Lecture Purchasing and supply chain management (3rd/e): Chapter 3 - W. C. Benton

Chapter 3 - The legal aspects of purchasing. The legal aspects are presented in chapter 3. The purchasing professional in an organization must be able to understand the legal aspects of the purchasing function. The relationship between ethics and the law is complex.

Purchasing and Supply Chain Management

3rd edition

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Chapter 3:

The Legal Aspects 

of Purchasing

Purchasing and Supply Chain Management, Copyright 2013. W. C. Benton 

Jr.,  All rights reserved

• The purchasing manager is an agent for the firm.

• The agency concept:

• An agency relationship requires at least three parties:

principal

Authority of the Purchasing Manager

• The three types of purchasing authority:

1. Express authority 

2. Implied authority 

• By the principal

• Occurs automatically when  appointed

• Stated in company bylaws

• By law

• Occurs at the time the principal  expressively grants authority 

• Protecting the principal’s rights  when a consultation with the  principal is impossible at the  time

• According to laws, a legal transaction requires all four  components:

1 The parties must be capable. 

2 The subject of the matter must be legal and valid.

3 There must be mutual consideration .

4 The parties must reach an agreement by offer and acceptance.

Components of an Offer

• Three components:

1 Intent to make an offer.

2 Communication of the offer intent.

3 Identification of the specific subject matter.

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1 The offer may lapse.

• Time Limits of an Offer:

• Specified 

• Unspecified

2 The offer may be rejected.

• Either verbal or written

• If the offer is amended, it becomes a counter­offer

The Four Outcomes to an Offer (cont.)

3 The offer may be revoked.

• According to the law, an offer can be revoked anytime before it 

is accepted. 

• However, this should be avoided if possible.

4 The offer may be accepted.

• A contract is made

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• Quantity

• An offer must express a fixed quantity of a sale. 

• A contract that does not specifically express quantity is unenforceable. 

• The unit of measure of quantity is unique to the industry.

• E.g., Concrete is quoted in cubic yards.

• Quality

Terms of Contracts (cont.)

• Price and Credit Terms

• Price is the third major term. 

• Must be included in an enforceable contract

• Price is determined when the offer is accepted.

• Price escalation clauses

• Negotiate the credit terms with the supplier.

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• Delivery Terms

• Formalize the responsibilities of the buying and selling firm for  delivery of the goods.

• E.g., Free on board (FOB)

• Leasing

• Becoming more attractive

Ethics

• Defined as the standards of right conduct

• The law can only codify and enforce the most egregious  violations.

• E.g., fraud and exploitation

• Thus, Ethics play a large role regarding fairness in 

negotiations.

• Purchasing agents are governed by: 

• Company’s ethical policies

• Uniform ommercial Code

• Securities and Exchange Commission

• A restriction put on government contractors to promote  the government’s policies.

programs, a company must be certified as at  least one of the following:

Questions?

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