Ebook Tự học nhanh Word 2003 và 2007: Phần 2

Nối tiếp phần 1 của ebook Tự học nhanh Word 2003 và 2007 phần 2 tiếp tục trình bày các nội dung chính sau: Tự học hiệu chỉnh văn bản với Word 2003 - 2007, các định dạng đặc biệt, kiểm tra văn bản đã soạn thảo, làm việc với hộp thoại FONT, kiến thức cơ bản trong soạn thảo văn bản, phím tắt trong winWord. Mời các bạn cùng tham khảo.

PHẦN III

Tự HỌC HIỆU CHỈNH VÂN BÂN vởl WORD 2003 - 2007

! HIỆU CHỈNH VĂN BẢN TRÊN MICROSOPT WORD 2003

1 Các định dạng đặc biệt

Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại

Bạn quét chọn vùng văn bản, bấm menu Pormat > Change case ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn một lựa chọn:

+ lovvercase (chuyển sahg chữ thường).

+ ƯPPERCASE (chuyển sang chữ in)

+ Titỉe Case (Chữ in đầu mỗi từ)

+ tOGGLE cASE (chữ thường đầu mỗi từ)

Có thể làm nhanh ba thao tác Sentence case, lower case, UPPERCASE bằng cách bấm nhiều lần tổ hỢp phím Shift + F3 sau khi quét Ểhọn vùng văn bản

Tuy nhiên, đối vói văn bản dùng font Unicode (Arial, Times New Roman, Tahoma ) thì không sử dụng được thao tác trên mà phải dùng thêm chương trình Unikey 3.6 Quét chọn vùng văn bản, bấm tổ hỢp phím Ctrl+C (hoặc bấm menu Edit > Copy hoặc nút Copy trên thanh công cụ Standard) Chạy chương trình Unikey, bấm chuột phải lên biểu tượng chương trình (chữ V màu đỏ nằm ở khay đồng hồ), chọn công cụ (hoặc bấm Ctrl + Shift + F6), ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn Unicode ở hai ô Đích, Nguồn trong khung Bảng mã, đánh dấu chọn mục Chuyển mã Clipboard, đánh dấu chọn mục chọn sang chữ hoa hoặc sang chữ thường, bấm nút Chuyển mã Trở lại cửa sổ soạn thảo, bấm tổ hỢp phím Ctrl+V (hoặc bấm menu Edit > Paste, hoặc bấm nút Paste trên thanh công cụ)

2 Lưu fìle văn bản

Bạn muốn lưu file văn bản (chưa có tên) và lưu fĩle với một tên khác (đã được đặt tên) trong MS word 2003, bạn thực hiện như sau:

- Vào File\ Save (Ctrl + S): Trường hợp đặt tên file mới.

- Vào Fiỉe\Saue As (F12): Đối với fíle đã được đặt tên.

Màn hình inỏ ra hộp thoại Save As:

■ jta» iWạrđOWgmírt [ : CariHỊl

+ Chọn ổ, thư mục muốn lưu (giống phần mở tài liệu).

+ Đặt tên cho fle tại ô File name, mặc định của file M S word được lưu sẽ là *.doc.

+ Kích vào nút Save hoặc ấn phím Enter.

Sau khi đặt tên xong, trên thanh tiêu đề của màn hình MS word bạn sẽ nhìn thấy tên vừa đặt

3 Kiểm tra văn bản đã soạn thảo

Một văn bản sau khi soạn thảo xong, bạn có thể kiểm tra lại kết quả công việc mình đã làm bằng cách nhấp Menu Tools và nhấp chọn lệnh Word Count để mở hộp thoại

73

% Stãtistỉcs! ‘■''"••T-'-""-" • *

Hộp thoại Word Count

Microsoft Word 2003 sẽ cho bạn biết được văn bản có bao nhiêu trang (Pages), có bao nhiêu từ (Words), có bao nhiêu ký tự (characters) không tính khoảng trắng, bao nhiêu ký tự tính cả khoảng trắng, có bao nhiêu Paragraphs (hay bạn đã gõ bao nhiêu phím Enter) và CUỐI cùng là văn bản đang có bao nhiêu dòng chữ

ifólỉẫsffi tẫns ĩsá taéo, ban co ãỉễ ĩMỉ lađưc^ỉổcđô cỗ cua

m khbầnc cácL ]ấy tổnc ^ 'k ý tecdúa dho ửiời cian nâ bạn% Isưdmc để cò bầnc áv ký tự

Đoạn văn bản khi được chọn

- Chon m ô t từ (Word): Để chọn một từ trong văn bản

+ Nhấp chuột để đặt con trỏ ỏ điểm đầu đoạn văn bản cần chọn, giữ Shift và nhấp chuột ở điểm CUỐI của đoạn văn bản cần chọn

+ Dùng các phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím và để di chuyển con trỏ Text đến điểm đầu của đoạn văn bản cần chọn Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hỢp để di chuyển con trỏ đến điểm cuốĩ của đoạn văn bản cần chọn

+ C hon đ o a n văn bản ở bên ngoài lề của tờ giấy:

Khi đưa chuột qua lề bên trái của văn bản, con trỏ có dạng (ữ ), khi đó ta sẽ có một sô"cách chọn đặc biệt như:

+ Chon m ôt dòn g (Lỉne): Nhấp chuột ở dòng cần

chọn thì dòng chữ nằm ngang vỊ trí con trỏ sẽ được chọn.+ Chọn nhiều dòng:

75

Cách 1: Kéo chuột ỏ dòng bắt đầu chọn dọc theo chiều

của văn bản đến dòng cuối cần chọn

Cách 2: Nhấp chọn một dòng sau đó giữ phím Shift gõ

phím mũi tên hướng xuốhg hoặc hướng lên đến dòng CUỐI

cần chọn

Cách 3: Nhấp chọn một dòng sau đó giữ phím Shift

nhấp chọn dòng khác

- Chon m ột P aragraph: Nhấp đúp chuột ỏ vùng cần

chọn văn bản, Paragraph nằm ngang vị trí con trỏ sẽ được chọn

- Chon toàn bô File văn bản: Giữ Ctrl và nhấp

chuột ở vị trí lề bên trái hoặc dùng tổ hỢp phím Ctrl A)

- Bỏ chọn:

+ Nhấp chuột ỏ một vị trí bất kỳ trong văn bản để con trỏ Text hiện ra, thì toàn bộ đoạn văn bản đã chọn sẽ bị loại bỏ không được chọn nữa

+ Nếu bạn muốn bỏ chọn một dòng hay một đoạn nào

đó thì bạn chỉ cần giữ Shift và dùng các phím mũi tên trên bàn phím để loại bỏ bớt vùng đã được chọn

Các lệnh trong Menu Edit

Trong quá trình hiệu chỉnh văn bản bạn phải thường xuyên sử dụng đến các lệnh này vì thế bạn nên tìm hiểu

th ật kỹ và thực hành nhiều với chúng nhằm giảm thiểu những sai sót mà không thể khắc phục được

Cut (Ctrl x); Chuyển đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhó Clipboard

Còpy (Ctrl c): Chép đoạn văn bản đã chộn vào bộ nhó Clipboard.

Paste (Ctrl v): Dán đoạn ván bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ Text

Undo: Huỷ bỏ lệnh vừa thực hiện trước đó

Redo: Huỷ bỏ lệnh Undo trước đó

Làm việc với Tab

Là kiểu trình bày rấ t hay gặp trong văn bản, nó được

sử dụng bằng cách nhấn phím Tab trên bàn phím để tạo

ra các sự th ụ t hàng của các dòng, các chữ trong văn bản ở một toạ độ đã được xác lập từ trước

Tuy nhiên Tab chỉ phạm vi xác định trong từng Paragraph do đó các Paragraph có cùng cách đặt Tab sẽ có cùng cách so hàng Để sử dụng Tab bạn có thể làm như sau:

Dùng biểu tượng lệnh dựa vào thước đo nằm ngang

Khi bạn nhấp chuột vào bất cứ điểm nào trên thưóc đo bạn sẽ thấy một biểu tưỢng có hai nét đen nằm vuông góc vói nhau và nốĩ với nó là đường thẳng đứt đoạn dọc theo văn bản đó chính là Tab Thực ra trong phần này khi thực hành bạn rấ t dễ bị sai sót do đó bạn cần phải cẩn thận và nên làm theo từng bước sau:

Bước 1: Chọn các Paragraph cần trình bày bằng Tab Bước 2: Chọn loại Tab bằng cách nhấp Chuột ở góc

bên trái của thước đo nằm ngang, mỗi khi nhấp vào sẽ có một biểu tượng Tab hiện ra, đó là các loại Tab của Microsoft Word

77

- Left Tab: Là loại Tab xuất hiện khi bạn nhấp chuột lên thước đo có dạng (L) Khi đó nếu bạn gõ phím Tab sẽ có tác dụng di chuyển đoạn văn bản phía sau con trỏ Text đi một đoạn sao cho ký tự đầu tiên của đoạn văn bản dừng ngay toạ

độ Tab đã đặt Như vậy, khi có nhiều dòng chữ được đặt cùng loại Tab này sẽ tạo ra một cột chữ căn thẳng bên trái

- Center Tab: Là loại Tab xuất hiện khi bạn nhấp chuột lên thước đo có dạng (T ngược) Là loại Tab mà khi bạn gõ phím Tab sẽ có tác dụng di chuyển đoạn văn bản phía sau con trỏ Text đi một đoạn sao cho tâm của đoạn văn bản dừng ngay toạ độ Tab đã đặt Như vậy khi có nhiều dòng chữ được đặt cùng loại Tab này sẽ tạo ra một cột chữ căn thẳng ở giữa

- Right Tab: Là loại Tab xuất hiện khi bạn nhấp chuột lên thưóc đo có dạng (L ngược) Là loại Tab mà khi bạn gõ phím Tab sẽ có tác dụng di chuyển đoạn văn bản phía sau con trỏ Text đi một đoạn sao cho ký tự cuối cùng của đoạn văn bản dừng ngay toạ độ Tab đã đặt Như vậy khi có nhiều dòng chữ được đặt cùng loại Tab này sẽ tạo ra một cột chữ cán thẳng bên phải

- Decimal Tab: Là loại Tab xuất hiện khi bạn nhấp chuột lên thước đo có dạng (T ngược có thêm dâu chấm ở trên) Là loại Tab mà khi bạn gõ phím Tab sẽ có tác dụng

di chuyển đoạn văn bản phía sau con trỏ Text đi một đoạn sao cho dấu chấm thập phân trong đoạn văn bản dừng ngay toạ độ Tab đã đặt Như vậy, khi có nhiều dòng chữ được đặt cùng loại Tab này sẽ tạo ra một cột chữ căn thẳng

ỏ dấu chấm thập phân

Bước 3: Chọn điểm dừng Tab trên thước đo nằm

ngang bằng cách nhấp chuột ỏ một toạ độ xác định, một ký hiệu Tab tương ứng hiện ra trên thước đo

Bước 2 và 3 có thể lặp lại nhiều lần nếu muốh đặt nhiều Tab cho Paragraph

Bước 4: Đặt con trỏ Text ỏ vị trí thích hỢp trong

Paragraph, gõ một phím Tab, đoạn văn bản được di chuyển tới vị trí đã định

Nếu trong một Paragraph, có đặt nhiều Tab, trên một dòng phải gõ đủ sô" Tab đã định thì các đoạn văn bản mới được di chuyển đến đúng vị trí

* C hú ý: Để việc trình bày Tab được thực hiện đúng,

bạn nên để các ký tự không in hiện ra văn bản bằng cách

sử dụng lệnh Show/Hide, lúc này mỗi phím Tab đã gõ sẽ được thể hiện bằng dấu mũi tên-^

Hiệu chỉnh Tab

Đánh dấu chọn các Paragraph đã được đặt Tab, thước

đo sẽ thể hiện các vị trí Tab đã đặt bằng các ký hiệu Tab màu đen (các ký hiệu này có thể bị mò nếu các Paragraph

có cách đặt Tab khác nhau) Bạn có thể hiệu chỉnh Tab bằng các cách sau:

- Thay đổi toạ độ điểm dừng của Tab: Kéo một ký hiệu Tab trên thước đo sang vị trí mới, đoạn văn bản có bấm phím Tab tương ứng sẽ di chuyển theo

- Gỡ bỏ Tab đã đặt (Clear): Kéo ký hiệu Tab xuốhg dưới thước đo, đoạn văn bản có bấm phím Tab tương ứng

di chuyển sang vị trí Tab dừng kế tiếp

79

- Gõ bỏ tấ t cả các Tab (Clear all): Kéo tấ t cả các ký hiệu Tab xuống dưới thước đo, Paragraph sẽ dùng Tab mặc nhiên (Deíault Tab).

* Chú ý: Nếu không đặt Tab thì trong mỗi Paragraph

vẫn tồn tại Tab mặc nhiên (Default Tab) thông thường là loại Left Tab, có điểm dừng cách đều 0.5 Inches hay 1.27cm

* Thay đổi kiểu trình bày Tab

Các Paragraph sau khi đã được trình bày Tab, bạn vẫn có thể đổi sang mẫu trình bày Tab khác bằng cách;Chọn lại các Paragraph đã trình bày Tab

Gỡ bỏ tấ t cả các Tab đã đặt để trở về Tab mặc nhiên.Thực hiện lại bước 2 và bước 3

Dùng Menu

Để dễ trình bày Tab hơn ta có thể dùng lệnh Tab trong Menu Pormat sẽ chính xác hơn, đỡ nhầm lẫn và chi tiết hơn Đổ thực hiện bạn làm như sau:

Bước 1: Đánh dấu chọn các Paragraph cần trình bày

trong văn bản

Bước 2: Nhấp chuột vào Menu Pormat chọn lệnh

Tabs để mở hộp thoại Tabs

Tab stop posítion: Default tab stops:

Bước 3: Thực hiện việc đặt Tab trong hộp thoại.

- Tab Stop Position: Ô này dùng để gõ toạ độ điểm dừng của Tab

- Default Tab Stops: Khoảng cách điểm dừng của Tab mặc nhiên (Nếu cần có thể bạn nên thay bằng Icm để dễ

sử dụng hơn)

- Khung Alignment: Trong khung này bạn có thể chọn một trong các loại Tab là Left- Center- Right- Decimal- Bar (Mỗi loại Tab chỉ có tác dụng tạo một đường kẻ dọc theo tọa độ đã định)

81

- Khung Leader: Khung này dùng để chọn cách thể hiện Tab:

+ 1- None; Tab tạo ra là khoảng trắng

+ 2- 3- 4: Khoảng cách Tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét

- Set: Đặt một điểm dừng Tab, toạ độ đã gõ sẽ được đưa vào danh sách

- Clear: Chọn một toạ độ trong danh sách, nhấp nút lệnh này để xoá toạ độ đã chọn

- Clear all: Xoá tất cả các toạ độ điểm dừng Tab đã đặt

Để thực hiện đặt một điểm Tah ta làm như sau:

- Gõ một toạ độ điểm dừng của Tab trong ô Tab Stops

To be cleared

- Chọn một loại Tab trong Alignment

- Chọn cách thể hiện khoảng Tab trong Leader

Nhấp nút lệnh Set để xác định một vị trí Tab đã đặt.Nếu đặt nhiều Tab, bạn cần phải thực hiện nhiều lầnsau khi đặt xong nhấp nút OK để đóng hộp thoại và trở về cửa sổ ván bản

Bước 4: Đặt con trỏ Text ở vị trí thích hỢp trong

Paragraph, gõ phím Tab Trong một dòng gõ đủ sô" phím Tab đã đặt sẽ được kết quả đúng

nhấp chọn một toạ độ dừng của Tab’(trong mục Tab Stops

To be cleared) để chọn lại loại Tab khác (trong mục Alignment), chọn cách thể hiện Tab (trong mục Leader), nhấp nút Set để xác nhận cách đặt mới Nếu bạn nhấp nút Clear (hoặc Clear all) để xoá toạ độ cũ và đặt lại toạ độ mới Sau khi đặt xong, nhấp nút OK, đoạn văn bản sẽ được thay đổi lại cách trình bày

Làm viêc với Borders and Shading

Chọn lệnh menu F orm at\ Borders and Shading hộp thoại Borders and Shading hiện ra:

Trong đó:

+ T hẻ B o rd ers: Cho phép bạn chọn đường bao của

83

đoạn văn bản hay các đốĩ tượng trong Word Trước đó bạn phải chắc chắn có đối tượng được chọn.

Trong khung Setting bạn chọn đường bao khung văn bản được chọn như;

None: Không tạo đường bao

Box: Tạo đưòng bao kiểu hộp

Shadow ; Tạo đường bao có bóng đổ

3-D: Tạo đường bao 3 chiều

Custom: Tạo đường bao theo lựa chọn của người sử dụng.Trong khung Style cho phép bạn chọn kiểu đường bao như nét liền mảnh, nét chấm, nét gạch, nét đôi bạn có thể chọn màu cho đưòng bao trong menu Color (thông thường mặc định của đường bao là màu đen), tiếp đó bạn chọn độ dày của đường bao trong khung W idth

Bạn có thể quan sát kết quả trong mục Previevv

Để linh hoạt tuỳ chọn với mục đích của bạn bạn có thể

bỏ hay thêm những nét bao quanh như bỏ đi đường bao bên phải, bên trái bằng cách nhấp chuột vào nút có biểu tượng trong mục Preview

Để có những đường bao màu sắc và kiểu dáng sinh động bạn nhấp chuột vào nút Horizontal Line hộp thoại Horizontal Line hiện ra cho phép bạn tha hồ lựa chọn những kiểu đường bao bắt mắt

Bạn cũng có thể chọn đường bao bằng những hình ảnh của riêng bạn bằng cách nhấp chuột chọn Import

85

bận có thể di chuyển nhanh đến một vị trí nào đó trên file văn bản mà không cần dùng đến thanh cuộn hay chuột.

Muốn tìm kiếm chữ, từ trong file văn bản

Vào Edit \ Find_: hoặc nhấn tổ hơph phím Ctrl + F

ặ ) DÓciĩmẽntÌ - Mícrosoít Worí

I

Ị^do Bold Can't Repea

ctrl+z

t Ctrl4-¥

arl-fC Offíce clipboard

Paste Special

Paste as Hyperlink clear

Select Al.l Ctrl+A

+ Nhập từ cần tìm kiếm vào ô Find what (Ví dụ từ:

“Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong file word".

Microsoít Office Word

OK

Nếu từ tìm kiếm không có trong nội dung ílle sẽ xuất hiện thông báo “Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong íĩle word Không tìm thấy một đốì tượng nào”

Microsott Oííice Worđ

V Worđ has tinished searching the document The search item was not found.

OK

Thay th ế từ trong nội dung văn bản

Vào Edit \ Replace hoặc nhấn tổ hỌp phím Ctrl + HHộp thoại Find and Replace xuất hiện

87

; R n i Reglace Ị spTo ị

Findw hat; |Tu can tim 1 ^ 1 Í 3

Replace wịth; Ị t u can thayi

1 More * 1 Ị Replace 1 1 Replace AB 1 1 F|nd Next 1 1 Cancel 1 Ị

Nhập từ ngữ cần tìm để thay thế ở ô Find what (ô 1) Nhập từ ngữ sẽ thay th ế ở ô Replace with (ô 2)

Chọn Replece để tìm và thay th ế từng từ Chọn Replace AU để thay th ế trong toàn bộ những từ tìm thấy có trong nội dung văn bản Chọn Find Next chỉ để tìm từ mà không sửa

Sau khi tìm kiếm và thay th ế hết trong cả file sẽ xuất hiện thông báo “Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong íìle word” Nếu từ tìm kiếm để thay th ế không có trong nội

dung file sẽ xuất hiện thông báo “£)ã hoàn thành việc tim

kiếm trong fiỉe word Không tìm thấy một đối tượng nào” Chú ý; Trong quá trình thay th ế từ ngữ nếu bạn thay thế toàn bộ nội dung văn bản bằng nút Repỉace AU thì bạn cần chắc chắn rằng từ ngữ đó trong toàn bộ văn bản sẽ được thay bằng từ ngữ mới.

GO nhanh đến các vi tri trong trang văn bản

Chọn lệnh: Vào Edit \ Go to (Ctrl + G) hộp thoại Find and Replace xuất hiện:

Go To close

+ Chọn đôi tượng để di chuyển:

Page: Sô" trang

Line: Sô" dòng

Comment: Sô" ghi chú

+ Nhập con sô" cần di chuyển tói (ở ví dụ trên ảnh là di chuyển nhanh đến trang sô" 1200)

5 Mỏ và lưu văn bản Word

Có rấ t nhiều cách để mở một íĩle văn bản có sẵn trong máy tính của bạn:

c/iọn File\Open , nhấp chọn biểu tượng lệnh Open

trên thanh công cụ Hoặc nhấn tổ hỢp phím Ctrl + O: Xuất

89

hiện hộp thoại Open tiếp theo tìm đường dẫn đến file (nếu cần) và chọn file.

Các biểu tượng và tên hiển thị dọc bên trái (History,

My Documents, Desktop, Pavorites, My Network Places)

có thể là nơi lưu trữ file đang cần mỏ

Look in: Là nơi lưu trữ fí.le hiện đang mở Ví dụ: Mở file

“file_phim_tat_TV.doc” được lưu tại màn hình Desktop

Có thể 4 dùng phím di chuyển (lên, xuổhg, trái, phải)

để lựa chọn íĩle Và dùng phím tắ t Tab hoặc Shift+Tab để

di chuyển đến các thành phần trong hộp thoại Open

Kích đúp chuột trái vào tên fĩle đó Hoặc kích chuột trái vào tên file, rồi chọn nút Open Lúc này màn hình MS Word sẽ mở ra nội dung íĩle đó

6 Trình bày theo danh sách liệt kê

Trong văn bản thường sẽ có các gạch đầu dòng hay các mục 1,2,3 hay a, b, c, Văn bản được trình bày như vậy là một kiểu trình bày đặc biệt Với Word 2003 nó có thể nhận các kiểu liệt kê như vậy nhờ vào khả năng nhận biết các ký hiệu đứng đầu mỗi Paragraph Có 2 dạng là liệt

kê một là liệt kê bằng số thứ tự, hai là liệt kê bằng các ký

tự đặc biệt, ở phần này chúng ta sẽ tìm hiểu chúng Để trình bày Paragraph theo dạng liệt kê ta có thể làm theo các cách sau:

Dùng biểu tượng lệnh trên thanh công cu Pormatting

Đánh dấu chọn các Paragraph liên tiếp, trên thanh công cụ Pormatting nhấp biểu tượng lệnh:

- Jr Numberíng, đầu mỗi Paragraph sẽ được chèn thêm một sô" thứ tự là sô" tự nhiên.

- Bullets, đầu mỗi Paragraph sẽ được chèn một

ký tự đặc biệt

Các Paragraph sau khi đã được chọn hình thức trình bày dạng liệt kê thì thường nó sẽ nháy về mẫu trình bày Paragraph dạng treo đầu dòng, các ký tự được liệt kê sẽ đưỢc trình bày riêng không liên quan đến trình bày ván bản Khi chọn một Paragraph đã được trình bày dạng liệt

kê, biểu tượng lệnh liệt kê tương ứng sẽ có dạng lõm xuống

và có khung bao quanh Để tắ t kiểu trình bày liệt kê, bạn chỉ cần chọn lại các Paragraph đã trình bày và nhấp vào biểu tượng Numbering hoặc Bullets là được

Sử dụng Menu Pormat

Việc sử dụng lệnh trong Menu Pormat giúp người dùng chọn được mẫu sô" hoặc các ký tự đặc biệt theo ý muôn Để thực hiện bạn nhấp Menu Pormat chọn lệnh Bullets and Numbering, hộp thoại Bullets and Numbering hiện ra như

91

Trong dó:

Nhãn Bulleted:

Hộp thoại Bullets and Numbering thể hiện nhãn Bullets, trong nhãn này ta có 8 mẫu trình bày để bạn có thể lựa chọn, ngoại trừ mẫu đầu tiên là None (không trình bày dạng liệt kê trong văn bản), bạn có thể nhấp chọn một trong các mẫu còn lại và nhấp nút OK là văn bản hay Paragraph sẽ được trình bày như mẫu bạn chọn Nếu bạn muốh hiệu chỉnh chi tiết hơn cho một mẫu nào đó, thì bạn nhấp nút chuột vào nút lệnh Customize hộp thoại Customize bulleted List

C u sto m ize B uH eted O s t

j-Tab space after;

Preview

Hộp thoại Customize bulleted List Trong dó:

- Khung Bullet Character: Trong khung này ta có 6

loại ký tự đặc biệt để bạn chọn Ngoài 6 loại này ra bạn cũng có thể chọn các ký tự khác hay một bức ảnh nhò vào các nút lệnh Pont , Character , và Picture

- Khung Bullet Position:

+ Indent at: Khoảng cách căn lề trái của các kí tự đặc biệt

- IChung Text Position:

93

+ Tab Space After: Khoảng cách ngay sau kí tự đặc biệt với dòng chữ đầu tiên trong Paragraph.

+ Indent at: Khoảng cách ngang của kí tự đặc biệt với các dòng chữ tiếp theo trong Paragraph Sau khi đã chọn xong các lệnh thích hỢp, nhấp nút lệnh OK Như vậy là bạn

đã tạo được một mẫu đánh sô' thứ tự các kí tự đặc biệt mới

Nhãn Numbered

BuUets and Numbering

Bulleted j Numbered Outline Numbered I |,ist Stỵles

được trình bàý như mẫu bạn chọn Nếu bạn muốh hiệú chỉnh chi tiết hơn cho một mẫu nào đó, thì bạn nhấp nút lệnh Customize hộp thoại Customize Numbered List như:

bạn có thể bắt đầu cách thể hiện cho Paragraph bằng thứ tự sô" 1 và cũng có thể bắt đầu bằng một sô" hay một chữ khác bằng cách gõ thêm vào trưóc hoặc sau sô" thứ tự đó.

Ví dụ: Sô" thứ tự mà bạn đặt là 1 thì bạn có thể thể hiện là (1) cũng được Ngoài ra, bạn còn có thể lựa chọn Pont cho các sô" hay chữ đó bằng nút lệnh Pont

* Chú ý: Bạn không được xoá nhầm sô" thứ tự trong

mục này vì nó là một biến sô" có thể tự thay đổi được, nếu xoá nhầm rồi gõ lại mà không đúng thì nó chuyển thành hằng sô" có tính không đổi

+ Number Style: Chọn kiểu đánh sô" thứ tự 1, 2, 3 hoặc

a, b, c hoặc I, II, III

+ Start at: Sô" bắt đầu cho Paragraph đầu tiên bạn trình bày theo kiểu này bạn có thể bắt đầu vói sô" 2, sô" 3 hoặc các chữ sô" a,b,c

- Khung Number Position: Vị trí của sô" thứ tự trên văn bản được thể hiện thông qua các lệnh như Left, Center, Right và ô Aligned at để bạn đặt vị trí lề trái của sô" thứ tự trong văn bản

- Khung Text Position: Vị trí của các dòng chữ của Paragraph được thụt vào hay thò ra so với sô" thứ tự bạn có thể nhập khoảng cách đó trong mục Indent at

Sự thay đổi của các ứng dụng trên sẽ được thể hiện cho bạn xem qua trong khung Preview Sau khi chọn xong các lệnh thích hỢp, nhấp nút Ok, như vậy là bạn đã tạo thành công một mẫu đánh sô" thứ tự mới

7 Định dạng đoạn văn bản với Paragraph

1 Vào Format \ Paragraph

=> Xuất hiện hộp thoại Paragraph:

2 Chọn thẻ Indents and Spacing

Indents and SpKlng I UneandẸaaeareaỊs i

3 General

Alignment: Căn lề

Left: Căn lề trái

Justifled: Dàn đều chữ sang 2 bên lề

Centered: Căn lề giữa

Right: Căn lề phải

Aíter: Khoảng cách từ điểm dưới cùng của đoạn đến đoạn dưói

Line spacing: Độ giãn dòng trong đoạn

Single: Giãn dòng đơn (Ctrl + 1)

1,5 lines: Giãn dòng 1,5 (Ctrl + 5)

Double: Giãn dòng đôi (Ctrl + 2)

A't least: Độ giãn nhỏ nhất.

Exactly: Độ giãn để theo sô' chính xác bằng A t

* Trường hơp ban có t h ể sử d u n g th a n h công cu

P o rm a ttỉn g đ ể căn lề n h a n h đo a n văn bản:

Căn lề trái: Left (Ctrl + L)

Căn lề giữa: Center (Ctrl + E)

Căn lề phải: Right (Ctrl + R)

Căn đều 2 bên \ề:Justify (Ctrl + J)

8 Làm việc vói hộp thoại PONT

Đinh dang phông chữ

1 Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng

2 Vào Eormat \ Pont hoặc nhấn tổ hỢp phím Ctrl + D

i Ịo o b T a tile a s rn ta *

A Ep r*-'il

.-I Paragraph Builets and yunbering

gorders and shading , Tabs

S ry te sa n d P o rm a ttin g ,.

Lựa chọn lệnh Pont trong menu Pormat

99

=> Hộp thóại Pont xuất hiện:

VnTlmeH VnUnivcrse

•VnUniverseH

i Ita k ịll.5 ReoUar

M in h hoạ ch ọ n iện h m à h ộ p choại F o n i

Thà h ề Tnj«Typ« font This fbnỉ w i b« us*d on boỉh prlMtr «nd scr««n.

3 Chọn thẻ Pont

Pont: Chọn loại phông chữ

Pont style: Chọn kiểu chữ bình thường, đậm, nghiêng, đậm nghiêng

Size: Chọn kích thước chữ

Pont color: Màu chữ

Underline style: Loại đường gạch chân chữ

Underline color: Màu đưòng gạch chân chữ

Effects: Một sô' kiểu lựa chọn bổ sung:

n Strikethrough: Gạch giữa chữ

n Double strikethrough: Nét gạch đôi giữa chữ.

- Sau khi đã chọn kiểu định dạng font chữ xong, nếu muốh để định dạng mặc định cho các file sau thì kích vào nút Deíault Một hộp thoại xuất hiện:

101

■ V This change wll dffect a l nevv documents besed on the NORMAL template.

Y e s N o

Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định

Chọn Yes: Đồng ý

Chọn No: Không đồng ý

4 Chọn nút OK để hoàn thành việc định dạng lại font chữ

* Trường hơp han có t h ể sử d ụ n g th a n h công cu

P o rm a ttỉn g đ ể đ in h d ạ n g n h a n h fo n t ch ữ của m ình:

- Định dạng theo những style có sẵn:

M Docunientĩ - Micrõ^tWord

Eile idit Vjew Ịnsert pQrmat Tools

: Ai íd + Centered U lTim es N ew Rom

Định dạng font chữ:

Bte EcSt 5gew ỉnsert pgmnt Toob

* *ầẨ ^^1 _l_ ^ ^ĩềtii^ ềà^éấ’'ềbt:^Êt^»^ f*1r nầÉỂi^ đầ:ề

Documentí - Microsoft Wora

i Rle Edit View Ịnsert Pormat Tools Table

Ịả^.JáẳJỂÂầẲịỂjẰ.l^t,i^Ấ«>£L,^iĩ<^ —

I 4 4 lal + Centered T Times New Roman

103

- Chữ đậm

- Chữ nghiêng

- Chữ gạch chân

T hay đổi độ g iã n chữ

1 Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng

2 Vào Format \ Font (Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Pont

3 Chọn thẻ Character spacing, hộp thoại Pont có hình ảnh sau:

Scale: Định dạng độ giãn chữ theo tỷ lệ %

Spacing: Khoảng cách giữa các chữ

By: Tăng: Giãn thưa chữ.

Giảm: Giãn chữ mau

Position: Vị trí ở dòng

By: Tăng: Vị trí chữ lên cao dần so với dòng

Giảm; Vị trí xuốhg dần so vối dòng

Nút Default: Nếu muốh mặc định độ giãn chữ này cho các file sau

4 Chọn nút OK hoàn thành viện thay đổi độ giãn chữ

T ra n g tr í ch ữ với Text E ffects

1 Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng

2 Vào Format \ Pont (Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Pont

3 Chọn thẻ Text Effects, hộp thoại Pont có hình ảnh sau:

Fotf f Owcacter spadng TejjtEfferts

frỊa»s NỊtw Rọmm*

Tạo hiệu ứng chữ bằng Text Effects

105

Lựa chọn các hiệu ứng ở ô Animations.

Nút Default: Nếu muốh mặc định độ giãn chữ này cho các lần làm việc sau đó

9 Làm việc vài Header và Pooter của trang văn bản

1 Chọn lệnh vào View \ Header and Footer

=> Xuất hiện thanh cộng cụ Header and Footer

HèM ler arál rboterV '-

In ịe rt AutoText

2 Nhập nội dung tiêu đề trang & chân trang Chi tiết chức năng về thanh công cụ Header và Footer như sau:

Insert Auto text: Chèn nội dung tự động

Author, Page ề , Date Confídentid, Pdge / , Date Createdby

Created on Picoame Rlename and path Last printed Last saved by PageXỡf Y

T ác v ụ

- PA G

E-Author, Page #, Date

Coníĩdential, Page#, Date

Hiển thị “Created by: tên máytính”

Hiển thị “Created on; ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập ílle)

Hiển thị tên file Hiển thị tên ílle và đường dẫn Hiển thị “Last printed ngày, tháng, năm, giò”

Hiển thị “Last saved by tên đặt khi cài windows”

Trang thứ X trên tổng sô' y

trang của ílle

Insert AutoText ^ i i£l lỉ á* 1 ^ \ Ả J * L Ề Ì l ẫ

Tự đán]'i sô" trang bắt đầu tùy tliích.

Chèn ngày, tháng, năm (tính theo ngày hiện tại trên máy tính)

Chèn giò hiện tại trên máy tính

Định dạng lại kích thước header & footer và

lề trang

% Ẩn / hiện nội dung fĩle khi tạo nội dung header & footer

t - Same as previous: Hiển thị nội dung header

& footer giốhg file trưóc

lf ? ,

Di chuyển giữa Header với Footer

Quay lên trang trước trang hiện tại

Hiển thị trang sau trang hiện tại

Close Thoát chế độ làm việc với Header and Footer

Bạn có thể kích đúp chuột ra màn hình nội dung trang

để thoát

Nhâp riội dung Header & Pooter cho trang chẵn - lẻ

1 Chọn lệnh: vào File \ Page Setup

=> Hộp thoại Page Setup xuất hiện bạn chọn thẻ Layout như hình sau;

109

2 Tại mục Headers and Pooters có 2 lựa chọn;

Header & Pooter của trang chẵn, trang lẻ khác nhau

Header n D ifferent odd and even: Lựa chọn việc nhập nội

dung và Pooter trang đầu tiên của íĩle khác với mọi trang

3 Sau đó bạn nhập lại nội dung Header & Pooter của trang chẵn, trang lẻ riêng

Cách 1: Nhấp chuột vào biểu tượng Drawing

thanh công cụ Standard gọi thanh công cụ Dravving hiện ra (thường thanh công cụ này nằm ở đáy của cửa sổ văn bản)

Trong thanh công cụ Drawing, nhấp biểu tưỢng Insert WordArt 4 đê mở hộp thoại WordArt Gallery, như