Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào các mũi tên của thanh cuộn dọc Vertical scroll bar hoặc thanh cuộn ngang Horizontal scroll bar để cuộn tới miền [r]
Trang 1trung tâm tin học phạm chinh
Chuyên: Đào tạo – Lắp đặt - Sửa chữa máy vi tính
Đ/c: minh quang – vũ thư – thái bình
ĐT: 036617487, DĐ: 0904615245, 0363617487
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MễN TIN HỌC CƠ SỞ PHẦN BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL
thái bình tháng 9 - 2005
Trang 2Bài 1 Làm quen với Excel 3
I Mục tiêu 3
II Tổng quan về Excel 3
Bài 2 Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính 15
I Mục tiêu 15
II Nhập dữ liệu vào bảng tính 15
III Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính 24
IV Định dạng cho dữ liệu 33
V Sao chép và di chuyển dữ liệu 40
Bài 3 Công thức và tính toán cơ bản 49
I Mục tiêu 49
II Sử dụng công thức trong Excel 49
Bài 4 Dùng hàm trong công thức 60
I Mục đích 60
II Khái niệm hàm trong Excel 60
III Nhóm hàm số 60
IV Nhóm hàm thống kê 62
V Nhóm hàm đổi kiểu 65
VI Nhóm hàm ký tự 66
VII Nhóm hàm điều kiện 69
VIII Nhóm hàm ngày tháng 70
IX Nhóm hàm logic 71
X Nhóm hàm tìm kiếm 73
XI Cách sử dụng hộp Function 74
Bài 5 Định dạng trang và in ấn 77
I Mục đích 77
II Định dạng trang và in ấn 77
Ôn tập 82
Câu hỏi và bài tập 87
Trang 3Bài 1 Làm quen với Excel
I Mục tiêu
Giới thiệu Excel
Đặc điểm Excel
Khởi động và thoát khỏi Excel
Màn hình làm việc
Giới thiệu về bảng tính Excel
Di chuyển trong bảng tính
Làm việc với tệp
II Tổng quan về Excel
II.1 Giới thiệu Excel
Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft
Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng
Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel 2000 Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các phiên bản trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại
Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh họa, sau đó khởi động Excel vừa học vừa thực tập
II.2 Đặc điểm của Excel 2000
Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi trường từ Windows95 trở lên, do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 trong cách định dạng và trang trí Khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau:
Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều có thể thực hiện trong Excel 2000
Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 đều sẽ tương thích trong Excel 2000, nhưng các tập tin tạo bởi Excel 2000 sẽ không tương thích với các phiên bản trước Tuy nhiên nếu cần Excel 2000 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các phiên bản trước
Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x
Trang 4Bộ Office 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (xử lý bảng tính), Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), PowerPoint 2000 (thuyết trình) và Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web)
II.3 Khởi động và thoát khỏi Excel
II.3.1 Khởi động Excel.
Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau:
Start\Programs\Microsoft Excel (xem hình)
Cũng có thể khởi động Excel bằng cách click vào biểu tượng (shortcut) của Microsoft Excel ở trên màn hình Windows, hay click vào biểu tượng trên thanh Office Bar
II.3.2 Thoát khỏi Excel
Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ liệu, sau
đó thoát bằng một trong những cách sau:
C1: Chọn File\Exit.
C2: Click nút của góc trên phải thanh tiêu đề
C3: Double click biểu tượng phía trên trái thanh tiêu đề
C4: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.
C5: Click biểu tượng phía trên trái thanh tiêu đề khi đó xuất hiện một trình đơn Chọn Close
C6: Right click biểu tượng trên thanh Taskbar, khi đó xuất hiện một trình đơn Chọn Close
Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, sẽ xuất hiện thông báo sau:
Trang 5Kích nút Yes nếu muốn lưu lại những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hãy kích nút No, chọn Cancel để quay trở lại làm tiếp.
II.4 Màn hình làm việc của Excel
II.4.1 Màn hình Excel
Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau:
- Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tệp Tên ngầm định do Excel đặt là Book1, Book2…
- Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel Đây là nơi cho phép thực hiện những lệnh cơ bản nhất của Excel Thực đơn chính của Excel bao gồm File, Edit, View, Insert,
Format, Tools, Data, Window, Help Cách sử dụng thực đơn và các lệnh trên thực đơn sẽ
được lần lượt giới thiệu trong các phần sau
- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh các thao tác
cơ bản nhất như: mở file mới (New), gọi file cũ (Open), ghi file vào đĩa (Save)…
- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): chứa các nút giúp định dạng nhanh dữ liệu
như: chọn font cho dữ liệu (Font), chọn cỡ font cho dữ liệu (Font size)…
- Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời
- Thanh nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời trong bảng
tính
- Bảng tính (Wooksheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel.
Trang 6- Danh sách các Sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện thời Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3… Các tên này có thể đổi được (xem
phần sau)
- Thanh trạng thái (Status bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc hiện thời của bảng
tính
II.4.2 Định dạng màn hình Excel
Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bày Tuy nhiên, có thể làm ẩn
đi các thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ khác bằng cách
click mở trình đơn View và chọn:
Formula bar: Thanh công thức
Status bar: Thanh trạng thái
Toolbar: Thanh công cụ Có nhiều thanh công
cụ như:
- Standard: Chuẩn
- Formatting: Định dạng
- Drawing: Vẽ
- Picture: Hiệu chỉnh hình
- … (Click vào tên thanh công cụ để chọn hoặc huỷ bỏ)
Có thể di chuyển vị trí hiển thị của các thanh công cụ bằng cách click & drag tại khoảng trống hoặc thanh tiêu đề của chúng để đưa đến vị trí khác trên màn hình
II.5 Giới thiệu bảng tính của Excel
II.5.1 Wookbook
Mỗi Wookbook tương ứng với một file lưu trên đĩa bao gồm các Wooksheet (bảng tính), các biểu đồ (Chart)… Trong một Wookbook có thể có tối đa 255 sheet Các phiên bản cũ từ Excel 95 trở về trước, máy thường mở ngầm định 16 sheet Từ Excel 97, máy mở ngầm định 3 sheet Trong Excel cho phép thay đổi số sheet ngầm định này bằng cách sử dụng thực đơn
Tools\Option Trong hộp Sheet in new Wookbook của tab General gõ số sheet ngầm định muốn
mở trong file mới
Dữ liệu trên các bảng tính khác nhau có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính
Trang 7II.5.2 Wooksheet
Một tệp tin Excel (Book) sẽ có nhiều bảng tính (Wooksheet), trên mỗi bảng tính bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và hàng gọi là ô (cell)
- Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng trong một bảng tính (các phiên bản
trước nó chỉ có 16384 hàng) Tiêu đề hàng (row heading) nằm ở đầu của mỗi hàng và được đánh số từ 1 đến 65536
- Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột Tiêu đề của cột được đánh số
theo A, B, C, …, IU, IV
- Các ô (cell): Mỗi ô đều có địa chỉ riêng Địa chỉ này được xác định bằng tên của cột và tên
của hàng tạo ra ô đó (tên cột luôn đứng trước tên hàng)
Ví dụ: A1 - ô giao giữa cột A và hàng 1, E200 - ô giao giữa cột E và hàng 200 Địa chỉ ô
hiện thời hiện lên trong ô Cell Reference.
- Vùng ô (range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau (hình chữ nhật chứa từ 2 ô trở lên), địa
chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô bên trái và ô ở góc dưới phải của vùng Địa chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện được cách nhau bởi dấu hai chấm (:) Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7
II.6 Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính
Khi làm việc với bảng tính, cần chú ý tới vị trí con trỏ ô trong bảng tính
Trang 8Khi cần nhập, sửa, xoá dữ liệu hoặc gõ công thức tại ô nào, cần chuyển con trỏ bản ghi tới ô đó
II.6.1 Di chuyển con trỏ ô bằng chuột.
Kích chuột tại ô muốn chọn
Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào các mũi tên
của thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) hoặc thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) để
cuộn tới miền bảng tính cần thiết và kích vào ô được chọn
II.6.2 Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím.
, Shift + Tab Để chuyển con trỏ qua trái một ô
, Tab Để chuyển con trỏ qua phải một ô
Ctrl +, Để chuyển con trỏ ô đến bên trái nhất hoặc bên phải nhất
của vùng dữ liệu Ctrl +, Để chuyển con trỏ ô đến đỉnh hoặc đáy của vùng dữ liệu
(tức vùng trên bảng tính có chứa dữ liệu) PgUp Để chuyển con trỏ ô lên một màn hình
PgDn Để chuyển con trỏ ô xuống dưới một màn hình
Home Để chuyển con trỏ tới ô bên trái nhất trong một hàng
Ctrl + Home Để chuyển con trỏ tới góc trên bên trái của bảng tính
Ctrl + End Để chuyển con trỏ tới góc dưới bên trái của bảng tính
Trang 9End + , End +
End + , End +
Có tác dụng như sau: nếu ô hiện thời là ô trống, sẽ di chuyển đến ô trống kế tiếp theo hướng mũi tên Nếu ô hiện thời đang chứa nội dung, sẽ di chuyển theo hướng mũi tên đến ô kế tiếp có chứa nội dung
End + Enter Chuyển con trỏ ô tới cột cuối cùng trong hàng
II.6.3 Dùng hộp thoại Goto
1 Nhấn phím F5 hoặc kích thực đơn Edit và kích tiếp lệnh Goto, xuất hiện hộp thoại
2 Gõ địa chỉ của hộp muốn chuyển tới trong hộp Reference, ví dụ I45 Muốn chuyển tới một
ô trên bảng tính cụ thể nào đó, gõ tên bảng tính, dấu chấm than và địa chỉ ô Ví dụ Sheet2!H50
3 Click OK
Ghi chú:
Có thể chuyển nhanh tới ô cần chọn bằng cách gõ địa chỉ ô cần chuyển tới trong hộp Name Box và ấn Enter
II.7 Các thao tác với file dữ liệu
II.7.1 Ghi file hiện thời vào đĩa
Sau khi nhập dữ liệu vào máy, dữ liệu mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính Nếu thoát khỏi Excel, dữ liệu đó sẽ mất, do đó cần phải lưu trữ các dữ liệu đó vào đĩa để sau đó sử dụng tiếp
Các bước thực hiện:
Mở thực đơn File, kích chuột vào lệnh Save (kích chuột vào nút Save trên Stadard Toolbar)
Nếu đây là lần đầu tiên lưu file vào đĩa, Excel sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As (xem hình)
Trang 10Trong hộp Save in kích chuột vào nút Combo, xuất hiện cấu trúc Folder (thư mục), kích đúp
chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục sẽ lưu trữ file
Ví dụ: Nếu muốn lưu trữ file trong thư mục Bangtinh thuộc ổ C, hãy kích chuột vào nút
Combo, chọn tên ổ đĩa C và kích đúp tiếp vào tên thư mục Bangtinh (xem hình).
Kích chuột vào File name, xoá chữ Book1, gõ tên file mới, ví dụ, BD10A Tên file trong môi
trường Windows 9x cho phép tối đa 255 ký tự, trong khi ở môi trường DOS và Windows 3.1, tên file chỉ được phép tối đa 8 ký tự
Nhấn phím Enter hoặc kích nút Save.
Excel tự động gán phần mở rộng xls vào tên file Do đó, tên file đầy đủ lúc này là
BD10A.xls Tên file vừa đặt sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của bảng tính.
Ghi chú:
Trong trường hợp tên file vừa gõ trùng với tên file có sẵn tại chính thư mục vừa chọn, sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau:
Máy thông báo rằng đã tồn tại file BD10A.xls tại thư mục Bangtinh của ổ đĩa C, bạn có muốn thay thế file cũ hay không? Nếu kích nút Yes máy sẽ xóa file cũ và ghi nội dung của file mới vào đĩa với tên cũ Nếu chọn No thì file cũ sẽ được giữ nguyên và nội
dung của file mới sẽ không được ghi vào đĩa
Trang 11Khi ghi file từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save sẽ ghi dữ liệu được bổ sung hoặc thay đổi của file đó vào đĩa mà không xuất hiện hộp hội thoại
II.7.2 Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác
Có thể sao chép file hiện thời trên máy tính thành file khác với nội dung hiện tại bằng cách sau:
Mở thực đơn File và chọn lệnh Save As Xuất hiện hộp hội thoại như hình 3.1.
Nếu sao chép thành file mới tại thư mục cũ thì chỉ việc xóa tên file cũ trong hộp File name và
gõ tên mới
Nếu muốn giữ nguyên tên file cũ nhưng sao tới ổ đĩa hoặc thư mục khác thì chỉ việc chọn
lại ổ đĩa hoặc thư mục trong hộp Save in.
Nếu muốn đổi cả tên file và nơi lưu trữ file thì phải làm cả hai việc trên
Nhấn Enter hoặc kích nút Save.
Sau bước thứ 3, Excel sẽ ghi nội dung hiện thời trên máy tính vào đĩa vào một file mới với tên file khác hoặc với tên file cũ nhưng đặt ở vị trí khác
Muốn lưu tập tin ở dạng phiên bản khác của Excel, mở khung Save as type để chọn.
Có thể click nút Tools\General Options (mở hộp thoại Save Option) để có thêm những lựa
chọn khác
Always create backup: Luôn lưu lại tệp tin cũ khi sửa đổi.
Read-only recommended: Thuộc tính chỉ được xem.
Password to open: Mật khẩu khi mở tệp.
Password to modify: Mật khẩu khi mở để sửa.
II.7.3 Gọi một file có sẵn từ đĩa ra màn hình
Khi muốn gọi một file đã được lưu trữ từ đĩa ra màn hình để làm việc tiếp, hãy thực hiện các bước sau:
Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc kích nút Open trên Standard Toolbar) Xuất hiện
hộp hội thoại Open.
Trong hộp Look in, chọn ổ đĩa và thư mục lưu trữ file cần mở.
Kích đúp vào tên file cần mở, hoặc kích chọn tên file cần mở và kích nút Open.
Ví dụ: Các bước mở file BD10A.xls được tiến hành như hình sau:
Trang 12Ghi chú:
Một cách ngầm định, Excel lưu trữ 4 file được mở gần nhất ở cuối thực đơn file Do đó, để
mở một trong 4 file đó chỉ việc kích vào thực đơn File và kích vào tên file cần mở.
Trong Windows 9x, có thể mở file được sử dụng thường xuyên bằng cách kích vào nút
Start, trỏ tiếp vào Documents và kích vào tên file cần mở.
Tại một thời điểm có thể mở nhiều file của Excel Có thể xem danh sách các file đang mở ở
dưới thực đơn Window Khi cần kích hoạt file nào, hãy kích vào tên file đó.
II.7.4 Tạo một file mới
Để tạo một file mới hãy làm như sau:
Mở thực đơn File, chọn lệnh New, xuất hiện hộp hội thoại:
Chọn Wookbook và kích OK
Ghi chú:
Có thể dùng nút New trên Standard Toolbar.
II.7.5 Đóng file hiện thời.
1 Mở thực đơn File.
2 Kích chọn lệnh Close.
Trang 13Nếu nội dung file có thay đổi, sẽ xuất hiện thông báo có muốn lưu lại những thay đổi hay
không Chú ý lựa chọn cách trả lời thích hợp (Yes - nếu muốn lưu những thay đổi, No - nếu
không muốn lưu lại những thay đổi)
Câu hỏi và bài tập
1 Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel.
2 Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel.
3 Phân biệt sự khác nhau giữa một Wookbook và một Wooksheet.
4 Số hàng và số cột trong các phiên bn khác nhau của Excel (Excel 5.0, Excel 7.0, Excel 97) có giống nhau hay không.
5 Các địa chỉ vùng A1:C4, C7:C12, B6:E6 chỉ những ô nào trong bảng tính?
6 Nêu chức năng của các lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trên thực đơn File.
7 Nêu sự giống và khác nhau giữa hai lệnh Save và Save As.
Trang 14Bài 2 Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính
Các kiểu dữ liệu trong Excel
Cách nhập chữ tiếng Việt
Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
Các phương tiện sửa và xóa
Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính
Các thao tác với các bảng tính trong một Wookbook
Nhập công thức vào bảng tính
Dùng hàm trong công thức
Sử dụng các hàm
Sao chép và di chuyển dữ liệu
II Nhập dữ liệu vào bảng tính
II.1 Các kiểu dữ liệu trong Excel
Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm cơ bản
về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán và xử
lý dữ liệu sau này
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên Excel phân biệt các loại dữ liệu sau:
- Hằng (constant value)
- Công thức (formula value)
- Các kiểu lỗi và các giá trị logic
II.1.1 Kiểu hằng.
a) Text
Nếu trên dòng nhập liệu có chứa chữ thì Excel hiểu đó là kiểu ký tự, ở chế độ mặc định sẽ hiển thị phía bên trái của ô
Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh …
Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một ký tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu ký tự (text) Ví dụ: 123?, #80989, 209 54 …
Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là ký tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu nháy trên ( ‘ )
Ví dụ: nếu muốn gõ một xâu ký tự là các chữ số 12345 thì phải gõ ‘12345
b) Number