Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 12 - Bùi Thị Thu Cúc

Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 12: Quản trị dữ liệu cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm cơ bản, sắp xếp dữ liệu, lọc dữ liệu, các hàm cơ sở dữ liệu, tổng kết theo nhóm. Mời các bạn tham khảo.

TIN HỌC VĂN PHÒNG

Bài 12: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU

Nội dung chính

1 Khái niệm cơ bản

I Cơ sở dữ liệu (CSDL) : tập hợp các thông tin được tổ

chức dưới dạng bảng để dễ dàng liệt kê, tìm kiếm, lọc ra những thông tin thỏa mãn điều kiện nào đó

I Vùng CSDL trong Excel :

• là vùng chữ nhật của bảng tính gồm ít nhất 2 hàng

• hàng đầu tiên chứa các tiêu đề (các trường - field) của dữ liệu, mỗi tiêu đề trên một cột

• từ hàng thứ 2 trở đi chứa dữ liệu, mỗi hàng là một bản ghi

(record)

I Chú ý :

• tên trường phải là dạng ký tự, không dùng công thức, địa chỉ ô

• không nên có miền rỗng trong CSDL

2 Sắp xếp dữ liệu

I Chọn vùng dữ

liệu cần sắp xếp

I Vào Data →

Sort & Filter,

chọn Sort

• Sort by : chọn trường để sắp xếp

• Order : chiều sắp xếp

• Add Level : thêm các trường để sắp xếp

• Delete Level : bỏ các trường ra khỏi danh sách sắp xếp

3 Lọc dữ liệu

Để chuẩn bị cho việc lọc dữ liệu, cần xác định các yếu tố cơ bản sau :

I Miền dữ liệu : vùng CSDL cần xử lý

I Miền tiêu chuẩn (MTC) : chứa điều kiện để lọc, gồm ít

nhất 2 hàng

• hàng đầu chứa tiêu đề cho các tiêu chuẩn, tên tiêu đề phụ

thuộc vào phương pháp thiết lập trực tiếp hay gián tiếp

• các hàng tiếp theo chứa điều kiện

I Miền đích : chứa các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn

Lọc dữ liệu

Ví dụ : miền dữ liệu B2 : D7, miền tiêu chuẩn H2 : I3

Lọc dữ liệu

I MTC trực tiếp

• chứa các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó

• hàng đầu chứa tên tiêu chuẩn, phải là tên các trường

• các hàng tiếp theo chứa các tiêu chuẩn, có thể thêm các toán

tử so sánh như >, >=, <, <= trước các giá trị

I Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (điều kiện "và") được thực hiện đồng thời

I Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau (điều kiện

"hoặc") được thực hiện không đồng thời

Lọc dữ liệu

Ví dụ MTC trực tiếp

I miền 1 : lọc ra những người có điểm

toán trong khoảng từ 5 đến 8, cả hai

tiêu đề đều ghi trường Toán, điều kiện

ghi trên cùng một hàng

I miền 2 : lọc ra những người có điểm

toán dưới 5 hoặc trên 8, điều kiện ghi

trên hai hàng

I miền 3 : lọc ra những người có điểm

toán trên 7 hoặc điểm tin trên 7, hai

cột tiêu đề, điều kiện ghi trên hai hàng

Lọc dữ liệu

I MTC giỏn tiếp

• chứa cỏc tiờu chuẩn để so sỏnh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu

trong một trường với một giỏ trị nào đú

• hàng đầu chứa tờn tiờu chuẩn, khụng được trựng tờn trường

nào

• cỏc hàng tiếp theo chứa cỏc tiờu chuẩn dướidạng cụng thức

• cụng thức phải ghiđịa chỉ của bản ghi đầu tiờnvà trả về giỏ

trị True hoặc False

I Vớ dụ

135

Trên hàng tiêu đề của tiêu chuẩn phải có 2 ô đều ghi tr-ờng Trung bình, ngay phía dưới ghi điều

kiện (trên cùng một hàng) :

Trung bình Trung bình

>=5 <8

Để lọc ra những người Xếp loại Kém hoặc Giỏi, Xuất sắc (tức là điểm Trung bình dưới 5 hoặc

trên 8 (ngoài khoảng) làm như sau:

Ngay phía dưới ghi điều kiện (trên hai hàng) :

Trung bình

<5

>8

Để lọc ra danh sách Nam hoặc Tuổi trên 21 : Điều kiện ghi trên hai hàng :

Tuổi Giới tính

Nam

>21

Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (TCSSGT) hay còn gọi là tiêu chuẩn công thức: cho phép đưa

vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu trong một trường với một giá trị

nào đó TCSSGT được tạo ra theo nguyên tắc sau :

• Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhưng không

được trùng với tên trường nào

• Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công thức Công

thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiên Kết quả thực hiện công thức này là

một giá trị Logic : TRUE (Đúng) hoặc FALSE (Sai)

Năm sinh

=YEAR(C3) < 1975 Sinh trước 1975

Khi ấn ↵ , tại ô tiêu chuẩn này sẽ xuất hiện FALSE (vì Năm sinh của Hùng là 1978)

136

Ngày sinh chẵn

=MOD(DATE(C3),2) =0 Sinh vào ngày chẵn

Khi ấn ↵ , tại ô tiêu chuẩn này sẽ xuất hiện TRUE (vì Ngày sinh của Hùng là 30)

- Miền đích (Copy to) : miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn

b - Lọc tự động (AutoFilter)

- Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề)

- Data, Filter

- Chọn AutoFilter, Excel tự động chèn những mũi tên vào bên phải của các tên trường

- Chọn biểu tượng tam giác tại cột chứa dữ liệu dùng làm tiêu chuẩn để lọc (ví dụ tại cột Xếp loại)

- Chọn một trong các mục tại Menu : [All] : Hiện toàn bộ các bản ghi [Blanks] : Chỉ hiện các bản ghi trống [Nonblanks] : Chỉ hiện các bản ghi không trống [Custom ] : Dùng các toán tử so sánh (sẽ được trình bày chi tiết trong phần tiếp theo)

Phần còn lại là danh sách giá trị của các bản ghi trong CSDL tại cột đó Khi cần lọc các bản ghi theo một giá trị cụ thể nào đó chỉ cần chọn giá trị đó trong Menu (ví dụ chọn Trung bình) Dùng các toán tử so sánh

9

Lọc tự động (Auto Filter)

I Chọn miền dữ liệu cần

lọc, kể cả tiêu đề

I Vào Data → Sort &

Filter, chọn Filter

I Nhấp chuột vào biểu

tượng tam giác ở góc

cột tiêu đề để thêm

điều kiện lọc

Lọc nâng cao (Advanced Filter)

I Tạo miền tiêu chuẩn

I Chọn miền dữ liệu cần lọc

I Vào Data → Sort & Filter, chọn

Advanced

• List range : chọn miền dữ liệu

• Criteria range : chọn miền tiêu

chuẩn

• Copy to : chọn miền đích nếu

nhấn chọn Copy to another

location

• Filter the list, in-place : lọc và trả

kết quả ngay tại chỗ

4 Cỏc hàm cơ sở dữ liệu

I Dựng để trả lại một giỏ trị từ CSDL theo một điều kiện

nào đú CSDL sau dựng để minh hoạ cho cỏc vớ dụ.

139

4 Các hàm Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Dùng để trả lại một giá trị từ CSDL theo một điều kiện nào đó

CSDL sau đây dùng để minh hoạ cho các ví dụ

DSUM (database, field, criteria): Tính tổng trên một cột (field) của CSDL (database) thoả

mãn điều kiện ghi trong miền tiêu chuẩn (criteria)

Ví dụ: để tính tổng Lương của Nữ, tại một ô trống nào đó của bảng tính, sau khi nhập công thức: = DSUM(A1:D10, 4 ,C12:C13) ta nhận được giá trị 280

12

DSUM (database, field, criteria)

I Tính tổng trên một cột (field) của các bản ghi trong

CSDL (database) thoả mãn điều kiện viết trong miền tiêu chuẩn (criteria)

I Ví dụ 1 : để tính tổng Lương của Nữ, tại một ô trống nào

đó nhập công thức =DSUM(A1 :D10, 4, C12 :C13) hoặc

=DSUM(A1 :D10, "Lương", C12 :C13)

• giá trị 4 là số thứ tự của cột Lương trong CSDL

I Khi tính tổng theo 1 điều kiện, có thể thay hàm DSUM

bằng SUMIF Khi tính từ 2 điều kiện trở lên (SUMIFS), hàm DSUM được thay bằng công thức mảng.

I Ví dụ 2 : tính tổng Lương những người trên 32 tuổi

Các hàm cơ sở dữ liệu

I DAVERAGE(database, field, criteria)

• Tính giá trị trung bình trên một cột của các bản ghi trong

CSDL thoả mãn điều kiện viết trong miền tiêu chuẩn

• Ví dụ : tính tuổi trung bình của Nữ

I DMAX/DMIN(database, field, criteria)

• Tính giá trị lớn/nhỏ nhất trên một cột của các bản ghi trong CSDL thoả mãn điều kiện viết trong miền tiêu chuẩn

• Ví dụ : tính lương cao/thấp nhất của những người 28 tuổi

Các hàm cơ sở dữ liệu

I DCOUNT(database, field, criteria)

• Đếm số ôchứa sốtrên một cột của các bản ghi trong CSDL thoả mãn điều kiện viết trong miền tiêu chuẩn

• Ví dụ : để đếm số người là Nữ có Lương >= 50, dùng công thức =DCOUNT(A1 :D10, D1, C12 :D13) hoặc

=DCOUNT(A1 :D10, B1, C12 :D13)

• Tham số thứ 2 (field) tương ứng với một trường số bất kỳ,

trong ví dụ này không dùng được trường Tên hay Giới tính

I DCOUNTA(database, field, criteria)

• Đếm số ô không rỗng trên một cột của các bản ghi trong

CSDL thoả mãn điều kiện viết trong miền tiêu chuẩn

5 Tổng kết theo nhúm

I Tạo cỏc dũng tổng kết trong một CSDL SubTotal sẽ

chốn tại cỏc vị trớ cần thiết cỏc tớnh toỏn thống kờ theo

yờu cầu của người sử dụng. 142

Các tuỳ chọn khác :

• Replace Current SubTotal : Khi tạo dòng tổng kết mới dòng này sẽ thay thế dòng tổng kết

cũ Theo ngầm định các dòng tổng kết sẽ nối tiếp nhau

• Page Break Between Group : Chèn dấu ngắt trang tại mỗi vị trí có dòng SubTotal (tức là

đưa mỗi nhóm sang một trang riêng biệt)

• Summary Below Data : Đặt dòng tổng kết ở cuối mỗi nhóm Nếu bỏ dấu tích dòng này

sẽ được đưa lên trước mỗi nhóm

• Remove All : Huỷ bỏ mọi SubTotal đã thực hiện

3/ Chọn Ok để bắt đầu tạo

16

Các bước thực hiện

I Sắp xếp dữ liệu theo trường

cần tạo SubTotal

I Vào Data → Outline, chọn

Subtotal

• At each change in : chọn

trường mà theo trường này,

tại mỗi vị trí thay đổi Excel sẽ

chèn vào một dòng Tổng kết

• Use function : chọn hàm để

tính toán tổng kết dữ liệu

• Add subtotal to : chọn các

trường cần tính toán

Vớ dụ

Cho bảng dữ liệu dưới đõy, hóy làm cỏc việc sau.

I Sắp xếp theo trường Trung bỡnh, thứ tự từ cao xuống thấp.

I Dựng Subtotal để phõn nhúm theo Xếp loại, cho ra điểm trung

bỡnh của cỏc nhúm trờn cỏc trường Toỏn, Tin, Trung bỡnh.

I Tương tự, thực hiện phõn nhúm theo Giới tớnh.

139

4 Các hàm Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Dùng để trả lại một giá trị từ CSDL theo một điều kiện nào đó

CSDL sau đây dùng để minh hoạ cho các ví dụ

DSUM (database, field, criteria): Tính tổng trên một cột (field) của CSDL (database) thoả

mãn điều kiện ghi trong miền tiêu chuẩn (criteria)

Ví dụ: để tính tổng Lương của Nữ, tại một ô trống nào đó của bảng tính, sau khi nhập công thức: = DSUM(A1:D10, 4 ,C12:C13) ta nhận được giá trị 280

18