Quyết định số 40/2019/QĐ-UBND ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hà Nam. Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Trang 1Ủ
T NH HÀ NAMỈ
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đ c l p T do H nh phúc ộ ậ ự ạ
S : 40/2019/QĐUBNDố Hà Nam, ngày 16 tháng 10 năm 2019
QUY T Đ NHẾ Ị
BAN HÀNH QUY CH TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI NẾ Ế Ậ Ử Ả Ả Ệ
T T I CÁC C QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NỬ Ạ Ơ ƯỚC T NH HÀ NAMỈ
Y BAN NHÂN DÂN T NH HÀ NAM
Căn c Lu t T ch c chính quy n đ a ph ứ ậ ổ ứ ề ị ươ ng ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn c Lu t Giao d ch đi n t ngày 29 tháng 11 năm 2005; ứ ậ ị ệ ử
Căn c Lu t Công ngh thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; ứ ậ ệ
Căn c Lu t L u tr ngày 11 tháng 11 năm 2011; ứ ậ ư ữ
Căn c Ngh đ nh s 64/2007/NĐCP ngày 10 tháng 4 năm 2007 c a Chính ph v vi c ng ứ ị ị ố ủ ủ ề ệ ứ
d ng công ngh thông tin trong ho t đ ng c a c quan nhà n ụ ệ ạ ộ ủ ơ ướ c;
Căn c Quy t đ nh s 28/2018/QĐTTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 c a Th t ứ ế ị ố ủ ủ ướ ng Chính ph v ủ ề
vi c g i, nh n văn b n đi n t gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà n ệ ử ậ ả ệ ử ữ ơ ệ ố ướ c;
Căn c Thông t s 01/2019/TTBNV ngày 24 ngày 01 năm 2019 c a B N i v quy đ nh quy ứ ư ố ủ ộ ộ ụ ị trình trao đ i, l u tr , x lý tài li u đi n t trong công tác văn th , các ch c năng c b n c a ổ ư ữ ử ệ ệ ử ư ứ ơ ả ủ
H th ng qu n lý tài li u đi n t trong quá trình x lý công vi c c a các c quan, t ch c; ệ ố ả ệ ệ ử ử ệ ủ ơ ổ ứ
Căn c Thông t s 02/2019/TTBNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 c a B N i v quy đ nh tiêu ứ ư ố ủ ộ ộ ụ ị chu n d li u thông tin đ u vào và yêu c u b o qu n tài li u l u tr đi n t ; ẩ ữ ệ ầ ầ ả ả ệ ư ữ ệ ử
Theo đ ngh c a Giám đ c S Thông tin và Truy n thông ề ị ủ ố ở ề
QUY T Đ NH:Ế Ị
Đi u 1. ề Ban hành kèm theo Quy t đ nh này Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn ế ị ế ế ậ ử ả
b n đi n t t i các c quan hành chính nhà nả ệ ử ạ ơ ướ ỉc t nh Hà Nam
Đi u 2. ề Quy t đ nh này có hi u l c thi hành t ngày 28 tháng 10 năm 2019 và thay th Quy t ế ị ệ ự ừ ế ế
đ nh s 20/2007/QĐUBND ngày 31 tháng 12 năm 2007 c a y ban nhân dân t nh v vi c ban ị ố ủ Ủ ỉ ề ệ hành quy ch s d ng ph n m m Qu n lý văn b n và h s công vi c, Trang thông tin đi n t ế ử ụ ầ ề ả ả ồ ơ ệ ệ ử
ph c v đi u hành;ụ ụ ề
Quy t đ nh s 44/2014/QĐUBND ngày 08 tháng 10 năm 2014 c a y ban nhân dân t nh v vi c ế ị ố ủ Ủ ỉ ề ệ ban hành quy đ nh vi c trao đ i văn b n đi n t trên môi trị ệ ổ ả ệ ử ường m ng trong ho t đ ng c a c ạ ạ ộ ủ ơ quan nhà nướ ỉc t nh Hà Nam
Trang 2Đi u 3. ề Chánh Văn phòng y ban nhân dân t nh, Th trỦ ỉ ủ ưởng các S , Ban, ngành; Ch t ch y ở ủ ị Ủ ban nhân dân các huy n, thành ph ; Ch t ch y ban nhân dân xã, phệ ố ủ ị Ủ ường, th tr n; các t ch c, ị ấ ổ ứ
cá nhân có liên quan ch u trách nhi m thi hành Quy t đ nh này./.ị ệ ế ị
CH T CHỦ Ị
Nguy n Xuân Đôngễ
QUY CHẾ
TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI N T T I CÁC C QUANẾ Ậ Ử Ả Ả Ệ Ử Ạ Ơ
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC T NH HÀ NAMỈ
(Ban hành kèm theo Quy t đ nh s 40/2019/QĐUBND ngày 16/10/2019 c a y ban nhân dân ế ị ố ủ Ủ
t nh Hà Nam) ỉ
Chương I
QUY Đ NH CHUNGỊ
Đi u 1. Ph m vi đi u ch nhề ạ ề ỉ
1. Quy ch này quy đ nh vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n t trên H ế ị ệ ế ậ ử ả ả ệ ử ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành c a các c quan hành chính nhà nố ả ả ề ủ ơ ước trên đ a bàn t nh Hà ị ỉ Nam
2. Quy ch này không áp d ng đ i v i vi c g i, nh n văn b n đi n t có n i dung thu c bí m t ế ụ ố ớ ệ ử ậ ả ệ ử ộ ộ ậ nhà nước theo quy đ nh c a pháp lu t.ị ủ ậ
Đi u 2. Đ i tề ố ượng áp d ngụ
1. Các c quan hành chính nhà nơ ước, đ n v s nghi p trên đ a bàn t nh Hà Nam (sau đây g i t t ơ ị ự ệ ị ỉ ọ ắ
là c quan, đ n v ).ơ ơ ị
2. Cán b , công ch c, viên ch c, ngộ ứ ứ ười lao đ ng c a các c quan quy đ nh t i Kho n 1 Đi u nàyộ ủ ơ ị ạ ả ề (sau đây g i t t là cán b , công ch c) và các cá nhân, t ch c có liên quan tham gia qu n lý, khai ọ ắ ộ ứ ổ ứ ả thác s d ng H th ng qu n lý văn b n và đi u hành c a t nh trên môi trử ụ ệ ố ả ả ề ủ ỉ ường m ng.ạ
3. Khuy n khích các c quan, đ n v không thu c Kho n 1 Đi u này trên đ a bàn t nh áp d ng ế ơ ơ ị ộ ả ề ị ỉ ụ Quy ch này trong vi c g i, nh n văn b n đi n t trên môi trế ệ ử ậ ả ệ ử ường m ng.ạ
Đi u 3. Gi i thích t ngề ả ừ ữ
Trang 3Trong Quy ch này, các t ng dế ừ ữ ưới đây được hi u nh sau:ể ư
1. Văn b n đi n t là văn b n dả ệ ử ả ướ ại d ng thông đi p d li u, theo th th c đ nh d ng do c quanệ ữ ệ ể ứ ị ạ ơ nhà nước có th m quy n quy đ nh, đẩ ề ị ượ ạ ậc t o l p ho c đặ ượ ốc s hóa t văn b n gi y.ừ ả ấ
2. Tr c liên thông văn b n n i t nh là gi i pháp k thu t, công ngh đụ ả ộ ỉ ả ỹ ậ ệ ược tri n khai t Văn ể ừ phòng y ban nhân dân t nh t i các c quan nhà nỦ ỉ ớ ơ ướ ỉc t nh Hà Nam đ k t n i, liên thông g i, ể ế ố ử
nh n văn b n đi n t ậ ả ệ ử
3. H th ng qu n lý văn b n và đi u hành là ph n m m có ch c năng ti p nh n, x lý, phát ệ ố ả ả ề ầ ề ứ ế ậ ử hành, qu n lý văn b n đi n t c a các c quan nhà nả ả ệ ử ủ ơ ước trên môi trường m ng và đạ ược k t n i,ế ố liên thông v i Tr c liên thông văn b n qu c gia đ g i, nh n văn b n đi n t v i các B , ngành,ớ ụ ả ố ể ử ậ ả ệ ử ớ ộ
đ a phị ương khác
Đi u 4. Đ nh d ng văn b n đi n tề ị ạ ả ệ ử
1. Th th c và k thu t trình bày văn b n đi n t th c hi n theo quy đ nh t i Ngh đ nh s ể ứ ỹ ậ ả ệ ử ự ệ ị ạ ị ị ố 34/2016/NĐCP ngày 14 tháng 5 năm 2016 c a Chính ph v vi c quy đ nh chi ti t m t s đi u ủ ủ ề ệ ị ế ộ ố ề
và bi n pháp thi hành Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t và Thông t s 01/2011/TTệ ậ ả ạ ậ ư ố BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 c a B N i v hủ ộ ộ ụ ướng d n v th th c và k thu t trình bày ẫ ề ể ứ ỹ ậ văn b n hành chính, tr y u t th th c v ký s c a ngả ừ ế ố ể ứ ề ố ủ ười có th m quy n và ký s c a c ẩ ề ố ủ ơ quan, t ch c quy đ nh t i Đi u 12, Đi u 13 Thông t s 01/2019/TT BNV ngày 24 tháng 01 ổ ứ ị ạ ề ề ư ố năm 2019 c a B N i v quy đ nh quy trình trao đ i, l u tr , x lý tài li u đi n t trong công tácủ ộ ộ ụ ị ổ ư ữ ử ệ ệ ử văn th , các ch c năng c b n c a h th ng qu n lý tài li u đi n t trong quá trình x lý công ư ứ ơ ả ủ ệ ố ả ệ ệ ử ử
vi c c a các c quan, t ch c.ệ ủ ơ ổ ứ
2. S d ng b mã các ký t ti ng Vi t trong văn b n đi n t theo tiêu chu n TCVN 6909: 2001 ử ụ ộ ự ế ệ ả ệ ử ẩ trong trao đ i thông tin văn b n đi n t gi a các c quan, đ n v ổ ả ệ ử ữ ơ ơ ị
3. Tiêu chu n v truy c p thông tin áp d ng theo Thông t s 39/2017/TT BTTTT ngày 15 thángẩ ề ậ ụ ư ố
12 năm 2017 c a B Thông tin và Truy n thông v ban hành Danh m c tiêu chu n k thu t v ủ ộ ề ề ụ ẩ ỹ ậ ề
ng d ng công ngh thông tin trong c quan nhà n c
4. Đ nh d ng văn b n đi n t :ị ạ ả ệ ử
a) Đ nh d ng các văn b n, tài li u đị ạ ả ệ ược ký s : *.pdf;ố
b) Đ nh d ng các tài li u là văn b n: *.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt;ị ạ ệ ả
c) Đ nh d ng các tài li u là b ng tính: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods;ị ạ ệ ả
d) Đ nh d ng các các tài li u ch đ c: *.pdf;ị ạ ệ ỉ ọ
đ) Đ nh d ng các tài li u nh đ h a: *.jpg, *png, *.gif.ị ạ ệ ả ồ ọ
Đi u 5. Giá tr pháp lý c a văn b n đi n tề ị ủ ả ệ ử
1. Văn b n đi n t đã ký s theo quy đ nh c a pháp lu t đả ệ ử ố ị ủ ậ ược g i, nh n qua H th ng qu n lý ử ậ ệ ố ả văn b n và đi u hành c a t nh có giá tr pháp lý tả ề ủ ỉ ị ương đương văn b n gi y và thay cho vi c g i, ả ấ ệ ử
nh n văn b n gi y, tr trậ ả ấ ừ ường h p quy đ nh t i Kho n 5 Đi u 6 Quy ch này.ợ ị ạ ả ề ế
Trang 42. Văn b n đi n t không thu c Kho n 1 Đi u này đả ệ ử ộ ả ề ược g i, nh n qua H th ng qu n lý văn ử ậ ệ ố ả
b n và đi u hành c a t nh có giá tr đ bi t, tham kh o, không thay cho vi c g i, nh n văn b n ả ề ủ ỉ ị ể ế ả ệ ử ậ ả
gi y.ấ
Đi u 6. Nguyên t c g i, nh n văn b n đi n tề ắ ử ậ ả ệ ử
1. Vi c g i, nh n văn b n đi n t ph i th c hi n theo nguyên t c quy đ nh t i Đi u 5 c a Lu t ệ ử ậ ả ệ ử ả ự ệ ắ ị ạ ề ủ ậ Giao d ch đi n t và tuân theo các quy đ nh khác c a pháp lu t v b o v bí m t nhà nị ệ ử ị ủ ậ ề ả ệ ậ ước, an ninh, an toàn thông tin và văn th , l u tr ư ư ữ
2. T t c các văn b n đi n t thu c th m quy n ban hành và gi i quy t c a các c quan, đ n v ấ ả ả ệ ử ộ ẩ ề ả ế ủ ơ ơ ị
ph i đả ược g i, nh n qua H th ng qu n lý văn b n và đi u hành, tr các trử ậ ệ ố ả ả ề ừ ường h p bên g i ợ ử
ho c bên nh n ch a có H th ng qu n lý văn b n và đi u hành k t n i, liên thông v i nhau. ặ ậ ư ệ ố ả ả ề ế ố ớ Không phát hành văn b n đi n t trên h th ng th đi n t (email) khi văn b n đả ệ ử ệ ố ư ệ ử ả ược g i, nh n ử ậ qua H th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ệ ố ả ả ề
3. Các c quan, đ n v không phát hành văn b n gi y khi đã g i văn b n đi n t đơ ơ ị ả ấ ử ả ệ ử ược ký s , tr ố ừ các trường h p quy đ nh t i Kho n 5 Đi u này.ợ ị ạ ả ề
4. Bên nh n có quy n t ch i nh n văn b n đi n t n u văn b n đi n t đó không b o đ m các ậ ề ừ ố ậ ả ệ ử ế ả ệ ử ả ả nguyên t c, yêu c u v g i, nh n và ph i ch u trách nhi m v vi c t ch i đó, đ ng th i bên ắ ầ ề ử ậ ả ị ệ ề ệ ừ ố ồ ờ
nh n ph n h i cho bên g i đậ ả ồ ử ược bi t thông qua H th ng qu n lý văn b n và đi u hành ho c ế ệ ố ả ả ề ặ
Tr c liên thông văn b n qu c gia đ x lý theo quy đ nh.ụ ả ố ể ử ị
5. Các văn b n đi n t đả ệ ử ược g i kèm văn b n gi y g m:ử ả ấ ồ
a) Văn b n g i Chính ph , Th tả ử ủ ủ ướng Chính ph theo quy đ nh t i quy ch làm vi c c a Chính ủ ị ạ ế ệ ủ
ph ;ủ
b) Văn b n g i các B , ngành theo danh m c quy đ nh c a các b , ngành;ả ử ộ ụ ị ủ ộ
c) Văn b n quy ph m pháp lu t;ả ạ ậ
d) Văn b n, h s (g m t trình ho c văn b n báo cáo kèm theo đ án, d án, d th o văn b n ả ồ ơ ồ ờ ặ ả ề ự ự ả ả
và các tài li u c n thi t khác) trình y ban nhân dân t nh, Ch t ch y ban nhân dân t nh;ệ ầ ế Ủ ỉ ủ ị Ủ ỉ
đ) Các văn b n có liên quan đ n công tác tài chính, nhân s , khi u n i t cáo (không có tính ch t ả ế ự ế ạ ố ấ
m t).ậ
Đi u 7. Yêu c u g i, nh n văn b n đi n tề ầ ử ậ ả ệ ử
1. Văn b n đi n t ph i đả ệ ử ả ược đ m b o tính xác th c v ngu n g c, s toàn v n, an toàn thông ả ả ự ề ồ ố ự ẹ tin, d li u trong quá trình g i, nh n, x lý và l u tr ữ ệ ử ậ ử ư ữ
2. Văn b n đi n t ph i đả ệ ử ả ược phát hành ngay trong ngày văn b n đó đả ược ký ban hành, ch m ậ
nh t là trong bu i sáng c a ngày làm vi c ti p theo. Văn b n đi n t đ n sau khi đấ ổ ủ ệ ế ả ệ ử ế ược ti p ế
nh n, n u b o đ m giá tr pháp lý ph i đậ ế ả ả ị ả ược x lý k p th i, không ph i ch văn b n gi y (n u ử ị ờ ả ờ ả ấ ế có)
Trang 5Trường h p văn b n đi n t thu c lo i kh n ph i đợ ả ệ ử ộ ạ ẩ ả ược đ t ch đ u tiên, ghi rõ m c đ ặ ế ộ ư ứ ộ
kh n, g i ngay sau khi đã ký s và ph i đẩ ử ố ả ược trình, chuy n giao x lý ngay sau khi ti p nh n.ể ử ế ậ
3. Văn b n đi n t ph i đả ệ ử ả ược theo dõi, c p nh t t đ ng tr ng thái g i, nh n, x lý trên H ậ ậ ự ộ ạ ử ậ ử ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ố ả ả ề
4. B o đ m các yêu c u v h t ng k thu t, công ngh , an toàn thông tin và gi i pháp k t n i, ả ả ầ ề ạ ầ ỹ ậ ệ ả ế ố liên thông H th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ệ ố ả ả ề
5. Văn b n đi n t ph i đ m b o yêu c u v th th c và k thu t trình bày, đ nh d ng văn b n ả ệ ử ả ả ả ầ ề ể ứ ỹ ậ ị ạ ả
đi n t đệ ử ược quy đ nh t i Đi u 4 Quy ch này.ị ạ ề ế
Chương II
QUY TRÌNH TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI N TẾ Ậ Ử Ả Ả Ệ Ử
Đi u 8. N i dung và yêu c u thông tin c a văn b n đi n tề ộ ầ ủ ả ệ ử
1. N i dung và yêu c u thông tin c a văn b n đi n t th c hi n theo Đi u 10 Quy t đ nh s ộ ầ ủ ả ệ ử ự ệ ề ế ị ố 28/2018/QĐTTg
2. Mã đ nh danh c a c quan, t ch c: M i c quan, đ n v có m t mã đ nh danh khi tham gia ị ủ ơ ổ ứ ỗ ơ ơ ị ộ ị
g i, nh n văn b n đi n t trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành (th c hi n theo quy đ nh ử ậ ả ệ ử ệ ố ả ả ề ự ệ ị
t i Quy t đ nh s 2138/QĐUBND ngày 12 tháng 12 năm 2017 c a y ban nhân dân t nh v vi cạ ế ị ố ủ Ủ ỉ ề ệ ban hành mã đ nh danh các c quan, đ n v thu c, tr c thu c y ban nhân dân t nh Hà Nam).ị ơ ơ ị ộ ự ộ Ủ ỉ
3. Mã đ nh danh văn b n: M i văn b n đi n t có m t mã đ nh danh văn b n. C u trúc mã đ nh ị ả ỗ ả ệ ử ộ ị ả ấ ị danh văn b n g m:ả ồ
a) Mã đ nh danh c a c quan, t ch c theo quy đ nh c a pháp lu t;ị ủ ơ ổ ứ ị ủ ậ
b) Năm ban hành văn b n, s th t văn b n đả ố ứ ự ả ược ban hành trong năm
Đi u 9. Ti p nh n, x lý văn b n đ nề ế ậ ử ả ế
1. Ti p nh n văn b n đi n t đ n:ế ậ ả ệ ử ế
Trước khi ti p nh n, văn th bên nh n ki m tra ch ký s trên văn b n đi n t đ n.ế ậ ư ậ ể ữ ố ả ệ ử ế
a) Trường h p đ m b o tính xác th c, tính toàn v n trên văn b n đi n t đợ ả ả ự ẹ ả ệ ử ược ký s thì văn th ố ư bên nh n ti n hành ti p nh n và có trách nhi m thông báo ngay trong ngày thông qua H th ng ậ ế ế ậ ệ ệ ố
qu n lý văn b n và đi u hành cho bên g i bi t v vi c đã nh n văn b n.ả ả ề ử ế ề ệ ậ ả
b) Trường h p không đ m b o tính xác th c, tính toàn c a văn b n đi n t đợ ả ả ự ủ ả ệ ử ược ký s , văn th ố ư bên nh n ph i k p th i ph n h i thông qua H th ng qu n lý văn b n và đi u hành đ bên g i ậ ả ị ờ ả ồ ệ ố ả ả ề ể ử
bi t, x lý theo quy đ nh.ế ử ị
2. Thu h i văn b n đi n tồ ả ệ ử
Trang 6Bên g i ph i thông báo trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành cho bên nh n bi t đ x lý ử ả ệ ố ả ả ề ậ ế ể ử thu h i. Bên nh n có trách nhi m h y b văn b n đi n t đó trên H th ng qu n lý văn b n và ồ ậ ệ ủ ỏ ả ệ ử ệ ố ả ả
đi u hành, đ ng th i thông báo vi c đã x lý văn b n đi n t đề ồ ờ ệ ử ả ệ ử ược thu h i cho bên g i bi t.ồ ử ế
3. S hóa văn b n đ n t văn b n gi yố ả ế ừ ả ấ
a) Văn th bên nh n th c hi n s hóa văn b n đ n đ nh d ng gi y, ký s c a c quan, đ n v ư ậ ự ệ ố ả ế ị ạ ấ ố ủ ơ ơ ị theo quy đ nh t i Đi m c Kho n này; vi c s hóa tài li u g i kèm văn b n có đ nh d ng gi y cănị ạ ể ả ệ ố ệ ử ả ị ạ ấ
c vào Danh m c văn b n ph i s hóa và yêu c u qu n lý, th c ti n ho t đ ng do c quan quy ứ ụ ả ả ố ầ ả ự ễ ạ ộ ơ
đ nh;ị
b) Tiêu chu n s hóa tài li u:ẩ ố ệ
Đ nh d ng Portable Document Format (.pdf), phiên b n 1.4 tr lên;ị ạ ả ở
nh màu;Ả
Đ phân gi i t i thi u: 200 dpi;ộ ả ố ể
T l s hóa: 100%.ỷ ệ ố
c) Hình th c ch ký s c a c quan, đ n v th c hi n s hóa trên văn b n s hóa đ x lý công ứ ữ ố ủ ơ ơ ị ự ệ ố ả ố ể ử
vi c trong H th ng:ệ ệ ố
V trí: Góc trên, bên ph i, trang đ u văn b n;ị ả ầ ả
Hình nh: D u c a c quan, đ n v s hóa văn b n, màu đ , kích thả ấ ủ ơ ơ ị ố ả ỏ ước b ng kích thằ ước th c ự
t c a d u, đ nh d ng Portable Network Graphics (.png);ế ủ ấ ị ạ
Thông tin: Tên c quan, đ n v , th i gian ký (ngày, tháng, năm; gi , phút, giây; múi gi Vi t ơ ơ ị ờ ờ ờ ệ Nam theo Tiêu chu n ISO 8601).ẩ
4. X lý văn b n đ nử ả ế
a) Sau khi ti p nh n văn b n đi n t đ n ho c văn b n gi y đ n đã th c hi n s hóa, văn th ế ậ ả ệ ử ế ặ ả ấ ế ự ệ ố ư bên nh n ti n hành c p nh t thông tin văn b n đ n vào H th ng qu n lý văn b n và đi u hành ậ ế ậ ậ ả ế ệ ố ả ả ề theo quy đ nh t i Kho n 1 Đi u 6 Thông t s 01/2019/TTBNV; sau đó chuy n cho ngị ạ ả ề ư ố ể ườ ứi đ ng
đ u c quan ho c ngầ ơ ặ ườ ượ ơi đ c c quan giao trách nhi m phân ph i, ch đ o gi i quy t văn b n ệ ố ỉ ạ ả ế ả (sau đây g i là ngọ ười có th m quy n).ẩ ề
b) Ngườ ứi đ ng đ u c quan ho c ngầ ơ ặ ười có th m quy n có trách nhi m phân ph i, ch đ o đ n ẩ ề ệ ố ỉ ạ ơ
v , cá nhân ch trì gi i quy t văn b n. Đ i v i văn b n đ n liên quan đ n nhi u đ n v , cá nhân, ị ủ ả ế ả ố ớ ả ế ế ề ơ ị
người có th m quy n ph i xác đ nh rõ đ n v ho c cá nhân ch trì, đ n v ho c cá nhân ph i ẩ ề ả ị ơ ị ặ ủ ơ ị ặ ố
h p, th i h n gi i quy t văn b n và ý ki n ch đ o n i dung gi i quy t.ợ ờ ạ ả ế ả ế ỉ ạ ộ ả ế
c) Gi i quy t văn b n đ n: Đ n v , cá nhân đả ế ả ế ơ ị ược giao gi i quy t văn b n đ n có trách nhi m t ả ế ả ế ệ ổ
ch c gi i quy t theo quy trình x lý văn b n đ n đứ ả ế ử ả ế ược th c hi n trên H th ng qu n lý văn b nự ệ ệ ố ả ả
và đi u hành c a c quan, đ n v ề ủ ơ ơ ị
Đi u 10. So n th o, ban hành, phát hành văn b n điề ạ ả ả
Trang 71. So n th o văn b n điạ ả ả
Cá nhân được giao so n th o văn b n: Ti n hành d th o văn b n, c p nh t thông tin và đ a d ạ ả ả ế ự ả ả ậ ậ ư ự
th o văn b n vào H th ng qu n lý văn b n và đi u hành; th c hi n các bả ả ệ ố ả ả ề ự ệ ước xin ý ki n đóng ế góp, ti p thu hoàn ch nh d th o, trình lãnh đ o đ n v , chuy n văn th ki m tra th th c, k ế ỉ ự ả ạ ơ ị ể ư ể ể ứ ỹ thu t trình bày văn b n theo quy đ nh t i Đi u 10 Thông t s 01/2019/TTBNV.ậ ả ị ạ ề ư ố
2. Ban hành, phát hành văn b n điả
a) Vi c ban hành, phát hành văn b n đi th c hi n theo quy đ nh t i Đi u 11 Thông t s ệ ả ự ệ ị ạ ề ư ố
01/2019/TTBNV;
b) Văn b n đi n t sau khi đả ệ ử ược người có th m quy n phê duy t, ký ban hành, ký s theo quy ẩ ề ệ ố
đ nh c a pháp lu t ph i g i đ n bên nh n thông qua H th ng qu n lý văn b n và đi u hành ị ủ ậ ả ử ế ậ ệ ố ả ả ề
được k t n i, liên thông v i nhau.ế ố ớ
c) Bên g i có trách nhi m ki m tra, theo dõi, đ m b o văn b n đi n t đử ệ ể ả ả ả ệ ử ược g i đ n đúng bên ử ế
nh n.ậ
d) Trường h p văn b n đi có đ ngh văn b n ph n h i, ph i c p nh t đ y đ thông tin yêu c u ợ ả ề ị ả ả ồ ả ậ ậ ầ ủ ầ
ph n h i, th i h n x lý;ả ồ ờ ạ ử
đ) Trường h p văn b n đi đ x lý ho c ph n h i cho văn b n đ n, ph i có liên k t v i văn b nợ ả ể ử ặ ả ồ ả ế ả ế ớ ả
đ n.ế
3. Theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi:ệ ể ả
a) Văn th c quan, đ n v g i văn b n có trách nhi m theo dõi vi c ti p nh n văn b n c a c ư ơ ơ ị ử ả ệ ệ ế ậ ả ủ ơ quan, đ n v thu c đ i tơ ị ộ ố ượng nh n;ậ
b) Người ch trì so n th o văn b n đi có trách nhi m theo dõi vi c ti p nh n, x lý văn b n do ủ ạ ả ả ệ ệ ế ậ ử ả
c quan, đ n v mình g i.ơ ơ ị ử
Đi u 11. Hình th c ch ký s c a ngề ứ ữ ố ủ ười có th m quy n, c a c quan, đ n v ban hành ẩ ề ủ ơ ơ ị
văn b nả
1. Hình th c ch ký s c a ngứ ữ ố ủ ười có th m quy nẩ ề
a) V trí: t i v trí ký c a ngị ạ ị ủ ười có th m quy n ký ban hành văn b n trên văn b n gi y.ẩ ề ả ả ấ
b) Hình nh: ch ký c a ngả ữ ủ ười có th m quy n trên văn b n gi y, màu xanh, đ nh d ng (.png).ẩ ề ả ấ ị ạ
2. Hình th c ch ký s c a c quan, đ n v ban hành văn b nứ ữ ố ủ ơ ơ ị ả
a) V trí: trùm lên kho ng 1/3 ch ký c a ngị ả ữ ủ ười có th m quy n v phía bên trái;ẩ ề ề
b) Hình nh: d u c a c quan, đ n v ban hành văn b n, màu đ , kích thả ấ ủ ơ ơ ị ả ỏ ước b ng kích thằ ước
th c t c a d u, đ nh d ng (.png);ự ế ủ ấ ị ạ
Trang 8c) Thông tin: Tên c quan, đ n v , th i gian ký (ngày, tháng, năm; gi , phút, giây; múi gi Vi t ơ ơ ị ờ ờ ờ ệ Nam theo Tiêu chu n ISO 8601).ẩ
Đi u 12. Th i đi m g i, nh n văn b n đi n tề ờ ể ử ậ ả ệ ử
1. Th i đi m g i m t văn b n đi n t đ n các c quan, đ n v là th i đi m văn b n đi n t đó ờ ể ử ộ ả ệ ử ế ơ ơ ị ờ ể ả ệ ử
được văn th c quan g i phát hành trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành và có h i báo ư ơ ử ệ ố ả ả ề ồ văn b n g i thành công.ả ử
2. Th i đi m nh n m t văn b n đi n t t i c quan, đ n v đờ ể ậ ộ ả ệ ử ạ ơ ơ ị ược xác đ nh là th i đi m văn b n ị ờ ể ả
đi n t đó nh p vào H th ng qu n lý văn b n và đi u hành c a c quan nh n, n u th i đi m ệ ử ậ ệ ố ả ả ề ủ ơ ậ ế ờ ể văn b n nh p vào h th ng ngoài gi hành chính thì th i đi m ti p nh n văn b n đi n t đ n, ả ậ ệ ố ờ ờ ể ế ậ ả ệ ử ế
được tính là th i đi m b t đ u gi hành chính k ti p.ờ ể ắ ầ ờ ế ế
3. Th i gian g i, nh n văn b n đi n t gi a các c quan, đ n v s d ng H th ng qu n lý văn ờ ử ậ ả ệ ử ữ ơ ơ ị ử ụ ệ ố ả
b n và đi u hành c a t nh b o đ m th ng nh t, đ ng b theo múi gi Vi t Nam (Tiêu chu n ả ề ủ ỉ ả ả ố ấ ồ ộ ờ ệ ẩ ISO 8601) và đ ng b theo Tr c liên thông văn b n n i t nh và Tr c liên thông văn b n qu c gia.ồ ộ ụ ả ộ ỉ ụ ả ố
Đi u 13. T o l p h s đi n tề ạ ậ ồ ơ ệ ử
Cá nhân được giao nhi m v l p h s , căn c vào Danh m c h s trong năm đ xác đ nh s , ệ ụ ậ ồ ơ ứ ụ ồ ơ ể ị ố
ký hi u h s cho văn b n đi, văn b n đ n và các tài li u liên quan c p nh t vào H th ng qu n ệ ồ ơ ả ả ế ệ ậ ậ ệ ố ả
lý văn b n và đi u hành theo quy đ nh t i Đi u 16 Thông t s 01/2019/TTBNV.ả ề ị ạ ề ư ố
Đi u 14. Qu n lý, l u tr văn b n đi n tề ả ư ữ ả ệ ử
1. T t c văn b n đ n, văn b n đi ph i đấ ả ả ế ả ả ượ ậc c p nh t vào H th ng qu n lý văn b n và đi u ậ ệ ố ả ả ề hành c a c quan, đ n v , tr văn b n có n i dung thu c bí m t nhà nủ ơ ơ ị ừ ả ộ ộ ậ ước
2. S c a m t văn b n đ n, s c a m t văn b n đi ph i là duy nh t trong H th ng qu n lý văn ố ủ ộ ả ế ố ủ ộ ả ả ấ ệ ố ả
b n và đi u hành c a c quan, đ n v ả ề ủ ơ ơ ị
3. Văn b n đ n, văn b n đi ph i đ m b o tính xác th c v ngu n g c, tính toàn v n, an toàn ả ế ả ả ả ả ự ề ồ ố ẹ trong môi trường m ng.ạ
4. Vi c n p l u, qu n lý h s đi n t t i l u tr c quan, đ n v và h y tài li u đi n t h t giáệ ộ ư ả ồ ơ ệ ử ạ ư ữ ơ ơ ị ủ ệ ệ ử ế
tr đị ược th c hi n theo quy đ nh t i Chự ệ ị ạ ương II Ngh đ nh s 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 ị ị ố năm 2013 c a Chính ph quy đ nh chi ti t thi hành m t s đi u c a Lu t L u tr ủ ủ ị ế ộ ố ề ủ ậ ư ữ
Đi u 15. T ng h p thông tin, tình hình g i, nh n văn b n đi n tề ổ ợ ử ậ ả ệ ử
1. Vi c t ng h p, trích xu t thông tin, d li u v tình hình, k t qu g i, nh n văn b n đi n t ệ ổ ợ ấ ữ ệ ề ế ả ử ậ ả ệ ử
c a các c quan, đ n v đủ ơ ơ ị ược th c hi n t đ ng trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ự ệ ự ộ ệ ố ả ả ề
2. Văn phòng y ban nhân dân t nh t ng h p, trích xu t thông tin, d li u v tình hình g i, nh n Ủ ỉ ổ ợ ấ ữ ệ ề ử ậ văn b n đi n t c a các S , Ban, ngành, y ban nhân dân c p huy n, c p xã thông qua H th ngả ệ ử ủ ở Ủ ấ ệ ấ ệ ố
qu n lý văn b n và đi u hành.ả ả ề
Trang 93. Thông tin v tình hình g i, nh n văn b n đi n t c a các c quan, đ n v b o đ m chia s , ề ử ậ ả ệ ử ủ ơ ơ ị ả ả ẻ công khai trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành và các h th ng thông tin khác ph c v ệ ố ả ả ề ệ ố ụ ụ
s ch đ o, đi u hành c a y ban nhân dân t nh.ự ỉ ạ ề ủ Ủ ỉ
Đi u 16. L p l ch công tácề ậ ị
1. Các c quan, đ n v , cán b , công ch c, viên ch c ph i l p l ch công tác hàng tu n trên H ơ ơ ị ộ ứ ứ ả ậ ị ầ ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ố ả ả ề
2. Th trủ ưởng c quan có trách nhi m ch đ o, giao đ n v tr c thu c l p l ch công tác c a c ơ ệ ỉ ạ ơ ị ự ộ ậ ị ủ ơ quan
3. Th trủ ưởng các đ n v tr c thu c có trách nhi m l p l ch công tác c a đ n v mình.ơ ị ự ộ ệ ậ ị ủ ơ ị
4. Cán b , công ch c, viên ch c có trách nhi m l p l ch công tác c a cá nhân.ộ ứ ứ ệ ậ ị ủ
Chương III
T CH C TH C HI NỔ Ứ Ự Ệ
Đi u 17. Trách nhi m c a Văn phòng y ban nhân dân t nhề ệ ủ Ủ ỉ
1. Ph i h p v i S Thông tin và Truy n thông và các c quan liên quan t ch c ki m tra, giám ố ợ ớ ở ề ơ ổ ứ ể sát, t ng h p báo cáo y ban nhân dân t nh v k t qu th c hi n trao đ i văn b n đi n t trên ổ ợ Ủ ỉ ề ế ả ự ệ ổ ả ệ ử
H th ng qu n lý văn b n và đi u hành gi a các c quan nhà nệ ố ả ả ề ữ ơ ước
2. Ph i h p v i S Thông tin và Truy n thông và các c quan liên quan th c hi n k t n i đ ng ố ợ ớ ở ề ơ ự ệ ế ố ồ
b , chia s d li u gi a H th ng qu n lý văn b n và đi u hành v i C ng D ch v công và H ộ ẻ ữ ệ ữ ệ ố ả ả ề ớ ổ ị ụ ệ
th ng thông tin m t c a đi n t c a t nh và các h th ng thông tin khác (n u có) nh m đáp ng ố ộ ử ệ ử ủ ỉ ệ ố ế ằ ứ yêu c u gi i quy t công vi c c a các c quan, đ n v ầ ả ế ệ ủ ơ ơ ị
Đi u 18. Trách nhi m c a S Thông tin và Truy n thôngề ệ ủ ở ề
1. Ch trì, ph i h p v i Văn phòng y ban nhân dân t nh, S N i v t ch c tri n khai th c ủ ố ợ ớ Ủ ỉ ở ộ ụ ổ ứ ể ự
hi n Quy ch này.ệ ế
2. Tham m u, đ xu t các chính sách, quy đ nh, nh m tăng cư ề ấ ị ằ ường công tác an toàn, an ninh thông tin trong vi c trao đ i, l u tr , x lý văn b n đi n t ; thệ ổ ư ữ ử ả ệ ử ường xuyên t p hu n, hậ ấ ướng d n th c ẫ ự
hi n công tác b o đ m an toàn, an ninh thông tin.ệ ả ả
3. Ph i h p v i các c quan t ch c đào t o, hố ợ ớ ơ ổ ứ ạ ướng d n cán b , công ch c, viên ch c nâng cao ẫ ộ ứ ứ
k năng s d ng H th ng qu n lý văn b n và đi u hành trong đi u hành, gi i quy t công vi c.ỹ ử ụ ệ ố ả ả ề ề ả ế ệ
4. H tr , hỗ ợ ướng d n các c quan, đ n v v s d ng mã đ nh danh khi tham gia g i, nh n văn ẫ ơ ơ ị ề ử ụ ị ử ậ
b n đi n t trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ả ệ ử ệ ố ả ả ề
5. H tr , hỗ ợ ướng d n các c quan, đ n v trong vi c s d ng ch ký s cho văn b n đi n t theoẫ ơ ơ ị ệ ử ụ ữ ố ả ệ ử quy đ nh t i Quy ch này.ị ạ ế
Đi u 19. S N i về ở ộ ụ
Trang 101. Ch trì, ph i h p v i S Thông tin và Truy n thông t ch c đánh giá, ch m đi m công tác c iủ ố ợ ớ ở ề ổ ứ ấ ể ả cách hành chính liên quan đ n vi c th c hi n Quy ch này; xét thi đua, khen thế ệ ự ệ ế ưởng hàng năm
2. Ch trì, ph i h p v i S Thông tin và Truy n thông và c quan có liên quan hủ ố ợ ớ ở ề ơ ướng d n th c ẫ ự
hi n quy đ nh c a pháp lu t v l u tr văn b n, h s đi n t ệ ị ủ ậ ề ư ữ ả ồ ơ ệ ử
Đi u 20. Trách nhi m c a các c quan, đ n về ệ ủ ơ ơ ị
1. Th trủ ưởng c quan, đ n v :ơ ơ ị
a) Ch u trách nhi m ch đ o tri n khai, t ch c th c hi n Quy ch này; thị ệ ỉ ạ ể ổ ứ ự ệ ế ường xuyên ki m tra, ể đôn đ c, nh c nh vi c th c hi n; gố ắ ở ệ ự ệ ương m u trong vi c s d ng văn b n đi n t , s d ng ẫ ệ ử ụ ả ệ ử ử ụ
ch ký s và th c hi n vi c qu n lý, đi u hành công vi c qua H th ng qu n lý văn b n và đi uữ ố ự ệ ệ ả ề ệ ệ ố ả ả ề hành;
b) Ch đ ng ph i h p v i Văn phòng y ban nhân dân t nh thi t l p tài kho n đăng nh p H ủ ộ ố ợ ớ Ủ ỉ ế ậ ả ậ ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành cho cán b , công ch c, viên ch c đ g i, nh n văn b n đi nố ả ả ề ộ ứ ứ ể ử ậ ả ệ
t trong n i b c quan, đ n v ;ử ộ ộ ơ ơ ị
c) Tri n khai s d ng ch ký s cho văn b n đi n t c a c quan, đ n v mình theo quy đ nh;ể ử ụ ữ ố ả ệ ử ủ ơ ơ ị ị d) Phân công cán b chuyên trách ho c ph trách công ngh thông tin qu n tr h th ng ph n ộ ặ ụ ệ ả ị ệ ố ầ
m m;ề
đ) T ch c đào t o, hổ ứ ạ ướng d n cán b , công ch c, viên ch c s d ng H th ng qu n lý văn b nẫ ộ ứ ứ ử ụ ệ ố ả ả
và đi u hành trong đi u hành, gi i quy t công vi c;ề ề ả ế ệ
e) B o đ m đi u ki n h t ng k thu t tri n khai th c hi n ti p nh n, x lý, phát hành và qu n ả ả ề ệ ạ ầ ỹ ậ ể ự ệ ế ậ ử ả
lý văn b n đi n t ả ệ ử
2. Cán b , công ch c, viên ch c:ộ ứ ứ
a) S d ng hi u qu H th ng qu n lý văn b n và đi u hành đ gi i quy t công vi c đử ụ ệ ả ệ ố ả ả ề ể ả ế ệ ược giao;
b) Thường xuyên thay đ i m t kh u tài kho n đổ ậ ẩ ả ượ ấc c p và t b o v tài kho n c a mình. ự ả ệ ả ủ
Trường h p b m t quy n ki m soát tài kho n ph i thông báo ngay v i cán b chuyên trách ho cợ ị ấ ề ể ả ả ớ ộ ặ
ph trách công ngh thông tin c a c quan, đ n v đ kh c ph c.ụ ệ ủ ơ ơ ị ể ắ ụ
c) Ch u trách nhi m v vi c x lý văn b n, n i dung thông tin c a cá nhân trao đ i trên H th ngị ệ ề ệ ử ả ộ ủ ổ ệ ố
qu n lý văn b n và đi u hành.ả ả ề
d) Không đăng nh p b ng tài kho n c a ngậ ằ ả ủ ười khác và không cung c p tài kho n c a cá nhân ấ ả ủ cho người khác đăng nh p vào H th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ậ ệ ố ả ả ề
3. Cán b chuyên trách ho c ph trách công ngh thông tin:ộ ặ ụ ệ
a) Thường xuyên theo dõi, qu n tr h th ng, x lý các s c theo hả ị ệ ố ử ự ố ướng d n c a đ n v cung ẫ ủ ơ ị
c p ph n m m;ấ ầ ề