Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 8 - Bùi Thị Thu Cúc

Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 8: Thao tác trên bảng tính với Excel cung cấp cho người học các kiến thức cơ bản về Excel, các thao tác với tệp tin và bảng tính, xử lý dữ liệu trong bảng tính. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

TIN HỌC VĂN PHÒNG

Bài 8: THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH VỚI EXCEL

Nội dung chính

1 Giới thiệu Microsoft Excel

2 Các thao tác với tệp tin và bảng tính

3 Xử lý dữ liệu trong bảng tính

2

1 Giới thiệu Microsoft Excel

I Phần mềm xử lý bảng tính, nằm trong bộ MS Office

I Các tính năng chính :

• tính toán, phân tích dữ liệu

• lập bảng biểu báo cáo, quản lý danh sách

• vẽ đồ thị và các sơ đồ

• tự động hoá công việc bằng các macro

I Khởi động Excel :

• kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình hay thanh tác vụ

• kích chọn Start → All Program → Microsoft Office →

Microsoft Excel 2010

Màn hình làm việc của Excel

4

Cấu trúc của bảng tính

I Workbook : là một tập tin chứa tất cả các dữ liệu mà

người dùng excel làm việc, gồm tập hợp các bảng tính

(sheet), đồ thị, macro có liên hệ với nhau

I Sheet : một lưới các ô (cell), dùng để nhập dữ liệu, tính toán, tạo biểu mẫu ., gồm tối đa 16.384 cột và

1.048.576 dòng với Excel 2010

I Các cộtđược đánh thứ tự theo chữ (A, B, ., Z, AA,

AB, .), các dòng được đánh số từ 1

I Cell : một ô để điền dữ liệu, được xác định bằng cột và

dòng chứa ô đó

Cấu trúc của bảng tính

I Vùng : tập hợp các ô kề nhau, được xác định bởi toạ độ ô đầu (thường ở góc trên bên trái) và toạ độ ô cuối (thường

ở góc dưới bên phải), ví dụ A2 : B5

I Chọn vùng :

• giữ chuột từ ô đầu tiên, kéo đến ô cuối cùng rồi thả chuột

• dùng phím shift kết hợp với các mũi tên di chuyển

6

2 Các thao tác với tệp tin và bảng tính

Các thao tác với tệp tin tương tự như trong Word

I Lưu tệp : File → Save ; phím tắt Ctrl+S;

hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ nhanh

I Lưu tệp với tên khác : File → Save as

I Tạo tệp mới : File → New ; Ctrl+N

I Mở một tệp đã có : File → Open ; Ctrl+O

I Đóng tệp đang mở : File → Close ; nút Close ;

File → Exit hoặc Alt+F4

Các thao tác với bảng tính

I Kích chuột phải vào tên của sheet, chọn

mục tương ứng để chèn sheet, xoá, đổi

tên, di chuyển/sao chép, đặt chế độ bảo

vệ, tô màu tên, ẩn/hiện, chọn tất cả

I Tách bảng tính

• giúp ta đồng thời thấy những phần khác

nhau của bảng tính

• vào View → Window, chọn Freeze Panes

8

Di chuyển trong bảng tính

I các phím mũi tên di chuyển giữa các ô

I Tab/Shift+Tab : sang ô bên phải/trái

I Home : đưa con trỏ về đầu dòng (cột A)

I Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa con trỏ về đầu sheet (ô

A1)/cuối sheet (ô có chứa dữ liệu sau cùng)

I PageUp/PageDown : đến màn hình phía trước/sau

I Alt+PgUp/Alt+PgDn : sang trái/phải một màn hình

I Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến sheet phía trước/sau

I F5 : mở hộp thoại Go to (di chuyển nhanh đến ô/vùng)

3 Xử lý dữ liệu trong bảng tính

Các kiểu dữ liệu

I Dạng văn bản (Text)

I Dạng số (Number) : số nguyên, số thực, số âm,

số dương, số phần trăm (Percentage)

I Dạng ngày (Date), giờ (Time)

I Dạng tiền tệ (Currency)

I Dạng logic : True hoặc False

10

Nhập, sửa, xoá dữ liệu

I Nhập liệu : đưa con trỏ đến ô cần nhập để gõ dữ liệu, kết thúc việc nhập bằng Enter hoặc Tab

I Sửa dữ liệu đã có : nhấn đúp chuột vào ô hoặc ấn F2, nên sửa trong thanh công thức rồi ấn Enter để sửa hoặc Esc

để huỷ các sửa đổi

I Xoá dữ liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần xoá, chọn

Clear Contents

I Cắt, dán dữ liệu

Sao chép dữ liệu

I Nhấp chuột phải vào ô/vùng cần copy, chọn Copy

I Nhấp chuột phải vào ô/đầu vùng cần sao chép ra, chọn

trong Paste Options hoặc Paste Special

I Dán đặc biệt : cho phép chỉ dán công thức hay giá trị,

định dạng, chú thích, độ rộng cột

12

Định dạng dữ liệu

I Có thể để Excel tự động định dạng hoặc ta chỉ ra kiểu dữ liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần định dạng, chọn

Format Cells

I Căn lề, sửa font, tô màu, kẻ khung

Thao tác trên dòng, cột

Dùng chuột phải hoặc sử dụng ribbon

I Chèn, xoá dòng/cột

I Thay đổi kích thước : chọn dòng/cột cần làm, vào Home

→ Cells → Format, chọn Row Height hoặcColumn Width

I Ẩn dòng/cột : vào Home → Cells → Format, chọn Hide

& Unhide

I Nhóm các dòng/cột : chọn các dòng/cột cần làm, vào

Data → Outline, chọn Group

14

Thao tác trên ô

Dùng chuột phải hoặc sử dụng ribbon

I Chèn, xoá ô

I Đặt tên cho ô/vùng : gõ tên vào mục Tên, hoặc vào

Formulas → Defined Names, chọn Define Name

I Merge : vào Home → Alignment, chọn Merge & Center

I Ghi chú cho ô : vào Review → Comments, chọn

New Comment

I Bảo vệ ô : vào Home → Cells → Format, chọn Lock Cell

Tính năng Auto Fill

I Dùng để điền cả loạt dữ liệu giống nhau hoặc dữ liệu thay đổi theo quy luật

I Cách 1 : nhập giá trị vào ô đầu tiên, cho con trỏ lại gần góc dưới phải của ô để hiện ra dấu +, kéo chuột đến vị trí mong muốn Thay đổi kiểu fill : ấn nút Auto Fill Options

I Cách 2 : nhập giá trị vào ô đầu tiên, vào Home →

Editing, chọn Fill

16

Công thức toán học cơ bản