Hướng dẫn thục hành Excel 2003

• Tools: Các công cụ hỗ trợTruy suất thực đơn • Nháy chuột vào tên thực đơn cần sử dụng • Hoặc bấm tổ hợp phím Alt + Quản lý thanh công cụ Các thanh công cụ thờng đợc sử dụng • Standard

Trung t©m tin häc øng dông

Mục lục

Phần 1: Lý thuyết 3

Khởi động, Vào ra Ms Excel 3

Quản lý thanh công cụ 5

Tạo mới, lu, đóng, mở bảng tính 6

Giới thiệu bảng tính 6

Di chuyển con trỏ, bôi đen 7

Thao tác hàng, cột 8

Định dạng cho trang tính 9

Các loại dữ liệu – thao tác nhập dữ liệu 11

Khái niệm về hàm 13

Hàm số học 13

Hàm thời gian 15

Hàm logic 15

Hàm tìm kiếm 16

Xử lý ký tự 17

Tạo đồ thị 18

Cơ sở dữ liệu – các khái niệm 19

Các hàm trong csdl 20

Sắp xếp dữ liệu 21

đặt lọc và kiết xuất dữ liệu 22

In ấn bảng tính 23

Phần 2 : Thực hành 25

Phần 1: Lý thuyết

Khởi động, Vào ra Ms Excel

Khởi động/thoát MS Excel

Khởi động Excel

• Khởi động máy tính

• Vào Start\Programs\Microsoft Excel

• Hoặc nháy vào biểu tợng Excel tại màn hình

Thoát khỏi Excel

• File\Exit

• Hoặc dấu chéo góc phía trên bên phải màn hình

Cấu tạo cửa sổ

Thực đơn, menu

Giới thiệu thực đơn

• File: tạo mới, mở, lu, in ấn, thiết lập bảng tính

• Edit: cắt, dán, sao chép, xoá, tìm kiếm

• View: xem bảng tính ở các dạng khác nhau

• Insert: chèn các biểu tợng, biểu đồ, ứng dụng

Thanh tiêu

đề Bảng tính

• Tools: Các công cụ hỗ trợ

Truy suất thực đơn

• Nháy chuột vào tên thực đơn cần sử dụng

• Hoặc bấm tổ hợp phím Alt + <Phím có dấu gạch chân>

Quản lý thanh công cụ

Các thanh công cụ thờng đợc sử dụng

• Standard: Thực hiện cỏc thao tỏc cơ bản nhất đối với bảng tớnh

• Formating: Định dạng bảng tớnh

• Chart: Vẽ biểu đồ

• Drawing: Tạo và chỉnh sửa đồ hoạ

• WordArt: Tạo cỏc kiểu chữ đẹp

• Forms: Hỗ trợ tạo cỏc khung bảng

• PivotTable: Hỗ trợ kết xuất thụng in

• Worksheet menu bar: hệ thống thực đơn

Hiện/ẩn thanh công cụ

2 Mục Toolbars: tích chọn thanh công cụ cần hiện/ẩn

3 Mục Commands: dùng chuột kéo thả từng chức năng lên thanh công cụ

Danh sách các thanh Menu

Danh sách các thanh công cụ tư

ơng ứng của menu bên trái

Sử dụng thanh công cụ

• Mỗi thanh công cụ có một số biểu tợng để thực hiện một chức năng cụ thể

• Khi cần sử dụng thì bấm vào biểu tợng đó

Tạo mới, lu, đóng, mở bảng tính

1 File\Save hoặc bấm tổ hợp Ctrl + S

2 Save in: Chọn th mục cần lu văn bản

3 File name: tên văn bản cần lu

4 Save

Lu văn bản đ có với một tên mới ã

1 File\Save As hoặc bấm phím F12

2 Save in: Chọn th mục cần lu văn bản

o Hàng ký hiệu: 1,2,3,

• Cell: là ụ giao giữa hàng và cột

o Mỗi cell đều cú địa chỉ trờn bảng tớnh

• Địa chỉ: Hàng trước, cột sau: A12,B12

• Vựng: là một khối cỏc ụ liờn tiếp

o Xỏc định vựng: <ễ vựng đầu><ễ vựng cuối>;

Địa chỉ tuyệt đối

• Khụng thay đổi khi ta thực hiện copy, di chuyển cụng thức

• Cú dạng: thờm dấu $ vào trước phần chữ và số: <$Cột><$Hàng>;

o vớ dụ: $B$12

• Cỏch lấy địa chỉ tuyệt đối

o Nhập dấu đụla $ sau đú đến địa chỉ hàng, cột

o Hoặc nhập bỡnh thường như địa chỉ tương đối -> bấm F4

Địa chỉ hỗn hợp

• Tuyệt đối cột, tương đối hàng: <$Cột><Hàng>: $B12

• Tương đối cột, tuyệt đối hàng: <Cột><$Hàng>: B$12

Di chuyển con trỏ, bôi đen

Di chuyển con trỏ

• Sửa dụng cỏc phớm mũi tờn để di chuyển giữa cỏc ụ

• Kết hợp với phớm Ctrl để di chuyển nhanh

• Ctrl + Home: về ụ đầu tiờn

• Ctrl + And: về ụ cuối cựng

• Ctrl + cỏc phớm mũi tờn

• Sử dụng cỏc thanh cuốn dọc/ngang để chuyển nhanh đến hàng/cột

Đánh dấu, bôi đen

• Đỏnh dấu một ụ: nhỏy chuột vào ụ đú

• Đỏnh dấu nhiều ụ: nhấn giữ chuột

• Đỏnh dấu hàng: chọn hàng

• Đỏnh dấu cột: chọn cột

• Đỏnh tất cả cỏc ụ: giữa hàng và cột: ctrl+A

• Đỏnh dấu cỏc ụ rời nhau: Giữ ctrl + chuột

• Đặt con trỏ tại hàng\cột cần xoỏ

• Edit\delete -> Lựa chọn cỏc xoỏ

Thay đổi độ rộng hàng\cột

• Đặt con trỏ tại biờn của hàng/cột -> xuất hiện 2 mũi tờn ngược nhau

• Ấn giữ chuột phải và kộo: thu hẹp, mở rộng

Thay đổi nhiều cột có độ rộng tiêu chuẩn

o Number: dữ liệu kiểu số

o Currency: dữ liệu kiểu tiền tệ

o Date/time: dữ liệu kiểu thời gian

o Percentage: dữ liệu kiểu phần trăm

o Fraction: Dữ liệu kiểu phân số

o Scientific: dữ liệu kiểu chữ số khoa học

o Text: dữ liệu kiểu văn bản

o Special: dữ liệu kiểu chữ số đặc biệt: số điện thoại

o Custom: kiểu dữ liệu do người dùng định nghĩa

Tr×nh bµy d÷ liÖu trong «

• Chọn vùng cần định dạng/bôi đen

• Format\cell hoặc Ctrl+F1

• Mục Ailgnment: căn chỉnh vị trí dữ liệu

o Horizoltal: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều ngang

o Vertical: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc

o Wrap text: ngắt xuống dòng nếu độ rộng của ô không đủ

o Shrink to fit: dữ liệu vừa bằng độ rộng của Ô

o Merge cells: nối/trộn nhiều ô

o Orentation: căn chỉnh hướng chữ: đứng/nghiêng

1 Chọn độ nghiêng của chữ trong mục Degrees

2 Hoặc bấm chuột vào kim đồng hồ và kéo độ nghiêng phù hợp

o Presets: bấm chọn loại định dạng cho bảng

o None: không kẻ khung (huỷ kẻ khung)

o Outline: tạo khung viền cho bảng

o Inside: tạo các đường kẻ bên trong bảng

o Style: kiểu đường kẻ

o Đậm, nhạt, gạch nối, song song

o Border: thực hiện vẽ/huỷ các đường trong và ngoài bảng: bấm chọn từng loại

o Color: chọn màu cho đường kẻ

T¹o cöa sæ con cho b¶ng tÝnh

• Mặc định căn lề phải của ô

D÷ liÖu kiÓu ch÷ (Text)

• Bắt đầu bằng chữ cái a-z hoặc A-Z

• Muốn nhập các chữ số: thêm dấu ‘ vào trước

• Mặc định căn lề phải của ô

D÷ liÖu kiÓu ngµy th¸ng

• Là dạng thể hiện đặc biệt của dữ liệu kiểu số: có thể tính toán được

• Tự động căn lê trái của ô

• Dd/mm/yy: ngày/tháng/năm

D÷ liÖu kiÓu c«ng thøc

• Ký tự đầu tiên là dấu bằng =

• Kết quả trong ô là giá trị của công thức đó

• Thành phần: Các số, các chuỗi (trong nháy kép), toạ độ ô, tên vùng, các hàm, các toán tử (tính toán, toán tử chuỗi, toán tử so sánh)

NhËp d÷ liÖu

Quy t¾c

• Mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu

• Kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên

C¸ch nhËp

• Chọn ô muốn nhập (để chuột tại ô đó)

• Nhập dữ liệu

• Kết thúc nhập bằng phím: Enter hoặc sử dụng bốn phím di chuyển

• Edit\Cut hoặc ấn Ctrl+X hoặc nháy vào biểu tượng

• Edit\Paste hoặc ấn Ctrl+V hoặc nháy vào biểu tượng

Kh«i phôc thao t¸c

• Nhập giá trị cần tìm vào ô Find what

• Nhắp chuột Find next

Thay thÕ

• Edit\Replace hoặc Ctrl+H

• Nhập giá trị cần tìm vào ô Find what

• Nhập giá trị cần tìm thay thế Repalce with

• Thay thế

o Từng giá trị: Replace

o Hàng loạt: Replace all

§¸nh sè thø tù

• Nhập 2 giá trị đầu vào 2 ô liên nhau

• Bôi đen 2 ô này

• Để chuột vào góc phải phía dưới ô hai->xuất hiện dấu cộng

• Ấn giữ chuột phải và kéo đến ô cần đánh số

Sao chÐp c«ng thøc

• Chọn ô có công thức cần sao chép

• Để chuột vào góc phái phía dưới của ô -> dấu cộng

• Ấn giữ chuột phải và kéo đến ô cần sao chép

• Hàm phải đươc bắt đầu bằng dấu bằng =

• Tên hàm bắt dầu bằng chữ cái

• Đối số nằm trong đấu ngoặc đơn () Các đối số cách nhau bằng dấy phẩy (,)

Hµm SUMIF: tÝnh tæng cã ®iÒu kiÖn

• Cú pháp =SUMIF(Vùng chứa điều kiện, điều kiện, Vùng giá trị)

Hàm COUNTIF: §Õm cã ®iÒu kiÖn

• Cú pháp =COUNT(Vùng điều kiện, điều kiện )

Hàm INT: LÊy phÇn nguyªn cña mét sè

• Cú pháp =INT(giá trị)

• Ví dụ: =INT(10.4) -> 10

=INT(C5)

Hàm MOD: Cho biÕt sè d trong phÐp chia sè nguyªn

Hàm DAY: Cho gi¸ trÞ ngµy cña lo¹i d÷ liÖu kiÓu ngµy th¸ng

• Cú pháp: =DAY(địa chỉ chứa dữ liệu)

Hàm MONTH: Cho gi¸ trÞ th¸ng cña d÷ liÖu kiÓu ngµy th¸ng

• Cú pháp: =MONTH(địa chỉ chứa dữ liệu)

Hàm YEAR: Cho gi¸ trÞ n¨m cña lo¹i d÷ liÖu kiÓu ngµy th¸ng

• Cú pháp: =YEAR(địa chỉ chứa dữ liệu)

Hàm AND: Xác định giá trị đúng đồng thời của các biểu thức

• Cỏc dấu so sỏnh sử dụng trong hàm IF: =; >; >=; <; <=

• Chỳ ý: hàm IF cú thể sử dụng lồng vào nhau Khi đú T1,T2 là những cõu lệnh IF

• Số lệnh IF bằng số lần đúng ngoặc )

Ví dụ

• =IF(C10>=23, “Đỗ”,“Trượt”)

• =IF(B8<5,"Yếu",IF(AND(B8>=5,B8<7),"TB",IF(AND(B8>=7,B8<8),"Khỏ",IF(AND(B8>=8,B8<9),"Gỏi", "Xuất sắc"))))

• Các cột còn lại đánh số tiếp theo -> đây chính là kết quả cần lấy

• Ví dụ: =RIGHT(“Hà Nội”,3) -> Nội

• Vớ dụ: =LOWER(“Hà Nội”) -> hà nội

• Cỳ phỏp: =UPPER(xõu ký tự)

• Vớ dụ: =UPPER(“Hà Nội”) -> HÀ NỘI

• Vớ dụ: =PROPER(“hà nội”) -> Hà Nội

o Đồ thị hai chiều: trục tung và trục hoành

o Đồ thị ba chiều: trung tung, trục hoàng và trục xiờn

Tạo đồ thị

• Chọn phạm vi dữ liệu cần tạo đồ thị

• Vào Insert\Chart

• Xuất hiện cửa sổ Chart Vizard: 4 bước

o Bước 1: chọn kiểu đồ thị trong mục: Standard Types

o Bước 2: xỏc định địa chỉ tuyệt đối của cựng cần tạo đồ thị

o Bước 3: hiệu chỉnh đồ thị cho phự hợp

o Bước 4: truy xuất đồ thị ra sheet hiện tại hoặc sheet mới

Hiệu chỉnh đồ thị

• Nhỏy chuột vào đồ thị

• Chart\Options

o mầu cỏc phần tử, kiểu chữ, nột, đường trong đồ thị

o Vớ dụ: Họ tờn, Chức vụ, Ngày sinh

o Trường được thể hiện theo cột

Biểu ghi

• Biểu ghi: là tập hợp cỏc phõn tử dữ liệu (hay cỏc trường) của dữ liệu

o Vớdụ: Nguyễn Văn An, Giỏm đốc, 22/10/1956

o Biểu ghi được thể hiện theo hàng

Cơ sở dữ liệu

• CSDL (database) là tập hợp nhiều biểu ghi để phản ỏnh về một đối tượng hay một lớp đổi tượng nào đú (cỏc bảng tớnh cú quan hệ với nhau), thống nhất với nhau về mặt cấu trỳc, giỳp cho việc xử lý: tỡm kiếm, lọc, kiết xuất thụng tin được dễ dàng

o Vi dụ: CSDL về điểm của K48TT-TV

1 Cỏc trường: họ tờn, ngày sinh, điểm lần 1, điểm lần 2

2 Biểu nghi: thể hiện thụng tin của từng sinh viờn

• Nguyễn Văn A, 10/10/1985, 4 , 7

o CSDL là tập hợp tất cả cỏc biểu ghi mụ tả về sinh viờn K48TT-TV

Vùng CSDL (Database Range)

• Là vựng chứa thụng tin, dữ liệu đầy đủ của CSDL (cỏc bảng tớnh): cú hàng

và cột; cú ớt nhất 2 hàng; bao gồm: địa chỉ của ụ đầu tiờn và ụ cuối cựng của bảng

• Hàng đầu tiờn của bảng chứa chứa cỏc tờn cột (trường)

• Cỏc dũng tiếp theo chứa thụng tin về đối tượng (biểu ghi)

Vïng ®iÒu kiÖn

• Là vùng chứa các điều kiện để thực hiện các thao tác trên CSDL: tính toán, đặt lọc, kiết xuất thông tin: có hàng và cột; có ít nhất 2 hàng

• Các loại vùng điều kiện:

o Vùng TC tuyệt đối: chứa giá trị cụ thể

o Vùng TC tương đối: chứa các điều kiện

o Vùng TC kết hợp: gồm nhiều trường, có nhiều điều kiện

Vùng kÕt qña (Destination Range)

• Là vùng chứa kết quả (các bản ghi) thoả mãn điều kiện trong thao tác trích lọc, xử lý thông tin

• Có cấu tạo trường giống như vùng CSDL

• Hàm trong CSDL không sao chép được

• Cần phải xây dựng vùng tiêu chuẩn trước khi sử dụng hàm để tính toán

o N: số thứ tự của trường cần tính toán trong CSDL

Hàm DMAX: T×m gi¸ trÞ lín nhÊt

• Cú pháp =DMAX (Vùng CSDL, N, Vùng TC)

• N: số thứ tự của trường cần tính toán trong CSDL

Hàm DMIN: T×m gi¸ trÞ nhá nhÊt

• Cú pháp = DMIN (Vùng CSDL, N, Vùng TC)

o N: số thứ tự của trường cần tính toán trong CSDL

Hàm DCOUNT: §Õm phÇn tö trong trêng

• Cú pháp =DCOUNT (Vùng CSDL, N, Vùng TC)

o N: số thứ tự của trường cần tính toán trong CSDL: phải là cột chứa kiểu số

(trường) cột cần tóng tổng theo nhóm

o Use Function:

Chọn hàm cần tính toán

o Add subtotal to:

o Then by: chọn các trường cần sắp bổ sung trong trường hợp giá trị

ở cột chính trùng nhau Và chọn mục sắp xếp tăng, giảm như đối với trường thứ nhất

đặt lọc và kiết xuất dữ liệu

Khái niệm

• Mục đớch: lọc thụng tin (biểu ghi) trong CSDL theo một tiờu chớ nào đú

• Phõn loại:

o Đặt lọc tự động: Auto Filter: lọc thụng tin tại chỗ

o Đặt lọc nõng cao: Advanced Filter: cú thể kiết xuất thụng tin và một vựng địa chỉ mới

Đặt lọc tự động (Auto Filter)

• Bụi đen vựng CSDL

• Vào Data\ Filter\Auto Filter

o Khi đú: ở đầu mỗi trường xuất hiện mộ nỳt mũi tờn

o Kớch chuột vào mũi tờn tại từng trường

- Muốn lọc theo tiờu chuẩn nào đú ta kớch chuột chọn tương ứng

• Muốn lọc theo một tiờu chuẩn khụng xỏc định ta chọn Custom

• Xuất hiện cửa sổ Custom Auto Filter (hỡnh)

Các lựa chọn

• equals: bằng - ngang bằng

• does not equals: khụng bằng

• is greater then: lớn hơn

• is greater then or equal to: lớn hơn hoặc

bằng

• is less than: nhỏ hơn

• is less than or equal to: nhỏ hơn hoặc

bằng

• begins with: bắt đầu với

• does not begins with: khụng bắt đầu với

• contains: chứa đựng

• does not contain: khụng chứa đựng

o Ngoài ra còn các lựa chọn kết hợp AND OR kết hợp giữa các điều kiện lọc trực tiếp

Lọc nâng cao (Advanced Filter)

• Tạo vựng tiờu chuẩn nằm ngoài CSDL

• Vào Data\Filter\Advanced Filter

o Action

1 Filter the list, in-place: lọc tại chỗ

2 Copy to another location: sao chép kết quả ra vị trí mới

o List range: địa chỉ CSDL

o Criteria range: địa chỉ vùng điều kiện

o Copy to: địa chỉ vùng kết quả

Thao t¸c: 4 bíc

• Bước 1: Chọn nguồn dữ liệu

o Microsoft excel list or Database : Chọn bảng tính excel

o external Data Source: Dữ liệu ngoại

o Mutiple : Hợp nhất vùng

o Another Pivot Table : Pivot Table khác

• Bước 2: Chỉ định vùng nguồn dữ liệu

• Bước 3: Vào layout: chọn cách trình bày các

trường trong danh sách

• Bước 4: Chọn vị trí đưa Pivot ra màn hình hiển

thị

o New Work Sheet: Lưu ở bảng Sheet mới

o Exitsting work Sheet: Lưu ở sheet hiện tại

• Để chuột ở vị trí cần phân trang

• Kích chuột chọn menu Insert chọn Page Break

Xem tríc khi in

• Kích chuột chọn menu File chọn Print Priview

• Đây là chế độ xem tổng quát các trang của CSDL

Phần 2 : Thực hành Bài thực hành 1: thao tác cơ bản

Bài 1 Mở một bảng tính mới và nhập dữ liệu theo mẫu sau

4 Lu cất bảng với tên là BAI 1.XLS

Bài 2 Mở một bảng tính mới và nhập theo mẫu sau

Khởi động excel và nắm được màn hình, thanh công cụ

Các thao tác với File(mở ghi ) các thao tác soạn thảo.

Cấu tạo một bảng tính và các thành phần tạo nên địa chỉ ô.

Các phương pháp điền số thứ tự.

Cách thiết lập một công thức và cách copy công thức.

Yêu cầu lý thuyết

quả cho các cột : Điểm tổng HSI (1),

Điểm tổng HSII (2), Điểm tổng TBC

3 Viền xung quanh bảng

là viền đôi, viền ngang có dạng “ ”,viền dọc dạng liền

Bài thực hành 4: Hàm if

Bài 1 Tạo bảng tính theo mẫu sau

1 Cột Lơng = Hệ số lơng nhân

với lơng CB

2 Nếu ngày công lớn hơn hoặc

bằng 25, phụ cấp 100000, ngợc lại

5 Thực lĩnh = Lơng + Phụ cấp + Thởng – Bảo hiểm

Bài 2 Tạo bảng tinh sau

Chèn thêm hai cột: Thởng 8/3 và trách nhiệm trớc cột Tổng lơng và định dạng bảng theo mẫu

5 Ghi lại bảng với tên khác là BAI4.XLS

Nắm được thế nào là biểu thức Logic và các hàm liên quan đến biểu thức

số lẻ sau dấu phẩy

u tiên hãy điền vào cột điểm u tiên cho

Nếu kết quả >=8.0 thì xếp loại Giỏi

Nếu kết quả >=6.5 và kết quả<8.0thì

- = 1.5 Nếu SLVĐM cha quá 1 lần ĐM

- = 2 Nếu SLVĐM từ 1 đến cha quá 2 lần ĐM

- = 3 Nếu SLVĐM từ 2 đến cha quá 3 lần ĐM

Bài tập 4

Yêu cầu thực hiện:

1 Tính PCCV dựa vào bảng tham chiếu

2 Tính định mức sản phẩm (ĐMSP): Nếu LCB <=250 thì ĐMSP là 70 Nếu LCB >250 và LCB <= 370 thì ĐMSP là 90 Ngợc lại là 120

7 Dồn dữ liệu từ hai cột họ và tên vào 1 cột

8 Tổng kết thu nhập của từng nhóm chức vụ

Bài thực hành 7: lọc dữ liệu

Mở bảng tính và nhập số liệu theo mẫu sau

1 Tính giá tại cột Tổng điểm

Tổng điểm = (Điểm thực hành * 2 + Điểm lý thuyết)/3

Kết quả = “Đỗ” nếu tổng điểm>=5.0 ngợc lại kết quả= “Trợt” nếu Tổng điểm <=5.0

2 Sử dụng Auto Filter trích ra danh sách và sao chép đến vị trí khác theo các điều

kiện sau:

Học viên lớp A có ĐLT>=7

Học viên quê Hà Nội

Học viên Đỗ, Học viên Trợt

3.Sử dụng Advance Filter trích ra danh sách và sao chép sang vị trí mới

Học viên nhỏ hơn 23 tuổi (sinh sau năm 1975)

Học viên sinh trong tháng 4 và tháng 7

Học viên quê Hà Nội và có Tổng điểm >=7

Học viên Đỗ, Học viên Trợt

4 Cất vào đĩa với tên là BAI5A.XLS

a Tổng lơng của những ngời Nam (Bạn có thể dùng hàm Sumif)

b Tổng lơng của những ngời đã có gia đình và cha có gia đình

c Tính tuổi trung bình của nữ và Nam

d Đếm những ngời cha có gia đình và những ngời đã có gia đình

Bài 2: Mở một File mới, thiết lập một bảng tính theo mẫu sau:

HKI TB HKII, Điểm thi, Trung

bình cả năm (TBCN) TBCN theo công thức = Trung bình học kỳ I + Trung bình học kỳ II +(Điểm thi*2) tất cả chia cho 4

3 Nếu từ hai bảng nguồn có sự thay đổi dữ liệu từ các cột điểm cụ thể (ví dụ điểm toán)thì dữ liệu cột trung bình trên bảng có bị thay đổi là điều tất nhiên Nhng dữ liệu từ cột trung bình của học kỳ tơng ứng trên bảng tổng kết cả năm có bị thay đổi không? Nếu thay đổi thì theo phơng pháp nào?