Lecture Purchasing and supply chain management (3rd/e): Chapter 15 - W. C. Benton

Chapter 15 - Purchasing transportation services. Chapter 15 provides an in-depth analysis of transportation costs. With JIT systems transportation costs are magnified. Some of the transportation costs include such activities as selecting the mode of transportation to be used in moving a particular shipment.

Purchasing and Supply Chain Management

3rd edition

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Chapter 15:

Purchasing Transportation Services

Purchasing and Supply Chain Management 3rd edition,  Copyright 2013 W. 

C. Benton Jr., All rights reserved

Content

• Major activities related to purchasing transportation

• Mode selection

• Carrier selection

• Rate determination 

• Third­party outsourcing

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Transportation Activity

of most manufacturing firms

• In 2009, transportation revenues were approximately $1.1 trillion

• More than 50,000 private trucking fleets in the United States

• Factors associated with cost: 

• Frequency

• Product type

• Volume of shipments

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Inbound Freight

• Usually a component of materials costs 

• e.g., F.O.B. delivered

alternative modes

• Rail

• Air

• Truck

• Ocean cargo

• Inter­modal transportation (ocean, rail, truck)

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2012

Transportation and Purchasing Management

• Purchasing’s role in transportation:

• Facilitates the movements of raw materials and component parts  from suppliers through the firm’s manufacturing process to the  ultimate customers

• Often the most costly and time­consuming activity

• Requires extensive planning to meet delivery schedules

• Requires knowledge of basic transportation decision making 

activities

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Mode Selection

• Each of the modes has specific operating and cost 

characteristics

• e.g., cost, reliability, and speed

• The buying professional must evaluate the trade off 

between characteristics and select the most appropriate  transportation mode 

• Typical decisions:

• When speed is critical, high cost modes are selected

• Under normal operating conditions, on­time deliveries and service  quality modes are preferred

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Characteristics of Rail

• Cost structure is characterized by high fixed costs 

• Majority of the fixed costs are unrelated to volume

• Theoretical pricing advantages:

• Has the largest share of the ton­miles in the United States

• Most bulk commodities are initially shipped by rail and later  shifted to motor carriers

• Generally less expensive than air and truck modes

• Lack of flexibility

• Shipping from terminal to terminal

• The primary products shipped via rail:

• Lumber, iron, steel, coal

• Automobiles

• Grains

• Chemicals

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Truck Mode

• Industry composition:

• For­hire carriers 

• e.g., United Parcel Service

• Private carriers 

• 2/3 of intercity truck ton­mileage  

• 50,000 private trucking fleets

• Industry characteristics:

• Fragmentation and high competition

• Ships majority of high­valued commodities movements

• Delivery of the largest portion of fresh fruit and minerals

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Air Mode

• Domestic air cargo market in 2009 

• Approximately $252.2 billion

• 4.5 billion tons carried over 40.1 billion miles

• Average shipment was 10.8 pounds 

• Industry characteristics:

• Only premium and emergency goods are shipped 

• Highest­cost shipping mode

• Major categories are computer components, electronics, and  fashion goods

• An integral strategic weapon for firms that compete on a fast­ delivery, low­inventory strategy

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Water Mode

• Classification categories:

• Industry characteristics:

products 

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Pipeline Mode

• In 2009, $399.6 billion in revenues

• Industry characteristics

• Used to transport low­valued, nonperishable products 

• e.g., oil, diesel fuel, jet fuel, kerosene, and natural gas

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Carrier Selection

specific carrier within the mode must be determined

movement of a product from one location to another 

to use: 

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Carrier Evaluation

• Routine evaluation of the performance in terms of:

• Consistency of service

• Quality of service 

• Key competitive criteria:

• Price

• On­time deliveries

• Loss and damage claims

• Billing accuracy

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Rate Determination 

• General factors affecting freight rate:

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1. Shipping weight per cubic 

foot

2. Liability for damage

3. Perishability

4. Liability for damage to other 

commodities being  transported

5. Liability for spontaneous 

combustion or explosion

8. Ease or difficulty in loading and  unloading

9. Excessive weight

10.  Excessive length

6. Susceptibility to theft

7. Value per pound in 

comparison with other  articles

11.  Care or attention  necessary in loading and  transporting

12.  Trade conditions

13.  Value of service

14.  Competition with other  commodities transported

15.  Quantity offered as a single  consignment

Rate Negotiation

• Deregulation has made negotiations very important 

• Involves: 

• Planning

• Analysis

• reviewing

• Influenced by the characteristics of the: 

• Current business environment

• Organization

Third­Party Outsourcing

• The decisions to transfer logistics activities to a third  party 

• Must include all of the parties that will be affected 

• Combine freight 

• Organize transportation councils 

• To simplify the negotiations process

• To reduce price

• Fewer third parties

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Third­Party Outsourcing (cont.)

• Negotiation process:

1) Prequalify a set of carriers

2) Bid by identifying and communicating to the third­party base all 

data needed  3) Enforce a common bid format for accurate evaluation 

4) Third­party contract

• Detailed and specific operation section

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Shipping documentation

• Definition

• Also called bill of lading

• Serves as the basic contract 

• Specifies the commodities and quantities shipped, routing, rates, and  carrier liability 

• Serves as a receipt for delivery

• Classification:

• Order 

• Notify bills of lading are negotiable and are similar to letters of  credit

• Sales/purchase orders 

• Convey the passage of title and are legal documents

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Terminology

• Freight Terms 

• Prepaid 

• The shipper owns the freight

• Collect 

• The consignee owns the freight

• Prepaid/collect beyond 

• There is a shipper’s prepayment portion of the freight and the  consignee is responsible for the balance of the payment

• Third party 

• Establishes that neither the consignor nor the consignee owns  the payment process function

• Prepay and add 

• The shipper advances the charges to the carrier and then bills  the beneficiary an amount that approximates or equals the actual  freight charges

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Questions?

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