Xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học việt nam

Trên thực tế hiện nay công tác lưu trữ nói chung và xác định giá trị tài liệu nói riêng của các trường đại học vẫn còn chưa đi vào nề nếp, đặc biệt là việc lựa chọn tài liệu trong quá tr

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Trần Thị Loan

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH

GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM

LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Trần Thị Loan

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH

GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của cá nhân tôi

Tên luận án không trùng với bất cứ nghiên cứu nào đã được công bố Các số

liệu, tài liệu tham khảo trong luận án đều trung thực và có nguồn gốc xuất xứ rõ

ràng Các kết luận khoa học trong luận án chưa từng được công bố trong bất kỳ

công trình nào của người khác

Nghiên cứu sinh

Trần Thị Loan

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

MỞ ĐẦU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận án 7

5 Giả thuyết nghiên cứu 8

6 Phương pháp nghiên cứu 8

7 Nguồn tài liệu, tư liệu tham khảo 10

8 Đóng góp của luận án 10

9 Bố cục của luận án 11

Chương 1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU

LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 13

1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến xác định giá trị tài liệu 13

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu về công cụ xác định giá trị tài liệu 24

1.3 Những vấn đề luận án tập trung nghiên cứu 33

Tiểu kết chương 1 35

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM 36

2.1 Giải thích các khái niệm có liên quan 36

2.1.1 Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ” 36

2.1.2 Khái niệm “Giá trị thực tiễn” và “Giá trị lịch sử” 36

2.1.3 Khái niệm “Thời hạn bảo quản tài liệu” 37

2.1.4 Khái niệm “Đánh giá giá trị tài liệu” và “Xác định giá trị tài liệu” 38

2.2 Cơ sở lý luận về công cụ xác định giá trị tài liệu của trường đại học 42

2.2.1 Khái niệm “Công cụ xác định giá trị tài liệu” và “Hệ thống công cụ

xác định giá trị tài liệu trường đại học” 42

2.2.2 Hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của trường đại học 43

2.2.3 Sự cần thiết xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu

của các trường đại học 50

2.2.4 Trách nhiệm xây dựng và áp dụng công cụ xác định giá trị tài liệu

trong các trường đại học 55

2.2.5 Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng hệ thống công cụ hướng dẫn xác định

giá trị tài liệu 58

2.3 Cơ sở pháp lý để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học 60

2.3.1 Các quy định của Nhà nước 60

2.3.2 Các quy định của Bộ Giáo dục Đào tạo 63

2.3.3 Nhận xét 73

Tiểu kết chương 2 75

Chương 3 THỰC TRẠNG VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC 76

3.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tổ chức lưu trữ

của trường Đại học 76

3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 76

3.1.2 Cơ cấu tổ chức và tổ chức lưu trữ của trường đại học 78

3.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị tài liệu của trường Đại học 81

3.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu của các trường đại học 81

3.2.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của trường đại học 88

3.2.3 Giá trị tài liệu lưu trữ của các trường đại học 90

3.3 Thực trạng về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu

của các trường đại học 97

3.3.1 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu của các trường đại học 97

3.3.2 Thực trạng về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu

của các trường đại học 105

3.3.3 Nhận xét, đánh giá 115

Tiểu kết chương 3 119

Chương 4 HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 120

4.1 Hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ của trường đại học 120

4.1.1 Căn cứ xây dựng danh mục hồ sơ của trường đại học 121

4.1.2 Yêu cầu xây dựng danh mục hồ sơ của trường đại học 124

4.1.3 Hướng dẫn phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ của trường đại học 126

4.1.4 Hướng dẫn cấu tạo của danh mục hồ sơ, tài liệu của trường đại học 127

4.1.5 Hướng dẫn quy trình xây dựng danh mục hồ sơ 128

4.1.6 Hướng dẫn sử dụng danh mục hồ sơ của trường đại học 135

4.2 Hướng dẫn xây dựng và sử dụng danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

của trường đại học 138

4.2.1 Vai trò của danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ 138

4.2.2 Hướng dẫn xây dựng danh mục 138

4.3 Hướng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành

trong hoạt động của trường đại học 142

4.3.1 Vai trò của bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 142

4.3.2 Hướng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 143

4.3.3 Hướng dẫn áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến 147

4.4 Điều kiện để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học 148

4.4.1 Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò công tác lưu trữ cho lãnh đạo

cơ quan, đơn vị và các viên chức thực thi nhiệm vụ 148

4.4.2 Tăng cường trách nhiệm của cơ quan quản lý lưu trữ các trường

đại học 152

4.4.3 Đổi mới cơ chế tuyển dụng, sắp xếp vị trí đối với người làm công tác

lưu trữ 154

4.4.4 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ trong trường đại học 156

4.5 Một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu 157

Tiểu kết chương 4 158

KẾT LUẬN 159

DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 162

TÀI LIỆU THAM KHẢO 163

PHỤ LỤC 172

Giáo dục - Đào tạo Giáo sƣ, Phó giáo sƣ Hành chính - Tổ chức Hợp tác Quốc tế

Kế hoạch tài chính Khảo thí đảm bảo chất lƣợng Nhà xuất bản

Nghiên cứu khoa học Nhà giáo ƣu tú

Nhà giáo nhân dân

Ủy ban nhân dân Quản lý đào tạo Quản lý đào tạo sau Đại học Quản trị thiết bị

Thiết kế xây dựng cơ bản

Tổ chức cán bộ Thông tin thƣ viện Thanh niên

Thời hạn bảo quản Trung học chuyên nghiệp Trung ƣơng

Xác định giá trị tài liệu Vĩnh viễn

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Theo thống kê của Bộ Giáo dục - Đào tạo, tính đến năm học 2016 -2017, hệ thống giáo dục Đại học quốc dân hiện có 235 trường đại học, học viện trong đó bao gồm 170 trường công lập, 60 trường tư thục và dân lập, 5 trường có 100% vốn nước ngoài, 37 Viện nghiên cứu khoa học được giao nhiệm vụ đào tạo ở trình độ tiến sĩ,

33 trường cao đẳng sư phạm Trong quá trình hoạt động của các trường đại học, tài liệu sản sinh ra có khối lượng lớn với nội dung phản ánh chức năng đào tạo nguồn nhân lực bậc đại học và sau đại học; nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các trường đại học có ý nghĩa trên các lĩnh vực của đời sống xã hội, phục vụ phát triển kinh tế

- chính trị, văn hóa - xã hội của của dân tộc nói chung, của các trường đại học Việt Nam nói riêng Tuy nhiên, để khối tài liệu của các trường đại học Việt Nam được xác định giá trị đúng đắn cần phải thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ trong đó đặc biệt là việc xác định giá trị tài liệu

Trên thực tế hiện nay công tác lưu trữ nói chung và xác định giá trị tài liệu nói riêng của các trường đại học vẫn còn chưa đi vào nề nếp, đặc biệt là việc lựa chọn tài liệu trong quá trình lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu còn nhiều bất cập, thiếu cơ sở khoa học và vai trò định hướng của cơ quan quản lý ngành lưu trữ, đặc biệt là chưa có hệ thống công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu hợp lý và toàn diện dẫn đến thực trạng khối tài liệu này hầu như còn trong tình trạng chưa được lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thậm chí là bó gói, chất đống trong kho, hoặc tản mạn ở các đơn vị chức năng, không được quản lý tập trung, tổ chức khoa học, phát huy giá trị của tài liệu, gây nên sự lãng phí rất lớn về những tri thức, kinh nghiệm kết tinh trong tài liệu lưu trữ

Ngoài ra, một trong những nhiệm vụ cấp thiết trong hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức nói chung và xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học Việt Nam nói riêng là phải tối ưu hoá về thành phần, nội dung của tài liệu, với tiêu chí giữ lại tối thiểu nhưng hàm lượng thông tin cần phải tối đa Việc thống nhất trong lựa chọn tài liệu là vấn đề mang tính khoa học, đòi hỏi phải được trang bị kiến

thức về lý luận xác định giá trị tài liệu, đồng thời phải có một hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu Bởi lẽ, hệ thống công cụ này sẽ là phương tiện giúp cho các trường đại học đảm bảo sự thống nhất về xác định giá trị tài liệu, phân biệt được giá trị của các loại tài liệu, xác định tài liệu lưu giữ ở đâu và thời gian lưu giữ cũng như tránh được tình trạng hủy nhầm tài liệu có giá trị từ đó phục vụ cho thu thập, thống

kê, bảo quản và nâng cao hiệu quả công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Xuất phát từ các lí do đó, tác giả lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống công

cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu luận án tiến sĩ chuyên ngành Lưu trữ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Hệ thống và làm rõ những cơ sở lý luận, pháp lý về công cụ xác định giá trị

tài liệu nói chung và tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học Việt Nam nói riêng

- Đánh giá được thực trạng về công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học

- Đề xuất xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học

- Hướng dẫn xây dựng một số công cụ (phổ biến) xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của trường đại học

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được các mục tiêu đã đề ra, luận án cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về công cụ xác định giá trị tài liệu

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức từ đó làm rõ thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu; tổ chức lưu trữ của các trường đại học

- Khảo sát thực trạng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học

- Đề xuất xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học

- Hướng dẫn quy trình, phương pháp xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu phổ biến áp dụng cho trường đại học

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận án

- Về đối tượng và khách thể nghiên cứu

Hiện nay, có nhiều trường đại học được thành lập với các loại hình khác nhau đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam Tuy nhiên, luận án của chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các trường đại học công lập Việt Nam Sở dĩ tác giả luận án chọn mẫu như vậy là vì theo kết quả thống kê năm học 2016-2017, số lượng các trường đại học công lập chiếm tỉ lệ lớn trong tổng số các trường đại học của hệ thống giáo dục Đại học quốc dân (170/235 trường đại học), ngoài ra các trường đại học công lập ở Việt Nam hiện nay vẫn chiếm ưu thế về chất lượng đào tạo chuyên ngành và đa ngành (Đại học Quốc gia, đại học vùng) Phần lớn các trường đại học công lập được Chính phủ, Bộ Giáo dục Đào tạo thành lập có

bề dày lịch sử trong đào tạo và nghiên cứu khoa học, nằm trong danh sách các trường đại học có uy tín

- Về thời gian nghiên cứu

Đề tài và tập trung nghiên cứu vấn đề xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học công lập Việt Nam từ khi thành lập cho đến nay Tuy nhiên, do lịch sử quá trình hoạt động của các trường đại học có bề dày khác nhau nên khối lượng tài liệu cũng không giống nhau, vì vậy chúng tôi cũng tiến hành khảo sát trực tiếp tài liệu trong các năm từ 1975 đến nay ở một số trường đại học như Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Đại học Ngoại ngữ thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Ngoại thương, Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Mỹ thuật Hồ Chí Minh, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Thương mại, Đại học Quản trị Kinh doanh, Đại học Hà Nội, Đại học Nội vụ Hà Nội; đại học vùng như đại học Đà Nẵng, Đại học Thái Nguyên

- Về nội dung nghiên cứu

Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác, luận án chỉ tập trung nghiên cứu giải quyết các vấn đề có liên quan tới xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học công lập tại Việt Nam

5 Giả thuyết nghiên cứu

Các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra trong luận án là: Tại sao phải xây dựng

hệ thống công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học? Dựa trên cơ sở nào để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu cho các trường đại học? Hiện nay ở các trường đại học đã xây dựng và sử dụng những công cụ nào

để xác định giá trị tài liệu? Giải pháp cho việc xây dựng và sử dụng hệ thống công

cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học là những giải pháp nào?

Qua nghiên cứu và quá trình khảo sát thực tế cho thấy tài liệu của phần lớn các trường đại học Việt Nam chưa được xác định giá trị do thiếu một hệ thống công

cụ nhằm thống nhất trong việc lựa chọn và xác định giá trị của các tài liệu vì vậy chưa thể phát huy tối đa giá trị nhiều mặt của khối tài liệu này Nếu các trường đại học xây dựng được hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu và sử dụng các công cụ này một cách khoa học thì sẽ có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, cải cách công tác giáo dục, đào tạo của trường, đồng thời còn là minh chứng sống động phản ánh lịch sử của các trường đại học

Chính vì vậy, việc đề xuất xây dựng một hệ thống công cụ hướng dẫn khoa học phù hợp với thực tiễn hoạt động hiện nay và xu thế phát triển trong tương lai của các trường đại học nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ của các trường

đại học Việt Nam là một vấn đề đáng được quan tâm

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện luận án, tác giả trực tiếp sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp sử liệu học, phương pháp hệ thống, phương pháp phân loại, phương pháp phỏng vấn, lấy ý kiến trực tiếp qua khảo sát tại bộ phận làm công tác lưu trữ của các trường đại học

Thứ nhất, phương pháp phân tích tổng hợp

Đây là phương pháp quan trọng nhất đối với các công trình nghiên cứu khoa học nói chung và xác định giá trị tài liệu nói riêng Đề cập tới lý luận và thực tiễn xác định giá trị tài liệu có rất nhiều công trình khoa học như giáo trình, bài viết, sách chuyên khảo, luận văn, luận án về vấn đề này, do vậy phải trên cơ sở nghiên cứu, phân tích, đánh giá các luận điểm để làm rõ các khái niệm cơ bản như xác định

giá trị tài liệu, giá trị tài liệu, công cụ xác định giá trị tài liệu, danh mục nguồn và thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục tài liệu hủy giản đơn để vận dụng vào việc xác định giá trị tài liệu của các trường đại học

Thứ hai, phương pháp sử liệu học

Tài liệu lưu trữ là một trong các nguồn sử liệu chính xác nhất để nghiên cứu lịch sử Mỗi tài liệu đều phản ánh sự kiện lịch sử đã qua Vì vậy, khi xây dựng công

cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học cần phải vận dụng phương pháp sử liệu học để thấy được giá trị của tài liệu gắn với từng giai đoạn lịch sử của nhà trường, phản ánh đúng các nhiệm vụ chính trị của trường đại học qua từng hồ sơ tài liệu, qua đó cũng khẳng định được tính chân thực của các tài liệu thông qua phương pháp xác minh nguồn gốc xuất xứ của tài liệu, tính chính xác của nội dung thông tin trong tài liệu

Thứ ba, phương pháp hệ thống

Phương pháp này được sử dụng trong các chương nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quá trình nghiên cứu Trên cơ sở phân tích lý luận về xác định giá trị tài liệu và công cụ xác định giá trị tài liệu, tác giả đi đến khái quát mang tính hệ thống

về vấn đề này, việc vận dụng các nguyên tắc tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học nằm trong cùng một hệ thống giáo dục Quốc dân cần phải được áp dụng hệ thống công cụ thống nhất để xác định giá trị tài liệu

Thứ tư, phương pháp phân loại

Là phương pháp được tác giả sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu Phương pháp phân loại giúp cho tác giả xác định được các đặc trưng cơ bản để phân loại tài liệu, xây dựng danh mục hồ sơ, phân loại hồ sơ và xác định các tiêu chí để hướng dẫn xác định nguồn và thành phần tài liệu Ngoài ra phương pháp phân loại

còn giúp cho việc xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ được chính xác

Thứ năm, phương pháp khảo sát trực tiếp và qua phiếu hỏi

Đây là phương pháp thực tiễn mà tác giả rất chú trọng trong quá trình thực

hiện luận án Cụ thể là, tác giả đã lập phiếu khảo sát và trực tiếp đến một số cơ sở giáo dục đại học như: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành phố Hà Nội,

thành phố Hồ Chí Minh (liên tục trong các năm 2016-2017), đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Mỹ thuật, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa

Hà Nội để phỏng vấn các lãnh đạo và viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ về xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu và các vấn đề liên quan tới luận án

7 Nguồn tài liệu, tư liệu tham khảo

Để thực hiện luận án này, tác giả đã sử dụng các nguồn tài liệu, tư liệu sau:

- Các sách về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, lưu trữ học, lịch sử lưu trữ Việt Nam, lưu trữ học đại cương

- Các bài viết về công tác xác định giá trị tài liệu và công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

- Các đề tài, luận án, luận văn có liên quan đến xác định giá trị tài liệu và công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

- Các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp

vụ lưu trữ trong ngành giáo dục đào tạo như Luật Lưu trữ, Luật giáo dục đại học, Điều lệ trường đại học, các văn kiện của Đảng và các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về thành lập trường đại học, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của trường đại học, các Chỉ thị, Thông tư hướng dẫn về bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục, các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ của các trường đại học

8 Đóng góp của luận án

Về lý luận: Hệ thống và làm rõ những vấn đề lý luận, pháp lý cơ bản về công

cụ xác định giá trị tài liệu, hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là việc vận dụng những vấn đề lý luận này vào thực tiễn công tác xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học Việt Nam

Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận án là cơ sở cho các trường đại học

tổ chức xây dựng được một hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ, từ đó vận dụng xác định giá trị tài liệu được thống nhất, góp phần nâng cao chất lượng phông tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của các trường đại học Ngoài ra, sản phẩm của luận án còn được sử dụng làm học liệu tham khảo trong giảng dạy và học tập của giảng viên, sinh viên các cơ

sở đào tạo chuyên ngành Lưu trữ bậc Đại học

9 Bố cục của luận án

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được chia làm 4 chương như sau :

Chương 1 Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận án

Chương này của luận án tập trung nghiên cứu về tình hình nghiên cứu ở trong và ngoài nước có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học Việt Nam đã được công bố dưới nhiều loại hình khác nhau Đồng thời khẳng định việc nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học là vấn đề còn đang bỏ ngỏ cần được khai phóng

Chương 2 Cơ sở lý luận để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học Việt Nam

Chương này tác giả luận án giải thích các khái niệm có liên quan đến đề tài; các loại công cụ xác định giá trị tài liệu của trường đại học; vai trò của hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu; cơ sở pháp lý để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của trường đại học

Chương 3 Thực trạng về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của trường đại học

Trên cơ sở khái quát về hệ thống tổ chức của các trường đại học để phân tích thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lưu trữ của các trường đại học, thực trạng về hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học Việt Nam và rút ra những nhận xét, đánh giá, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học

Chương 4 Hướng dẫn xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học

Từ các kết quả phân tích, đánh giá thực trạng việc xây dựng hệ thống công

cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học tại chương 3, trong chương 4 của luận án tác giả đề xuất và hướng dẫn quy trình xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị của các trường đại học, điều kiện để xây dựng hệ thống công cụ này và các vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận án, tác giả đã gặp không ít khó khăn khi tiến hành khảo sát tài liệu tại một số trường đại học do các điều kiện khách quan Tuy nhiên, được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo, lãnh đạo Văn phòng, viên chức Văn thư Lưu trữ của các trường đại học nên đã có những thông tin bước đầu về tình hình công tác lưu trữ nói chung việc xây dựng và sử dụng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu nói riêng của các trường đại học công lập Việt Nam để hoàn thành công trình nghiên cứu khoa học của mình Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm nghiên cứu của bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, nên mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn luận án còn nhiều thiếu sót cần được bổ sung góp ý để hoàn thiện hơn Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy

Cô, các nhà khoa học, các bạn đồng nghiệp để luận án đạt chất lượng cao hơn

Qua đây tác giả xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học

và Quản trị văn phòng thuộc trường Đại học và Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã quan tâm, tạo điều kiện

để tác giả thực hiện và hoàn thành luận án này Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.TS Dương Văn Khảm, TS Nguyễn Liên Hương, những thầy cô đã trực tiếp hướng dẫn khoa học để tác giả hoàn thành luận án

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU

LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN

1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị

để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy theo quy định

Qua nghiên cứu nguồn tư liệu về xác định giá trị tài liệu được xuất bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài hiện đang bảo quản tại Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ, tác giả luận án thống kê được có 182 sưu tập tư liệu đăng trên các tạp chí của Việt Nam, Nga, Đức, Trung Quốc cùng các bài mới giới thiệu trên website của Lưu trữ các nước Đức và Trung Quốc trong giai đoạn 1962-2013 Trong đó tư liệu Tiếng Việt có 69 bài, tiếng Nga 28 bài, tiếng Đức 33 bài và tiếng Trung có 52 bài, chiếm dung lượng 809 trang Ngoài ra còn có 48 đầu sách được xuất bản trong và ngoài nước bằng các thứ ngôn ngữ đang được bảo quản tại Thư viện gồm: 22 đầu sách tiếng Nga, 04 đầu sách tiếng Đức, 08 đầu sách tiếng Trung cũng đề cập tới lý luận và thực tiễn xác định giá trị tài liệu, vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản, danh mục hồ sơ, danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ

Từ những năm 80-90 ở Nga đã có sự chú ý đặc biệt đối với việc nghiên cứu

lý luận và thực tiễn của công tác đánh giá mà kết quả là phương pháp thống nhất trong việc xác định giá trị của tài liệu Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đã hình thành, đã có sự thừa nhận chung hai phương pháp đánh giá tài liệu (đánh giá trực tiếp và đánh giá theo bảng kê), hệ thống các cơ quan đánh giá đã được vận dụng (cho đến nay hầu như không có sự thay đổi) và đã hình thành một cơ cấu nhất định của việc tiến hành công tác đánh giá

Lưu trữ Liên bang Nga là tổng hợp nguồn tài liệu phản ánh nền văn minh vật chất và văn minh tinh thần của nhân dân Nga Nó được tạo lập và phát triển từ nhiều thế kỷ, trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm của lịch sử Lưu trữ từ Liên bang Xô Viết

đến Liên bang Nga ngày nay Tài liệu lưu trữ của Liên bang Nga luôn được bổ sung vào các cơ quan lưu trữ hàng năm Chỉ tính riêng từ năm 1993 đến năm 2000, các

cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp bổ sung tài liệu vào lưu trữ đã hình thành được 1 triệu hồ sơ đưa vào bảo quản thường xuyên Quá trình bổ sung tài liệu vào lưu trữ Liên bang Nga tương đối phức tạp và có nhiều ý nghĩa Cho tới cuối những năm 90 của thế kỉ 20, lưu trữ Liên bang Nga dành sự chú ý đặc biệt tới việc mất mát tài liệu gốc của các cơ quan tổ chức kinh tế nhà nước, cơ quan dịch vụ Điều này đã trở nên báo động cho cơ quan quản lý lưu trữ toàn Liên bang là Cục Lưu trữ Liên bang Nga Tài liệu lưu trữ của Liên bang Nga phản ánh cuộc sống xã hội với rất nhiều màu sắc và cung bậc khác nhau Lý luận khó có thể đi liền làm một với thực tiễn Xác định giá trị tài liệu đặt ra và giải quyết nhiệm vụ nghiên cứu và lựa chọn tài liệu đưa vào lưu trữ, bảo đảm là những tài liệu đó phản ánh đầy đủ mọi mặt cuộc sống

xã hội Vì vậy trong tổng số tài liệu được sản sinh ra người ta chỉ lựa chọn những tài liệu có giá trị cao hơn Hiện nay vấn đề xác định giá trị tài liệu ở Nga đã có những quan điểm mới về khái niệm cũng như việc vận dụng các nguyên tắc xác định giá trị Về khái niệm xác định giá trị tài liệu - đó là đưa vào bảo quản những tài liệu đã được lựa chọn kĩ lưỡng, có hệ thống công cụ tra cứu cụ thể Vấn đề này trở nên cấp thiết hơn đối với các loại hình tài liệu mà vật mang tin không phải là truyền thống Trong số đó không chỉ nói đến tài liệu điện tử mà cả tài liệu nghe nhìn Liệu các nhà lưu trữ có còn coi trọng nguyên tắc chính trị trong lựa chọn tài liệu nữa hay không? Hoặc đối với tiêu chuẩn lựa chọn bản gốc, hay bản sao cũng đưa vào bảo quản với

tư cách là tài liệu lưu trữ? Sự tác động của khoa học công nghệ hiện hiện đại kéo theo sự xuất hiện của nhiều loại hình tài liệu trên các vật mang tin mới Điều này cũng làm cho các nhà nghiên cứu có giải pháp hệ thống về bảo quản song song cả 2 loại truyền thống và hiện đại Câu hỏi về nguồn gốc tài liệu điện tử sẽ được tìm thấy trong phạm vi công nghệ và kĩ thuật chế bản cũng như bảo quản tài liệu đó Nhiệm

vụ của các nhà lưu trữ là khẳng định lại ý nghĩa của tài liệu, đặc biệt là giá trị thông tin Về cơ bản, tài liệu được đưa vào lưu trữ tuy bằng nhiều phương thức khác nhau, nhưng bản chất chỉ có một- đó là cung cấp đầy đủ thông tin cho nhu cầu của xã hội, đem đến quan niệm đúng đắn về thông tin và sự phong phú của thông tin Sẽ là như

vậy đối với thế kỉ kỹ thuật giấy cũng như với thế kỉ kỹ thuật điện tử Việc xuất hiện ngày càng nhiều tài liệu điện tử trong hoạt động của các trường đại học cũng sẽ có tác động tích cực tới hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu Bởi lẽ việc thông tin hóa lĩnh vực lưu trữ cho phép giải quyết được một nhiệm vụ là xác định được danh mục nguồn tài liệu cần thu thập vào chế độ tự động hóa Hiện nay ở Liên bang Nga đang tiến hành thực hiện đề tài “Phương pháp thiết lập cơ sở tự động hóa quy trình xác định thành phần và thời hạn bảo quản tài liệu hình thành ở các cơ quan tổ chức” Đề tài đặc biệt ở chỗ, nó không chỉ đơn giản được hình thành trên cơ sở thông tin đã có mà còn thống nhất cả quá trình thiết lập, làm sáng tỏ, viện dẫn, thẩm qyền sử dụng và tìm kiếm thông tin Luật Lưu trữ hiện hành khẳng định quyền thông qua và phê duyệt quy chuẩn và các loại biểu mẫu thống kê tài liệu của các tổ chức lưu trữ thuộc các chi nhánh của Liên bang Từ năm 2000 Nga đã thông qua quy chuẩn qui trình thống kê tài liệu đối với các tổ chức phi chính phủ, thiết lập quy chuẩn tài liệu quản lý và tài liệu khoa học công nghệ cũng như hồ sơ về từng cơ quan nhà nước, nơi mà thành phần tài liệu tương ứng hoặc thời hạn bảo quản chúng không đúng như qui chuẩn Vai trò của pháp luật trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu cũng tăng lên, bởi vì rất nhiều tài liệu được đưa vào hệ thống bảo quản nhằm đáp ứng quyền lợi pháp lý của các công dân và các tổ chức, đồng thời cần thiết cho việc ứng dụng tự động hóa kĩ thuật lập hồ sơ, trao đổi hồ sơ, bảo quản và

sử dụng chúng

Ở Đức lý luận về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cũng được đề cập trong nhiều cuốn sách, trong đó đáng lưu ý là cuốn “Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành chính hiện đại” của Schellenberg do Trung tâm Lưu Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước dịch từ tiếng Đức năm 2018 Cuốn sách có nội dung về vấn đề xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành chính hiện đại Mặc dù đã được viết từ hơn 50 năm trước nhưng đến nay cuốn sách này vẫn được nhìn nhận như một cuốn cẩm nang đối với công tác lưu trữ hiện đại Những đề xuất của nó đóng góp một vai trò to lớn trong tương lai đối với các tranh luận về xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Đức Schellenberg đại diện cho quan điểm rằng hoạt động lưu trữ trước hết là việc phân tích Đó là sự

phân tích về những mối quan hệ nguồn gốc, về sự liên kết giữa nhiệm vụ quản lý cũng như về từng phần của phông tài liệu - đây chính là cơ sở và điều kiện đối với việc xác định giá trị tài liệu Cũng theo quan điểm này, Schellenberg cho rằng tiêu chí quyết định là sự khác biệt giữa giá trị xuất xứ và giá trị sử dụng Trong giáo trình giảng dạy thuộc bộ môn khoa học lưu trữ của ông ở trường Đại học Lưu trữ Marburg, nguyên tắc cơ bản của xác định giá trị tài liệu là việc phân tích những giá trị đầu tiên của tài liệu, tức là mức đo về tính hiệu quả của tài liệu lưu trữ đối với sự hoàn thành công việc trong công tác quản lý Ngoài ra Schellenberg còn đưa ra giá trị bằng chứng như là tiêu chí xác định giá trị quan trọng nhất và giá trị thông tin của tài liệu hành chính như là sự bổ sung đặc biệt Tài liệu lưu trữ hành chính được lưu trữ làm bằng chứng đối với công việc của các cơ quan, tổ chức Schellenberg đã

có 2 quyển sách là “Các Viện lưu trữ hiện đại” (xuất bản năm 1956) và “Công tác quản lý các Viện lưu trữ” (xuất bản năm 1965) đã được dịch ra nhiều thứ ngôn ngữ Trong những năm cuối cùng trước khi nghỉ hưu Ông đã đưa vào những xu hướng mới bởi công tác xác định giá trị rất quan trọng trong định hướng đối với các cơ quan giao nộp tài liệu Ông đã chuẩn bị con đường cho vị trí dẫn đầu của Viện Lưu trữ Quốc gia Mỹ ngày nay trong công tác xác định giá trị và thu thập tài liệu điện tử

cả về lý thuyết và thực tế Ông cũng chính là tác giả cuốn sách “Lưu trữ hiện đại: Những nguyên tắc và kỹ thuật” (xuất bản ở Melbourne và Chicago, nước Mỹ năm 1956) Có thể thấy, các nhà Lưu trữ của Châu Âu đã phát triển quy mô công tác xác định giá trị tài liệu Đặc biệt là lưu trữ của Đức rất chú trọng công tác này

Ở nước Phổ, một thời gian ngắn trước chiến tranh thế giới thứ 2, Viện Lưu trữ Nhà nước Geheime đã sử dụng một Ủy ban nhằm diễn giải những nguyên lý/cơ

sở của công tác xác định giá trị Tuy nhiên Ủy ban này hoạt động không có kết quả

và đã ngừng hoạt động vào năm 1940 Mặc dù vậy, hoạt động của nó vẫn tạo ra một suy nghĩ về vấn đề xác định giá trị tài liệu đối với các nhà lưu trữ của Đức Vào ngày Lưu trữ ở Gotha vào năm 1937 Meisner đã nhấn mạnh vai trò của nguyên lý xác định giá trị tài liệu và khẳng định rằng tài liệu không phải là những văn bản tách biệt rời nhau mà chúng có thể được đánh giá giá trị chỉ trong mối quan hệ với các tài liệu khác

Các nhà Lưu trữ học của Anh cũng đã nhấn mạnh cần phải lưu trữ những tài liệu quan trọng Vị trí của công tác xác định giá trị tài liệu đã được nhắc đến lần đầu tiên trong một bản ghi nhớ do Ủy ban tài liệu Anh công bố vào năm 1943 trước khi tiêu hủy giấy tờ cũ thuộc về chiến tranh Trong khái niệm về công tác đánh giá giá trị tài liệu hành chính dưới tiêu đề "Những khái niệm về đánh giá, loại hủy tài liệu trong các Viện Lưu trữ công hoặc tư nhân" họ cũng đã đề cập tới vấn đề này

Trong bài viết "Vấn đề xác định giá trị tài liệu của các tổ chức phi chính phủ

ở Liên bang Nga" của V.D.Ba-na-xlu-ke-vích (Nghiên cứu viên cao cấp -Viện NCKH Nga về văn kiện học và công tác lưu trữ) do dịch giả Triệu Văn Cường lược dịch đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/2009 có quan điểm rằng việc bổ sung cho Phông lưu trữ Liên bang Nga các tài liệu của các tổ chức phi chính phủ có những vấn đề cần nghiên cứu giải quyết tiếp, trong đó có các vấn đề tổ chức nghiệp

vụ đánh giá giá trị tài liệu cần dựa trên bản hướng dẫn là các bảng kê dùng để xác định giá trị tài liệu Từ quan điểm lý luận, các nhiệm vụ cần được ưu tiên hàng đầu

là phân tích thành phần tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Liên bang Nga, nghiên cứu các khía cạnh pháp lý và nghiệp vụ của công tác thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu trong phạm vi cả nước

Trong bài viết: "Tìm hiểu lý luận về xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu của lưu trữ Oxtralia" của tác giả Nguyễn Minh Phương đăng trên “Sưu tập tư liệu toàn văn công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1962-2013 qua tư liệu bảo quản tại Thư viện” của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ (thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước) cũng cho rằng: "Oxtralia là một trong những quốc gia được xếp vào loại có nền lưu trữ học phát triển trên thế giới Theo tác giả, vấn đề xác định giá trị tài liệu cần phải dựa trên nền tảng các lý thuyết căn bản như khái niệm xác định giá trị tài liệu, giá trị tài liệu (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử), các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, các giai đoạn xác định giá trị tài liệu và đặc biệt cần

có công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu"[42]

Năm 2018, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có Báo cáo kết quả chuyên đề: “Tổng quan lý luận, pháp lý và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan, tổ chức hiện nay trong đó có tiến hành nội dung khảo sát về vấn đề xác định giá trị tài liệu

như xây dựng bảng thời hạn bảo quản, thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, vấn đề áp dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp khi tổ chức xác định giá trị tài liệu Báo cáo là một tư liệu tổng hợp giúp cho các nhà nghiên cứu có cái nhìn khái quát về lý luận, pháp lý và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan, một trong các hoạt động nghiệp vụ có tính khoa học và độ phức tạp cao

Ở Việt Nam, công tác lưu trữ đã được Đảng và Nhà nước ta quan tâm từ trước tới nay, đặc biệt là xác định giá trị tài liệu đã được đặt thành trọng tâm nghiên cứu khoa học của ngành lưu trữ ngay từ khi mới thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng (năm 1962) Ngay từ đầu những năm 1960, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã cho dịch và phổ biến giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô

Xuất phát từ tình hình thực tế công tác lưu trữ ở nước ta, việc nghiên cứu, tham khảo, học tập và tiếp thu có chọn lọc lý luận và kinh nghiệm của giới lưu trữ học các nước là hết sức cần thiết Từ những năm 80, 90 của thế kỉ XX, những nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói chung và về xác định giá trị tài liệu nói riêng đã được giới lưu trữ học nước ta rất quan tâm Kết quả nghiên cứu

về xác định giá trị tài liệu được in trong các sách giáo khoa, sách chuyên khảo dùng

để giảng dạy và tham khảo cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học trong các trường Đại học Trong đó phải kể đến một số sách chuyên khảo và giáo trình được

sử dụng rộng rãi như: “Công tác lưu trữ Việt Nam” (Sách chuyên khảo - từ trang

110 đến trang 150 Nhà xuất bản Khoa học Xã hội xuất bản năm 1987), “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (Đào Xuân Chúc, Nguyễn văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: giáo trình dùng cho sinh viên Đại học Lưu trữ, NXB Đại học và THCN, xuất bản năm 1990), Giáo trình “Văn bản và lưu trữ học đại cương” (Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Hàm, NXB Giáo dục, Hà Nội, 1997),

“Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” (TS Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, 1999), giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (giáo trình dùng cho sinh viên trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhà xuất bản Lao động, xuất bản năm 2016) Đề cập tới lý luận và phương pháp xác định giá trị tài liệu các giáo trình này cơ bản chỉ ra rằng trong quá trình hoạt động của các cơ quan, nhiều loại tài liệu đã được hình thành nhằm những mục đích khác

nhau do chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan quy định Trong đó có những tài liệu sau khi giải quyết xong công việc thì không cần sử dụng đến nữa; có những tài liệu cần lưu lại để tiếp tục sử dụng Thời gian lưu giữ dài hay ngắn là tùy thuộc vào

ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa của chúng Ngoài ra, trong các tài liệu

đó cũng có không ít các tài liệu chứa thông tin trùng lặp, có thể loại bỏ bớt Vì vậy, trước khi đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ những tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan cũng như những tài liệu khác, cần có sự lựa chọn trên cơ

sở xác định giá trị của những tài liệu đó Đồng thời cũng phải xác định rõ đối với những tài liệu không được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ nhà nước, thì cần bảo quản ở mức độ nào, thời gian bao lâu? Các giáo trình cũng thống nhất đưa ra rằng việc xác định giá trị tài liệu cần được tiến hành dựa trên các nguyên tắc và phương pháp khoa học Nói cách khác phải có quan điểm đúng đắn để chỉ đạo công tác này Khi xác định giá trị tài liệu và lựa chọn chúng để cơ quan nhà nước bảo quản, cần căn cứ vào các tiêu chuẩn cụ thể Mặt khác cũng nhấn mạnh là xác định giá trị tài liệu không phải chủ yếu nhằm loại hủy tài liệu hết giá trị, mặc dù lẽ đương nhiên khi lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản thì một khối lượng tài liệu khá lớn

sẽ không được đưa vào kho lưu trữ Loại hủy tài liệu cần được xem là hệ quả tất yếu chứ không phải là mục đích cuối cùng của xác định giá trị tài liệu Vì xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, nên một yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác và thận trọng Chính vì thế khi thực hiện xác định giá trị tài liệu còn cần phải có những công cụ hướng dẫn thích hợp Xuất phát

từ những nội dung và yêu cầu này các giáo trình đều thống nhất đưa ra một số nhiệm vụ cần thiết phải tiến hành như sau:

- Nghiên cứu và làm sáng tỏ các nguyên tắc, các phương pháp cần thiết của công tác xác định giá trị và cách thức vận dụng những nguyên tắc, phương pháp đó trong thực tế

- Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn hợp lý để làm thước đo chung cho quá trình lựa chọn tài liệu

- Nghiên cứu xây dựng các loại công cụ xác định giá trị tài liệu

- Tiến hành xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu, lựa chọn những

tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ nhà nước

Nhìn chung, các giáo trình trên đã trình bày rất cụ thể về các vấn đề lý luận

có liên quan tới lý luận xác định giá trị tài liệu như: khái niệm về xác định giá trị tài liệu, các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu Về nội dung xây dựng các loại công cụ cho công tác xác định giá trị tài liệu các giáo trình đã giới thiệu khái quát về danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu nhưng chưa hướng dẫn chi tiết về phương pháp xây dựng, điều kiện thực hiện và cách sử dụng các công cụ này đối với việc xác định giá trị tài liệu nói chung và tài liệu của các trường đại học nói riêng

Lĩnh vực xác định giá trị tài liệu cũng đã trở thành đối tượng nghiên cứu của một số luận án Tiến sỹ, Phó Tiến sỹ như đề tài: “Vấn đề xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và công tác thu thập của các Viện Lưu trữ Nhà nước” (Luận án Tiến sỹ của Nguyễn Văn Thâm - NGND.GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm); đề tài “Xác định giá trị tài liệu bổ sung phông lưu trữ Nhà nước So sánh giữa Liên Xô và Cộng hòa Dân chủ Đức” (Luận án Tiến sỹ của Dương Văn Khảm);

Ngoài ra, còn nhiều bài viết tiêu biểu được đăng tại “Kỷ yếu Hội nghị khoa

học xác định giá trị tài liệu” [34, 32] do Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 1994 như bài viết của PGS.TS Nguyễn Minh Phương “Những kết quả nghiên cứu về XĐGTTL và nhiệm vụ của nó đến năm 2000”, tác giả cho rằng: xác định giá trị tài liệu chiếm một vị trí quan trọng trong công tác lưu trữ Cán bộ trong ngành lưu trữ

đã dành khá nhiều công sức, thời gian để nghiên cứu vấn đề khó khăn và phức tạp này Bài viết của tác giả cũng đã trình bày tóm tắt những kết quả nghiên cứu lý luận xác định giá trị tài liệu và bước đầu kết luận về những nguồn tài liệu và những loại tài liệu có giá trị thuộc diện giao nộp vào Lưu trữ Nhà nước ở Trung ương và địa phương Mặt khác báo cáo cũng nêu lên những nguồn và loại tài liệu có giá trị thực tiễn cần bảo quản ở Lưu trữ cơ quan và những tài liệu không cần đưa vào lưu trữ Riêng về xác định giá trị tài liệu chuyên ngành có nhiều đặc thù cho nên báo cáo cũng chưa đề cập tới Ngoài ra báo cáo cũng nêu lên những vấn đề được tranh luận trong cán bộ lưu trữ đối với các vấn đề XĐGTTL Tác giả bài viết cũng mong muốn

sẽ giúp cán bộ lưu trữ có sự nhìn nhận thống nhất những vấn đề cơ bản của lý luận xác định giá trị tài liệu ở Lưu trữ hiện hành (Lưu trữ cơ quan), Lưu trữ cố định ở Trung ương và địa phương Vì thế đây là bài viết có tính thực tiễn cao, phục vụ cho cán bộ lưu trữ tiến hành xác định giá trị tài liệu chứ không mang tính học thuật hoặc tổng thuật về lĩnh vực nghiên cứu khoa học về xác định giá trị tài liệu

Bài viết của PGS.TS Dương Văn Khảm “Những vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý XĐGTTL” tác giả đã khái quát về sự phát triển lý luận xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam và trên thế giới và cho rằng hệ thống lý luận về XĐGTTL ở Việt Nam phát triển tương đối chậm so với yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ Những tồn tại

về lý luận và thực tiễn XĐGTTL ở Việt Nam tập trung vào các vấn đề cơ bản như: lẫn lộn các khái niệm giá trị tài liệu từ đó dẫn đến khó xác định quan điểm lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ ở các cấp và loại tài liệu hết giá trị để hủy; lẫn lộn giữa thời hạn bảo quản và thời hạn giao nộp tài liệu của tài liệu, đặc biệt là thiếu các loại công cụ XĐGTTL trong đó nêu rõ thiếu danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản - một trong các loại công cụ quan trọng giúp cho các cơ quan có cơ sở để giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cố định (Lưu trữ lịch sử); thiếu danh mục nguồn và thành phần nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, từ đó dẫn đến việc thu thập tùy tiện hoặc bỏ sót tài liệu có ý nghĩa lịch sử Bài viết cũng đã đề xuất xây dựng cơ sở pháp lý để XĐGTTL - phần thiếu sót cơ bản hiện tại thời điểm này ở Việt Nam, đó là qui định trách nhiệm của thủ trưởng ngành, thủ trưởng cơ quan phải xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho từng nhóm hồ sơ tài liệu của ngành, của cơ quan, trong đó qui định những loại tài liệu sẽ phải nộp vào lưu trữ cố định (Lưu trữ lịch sử); qui định về việc lập hồ sơ và qui định danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ cố định Đây cũng là mối quan tâm của tác giả luận án khi lựa chọn vấn đề nghiên cứu, tuy nhiên trong phạm vi của các trường Đại học công lập tại Việt Nam

Tiếp đến là bài viết “Phương pháp tổ chức XĐGT văn bản quản lý Nhà nước

- Một vài kết quả và các vấn đề hiện nay” của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm cũng cho rằng: ở Việt Nam, những vấn đề về đánh giá và lựa chọn văn bản quản lý Nhà nước để bảo quản với mục đích khác nhau để sử dụng chúng một cách lâu dài, luôn luôn là những vấn đề thời sự Bài viết đã chỉ ra những hạn chế trong công tác đánh

giá là chưa có phương pháp thích hợp trong xem xét giá trị của các văn bản quản lý Nhà nước Với phương pháp đánh giá trực tiếp đang được áp dụng ở hầu hết các cơ quan khối lượng to lớn các văn bản hình thành trong hoạt động quản lí Nhà nước rất khó có thể xử lý hết, nếu không nói là không bao giờ xử lý hết Từ thực tế đó tác giả cho rằng cần nghiên cứu những biện pháp thích hợp để có thể khắc phục mặt hạn chế của phương pháp đánh giá trực tiếp Đó là cần phải quan tâm đến việc xây dựng các công cụ đánh giá tổng quát tại các kho lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan Tác giả cũng nhận định: dù là một vấn đề mang tính thực tiễn nhưng không thể giải quyết tốt nếu tách nó ra khỏi các vấn đề lý luận chung của công tác XĐGTTL Thiếu cơ sở lý luận chung chúng ta sẽ không thể giải quyết các vấn đề đặt ra trong thực tiễn một cách triệt để và có hiệu quả Trong những vấn đề lý luận cần đầu tư thỏa đáng trong thời gian tới là nghiên cứu xây dựng các công cụ hướng dẫn công tác đánh giá cần được xem là quan trọng nhất

Bài viết “Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về xác định giá trị tài liệu quản

lý của các cơ quan Nhà nước địa phương” của PGS Vương Đình Quyền [34, 38] đã

đề cập tới một số vấn đề lý luận và thực tiễn về xác định giá trị tài liệu quản lý của các cơ quan Nhà nước địa phương cần được nhận thức đầy đủ và thống nhất Đó là vấn đề tổ chức mạng lưới các lưu trữ cố định ở địa phương, về việc vận dụng một số tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, trong đó nhấn mạnh ngoài tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu là tiêu chuẩn có tầm quan trọng hàng đầu đối với mọi tài liệu còn phải vận dụng nhiều tiêu chuẩn khác như: tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin của tài liệu

Trong bài viết mới nhất của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đăng trên Kỉ yếu Hội thảo khoa học của Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam tháng 4 năm 2016

“Nhìn lại một số vấn đề về lý luận và thực tiễn đánh giá tài liệu lưu trữ ở nước ta thời gian qua”[43], tác giả cho rằng trong lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, đánh giá tài liệu luôn là một trong những nội dung quan trọng và mang tính thời sự Tầm quan trọng của vấn đề này không phải tranh luận vì nó liên quan tới số phận của tài liệu lưu trữ và khả năng sử dụng chúng vào thực tế Đánh giá sai có nghĩa là tài liệu có giá trị có thể mất và đi theo đó việc sử dụng chúng cũng có thể dẫn đến

nhiều hệ lụy không tốt cho đời sống xã hội, nhất là trong quản lý Việc vận dụng lý luận để giải quyết những vấn đề trong thực tiễn của việc đánh giá tài liệu đang có những khó khăn và hạn chế nhất định, nhất là trong tình hình hiện nay khi đất nước

đã chuyển sang giai đoạn hội nhập, nền kinh tế đất nước đang vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước

Trong bài viết “Xác định giá trị tài liệu trong khoa học lưu trữ - Những nghiên cứu lý luận và việc vận dụng vào thực tế công tác lưu trữ ở nước ta” của PGS Nguyễn Văn Hàm và TS Đào Đức Thuận [59] cũng cho rằng XĐGTTL là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công tác lưu trữ Công tác này được thực hiện nhằm hai mục đích chính là lựa chọn những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, khoa học, lịch sử để bảo quản trong các lưu trữ nhằm phục vụ cho việc sử dụng lâu dài; đồng thời loại ra những tài liệu thực sự không còn giá trị lưu trữ Bài viết đã được các tác giả khái quát về giá trị của tài liệu lưu trữ trên cơ sở phân tích các quan điểm của các nhà nghiên cứu lưu trữ học và cũng đã thống nhất rằng xét về mặt bản chất thì giá trị của tài liệu tồn tại một cách khách quan, không phụ thuộc vào ý chí của con người Con người không thể áp đặt giá trị cho tài liệu mà chính thông tin chứa đựng trong tài liệu mới chính là yếu tố quyết định tạo nên giá trị của tài liệu Ngoài ra, bài viết của các tác giả cũng đã khái quát kết quả nghiên cứu về XĐGTTL trên thế giới và nhận định rằng, nhìn một cách tổng quát, vấn đề xác định giá trị tài liệu được tập trung vào các nội dung cơ bản như: một là, quan niệm về giá trị của tài liệu và việc nghiên cứu về xác định giá trị tài liệu để qui định thời hạn bảo quản đối với các loại tài liệu khác nhau ở Lưu trữ hiện hành (Lưu trữ cơ quan) và Lưu trữ lịch sử; hai là, đưa ra những nguyên tắc làm

cơ sở nhận thức luận về xác định giá trị tài liệu trong công tác lưu trữ đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp; ba là, định ra các tiêu chuẩn làm thước đo để lượng hóa giá trị của tài liệu như các tiêu chuẩn XĐGTTL; bốn là, những vấn đề về phương pháp xác định giá trị tài liệu như phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin

và phương pháp sử liệu học; năm là, các bảng kê tài liệu được lập ra phục vụ cho công tác XĐGTTL [59, 24]

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu về công cụ xác định giá trị tài liệu

* Ở nước ngoài

Trong lịch sử lưu trữ thế giới công cụ xác định giá trị tài liệu (CCXĐGTTL)

đã được đề cập cả trong lý luận và thực tiễn của nhiều nước, nhất là Liên Xô và các nước Đông Âu cũ

Ở Liên Xô, bảng thời hạn bảo quản được đề xuất làm đầu tiên là bảng thời hạn bảo quản “hồ sơ và các loại văn kiện khác của tài liệu lưu trữ thuộc loại bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn với sự chỉ dẫn thời hạn bảo quản cho từng loại” Bảng này làm vào năm 1925 và chỉ làm cho loại tài liệu trước Cách mạng tháng Mười Nga Những năm sau (năm 1929, năm 1936) Liên Xô tiếp tục nghiên cứu xây dựng các bảng thời hạn bảo quản khác như: “Bảng thời hạn bảo quản đối với hồ sơ tài liệu sau Cách mạng tháng Mười”, “Hồ sơ và những loại văn kiện của các tài liệu lưu trữ thuộc loại bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn và tiêu hủy”, “Hồ sơ

và tài liệu thuộc loại lựa chọn giao cho Cục Lưu trữ Trung ương” Có thể nói, theo thống kê của Liên Xô cũ (nay là Liên bang Nga) đã có tới hàng trăm bảng thời hạn bảo quản khác nhau, tổng hợp lại có thể nhóm thành các loại chính sau đây:

+ Bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu dùng chung cho cả nước Ví dụ “Bảng mẫu tài liệu văn kiện tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, thành phố, làng mạc, các xí nghiệp, tổ chức với chỉ dẫn thời hạn bảo quản” ban hành năm

1955, “Bảng thời hạn bảo quản những tài liệu văn kiện tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các Bộ, các cơ quan, đoàn thể và xí nghiệp với chỉ dẫn thời hạn bảo quản” ban hành năm 1957 với 1241 điều, “Bảng thời hạn bảo quản dưới 5 năm thuộc diện tiêu hủy không cần sự phê chuẩn của các cơ quan quản lý lưu trữ” ban hành năm 1961 có 1031 điều, “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cá nhân của cơ quan Nhà nước, đoàn thể xã hội, các tổ chức hợp tác hữu nghị, các tổ chức và xí nghiệp Liên Xô” ban hành năm 1963

+ Bảng thời hạn bảo quản của các cơ quan chủ quản, của các ngành Ví dụ

“Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Giáo dục và các

cơ quan thuộc hệ thống chủ quản” ban hành năm 1955, “Bảng thời hạn bảo quản của các cơ quan công đoàn và các cơ quan thuộc hệ thống chủ quản”

+ Bảng thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu khoa học kỹ thuật, phim ảnh giây ghi âm Ví dụ: “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật” ban hành năm 1956 có 231 điều

Nhằm mục đích đảm bảo cho việc thu thập có chất lượng của phông lưu trữ Nhà nước, vào năm 1973 Liên Xô đã ban hành "Bảng kê những tài liệu thuộc loại thu nhận vào các Viện Lưu trữ Nhà nước" Bảng kê này bao gồm không chỉ những tài liệu tiêu biểu chung mà còn nhiều loại tài liệu khác có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phản ánh tính chất hoạt động theo ngành của các cơ quan Một phần lớn tài liệu của bảng kê mang tính chất ngành Nó là bảng tổng hợp chính thức các loại và biến thể tài liệu mà Nhà nước coi là cần thiết phải bảo quản Vì vậy bảng kê này trước hết là công cụ về công tác thu thập của các Viện Lưu trữ Nhà nước

Trên cơ sở "Bảng kê những tài liệu thuộc loại thu nhận vào các Viện Lưu trữ Nhà nước" do Tổng cục quản lý lưu trữ ban hành, các ngành chủ quản dưới sự chỉ đạo trực tiếp của các Viện Lưu trữ Nhà nước biên soạn các bảng kê của mình cho những tài liệu thuộc diện phải nộp vào các Viện Lưu trữ Nhà nước Những bảng kê này khác các bảng kê kể trên ở chỗ chúng có thể được xây dựng không chỉ theo ngành sản xuất mà cả theo sơ đồ cơ cấu tổ chức Không nên vận dụng bảng kê một cách hình thức Bảng kê không áp dụng cho các loại tài liệu hình thành từ trước khi bảng kê được xây dựng vì điều kiện và phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông đã thay đổi Qua một thời gian, bảng kê trở nên lạc hậu và cần phải điều chỉnh lại, thường thường sau 10 đến 15 năm kể từ khi bảng kê được đưa vào sử dụng Dù có các bảng kê, nguyên tắc cơ bản của công tác đánh giá vẫn được giữ vững phải nghiên cứu hồ sơ thuộc loại giao nộp để Nhà nước bảo quản và các hồ sơ được loại ra tiêu hủy, đặc biệt phải chú ý những hồ sơ mà trong thành phần của chúng có thể có những tài liệu giá trị Ngoài những bảng kê cơ bản trên ở các Viện Lưu trữ Nhà nước và các phòng lưu trữ cơ quan còn biên soạn những bảng kê mẫu đối với tài liệu của các phông lớn và phức tạp hoặc của một nhóm phông đồng loại Trong các bảng kê này

có liệt kê các loại tài liệu thuộc diện bảo quản vĩnh viễn hoặc thuộc diện đưa ra khỏi phông vì không có ý nghĩa khoa học và thực tiễn Những bảng kê như vậy được biên soạn làm công cụ hướng dẫn phương pháp trong quá trình chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu dựa vào kết quả của việc nghiên cứu tỉ mỉ lịch sử đơn vị hình thành phông,

thành phần và tình hình phông lưu trữ Chẳng hạn như trong các Viện Lưu trữ Nhà nước, nhằm giảm nhẹ quá trình tiến hành đánh giá các phông của các Hội đồng tự quản cấp huyện và xã, các ủy ban ruộng đất, các phòng giáo dục nhân dân huyện, các tòa án nhân dân huyện nên khởi thảo các bảng kê mẫu cho các tài liệu cần hoặc không cần bảo quản trong thành phần của phông Trong khi khởi thảo các bảng kê mẫu, cần phải đặc biệt chú ý đến các loại hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Bảng

kê tài liệu tiêu biểu, bảng kê của các ngành chủ quản, bảng kê những tài liệu thuộc loại thu nhận vào các Viện Lưu trữ Nhà nước, bảng kê mẫu cũng như bảng phân loại

và danh mục hồ sơ là một hệ thống hoàn chỉnh các tài liệu tiêu chuẩn hóa và hướng dẫn phương pháp trong lĩnh vực đánh giá và thu thập của các Viện Lưu trữ Nhà nước

Hệ thống công cụ hướng dẫn này bao quát một khối lượng to lớn các tài liệu hình thành trong toàn quốc theo tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, xác định rõ thời hạn bảo quản của chúng, từ đó định hướng một cách đúng đắn vào việc đảm bảo giữ gìn được những tài liệu có giá trị nhất

+ “Bảng kê tài liệu có thời hạn bảo quản của Tổng cục Lưu trữ trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô và của các cơ quan trực thuộc” xuất bản năm 1976;

“Bảng kê tài liệu mẫu được hình thành trong hoạt động của các bộ, cơ quan chủ quản và các cơ quan, tổ chức xí nghiệp khác có kèm theo thời hạn bảo quản” Tổng Cục Lưu trữ Liên Xô xuất bản năm 1977

+ “Bảng kê tài liệu quản lý tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan kèm theo chỉ dẫn thời hạn bảo quản” do Tổng Cục Lưu trữ Liên bang Nga phê duyệt ngày 8/10/2000 Bảng kê này đã trở thành một công cụ hướng dẫn quan trọng

để các cơ quan, tổ chức tham khảo xây dựng bảng thời hạn bảo quản, xác định thời hạn bảo quản khi xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan tổ chức, xây dựng danh mục thành phần tài liệu phải nộp vào lưu trữ lịch sử Gần đây nhất qua buổi tọa đàm

"Kinh nghiệm tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại CHLB Nga" tổ chức ngày 24.5.2019 tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tác giả luận án đã có trao đổi với TS Ludmila Nicolaevna Varlamova, Thư kí khoa học của Viện VNIDAD (Viện Nghiên cứu Toàn Nga về Văn bản học và Lưu trữ học) về thực tiễn công cụ xác định giá trị tài liệu ở các trường đại học trong toàn Liên bang Nga thì cũng nhận được sự chia

sẻ là ở Nga các trường đại học của họ cũng chưa xây dựng riêng hệ thống công cụ

xác định giá trị, nhưng họ đã có các công cụ xác định giá trị tài liệu phổ biến và tài liệu chuyên ngành đặc biệt là đã ban hành hệ thống tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu rất rõ ràng và cụ thể từ năm 2000

Ở Đức, vấn đề xây dựng những bảng kê để đánh giá tài liệu là hết sức quan trọng Cho đến nay hàng loạt bảng kê đã được biên soạn và vận dụng trong các cơ quan nhà nước và cơ quan lưu trữ Đức Mỗi loại bảng kê đều có chức năng và công dụng khác nhau, nhưng phổ biến là các loại sau:

+ Bảng phân loại hệ thống các đơn vị hình thành phông

+ Bảng phân loại các đơn vị hình thành phông của ngành

+ Bảng kê đơn vị hình thành phông thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Nhà nước

+ Bảng thời hạn bảo quản Đây là một phương tiện được sử dụng để xác định giá trị tài liệu trực tiếp ở các lưu trữ hiện hành như cơ quan, nhà máy, xí nghiệp Toàn bộ tài liệu được hình thành nên trong hoạt động của một ngành được liệt kê trong bảng thời hạn bảo quản này Mỗi đơn vị liệt kê trong đó đều được mang một kí hiệu hay một con số Tài liệu có giá trị lưu trữ thì kí hiệu là “A” Một

số mang kí hiệu là “D” tức là xem xét lại Trong bảng kê này còn có phần hướng dẫn sử dụng

+ Bảng kê tài liệu lưu trữ Đây là bảng kê những tài liệu có giá trị lưu trữ của các đơn vị hình thành phông trong bảng phân loại Bảng kê này do các Viện Lưu trữ Nhà nước xây dựng và được sử dụng như một “cẩm nang”cho các Viện (Kho) lưu trữ dựa vào đó lựa chọn và thu nhận những tài liệu thực sự có giá trị lưu trữ từ các nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ của mình[63]

Từ năm 1984, ở Cộng hòa dân chủ Đức có một công cụ trợ giúp công tác xác định giá trị có ý nghĩa quan trọng nhất đó là Bảng diện sự kiện tài liệu Cho tới năm

1989, các nhà Lưu trữ học phương Tây chưa được biết tới thông tin này Bảng diện

sự kiện tài liệu của Cộng hòa Dân chủ Đức được hình thành từ một bản danh sách dài hơn 100 trang những sự việc và sự kiện Bảng diện sự kiện là mô hình trước tiên được xã hội thừa nhận, tuy nhiên Cộng hòa Dân chủ Đức còn bị ảnh hưởng bởi yếu tố chính trị vì vậy bảng này được coi như một bức tranh lịch sử trong đó nội dung của nó chủ yếu phục vụ nội dung hợp pháp của quyền lợi chính trị

Ở Trung Quốc, trước đây có 2 loại bảng thời hạn bảo quản:

+ Loại bảng thời hạn bảo quản dùng chung cho tất cả các cơ quan Nhà nước

Ví dụ: “Biểu tham khảo về thời hạn bảo quản nói chung của các cơ quan Nhà nước” ban hành năm 1957 gồm 46 điều

+ Loại “Bảng thời hạn bảo quản đối với tài liệu khoa học kĩ thuật” do Quốc

Vụ viện ban hành tạm thời gồm trên dưới 20 điều

* Ở Việt Nam

- Các công trình nghiên cứu tiêu biểu về danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị phải lập trong năm [71, 72] Danh mục hồ sơ là công cụ hướng dẫn các cơ quan đơn vị lập hồ sơ theo danh mục đã định sẵn, đồng thời giúp cho các viên chức xác định được giá trị tài liệu Căn cứ vào danh mục hồ sơ có thể xác định được thời hạn bảo quản cho các

hồ sơ được lập Có thể khẳng định đây chính là công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư Việc lập hồ sơ theo danh mục giúp cho các cơ quan quản lý chặt chẽ được tài liệu, tránh tình trạng mất mát thất lạc, đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trị tài liệu ở các giai đoạn sau thực hiện được tốt hơn

Về tình hình xây dựng danh mục hồ sơ, ở Việt Nam vào những năm sau khi thành lập Cục Lưu trữ - Phủ Thủ tướng, công tác lập hồ sơ đã được nhiều cơ quan chú trọng và thực hiện khá nghiêm túc vì thấy được lợi ích trước mắt cũng như lâu dài của nó Tuy nhiên, việc lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan từ đó cho đến nay vẫn còn nhiều bất cập và chưa được thực hiện triệt để.Trong báo cáo của TS Dương Văn Khảm tại “Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu” (Phục vụ 10 năm thi hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ Quốc gia) tổ chức tại Hà Nội ngày 26 và 27 tháng 4 năm 1994 có nêu: Đối với các cơ quan đầu ngành là nguồn nộp vào lưu trữ Quốc gia hầu hết đều chưa có danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản

+ Đề tài: “Nghiên cứu, xây dựng danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tại một số cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh” do Sở Nội vụ tỉnh Nam Định nghiên cứu năm 2013 Kết quả của đề tài có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, ngoài việc đưa ra 04 danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp

vào Lưu trữ lịch sử của 04 đơn vị thuộc tỉnh, còn là cơ sở tổ chức đào tạo, tập huấn

về công tác xác định giá trị tài liệu cho 70 công chức tại 04 đơn vị

- Các công trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn về “bảng thời hạn bảo quản

Trong gần 50 năm qua đã có hàng trăm công trình nghiên cứu khoa học của các nhóm nghiên cứu hoặc cá nhân đề cập tới hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu đã được công bố dưới dạng các bài viết nghiên cứu khoa học, trao đổi, đề tài luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, sách chuyên khảo, giáo trình, tập bài giảng Từ những năm 1970 một số cán bộ làm công tác lưu trữ ở nước ta đã bắt đầu có bài viết đề cập đến vấn đề lập Bảng kê tài liệu cần nộp vào kho lưu trữ và bảng thời hạn bảo quản mẫu làm chỗ dựa để xác định giá trị tài liệu Nhưng vì chưa

có nhiều thực tiễn nên những tác giả đề cập đến vấn đề này cũng chỉ đưa ra những gợi ý, chẳng hạn như trong bài viết “Hiện nay ở nước ta nên làm bảng thời hạn bảo quản gì?” của Lê Văn In - tác giả cho rằng vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước là việc cần phải làm và đã có giới thiệu sơ lược về các loại bảng thời hạn bảo quản của Liên

Xô, của Trung Quốc, của Cộng hòa dân chủ Đức và có những nhận xét về các bảng thời hạn bảo quản đó Tuy nhiên, tác giả cũng cho rằng ở nước ta việc làm bảng thời hạn bảo quản theo hướng nào cho phù hợp là vấn đề tương đối khó, nhưng dù sao cũng phải giải quyết Tác giả đưa ra gợi ý là đối với các kho lưu trữ Nhà nước Trung ương và địa phương nên làm các loại bảng kê những loại tài liệu có giá trị lịch sử phải thu và bảo quản vĩnh viễn ở kho này Còn đối với các kho lưu trữ Bộ, các ngành chủ quản thì cơ quan chỉ đạo công tác lưu trữ sẽ phối hợp với một số ngành và cơ quan nghiên cứu biên soạn một bảng thời hạn bảo quản mẫu phản ánh trong đó những tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Gợi ý này nhiều năm sau đó đã được nhiều cơ quan áp dụng và có hiệu quả rõ rệt trong thực tiễn Để hướng dẫn cho các cơ quan biên soạn và sử dụng trên phạm vi toàn quốc, cho đến năm 1975 Cục Lưu trữ Phủ thủ tướng ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ kèm theo công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 có tên “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu” với mục đích là giúp các cơ quan Nhà nước, các ngành, các cấp

có tài liệu làm căn cứ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ

quan mình Đây là bảng thời hạn bảo quản có giá trị pháp lý về hướng dẫn thời hạn bảo quản đối với các loại tài liệu mẫu hình thành ở các cơ quan gồm 7 chương và hơn 100 điều

Bài viết “Vai trò của bảng thời hạn bảo quản trong hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu” của nhóm tác giả Trần Đạo và Thái Hà đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam [58, 20] cho rằng bản chất của bảng thời hạn bảo quản thực chất là một trong các loại công cụ xác định giá trị tài liệu Vai trò của chúng phần nhiều chỉ phát huy trong các lưu trữ hiện hành Nhưng do chưa có hướng dẫn đầy đủ, nên việc

áp dụng ghi thời hạn bảo quản cho các hồ sơ còn nhiều sai sót Nhóm tác giả cũng

đề xuất với Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) cần sớm ban hành bản hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc, phương pháp, quy trình xây dựng bảng thời hạn bảo quản của ngành và liên ngành; hướng dẫn các cơ quan xây dựng danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản; xây dựng các loại công cụ xác định giá trị khác có liên quan đến thời hạn bảo quản của tài liệu và ban hành các văn bản pháp

lý về xác định giá trị tài liệu làm cơ sở cho việc hoàn thiện hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu Như vậy có thể thấy rất rõ nhận thức của những người làm công tác lưu trữ về vai trò của công cụ xác định giá trị tài liệu nói chung và bảng thời hạn bảo quản nói riêng là hết sức cần thiết, việc xây dựng hệ thống các công cụ này cần phải có sự hướng dẫn thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước, cụ thể là Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) về nguyên tắc, phương pháp

và quy trình xây dựng để từ đó các cơ quan tổ chức vận dụng cho hiệu quả

Bài viết “Cơ sở xác định thời hạn bảo quản tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản” [34, 36] của TS Nguyễn Cảnh Đương đã đặt vấn đề tài liệu thiết kế xây dựng

cơ bản (TKXDCB) là một dạng tài liệu KHKT ghi lại quá trình và kết quả tiến hành xây dựng mới, cải tạo, mở rộng các đô thị, các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi Là một hệ thống tài liệu phức tạp, chứa đựng nhiều thông tin

có ý nghĩa đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia, chứa đựng nhiều bí mật Nhà nước, song mức độ giá trị của các loại hình tài liệu TKXDCB không đồng nhất Vì vậy phải nghiên cứu đề ra cơ sở xác định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ tài liệu đó

Trong bài viết: “Bàn về vấn đề Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức” tác giả Thanh Mai cũng cho rằng việc nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói chung và bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan tổ chức nói riêng đã được quan tâm từ những năm 60,70 của thế kỷ XX và cho đến nay vấn đề này vẫn tiếp tục được quan tâm nghiên cứu Tác giả cũng đã phân tích

và nhấn mạnh: để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải làm rõ những vấn đề cốt yếu như tầm quan trọng của nó trong công tác lưu trữ, dựa vào cơ sở nào để xây dựng và hướng dẫn sử dụng bảng thời hạn bảo quản này trong thực tế công tác lưu trữ

+ Bài viết: “Về việc xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” của tác giả Nguyễn Lệ Nhung đăng trên

“Sưu tập tư liệu toàn văn công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1962-2013 qua tư liệu bảo quản tại Thư viện” của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ (thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) năm 2014 cũng chỉ ra rằng: Để đảm bảo cho xác định giá trị tài liệu được chính xác và thống nhất, cần phải có những công

cụ hướng dẫn, chỉ đạo thích hợp như: Quy chế xác định giá trị tài liệu, danh mục hồ

sơ có thời hạn bảo quản, bảng thời hạn bảo quản, bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu và tiêu biểu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ, danh mục sự kiện lịch sử để xác định trọng điểm tài liệu, danh mục tài liệu được lưu trữ

Luận văn Thạc sĩ khoa học Lưu trữ và tư liệu học của học viên Trần Thị Loan: “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường Trung học chuyên nghiệp Trung ương” năm 2004 [70] Xuất phát từ thực tiễn giảng dạy nghiệp vụ công tác lưu trữ trong trường Trung học, qua quá trình khảo sát thực tế khối tài liệu của một số cơ sở đào tạo Trung học chuyên nghiệp, tác giả đã khái quát

về vai trò và thực trạng công tác lưu trữ trong các trường Trung học chuyên nghiệp Trung ương hầu hết đều đang trong tình trạng chưa được thu thập triệt để, chưa được phân loại và đặc biệt là chưa được xác định giá trị để lựa chọn đưa vào bảo quản trong các lưu trữ của Trường, điều này không chỉ khó khăn cho công tác quản

lý, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng của nhà trường mà còn gây nên sự

thất thoát và làm mai một nguồn tài liệu phản ánh chức năng đào tạo ngành nghề của các trường Trung học chuyên nghiệp của Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử, nguồn sử liệu quan trọng trong hệ thống giáo dục quốc dân Trên cơ sở khoa học về xác định giá trị tài liệu, quá trình nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ quyền hạn và

cơ cấu tổ chức, thành phần, loại hình nội dung tài liệu của các trường Trung học Trung ương, cũng như tìm ra được các ưu điểm, tồn tại, nhận diện được các nguyên nhân chủ quan và khách quan trong công tác lưu trữ nói chung và xác định giá trị tài liệu nói riêng, tác giả đã đề xuất xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường Trung học với trên 100 loại hồ sơ tài liệu có ghi thời hạn bảo quản cụ thể làm cơ sở cho việc lựa chọn các tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản tại lưu trữ của các trường Trung học phản ánh về các mặt hoạt động như: hoạt động đào tạo, hoạt động hành chính - quản trị, hoạt động tổ chức cán bộ, hoạt động quản lý học sinh, hoạt động xây dựng cơ bản, hoạt động đối ngoại, hoạt động thanh tra, hoạt động công đoàn, hoạt động đoàn thanh niên, hoạt động nữ công Mặc dù đã có những nghiên cứu về xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường Trung học chuyên nghiệp Trung ương, nhưng đề tài vẫn chỉ dừng lại ở việc đề xuất xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chứ cũng chưa

đề xuất được một hệ thống các công cụ xác định giá trị tài liệu khác như: danh mục

hồ sơ tài liệu, bảng kê nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu, bảng kê các tài liệu hết giá trị Đó là khoảng trống mà tác giả của luận án muốn tiếp tục nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu khoa học: “Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của trường CĐ Nội vụ Hà Nội”[71], nghiệm thu năm 2008 do Thạc sĩ Trần Thị Loan làm chủ nhiệm Năm 2005, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ chính thức được thành lập trên cơ sở nâng cấp từ trường Trung học Văn thư Lưu trữ, chủ nhiệm đề tài đề tài đã khái quát hóa và đưa ra những ưu điểm, hạn chế về công tác này, từ đó tác giả cũng đã đề xuất xây dựng bảng thời hạn bảo quản bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội trên cơ sở phân tích thực trạng về đặc điểm, thành phần và nội dung tài liệu của trường cũng như sự cần thiết của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản với mục đích là thống nhất trong việc xác định giá trị hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của nhà trường dựa trên

hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu là bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Tóm lại: Các các công trình nghiên cứu về lý luận và thực tiễn ở trong và ngoài nước liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến đề tài luận án có rất nhiều, tuy nhiên vấn đề xây dựng hệ thống công cụ để hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học công lập tại Việt Nam thì chưa được nghiên cứu và công bố dưới

bất kỳ một hình thức nào Vì vậy, đề tài luận án: “Xây dựng hệ thống công cụ xác

định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học Việt Nam”

là đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới và không trùng lặp với bất cứ một công trình nào trước đó Đây cũng chính là lý do tác giả luận án quyết định lựa chọn vấn đề nghiên cứu trong nhiều năm qua

1.3 Những vấn đề luận án tập trung nghiên cứu

Có thể thấy, dưới nhiều góc độ khác nhau các công trình nghiên cứu được thực hiện trong nước và ở nước ngoài có liên quan đến lý luận và thực tiễn xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu là rất phong phú, tuy vậy cho đến thời điểm tác giả nghiên cứu đề tài này, vẫn chưa có công trình khoa học nào nghiên cứu về

hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học Việt Nam một cách riêng rẽ và đầy đủ Luận án được kế thừa dựa trên các kết quả nghiên cứu về lý luận xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là các công trình nghiên cứu khoa học về công cụ xác định giá trị tài liệu nói chung của các tác giả trong và ngoài nước Đây chính là

cơ sở khoa học và thực tiễn giúp cho tác giả luận án thực hiện nghiên cứu của mình

và đề xuất xây dựng một hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học cũng như hướng dẫn xây dựng một số loại công

cụ có tính điển hình

Luận án sẽ tập trung nghiên cứu các vấn đề sau đây:

- Hệ thống và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu

Để thực hiện được mục tiêu này luận án cần phân tích để làm rõ những khái niệm có liên quan như: “Giá trị tài liệu lưu trữ”, “Giá trị thực tiễn”, “Giá trị lịch sử”,

“Thời hạn bảo quản”, “Đánh giá giá trị tài liệu”, “Xác định giá trị tài liệu”, “Công

cụ xác định giá trị tài liệu”, “Hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu”, “Danh mục

hồ sơ”, “Bảng thời hạn bảo quản” Từ đó phân tích sự cần thiết phải xây dựng

công cụ xác định giá trị tài liệu, các loại công cụ xác định giá trị tài liệu và vai trò của nó đối với việc xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học dựa trên các nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phương pháp xây dựng,

và phạm vi áp dụng các loại công cụ này

- Khảo sát và đánh giá thực trạng việc xây dựng các công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học

Để thực hiện nội dung này luận án cần phải khảo sát và phân tích thực trạng việc xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu ở các trường đại học và đưa

ra nhận xét về những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của công tác này, từ đó có

cơ sở thực tiễn chứng minh cho sự cần thiết phải tổ chức xây dựng và sử dụng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học

- Đề xuất xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu và xây dựng

một số loại công cụ xác định giá trị tài liệu áp dụng cho trường đại học

Kết quả nghiên cứu những vấn đề trên sẽ làm cơ sở để tác giả giải quyết vấn đề quan trọng của luận án là nghiên cứu đề xuất xây dựng một hệ thống công

cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học phù hợp với điều kiện thực tiễn và yêu cầu của các trường đại học hiện nay như danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục tài liệu phổ biến, danh mục nguồn và thành phần tài liệu, danh mục tài liệu có giá trị bảo quản dưới 5 năm, danh mục tài liệu hủy giản đơn Từ đó, tác giả hướng dẫn triển khai quy trình xây dựng một số loại công cụ mẫu áp dụng cho các trường đại học như: Danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp

vụ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu Để xây dựng được hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học, tác giả luận án cũng đã đề xuất phải đảm bảo các điều kiện quan trọng, trong đó có việc nâng cao nhận thức cho lãnh đạo nhà trường, lãnh đạo các đơn vị chức năng, lãnh đạo các khoa, tổ chuyên môn đặc biệt là từng cá nhân phụ trách các mảng công việc được giao; tăng cường vai trò của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ; đảm bảo cơ sở vật chất cho các hoạt động lưu trữ của trường đại học và tuyển chọn, sắp xếp hợp lý vị trí việc làm đối với người làm công tác lưu trữ

Tiểu kết chương 1

Qua khảo cứu kết quả của các công trình nghiên cứu có liên quan đến lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu nói chung và xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu nói riêng, tác giả đã hệ thống khái quát, phân tích làm rõ nội dung cũng như có những nhận định về khoảng trống trong việc xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học Việt Nam, một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ các trường đại học Tuy nhiên, cho đến thời điểm tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu của mình thì vẫn chưa có công trình khoa học nào đề cập tới việc xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học Đó chính là lý do tác giả muốn lựa chọn đề tài và triển khai luận án với mong muốn làm sáng tỏ thêm

về mặt lý luận và vận dụng vào thực tiễn xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học, góp phần đưa hoạt động lưu trữ tại các cơ sở giáo dục đại học Việt Nam đi vào nề nếp đáp ứng yêu cầu phát triển và hội nhập

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM

2.1 Giải thích các khái niệm có liên quan

2.1.1 Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ”

Tại Việt Nam, sự giải thích chính thức về thuật ngữ “Giá trị tài liệu lưu trữ”

đã được nêu từ những 1992, trong từ điển “Lưu trữ Việt Nam”[32] Theo đó, “Giá trị tài liệu lưu trữ” là: “Giá trị của những thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ có thể phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác Giá trị của tài liệu lưu trữ được chia thành hai loại: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử”

Từ điển “Giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam”[55] của PGS.TS Dương Văn Khảm chủ biên xuất bản năm 2011 “Giá trị của tài liệu lưu trữ là giá trị thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu”

Như vậy có thể hiểu giá trị của tài liệu lưu trữ là giá trị của những thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ, được khai thác sử dụng vào các mục đích khác nhau như chính trị, khoa học, kinh tế và các lĩnh vực khác của xã hội Vì vậy chúng cần được bảo quản an toàn trong các lưu trữ với tư cách là các chứng cứ của xã hội

2.1.2 Khái niệm “Giá trị thực tiễn” và “Giá trị lịch sử”

Dựa vào mục đích sử dụng của tài liệu, các nhà lưu trữ học cho rằng giá trị của tài liệu lưu trữ được chia ra làm 2 loại: “Giá trị thực tiễn” và “Giá trị lịch sử”

“Giá trị thực tiễn” là giá trị thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu giải quyết các nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu Tài liệu có giá trị thực tiễn được bảo quản ở lưu trữ của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu Độ dài giá trị thực tiễn của tài liệu được thể hiện bằng thời hạn bảo quản của tài liệu Tài liệu lưu trữ kết thúc giá trị thực tiễn, nếu có giá trị lịch sử được lựa chọn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, nếu không có giá trị lịch sử sẽ được làm thủ tục tiêu hủy theo quy định Tài liệu có giá trị lịch sử sẽ được lưu trữ vĩnh viễn để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử

Từ điển “Giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam”[55] của PGS.TS

Dương Văn Khảm chủ biên xuất bản năm 2011 giải thích: “Giá trị hiện hành” là

giá trị thông tin của tài liệu còn liên quan đến công việc đã kết thúc, phục vụ cho yêu cầu tra cứu của cơ quan sản sinh ra tài liệu

“Giá trị lịch sử” là giá trị thông tin của tài liệu phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử

2.1.3 Khái niệm “Thời hạn bảo quản tài liệu”

Trước đây khi nói đến xác định “Thời hạn bảo quản của tài liệu” thì nhiều người chỉ nghĩ rằng tài liệu đó có giá trị bảo quản “Vĩnh viễn”, “Lâu dài” hoặc

“Tạm thời”mà không liên hệ tới việc tài liệu đó đang có giá trị thực tiễn bảo quản ở lưu trữ hiện hành hay tài liệu đó đã được thu vào lưu trữ lịch sử để bảo quản vĩnh viễn Từ đó dẫn đến việc thực hiện sai về phương pháp xác định giá trị tài liệu Vậy cần phải hiểu thống nhất về khái niệm “Thời hạn bảo quản của tài liệu”.Theo nghĩa rộng cơ sở để xác định “Thời hạn bảo quản của tài liệu” là lượng và thể loại giá trị

có trong tài liệu và thẩm quyền bảo quản của lưu trữ lịch sử hay lưu trữ hiện hành Theo kết quả nghiên cứu cho thấy, thời hạn bảo quản chủ yếu đặt ra chủ yếu đối với tài liệu ở Lưu trữ hiện hành, đó là độ dài cần thiết của giá trị thực tiễn để tài liệu đó phục vụ cho yêu cầu sử dụng của cơ quan sản sinh ra tài liệu Do tính chất của từng công việc khác nhau, nên tài liệu có thời hạn bảo quản khác nhau, tức là tài liệu đó cần lưu giữ tiếp với thời gian khác nhau sau khi công việc kết thúc Thời hạn đó được tính bằng năm bảo quản, cộng thêm một năm ở giai đoạn văn thư, kể từ khi công việc kết thúc Hết thời hạn đó, đối với cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu sẽ được lựa chọn đưa vào Lưu trữ lịch sử nếu chúng có giá trị lịch sử hoặc hủy nếu không có giá trị lịch sử Nhưng việc giao nộp vào Lưu trữ lịch sử để bảo quản cố định còn phải theo quy định của Nhà nước về thời hạn giao nộp chứ không phải tài liệu hết thời hạn bảo quản được giao ngay cho Lưu trữ lịch sử

Theo PGS Vương Đình Quyền: “Thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu là khoảng thời gian cần lưu giữ kể từ khi kết thúc ở giai đoạn văn thư”[92, 93]

Theo PGS.TS Dương Văn Khảm: “Thời hạn bảo quản là thời hạn của hồ sơ tài liệu còn giá trị hiện hành, được bảo quản ở lưu trữ hiện hành trước khi chúng được giao nộp vào lưu trữ lịch sử hoặc loại hủy” [55]