PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFE

Nhóm chúng em thực hiện đề tài “Hệ thống quản lí bán hàng quán cà phê” với mục đích nâng cao kiến thức của môn học “Phân tích – thiết kế hệ thống” nói riêng và lĩnh vực công nghệ thông t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VĨNH LONG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO TIỂU LUẬN TÊN TIỂU LUẬN: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ

BÁN HÀNG QUÁN CÀ PHÊ MÔN HỌC: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Sinh viên thực hiện:

Họ tên:

MSSV:

Lớp:

Niên khóa: 2017-2021 Giáo viên hướng dẫn:

Vĩnh Long, năm 2019

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

STT MSSV HỌ TÊN CÔNG VIỆC

MỤC LỤC

1.Giới thiệu……….1

2.Khảo sát thực tế và thu thập thông tin……….2

3.Mô tả tổng quát quá trình của hệ thống……… 3

3.1.Quá trình nhập hàng……….4

3.2.Quá trình bán hàng……… 5

4.Mô hình nghiệp vụ……… 6

5.Mô tả - phân tích hệ thống và các biểu mẫu…………7

PHẦN 1 : GIỚI THIỆU

Tên đề tài : Hệ thống quản lý bán hàng quán cà phê

-Địa điểm : Quán Trinh coffee , số 9 , Phó Cơ Điều, p8 Vĩnh Long

Trinh coffee là 1 quán cà phê có tiếng nằm trên tuyến đường quốc lộ củatỉnh Quán gồm các mặt hàng nước giải khát mà đặc biệt là cà phênguyên chất , khách có thế mua cà phê mang về hoặc có thể uống tạiquán Với nhu cầu và lượng khách càng ngày càng tăng , chủ quánmuốn tin học hóa các khâu quản lí nhằm nâng cao chất lượng cũng nhưquản lí hóa đơn 1 cách chính xác , nhanh chóng , từ đó tiết kiệm đượcthời gian và nhân lực Nhóm chúng em thực hiện đề tài “Hệ thống quản

lí bán hàng quán cà phê” với mục đích nâng cao kiến thức của môn học

“Phân tích – thiết kế hệ thống” nói riêng và lĩnh vực công nghệ thông tinnói chung , từ đó đưa ra một phương pháp tối ưu cho hệ thống

Mục tiêu:

-Từ những kiến thức đã học ở môn Phân tích và thiết kế hệ thống, nhómchúng em sẽ nghiên cứu để đưa ra những chức năng cần thiết như sau :+Quản lý hồ sơ nhân viên

●PHẦN 2 : KHẢO SÁT VÀ THU THẬP THÔNG TIN

-Qua 2 lần khảo sát tại quán Trinh coffee , nhóm chúng em thu được kết quả như sau :

-Những hạn chế của quán:

+Phương thức thanh toán hóa đơn thủ công (ghi nhận bằng sổ tay) làm cho việc ghi chép có phần sai xót và đôi khi không chính xác+Việc lưu trữ và truy xuất thông tin về hàng hóa , đại lí cung cấp hàng và khách hàng mất khá nhiều thời gian và đôi khi thiếu chínhxác vì hoàn toàn ghi nhận bằng sổ sách

+Không phân công các bộ phận có nhiệm vụ chức năng riêng làm cho công việc của nhân viên có phần nặng nề

+Cập nhật thông tin hằng ngày tốn khá nhiều thời gian và khó khăn trong việc thực hiện báo cáo thống kê , nhất là khi có việc độtxuất

-Trước tình hình đó , vấn đề đặt ra là xây dựng 1 hệ thống thông tin hoànthiện hơn đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau :

+Giảm thiểu việc ghi chép nhằm lưu trữ thông tin

+Cập nhật thông tin , dữ liệu nhanh chóng và chính xác

+Thống kê được số hàng hóa nhập xuất , thu chi và tình hình

doanh thu của cửa hàng

+Tự động in hóa đơn cần thiết như : phiếu yêu cầu nhập hàng , hóađơn nhập hàng , phiếu thu, phiếu chi

+Có khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài , đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết

●PHẦN 3 : MÔ TẢ TỔNG QUÁT QUÁ TRÌNH NHẬP HÀNG

VÀ BÁN HÀNG

1.Nhập hàng :

-Quán sẽ được các đại lí khác nhau thanh toán những mặt hàng khácnhau theo order của chủ quán do bộ phận pha chế yêu cầu Các mặthàng nhập về sẽ được bộ phận pha chế kiểm tra xem có đạt chất lượngnhư yêu cầu hay không – nếu đạt thì mặt hàng sẽ được nhập Đối chiếuphiếu yêu cầu với mặt hàng , bộ phận pha chế sẽ tiến hành ghi vào hóađơn nhập hàng để chuyển cho bộ phận thu ngân Đồng thời ghi vào sổxuất , nhập hàng và bộ phận pha chế sẽ chịu trách nhiệm bảo quản Nếuhàng hóa không đạt yêu cầu thì sẽ phản hồi lại với các đại lí Khi bộphận thu ngân thanh toán sẽ phải viết phiếu chi

2.Bán hàng:

-Khi khách vào quán sẽ được bộ phận phục vụ gửi menu để khách lựachọn đồ uống Sẽ có 2 phiếu yêu cầu khác nhau , 1 phiếu chuyển choquầy pha chế , 1 chuyển cho thu ngân nhập vào máy tính Căn cứ vàophiếu yêu cầu của khách , bộ phận pha chế sẽ chế biến thức uống chokhách và bộ phận phục vụ có nhiệm vụ vận chuyển đồ uống cho khách.Khi xét thấy nguyên liệu nào sắp hết bộ phận pha chế định lượng cáckhách hàng cần thiết và yêu cầu chủ cửa hàng nhập về

Lúc nào khách có yêu cầu thanh toán sẽ nhận được hóa đơn thanh toán.Căn cứ vào hóa đơn và số lượng thức tế đã dung, khách sẽ thanh toánvới bộ phận thu ngân Bộ phận thu ngân sẽ in phiếu thanh toán chokhách hàng và lưu dữ liệu vào máy tính để theo dõi hằng ngày

●PHẦN 4 : MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN

Mô hình nghiệp vụ:

Báo cáo

Quản lí nhân viên

Đáp ứng yêu cầu

Tạo lập hóa đơn

1.Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)

2 Mô tả chi tiết chức năng

Chức năng thêm nhân viên : Khi có nhân viên mới vào làm , chủ quán sẽ thêm thông tin nhân viên vào hệ thống

Chức năng xóa thông tin nhân viên : Khi quán có nhân viên nào không làm nữa thì chủ quán sẽ xóa thông tin nhân viên đó

Chức năng sửa (cập nhật): Khi nhân viên đổi địa chỉ nhà hoặc số điện thoại , chủ quán sẽ cập nhật thông tin của nhân viên vào hệ thống

Quản lý bàn : Khi có khách vào quán ,nhân viên sẽ thông báo số lượng khách và

Kiểm tra hàng tồn: Kiểm tra số lượng hàng trong kho và đề xuất nhập hàng nếu hàng sắp hết

Nhập hàng: Gửi yêu cầu nhập hàng đến nhà cung cấp khi cần thiết Kiểm chất lượng hàng và nhập vào kho

Xuất phiếu chi: Nếu hàng nhập từ nhà cung cấp đạt yêu cầu Hệ thống sẽ in ra phiếu chi để thanh toán 1 phiếu cho nhà cung cấp và 1 phiếu lưu vào sổ lưu

Thống kê theo hàng hóa: Hệ thống sẽ thống kê những mặt hàng bán nhiều nhất trong tháng hoặc trong năm tùy theo nhu cầu của chủ quán

Thống kê theo doanh thu: Hệ thống sẽ thống kê số vốn và lợi nhuận của quán khi

có yêu cầu của chủ quán

3.Sơ đồ ngữ cảnh (DFD mức 0)

3.1 DFD mức 1:

3.2 DFD mức 2

3.2.1 Chức năng quản lý nhập hàng:

3.2.2 Chức năng quản lý phục vụ:

3.2.3 Chức năng quản lý nhân viên:

3.3.3 Chức năng báo cáo thống kê

4.Đặc tả chức năng

Quản lý nhập hàng: Quán sẽ được các đại lí khác nhau cung cấp các mặt hàng khác nhau theo order của quán do bộ phận pha chế yêu cầu.Các mặt hàng nhập về được bộ phận pha chế kiểm tra số lượng như yêu cầu hay không Đối chiếu phiếu yêu cầu mua hàng với các mặt hàng sẽ tiến hành ghi vào hóa đơn nhập hàng Đồng thời ghi vào sổ thu chi

Kiểm tra hàng

Nhập hàng

Hàng đúng chất lượng hay không

Không

Nhập hàng vào kho

Xuất phiếu chi

Lưu sổ

Quản lý nhân viên: Khi chủ cửa hàng tuyển thêm nhân viên để làm việc cho cửa hàng thì sẽ chọn nút “Thêm” để thêm thông tin nhân viên vào Quản lí Nhân viên hoặc khi nhân viên đang làm có sự điều chỉnh thông tin thì chủ cửa hàng sẽ chọn nút Chỉnh sửa để cập nhật lại thông tin nhân viên Ngược lại, khi nhân viên nghỉ việc (thôi việc) thì chủ cửa hàng sẽ chọn nút “Xóa” để xóa thông tin nhân viên

Nhân viên mới hay cũ Mới

Nhân viên có thông tin cần sửa/ nghỉ việc

Chỉnh sửa thông tin

Thêm nhân

Nghỉ việc Sai thông

tin/thông tin mới

Quản lý phục vụ:Khi khách vào quán , nhân viên sẽ cung cấp menu để khách lựa chọn, nhân viên sẽ ghi lại thức uống mà khách yêu cầu sau đó sẽ đọc lại cho khách kiểm tra xem đã đúng hay chưa nếu đúng sẽ phục vụ thức uống cho khách, nếu chưa sẽ ghi lại Khi khách yêu cầu thanh toán nhân viên sẽ thông báo đến bộ phận phục vụ tạo hóa đơn, sau đó kiểm tra hóa đơn và gửi cho khách.

Cung cấp menu

Yêu cầu thức uống đúng hay chưa

hóa đơn

Gửi hóa đơn

Yêu cầu báo cáo: chủ cửa hàng sẽ yêu cầu tổng kết tình hình kinh doanh của cửa hàng theo hàng hóa hoặc doanh thu của từng tháng hoặc theo năm,và bộ phận thu ngân có trách nhiêm tổng kết các số liệu đã có tiến hành lập báo cáo doanh thu.

Lựa chọn loại hình thống kê

Thống kê theo hàng hóa

Thống kê theo doanh thu

Lập báo cáo

Năm Tháng

Năm Tháng

Lựa chọn thống kê Lựa chọn

thống kê

Đăng nhập

Giao diện quản lý

Giao diện quản lí nhập hàng

Giao diện kiểm tra hàng tồn

Giao diện nhập hàng

Nhà cung cấp

Quản lí nhân viên

Cập nhật nhân viên

Thêm nhân viên

Xóa nhân viên

Quản lý phục vụ

Quản lý menu

Quản lý bàn

Báo cáo thống kê

CDM:

LDM:

PDM:

Mô hình quan hệ