Hướng dẫn thực hành Microsoft excel

Tải xuống để font chữ .VnTime nha.

bộ giáo dục và đào tạo

Trờng đại học mỏ địa chất

===========*****============

Hớng dẫn thực hành Microsoft Excel

Tài liệu dùng cho sinh viên chuyên ngành kinh tế và quản trị doanh nghiệp và

kế toán doanh nghiệp

Tác giả: Ths Nguyễn Thị Bích Ngọc

Hà Nội - 2003

Hớng dẫn thực hành

Lời mở đầu

Cuốn tài liệu hớng dẫn thực hành đợc biên soạn dành cho sinh viên các ngành kinh tếcùng với cuốn bài giảng: “Tin học ứng dụng trong kinh tế“ và đợc biên soạn dới dạng bài tậptheo từng dạng bài toán thực tế Các bài tập đợc thiết kế từ dễ đến khó cùng với các hớng dẫngiải (hoặc lời gợi ý) từng bớc một để học sinh có thể tự thực hành trên máy tính, nâng caokhả năng t duy và áp dụng để giải quyết những vấn đề tơng tự trong các lĩnh vực chuyênmôn kinh tế khác nhau nh toán kinh tế, định mức kinh tế kỹ thuật, kế hoạch hoá, phân tíchhoạt động sản xuất kinh doanh, lập và phân tích dự án đầu t v.v…

Cuốn tài liệu này gồm 2 phần:

Phần 1: Rèn luyện kỹ năng thực hành Mục tiêu của phần này là rèn luyện kỹ năng,

thao tác thực hành của sinh viên khi làm việc với máy tính nói chung và với bảng tính điện tửM.E nói riêng Mối bài thực hành đợc đa ra dới dạng ví dụ, với những ví dụ này dần làmquen và thành thạo với các thao tác, các lệnh và các công cụ của bảng tính

Phần 2: Giới thiệu một số dạng bài tập Với những bài tập này, sinh viên rèn luyện

cách t duy, cách giải quyết vấn đề kinh tế với sự trợ giúp của công nghệ thông tin Vì vậynhững bài tập đợc biên soạn theo từng lĩnh vực chuyên môn kinh tế và những bài tập mangtính tổng hợp

Cuốn tài liệu đợc biên soạn lần đầu, chắc chắn còn nhiều sai sót Rất mong sự góp ýchân thành của ngời đọc

Xin trân trọng cảm ơn

Tác giả

C:>\win 

 Nếu trên máy tính cài hệ điều hành Winddows 95 trở đi, máy tính sẽ tự động kíchhoạt hệ điều hành windows thay cho hệ điều hành DOS và xuất hiện desktop chongời sử dụng sẵn sàng làm việc

2 Nhắp chuột vào biểu tợng Excel () trên thanh Office (góc trái trên của màn hình)Trong trờng hợp thanh Office cha đợc kích hoạt (bởi dòng lệnh: Microsoft Office ShortcutBar.lnk) thì ngời sử dụng có thể tìm đến biểu tợng Excel () trên desktop (nhắp kép) hoặckích hoạt menu Start (góc trái dới của màn hì nh), chọn Program, chọn Microsoft Excel

2 Quan sát và ghi nhớ màn hình

Các thông tin cần ghi nhận từ màn hình Excel:

 Thanh tiêu đề của ứng dụng:

  Thanh menu (thực đơn), các lựa chọn, lệnh trên mỗi thực đơn:

 Thanh công cụ chuẩn, thanh định dạng, các nút lệnh trên mỗi thanh, chức năng của mỗinút lệnh, cách ẩn hiện thanh công cụ, các nút tạo, cách tạo thanh công cụ riêng của ngời sửdụng:

 Thanh công thức: cách ẩn, hiện (nên để thanh công công thức luôn ở trạng thái hiện hữu);Hộp tham chiếu (Reference box/(tên miền hoặc địa chỉ ô)

 Dòng đầu đề các cột, tên cột và thanh đầu đề các dòng, số dòng:

 Thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc: cách sử dụng thanh cuộn

 Thanh tiêu đề trang tính, cách di chuyển giữa các trang tính, số trang tính đợc mở ngầm

định trong 1 Workbook, thay đổi số trang tính đợc mở ngầm định…

 Thanh trạng thái làm việc

3 Nhập dữ liệu

 Ghi nhớ các kiểu dữ liệu đợc nhập vào bảng tính: Text, Number

 Tự cho số liệu và nhập chúng vào bảng tính theo mẫu nh bảng 1:

Bảng 1Chỉ tiêu Đ/vị tính TH Kỳgốc

(1999)

Kỳ phân tích (2000)

I Kết quả sản xuất bằng chỉ tiêu hiện vật

1 Sản lợng than nguyên khai sản xuất tấn

2 Sản lợng than sạch sản xuất tấn

a) Trong đó than nguyên khai tấn

sẽ thực hiện vào bài thực hành sau Tuy nhiên, cần chắc chắn rằng những ô nào sẽ đợc thựchiện vào bài sau mà không cần nhập ngay bây giờ

4 Lu thông tin vào bộ nhớ (Save)

 Ghi bảng tính vào bộ nhớ (đĩa cứng hoặc đĩa mềm) với tên file: BAITAP1.XLS bằngmột trong các cách sau:

 Chọn lệnh File/Save

 Nhắp chuột vào biểu tợng đĩa mềm () trên thanh công cụ chuẩn

 Bấm F12

Hộp thoại Save As hiện ra nh sau:

- Gõ tên file trong hộp File name, ví dụ: baitap1

- Chọn th mục lu trữ trong hộp Save in

- Chọn kiểu file cần lu trữ (ngầm định: Microsoft Excel Workbook)

- Bấm Save nếu không cần có những thay đổi thuộc tính đặc biệt

- Khi cần cài đặt một số thuộc tính khác của file nh cài đặt mật khẩu khi mở hoặc khi sửachữa, thay đổi kiểu của file… chọn nút Option (xem bài “Môi trờng làm việc của M.E)

5 Đóng File

Cần phải đóng file trớc khi thoát khỏi M.E tránh mất dữ liệu Chọn một trong nhữngcách sau:

 Lệnh: File/Close

 Nhắp vào nút Close ( - góc phải trên của cửa sổ trên thanh menu)

6 Thoát khỏi M.E.

Khi kết thúc làm việc với M.E để đảm bảo an toàn cho chơng trình, yêu cầu thoátkhỏi chơng trình Các thao tác thực hiện nh sau:

Với Windows 95 trở đi có thể chọn 1 trong các cách sau:

 Chọn Exit trong menu File

 Bấm tổ hợp phím ALT+F4

 Nhắp vào nút Close ( - góc phải trên của cửa sổ chơng trình ứng dụng)

 Nhắp kép vào hộp điều khiển ứng dụng (góc trái trên của cửa sổ)

- Sau khi thoát khỏi chơng trình ứng dụng, muốn thoát khỏi Windows cần đóng tất cảcác chơng trình khác (bằng cách làm tơng tự) Cuối cùng, chọn Shut down trong menuStart Đợi trên màn hình có dòng chữ: “Now is safe to turn off your computer” khi ấy mới

đợc phép tắt nguồn điện

Với Windows 3.11 trở về trớc có thể chọn 1 trong các cách sau:

 Chọn Exit trong menu File

 Bấm tổ hợp phím ALT+F4

 Nhắp kép vào hộp điều khiển ứng dụng (góc trái trên của cửa sổ)

Sau khi thoát khỏi chơng trình ứng dụng, muốn thoát khỏi Windows cần đóng tất cảcác chơng trình khác (bằng cách làm tơng tự) Cuối cùng, bấm ALT+F4 và chọn Yes khimáy tính hỏi bạn có thực sự kết thúc làm việc với windows Khi dấu nhắc hệ thống DOS hiệntrên màn hình, lúc đó mới đợc tắt nguồn điện.

Bài 2 Tính toán sơ bộ bảng tính

1 Ví dụ 1: Sử dụng kết quả đợc lu trên đĩa

Mở file BAITAP1.XLS đã đợc tạo lập từ bài tập 1 bằng lệnh một trong những cáchsau:

 Chọn lệnh: File/Open

 Nhắp chuột vào nút lệnh Open trên thanh công cụ chuẩn

 Bấm tổ hợp phím: Ctrl+O

Tìm đến vị trí (trong hộp Look in) và tên file (trong hộp File Name) mà bạn đã ghi lần

trớc, nhắp kép vào tên file hoặc nhắp đơn sau đó chọn OK

Công việc sẽ phải làm trong bài tập này là:

Bổ sung thêm số cột cần thiết để có thể sử dụng phơng pháp phân tích so sánh để phântích tình hình sản xuất kinh doanh của năm phân tích so với năm gốc và so với kế hoạch (sosánh tơng đối và so sánh tuyệt đối) Gõ tên cho các cột Ví dụ nh:

- So sánh tuyệt đối với kỳ gốc

- So sánh tuyệt đối với kỳ kế hoạch

- So sánh tơng đối với kỳ gốc

- So sánh tơng đối với kỳ kế hoạch

Tính toán giá trị cho các cột trên bằng sử dụng các công thức tính toán theo một trongnhững cách sau:

- Sử dụng địa chỉ ô Ví dụ nh: = E8-C8 (Hãy suy nghĩ tại sao lại dùng công thức chứa địachỉ ô chứ không phải công thức dạng =174659-176390)

- Sử dụng tên miền trong công thức Muốn thế, trớc hết cần gán tên cho miền ô bằng cách: + Xác định tên miền cần gán tên

+ Nhập tên miền trong hộp Reference box (trên thanh công thức) hoặc bởi lệnh: Insert/Name/Define

(Lu ý: Bạn còn có thể gán tên cho miền bởi lệnh: Insert/Name/Create Khi nào có thể dùngcách này? Tại sao?)

Khi đã gán tên cho miền, bạn có thể sử dụng tên miền trong công thức Muốn chèn tên miềnvào công thức tính toán, hãy đặt con trỏ vào vị trí cần chèn rồi chọn tên miền từ hộpReference box hoặc bởi lệnh: Insert/Name/Paste

Sao chép công thức vừa tạo cho những ô khác (theo dòng và theo cột) bởi 1 trong nhữngcách sau:

 Dùng lệnh Copy và Paste (xem trong phần lý thuyết cách chọn lệnh)

 Dùng fillhand để sao chép công thức cho những ô liền kề tiếp theo (giữ và rê)

 Nhắp kép vào fillhand (chỉ dùng cho miền ô liền kề)

Có thể gộp bớc 2 và bớc 3 bằng cách nhập cùng một công thức (giá trị) cho miền nhiều

ô (có thể gồm các ô liền kề hoặc không liền kề) thay cho việc nhập công thức (giá trị) cho 1 ôsau đó sao chép công thức (giá trị) đó cho những ô khác bằng cách:

 Xác định miền ô cần nhập giá trị (công thức)

 Nhập giá trị (công thức)

 Bấm tổ hợp phím: Ctrl-Enter

5 Định dạng bảng tính (font chữ, ô, cột, dòng, đờng bao )

6 Ghi lại kết quả với tên file khác (ví dụ nh: BAITAP2.XLS) bởi lệnh Save As (Hãy suynghĩ: nếu chọn lệnh Save để ghi thì điều gì sẽ xảy ra? Hãy so sánh sự khác biệt giữaSave và Save As)

Có thể lu tất cả các bài tập trong cùng 1 file (mỗi bài tập đợc chứa trên 1 trang tính(sheet)) thay cho việc lu mỗi bài tập trong những file riêng biệt Với những bài tập đợc thựchiện tiếp nối từ bài trớc, hãy tạo ra bản sao của trang tính bài trớc và mọi thao tác cho bài sau

đợc thực hiện trên bản sao này Ví dụ có thể lu ở file có tên là LUONG.XLS với mỗi bài tập

đợc lu trên một trang tính (Sheet) Ví dụ trang Sheet1 có tên BAITAP1 (hãy xem lại cách gán

tên cho sheet) Để tạo một bản sao của sheet BAITAP1 (sử dụng cho bài tập 2 trong cuốn

sách này) hãy giữ nút chuột trái và rê sang phải đồng thời giữ phím CTRL trên bàn phím (khibuông cần buông phím CTRL trớc), bạn sẽ có một trang tính mới là bản sao của BAITAP1với tên BAITAP1 (2) Hãy đổi tên trang tính thành BAITAP2 Một Workbook có thể mở tới

255 trang tính (sheet) Vì vậy bạn có thể lu tất cả các bài tập thực hành trên cùng mộtWorkbook (file) với mỗi trang tính là giành cho một bài tập

2 Ví dụ 2: Thiết lập bảng tính mới

Bài tập thiết lập một bảng tính với việc nhập dữ liệu từ bàn phím theo theo ví dụ củamột dự án khai thác khoáng sản rắn có các thông số sau:

Thời gian hoạt động của dự án: 5 năm (năm đầu t đợc tính là năm 0) Sản lợng quặng năm

đầu 62 ngh.tấn, tăng đều 20% ở 2 năm tiếp và giảm đều 30% so với năm đầu ở những nămcòn lại Giá bán dự tính: 26 USD/tấn

Tổng vốn đầu t ban đầu:

+ Năm 0: 850 ngh.USD (trong đó: chi phí phát triển mỏ: 750 ngh.USD; chi phí mua bảnquyền khai thác mỏ: 100 ngh.USD)

+ Năm 1: 920 ngh.USD (trong đó: : chi phí phát triển mỏ: 250 ngh.USD và chi phí muathiết bị khai thác mỏ: 670 ngh.USD)

Chi phí vận hành lần lợt là: 175 ngh.USD; 193 ngh.USD; 212 ngh.USD; 200 ngh.USD

và 196 ngh.USD Phí thuê mỏ: 14% doanh thu

1 Hãy thiết lập bảng tính phân tích hiệu quả thơng mại của dự án khai thác khoáng sản

2 Chủ đầu t mong muốn tỷ lệ thu hồi nội tại (IRR) tối thiểu là 15%, vậy thì giá bán tối thiểuphải là bao nhiêu?

Gợi ý:

- Trong bảng ví dụ 2 cũng có những giá trị đợc nhập trực tiếp từ bàn phím (tên chỉ tiêu, têncột, các giá trị đầu vào cho trớc) nhng cùng có những giá trị là kết quả của công thức tínhtoán Ví dụ nh: sản lợng, giá bán từ năm thứ 2 trở đi đợc tính theo sản lợng của năm thứ 1,doanh thu… Khi cha học cách sử dụng hàm IRR, NPV có thể tính chúng theo công thứcnội suy sau:

IRR = r1+ NPV1(r2-r1)/(NPV1+NPV2)Trong đó: r1, r2: tơng ứng các hệ số chiết khấu để NPV1 và NPV2 đạt giá trị dơng và âm (với(r2-r1) < 5%)

- Sử dụng các kiến thức đã học ở môn học "Lập và phân tích dự án đầu t" kết hợp các công

cụ tính toán của M.E Bảng tính đợc lập có thể có dạng nh hình sau:

Muốn tìm các r1, r2 hãy thay đổi một vài giá trị của ô B16, công thức tính NPV (ô B20) sẽ tự

động đợc cập nhật (tự động tính theo), cho đến khi giá trị ô B20 là âm (hoặc dơng) Lu lại cáckết quả tơng ứng NPV qua mỗi lần thay đổi để dùng trong công thức tính IRR

Ghi chú: Với dạng bài tập này, mỗi nhóm sinh viên hãy tính toán theo dữ liệu đã cho trong đồ

án môn học: "Lập và phân tích dự án đầu t" của riêng nhóm mình

Bài 3 Sử dụng hàm tính toán đơn giản

Sử dụng các thao tác đã thực hành ở bài 1 và 2 thiết kế và tính toán bảng chia lơngcho các cá nhân trong 1 tổ sản xuất hởng lơng theo sản phẩm với các thông số nh sau:

Gợi ý:

- Phơng pháp chia lơng đợc sử dụng ở đây là: "Phơng pháp giờ công - hệ số" vì vậy:

- Trớc hết tính tổng thu nhập của cả tổ (giả định chứa nó trong ô E3), công thức ô E3 sẽ là:

= D3*D4

- Tạo thêm 2 cột có tên là: “Giờ công – hệ số” và “Thu nhập”

- Tính giờ công-hệ số của mỗi thành viên trong tổ Ô E6 có công thức: = C6*D6; sao chépcông thức của ô E6 cho những ô còn lại để tính giờ công-hệ số cho những ngời khác

(Hoặc sử dụng các nhập cùng công thức (giá trị) cho một miền các ô: Xác định miền ô

(E6:E15); Nhập công thức: = C6*D6 ; nhấn CTRL-Enter) Tính tổng giờ công-hệ số của

toàn tổ (và chứa kết qủa tại ô E16)

- Với công thức tính lơng cũng thao tác tơng tự, chỉ khác là công thức tính lơng nh sau:

=($E$3/$E$16)*E6 (hãy suy nghĩ tại sao phải dùng địa chỉ tuyệt đối trong công thức này)

- Nếu công thức của ô F16 =sum(F6:F15) (đặt con trỏ ở ô F16, nhắp chuột vào biểu tợng 

trên thanh công cụ chuẩn, bấm Enter) cho ra kết quả giống ô E3 có nghĩa là bạn đã hoàn

thành việc tính toán

- Xác định mức lơng cao nhất:

=MAX(thu_nhap) nếu bạn đã gán tên “thu_nhap” cho miền ô: F6:F15, hoặc:

=MAX(F6:F15)

- Tơng tự, xác định mức thu nhập thấp nhất, dùng hàm MIN

- Định dạng bảng tính lơng và ghi lại với tên file BAITAP3.XLS

Bài 4 Các hàm Logical

Với ví dụ nh bài 3 (vì vậy có thể mở bài 3 ra để thực hành tiếp bởi lệnh File/Open), nh ng

đơn giá tiền lơng ở ví dụ này là đơn giá luỹ tiến Vì vậy phơng pháp trả lơng ở đây là: Phơngpháp trả lơng theo sản phẩm luỹ tiến

Số liệu để tính ở ví dụ này bao gồm toàn bộ số liệu ở bài 3 và:

- Kế hoạch giao cho tổ là: 300T/tháng

- Đơn giá luỹ tiến đợc quy định nh sau:

ô E3, các kết quả của các công thức có liên quan tới ô E3 (trực tiếp hoặc gián tiếp) cũng tự

động đợc cập nhật Vì vậy các công thức chia lơng trong bảng bạn không cần phải thay

Công thức trên có thể chia đoạn và diễn giải nh sau:

 D3*D4: Tính tổng thu nhập khi sản lợng hoàn thành đạt 100% hoặc không hoàn thành

kế hoạch giao (1.1)

 D4*F4+(D3-F4)*D4*0.15: Tính tổng thu nhập khi sản lợng hoàn thành vợt kế hoạch

<=110% Trong đó: F3*D4: Thu nhập của những sản phẩm theo kế hoạch;

(D3-F3)*D4*1,3: Thu nhập của những sản phẩm vợt kế hoạch (với đơn giá tăng 30% so với

đơn giá kế hoạch) (1.2)

 D4*F4+0.1*F4*D4*0.15+(D3-1.1*F4)*D4*1.3: Tính tổng thu nhập khi sản lợng hoànthành vợt kế hoạch <=125% Trong đó: F3*F4: Thu nhập của những sản phẩm theo kế

hoạch; 0.1*F4*D4*0.15: Thu nhập của những sản phẩm vợt kế hoạch 10% (với đơn giá

tăng 30% so với đơn giá kế hoạch); (D3-1.1*F4)*D4*1.3: Thu nhập của những sản

phẩm vợt mức trong khoảng từ 11% đến 25% (với đơn giá tăng 60% so với đơn giá kế

là (1.4)

Nếu bạn tính đúng công thức này thì kết quả của công thức sẽ đặt ở ô E3 và các côngthức có liên quan tự động cập nhật mà bạn không phải tính lại bảng tính

- Ghi kết quả của bài này với tên File: BAITAP4.XLS bởi lệnh Save As

- Có thể áp dụng công thức của bài tập này với một số trờng hợp tơng tự (ví dụ nh: tính tiền

điện mà gia đình bạn phải trả hàng tháng theo đơn giá luỹ tiến; tiền điện thoại hoặc cũng

tính tiền lơng nhng đơn giá luỹ tiến không tính theo tỷ lệ hoàn thành mà tính theo khối ợng hoàn thành …)

Bảng phụ cấp trách nhiệm

Chức vụ Tỷ lệ phụ cấp

- Tổng lơng bao gồm: Lơng cơ bản+phụ cấp con+phụ cấp chức vụ.

Gợi ý:

Chúng ta tiến hành phân tích yêu cầu của bài: Phụ cấp con chỉ tính cho Nữ và có 2con trở nên, nh vậy có ngời có phụ cấp con phải thoả mãn 2 điều kiện nào đó (nên chăngdùng hàm IF để xem xét điều kiện) Điều kiện để có phụ cấp là điều kiện kép (vừa là nữ vàvừa có 2 con trở nên) (dùng hàm AND để kết hợp nhiều điều kiện đồng thời) Và nh vậy côngthức tính phụ cấp con có thể viết nh sau:

=IF(AND(C6="Nữ";D6>=2);D6*20000;0) (2)

Trong công thức (2) hàm AND đóng vai trò là đối số thứ nhất (Logical_Test) của hàm

IF Nếu hàm AND cho giá trị TRUE (tức là thoả mãn đồng thời cả 2 điều kiện) thì hàm IFcho ra kết quả là đối số thứ 2 (Value_IF_True) (=Số con (D6) x 20000đ/cháu-tháng), Nếuhàm AND cho giá trị FALSE (tức là 1 trong 2 điều kiện không đợc thoả mãn) thì hàm IF cho

ra kết quả là đối số thứ 3 (Value_IF_False) (0 đồng)

Ghi chú: Hãy suy nghĩ nếu để bảng tính cho đẹp, mà không cho hiện giá trị 0 (để

trống) ở những ngời không có phụ cấp con, vậy thì công thức (2) nên thay đổi nh thế nào?

- Bảng tính lơng này vẫn còn phải làm tiếp, hãy lu kết quả với tên file: BAITAP5.XLS

Bài 6: Làm việc với các hàm tìm kiếm

Ví dụ 1: Tiếp tục bài tập 5 để tính phụ cấp trách nhiệm cho từng ngời, biết rằng: Phụ cấp trách nhiệm đợc tính theo phần trăm của lơng cơ bản Tỷ lệ phụ cấp tuỳ thuộcvào chức vụ của mỗi cán bộ công nhân viên và đợc cho ở bảng sau:

Bảng phụ cấp trách nhiệm

Chức vụ Tỷ lệ phụ cấp

- Mở file BAITAP5.XLS để tiếp tục bảng tính

- Nếu nh không sử dụng máy tính, để biết ngời này có phụ cấp trách nhiệm là bao nhiêu,bạn phải biết chức vụ của anh ta là gì và tra tìm tỷ lệ phụ cấp trách nhiệm trong bảng phụcấp trách nhiệm và với máy tính cũng thế: hãy lấy chức vụ của anh ta, dò tìm trong bảng,nếu tìm thấy lấy giá trị của cột tơng ứng trong bảng (tỷ lệ phụ cấp) Dùng hàm VLOOKUP

- Hoặc có thể: Để đơn giản hơn, có thể tách công thức trên thành 2 công thức bằng cáchchèn thêm một cột với tên “Lơng cơ bản” để tính lơng cơ bản của từng ngời, khi ấy côngthức (3) sẽ thay đổi nh thế nào?

- Tiếp tục bài này với việc tính tổng lơng: =$E$20*G6+H6+I6 (4)

- Ghi lại kết quả với tên file: BAITAP6.XLS

Ví dụ 2: Tính tổng thu nhập của tổ sản xuất khi tổ làm việc ở nhiều công tr ờng cácnhau với mức sản lợng khác nhau theo phơng pháp “trả lơng sản phẩm tập thể” Sau đó chiatổng thu nhập cho các thành viên trong tổ theo phơng pháp ngày công -hệ số Số liệu đầu vàocho nh sau:

- Cho bảng mức sản lợng của doanh nghiệp (mức sản lợng vận chuyển phụ thuộc vào cung

đoạn vận chuyển và dung tích gầu xúc)

Bảng 1: Mức sản lợng của tổ vận tảiDung tích gầu xúc,

m3 Cung đoạn vận chuyển, km

Dungtích gầuxúc, m3

Khối lợng

đất đá vậnchuyển (Vi),

m3

Đơn giá,

Gi, m3

Thành tiền,ngh.đ

Số ngàycông công-hệ sốNgày Tiền lơng

Gợi ý: Lập bảng tính (hình sau) và thực hiện các bớc sau để giải bài tập này:

1 Tính đơn giá tiền lơng vận chuyển 1m3 đất đá và thành tiền mà tổ nhận đợc ở mỗicông trờng khi thực hiện khối lợng công tác (Vi) (bảng 3) Với mỗi công trờng có cung đoạnvận chuyển và dung tích gầu xúc khác nhau nên mức sản lợng là khác nhau Công thức tính

đơn giá nh sau:

Gi =

xnM

)HH(xL

sl

1 i

i c p cb min 





- Tổng số tiền mà tổ nhận đợc ở mỗi công trờng đợc tính: Li = Vi x Gi

2 Tính tổng thu nhập của tổ (tổng thành tiền ở tất cả các công trờng): L = Li

3 Chia tổng thu nhập cho các thành viên trong tổ (bảng 2) theo phơng pháp chia lơng: "giờ công - hệ số"

với đơn giá của 1 ngày công-hệ số: g =





n i

L

1

sốhệ-côngGiờ

 SUM($C$20:$D$20): hàm tính tổng các hệ số lơng và các loại phụ cấp của các cá nhântrong tổ.

 ($C$1*SUM($C$20:$D$20)): Tính tổng số tiền tháng mà tổ nhận đợc theo chế độ tiềnlơng

 HLOOKUP(C23,$C$4:$F$7,MATCH(D23,$B$4:$B$7,0),FALSE): Hàm cho kết quả làmức sản lợng theo từng khu vực sản xuất mà tổ phải thực hiện (tuỳ thuộc vào dung tíchgầu xúc và cung đoạn vận tải)

 Tính thu nhập theo từng khu vực công tác (ô G23): =E23*F23

 Tính tổng thu nhập của tổ ô E28: =SUM(G23:G26)

 Tính thu nhập của cá nhân (ô G10): =($E$28/$F$20)*F10

- Sau khi hoàn thiện bảng tính, tiến hành định dạng cho phù hợp và kiểm tra kết quảtính Nếu tổng giá trị các ô G10:G19 bằng giá trị ô E28 thì kết quả là đúng

- Ghi lại kết quả với tên file: BAITAP6.XLS

Bài 7: Sử dụng các hàm khác trong Microsoft Excel

Trong thực tế đa số các bài toán đòi hỏi sử dụng nhiều hàm, nhiều dạng công thứckhác nhau, các hàm có thể lồng vào nhau, kết hợp đồ thị với kết quả tính toán (nhất là nhữngbài toán phân tích, bài toán kinh tế ) Vì vậy những bài tập sau đây là những bài mang tínhtổng hợp

Ví dụ 1: Tính điểm trung bình và xét điểm học bổng cho sinh viên với bảng kết quảhọc tập nh sau:

Bảng kết quả thi

Kỳ I năm học 1999-2000

Số

TT Họ và tên sinhviên Chứcvụ

Điểm các môn thi và số học trình của từng

môn

Điểmtrungbình

Sốmônthi lại

Họcbổng

Toán kinh tế

Kinh

tế vi mô

Kinh

tế vĩ mô

Ngoại ngữ

chuyên môn

Thống

kê kinh tế

Tin học ứng dụng

Định mức kinh tế

Yêu cầu: Tính các cột 11; 12; 13 biết rằng:

- Điểm trung bình học tập đợc tính bình quân có trọng số với trọng số là số học trình củatừng môn

Trong đó số học trình của mỗi môn học đợc lu trong bảng “Chơng trình đào tạo chuyênngành” có dạng sau:

 140000 đồng với điểm trung bình học tập >=7.0 và <8.0

 160000 đồng với điểm trung bình học tập >=8.0 và <9.0

 180000 đồng với điểm trung bình học tập >=9.0

Gợi ý:

Thiết lập bảng tính và tính toán các thông số cần thiết :

- Có thể sử dụng hàm các hàm “Tìm kiếm” (ví dụ nh: VLOOUP, hoặc các hàm khác nữa đểxác định số học trình của mỗi môn học theo chơng trình đào tạo chuyên ngành

- Tính điểm trung bình học tập tính theo công thức:

Tổng của các tích (điểm từng môn x số học trình của môn đó)

Tổng học trình các mônVì vậy sử dụng hàm SUMPRODUCT để tính tổng của các tích và dùng hàm SUM đểtính tổng học trình các môn Công thức của ô đó nh sau:

Câu hỏi mở rộng: Công thức (4) chỉ đúng với trờng hợp học sinh đã thi tất cả các môn, và đã

có điểm Nhng trên thực tế có trờng hợp vì một lý do nào đó (ốm chẳng hạn) học sinh cha thi

và trong ô điểm môn đó ngời ta nhập “cha thi”, khi ấy công thức (4) sẽ cho ra kết quả sai Tạisao? Giải quyết vấn đề này nh thế nào?

- Số môn thi lại là số những môn có điểm <5 Dùng hàm COUNTIF để đếm có bao nhiêu ôtrong miền D5:J5 có giá trị <5 Hãy nhập công thức cho ô L5 và sao chép công thức chonhững ô còn lại Hoặc trớc tiên tính giá trị cho cả 3 ô K5; L5; M5 sau đó xác định 3 ô này,

sử dụng Fillhand để sao chép công thức cho tất cả các ô phía dới (chỉ thực hiện thao tác

sao chép 1 lần)

- Sử dụng hàm IF để tính học bổng cách: Nếu L5 >0 thì không có học bổng, ngợc lại, dùng

hàm IF (đóng vai trò là đối số thứ 3 của hàm IF ngoài) để xét: nếu K5 >=9.0 thì hàm IF

cho giá trị 180000 , ngợc lại, dùng hàm IF xét tiếp…

- Xét điểm cộng thêm cho các cán bộ lớp, những bạn tích cực tham gia các hoạt động

- Hoàn thiện bảng tính và lu kết quả với tên file BAITAP7.XLS hoặc nếu bạn đã thực hiệnbảng tính này trên 1 trang tính của File của mình, hãy đổi tên trang tính (chẳng hạn nh:Học_bổng)

3 Các hàm tài chính

Các hàm tài chính nh hàm NPV (hàm tính giá trị hiện tại ròng của dự án đầu t), hàmIRR (tính tỷ lệ thu hồi nội tại), hàm PMT … ợc sử dụng nhiều trong các bài toán lập và đphân tích dự án đầu t, các bài toán trong lĩnh vực tài chính Để đơn giản chúng ta quay lại bàitập 2 trong bài tập trớc và hoàn thiện chúng bằng cách sử dụng những công cụ tính toán vàphân tích tài chính

- Việc tính toán các dòng tiền thu (CI), dòng tiền chi (CO), Số d cân đối thu chi (NCF) đợc thực hiện bởi những công thức đơn giản mà chúng ta đã làm quen trong những bàitrớc Với các hàm tài chính NPV, IRR với cú pháp sau:

=NPV(Rate,Value1,Value2,…);

= IRR(Values, Guess)

thì chúng ta không cần dùng đến dòng tính "Hệ số chiết khấu" và "NCF có chiết khấu” nh bàitrớc Bởi lẽ, Rate chính là tỷ lệ lãi suất của dự án, Value1, Value2… ơng ứng là NCF của tnăm 1, năm 2 của dự án Bảng tính có dạng nh sau:

 “Số chứng từ” - “SCT”

 “Ngày tháng” – “NKC_Date”;

 “Tên tài khoản và diễn giải”

 “Số tài khoản” – “NKC_SoTK”

 “Nợ” – “NKC_No”

 “Có” – “NKC_Co”

Bảng tính đợc thiết kế với dữ liệu ví dụ cho nh sau:

(sinh viên tự thiết kế)

Trong bảng “Sổ cái” có các cột “Tháng” (đợc gán tên là “SoC_Date”); “Tên tàikhoản” (đợc gán tên là “SoC_SoTK”); “Số tài khoản” đợc thiết kế theo biểu mẫu chuẩn của

các nhà kế toán Bảng tính M.E sẽ thực hiện lệnh để chuyển dữ liệu từ bảng “Sổ Nhật kýchứng từ chung” sang Sổ cái cho các cột “SoC_No” và “SoC_Co” để tính tổng “Nợ” và tổng

“Có” phát sinh trong tháng của mỗi tài khoản bởi các công thức sau:

Ghi chú: Các công thức trên phải đợc nhập ở dạng công thức mảng bằng cách: sau

khi nhập xong công thức bạn cần nhấn tổ hợp phím: Ctrl+Shift+Enter Nếu nhập đúng trên

công thức sẽ xuất hiện dấu bao {} ôm lấy công thức Không đợc nhập dấu bao này từ bàn

phím, nếu không M.E sẽ diễn dịch công thức dới dạng văn bản (Text)

M.E sẽ thực hiện lệnh này nh sau:

- Nếu tháng của mỗi nghiệp vụ kinh tế (trong bảng Nhật ký chung) trùng với thángcủa Sổ cái, hàm IF sẽ trả giá trị 1 và ngợc lại sẽ trả về giá trị 0 Với công thức mảng hàm IF

sẽ trả về mảng các phần tử {1;0}, tuỳ thuộc vào điều kiện trên có đợc thoả mãn hay không

- Nếu tài khoản nhập của mỗi nghiệp vụ kinh tế (trong bảng Nhật ký chung) trùng vớitài khoản của Sổ cái, hàm IF sẽ trả giá trị 1 và ngợc lại sẽ trả về giá trị 0 Với công thức mảnghàm IF sẽ trả về mảng các phần tử {1;0}, tuỳ thuộc vào điều kiện trên có đ ợc thoả mãn haykhông

- Nhân 2 mảng trên, M.E cho ra mảng các phần tử 1 và 0 Phần tử 1 đợc trả về nếu cả

2 điều kiện trên đều thoả mãn, nếu 1 trong 2 điều kiện không đợc thoả mãn phần tử 0 sẽ đợctrả về

- Nhân kết quả của 2 mảng trên với mảng “NKC_No” và tính tổng

Sinh viên có thể ứng dụng công thức mảng để giải quyết vấn đề khác Tính tổng lợng hàng xuất của mỗi loại hàng cho mỗi đối tợng trong tháng…

Bài 9 Sử dụng các công cụ phân tích của M.E

Công cụ phân tích giả sử đợc sử dụng trong nhiều bài toán của các môn chuyên ngànhkinh tế: Toán kinh tế, thống kê, định mức, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh

Ví dụ sau là mẫu bài tập phân tích sử dụng công cụ Regression để xác định hàm tơngquan giữa 2 đại lợng

Quan hệ giữa chiều dài lò chợ (L) và năng suất lao động bình quân (P) cho ở bảng sau:

P 1,5 1,6 1,6 1,7 1,7 1,7 1,8 1,8 1,9 1,9 1,9 2 2,1 2,2 2,2 2,3 2,3 2,2 2,1 2,1 1,9

L 50 52 55 58 60 62 65 68 70 72 75 78 80 82 85 88 90 92 95 98 100Yêu cầu:

1 Nghiên cứu quan hệ tơng quan giữa chiều dài lò chợ và NSLĐ b/q của công nhân khai thác

2 Tìm chiều dài lò chợ tối u (cho NSLĐ b/q lớn nhất)

Gợi ý:

Mối quan hệ tơng quan giữa L và P có dạng hàm: P = f(L), trong đó L có thể bậcnhất, bậc 2, bậc 3…

Giả định chọn L là bậc 2 (và sau khi tìm đợc phơng trình tơng quan, cần dùng các

điều kiện để kiểm định, nếu không phù hợp, cần tìm đến một mô hình khác thích hợp hơn,

điều này đã đợc nghiên cứu trong môn học Toán kinh tế) khi ấy hàm có dạng:

P = aL2 + bL + c

Sử dụng công cụ Regression để tìm a, b, c trong phơng trình này, muốn vậy phải tạo

ra dãy số liệu L2 bằng cách lấy bình phơng các phần tử tơng ứng của dãy L Dữ liệu bố trítrong bảng tính nh hình sau:

 Xác định miền ô C4:C24, nhập công thức

=B4^2 và ấn Ctrl+Enter

 Sau khi đã tạo ra dãy số liệu L2 , P đợc coi

là biến phụ thuộc và ta có 2 biến độc lập

L và L2

 Từ menu Tools chọn Data Annalysis,chọn Regression trong hộp thoại DataAnnalysis, nhắp OK

Nhập các thông số cho hộp thoạiRegression (Vì chúng ta không đi sâu nghiên cứu kinh tế lợng nên trong hộp thoại này chỉnhập địa chỉ của các nhóm: Input Y Range; Input X Range, nếu trong miền nhập trên baogồm cả ô có chứa nhãn (labels) hãy nhắp chuột vào ô Labels) Xác định miền chứa kết quảhồi quy trong hộp Output Range và chọn OK, ta có kết quả:

Từ thông tin trong bảng SUMMARY OUTPUT và ta có phơng trình hồi quy sau:

P = -1.05485 + 0.067979.L - 0.00036.(L^2)

Hãy sử dụng một số công cụ kiểm định đã biết để kiểm định phơng trình trên và ghi kết qủavào bộ nhớ

Bài 10 Các hàm tài chính và sử dụng các công cụ phân tích

giả sử (What-if annalyze)

Bài tập này cho một ví dụ và hớng dẫn dùng một số hàm tài chính để tính toán một sốchỉ tiêu theo phơng pháp chiết khấu dòng tiền theo thời gia đồng thời yêu cầu sinh viên sửdụng các công cụ phân tích giả sử (What-if analyze) để khảo sát sự thay đổi của một hoặcnhiều biến tới kết quả của một hoặc nhiều công thức (phân tích độ nhạy)

Ví dụ 1: Một cửa hàng dự toán các khoản thu nhập của mình theo mẫu bảng tính sau:

a) Lợi nhuận ròng của cửa hàng sẽ thay đổi nh thế nào tơng ứng với các khả năng xảy

ra ở trên

b) Với khả năng nào cửa hàng phải dóng cửa vì không trang trải nổi các khoản chi Gợi ý: Tạo bảng tính có dạng sau:

1 Tính lợi nhuận gộp: =Tổng doanh thu - giá vốn hàng bán

Tổng chi phí = Chí phí thuê cửa hàng + chi phí quản lý + chi phí khác

Thuế thu nhập = 4% * (Lợi nhuận gộp - Tổng chi phí)

Lợi nhuận ròng = (Lợi nhuận gộp - Tổng chi phí) - Thuế thu nhập

2 Sử dụng công cụ Scenario manager để phân tích giả sử (Tools/ Scenarios…) (xemtrong bài giảng

Ví dụ 2: Một Ngân hàng ngoại thơng trả lãi suất tiền gửi hiện tại 1,6%/năm

a) Số tiền phải gửi cuối mỗi tháng vào tài khoản 0913526336 là bao nhiêu để 50 năm sau số

d của tài khoản này đạt 100000 USD (Số d hiện tại là 0)

b) Nếu tỷ lệ lãi suất thay đổi lần với các khả năng: 1%; 1,2%; 1,3%; 1,4%, 1,5% thì số tiềnphải gửi cuối mỗi tháng thay đổi tơng ứng là bao nhiêu?

c) Cũng với 2 câu hỏi trên nhng Ngân hàng yêu cầu gửi tiền vào đầu mỗi tháng, lợng tiềngửi sẽ thay đổi nh thế nào? và bao nhiêu?

Gợi ý:

1 Sử dụng hàm PMT để tính lợng tiền phải trả

2 Sử dụng công cụ Table để khảo sát sự thay đổi giá trị của hàm PMT khi lãi suất

Bảng tính có thể đợc thiết kế nh sau:

3 Tham số Type sẽ nhận giá trị là 0 nếu các khoản gửi đợc thực hiện vào đầu mỗi tháng Vẫn có thể dùng công cụ Table để khảo sát sự biến động này Hãy suy nghĩ.

Ví dụ 3: Một công ty kinh doanh nhà ở đa ra 2 phơng án bán nhà:

Phơng án 1: Trả tiền một lần ngay khi mua với tổng số tiền là 250 tr.đồng

Phơng án 2: Trả góp trong 20 năm với số tiền phải trả mỗi năm là 20 tr.đ/năm vào đầu năm.a) Với mục tiêu tối đa hoá lợi ích ngời mua sẽ chọn phơng án nào nếu lãi suất tiền gửi ngânhàng 7.2%/năm?

b) Khả năng nào sẽ khiến ngời mua thay đổi phơng án lựa chọn khi Công ty kinh doanh nhà

ở thay đổi thời hạn chi trả và ngân hàng cũng thay đổi lãi suất tiền gửi với các khả năngsau:

Gợi ý:

1 Phơng án đợc ngời mua lựa chọn là phơng án có tổng số tiền phải chi trả là nhỏ nhất Để

có thể so sánh tổng số tiền phải chi trả ở 2 phơng án, cần phải quy dòng tiền về cùng thời

điểm (hoặc là hiện tại hoặc là tơng lai) Dùng các hàm PV hoặc FV để quy dòng tiền vềthời điểm hiện tại hoặc tơng lai sau đó mới so sánh để lựa chọn phơng án tối u

2 Sử dụng bảng Table (two-input table) để khảo sát sự thay đổi các đầu vào (thời hạn chi trả

và lãi suất tiền gửi) tới kết quả của các hàm trên Từ đó đa ra sự lựa chọn tối u

Bảng tính có thể đợc thiết kế nh sau với phơng án so sánh theo giá trị hiện tại của dòng tiền.Bằng việc sử dụng hàm PV để tính tổng số tiền phải chi trả tính theo giá trị hiện tại:

Kết quả cho thấy phơng án 2 với số tiền phải trả tính theo thời điểm hiện tại chỉ là 167,74tr.đ Bạn sẽ chọn phơng án nào?!!

Để khảo sát lợng tiền phải chi trả ứng với lãi suất và thời hạn chi trả khác nhau, sử dụng công

cụ Table với 2 dòng dữ liệu đầu vào Với bảng tính trên các lựa chọn của công cụ Table sẽ là:

Và ta có kết quả nh sau:

Rõ ràng là thời hạn chi trả càng dài, lãi xuất ngân hàng càng cao thì càng có lợi khilựa chọn phơng án 2

Bài 11: Các công cụ kết xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu

Bảng tính M.E có rất nhiều các công cụ để kết xuất thông tin từ sơ sở dữ liệu Ví dụsau cung cấp bạn đọc cách sử dụng các công cụ đó:

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt các loại cần tính toán chi phí nguyên vậtliệu cho từng loại bánh để làm thông tin cung cấp cho việc hạch toán giá thành sản phẩm.Nguyên vật liệu đợc xuất từ kho và thông tin xuất đợc lu trên bảng tính M.E với các trờngsau:

Số TT Ngày tháng Mã vật t Tên nguyênvật liệu ĐVT Số l-ợng Giá xuất Xuất cho Thànhtiền

Gợi ý: Mục đích của bài tập này không phải là luyện các hàm tìm kiếm (các hàm LOOKUP)

để có đợc thông tin về “Tên nguyên vật liệu”; “”Đơn vị tính”; “Giá xuất” Hãy xem lại ví dụbài 6 để thực hành lại các lệnh tìm kiếm Sau đó tính “Thành tiền” để xác định tổng giá trị vật

t xuất của mỗi lô hàng xuất

* Để có đợc thông tin về lợng và giá trị vật t xuất cho mỗi loại sản phẩm có thể sử dụng mộttrong số các cách sau:

Cách 1: Sử dụng công thức mảng

Để đơn giản, chúng ta chỉ tính đợc vật t xuất trong tháng và từ đó xác định chi phí nguyên vậtliệu cho mỗi đơn vị sản phẩm trên cơ sở biết số lợng sản phẩm sản xuất trong tháng Cáccông thức nh sau:

Với công thức trên, M.E sử dụng 3 hàm IF để kiểm tra sự thoả mãn đồng thời của 3 điềukiện: Vật t xuất trong cùng tháng, Cùng loại vật t và xuất cho cùng loại sản phẩm Bằng việclấy tích số của 3 mảng là kết quả của 3 hàm IF chúng ta có mảng các phần tử {1 hoặc 0}.Phần tử giá trị 1 thể hiện rằng cả 3 điều kiện đều thoả mãn, phần tử giá trị 0 thể hiện 1 trong

3 điều kiện không đợc thoả mãn

Nhân mảng tích số này với mảng “Số lợng” hoặc mảng “Thành tiền” và tích hợp kết quả ta

sẽ có tổng lợng xuất và giá trị xuất cùng tháng cho cùng loại sản phẩm của mỗi loại vật t.Tính tổng thành tiền và tính chi phí vật t cho 1 đơn vị sản phẩm trên cơ sở biết số lợng sảnphẩm của mỗi loại bánh đã sản xuất trong tháng

Cách 2: Sử dụng công cụ Pivot Table

Để sử dụng công cụ Pivot Table dữ liệu phải đợc lu trữ ở dạng danh sách các bản ghi vớidòng đầu tiên chứa tên trờng, các sau lu trữ thông tin của mỗi lần xuất vật t (các bản ghi)

Đặt con trỏ ở tại một ô bất kỳ trong danh sách cơ sở dữ liệu, chọn Data\Pivot Table and PivotTable Chart và thực hiện các bớc tiếp theo:

1 Xác định miền tham chiếu cơ sở dữ liệu (có thể sử dụng ngầm định)

2 Chọn Layout để ấn định thông tin kết xuất theo cột và theo dòng (của bảng báo cáo) lànhững thông tin xin (có thể xem mẫu ở hình sau)

3 Xác định nơi thể hiện bảng báo cáo Pivot Table

Kết quả mà công cụ đa ra có dạng:

So sánh 2 cách tính cho thấy cùng kết quả tính toán Tuy nhiên khuôn dạng của báo cáo tuỳthuộc mỗi ngời sử dụng lựa chọn

Bài 12: Các bài tập với công cụ Solver

Công cụ Solver đợc sử dụng để giải các bài toán tối u phục vụ cho công tác kế hoạchhoá (trong quản trị tài chính, kế hoạch sản xuất, marketing, v.v…) Các bài toán tối u có thể

đợc chuyển về dạng mô hình toán kinh tế chuẩn (bài toán quy hoạch tuyến tính, bài toán vận

tải…) hoặc đợc cho ở dạng bảng tính Bài tập này sẽ đa ra một số ví dụ và lời gợi ý hoặc hớngdẫn thực hành:

Ví dụ 1: Vì số lợng hàng bán ra phụ thuộc vào yếu tố mùa và chi phí quảng cáo Hãyphân bổ chi phí quảng cáo cho 4 quý trong năm với tổng chi phí quảng cáo của cả năm khôngvợt quá 40000 USD Các khoản mục chi phí khác đợc cho ở bảng sau:

Các phép tính ở bảng trên đợc diễn giải nh sau:

3 Giá trị cho trớc Yếu tố mùa: Số lợng hàng bán trong quý 2 và 4 cao

hơn so với quý 1 và3

5 =35*B3*(B11+3000)^0.5 Dự tính số lợng hàng bán của mỗi quý phụ thuộc vào

yếu tố mùa vụ (dòng 3) và chi phí quảng cáo (dòng11)

10 Giá trị cho trớc Chi phí nhân viên bán hàng

11 Giá trị cho trớc Ngân quỹ quảng cáo (khoảng 6,3% doanh thu)

12 =0.15*B6 Nộp cấp trên: Doanh thu bán hàng (dòng 6) nhân

15%

13 =SUM(B10:B12) Tổng chi phí: Chi phí nhân viên bán hàng (dòng 10)

cộng quảng cáo(dòng 11) cộng Nộp cấp trên (dòng12)

15 =B8-B13 Lợi nhuận thuần: Lợi nhuận gộp (dòng 8) trừ tổng

chi phí (dòng 13)

16 =B15/B16 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu: Lợi nhuận thuần

(dòng 15) chia doanh thu bán hàng (dòng 6)

18 Giá trị cho trớc Giá bán đơn vị sản phẩm

19 Giá trị cho trớc Giá thành đơn vị sản phẩm

Đây là dạng mô hình marketing cụ thể: Doanh thu bán hàng tăng khi chi phí quảngcáo tăng nhng theo quy luật lợi tức cận biên giảm dần Ví dụ nh: với 5,000 USD đầu giànhcho quảng cáo, số lợng hàng bán tăng khoảng 1,092 đơn vị sản phẩm, nhng với 5,000 USDtiếp theo giành cho quảng cáo, số lợng hàng bán chỉ tăng 775 đơn vị sản phẩm

Vì vậy có thể sử dụng Solver để tìm giải pháp với nguồn ngân quỹ cho quảng cáo làthấp nhất, với ảnh hởng của yếu tố mùa vụ, phân bổ chi phí quảng cáo theo thời gian nh thếnào để lợi nhuận là lớn nhất

nhuận lớn nhất (Chúng ta đang quan tâm tới việc tối đa hoá lợi nhuận bằng cách thay

đổi chi phí quảng cáo).

 Từ menu Tools/Solver Trong hộp Set target cell nhập tham chiếu B15 (lợi nhuận quý I).Chọn Max Trong hộp By Changing Cells nhập tham chiếu B11 (chi phí quảng cáo qúy I).Chọn Solver Sau khoảng thời gian, trên màn hình sẽ hiện thông báo của Solver về kết quảgiải

 Sau khi kiểm tra lại kết quả, hãy chọn Restore original values và nhắp OK để xoá kết quả

và đa ô B11 về giá trị ban đầu của nó

3 Tìm lợi nhuận tối u bằng cách thay đổi một vài giá trị: Có thể sử dụng Solver để giải bàitoán cực trị một biến nào đó khi thay đổi giá trị nhiều biến cùng lúc Ví dụ, có thể giải bàitoán tối u lợi nhuận cả năm khi phân bổ lại ngân quỹ quảng cáo cho các quý Vì yếu tốmùa vụ trong dòng 3 đóng vai trò nh số nhân trong công thức tính lợng hàng bán đợc, nó

có vẻ logic khi tăng chi phí quảng cáo cho quỹ IV để số lợng hàng bán quý này tăng lêntơng ứng và giảm chi phí quảng cáo quý III khi doanh thu giảm Công cụ Solver đợc sửdụng nh sau:

 Từ menu Tools/Solver Trong hộp Set target cell nhập tham chiếu F15 (Tổng lợi nhuậntrong năm) Chọn Max Trong hộp By Changing Cells nhập tham chiếu B11:E11 (chi phíquảng cáo các qúy) Chọn Solver.

 Sau khi kiểm tra kết quả tính toán, chọn Restore original values và nhắp OK để xoá kếtquả và đa ô B11:E11 về giá trị ban đầu của nó

Kết quả mà Solver đa ra là giá trị lợi nhuận lớn nhất với 4 biến (từ ô B11 đến E11)thay đổi Tuy nhiên đây chỉ là tối u hoá cha có ràng buộc nhng trong các mô hình thực tế đều

có chứa các yếu tố ràng buộc (tức là chỉ áp dụng với những giá trị cụ thể) Những ràng buộcnày có thể đối với ô đích, các ô thay đổi hoặc bất kỳ một giá trị nào khác có liên quan tớicông thức tính các ô này

4 Bổ sung các ràng buộc: Ngân quỹ giành cho chi phí quảng cáo và tạo thêm lợi nhuận ,nhng vấn đề ở đây là phải tìm kiếm điểm tối u Giả định rằng ngân quỹ quảng cáo ban

đầu là 40000 USD Để thêm ràng buộc đối với bài toán là tổng ngân quỹ cho 4 quý đợcgiới hạn là 40000 USD cho công cụ Solver, thực hiện nh sau:

 Từ menu Tools/Solver Nhắp Add; Hộp thoại Constraint xuất hiện Trong hộp CellReference nhập tham chiếu F11 (tổng chi phí quảng cáo năm) Ô F11 phải nhỏ hơn hoặcbằng 40000 USD Lựa chọn <= trong hộp Constraint, hộp bên cạnh gõ 40000 Chọn OK

và Nhắp chuột vào Solver

 Sau khi kiểm tra kết quả tính toán, chọn Restore original values và nhắp OK để xoá kếtquả và đa ô B11:E11 về giá trị ban đầu của nó

Công cụ Solver đa ra kết quả phân bổ ngân quỹ quảng cáo cho 4 quý để tổng lợinhuận trong năm là lớn nhất Rõ ràng là lợi nhuận tăng lên so với phơng án đầu mà tổngngân quỹ quảng cáo không cần tăng

Thay đổi ràng buộc: Khi sử dụng M.E Solver, có thể khảo sát thử nghiệm với sự

thay đổi giá trị các tham số với một lợng rất nhỏ khác nhau để tìm lời giải tối u nhất cho bàitoán Ví dụ, có thể thay đổi ra ràng buộc để xem xét liệu kết quả tốt hơn hay tồi hơn trớc.Trong ví dụ bảng tính này, hãy thử tăng tổng chi phí quảng cáo lên tới 50000 USD để xemtổng lợi nhuận thay đổi nh thế nào

 Từ menu Tools/Solver Chọn ràng buộc $F$11<=40000 trong hộp Subject to theconstraint Nhắp Change Trong hộp Constrain thay đổi giá trị 40000 bởi 50000 chọn OK.Sau đó chọn Solver để yêu cầu M.E tính toán Muốn kết quả tính toán đợc hiện trên trangtính hãy chọn Keep solver solution sau đó chọn OK

Solver tìm lời giải tối u với tổng lợi nhuận là 74817 USD, tăng 3370 so với cũ Trongnhiều trờng hợp, việc tăng đầu t lên 10000 USD để lợi nhuận tăng 3370 USD, hay là tỷ suấtlợi nhuận trên vốn đầu t là 33,7% Nếu so với kết quả tính toán không có ràng buộc, lợinhuận có ít hơn 4889 USD nhng khoản chi phí cũng ít hơn 39706 USD

Ghi mô hình bài toán

Khi chọn Save từ menu File, toàn bộ những lựa chọn vừa thực hiện trong hộp thoạiSolver Parameters đợc lu lại cùng với trang tính Tuy nhiên, có thể xác định nhiều tìnhhuống cho một bảng tính và ghi lại một cách riêng rẽ từng tình huống bằng cách sử dụngSave Model trong hộp thoại Solver Options Mỗi tình huống gồm có nhiều ô và nhiều ràngbuộc đã đợc nhập trong hộp thoại Solver Parameters

Khi lựa chọn Save Model, hộp thoại Save Model xuất hiện cùng với các miền lựachọn ngầm định theo ô hiện thời và đợc coi nh vùng để lu mô hình Miền gợi ý này bao gồm

ô cho mỗi ràng buộc cộng thêm 3 ô nữa Hãy để những ô mở rộng này trống để tránh mất dữliệu

 Từ menu Tools/Solver; chọn Options; chọn Save Model Trong hộp Select model areanhập miền ô để chứa mô hình (miền ô này phải lớn hơn 3+số các ràng buộc, hoặc có thểchọn một ô làm góc trái trên của Model area, khi ấy Solver tự xác định miền Model area);chọn OK

 Sau này, muốn load những tình huống này, hãy chọn Load Model từ hộp thoại SolverOptions, nhập địa chỉ của miền chứa Model area trong hộp Model area, chọn OK Solver