab In sert, nhưng b ạ n có th ể

th ây và sử dụng tab định d ạng biểu đồ chỉ khi một biểu đồ được chọn.Bạn có th ể th ấy rằ n g b ạn hoặc thích hoặc không thích các tab ngữ cảnh Nếu bạn quen luôn h iển thị mọi tùy chọn, bạn nên dành m ột chút

thời gian để làm quen với việc một sô" tab đôi khi không có sẵn Tuy nhiên, việc thực thi các tab ngữ cảnh khác k h á trơ n tru Cuô’i cùng bạn điều chỉnh để quen với sự có sẵn của các tab bổ sung và không bỏ lỡ các tab "thiếu".

Các nút

Khi bạn nhấp một nút xuất hiện trong giao diện Ribbon mới, nó thực hiện m ột trong nhừng h àn h động sau đây:

9 T h ự c th i m ộ t s ự t h a y đ ổ i tứ c thì: Những n ú i Tiàỵgiống n h ìtc á c n ú t Ihm ỉb công cụ cũ cíia h(tìi - bạn nhấp n ú t và m ột th ứ g ì đ ó trong sheei th a y đổi.

b ạ n n h ắ p m ột n ú t vốii h iể n thị m ột d a n h sách x ổ x tiố n g , m ộ t hàíih

đ ộ n g ấ n ctịiìh SỔI! được liế n h à iib r à b ợ ĩi có th ể ch ọ n từ m ộ t n h ó m

h à n h động riêng biệt Irên d a n h sách xổ x ĩtố n g

• M ở m ộ t g a lle ty (tb te v iệ n ): Cớc gaíleìy là các n ú i c ó sđ n n h iể ìi lựa chọn Mỗi lựa chọn làm m ột điền ệ đó khác đối I>ới d ữ ỉiệu B ạ n sẽ

th ấ y rằng hầii h ết cảcgallery dược ỉết hợp ưới đ ịn h dạng của d ữ liệti

lú các biển đồ Thứ (>ần g ù i nhdtĩK i một galỉery trong các p h iê n bản cùa Excel là m ột số khung tác vụ đ nh hướng đ ịn h dạng.

Giao diện Ribbon có một khuyết điểm ớn: B ạn không th ể di chuyển các nút từ m ột tab này sang m ột tab khá và bạn không th ể th ê m các nút vào, hoặc loại bỏ các nút ra khỏi chír h Ribbon Như b ạn học trong chương 13, bạn có th ể th êm các n ú t vào (, AT nhuíig b ạn không th ể như một người đùng bình thường th ay đối nội dung của một tab hoặc nhóm Bạn cần m ột kiến thức nào đó về XML 1: oặc m ột công cụ bên ngoài để thực hiện những th ay đổi cho bạn

Các khung tá c vụ (task pane)

Một sô” n ú t trê n Ribbon mở ra các kh\.ng tác vụ m à có lẽ b ạn đ ã th ấy trong các phiên bản trước của OíTice C f': khung tác vụ (task paneH ương

tự như các hộp thoại, ngoại trừ các khi ug tác vụ được gắn vĩnh viên vào cạnh hoặc phần trê n cùng của vùng lf' m việc Bạn có th ể mở hoặc đóng các khung tác vụ bằng cách nhâp m ột lút Một ví dụ về m ột khung tá c vụ trong Excel là giao diện clip a rt đượ ; m inh họa tro n g h ìn h 1.10

Như bạn có th ể th ấy , các khung tác vụ md theo chiều dọc th eo mặc

định, thường ở phía bên phải giao diện Excel Bạn có th ể rê xung quanh

khung tác vụ bằng cách nhấp và rê trê n th an h tiêu đề của khung tá c vụ Khi một khung tác vụ mở, bạn có th ể sử dụng nó, đi chuyển nó đ ến một trong những vị trí khác, thay đổi kích cỡ, hoặc đóng nó lại

Chướng 1: Khảo sát Excel 2010 15

16 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

Hình 1.10: Khung lá c vụ Clip Art.

Bạn tìm th ấ y chỉ m ột vài khung tác vụ bên

trong Excel Khung tác vụ PivotTable hữu dụng

khi bạn tìm hiểu thêm về dừ liệu Bạn sử dụng

khung tác vụ D ata M anagem ent nếu bạn làm việc

với các tà i liệu trê n m ột serv er SharePoint hoặc

Oíĩìce Live Có th ể b ạn không gặp phải những

khung tác vụ khác trong quá trìn h làm việc thường

Trong các khung tác vụ, nhiều nút mỡ các hộp

thoại Các hộp thoại (dialog box) là những cửa sổ

mở nhằm cho phép b ạn th ay đổi những thuộc

tín h hoặc cung cấp th êm thông tin từ bên trong

Excel Có lẽ bạn quen thuộc n h ấ t với hộp thoại

open, nơi bạn mở các file mới và hộp thoại Close

nơi bạn lưu và đóng còng việc của mình

Có hai loại hộp thoại cơ bản:

Ihông tin, ỉ>à các tb a y đỗi m à bạn m uốn thay đổi kh i b ạ n n h ấ p OK hoặc Close (phụ tbicộc ưào hộp thoại) Các bộp thoại Opeìi ưà Sai>e tà nhữ ng hộp thoại mocia!.

t! Noumoíỉal: B ạ n ih ấ v các thdv cỉổi Iiíịciy lức thì Ví dụ, khi bciìi m ở

hộỊ) thoại I'iu d ciììd Replace, cíược tiìiiih họa trong h ìn h ĩ ĩ l , hộp Iboại vãn m ở trong kh i thực hiệu các ihav đổi đ ố i I'ới các ô trong sheet M ỗi tb a v đ ổ i được áp dụng lự độììg kh i b ạ n là m việc th a y vì saii khi bạ n đóng hộp thoại.

Chương 1: Khảo sát Excel 2010 17

C á c lo ạ i tà i liệ u E x c e l v à đ ịn h d ạ n g F íle m ói

Trước đây, các file Excel đã được lưu trừ dưới dạng các file nhị phân (binary) trê n ổ đĩa cứng Những file này có phần mở rộng xỉs Dữ liệu Excel được lưu trữ dưới dạng một ĩiìe nhị phân được lưu trữ b ằn g một định dạng độc quyền M ột khuyết điếm của định dạng này là cách duy

n h ấ t dữ liệu có thê’ được thay đổi là bằng cách sử dụng Excel

Với OÍTice 2010, M icrosoíl b ắ t đầu lưu trữ dữ liệu Word, Excel, và PovverPoint trong m ột định dạng mô hơn Định dạng mới dựa vào Ex- tensible M arkup Language (XML) Ngoài việc là m ột định dạng m ô hơn, các filc XML có khuynh hướng nhỏ hơn các định dạng nhị phân cũ hơn

Do đó là m ột người dùng bình thường, bạn có m ột sô" định d ạng khác nhau để lưu dữ liệu Excel Trong phần này bạn học về từng định dạng đó

và khi nào bạn nên hoặc Ichông nên sử dụng chúng

XLSX

Bạn sử dụng định dạng file này qua suô”t phần lớn sách này M ột flle XLSX là m ột loại file nén độc quyền chứa tấ t cả dữ liệu định dạng tài liệu và các công thức trong một file nén

Một điều thú vị về định dạng mới là những gì dường như là m ột file

th ậ t ra là một tập hợp file nén Bạn có th ể giải nén file này với Windows

XP hoặc Windows V ista để th ấy cấu trúc bên trong của fìle trô n g như

18 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

th ế nào T rong bài tập sau đây, bạn xem một file Excel m ẫu nhỏ trong một số định dạng khác nhau J ừ liệu trong íìle th ì y như nhau - sự khác biệt duy n h ấ t giữa các file là ;ách chúng đà được lưu Làm theo những bước sau đây:

1 Mở Excel Nhâ”p O ffic e B u t to n và chọn o p e n đ ể mở fíle sampleXLSXPile.xlsx Xem dữ liệu trê n sh eet đầu tiên

2 Đóng Excel bằng việc nhấp nút X ở góc phải p h ía trên

3 T rong Windows Explorer, nhấp phải SampleXLSX.zip và chọn

E xtrac All từ menu Chấp nhận các lựa chọn m ặc định cho tiến trìn h trích xuất

Fiỉe này là m ột bản sao chính xác của íìle mà b ạn vừa kiểm tra Bây giờ b ạn sẽ mở rộng file này từ một flìe nén san g các fìle được giải nén vô’n h ìn h th à n h nó

4 Trong E xtraction W izard, chấp n h ận tấ t cả các bước m ặc định để trích xuất các file

Khi việc trích xuất được hoàn tấ t, một cửa sổ W indows Explorer mới mở r a chứa các file được trích xuâ”t, như được m inh họa trong

Hình 1.12: Các lile dược trích xuất lừ lỉle XLSX.

D anh sách các file sẽ trông khác nếu khung xem file mặc định dược xác lập sang b ấ t kỳ khung xem ngoại trừ D etails

Từng folder chứa một p hần của tài liệu của Excel Nếu bạn muôn

th ấy XML thực sự vôn tạo nên tài liệu Excel này, b ạn có th ể mở

5 N hâp đôi biểu tượng folder xl để xem nội đung của folder đó

N hấp đôi biểu tượng íolder tables đê’ xem nội dung của folder đó.Bạn có th ể xem folder chứa dữ liệu Excel thực sự, và b ạn sẵn sàng

mở file XML trong trìn h duyệt Internet

6 N hấp đôi file tablel.xm l

Mã XML định nghĩa bảng xuất hiện trong trìn h duyệt V à dòng đầu tiên sẽ cho Excel biết bảng trông như th ế nào.

< ? xm l ve rsio n = ” 1.Ũ” encođing=” UTF-8" standalone=” yes” ?>

- <table xm ln s= "h ttp ;//sch e m a s.o p e n xm lfo rm a ts,o rg /sp re a d sh e e tm l/2 0 0 6 /m a in ” id= ’' l " nam e=” Table1” đisplayNam e="Table1" ref=’’A 1:E 16’’ totalsR ow C ount=” 1” >

<autoFilter ref=” A 1:E 15" />

- <tableC olum ns count=” 5">

Dòng tiếp theo chứa định nghĩa của các cột bảng B ạn có th ể th ấy

rà n g các tên cột từ fi]e gốc khớp với những gì được m inh họa tro n g những dòng này:

<tabieC oium n id = "1 ” nam e="Store’' totalsR ow Label="T otar' />

<tableC oium n id= ’'2 ” nam e="Coìor” />

<tableC olum n ịđ = "3 " nam e=” lnve n ỉory'’ totalsR ow Function="sum " />

<tabieCoìum n id = "4 " nam e="S old’' totalsR ow Function="sum " />

- <tableC olum n id = "5 ’’ nam e=” Total” totaisR ow Function="sum ” d a ta D x fld = "0 ">

<calculatedCDlum nForm ula>SUM (B2:D2)</calcuíatedColum nForm ula>

Các dòng cuôl cùng k ế t thúc định nghĩa của bảng và định nghĩa

th ông tin style cho bảng:

</tableC olum n>

</tableC olum ns>

< t a b le S t y le ln f o n a m e = ’’ T a b le S ty le M e c liu m 9 ” s h o w F ir s tC o lu m n = ” 0 ” show LastC olum n= ” 1"

shũw R ovuS tripes="1” show C olum nS tripes=” 0 " />

</table>

Mặc dù bạn không làm việc trực tiếp với XML trong khi học sử dụng Excel, nhưng quen thuộc với các phần của flle được lưu trữ bên trong file nén XLSX sẽ giúp ích cho bạn D ành m ột v ài phút duyệt qua folder có thông tin file được giải nén

Đ iể u b ạ n cẩn b iế t

Để tìm hiểu thêm về XML và Excel sử dụng nó như th ế nào, hãy tìm kiếm XML hoặc Excel XML trên Web Cũng có sẵn tài liệu mô tả Microsoít sử dụng XML như thế nào và cách viết XML riêng của bạn

Một sự thay đổi khác m à M icrosoĩt đã thực h iện với Excel 2010 là tách các định dạng cơ bản của các file th à n h h ai loại B ạn vừa khai thác loại đầu tiên , loại dữ liệu M ột loại khác, XLSM được sử dụng để lưu trữ bat kỳ b ảng tínli Excel có th ể có các macro Các m acro là những chương trìn h giúp bạn làm tố t hơn, sạch hơn và hiệu quả hơn

Một file có phần mở rộng xlsx không th ể có b ấ t kỳ m ã đính kèm Nếu bạn lưu trừ mọt file có mã trong định dạng Excel 2010, m ã phải đi vào

virus đă được phân phối dưới dạng các macro ẩn trong các tà i liệu dường như vô hại Chỉ cần mở tài liệu sẽ chạy m à virus và lan tru y ền nó sang

tấ t cả tài liệu Idiác trê n m áy tính Với th iế t lập mới n ày k h ả năng lây lan các virus qua các file Excel thông thường được giảm thiểu

Nếu bạn nhận được m ột file XLSX bằng em ail, b ạn b iết rằ n g file không có b ất kỳ m ã đi kèm Nếu bạn n h ận được m ột file XLSM, bạn có

th ể biết rằ n g m ã có th ể được đính kèm vào file và b ạn cần quyết định xem có tin cậy m ã hay không Nếu b ạn n h ận được m ột file có phần mở rộng xlsx từ người nào đó m à bạn không biết, b ạn có th ể yêu cầu Excel không b ậ t (enable) các macro

File mà bạn sử dụng trong bài tập sau đây dường như là m ột bản sao chính xác của file m à bạn vừa làm việc Tuy nhiên, file mới này có một macro được ẩn giấu trong đó Trong các bước sau đây, bạn mở file này hai lần - m ột lần với macro được b ật v à m ột lần với macro được tắt:

1 Mở Excel Nhâ'p O ffie e B u t t o n và chọn O pen đ ể mở file SampleXLSX.xlsm

Khi bạn mớ file, bạn th ấy một dòng mới bên dưới Ribbon Dòng mới chứa cảnh báo an ninh được m inh họa tro n g h ìn h 1.13

Hình 1 1 3 : Một cảnh báo an ninh.

Do sự lócỉi biệl qiữa cóc íile dứ liệu Excel và các íile dử I íệu f Kcel cố cóc macro

mỏ rộrìq tiưư lliị nó cố llìế có cóc macro Iponq ẩó í^ếu tgn cố mô một fjlc Excel

2 N hấp nút O p tio n s

Chương 1: Khảo sát Excei 2010 21

N hư được m inh họa trong hình 1.14, hộp thoại M ic ro s o ít OíTice

S c c u r i l y A l t r t M dtfO

Ị '

1 !

ỉ Msn Q« n V 1 • \T o»cs 0< v«i ỤI Ilr h9ỉtf <is Cta j !

r>0 J Ifrviòl^ !N 5 < o *»tert r ie ? ft > > M < /'c e <<i t ^ > h t i •

W d tn ir > g ; I t n o l p ữ S iib t c l o d c t e r n t m c t h a t k)vit c o n l í A t I r o p i • !

v>un.e Vow >h<>ukl kđve u»v udhrbS L^c

r o n l # n ( p t o v K Ỉ ^ t r P r t i r ^ i ỉ u n c t e n a l i h y a n d 1^9 « o « irC p '

i.v ỉí5«*'^h8í>ỉ«ST»vẽC«-tivVif’ lí-«^'^C'a’.â'-anpíe'fl5Mftle *1an

*i I ie i> ^ o * ^ ; I tne ft o r i I ^ v c x 11 c erỉ«(> i

Hình 1.14: Hộp thoại IVIícrosott Oỉỉíce Security Options.

3 N hấp n ú t radio E n a b le T h is C o n te n t và sau đó nhấp OK.Khi bạn n hấp n ú t OK, hộp thoại Security W arning và cảnh báo

an ninh biến mất

4 Chọn V iew > M a c ro s > M acro s

Bạn định hướng Ribbon bằng cách tìm các n ú t trong m ột nhóm

này, tấ t cả th à n h phần của Ribbon được th am chiếu theo cách này Khi bạn nhấp nút Macros, hộp thoại Macro xuất hiện , như được m inh họa trong hình 1.15

Tiếp theo b ạn mở file lần thứ hai Lần này, b ạn sẽ cô' chạy macro

m à không b ậ t nội dung macro

7 N hấp đôi file đế mở nó trong Excel

File mở, và cảnh báo an ninh xuất hiện lại

Hình 1.16; Thông báo nãy biểu thị các macro đã đưực tắt (disable).

Bởi vì bạn đà không bật các macro, Excel không chạy m ã Chương trìn h bảo vệ b ạn khỏi vô ý hủy công việc của m ình b ằn g việc mở

m ột file Excel chứa mã ẩn

10 N hâp OK dể đóng thòng báo, và sau đó đóng Excel để tiếp tục.XLS

Các file được tạo tro n g các phiên bản trước cùa Excel có p h ần md rộng xls Khi những Tile n ày được mở trong Excel 2010, Excel m d tro n g chế

độ Compatibility T rong chố clộ này, bạn có th ể thực hiện các th a y đổi đôl với các tài liệu và sử dụng những tín h năng mới Khi b ạn lưu m ột file bằng định dạng này, Compatibility Checker chạy và m ột d anh sách các tín h nâng không tương thích được đưa ra Một ví dụ về báo cáo n ày được

m inh họa trong h ìn h 1.17 Báo cáo này cho th ấ y các bảng được xác lập trong file h iện h à n h không được hiển thị trong p h iên bản trước

Sau khi C om patibility Checker đã chạy, b ạn có th ể lưu file, trong trường hợp này các tín h năng không tương thích được tắ t hoặc b ạn có thê’ hủy thao tác lưu v à sử dụng lệnh Save As để md file dưới dạng một file XLSX, để giữ lại đầy đủ định dạng và chức năng của nó

Chương 1: Khảo sát Excel 2010 23

orv? o f th í nevv' fj[ẻ fOffnâf5.

SLmmary

M m o r l o s s o í ÍK Ỉelitv

Number ôf occurrences

A to b tc í l / i c Ì3 a p p íicd to ử lib J c tlio vv&tl^hoo* Toblc sty lc fofn*iãtbrig càr*M bt dioplôved iTi iârler versìot >5 of E>wl

LocâOCBì; *B»PENS£'

p

ỉHefo

; V Chedcompaũbilỉtv ^N+ien savng Ihis

v.^orkbook-■ C opy to ^ e v v 's^ ie ẽt ị ' ị _ C anceỉ

Hìnti 1.17: MỘI báo cáo về kliả năng tương thích

XLSB

Ngoài các loại file dựa vào XML được phát triển dành cho Excel 2010,

M icrosoft đã tạo ra một định dạng binary mới cho phiên bản này Định dạng binary mđi có phần mở rộng là xlsb, đã được tạo để cung câ^p một cách cho những người dùng Excel lưu trữ các file cực lớn Các file XLSB được xác lập để hơi nhỏ hơn và mở và chạy hiệu quả hơn đáng kể Trừ phi bạn tạo các fìle r ấ t lớn, nếu không bạn sẽ không tạo các file XLSB.Các loại file khác

Excel có th ể truy cập một sô' loại file khác Khi bạn tiến triể n qua sách nàv, bạn sẽ tiếp xúc với một vài định dạnịĩ khác;

* X I.T X và XLTM : Các /H e lemplatc Excel, không có các macro (.xỉtx)

rà có các m acro (.xỉtm) C ácfiỉe templaie làm cho d ễ tạo cácJìỉe mới hơn từ niộí đ iểm khởi dằ n cbting.

M c s v và TXT: C àc/ile text khôíig định dạng chứa c h ỉd ũ ỉiệ n CácỊile

c s v lá c h d ữ ìiộ n íbãith các CỘI h ầ iig 1’ịệ c s ứ d ụ n g các d ấ n phđv; các

[iỉe TXT dựng lìhiềìi dấu !ách khác lìhaii đ ể tách biệt d ữ /íện

th à n h các cột.

* P D Ĩ: Với thêm một add-in có sẵn từ site Microso/t, bạ n có th ể sử dụttg Excel ctể tạo các fil e PDF tươiìg thích với A dobe Acrobat.

24 Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010

N h ậ n s ự trơ g iú p

Hệ thống H elp Excel 2010 tự xuất hiện trong m ột số cách m à bạn có

khác P h ần lớn thời gian bạn truy cập Help bằng việc nhấp n ú t Help ở

góc phải phía trê n của Ribbon (Nút Help chứa ản h của m ột dấu hỏi với một hình tròn bao quanh) H ành động này mở ra tra n g Help mặc định như được m inh họa trong h ìn h 1.18

Chương 1: Khảo sát Excel 2010 25

cỡ của tra n g bằng việc nhảp và rê các m ép của nó

Ngoài việc định hướng các chủ đề Help bằng việc sử dụng các liên

k ế t được th iế t lập, bạn có th ể tìm sự trợ giúp về các chủ đề bằng việc gõ nhập một cụm từ vào hộp Search và tìm kiếm thông tin trợ giúp

7 Tìm hộp Search ở p h ần trê n cùng của cửa sổ Excel Help Gõ nhập

từ pivot vào hộp search và hoặc nhấp Search hoặc n h ấ n E nter

M ột tra n g lóe lên trê n m àn hình cho b ạn biết rằ n g Excel đang tim kiếm trê n hệ thông Help để tìm các chủ đề của bạn Sau đó nó liệt kê 20 k ế t quả m à nó đã tìm thấy Mỗi mục đưỢc liệ t kê là một liên k ế t dẫn đến m ột mục Help th am chiếu từ pivot Đ ể th ấ y tấ t

cả chủ đề, sử dụng th a n h cuộn nằm bên phải để cuộn qua chủ đề

26 Chưđng 1: Khảo sát Excel 2010

Thực tẽ'

Khi bạn làm việ c tro ng E xcel, bạn sẽ cẩn tim các lời giải đ á p c h o những câu hỏi nằm ngoài phạm vi củ a sách này K hông g iố n g như c á c p h iê n bản Irước củ a những sản phẩm M icrosoít, bộ O ffice 2 0 1 0 cung c ấ p sự trợ giú p hoàn hảo T h ậ t không m a y bạn có th ể hoặc có th ể không tru y cậ p được nó.

T rong E xcel 2010, chì m ộ t phần nhỏ củ a c á c nguổn là i ng u yê n H elp có sẵn dược lưu trữ trên m áy Những điểm cơ bản được lưu trữ c ụ c b ộ để bạn

có th ể lim th ấ y c á c lời giải đ á p tro ng thời gian cần thiết T u y n h iê n , bởi vì sản phẩm trỏ nên rất phức tạp, M icro soít đă di ch u yể n sang m ộ t hệ thố ng

H elp tậ p tru ng Sự trợ giú p m à bạn cần được tập tru n g Irên c á c s e rv e r w e b site M ic ro s o ỉt th a y vl được phân phối đến m á y củ a bạn (và m á y củ a mọi người khác).

N ếu bạn kết nối với Internet, bạn sẽ không nhận thấ y bất kỳ v ấ n đề với

v iệ c tru y cậ p H elp - nối k ế t giữa H elp c ụ c bộ v à H e lp O nline trơ n tru và tức thì Thậm chí có th ể bạn không nhận ra khi nào thô ng tin c ủ a bạn đế n từ site M icro so lt, Đ ôi khi thông tin bạn đang xem rõ rà n g đến tử s ite M icro so ít bởi vi thô ng tin được th ể hiện trong trình d u y ệ t tha y vi trong cửa s ổ H elp Nếu bạn khô ng dược kết nối với W e b và o lúc bạn cẩn sự trợ g iú p , bạn biết được điều dỏ M ột số thô ng tin H elp không th ể tru y cậ p và th ậ m c h í không xuấ t hiện tro ng kết quả tìm kiếm N goài ra, hấu h ế t c á c te m p la ts , c á c ví dụ

mã, v i dụ công thức, clip art, và những thành phần khá c x u ấ t h iệ n từ W eb

rh u ậ tn g ữ

c o m p re s s (n é n ): Mă hóa dữ liệu để chiếm ít khô ng gian hơn trên ổ đĩa cửng.

được chọn có cầ n nó hay không.

hiện khi lù y chọn theo sỏ thích (p re íe re n ce ) cụ th ể khô ng được thự c hiện.

người dùng.

Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 27

c lio phép người d ù n g tiếp tục tương tác với ứng dụng b ằ n g những cách khác.

Oííice Bulton: Nút tròn có logo Office mà qua đó những người dùng otíice

20 1 0 tru y cậ p các lệnh cấ p độ file chẳng hạn như in, lưu hoặc m ỏ tile.

dùng Iru y cập dữ liệu bên trong một file mà không cần phải sử dụng chương trinh.

proprietary íorm at (định dạng dộc quyền): Một loại định dạng file mà

m ột công ty tạo và sử dụng để lưu trữ các tài liệu củ a nó Tài liệu khô ng có sẫn công khai đ ể tru y cập nội dung c ủ a íile Chương ừinh được sử d ụ n g dể tạo các file độc quyển phải được sủ dụng để tru y cậ p dữ liệu bên tro n g các lile đó.

Excel dược d ặ t n g a y bên phải OHice Button ò trên hoặc bên dưới Ribbon.

R ib b o n : T ập hợp c á c tab ở phần trên cùng của gia o diệ n Excel m à q u a đó ngưởi dùng chọn các chức năng để được thực thi bằng m ộ t cách có tổ chức R ibbon th a y th ế các giao diện điều khiển bằng R ibbon trước đó.

s p re a d s h e e t (b ả n g tin h ): Nhóm các ò logic bẽn tro ng m ột file E xcel.

ta b : Phần củ a R ibbon chứa m ột nhõm các chức năng iiên quan.

tương lá c với m ộ t chương trình hoặc tìm nhiều thô ng tin hơn những gi có

2 Bạn sử dung _ Button để thực hiện các tác vụ chẳng hạn như

4 Tab này chứa các lệnh để thêm nội dung vào bảng tính?

5 Đúng hoặc sai; B ạn có th ể thu gọn Ribbon bằng cách việc nhấp đôi m ột tab

6 Nếu bạn tìm tab Table Tools và nó không xuất h iện, bạn nên kiểm tr a cái gì trước tiên?

7 Các file XLSX

a là các file XML n én và file địnli dạng

b các ílle n h ị p h â n (b in ary ).

c là các file có m ột định dạng độc quyền

d chỉ có th ể được mở bởi Excel

8 Đúng hoặc sai: Các flle XLSX có th ể chứa m ã macro

9 Đúng hoặc sai: Việc tách định dạng file cho các file Excel th àn h

m ột định dạng được b ật macro và định dạng không được b ật macro đã được thực hiện để mang lại sự an n in h cao hơn và sự bảo

vệ tốt hơn chống lại virus

10 Excel có th ể mở định đạng nào trong những định dạng file sauđày:

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 29

Tạo UUorksheet Gxccl 2010

đầu tiên

Những điểm chính:

ẵi ỉ\ ’h ậ n d ạ n g các p h ầ n kh á c Iihaii của m ột U'orksheet

# Chọn các d ã y ồ

M Sừ dựng mộ! tenìpìattí (khttôìi m ẫu) thiết k ế sãn đ ể tạo một worksheet

* Tạo inộl u'orksbeel IIIỊÚV lử dồn

K lìdi ĩvorksbưet

K hỏi đ ộ n g

Câu hỏi

1 Mối quan hệ giữa một ô, một hàng, và một w orksheet là gì?

2 Bạn tìm th ấy tê n của worksheet hiện h àn h ồ đâu?

3 Một sô"ưu điểm của việc sử dụng một tem plate so với tạo file ngay

từ đầu là gì?

4 Cách n h an h n h ấ t để chọn một khối dữ liệu bằng b àn phím là gì?

5 Làm th ế nào bạn biốt bạn (lang thav th ế hoặc biên tậ p nội dung

của m ột ô?

6 Sự khác b iệt của việc chọn Savc từ menu Office Button và nhấp

biểu tượng Save trôn Qiiick Access Toolbar?

Tăng tốc

Nếu bạn đã quen thuộc với nhừĩig (liếm cơ bản về việc tạo các worksheet

trong Excel 2010, hãy nhảy đến chương tiếp theo

cơ bản về việc định hướnịí trong các vvorksheet và sau đó tiếp

tục đi đến những cách khác nhau mà bạn có th ể chọn dữ liệu bên trong một sheet

Sau khi hiểu cách định hướng dừ liệu, bạn khám phá cách tạo một

w orksheet bằng cách dễ dàng, từ một tem plate (khuôn mẫu) và sau đó

cách đòi hỏi nhiều công sức hơn, ngav từ đầu Sau khi b ạn đã nắm vững

n h ữ n g đ iể m cơ b ả n v ề v iệc tạ o các vvorksheet, b ạ n lưu d ữ liệ u đ ể sử d ụ n g

vào những thời điểm khác

Tìm h iể u c á c th à n h p h ần trong một W o r k sh eet

Sau khi bạn biết Excel 2010 ]à gì và cách định hướng xung quanh các

ribbon, tab, nhóm , v à nút, đến !úc thêm dữ liệu vào các w orksheet Bước

đầu tiên trong tiế^n trìn h này là mở Excel 2010 và kiểm t r a cách di

chuyến xung quanh và làm quen với các phần cúa w orksheet

Excel 2010 lưu trữ dữ liệu trong các ô riêng lẻ Mỗi ô có m ột vỊ trí

riông biệt m à bạn có thô sử (lụng đỏ tham chiếu nội dung của ô Danh

sách sau đây giải thích nhừng thành phân khác nhau tạo nên một

worksheet, như được minh họa trong hình 2.1

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 31

Hình 2 1 : T â ì cà thành phẩn này là một phẩn cùa vvorksheet Excel.

nhữìK ịìoạiìhôinị líu khácđiiự clư ii tn ìtro n g các ô B ạ n có I b ể b iế ỉô não chíọccbọìi ì)ởi rì nó íhíợc bao quanh bằng mộtcíườiỉg cíeiì đậm (Xem b ìn h 2 ì J Các õ cỏ thổ chứa

ẵ! ỉlà iig ( lio u ’): Mỗi ó dược đặl lìX)in> inộl hàng, đìỉợc tham chiổii bởi

m ột số Số đỏ bắí đchi với I và íâiiq ìhoo trình lự B ạ n có th ể biếi bảiìg Iiào chứa ó di(ợc chọn bởi rìsố b à iK ’ được bật sàng hằng ỉỉiàn ràiiq.

M Cột (C olunin): Mồi ô cũiig được â ậ t íìxmg m ột cội Các CỘI đì(ỢC iham chiếu bởi một lêii m ẫu lự hoặc lờn cộ! N ến bạ n tham chiến các C Ộ I then các ! Ù I I Dĩầii lự, các mằii lự ch ạ v theo thứ tự bảng chữ cái lừ A đốìi z và san đó từ A A đốiì AZ rồi đ ế n BA Khi bạ n Viỉợt qiiá cột z z m ột ìììâìt tự íbứ ba cíitợc thêm vào và tiểìi /rínb đ ặ t tên

ìiốị) tục B ạ n có th ổ biổ! CỘI Iiào chứa ô đieợc chọn bởi vì m ầu tự cột chtợc bật sàng hằììíị màu rànq n.ìứ lự của các m ẫn lự thì qttan tì-ọfig: AB là m ột cộ! khác ixỉi lỉA.

9 \V o r k s h e e t: Các bìiiip rà cột lạo n ẽn các worỉisheeí B ạ n có th ể srỉ clụng các tôn sheel cíổ Ihain chiốii càc U’ 0 rks'heel K hi b ạ n m ở một ivorkìxìok trống mới bạn thấy ba ivorksheet m ới tĩằm ở cuối có tê n là Sbeer ! Sheet 2 (Xem bĩnh 2.1) Các sh eet có th ể chứ a hoặc dữ liệu bvỢc càc biển dồ Các sheeí được tạo bằng công cự tại biểỉi đồ cíược đ ặ t iêii là Chari ỉ, Chart 2 N hững sheet n à v chứa ch ì các biển đồ (còn dược gọi là các qraph) không p h ả i c á c b à n g m CỘI d ữ ìiệii B ạ n có th ểh iổ ísh eet Iiảo m à hạn dang làm liộ c bởi vì ta b sh ect

h iện h à n h có một nền Irắììíị rờ nbững tab sheel khác có m ột n ền

x a n h diỉơiiq.

K ĩ i l e E x c e l A btểii ivorksheeí lạo nôn c á c /ile E xcel 2010 M ộ t/ile cố

th ể có ch ĩ m ột sheet bnặc inội số sheet S ố sh e e t tối đa m ỗ i file là gì?

D iều đỏ tù y thuộc rào m áy tính Bạìì có th ể biết fil e n à o m à bọìi

d a n g là m I'iộc ờ ằ n g riệ c XCÌÌI rbaiih tiê n đ ề ở p h ầ n tr ê n c ù n g củ a

của sổ E xcel 2010 i\'ổii bạn cbìỉa lưii fi!e, d ò n g lỉà v đọc là B o o kl ■ Microso/t Excel 2010 Aeii bạn dỗ ÌIỈU file, B o o kl điỉợc th a y th ế bằng một tôn file.

D iề u b ạ n c ầ n b iế t

Nếu têu íile ghi là Boolc2 hoặc một sô" khác nào đó, điều đó có nghĩa là bạn đã inỏ nhiều file Excel 2010 trong phiên làm việc này của Excel

2010 Có lẽ bạn đã mỏ và dóng chúng trước đó Ixoặc có thể bạn vẫn mở chúng

Đ iể u b ạ n c ầ n b iế t

Excel 2010 chơ phép Iỏ’i đa irèn mộc triệu hàng và rrên 16,000 cột mỗi works[ieet sỏ' sheet tõ'i đa mỗi file bây giờ chỉ đưực giới hạt\ bởi máy tính Nếu bạn muố’n biết tliêm về nỉìiìng giới hạn cùa Excel 2010, mở Help và tìm s]x?Cỉ7icntions íimi ỈÌ7nils Mục đầu lièii trên danh sách kết quả cho bạn biết mỗi giới hạn mà có thể bạn muốn biết cho Excel 2010,

K 'llỉa m c b iế u ô: Khi bạn (ỉaiiq làiìi việc Iroiìg Hxcel 2010, m ồi ô có một tham chiêu (re/ereiicc) cho hạu biết ô n à v được đ ặ t ờ đâìt Trong mộl ỉrorksbed CĨƠÌI giản, tbaiìì chiếìi ô ỉà ciắii ch ỉ báo CỘI Iheo san ỉà dâ u chỉ háo hàiiíỊ Ví dụ, ô dược chọii ỉroiig h ìn h 2.1 nằm

lw ìig cộ! D rà bàng 7 (lo dó ibaiiì cbiếii ô lã D7.

Nếu file chứa nhiều vvorksheet và bạn muốn phân b iệt giừa ô C22 trê n Sheet 1 v à ô C22 trê n Sheet 3, bạn th ên tê n sh eet vào th am chiếu

ô Trong trường hợp này, C22 của Sheet 1 là S heetl!C 22, v à C22 của

32 _ Chường 2: Tạo VVorksheet Exc ?l 2010 dầu tiên

Sheet2 là Sheet2!C22 (Dấu chấm than cho Excel biết tê n sh eet k ế t thúc

và th am chiếu ô b ắ t đầu ở đâu Dấu chấm th an đơn giản là m ột dấu tách giừa hai p hần của tham chiếu ò)

Sử dụng các tê n sheet là một cách tô’t để phân b iệ t ô nào trê n sheet nào mà bạn đang tham chiếu Tuy nhiên, các tê n mặc định không có tín h mỏ tả Để th ay đổi tên của một worksheet, nhấp đôi tab sheet và gõ nhập m ột tê n mô tả Đừng bận tâm về việc thay đổi các tê n sh eet sau khi bạn đã th am chiếu chúng - Excel 2010 dã theo dõi sh eet nào có tên nào và cập n h ậ t b ất kỳ công thức hoặc tham chiếu m à bạn tạo

Bạn có th ể đưa quy ước này đi xa hơn một bước Nếu b ạn muốn tham chiếu m ột ô nằm trong một file Excel 2010 khác, bạn có th ể th êm tên file vào phía trước tham chiếu Sau khi tên file được thêm , Tham chiếu cho C22 của Sheet 2 trông như sau:

[file n a m e xlsxlS h e e t2 !C 2 2

Đ ịn h h ư ử n g x u n g q u a n h một W orkshcet

Trước khi bạn có th ể thêm dữ liệu vào worksheet, bạn cần biết cách di chuyển xung quanh trong vvorksheet Mặc dù bạn có th ể làm tấ t cả việc chọn và định hướng bằng chuột, nhưng đôi khi bạn không muôn rời tay Ichỏi b àn phím Trong những trường hợp này, bạn nên hiểu cách di chuyển xung quanh m à không cần đến chuột

D i chuyển từ m ột ô này đến ô khác

Làm th ế nào bạn di chuyển từ ô C22 đến ô A5 bên trong cùng

cách nhấp P h ải làm gì nếu bạn muốn di chuyển từ ô A5 đến ô GGG390? Làm điều đó như th ế nào?

Bạn có th ể cuộn chuột sang bên phải cho đến Idii bạn đi đến cột GGG

và sau đó xuống đến hàng 390, nhưng bạn có th ể sử dụng một cách dễ hơn

Hộp tham chiếu ô {xem hình 2.1) cho bạn biết bạn ở đâu trên worksheet hiện h àn h Ngoài ra, nó có thế’ cho phép bạn định hướng nh an h từ một

vị trí trong w orksheet Excel 2010 đến một vị trí khác

Làm theo những bước sau đây để sử dụng hộp th am chiếu ô để di chuyến từ ô A5 đến ô GGG390:

1 N hấp trong ô A5

T ham chiếu ô ghi là A5, như được minh họa trong hình 2.2

34 Chương 2; Tao VVorksheet Excel 2010 đầu tiên

Hình 2 2 : Navigalion Bar chứa hộp tham chiêu ồ và giá trị hiện hành cho â.

2 N hấp trong hộp th am chiếu ô

Tham chiếu ó hiện h àn h được b ậ t sáng

3 Gõ nhập GGG390 và n h ấ n E nter

Cursor di chuyển đến ô GGG390

Kỹ th u ật này hữu dụng, nhưng có th ể bạn không th ấ y tại sao bạn cần

nó Khi bạn sử dụng Excel ngày càng nhiều, b ạn sẽ sử dụng các công thức để làm phần lớn công việc của m ình Khi b ạn n h ấp tro n g m ột ô có một công thức, bạn được cho các tham chiếu ó vôn tạo n ê n công thức

th ay vì dữ liệu thực sự Trong những trường hợp này, b ạn m uốn có th ể định hướng n h an h những ô để th ấ y những giá trị của chúng là gì khi bạn kiểm tr a lỗi

D i chuyên từ sheet này đến sheet khác

Bước tiếp theo là di chuyển từ m ột sheet này đến m ột sh e e t khác Để làm điều này, nhấp m ột tê n sh eet khác ở cuô’i cửa sổ Excel 2010 Bây giờ bạn đang xem một sheet khác

Chú ý rố t cuộc bạn có n h ận th ấy bạn ở ô nào hay không? Nếu bạn

chưa chọn m ột ô trong sheet này, rô”t cuộc bạn d trong ò A l Nếu bạn đã

chọn một ô trong sheet này, rố t cuộc bạn ở trong ô đó.

Sử dụng các phím tắ t đ ể d i chuyển xung quanh

Bạn có th ể sử dụng những cách khác để di chuyển xung quanh trong

w orksheet Nếu bạn di chuyển ra khỏi S h e e tl, hãy quay trở về đó Hãy chắc chắn ô GGG390 được chọn Để làm cho dễ theo dõi hơn, hãy gõ nhập b ất cứ m ột th ứ gì đó m à bạn muôn trong ô này Thử những thao tác

gõ phím trong bảng 2.1 theo thứ tự, và chú ý điều gì xảy ra

Chưđng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đáu tiẽri 35

Bảng 2.1 Các phím tắt đ ể di chuyển xung quanh trong một Worksheet

GGG390

hàng

A390

phải có dữ liộu trong đó

Nếu không có gì nằm troug bốt kỳ ô troiig hàng»

nó cii chuyền đến ỗ cuổi cùug trong hàng

GGG390

trong cột có dữ liệu trong

đó Bôi vì các ô ỏ trôn không chứa dữ liệu, cur- sor di chuyểa dến hàng dầu tiên của cột này

GGGl

xuôììg có dữ liệu trong đó

Nếu ô không có dữ liệu, cursor di chuyểu đến ô cuối cùng trong cột

GGG390

Ctrl+ ( l ầ i n ữ ) Đến ô CUÔI cùng trong cót GGG1048576

Lần nữa, nếu một ô có ữ liệu, cursor di chuyển đi II đó

sheet

Sử dụng Ctrl+các phím mũi tê n sẽ cho phép b ạn đi chuyển xung quanh tro n g w orksheet dễ dàng hơn chỉ di chuyển theo từ ng ô nhiều Bạn phải nhớ h ai nguyên tắc khi sử dụng Ctrl+các phím miăi tê n để di chuyến xung quanh:

* Nốìi ồ k é tiếp n à m iheo hướng m à bạn iniiốn d i chtiỵổn kh ô n g có d ũ liệu, Ctrỉ+ cácpbím m ũ i tên dĩia bạn â ế n ô k ế tiếp có d ứ liệu.

B Nổii ò k ế tiếp có ciừ liệỉi, Q rỉ+ cácphhn m ũ i tê u d i ch u y ền bạ n đếìi ô liên tiếp ciiối cùỉig có d ữ liệu.

C h ọ n m ột d õ y ô

Nếu b ạn muôn làm việc mỗi lần với nhiều ô, bạn cần chọn m ột dãy ô Bạn có th ể làm điều này bằng m ột sô” cách như được mô tả tro n g phần này

Chọn m ột nhóm nhỏ ô

Để chọn m ột nhóm nhỏ ô, nhấp m ột trong các ô và rê ng an g qua, lên hoặc xuông để chọn những ô khác Bạn có th ể biết khi nào m ột nhóm ô được chọn bởi vì chúng hay th ay đối màu và các dấu chỉ báo h à n g và cột

th ay đổi th à n h màu cam

Làm theo các bước sau đây để chọn nh an h tấ t cả dữ liệu tro n g các ô G3 đến G9:

1 N hấp tro n g ô G3 Không n h ả n ú t chuột

2 Rê chuột xuông cho đến khi bạn tiế n đến ô G9

3 N h ả n ú t chuột

Các ô G3 đến G9 được b ậ t sáng và được chọn

Chọn tâ t cả ô tro n g m ột hàng

Để chọn t ấ t cả ô trong m ột hàng, n hấp sô' hàng T ấ t cả ô trong hàng

đó sau đó được chọn cho dù chúng có chứa dữ liệu hay không Ví dụ, để chọn t ấ t cả ô tro n g h àn g 3, nhấp số 3 nằm ở phía bên trá i m àn hình Toàn bộ h àn g được b ậ t sáng và được chọn Để chọn n h a n h t ấ t cả dữ liệu cho các h àn g 4 đến 7, làm theo những bước sau đây:

36 _ Chưdng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đẩu tiên

Chưong 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 37

1 N hâp số 4 n ằm phía bên trái màn hình, và sau đó rê xuông đến

m ột s h e e t style thứ hai, hoặc m ột chart sheet, trong Excel 2 0 1 0 M ộ t c h a rt

sh e e t (trang biểu đồ ) không chủa các ô có dữ iiệu T h a y và o đó m ỗi s h e e t chứa m ộ t biểu dồ B iểu đồ đó được diều khiển bằng m ộ t tậ p hợp dữ liệu, được định dạng theo cách bạn muốn và được thể hiện trên m àn hình h o ặ c trên bảng in M ột biể u đồ mẫu được minh họa trong hỉnh dưới đây:

Bạn có thể d ặ t m ột biể u đổ Excel 2010 trên một workshee1 th ô n g thường hoặc sh e e t biể u đổ riêng c ủ a nó Khi bạn đặt biểu đổ trên s h e e t riê n g c ủ a

nó, Excel 2 0 1 0 đ ặ t ch o sh e e t tên mặc định Chart 1 Bạn cố th ể th a y đổi tên này khi bạn tạo s h e e t biểu đổ hoặc sau đó Đê’ iàm việc n à y sau đ ó , nhấp tên sh e e t v à gõ n h ậ p tên mới (như bạn thường làm với m ộ t w o rk s h e e t thô ng thường).

T ạ i sao đ ặ t m ộ t biểu đổ trên sheet riêng của nó tha y vi trên m ộ t s h e e t dữ liệu? Bởi vì khi nó nằm trên sheet riêng của nó, nó dẻ in, dễ th a m ch iế u và

dễ làm v iệ c hơn B ạn không cần phải bận tâm vể biểu dồ nằm c h ổ n g lên

dữ liệu trên vvorksheet, Nếu bạn cẩn nhúng biểu đồ tro ng m ộ t tài liệ u W o rd hoặc PovverPoint, bạn có th ể làm diều này bằng việ c th a m ch iế u sh e e t biể u đổ th a y vì phải b iế t biể u đố nầm ỏ đâu trên trang để b ạ n có th ể chọn nó.

Bạn có th ể khám p h á cách làm nhiều điều hơn nữa với c á c biể u đ ồ tro ng chương 5.

38 Chưdng 2: Tạo VVorksheel Excel 2010 đầu tiên

Chọn tâ t cả ô tro n g m ột cột

Để chọn tấ t cả ô trong m ột cột, nhấp mẫu tự hoặc các m ẫu tự cột Tất

cả ô trong cột hoặc các cột đó được chọn, cho dù chúng có chứa dữ liệu

được b ậ t sáng và được chọn

Làm theo những bước sau đây để chọn dữ liệu trong các cột D đến G:

1 Di chuyển cursor lén trê n mẫu tự D ở phần trên cùng của wơrksheet

2 N hấp và rê sang phải đến mẫu tự G N hả n ú t chuột

Các cột D đến G được b ậ t sáng và được chọn

Chọn m ột nhóm ô lớn

N hấn giữ phím Shift khi b ạn sử dụng các chuỗi C trl+phíra mũi tên và

tấ t cả ô được di chuyển qua được chọn R ất có khả n ăng bạn sử dụng kỹ

th u ật này khi bạn cần chọn m ột dãy ô có dữ liệu Ví dụ, nếu w orksheet

có đừ liệu như được m inh họa trong h ìn h 2.3, có th ể b ạn muốn th ay đổi định dạng trê n tấ t cả ô cùng m ột lúc

Hình 2.3: ữữ liệu liẽn tục cần úược chọn.

Để chọn n h an h t ấ t cả dữ liệu trong các ô G3 đến H9, làm theo những bước sau đáy:

1 N hâp trong ô G3

2 N hấn S h ift + C tr l + i m ôt lần.

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 39

Các ô G3 đến (Ì9 được chọn

Các ô G3 đến H9 được chọn, như được minh họa trong h ìn h 2.4.

Nếu b ấ t kỳ ô rỗng nằm trong dày đữ liệu, bạn không n h ận được cùng

m ột k ế t quả T rong trường hợp đó, sứ dụng chuột để chọn các ô th ì dễ hơn

Tạo xnột W o rk sh e et từ m ột Tem pỉate

Khi bạn mở Excel 2010, bạn thấy một w orksheet trống T rong khi bạn học sử dụng Excel 2010, xem tấ t cả () rỗng đó có th ể gây m ột chút

n ản lòng B ạn biết rằ n g bạn cần tạo một hóa (lơn, m ột sổ chârn công,

m ột lịch, m ột ngân sách hoặc một dự án khác nào đó dường như dơn giản nhưng bạn hoàn toàn không biết bắt đầu từ đâu Microsoft cung câp

m ột cách để có một sự khởi đầu nhanh trên những tài liệu này: một tem plate

Một tem plate (khuôn mẫu) là một file Excel 2010 m à người nào đó đã tạo chứa định dạng, các công thức và các vùng nhập dữ liệu B ằng cách

sử dụng m ột tem plate để b ắ t đầu một dự án, bạn b ắ t đầu với nhừng gì rnà người khác đă tạo thay vì b ắ t đầu ngay từ đầu M ột số^ tem pìate được phân phối với Excel 2010 Thậm chí có sẵn nhiều tem plate hơn để bạn

sử dụng từ Office Onìine

40 Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đáư tiên

Tìm kiếm các tem piate được cài đặt trê n m áy tín h

Để th ấy nhữ ng tem plate Excel nào dược cài đ ặ t trê n m áy tín h , nhấp OíTice Button và chọn New Cửa sổ New W orkbook xuất h iện, như được

m inh họa tro n g h ìn h 2.5

Hình 2 5 : cửa sổ New Workbook.

Mậc dù d anh sách các tem plate đặc biệt khác với những tem plate được m inh họa trong h ìn h 2.5 nhưng chức n ăn g của cửa sổ th ì y như nhau T rong khung trá i bạn chọn hạng mục của vvorkbook m à b ạn muốn tạo Khung nằm bên phải đưa ra những nơi để tìm các tem p late và íìle

m à bạn có th ể để workbook mới dựa vào P h ía phải của cửa sổ này thay đổi khi b ạn di chuyển qua các hạng mục tem plate

9 N e w B la n k : B a tùy chọn trong p h ầ n Neu> B la n k của củ a s ổ - B lank

\Vorkbook, M y Tempỉales và N ew fr o m Existỉng - cho b ạ n tạo m ột ivorkbook mới từ các lem plate h o ặ c /ile trê n m á y linh.

H M ici-osoft O ffìc e Online: Phần này cho họìi th ấ v các tem piate đặc hiộl rả triiỵ cập nhữiỉiỊ lci)!j)laie khác có sả n từ Office Online (Ghi chú: Bạ}! có thểcloỉf')ilo(id cỏc ỊrmỊylatc ọffice Online ch ỉ nếĩi b ạ n kết nối rới h n e n ie t).

Trong chương này, bạn làm việc với một số tem plate được cài đ ặt và các tem plate có sẵn từ Office Online

Khi hất kỳ h ạ n g mục khác được chọn ở bên trá i, khung ở bên phải

thường th ế h iện các ản h xem trước của những tem plate có sẵn trong hạng mục đó Ngoại lệ là lựa chọn Instalìed T em plates Mặc dù các tem plate có sẵ n từ Oíĩỉce Online được yêu cầu phải có m ột ản h xem trước, nhưng các tem plate được cài đ ặt với Excel 2010 th ì không Lý do

là nhiều tem plate được cài đ ặt dựa vào các tem plate được tạo dành cho các phiên bản Excel cũ hơn và không có các ảnh xem trước hiện hành

N hập dữ liệu trong tem plate B lllin g statement

Cách duy n h ấ t để học cách sử đụng một tem plate là tạo m ột íìle từ một tem plate và điền vào nó Trong phần này, bạn tạo m ột báo cáo hóa dơn mới dựa vào tem plate Billing Statem ent được đính kèm với Excel

2 0 1 0

Ví dự, bạn là chủ một công ty có tên là Juniper Fỉowers, và b ạn cần hoàn th à n h m ột báo cáo hóa đơn cho H art's Hotel, m ột trong những khách h àn g của bạn Bạn quyết định rằng việc tạo báo cáo hóa đơn từ tem plate được cung cấp thì đễ dàng hơn nhiều, do đó b ạn mở tem plate

và hoàn t ấ t nó như được đề cập trong các bài tập hoàn t ấ t phần nay.Đầu tiên bạn cần tạo một fiìe mới từ Billing S tatem ent Làm theo những bước sau đây:

1 N hâp O ffíce B u tto n và chọn Ncw

2 Chọn In stalled Tem plate từ khung trá i của cửa sổ N e w W ork-

Một vvorkbook dựa vào tem plate này và một vvorkbook trông có một

số điểm khác b iệt giữa chúng;

* K b ìtn g x e m c ủ a tv o r k s b e e t th ì k h á c Tempỉate n à y cho th ấ y một ivorksheel m ới trong khiuig x e m Pcige L avouíthay vì kh u n g x e m Nor- mal, ch o p h é p bạn th ấ y m ỗi trang của báo cảo hó a đơỉi sẽ trông n h ít

th ế nà o kh i in ra.

42 Chương 2: Tạo Worksheet Excel 2010 đầu tiên

n MỘI s ố ô đã đĩfực đ iề n vào cho bạn D ây là nhũng ò m à hạ n xe m liốp /heo.

Hình 2 6 ; M ột báo cáo hóa sơn mới.

Tem plate là m ột ví dụ hoàn hâo về kiểu khởi đầu mà b ạ n có th ể có được bằng việc sử đụng m ột tem plate Một sô' vùng của w orksheet đã được hoàn tâ t cho bạn, m ột bảng đã được tạo cho thông tin hóa đơn và tra n g được định dạng để in Điều đó hữu dụng nhưng làm th ế nào bạn sử dụng tem plate này cho công việc của bạn? Câu trả lời: Tương tự như bạn

của nó Tiến h àn h điền vào báo cáo hóa đơn này để xem như th ế nào;

1 N hấp trong ô B l

Chú ý rằ n g bạn đang th ay đổi các ô B l, C1 và D l

2 Gõ nhập ơuniper Flowers và n hấn Enter

3 Điền vào những ô khác trong các hàng 2 đến 12 bằng việc nhập các giá trị sau đây:

M Ịnniper PhiceìS (idclresn: 128 Pleasanl Vallev Road, SìUte 202; Slory City, lA 50248

m Phone: (123) 555-6789

m Fax: (123) 555-8901

n E-nưiil:johiuỉoc@locnl.coin

* Statem ent 9 8 7

n D a te: Todnv's clate

n BiHTo:Job}iDoe, Hart's ỉloíel; 234 Bĩimpy Road; Bhie Rock, ỈA56789