Tự học các tuyệt chiêu và mẹo hay excel 2010

Sách gồm 12 chương, được bô" cục một cách rỗ ràng và dễ hiểu nhằm từng bước đưa bạn vào th ế giới bảng tính với Excel 2010, từ bước khởi động chương trình, nhận biết các thành phần trên

ThS NGUYỄN NAM THUẬN

NHÀ X U ẤT BẢN HỒNG ĐỨC

L ờ l NÓI ĐẦU

Q uyến sách "Tự h ọ c c á c tu y ệ t ch iêu và m ẹ o hay E xcel 2010" trình bày các kỹ ihuật căn bản mà bạn cần biết để tạo, hiệu chỉnh, định dạng, và in các bâng tính trong Excel 2010 một cách nhanh chóng và

dễ dàng Bên cạnh đó, sách cũng hướng dẫn những thủ thuật đặc biệt

để đạt đưỢc độ chuẩn xác cao ừong việc lập các biểu đồ, tạo các danh sách dữ liệu, và phân tích dữ liệu

Sách gồm 12 chương, được bô" cục một cách rỗ ràng và dễ hiểu nhằm từng bước đưa bạn vào th ế giới bảng tính với Excel 2010, từ bước khởi động chương trình, nhận biết các thành phần trên màn hình, nhập Ihông lin vào bảng tính, lưu bảng tính, cho đến các bước biên tập

và chỉnh sửa sao cho bảng tính đưỢc hoàn chỉnh nhâ”t

Đặc biệl hơn là sách còn hướng dẫn bạn những kỹ thuật hay để theo dõi và lổ chức dữ liệu trong bảng tính, cách xử lý dữ liệu trong các bảng tính khác nhau, thực hiện nhiểu kiểu phân tích dữ liệu trong Excel, tóm tắt và lọc dữ liệu, sử dụng dữ liệu có sẩn trong bảng tính để lập biểu đồ và nhiều kỹ Ihuật hay khác

Hy vọng quyển sách này sẽ là một lài liệu học tập hữu ích cho bạn đọc Rất mong đón nhận sự đóng góp ý kiến xây dựng cừ phía bạn đọc Xin chân thành cảm ơn

Tác giả

Chươnig 1: Trải nghiệm người dùng E x c e l 2010

• Tùỵ biến thanh công cụ Quick Access

• Các phương ph áp đ ể khởi động Excel 2010

• Lướt qtUẰ một worksheet và tvorkbook Excel 2010

u Khởi động nhanh cho những người dùng d i tn ỉ Excel 2 0 1 0 từ các

ph iên bản trìíớc đó sử dụng các menu kéo xuống

Giao d iệ n người dùng Excel 2010, n h ư E xcel 2007, từ bỏ sự phụ thuộc của n ó vào m ộ t lo ạ t các m en u kéo xuống, k h u n g tá c vụ

(ta s k p a n e ) v à vô sô' th a n h công cụ T h a y vào đó nó sử dụng

m ột d ải đơn n h ấ t d p h ầ n tr ê n cùng của w o rk s h e e t được gọi là R ibbon

8 Chưởng 1: Trải nghiệm người đùng Excel 2010

cáo tà i ch ín h tr a n g n h ã cũng n h ư tổ chức v à lậ p biểu đồ dữ liệu Nói

cách k h ác , để là m tấ t cả n h ữ n g th ứ tu y ệt vời m à b ạn phụ thuộc vào

Excel

T rên h ế t giao d iệ n người dùng Excel mới v à cải tiế n n à y bao gồm t ấ t

cả loại cải tiế n đồ họa Trước tiê n là Live P rev iew cho b ạ n th ấ y dữ liệu

w o rk sh eet t h ậ t sự x u ất h iệ n n h ư t h ế nào tro n g m ộ t font, đ ịn h d ạn g

b ả n g cụ thể trước k h i b ạn t h ậ t sự chọn nó N goài r a Excel 2010 hỗ trợ

P age Layout View h iể n th ị các thước do (rule) v à các lề cùng với các

h e a d e r v à footer cho mỗi vvorksheet v à có m ộ t th a n h trư ợ t zoom ở đáy

m àn h ìn h cho p h ép b ạ n phóng to v à th u nhỏ dữ liệu b ả n g tín h n gay tức

th ì Cuô’i cùng, Excel 2010 chứa đ ầy các th ư v iệ n pop-up làm cho việc

đ ịn h d ạn g v à lậ p biểu đồ m ột b ả n g tín h trở n ê n t h ậ t sự dễ dàng, dậc

b iệ t cùng với Live Preview

G iao d iệ n nguòũ d ù n g R ỉbbon c ủ a E x cel

K hi b ạn khở i động Excel 2010, chương tr ìn h m ở w o rk sh eet đầu tiên tro n g ba w o rk sh eet mới (có tê n là S h e e tl) tro n g m ột file vvorkbook mới (được đ ặ t tê n là Book 1) b ên tro n g m ột cửa sổ chương tr ìn h n hư được m in h h ọ a tro n g h ìn h 1.1

Hình 1.1 Cửa sế chương trình Excel 2010 xuât hiện ngay sau khi khửi động chương

trình.

C h ư ơ n g 1: T rả i nghiệm người dùng E xce l 2010

Cửa sổ chương tr ì n h Excel chứa w o rk sh e et n à y của w orkbook chứa các t h à n h p h ầ n sau đây:

M Tab F ile m à khi được nhấp sẽ mở Backstage Vieio mới - một menu nằm ở p h ía bẽn irái chứa tất cả lệnh liên quan đ ến tài liệti và file, baogồmInJò (được chọn theo m ặc định), Save, SaiHĩAs, Open, Close, Recenl, New, Print, và Save & Send Ngoài ra có một tùy chọn Help với các add-in, mội mục Options cho ph ép bạn thay đổi nhiềii xãc ỉập m ặc định của Excel và một iũy chọn Exit đ ề thoát chỉỉơng trình.

K Tìĩanh công cụ Q uick A c ce ss có thể tùy biến chứa các nút mà bạn có thể nhấp đ ề thực hiện các tác vti thông thường chẳng hạn như lỉỉíi tài liệu và ĩindo và redo các phần hiên tập.

K R ibbon chứa ph ần lớn các lệnh Excel được sắp xếp thành một loại các tab bắt đầti từ Home đến Vieiv.

9 T banh P ơrm ula hiển thị đia chì của õ hiện hành cũng với nội dung của õ đó.

^ Vùng W o rk sb e e t chứa các ô của ivorksheet được nhận dạng bằng các tiêu đ ề cột sứ dụng các mãn tự dọc theo ph ần trên cũng và các tiêỉi đ ề hàng sứ dụng các số dọc theo mép trái; các tab đ ể chọn các ivorksbeet mới; một thanh cuộn (scroll bar) nằm ngang đ ể d i chuyền

chuyền lên xtiổng qua sheet.

* T h a n h trạ n g th ú i (S ta tu s b a r ) cho bạn biết ch ế độ hiện hành của chương trình và bất kỳ phím đặc biệt mà bạn sử dụng và cho

p h ép bạn chọn mội khung xem ivorksheet mới và phóng to và ihỉi nhỏ trên ivorksheet.

Đ i dến khung xem Backstage qua File

ở n g ay b ê n t r á i ta b H om e t r ê n R ibbon b ê n dưới th a n h công cụ

Q uick A ccess, b ạ n th ấ y ta b File K h i b ạ n n h ấ p F ile, B ack stag e View

m ới m ở ra K h u n g x e m n à y chứa m ộ t m enu tưcmg tự n h ư m enu được

m in h h ọ a tr o n g h ìn h 1-2 K hi b ạ n m ở B ack stag e View, tù y chọn Info

h iể n th ị số liệu th ố n g k ê sơ lược về file w orkbook Excel m à b ạ n đ ã mở

v à đ a n g được k íc h h o ạ t tro n g chương trìn h

10 Chương 1; Trải nghiệm người dùng E xce l 2010

[ ỹ j ' « • c « l • MiCíOắOíí

! f i í o o ì i a t i o h a Ỉ K X í t B o o k l

ứ> v> Q

Hình 1.2 Mở Backsiage Vievv để xem thoáng qua thông tin về file hiện hành, Iruy cập

tâ't cả lệnh liên quan đến fite và chỉnh sửa các tùy chọn chương irình.

P a n e l th ô n g tin n ày được ch ia th à n h h ai k h u n g (pane) K h u n g d bên

t r á i chứa các n ú t lớn cho p h ép b ạ n ch ỉn h sử a các quyền (perm ission),

sự p h â n p h ố i v à các p h iê n b ả n của workbook ỈChung ở b ê n p h ả i chứa

m ột th u m b n a il (ả n h th u nhỏ) của w orkbook th e o sa u là m ột d a n h sách các trườr\g nêu chi tiế t các thuộc tín h tà i liệu (D ocum ent P ro p e rties)

k h á c n h a u của w orkbook, m ột vài tro n g s ố đó b ạ n có th ể th a y đổi (chẳng h ạ n n h ư T itle, Tags, C ategories, v à A u th o r) v à n h iề u thuộc tín h

b ạ n k h ô n g th ể th a y đổi (ch ẳ n g h ạ n n h ư S ize, L a st, M odified, Cre- ated )

ở tr ê n tù y chọn Info, b ạ n tìm th ấ y các lệ n h (ch ẳn g h ạ n n h ư Save, Save As, O pen, v à Close) m à b ạ n thường cần đ ể làm việc với các íìle vvorkbook Excel G ần cuối, ta b F ile chứa m ộ t tù y chọn H elp m à khi được chọn sẽ h iể n th ị m ộ t p a n e l Support tro n g B a ck stag e View P an e l

n à y chứa các tù y chọn để n h ậ n sự trợ giúp về việc sử d ụ n g Excel, tùy biến các xác lậ p m ặc đ ịn h cũng n h ư k iểm t r a tìm các b ả n cập n h ậ t cho chương tr ìn h Excel 2010 B ên dưới H elp, b ạ n tìm th ấ y các tù y chọn m à

b ạn có th ể chọn để th a y đổi các xác lập của chương tr ìn h cùng với m ột tùy chọn E x it m à b ạn có th ể chọn k h i b ạ n s ẵ n s à n g đóng chương trìn h

• • • • • • •

Thú thuật

Nhấp tùy chọn Recent đế tiếp tục biên tập một workbook Excel mà bạn đã làm việc gần đây Khi bạn nhấp tùy chọn Recent, Excel hiển thị một panel với một

Chương 1: T rải nghiệm người dùng E xce l 2010 11

danh sách tất cả file vvorkbook được mở gần dâỵ trong chương trình Đe mở tại một fỉle cụ thể để biên tập, tất cả nhũtig gì bạn phải iàm là nhấp tên file của nó trong danh sách này.

Đ ể dóng Backstage V ie w và quay trở về khung xem vvorkshect bình thường, bạn

có thể nhấp tab Fỉle iần thứ hai hoặc chỉ việc nhấn phím Escape.

Chọn các lệnh từ Ribbon

R ibbon (được m in h h ọ a tro n g h ìn h 1-3) th a y đổi cách b ạ n là m việc tro n g E xcel 2010 T h a y vì p h ả i n h ớ (hoặc đoán) m enu kéo xuống hoặc

th a n h công cụ nào m à M icrosoíl đ ặ t lệ n h cụ th ể m à b ạ n m uốn sử dụng,

n h ữ n g n h à th iế t k ế r a chúng v à các kỹ sư đ ã đưa r a R ibbon cho b ạ n

th ấ y các tù y chọn th ư ờ n g được sử d ụ n g n h ấ t cần th iế t đ ể thự c h iệ n m ột

R ibbon chứ a các th à n h p h ầ n sau đây:

cả lệnh thường được cần đến đ ể Ibực hiện tác vụ cốt lõi đó.

một hộp thoại chứa một nhóm các tũy chọn bổSíing mà bạn có thề chon.

12 Chương 1: Trải nghiệm người dùng Excel 2010

Thù thuật

Để hiển thỉ vủng VVorksheet được nhiều hơn trong cửa sổ chương trình, bạn có thể thu nhó tấi thiếu (m inim íze) Ribbon sao cho ch í các tab của nó hiển thị Chí việc nhâ'p nút M inim ỉzc ỉhe Ribbon, nút đẩu tiên trông giống như một ký hiệu iớn hơn trỏ hướng lên trong nhóm nút dành cho việc thu nhỏ tối thiểu (mini-

m íze), phóng to tối da (m axim ize), và đóng (Close) cứa sốNvorksheet hiện hành nằm bên phải các tab Ribbon và nằm ngay bên ỉrá i nút Help Bạn củng có thê nhấp dôi bất kỳ một ỉrong các ỉab cúa Ribbon hoặc ch ỉ việc nhấn Ctrl+F1 Đố hiển thị lại toàn bộ Ríbbon, và giữ cho tất cả nút lệnh trên các ỉa b của nó hiến thị trong cửa sể chương trình, nhấp nút Expand the Ribbon, nhấp dôí một trong các tab hoậc nhấn Ctrl*fF1 lần ỉh ứ hai.

G iữ các íab trên Ribbon Excel

L ần đầu tiê n b ạ n khởi chạy E xcel 2010, R ibbon của nó chứa các tab sau đây từ t r á i s a n g phải:

K Tab lỉo n te có các nút lệnh thường cíược Sĩỉ diinq khi tạo, định dạng

và biên lập m ộtbảnq tinh (spreadsheet), ctược xắp xếp vào các nhóm Clipboard, Pont, Alígninent, Nỉimber, Slyles, Ceỉls, Ị'à Editimị.

K Títb In se rt có các nút lệnh thường cĩược sứ dụng khi thêm các thành phần cụ ỉb ể bao lịồm đồ họa (gmpbic), Pii'Oi Tables, các biển đồ (chart), byperlink, !'à header ỉ’à /o o te r ĩ'ào mộl bảnq lính được sắp xếp thành các nhóm Tabies, Ulỉistrations, Cbarts, Sparklines, Pilier Links, Text, và Symboỉs.

K Tab P a g e Layout có cúc núl lệnh thtlờng đỉíợc sử dụng khi cbỉiẩn bị một bảng lính đ ể in hoặc sắp xếp lại thứ tự đồ họa trên sheet đỉ(ợc sắp xếp thành các nhóm Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, ĩ’à Arrange.

K Tab Eorm uừis i>ới các nút lệnh thường được sứ dụng khi thêm các công thức và chức năng vào mộl bảng tính hoặc kiểm tra một ivorksheet đ ể tim các lỗi công thức, được sắp x ếp thành các nhóm Punction Library, DefinedNames, Pomtĩila Anđiting, và Calaãation Ghi chú: tab này cũng chứa mội nhóm Sohitỉons khi bạn kích hoạt các cbĩíơng trình add-in nhất định chảng hạn nhỉiAnalysis ToolPak t>à Eíiro Cĩirrency Tools.

# Tab D ata có các nút lệnh thường được sử dụng khi import, tn iy i>ấn (qnery), tạo onlline và tính tổng con (snbtotaỉ) d ữ liệii được đặt vào danh sách dừ liệu của một worksbeet, được sắp xếp thành các nhóm Gel Extem al Data, ConnecHons, Sort & Piỉter, Data Tools, và Out- line Ghi chú: tab này cũng chứa một nhóm Anaỉysis khi bạn kích hoạt các add-in chẳng hạn nhưAnaỉỵsis ToolPak và Solver.

t Tab R evietv I>ới các nút lệnh thường được sử dụng khi kiểm chứng, bảo vệ vá đánh dấĩi một bảng tính đ ề được những người khác duyệt lại, được sấp x ếp thành các nhóm Proofing, Language, Commenis, I’à Changes Ghi chú: tab này cùng chứa một nhóm Ink có một nút Start ỉnking duy nhất khi bạn chạy Office 2010 trên một Tablet PC hoặc một m áy tính được trang bị một ink tablet (bảng mực) kỹ thuật

SỐ.

M Tab Vietv có các nút lệnh thường được sử dụng khi thay đổi sự hiển thị của ining Worksheet và dứ liệit mà nó chứa, được sắp xếp thành các nhóm Workbook Vietvs, Shouì, Zoom, Windou), và Macros.

Chướng 1: Trài nghiệm người dùng E xce l 2010 13

7 l a k c íiu ^ n E x c e l cỏ m ộ t t a t D e v e lo p « p c h ọ n i k i ỉ 8

m â t g n c ó t k ế ik ẽ m v ổ o p i t t o n n ế u b ọ n Iđ m v iệ c n ít iể u v ỗ i c á c m a c ro

v đ các f i l e X M L

Mặc dù n h ừ n g ta b ch u ẩ n n à y là các ta b m à b ạ n luôn th â y tr ê n Ribbor k h i nó h iể n th ị tro n g Excel, n h ư n g chúng k h ô n g p h ả i là nhữ ng

th ứ du '^ n h á t có th ể x u ấ t h iệ n tro n g vừng này Excel có th ể h iể n th ị các

chọn t*ong vvorksheet c h ẳ n g h ạ n n h ư m ột ả n h đồ h ọ a m à b ạ n đ à th ê m vào hcặc m ộ t biểu đồ (c h a rt) hoặc P iv o tT ab le m à b ạ n đ ã tạo T ên của

các côrg cụ ngữ c ả n h cho đô'i tượng được chọn xuâ't h iệ n n g ay ở tr ê n ta b

hoặc cic ta b được k ế t h ợ p với các công cụ

Ví cụ h ìn h 1.4 m in h họa m ột w o rk sh e et sau k h i b ạ n n h á p biểu đồ

n h ú n g đ ể chọn nó N h ư b ạ n có th ể th ấ y là m điều n à y sẽ th ê m công cụ

n gữ c ả ih được gọi là C h a rt Tools vào n g ay đ ầu của Ribbon C ông cụ

Layoui v à F o rm a t C ũng chú ý rằ n g các n ú t lệ n h tr ê n ta b D esign được

L ocatim , v à Mode

14 Chương 1: Trải nghiệm người dùng E xce l 2010

Hình 1 4 Khi bạn chọn các đối iưựng ntiất dịnh trong worksheet, Excel thêm các cõng

cụ ngữ cảnh vào Ribbon vđi các tab, nhóm và nút lệnh riêng của chúng.

C họn các lện h từ Ribbon

P hư ơng p h á p trự c tiế p nhâ”t để chọn các lệ n h tr ê n R ibbon la n tab chứa n ú t lệ n h m à b ạn muốn v à sau đó n h âp n ú t đó tro n g n h ó m của nó

Ví dụ, đế' ch èn m ộ t m ẫu clip a r t vào b ản g tín h , n h ấ p ta b In s e r t và sau

đó n h ấ p n ú t C lip A rt để mở ta s k pane Clip A rt tro n g v ù n g W orksheet

P hương p h á p dễ n h ấ t để chọn các lệ n h tr ê n R ibbon - nếu b ạ n b iế t

rõ b àn p h ím của m ìn h - là n h ấ n phim A lt v à sa u đó gò n h ậ p trìn h tự các m âu tự được chỉ đ ịn h là các p hím n ó n g (h o t key) cho ta b m ong muốn v à các n ú t lệ n h di kèm

K hi b ạ n n h ấ n v à n h ả p hím A lt, Excel h iể n th ị các p h ím n ó n g cho t ấ t

cả ta b tr ê n R ibbon Khi b ạ n gõ n h ập m ột tro n g các p h ím nóng tab Ribbon đ ể chọn nó, t ấ t cả p h ím nóng n ú t lệ n h cùng với các p hím nóng cho các dialog box la u n ch er (xem h ìn h 1-5) Đ ể chọn m ộ t n ú t lệ n h hoặc dialog box la u n c h er, chỉ việc gõ n h ập m ẫu tự p h ím n ó n g của nó

n liđ n 0 l p l + 0 á ế soo c lié p v ủ n q c k ọ n vò SQU á é n íìđ n O l p l + V k íii

ỉ ố n s â n q cJdn n ó T u i j n h iễ n , c lìú cị e d n q Icíìt b g n ị ủ m ộ t t ế iìỢp

p k ím n ó n q v ó i p íìím A l t , b g n L k d n q c á n n k ế n q ỉữ p liím A l t lclii í ọ n qõ

rA\ậọ m ỗ u tự c ò n Ig ỉ n k ư t g n tk u d n q lé m k k i ỉ J Ặụnq m ệ t l ể k ợ p p íìím

lốl vói pkỉm c u

Tùy biến thanh công cụ Quick Access

K h i b ạ n b ẩ t đầu E xcel 2010, th a n h công cụ Quick A ccess chứa chỉ

T h a ih công cụ Q uick Access Tất dễ tù y biến bởi vì E xcel là m cho dễ

d à n g tiê m b ấ t kỳ lệ n h R ibbon vào nó H ơn n ừ a b ạ n k h ô n g giới h ạ n chỉ tro n g áệc th ê m các n ú t cho chỉ các lệ n h tr ê n R ibbon, b ạ n có th ể th êm

b ấ t kỳ lệ n h E xcel m à b ạ n m uốn vào th a n h công cụ n g ay cả các lệ n h ít được h ế t đ ến k h ô n g x u ấ t h iệ n tr ê n b ấ t kỳ ta b của nó

Chướng 1: T rải nghiệm người dùng Excel 2010 15

• • • • « • •

Thủ thuật

1heọ mặc định thanh công cụ Q uick Access xuấỉ hiện ớ trên các tab Rỉbbon rgay bên phải nút chưc^g trình Excel (được sử dụng để định lại kích c9 cửâ sổ vorkbook hoặc thoát chưcAig trình) Đ ể hiến thị thanh công cụ bên dưới Ribbon I^ay ở trên thanh Pormula, nhấp nút Custọmize Q uíck Access Toolbar (nút xổ

tim gỉác hướng xuấng) và saư đó nhấp Show Belovv the Ribbon trẽn menu xổ xiống của nó C hác chắn bạn sẽ muến thực hiện sự thay đểi này nếu bạn bắt (ầu thêm nhiều nút hơn vào thanh công cụ sao cho thanh công cụ Q uỉck Access cang lớn lên không bát dầu ép tên của vvorkbỡok hiện hành sang phía bên phả! tiarĩh c6ng cụ.

Thêm các n ú t lệnh trên m enu x ổ xuống của Customiie Quick Access Toolbar

K hi b ạ n n h ấ p n ú t C ustom ize Quick Access T oolbar m ột m enu xổ xuống x u ấ t h iệ n chứa các lệ n h sau đây:

* N eiv đ ể mở mộ! u>orkbook mới

n ọ p e tt d ể hiển thị hộp thoại open d ể mở một uvrkbook hiện cỏ

S ave đ ể lưti các thay đổi sang workbook hiện hành.

* E -tnail đ ể mở mail.

M Q u ick P r in t đ ể gởi ưorksheet hiện hành âến m áy in mặc định.

lẵ P r in t P re v ie w đ ể mở các xác lập Print trong Backsiage Vieu’ I'ới một ảnh xem trỉíớc của Hìorksbeei hiện hành trong khung phải.

* sp e llin g đ ể kiềm tra ivorksheet hiện bành đ ể tìm các lồi chính tả.

M Undo đ ể ỉindo lần biên tập worksbeet mới nhất.

K R e d o đ ể áp dụng lại lần biên tập sau củng mà bạn đã loại bỏ bàng Undo

Ê! S ort A scen din g đ ể ph ân loại vùng chọn ô hoặc cột hiện hành theo ibứ tự bảng chứ cái lứA đến z, thứ tụ sổ từ thấp nhấi đến cao nhất hoặc thứ tự ngày ỉhàng a ĩ nhất đến mới nhất.

M Sort D escen din g đ ể ph ân loại mìng chọn ô hoặc cột hiện hànb

tbeo ibứ tự bảng cbũ cái từ z dến A, thứ tự số từ cao nhấl đến thấp nhất hoặc thứ lự ngày tháng tử mới nhất đến cũ nhất.

K hi b ạ n m ở m enu này, chỉ các tù y chọn Save, U ndo, và Redo được chọn (được biểu th ị bởi các dấu kiểm ) Do đó n h ừ n g n ú t n ày là các n ú t duy n h ấ t x u ấ t h iệ n tr ê n th a n h công cụ Quick Access Đ ể th ê m b ấ t kỳ

lệ n h k h á c t r ê n m enu này vào th a n h công cụ, b ạ n chỉ việc n h ấ p tùy chọn tr ê n m enu xổ xuống Sau đó Excel th ê m m ột n ú t cho lệ n h đó vào cuối th a n h công cụ Quick A ccess (và m ột dấu k iểm vào tù y chọn của nó trê n m enu xổ xuống)

Để lo ại bỏ m ộ t n ú t lệ n h m à b ạn th ê m vào th a n h còng cụ Quick Access b ằ n g cách này, n h ấ p tù y chọn lầ n th ứ h a i tr ê n m enu xổ xuống của n ú t C ustom ize Quick Access Toolbar Excel lo ại bỏ n ú t lệ n h của nó

r a k h ô i th a n h công cụ v à dấu k iểm r a khỏi tù y ch ọ n của nó tr ê n m enu

xổ xuống

Thêm các n ú t lệnh trên Ribbon

Để th ê m m ộ t lệ n h Ribbon vào th a n h công cụ Q uick Access, chỉ việc

n h ấ p p h ả i n ú t lệ n h của nó tr ê n Ribbon v à sau đó nhâ”p Add to Quick Access T oolbar tr ê n m enu t ắ t của nó Sau đó n g ay tức th ì Excel th ê m

16 _ Chướng 1: Trải nghiệm ngưòi dửng Excel 2Q10

C h ư ơ n g 1: Trải nghiệm người dùng Excel 2010 17

n ú t lệ n h vào n g ay đầu của th a n h công cụ Q uick A ccess, n g a y ở p h ía trước n ú t C ustom ize Quick Access Toolbar

N ếu b ạ n m uốn di chuyển n ú t lệ n h đ ến vị tr í m ới tr ê n th a n h công cụ

Q uick A ccess hoặc k ế t n h ó m nó với n h ữ n g n ú t k h á c t r ê n th a n h công

cụ, n h â”p n ú t C ustom ize Quick Access T oolbar v à sau đó n h â”p tù y chọn

M ore C o m m a n d s g ầ n cuôl m enu xổ xuống của nó Sau đó E xcel m ồ hộp

th o ạ i E x c e l O p tio n s với ta b Quick Access T oolbar được chọn (tư ơng tự

n h ư ta b n h ư được m in h h ọ a tro n g h ìn h 1-6) ơ p h ía b ê n p h ả i hộ p th o ạ i,

E xcel h iể n th ị t ấ t cả n ú t được th ê m vào th a n h công cụ Q uick Access

T h ứ tự ch ú n g x u ấ t h iệ n từ tr á i s a n g p h ả i tr ê n th a n h công cụ tư ơ ng ứng với th ứ tự từ tr ê n xuống dưới tro n g hộ p đ a n h sách

Hình 1.6 S ử dụng các nút trSn tab Quỉck Access Toolbar của hộp thoại Excel Options

để tùy biên diện mạo của thanh câng cụ Quick Access.

Đ ể đ ặ t lạ i m ột n ú t cụ th ể tr ê n th a n h công cụ, n h ấ p nó tro n g hộp

d a n h s á c h n ằ m ở p h ía b ên p h ả i v à sa u đó n h ấ p n ú t M ove u p (n ú t có

ta m giác m à u đ en hướng lê n trê n ) hoặc n ú t Move D ow n (n ú t có ta m

giác m à u đ en hướng xuống) cho đ ến k h i n ú t được n â n g cấp hoặc giảm

cấp đ ến vị tr í m ong m uốn tr ê n th a n h công cụ

• • • • • • •

Thủ thuật

Bạn có thể thêm các ỉhanh phân cách vào thanh công cụ dể kết nhóm c á c nút liên quan Đ ể làm điều này, nhấp tùy chọn <Separator> trong hộp danh sách

nằm ở bên trái và sau dó nhấp nút Add hai lần dế thêm hai thanh phân cách Sau

đầu nhóm và thanh phân cách kia ở cuối nhóm.

Để loại bỏ m ột n ú t được th ê m r a khỏi Ríbbon, n h ấ p p h ả i nó trê n

th a n h công cụ Q uick Access v à sau đó n h ấ p tù y chọn R em ove from Quick A ccess T o o lb ar tr ê n m enu t ắ t của nó

Thêm các lệnh không p h ả i trên Ribbon vào ihanh công cụ Quick Access

B ạn cũng có th ể sử dụng các tù y chọn tr ê n ta b Q uick Access T oolbar của hộp th o ạ i E xcel O ptions (xem h ìn h 1-6) để th ê m m ột n ú t cho b ấ t

kỳ lệ n h E xcel n g ay cả nếu nó k h ô n g p h ải là m ột tro n g các lệ n h h iể n

th ị tr ê n các ta b của Ribbon

1 N h ấ p loại lệ n h m à b ạ n m uốn th ê m vào th a n h công cụ Quick

A ccess tro n g h ộ p d a n h sách xổ xuống Choose C om m ands From

C ác lo ại lệ n h bao gồm m enu xổ xuống P o p u lar C om m ands (m ặc

đ ịn h ) cũng n h ư từ n g ta b h iể n th ị tr ê n Ribbon Để h iể n th ị chỉ các lệ n h k h ô n g được h iể n th ị trê n Ribbon, n h ấ p C om m ands N ot

in th e R ibbon g ầ n đầu d a n h sá ch xổ xuống Để h iể n th ị một

d a n h sách đ ầy đủ các lệ n h Excel, n h ấp All C o m m an d s g ầ n đầu

4 (Tùy ý) Để đ ặ t lạ i n ú t lệ n h mới được th ê m sa o cho nó không

p h ải là n ú t sa u cùng tr ê n th a n h công cụ, n h ấ p n ú t M ove U p cho

T h a n h P o rm u la h iể n th ị đ ịa chỉ ô (được xác đ ịn h bởi m ộ t m ẫu tự cột

th eo sau là m ộ t sô' h à n g ) v à nội dung của ó h iệ n h à n h Ví dụ, ô A l là ô đầu tiê n củ a m ỗi w o rk s h e e t t ạ i giao điểm của cột A v à h à n g 1; ô

C hươrg 1: Trải nghiệm người dùng Excel 2010 19

XFD1D48576 là ô sau cùng của mỗi w o rk sh ee t tạ i giao đ iế m của cột FD

v à hàng 1048576 L oại mục n h ậ p m à b ạ n sẽ tạ o q u y ế t đ ịn h n ộ i dung của ô li ệ n h à n h : ví dụ te x t hoặc các s ố nếu b ạ n n h ậ p m ộ t tiê u đề ch ín h hoặc giá t r ị cụ th ể hoặc các chi t iế t của m ộ t công th ứ c n ếu b ạ n n h ậ p

m ột p'iép tín h

T hanh P o rm u la có b a phần:

• H ộp Name: Phần tận cũng bên trái hiển thị địa chì ô hiện hành.

M Các n ú t th a n h Pormula: Phần giữa thứ bai xiiất hiện dưới dạng

ph ía bên trái (được sử dụng đ ể thĩi hẹp hoặc m ở rộng hộp Name) và nút Insert Punciion (được ghi nhăn f x ) nằm bên phải Khi bạn bắt đầii lạo hoặc biên tập một mục nhập ô, nút Cancel (m ột dấn X) và nút Enter ( mội dấĩi kiềm) xuất hiện giữa chúng.

^ N ội d u n g & Vũng trắng thứ ba tận cùng bên p h ả i nằm ngay bên

p h ả i nút Insert Pnnction chiếm ph ần còn lại của thanh (bar) và mở rộng khi cần thiết đ ể hiển thị các mục nhập ổ thật sự d à i mà sẽ không nằm vừa irong vùng bình thường.

Nhĩng gì cần thực hiện trong vùng vvorksheet

Vùug W o rk sh e e t là nơi h ầu h ế t h à n h động b ả n g tín h E xcel x ảy r a bởi vì nó là vị t r í h iể n th ị các ô tro n g các p h ầ n k h á c n h a u của vvorksheet

h iệ n t à n h v à nó n ằ m ng ay b ên tro n g các ô m à b ạ n là m t ấ t cả việc n h ập

v à đ ịih d ạ n g dữ liệu b ả n g tín h , chưa k ể r ấ t n h iề u công việc b iê n tậ p của bm

Ợ x U ỷ

-Đ ể n \ ì ậ p koỢ c b i l n iậ p d ứ IponcỊ m ộ t 6 9 ô ă ò pk<ỉ» h iệ n l ì d n í i Ẽ x c e l

k iế u t í i j p àn q m ộ t 6 k iệ n íi à n ỉ ) lỉà n q t a c ó c li:

* Cell cnrsor- đường viển đen đậm bao qiiữnb toàn bộ chii vi của ô -

xu ất hiện trong ổ.

9 Dừi chỉ cỉta ô Xĩiất biện trong hộp Name của thanh Formnìa.

đ Mẩu tự cột và số hàng cỉia õ được tô bóng (bằng một loại màu be cam trên hầti h ết các monitor) cho phép tiêỉi đ ề cột và tiêii đ ề bàng Xỉiất hiện ở trên cùng và bên trái vting Worksheei.

chuyển xung quanh worksheet

Mộ', vvorksheet Excel chứa quá n h iề u cột v à h à n g n ê n t ấ t cả ô của

m ộ t v o rk s h e e t k h ô n g t h ể h iể n th ị cùng m ộ t lúc b ấ t k ể m à n h ìn h

m o n ittr m á y tín h cá n h â n ỉớn n h ư t h ế nào hoặc độ p h â n g iả i m à n h ìn h cao n tư t h ế n à o (chúng ta đ an g nói đ ến tổ n g cộng 17.179.869.184 ô) Do

đó Excel đưa r a n h iề u phương p h á p để di chuyển cursors ô xung q u an h

w o rk sh eet đ ế n ô nơi b ạ n muôn n h ậ p dữ liệu m ới hoặc b iê n tậ p dữ liệu

M Sứ dụng các thanh cuộn nằm ngang và íhầng đứng ở đáy và mép

ph ải của vùng Worksheet đ ề di cbiiyển p h ầ n của ivorksheet chứa ô mong míiốn và san đó nhấp ổ đ ể đặt cnrsor ổ vào đó.

Các p h ím tắ t đ ể di chuyển cursor ô

Excel đưa r a n h iề u th a o tá c gõ p h ím k h á c n h a u đ ể di chuyển cursor

ô đ ến m ộ t ô mới K h i b ạ n sử d ụ n g m ộ t tro n g các th a o tá c gõ p h ím này, chương tr ìn h tự đ ộ n g cuộn m ột p h ầ n mới của w o rk s h e e t vào k h u n g xem nếu điều n à y được yêu cầu đ ể đi chuyển con trỏ ô B ả n g 1-1 tóm

t ắ t các th a o tá c gõ p h ím n à y bao gồm mỗi th a o tá c gõ p h ím di chuyển con trỏ ô từ vị tr í đầu của nó được bao xa

Bảng 1.1 Các thao tác gõ phím dể di chuyển Cursor a

cù n g có dữ liệ u v à h à n g CUÔI cù n g có d ữ liệu

(nghĩa là ô cuối cùng của cái được gọi là vùng hiện hành của worksheet

cộ t

Chương 1: Trải nghiệm nguởi dùng E x c e l 2010 21

chiếm, con trỏ đi đến ô ở ngay cuối hàng.

o được chiếm đầu tiên nằm bên trái trong cùng một hàng được đứng trước hoặc theo sau

chiếm, con trô đi đến ô ờ ngay dầu hàng

ô được chiếm đầu tiên bên dưới trong cùng một cột được dứng trước hoặc được theo sau bởi một ô trống Nếu khõng có ô nào được

chiếm, con trô đi đến ô ở ngay CUÔI cột.

ô được chiếm đầu tiên bên trong cùng một cột dược đứng trước hoặc theo sau bởi một ô

trố n g Nếu không có ô n à o được chiếm, COD

trỏ đi dến ngay ô ở phần trê n cùng của cột

Vị trí của con trỏ ô trong worksheet k ế tiếp của workbook đó

Vị trí của con trồ ô trong worksheet trước của workbook đó

C á c thao tác gõ phím kết hợp phím C trl hoặc End với một phím mũi tên dược liệt kê trong bảng 1^1 là trong số những thao tác gõ phím hữu dụng nhất dể di chuyến nhanh từ một mép đến mép này khác trong các bảng mvic nhập ố lớn hoặc dể di chuyến từ bảng này đến bảng khác trong một phần của một vvorksheet

có nhiều khấi ô.

K h i b ạ n sử dụng C trl v à m ộ t p h ím m ũi tẽ n đ ể di ch u y ển từ m ép n ày

đ ến m ép k h á c tro n g m ột b ả n g hoặc giữ a các b ả n g tr o n g m ộ t w o rk sh eet,

b ạ n n h ấ n giữ C trl tro n g k h i n h ấ n m ộ t tro n g 4 p h ím m ũi tê n (được biểu

th ị b ằ n g dấu cộng tro n g các th a o tá c gõ p h ím c h ẳ n g h ạ n n h ư C trl +-^)

K hi b ạ n sử dụng E n d v à m ộ t p h ím th a y t h ế p h ím m ũi tê n , b ạ n p h ải

n h ấ n v à sau đó n h ả p h ím E n d trước k h i b ạ n n h ấ n p h ím m ũi tê n (được biểu th ị bôi dấu p h ẩ y tro n g các th a o tá c gõ p h ím c h ẳ n g h ạ n n h ư E nd, Việc n h â n v à n h ả p h ím E n d sẽ là m cho dấu chĩ b áo E n d M ode x u ất

h iệ n tr ê n th a n h tr ạ n g th á i Đ ây là d ấu hiệu cho th ấ y E xcel s ẵ n s à n g để

b ạ n n h ấ n m ộ t tro n g 4 p h ím m ũi tê n

Bdi vì b ạ n có th ể n h â n giữ p h ím C trl tro n g k h i b ạ n n h ấ n các p hím

m ũi tê n k h á c m à b ạ n cần sử dụng, phư ơng p h á p C trl + p h ím m ũi tê n

m a n g lạ i m ộ t phương p h á p lin h h o ạ t h ơ n để đ ịn h hướng các k h ố i ô so với phương p h á p E n d - sau đó p h ím m ũi tên

2 2 Chương 1: Trải nghiệm người đùng E x c e l 2010

Q L M '

B ợ n có i k ế S i } p h ím S c p o ll L o c l( ẳ ề ẩ ố n g L đ n q v ị tpí cOo co n Ir ẻ

ô fr*ong v vo rk sk e e t S Q C c l)0 iỉọ n có t h ể c u ộ n c á c v ủ n q m ó i củ o

tp o n q I k u n q x e m L à n q c ò c \\}QO f á c q õ p h ím c k á r t q líq n n k ư P q U p ( P o q e u p ) v à P q D n ( P o q e D o v v n ) m à t iìổ n q đ ể i v j I f í q ố c c d a

c o n ỈPỎ Ẽ ( V ể cơ b d n Iđ m c iio n h j n q }k o o l á c q õ p k ím n ò (j là m v iệ c tíie o c ủ n q m ộ t c á c L n k ư c á c Ì Í i a n L c u ộ n )

Sau k h i kích h o ạ t Scroll Lock, k h i b ạ n cuộn w o rk sh e et b ằ n g bàn phím , Excel k h ô n g chọn m ột ô mới tro n g k h i nó m an g m ột p h ầ n mới của w o rk sh eet vào k h u n g xem Để “r ã đông” con trỏ ô k h i cuộn w o rk sh eet

b ằn g b à n p h ím , b ạ n chỉ việc n h ấ n lại p hím Scroll Lock

Cấc thủ thuật về việc sử dụng các thanh cuộn

B ạ n có th ể sử dụng th a n h cuộn n ằ m n g an g ở cuôl vùng W o rk sh e e t

đ ể cuộn tới lui qua các cột của m ột w o rk sh eet v à th a n h cuộn th ằ n g đứng đ ể cuộn lê n xuống qua các h à n g của nó Đ ể cuộn mỗi lầ n m ột cột hoặc m ột h à n g th eo m ột hướng cụ th ể , n h ấ p mũi tê n cuộn th íc h hợp tạ i các đầu của th a n h cuộn Để n h ả y ng ay trở lạ i v ù n g được h iể n th ị ban dầu của w o rk sh e e t sau k h i cuộn q u a các cột hoặc h à n g b ằ n g cá c h này, chỉ việc n h ấ p vùng tro n g th a n h cuộn m à b ây giờ x u ấ t h iệ n ở p h ỉa trước hoặc sau th a n h cuộn

Q í i U ỷ

-Bgn có tliế ÌịrAì Iqi kícli cỏ tkonk cuộn nàiTi nqonq lò m cko né rộnq

tp ó i c J a n ó q k ỉ n h ớ pànq k tii lâ m v iệ c tro n q m ộ t w o rl< b co k c t)ứ a

P ố i n k i ể ư w o p |< ỉ[ie e Ì, v ỉệ c m ỏ p ộ n q t k o n k c u ộ n n à m n q a n q c ó i k ế lâ m

ỉự k iế n \\\ị c d a c á c iot sheet sau Ì6 CÚQ worklỉook.

• • • • • • •

Thủ thuật

Đê cuộn rat nhanh qua các cộỉ hoặc hàng cúa vvorksheet, nhấn giừ phím Shiít

các cột hoặc hàng mà bạn muốn thây xuât hiện trẽn màn hình trong vùng VVorksheet Khr bạn nhắn giử phím Shifỉ trong khi cuộn^ nút cuộn bẽn trong thanh cuộn trở nên mỏng và mộỉ ScreenTip xuất hiện kế bên thanh cuộn báo cho bạn biết mẫu tự cúa các cột hoặc các sô của các hàng mà ban dang dỉ chuyển qua.

N ếu chuột có b á n h xe, b ạ n có th ể sử dụng nó để cuộn trực tiế p qua các cột v à h à n g của w o rk sh eet m à k h ô n g sử đụng các th a n h cuộn n ằm

n g an g hoặc th ẳ n g đứng C hỉ việc đ ặ t con trỏ chuột dáu th ậ p tr ắ n g ớ

giữa v ù n g W o rk sh eet v à sau đó n h ấ n giữ n ú t b á n h xe của chuột Khi con trỏ chuột th a y đổi th à n h m ột m ũi tê n 4 đầu có m ộ t chấm đ en ở

tâ m , r ê con trỏ chuột theo hướng th íc h hợp (trá i v à p h ả i) để cuộn qua các cột h o ặc lê n và xuống để cuộn qua các h à n g ) cho đ ến k h i cột hoặc

h à n g m ong m uôn n h ìn th ấ y được tro n g vùng W orksheet

Lướt qua các sheet trong m ột \vorkbook

Mỗi Nvorkbook mới m à b ạ n m d tro n g Excel 2010 chứa b a w o rk sh eet trố n g , m ỗi w o rk sh e et có 16,384 cột v à 1,048,576 h à n g riê n g của nó (với

5 1,539,607,552 ô trống) N hư ng đó k h ô n g p h ả i là t ấ t cả N ếu b ạ n từng cần th ê m các w o rk sh e e t tro n g w orkbook, b ạ n có th ể th ê m chúng m ột cách đơn g iả n b ằ n g việc n h ấ p n ú t I n s e r t n ằ m n g ay b ê n p h ả i ta b sh e e t sau cùng (xem h ìn h 1.7) hoặc b ằ n g cách n h ấ n S h ift + F l l

Hinii 1.7 Các nút cuộn Sheet Tab, các tab sheet và nút Insert VVorksheet cho phép bạn

kích hoạt các u/orkstieet và thêm vào chúng.

ở p h ía b ê n t r á i dưới đ áy vùng W o rk sh eet, các n ú t cuộn S h e e t Tab được th e o sau bởi ta b t h ậ t sự cho các w o rk sh e e t tro n g w orkbook v à n ú t

In s e r t W o rk sh e et Đ ể kích h o ạ t m ột w o rk sh eet đ ề b iê n tậ p , b ạ n chọn

nó b ằ n g việc n h ấ p ta b sh e e t của nó Excel cho b ạ n b iế t s h e e t nào được kích h o ạ t b ằ n g việc h iể n th ị tê n s h e e t b ằn g chữ in đậm v à là m cho ta b của nó x u ấ t h iệ n lê n tr ê n n h ừ n g ta b khác

• • • • • • •

Thủ thuật

Đừng quên các phím tắt Ctrl+Page Dovvn và Ctrl+Page Up đê chọn sheet tiếp theo và sheet trước trong vvorkbook.

Nếu w orkbook chứa quá n h iều s h e e t th iếu cho tấ t cả ta b k h ô n g th ể

h iế n th ị ở đáy vùng W orksheet, sử d ụ n g các n ú t cuộn S h e e t T ab đ ể đưa oac tab mưi vào k h u n g xem (sao cho sau đỏ b ạn có th ể n h ấ p chúng để kích h o ạ t chúng) B ạn n h ấ p n ú t N ex t S h eet đ ể cuộa ta b s h e e t ẩ n tiếp

theo vào k h u n g x em hoặc n ú t L a st S h e et đ ể cuộn n h ó m ta b sau cùng được ẩ n h o àn to à n hoặc m ột p h ầ n vào k h u n g xem

Thanh trạng thái

T h a n h tr ạ n g th á i (S ta tu s b a r) là th à n h p h ầ n cuối cùng ở n g ay đáy cửa sổ chương tr ìn h Excel (xem h ìn h 1-8) S ta tu s b a r chứa n h ữ n g th ứ sau đây:

• D ấ u c h ỉ b á o M ode thể hiện ngày tháng hiệu hành của chitơìĩg

trình Excel (Ready, E dil ) cũng nhưbấí kỳ phim (ỉặc biệí ch {ỤC kỉcb hoạt (Caps Lock, Nỉim Lock, và Scroll Lock).

K D âu c h ĩ b á o A utoC alculate hiền thị giá trị tning bình và tổng của tất cả mục nháp số trong vừng chọn ô biện bành cùng I'ởi số lượng của mỗi ô trong n m g chọn.

M l a y o u t s e le c to r cho p h é p bạn chọn g ù ìa ba layoĩit cho vùng Worhsheet: Normal, khỉingxem mặc clịnb biền thị chỉ các ô uvrksbeei với các ìiôii đề cột I'à hàng; Page Laỵont View íbêm các tbitóc đo (nilcr), các lẻ trang và hiển thị các ngắt trang (page break) cho workỉ,heet: và Page Break Previeu’ cbo p h ép bạn (ĩiềti chỉnh sự phân trang của mọt report (xem chìtơng 5 đ ể biết chi tiết).

u Thanh triíỢt Zoom cho phép bạn phóng to ĩ-à thu nhỏ irên các ó trong I>ùng Worksheet bàng việc rỗ thanh trỉ(ợt sanq bên p h ải hoặc bên trái một cách tươnq ứng.

L a y o u t se le c to r

2 4 Chương 1: Trải nghiêm người dùng E x c e l 2010

D ấ u c h ỉ báo Mođe D áu c h ỉ báo A uto C a ic u la te T h a n h trượt Zoom

Kình 1-8 Siatus bar hiển thị tình trạng hiện hành của chương trình và cho phép bạn

chọn các khung xem worksheet mới.

Khỏi đ ộ n g v ò th o á t E xcel

Excel 2010 ch ạy tro n g h ệ điều h à n h W indow s X P cũ h ơ n v à các hệ điều h à n h V ista v à W indow s 7 mới hơn Do các th a y đổi đối với m enu

S ta r t tro n g W indow s V ista v à W indows 7, th ủ tục k h ở i động Excel từ

n h ữ n g p h iê n b ả n W indow s n à y hơi khác với W indow s XP

Khởi động Excel ỉừm enu start

B ạn có th ể sử d ụ n g hộp S t a r t S earch ở cuô'i m enu S ta r t của Win- dows V ista h o ặc hộp se arch S e arc h P ro g ram s a n d F ile s tr ê n W inđows

7 để xác đ ịn h E xcel tr ê n m áy tín h và khởi động n h a n h chương trìn h ;

1 N h ấ p n ú t S t a r t trê n ta s k b a r W inđow s đ ể m ở m enu S ta r t của

W indow s

để yêu cầu W inđow s đ ịn h vị M icrosoít Office E xcel 2010 trê n

M icrosoft Office > M icrosoft Excel 2010

Khởi dộng E xce l từ menu Start của VVindovvs XP

K h i khởi đ ộ n g E xcel 2010 từ m en u S ta r t của W indow s X P, b ạ n làm

th e o các bước đơn g iả n sau đây;

1 N h â p n ú t S ta r t trê n ta s k b a r W indow s đ ể m ớ m en u S ta r t của

W indow s

n h ấ p M icrosoíl OíTice tr ê n m enu S ta r t tiế p tục trước k h i n h ấ p

tù y c h ọ n M ic ro so ít E xcel 2010 t r ê n m en u tiế p tụ c M icrosoít

o ố ìc e

Ghim một tùy chọn Microsoft Excel 2010 iên menu start của Wín-

dows

N ếu b ạ n luôn sử dụng Excel, có th ể b ạn m uôn là m cho tù y chọn

chương tr ì n h của n ó trở th à n h m ột p h ầ n th ư ờ n g trự c của m enu S ta r t

W indow s, Đ ể là m điều này, b ạ n g h im (pin) tù y chọn chương tr ìn h lên

m enu S ta r t (v à các bước để làm điều n à y tro n g W indow s XP y n h ư

tro n g W indow s V is ta v à W indows 7);

1 N h ấ p n ú t S ta r t của W indow s v à sau đó b ậ t s á n g tù y chọn All

P ro g ra m s t r ê n m enu S ta rt

W indow s X P m ở m ột m enu tiế p tục từ m en u S t a r t của nó và

W indow s V is ta v à W indows 7 h iể n th ị m ộ t m enu m ới gồm các

tù y chọn chương tr ìn h tr ê n m enu S ta r t của chúng

2 B ậ t s á n g tù y chọn M icrosoft O íĩíce tr ê n m enu tiế p tục W indows

X P h o ặc nh â'p tù y chọn M icrosoíl 0£fice tr ê n m en u S ta r t của

W indow s V ista/7

W indow s X P h iể n th ị m ột m enu tiế p tục với m ột d a n h sách t ấ t

cả chương t r ì n h OíTice 2010 được cài đ ặ t tr ê n m á y tín h W in-

dows V ista v à W indows 7 h iể n th ị m ột m en u con liệ t kê các

chương t r ì n h Oííice 2010

C h ư ớ n g 1: Trải nghiệm người dùng E x c e l 2 0 1 0 25

3 -N h â p p h ả i M icrosoft Excel 2010 tr ê n m en u tiế p tục W indow s

h o ặc m enu con đế mở m enu t ắ t của nó

đó bạn có thế mỡ một trong các filc này dể biên tập thêm củng một lúc bạn khởi động chương trình Excel 2010 bằng việc nhấp tên file của nó trên menu starl.Thêm một shortcut Microsoít Excel 2010 vào desktop VVindovvs

M ột sô' người th íc h biểu tượng chương tr ìn h E xcel x u ấ t h iệ n trê n

d esk to p W indow s hơn đ ể họ có t h ể khở i động chương tr ìn h từ desk to p

b ằ n g việc n h â p đôi biểu tượng chương trìn h n ày Đ ể tạ o m ộ t sh o rtcu t chương t r ì n h M ic ro so ft E xcel 2010 cho d e s k to p W indov.'s, b ạ n làm

th e o n h ữ n g bước sau đây:

1 N h ấ p n ú t S ta r t của W indow s v à sau đó b ậ t s á n g tù y chọn All

P ro g ram s tr ê n m enu S ta rt

W indow s XP m ở m ột m enu tiế p tục từ m en u S ta r t của nó còn

W indow s V ista v à W indow s 7 hiển th ị m ộ t m enu con gồm các

tù y chọn chương tr ìn h tr ê n các m enu S t a r t cúa chúng

2 B ậ t s á n g tù y chọn M icrosoft Oíĩice tr ê n m enu tiế p tục W indows

XP hoặc n h â p tùy chọn M icrosoữ OíTice tr ê n m enu S t a r t cúa

W indow s V ista / W indows 7

W indow s XP h iể n th ị m ột m enu tiế p tục với m ộ t d a n h sá c h tấ t

cả chương tr ìn h OíTice 2010 được cài đ ạ t t r ê n m áy tín h Win- dowa V ista và W indow s 7 h iể n th ị m ộl m enu con liệ t k ê các

n h ấ p đôi nó hoặc n h ấ p p h á i nó và sau dó n h ấ p tù y chọn o p c n

26 _ Chưtfng 1: Trải nghiệm người dùng E x c e l 2Ũ1Q

Thêm Excel vào thanh công cụ VVĩndovvs Q uick Launch

N ếu b ạ n m uốn có t h ể k h d i động E xcel 2010 b ằ n g việc n h ấ p m ộ t n ú t,

rê biểu tượng Excel cho desktop sh o rtc u t W indow s V ista hoặc W in- dow s X P đ ế n th a n h công cụ Q uick L aunch n ằ m n g ay b ê n p h ả i n ú t

S ta r t ở đầu ta s k b a r W indow s K hi b ạ n đ ặ t biểu tượng lê n th a n h công

cụ n à y , W indow s biểu th ị nơi n ú t E xcel m ới sẽ x u ấ t h iệ n b ằ n g việc vẽ

m ột d ấu I th ẳ n g đứng m àu đen ở p h ía trước hoặc giữa các n ú t h iệ n có

tr ê n th a n h này N gay k h i b ạ n n h ả n ú t chuột, W indow s th ê m m ộ t n ú t

E xcel 2010 vào th a n h công cụ Quick L aunch cho p h ép b ạ n k h ở i động chương tr ìn h b ằ n g việc n h ấ p biểu tư ợ n g của nó

Ghim một biểu tượng Excel ỉên ỉaskbar VVindovvs 7

N ếu m áy tín h ch ạ y W indows 7, b ạ n có th ể th ê m m ộ t biểu tượng

M icro so ft E xcel 2010 vào ta s k b a r n g o à i các n ú t I n te r n e t E x p lo rer,

W indow s E x p lo rer, v à W indows M ed ia P la y e r chuẩn

Tâ't cả n h ữ n g gì b ạ n là m là rê v à th ả biểu tượng M icro so ừ Excel

2010 m à b ạ n đ ã g h im lê n m enu S t a r t của W indow s hoặc b ạ n đ ã th ê m dưới d ạ n g m ộ t sh o rtc u t d ẫn đ ến d e s k to p W indow s vào v ị t r í m ong

m uốn của nó tr é n ta s k b a r W indow s 7

Thoát Excel

K h i b ạ n sẵ n s à n g th o á t Excel, b ạ n có m ột sô' lựa chọn đ ể t ắ t chương trìn h :

M Chọn File > Exit.

u Nbấn Alt+FX hoặc Aít-^F4

K Nhấp nút Close (x) ờ góc p h ải p b ía irỗn cùa cứa íĩổ chương trình Excel.

N ếu b ạ n cố th o á t E xcel sau k h i là m việc tr ê n m ột w orkbook v à b ạ n

đ â k h ô n g lưu các th a y đổi m ới nhà'’!, chương tr ìn h h iể n th ị m ộ t hộp

c ả n h báo hỏi x em b ạ n có m uốn lưu các th a y đổi h ay không Đ ể lưu các

th a y đồi trước k h i th o á t, nhâ^p n ú t lệ n h Save (Để b iế t th ô n g tin chi tiế t về việc lưu các tà i liệu, xem chương 2) Nếu b ạn chỉ vọc sửa tro n g

w o rk sh e et v à k h ô n g m uốn lưii các th a y đổi, b ạ n cố th ể bỏ qua b ằ n g việc nhâ”p n ú t D on’t Save

N hộn s ự trự g iú p

B ạ n có th ể n h ậ n sự tr ợ giúp trực tu y ế n với Excel 2010 b ấ t cứ lúc nào

b ạ n cần tro n g k h i sử d ụ n g chương tr ìn h C hỉ việc n h á p n ú t H elp (n ú t

có biểu tư ợ ng dấu h ỏ i n ằ m ngay bên p h ả i n ú t M iiiim ize th e R ibbon ở

p h ía b ên p h ả i cửa sổ chương tr ìn h đối diện với •;íc ta b của R ibbon) hoặc n h â n F1 đ ể m ở m ộ t cửa sô’ E xcel H elp riê n g b iệt (xem h ìn h 1-9)

C h ư ơ n g 1: T rải nghiệm người dùng E x c e l 2010 2 7

2 8 Chương 1: Trải nghiệm người dùng Exce l 2010

K hi cửa sổ E xcel H elp mở, E xcel cố sử dụng nối k ế t I n te r n e t đê cập

n h ậ t các topic của nó Cửa sổ H elp mở chứa các lin k m à b ạ n có th ể

n h ấ p đ ể n h ậ n được th ô n g tin về n h ữ n g tín h n ă n g m ới tro n g chương trìn h

Để n h ậ n được sự trợ giúp về m ột lệ n h hoặc chức n ă n g cụ th ể , sử dụng hộ p te x t S earch ở p h ầ n tr ê n cùng của cửa sổ E xcel H elp Gõ

n h ậ p các từ k h ó a hoặc m ột cụm từ mô tả topic (ch ẳ n g h ạ n n h ư “p rin t prev iew ” hoặc “p rin tin g w o rk s h e e ts”) tro n g hộp te x t n à y v à sau đó

n h ấ n E n te r hoặc n h ấ p n ú t S earch Sau đó cửa sổ E xcel H elp tr ìn h bày

m ột d a n h sá c h các lin k d ẫ n đ ến các topic trợ giúp liê n q u an m à b ạ n có

th ể n h ấ p đ ể h iể n th ị th ô n g tin

Thủ thuật

Đ ể in topic trỢgiúp hiển thị trong cửa sổ Excel Help, nhẳp nút print (với biểu tượng máy in) trèn thanh công cự của nó Sau dó Excel sử dụng mộỉ hộp ỉhoại Prỉnt nơi bạn có thể chọn máy in và các tùy chọn dẻ sử dụng trong việc in thông tin.

Để h iể n th ị m ột b ản g mục lục với t ấ t cả h ạ n g m ục ch ín h v à các topic con được sắ p xếp th e o hệ th ô n g p h â n cấp, n h ấ p n ú t Show T ab le of

C o n te n ts (với biểu tượng cuôn sách ) tr ê n th a n h công cụ

k h ô n g có p h ao cứu sin h

Đ đ u t i ê n Iđ tin x ế u K ỉ iỂ n q c ố cíiế^ C l a s s í c ip o n q E x c e l 1 2 0 1 0 m ổ

m ^ l c ố c h Ig sẽ t i ế n Píl>[>on á á n li c d p k h ô n q q ia n m à n k ì n L , m ^ p ẩó

t k à n ỉi c á c m e n u l(éo x u ố n q m ư ợ t m à S a u l([ii c á c n íià k ế v à lỉ ịí sư

t u ụ ệ i v ổ i tg i M ic p o ỉo ít ĩ ã lo g i l é Iđ t cd m e n u k éo x u ố n q v â { l i a n íi c £ n q

q uen là m r ấ t dễ d à n g tro n g các p h iê n b ả n E xcel trước R ibbon U ser

In te rĩa c e S au cùng b ạ n đ ã b iế t chức n ă n g của h ầ u h ế t các mục m enu kéo xuống v à n ú t th a n h công cụ; t ấ t cả n h ữ n g gì b ạ n p h ả i làm là tìm chúng

G iảm kích c d Ribbon

K hông m uôn n h ìn th ấ y Ribbon chi c h ít trước m ặ t b ạ n ? Vào lúc n ày

nó chỉ ch iếm k h ô n g g ia n quí giá v à có lẽ là m cho b ạ n bực bội V ì vậy

h ã y n h ấ p đôi bâ”t k ỳ m ộ t tro n g các ta b hoặc n h ấ n C tr l+ F l n g ay b ây giờ

đ ể c ắ t g iả m v ù n g h iể n th ị Ribbon th à n h chỉ các ta b của nó Sau đó việc

n h ấ p đơn m ột ta b sẽ tạ m th ờ i h iể n th ị lạ i R ibbon cho đ ến k h i b ạ n chọn

m ộ t tro n g các n ú t lệ n h của nó, tro n g k h i đó việc n h ấ n C trl + F 1 lầ n thứ

h a i sẽ h iể n th ị lạ i R ibbon v à luôn đ ể nó mở

K h i ch ỉ các ta b - H om e đ ến view - h iể n th ị ở p h ầ n tr ê n cùng của cửa sổ chương tr ì n h Excel, b ạ n cảm th ấ y th o ả i m á i h ơ n n h iề u với m àn

h ìn h S au dó m à n h ìn h Excel 2010 tr ở n ê n sạch v à gọn g àn g , n h ư các

p h iê n b ả n trước của E xcel m à b ạ n đ ã sử dụng với chỉ th a n h cuộn Quick

A c c e ss, c á c t a b R ib b o n v à th a n h P o rm u la h i ể n t h ị ở t r ê n v ù n g

W o rk sh e e t

3 0 Chương 1: Trải nghiệm người dùng Exce l 2010

Bảng 1 2 Các lệnh Excel 2010 tương đương cho các lệnh menu kéo xuồng thOng

ihường trong Excel 2003

n ú t Save trê n th a n h công cụ Quick Access File > Save As File > P rin t File > S hare >

Send U sing Em ail File > Share> Send

as In te rn e t Fax File > Close

> C lear All * Home > C lear biếu tượng cục tấ y

> C lear Form ats Home > C ỉear biếu tượng cục tầy

> Clear Contents Home > C lear biếu tượng cục tẩy

A lt + FS

Aít+FA Alt+FP Alt+FHE

Chương 1: Trải nghiệm người dùng E x c e l 2010 31

Mo ve hoặc Copy S heet Home > F ind &

Seìect > Find Home > Find &

In s e rt S heet Rows Home > In s e rt >

Form ulas > C reate from Selection

Porm ulas > Name M anager Review > New Comment

3 2 Chương 1: Trải nghiệm ngưởí dùng E xce l 2010

Column W idth Home > Form at > Hide

& ư n h id e > Hide Columns/Unhide Columns Home > F orm at >

Default W idth Home > P orm at Rename

S heet Home > P orm at H ide

& U nhide > Hide

S h eet/ư n h id e S heet Page Layout >

Backgrounđ Home > F orm at >

T ab Color Home > F orm at as Table

Home > Conditional

F o rm attin g

Home > Cell Styles

Review > Spelling Review > Research Form ulas > E rro r Checking

Chì có sẵn dưới d ạ n g các

n ú t Speak Cells, Speak

C ellS ’ S to p S p e a k in g

C e ils, S p e a k ỏ e lls by Columns, Speak C ells by Rows, và Speak C ells on

A lU H O U C/ Alt+HOƯL

Alt+IiOD

Alt+HORs

Alt+HOUS/ Alt+HOUH

Tools > T rack

C h an g es

Review > Track

C hanges Tools > P ro tection > Review > Protect Sheet

P ro tec t S heet

Alt+RG

Alt+RPS

Chương 1: Trải nghiêm người dùng E x c e l 2010 3 3

Tools > Protection > Review > Allow U sers

E d it R anges

Tools > P ro tection > Rcview > Protect

Tools > P ro tection > Review > Protect and

W orkbook

Add-Ins

Alt+F8

Tools > A utoC orrect F ile > O ptions >

A lt+ F IP

a n d th e n Alt+A

Alt+AWT

Alt+AE

Alt+AN Alt+AG/

Alt+AU Alt+NVT/

Alt+NVC

Alt+AFO

3 4 Chướng 1: Trải nghiệm người đủng E x c e l 2010

W in d o w M e n u

Window

W inđow > C om pare View > View Siđe

Alt+WN

Alt+WA Alt+W B Side by Side

View > H ideA inhiđe

View > s p lit View > F reeze P an es

Alt+W H/

Alt+wu

Alt+ws

Alt+W F

Tìm các nút thanh công cụ Standard tương dương

N ếu b ạ n n h ư m ột số người, b ạ n r ấ t p h ụ th u ộ c vào các n ú t của th a n h công cụ S ta n d a rd k h i là m t ấ t cả tá c vụ m ỗi n g ày tro n g các p h iê n b ản trước đó của Excel B ả n g 1.3 t r ì n h b ày các n ú t E xcel 2010 tư ơ ng đương với các n ú t t r ê n th a n h công cụ S ta n d a r d tro n g Excel 2003 N h ư b ạ n có

th ể th ấ y từ b ả n g n ày , h ầ u h ế t các n ú t th a n h cóng cụ S ta n d a rd được chuyển s a n g m ộ t tro n g n h ữ n g vị t r í sa u đ áy tro n g E xcel 2010

» B a c k sta g e Vieiv được kích hoạt bằng tab File hoậc nbắn Alt+F(Neu\

open, Save, Prini).

M Thanh công cụ Q ụ ick A c c e ss (Sai’e, Undo, và Redo)

* Tab H om e irong nhóm clip b o a rd (Cnt, Copy, Paste, và /'ormal Painter) và nhóm Ediiing CAĩitoSìiỉn, Sort Ascending và Sort Descencì- ing).

Bảng 1.3 Các nút Excel 2010 tương đương cho các RÚt thanh công cụ Standard trong

Excel 2003

hoặc nút Save trên thanh công cụ Quick Access

một nút Permission tùy ý được thêm vào thanh công cụ Quick Access

C ác p h ím t ắ t

th ô n g th ư ờ n gCtrl+N

Ctrl+0

C ác p h ím t ắ t

E xcel 2010Alt+FNAlt+FOAlt + FS

C hương 1: Trải nghiệm người dùng E x c e l 2010 3 5

File > P rint

R e v ie w > SpeliÌD g

Review > ResearchHome > Cut (biểu tượng Ctrl+X cái kéo trong lứìóm

Clipboard)

tượng tờ giấv đôi trong nhóm Clipboard)

Home > Format

P ainter (biểu tượng cọ trong nhóm Clipboard)

công cụ Quick Access

công cụ Quick AccessReview > S tart ỉnking (chỉ xuất hiện trên các tab PC hoặc máy tính

có m ột bảng mực (ink tablet) kỹ thuật số)

Home > AutoSum (Z • biểu tượng Sigma)

Alt+HC

Alt+HVAlt+HFP

C hart Wizard Không có sần ngoại trừ

dưới d ạ n g các nút lệnh

l o ạ i b i ể u dồ cụ t h ể

tro n g nhóm C h a rts trên tab Insert

dưới d ạ n g các n ú t lệ n h

trong các nhóm Illus- trations và Text trên tab Insert và dưới dạng các nút tùy ý được thêm vào th a n h cổng cụ Quick Access

các tab Ribbỡn

Tìm các nút thanh công cụ Pormattỉng tương dương

T ìm các n ú t Excel 2010 tương đương với các n ú t t r ê n th a n h công cụ

P o rm a ttin g tro n g các p h iê n b ả n trước của E xcel có th ể k h ô n g dễ dàn g hơn Mỗi m ột tro n g các n ú t tr ê n th a n h công cụ F o rm a ttin g h iể n th ị nổi

b ậ t tr ê n ta b H om e của Ribbon T ấ t cả đều dễ n h ậ n d ạ n g bởi vì chúng

sử d ụ n g các biểu tư ợ ng y n h ư trước v à được đ ặ t tro n g n h ó m P o n t,

A lig n m e n t, hoặc N u m b er trê n ta b Hom e (xem h ìn h 1.3)

N goài các n ú t F o n t, F o n t Size, bold, Italic, ư n d e r lin e , B orders, Fill Color, v à F o n t Color từ th a n h công cụ P o rm a ttin g , n h ó m F o n t cũng chứa h a i n ú t sau đây:

ẫf Nứt iH crease Pont S ize tâiig kích cỡ /oỉìl hiộìì hàììh lôn ĩ poíni.

M N ứ t D e c re a se Pont S ize qỉảm kích cỡ/otrí hiện hành Xĩiồng 1 poinỉ.

N g o ài các n ú t L efl A lign, C e n te r, R ig h t A lig n , D ec re a se In d e n t,

In c re a s e In d e n t, v à M erge & C e n te r, nhóm A lig n m e n t cũng chứa các

n ú t sa u đáy:

w N ú t Top Align canh chỉnh theo chiểỉi dọc dữ liệĩi được nhập vào

ĩiìn g chọn ô hiện hành với mẻp trên củng của ô.

M N ú t M iddle Align canh giữa theo chiền dọc d ĩl liệỉi được nhập rào vũng chọn õ hiện hành.

hiện hành với mép đáy của ô.

M N ú t O ríentatìon m ồ một m entt bật lên gồm các tiiỵ chọn định biíởng cho p h ép bạn thay đổi hường của lext được nhập vào tntng chọn 6 hiện bàn h (bằng cách nghiêng nó lên hoặc xtiống, cbỉcỵển đ ổ i nó

thành text thảng đứng hoặc xoay nó lên hoặc Xĩiống) và m ở tab

Alignm ent của hộp thoại Pormat Cells.

lẵ N ú t W ra p T ex t áp dụng text bao bọc vào vùng chọn ô hiện hành sao cho Excel mở rộng các chiểu cao hàng khi cần thiết đ ể chứa vìía

tấ t cả tex t của nó bên trong các chiềit rộng cột hiện hành.

N goài các n ú t P e rc e n t S y tle, C om m a S ty le, In c re a s e D ecim al, và

D ecrease D ecim al từ th a n h công cụ F o rm a ttin g , n h ó m N u m b ers có các

n ú t sau đây:

^ A ccou nting N u m b er P o rm a t cho phép bạn chọn trong số một vài định dạng tiền tệ khác nhau lừ đô la Mỹ đến đồng Prancs Thụy Sĩ cũng như đ ể mở tab N um ber của hộp thoại Pormat Cells với định dạng số Accoiinting đìtợc chọn.

K N ú t N u m b e r P o rm a t mở một menu bật lên gồm các tủy chọn số khác nbaii từ General đến Text cũng như m ở tab Nĩimber trong hộp thoại Pormat Cells khi bạn chọn tìiy chọn More Number Pormats của nó.

Tận dụng tất thanh công cụ E xce l Q uick Access trong quá trình chuyên tiếp

H ìn h 1*10 cho b ạ n th ấ y cửa sổ chương tr ìn h E xcel 2010 với Ribbon dược th u n h ỏ tô i th iể u v à m ộ t th a n h công cụ Q uick A ccess được tùy

b iế n h o à n to à n được di chuyển xuông sao cho nó x u ấ t h iệ n b ên dưới các

ta b v à ở t r ê n th a n h P orm ula P h iê n b ả n h oàn to à n tù y b iế n n à y của

th a n h công cụ Q uick Access dường n h ư r ế t quen th u ộ c đôì với b ạ n : nó chứa mọi n ú t từ th a n h công cụ S ta n d a rd và P o rm a ttin g tro n g Excel

2003 n g o ại tr ừ các n ú t P e rm issio n , D raw in g , Zoom, v à H elp N ú t Per-

m is s io n h iế m k h i được s ử dụng N ú t D ra w in g k h ô n g có n ú t tương đương tro n g E xcel 2010 N ú t Zoom cũng n h ư n ú t H elp k h ô n g t h ậ t sự cần th iế t bởi vì t h a n h trư ợ t Zoom cho p h ép b ạ n chọn n h a n h m ộ t tỉ lệ

p h ó n g đ ạ i m à n h ìn h m ái luôn h iể n th ị ở góc p h ả i p h ía dưới S ta tu s b a r của E xcel 2 0 1 0 v à n ú t H elp luôn h iể n th ị d p h ía b ê n p h ả i th a n h chứa các ta b Ribbon

Chưdng 1: Trải nghiệm người dùng E x c e l 2010 ^

Hình 1.10 Sau khi thu nhò lối thiếu Rỉbbon và ỉhêm hầu liế t các nút từ các thanh công

cụ Standard và Formatting vào Ihanh câng cụ Quick Access.

3 8 Chương 1: Trải nghiệm người dùng Excel 2010

• • • • • • •

Thủ thuật

Đê’ tùy biến thanh công cụ Q uick Access sao cho nó khớp với thanh công cụ trong hình 1-10 với mọi nút từ các thanh công cụ Standard và Pormatting, ngoại

1 N h ấp n ú t C ustom ize Quick Access T oolbar ở cuôl th a n h công cụ Quick A ccess v à sau đó n h ấ p tù y chọn S how Below th e Ribbon

K hi lấ p đ ầy th a n h công cụ Quick Access b ằ n g các n ú t, b ạ n cần

đ ặ t th a n h b ên dưới R ibbon sao cho nó sẽ k h ô n g n h ồ i n h é t tê n của fĩle w orkbook h iệ n h à n h

2 N h ấp lạ i n ú t Custom ize Quick Access T o o lb ar và lầ n n ày n h ấ p tùy chọn M ore C om m ands

E xcel m ồ hộp th o ạ i Excel O ptions với ta b Q uick Access T oolbar được chọn H ộp d an h sách C ustom ize Q uick A ccess T oolbar n ằ m

ở b ê n p h ả i hộp th o ạ i n à y h iể n th ị t ấ t cả b a n ú t m ặc đ ịn h th eo

th ứ tự m à b ây giờ chúng x u ất h iệ n tr ê n th a n h công cụ

3 N h ấp tù y chọn New tro n g d a n h sách P o p u la r C om m ands th eo sau là n ú t Add

Excel th ê m n ú t lệ n h N ew ở cuối th a n h công cụ được biểu th ị bởi

sự x u ấ t h iệ n của n ú t N ew ở cuôl d an h sá c h tro n g hộ p d a n h sách

C ustom ize Quick Access T oolbar n ằm ở b ê n p h ải

4 N h ấp n ú t Move U p {với ta m giác hướng lê n ) b a lầ n để di chuyển

n ú t N ew lê n p h ầ n tr ê n cùng của hộp d a n h sá c h C ustom ize Quick

A ccess T o o lb ar v à vị t r í đ ầu tiê n t r ê n th a n h công cụ Q uick

T oolbar n ằ m ở b ên p h ả i đ ể chọn n ú t n ày S au đó n h ấ p tù y chọn

Quick P r in t tro n g hộp d a n h sách P o p u lar C om m ands n ằ m ở bên

t r á i v à n h á p n ú t Add

Excel ch èn n ú t Quick P r in t sau n ú t Save

7 N h ấ p n ú t P r in t P review g ầ n cuối h ộ p d a n h sá c h P o p u lar Com-

m a n d s v à sa u dó n h ấ p n ú t Add

E xcel chèn n ú t P r in t P rev iew sau n ú t Q uick P r in t tro n g hộp

d a n h sách C ustom ize Quick Access Toolbar

B ây giờ b ạ n cần th ê m các n ú t s p e llin g v à R esearch C h ú n g được

đ ặ t tr ê n ta b Review tro n g Excel 2010

Trước k h i b ạ n có th ể th ê m các n ú t vào th a n h công cụ Quick

A ccess, b ạ n cần th a y t h ế P o p u la r C om m ands b ằ n g R eview Tab

b ằ n g cách ch ọ n tù y chọn n à y tr ê n d a n h sách xổ xuông Choose

C om m ands From

R eview tro n g d a n h sách xổ xuống

B ây giờ E xcel h iể n th ị t ấ t cả n ú t lệ n h t r ê n ta b R eview của

R ibbon tro n g hộp d a n h sách b ê n dưới

9 T h êm các n ú t S p ellin g a n d R esearch từ hộp d a n h sá c h Review Tab vào hộp d a n h sách C ustom ize Q uick Access T oolbar v à d ặ t chúng sao cho chúng x u ấ t h iệ n cái n à y sau cái k ia sau n ú t P rin t

P re v iew

T iếp theo, b ạ n cần th ê m các n ú t Cut, Copy, P a ste , v à F o rm a t

P a in te r vào th a n h công cụ Quick Access N h ữ n g n ú t lệ n h n ày

n ằ m tr ê n ta b Home

10 N hâ'p tù y chọn H om e T ab tro n g d a n h sá ch xổ xuống Choose

C om m ands F ro m v à sau đó th ê m các n ú t C ut, Copy, v à P a ste vào C ustom ize Quick Access T oolbar th e o th ứ tự n à y p h ía trước

12 N h ấ p n ú t Redo tro n g hộp d a n h sách C ustom ize Q uick Access

T oolbar đ ể chọn biểu tượng của nó, n h ấ p I n s e r t T ab tr ê n d an h sách xổ xuống Choose C om m anđs F ro m , v à sau đó th ê m n ú t

I n s e r t H y p e rlin k vào th a n h công cụ Q uick Access

Chưdng 1: Trài nghiệm nguời dùng E xce l 2010 ^

13 T h ê m các n ú t th a n h công cụ S ta n d a rd lặ p lạ i ' A utoSum , S ort

A scending, S o rt D escending, và C re a te C h a rt - vào th a n h công

cụ Quick Access

Các n ú t AutoSum , S o rt A scenđing, v à S o rt D escen d ín g có sẵ n tro n g hộp d a n h sách H om e T ab v à n ú t C re a te C h a rt (th ứ gần giông n h ấ t với C h a rt W izard tro n g Excel 2010) n ằ m tro n g hộp

d a n h sách In s e r t

Tab-14 T h êm các n ú t trê n th a n h công cụ P o rm a ttin g vào th a n h công

cụ Quick Access th eo th ứ tự chúng x u ất h iện

T h a n h công cụ F o rm a ttin g chứa các công cụ n à y được tìm th ấ y

u Aỉign Text Right

ỈÊ Merge & Ceníer

K Accoìinting Niimber Pormal (tiỉơng ứng với nút Ctiĩrency Style)

B ây giờ th a n h công cụ Q uick Access có các n ú t y n h ư th a n h công

cụ được m in h họa tro n g h ìn h 1.10

Làm việc tết với Excel 2010

P h iê n b ả n của cửa sổ chương tr ìn h Excel 2010 được m in h h ọ a tro n g

h ìn h 1.10 với R ibbon được th u nhỏ tô l th iểu th à n h chỉ các ta b v à th a n h

công cụ Q uick Access h iể n th ị ở tr ê n th a n h F o rm u la có t ấ t cả ngoại trừ

m ộ t v à i n ú t từ các th a n h công cụ S ta n d a rd v à F o rm a ttin g g ầ n giống

n h ư n h ữ n g gì b ạ n có th ể có được tro n g b ấ t k ỳ lo ại c h ế độ C lassic của Excel 2003

K ết hợp các sắ p đ ậ t m à n h ìn h đơn g iả n h ó a n à y với các p h ím t ắ t

ph ổ b iế n (xem b ả n g 1.2) m à b ạ n đ ã b iế t v à b ạ n sẽ là m việc tố t với Excel 2010 D ĩ n h iê n , R ibbon k h ô n g luôn luồn được g iả m th à n h chỉ các

ta b của nó K h i b ạn k h á m p h á tro n g k h i b ạ n k h a i th á c các tín h n ă n g được đ ề cập tro n g các chương tiế p th e o , sẽ có n h ữ n g lúc b ạ n cần các công cụ (dặc b iệ t dưới d ạ n g các th ư v iệ n tu y ệ t vời) m à m ột ta b cụ th ể

m a n g lại

N h ữ n g v ấ n đề k h á c duy n h ấ t m à b ạ n n ê n q u a n tâ m b ây giờ là các

d in h d ạ n g fìle Excel 2010 m ới v à việc chạy t ấ t cả m acro E xcel m à b ạ n phụ thuộc

X ử lý các định dạng file E xcel m ới

Sự th ậ t là E xcel 2010 thư ờng slưii các w orkbook của nó b ằ n g định

d ạ n g ílle XLSX được giới th iệ u tro n g Excel 2007 (m ột đ ịn h d ạ n g m à

M icrosoíl cứ k h ă n g k h ầ n g là m ộ t đ ịn h d ạ n g file XM L thực sự “mở” và

k h ô n g độc q u y ền n h ư t ắ t cả đ ịn h d ạ n g file Excel trước).

T h ậ t m ay th a y Excel 2010 k h ô n g gặp v â n đề gì tro n g việc m ở b ấ t kỳ file w orkbook được liAỉ b ằ n g đ ịn h d ạ n g file XLS cũ được sử d ụ n g bởi các p h iê n b ả n 97 đ ến 2003 Q uan trọ n g hơn, chương tr ìn h tự đ ộ n g lưu

t ấ t cả th a y đổi b iê n tậ p m à b ạ n thự c h iệ n đối với các file đó b ằ n g định

d ạn g file XLS cũ m à mọi người tro n g v ăn phòng v ẫ n đ a n g sử dụng

p h iê n b ả n E xcel trước cũng có th ể mở, b iê n tậ p , v à in Excel cũng cảnh báo b ạ n nếu b ạ n từ n g th ê m m ột p h ầ n tử 2007 hoặc 2010 vào w orkbook

h iệ n có k h ô n g được hỗ trợ bởi các p h iê n b ả n trước đó

T h ách thức xảy r a k h i b ạ n cần sử dụng Excel 2010 để tạ o m ột b ản g tín h m ới tin h Chương t i i n h tự động muôn lưu t ấ t cả w orkbook mới

b ằ n g đ ịn h d ạ n g file XLSX mới của nó (xem chương 2 để b iế t chi tiế t về

đ ịn h d ạn g ííle w orkbook m ới n à y v à n h ữ n g ưu đ iểm v à k h u y ế t điểm của việc sử d ụ n g nó) Nếu b ạ n k h ô n g muốn lưu vvorkbook b ằ n g định

d ạ n g n ày , b ạ n cần n h ớ n h ấ p n ú t xổ xuống Save a s T ype tro n g hộp

th o ạ i S ave As v à sau đó n h ấ p E xcel 97-2003 W orkbook (*.xls) trê n

m enu xổ xuống trước k h i b ạ n n h ấ p Save

• • • • • • •

Thủ thuật

Nếu bạn làm việc trong một vãn phòng nơi tất cà vvorkbook mà bạn tạo bằng

thích, bạn có thể thay dối xác lập Save mặc định của chương trình sao cho chương trinh luôn (ưu tất cả workbook mới bằng định dạng file cũ Đê làm diều này, mở tab Save của hộp thoại Excel Options (File > Options > Save hoặc Alt+FIS) và sau đó nhấp Excel 97-2003 VVorkbook trong hộp danh sách xổ xuống Save File in This Format trưởc khi bạn nhấp OK.

S ử dụng cấc macro

T in tó t là E xcel 2010 hỗ trợ việc tạo v à chạy các m acro, sử dụng cùng m ột M icrosoít V isual B asic for A pplications của các p h iê n bản trước T h ậ m chí nó cho p hép b ạ n b iê n tậ p các m acro n à y tro n g m ột

p h iê n b ả n của VBA E d ito r nếu b ạ n có đủ kỹ n ă n g đ ể làm điều này

V ấn đề lớn n h ấ t với các m acro x ảy r a nếu b ạ n có k h u y n h hướng án h

x ạ cá c m a c ro t o à n cục (các m a c ro m à b ạ n lưu t r o n g w o rk b o o k PẼRSO N A L.XLSB sao cho ch ú n g có s ầ n k h i là m việc tro n g b ấ t kỳ

w orkbook Excel) lê n tr ê n các m en u kéo xuống v à th a n h công cụ tù y ý Bởi vì E xcel 2010 giữ lạ i chỉ ta b F ile v à th a n h công cụ Q uick Access,

k h ô n g có m enu v à th a n h công cụ tù y ý n ào m à b ạ n đ ă g án các m acro sẽ

k h ô n g chuyển s a n g Excel 2010 M ặc dù các m acro v ẫ n là m ộ t p h ầ n của

các w orkbook tương ứng của chúng v à tiế p tục chạy, n h ư n g b ây giờ b ạn tiế p tục ch ạy các m acro sử dụng các p h ím t ấ t m à b ạ n đ ã g á n cho chúng hoặc qua hộp th o ạ i M acro (n h ấp View > M acros > View M acros hoặc

Chưcing 1: Trải nghiệm người dùng E xce l 2010 43

• • • • • • •

Thủ thuật

Đ ể gán một macro vào mộỉ macro generic trẽn thanh công cụ Q uỉck Access,

mỏ tab Q uick Access Toolbar của hộp thoại Excel Opỉỉons (Fíle > Options >

Q uick Access Toolbar hoặc Alt+FIQ ) và sau đó chọn Macro trong hộp danh sách xổ xuấng Choose Commands From Sau đó Excel hiển thị tèn của tấỉ cả macro trong workbook hiện hành (kể cả tấỉ cả macro ỉoàn cục được lưu trong workbook PERSO N AL.XLSB) trong hộp danh sách Choose Commands From Dế

gán một macro vào một nút ĩtìãcro, nhấp tên của nó trong hộp danh sách này và

sau đó nhấp nút Add Tiếp theo, bạn có thể di chuyển đến nút macro đến vị trí

mà bạn muốn trên thanh công cụ Q uick Access với các nút Mo ve Up và Move Dovvn, và nếu muốn hãy làm cho nó trở thành một phần riêng biệt trên tỉianh công cụ bằng việc thcm một thanh phân cấp thẳng đứng bằng tùy chọn <Sepa« rator> trước và sau nút của nó.