Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho công ty cổ phần nhựa thăng long việt nam

LỜI CẢM ƠNVới quá trình thực tập tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long, em đã nhận thấyrằng công ty hiện tại đang là doanh nghiệp thiên hướng nhiều về sản xuất, không cónhiều sự phát triển

LỜI CẢM ƠN

Với quá trình thực tập tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long, em đã nhận thấyrằng công ty hiện tại đang là doanh nghiệp thiên hướng nhiều về sản xuất, không cónhiều sự phát triển trong khâu quản lý nhân sự của nội bộ của công ty, nói cách khác,những vấn đề mà doanh nghiệp hiện tại đang gặp phải trong việc quản trị nhân sự vẫncòn nhiều hạn chế, gây nên những ảnh hưởng nhất định tới hiệu quả và năng suất làm

việc của doanh nghiệp Chính vì vậy, em đã chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Nhựa Thăng Long Việt Nam”.

Xuyên suốt quá trình nghiên cứu và thực tập, sự hướng dẫn và giúp đỡ vô cùngnhiệt tình của thầy cô, đặc biệt là ban giám đốc hay các anh chị nhân viên của công ty

đã đóng một phần rất quan trọng trong việc hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp nàycủa em Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô trongtrường Đại học Thương mại, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tinquản lý đã tạo điều kiện hết mức có thể để giúp bọn em có những kiến thức nền tảng,vững chắc, giúp nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như thực tế trong quá trình họctập tại trường Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn giảng viên thạc sĩ Nghiêm ThịLịch- bộ môn Tin học đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn cho em trong suốt quá trình thựchiện đề tài

Cho dù em đã cố gắng để hoàn thiện đề tài của mình một cách hoàn chỉnh nhất,nhưn do sự hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những saisót nhất định Em rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo và các anh chịnhân viên trong Công ty cổ phần Nhựa Thăng Long để khóa luận được hoàn chỉnhhơn

Em xin chân thành cảm ơn !

i

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC BẢNG BIỂU BIỂU, SƠ ĐỒ, HINH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng của đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu: 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài: 3

5 Kết cấu khóa luận 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA 5

THĂNG LONG 5

1.1 Những khái niệm cơ bản 5

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về dữ liệu, thông tin, hệ thống thông tin 5

1.1.2 Các khái niệm về nhân sự, quản lý nhân sự: 6

1.2 Lý thuyết về quản lý nhân sự 7

1.1.2 Quy trình quản trị nhân sự 7

1.3 Một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu 7

1.3.1 Một số lý thuyết về HTTT quản lý 7

1.1.2 Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin 9

1.2.2 Quy trình phân tích hệ thống thông tin: 9

1.2.3 Hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự 13

1.2.4 Các khái niệm cơ bản của phân tích hướng đối tượng – UML 14

1.3 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 15

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA THĂNG LONG 17

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Nhựa Thăng Long 17

2.1.1 Quá trình thành lập 17

2.1.2 Cơ cấu tổ chức: 17

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động: 20

a Lĩnh vực kinh doanh 20

2.2 Thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long .21

ii

2.2.1 Tình hình nhân sự công nghệ thông tin của công ty 21

2.2.2 Cơ sở vật chất 22

2.3 Đánh giá và phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long 23

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA THĂNG LONG 25

3.1 Đặt bài toán 25

3.1.1 Mô tả bài toán: 25

3.1.2 Xác định yêu cầu hệ thống 25

3.1.3 Sơ đồ phân cấp chức năng: 27

3.2 Phân tích hệ thống 28

3.2.1 Biểu đồ usecase 28

3.2.2 Biểu đồ usecase 29

3.2.3 Biểu đồ lớp: 32

3.2.4 Biểu đồ trạng thái: 33

3.2.5 Biểu đồ tuần tự 36

3.2.6 Biểu đồ hoạt động 39

3.2.7 Biểu đồ thành phần 43

3.2.8 Biểu đồ triển khai 44

CHƯƠNG 4 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CHO CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA THĂNG LONG 45

4.1 Thiết kế CSDL 45

4.2 Thiết kế giao diện 50

4.2.1 Mô hình quan hệ 54

4.3 Đề xuất kiến nghị 54

KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU BIỂU, SƠ ĐỒ, HINH VẼ

BẢNG

HÌNH VẼ

iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng của đề tài

1.1 Tính cấp thiết của đề tài:

Ngày nay, cả thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đi lên vàtiếp nhận những thành tựu khoa học mới Và trên thực tế, chúng ta đã được chứng kiến

sự phát triển vô cùng to lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trongcác tổ chức xã hội cũng như trong tất cả các doanh nghiệp Việc ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt bởi nó giúp thu thập, xử lýthông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Đối với mỗi quốc gia con người luôn là nguồn lực cơ bản và quan trọng nhấtquyết định sự tồn tại, phát triển cũng như vị thế của quốc gia đó trên thế giới Công tácquản lý nhân sự trước kia chưa được coi trọng khi mà con người như quan tâm đếnmáy móc thiết bị, công nghệ, xem nhẹ vai trò của con người Trong xu thế toàn cầuhoá, sự cạnh tranh giữa các quốc gia trong mọi lĩnh vực đặc biệt là lĩnh vực kinh tếngày càng quyết liệt hơn, gay gắt hơn thì lợi thế cạnh tranh sẽ thuộc về quốc gia nào

có tình hình nhân sự chất lượng cao Chính vì vậy, quản trị nhân sự đang thực sự trởthành yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia.Quản trị nhân sự hay còn gọi là quản lý con người Quản trị nhân sự hay quản lýcon người trong một tổ chức là cả một quá trình xây dựng và thực hiện các hành động-những cái tác động đến nhân viên để khơi gợi và sử dụng hiệu quả trình độ và khảnăng của mọi cá nhân nhằm giúp tổ chức đạt được thành công, đạt được mục tiêu đề

ra, tuy nhiên phải đảm bảo rằng lợi ích của từng cá nhân phải đảm bảo, hài hòa với lợiích của tổ chức

Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long với chức năng chính là chuyên phân phốicác sản phẩm ngành nhựa Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng, việcquảnlý nhân sựvà tiền lương ngày càng phức tạp đòi hỏi công ty phải có một cơ chếquản lí hiệu quả, tiết kiệm chi và phù hợp với thực tại phát triển của công ty trong hiệntại và tương lai Tuy nhiên hiện tại Công ty còn có nhiều vấn đề trong quản lí nhân sự,việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành rõràng một hệ thống quản lý nhân sự Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại Công ty

chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel, các văn bản chủ yếu được lưu trữ bằng giấy,hay các bộ nhớ thứ cấp, việc truyền tải dữ liệu chủ yếu bằng email và fax gây khókhăn rất nhiều cho các hoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu.

Vì vậy, việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắt conngười, tổ chức, nhân viên của Công ty là cần thiết

1.2.Ý nghĩa:

Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệpnhư giúp doanh nghiệp có thể quản lý thông tin một cách chính xác, đồng thời tiếtkiệm tối đa chi phí quản lý và thời gian cho quản lý nhân sự Hơn hết, việc có một hệthông quản lý chung sẽ tạo sự thống nhất thông tin giữa các bộ phận phòng ban trongcông ty, giảm thiểu tối đa những nhầm lần, tránh ảnh hưởng đến các hoạt động kháccủa công ty Hỗ trợ các quy trình quản lý thông tin hồ sơ nhân viên, chấm công, lậplịch và tính lương nhân viên

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho công ty

cổ phần Nhựa Thăng Long” Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm:

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống

thông tin trong doanh nghiệp như khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế

hệ thống

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự, mô hình quản

lý nhân sự nói chung và của công ty nói riêng

Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty, từ

đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệthống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Nhựa Thăng Long và tình hìnhứng dụng CNTT tại công ty Trong đó tập trung chủ yếu vào phân tích, đánh giá thựctrạng về công tác quản lý nhân viên , phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tạicông ty cổ phần Nhựa Thăng Long Từ đó xây dựng một bản phân tích thiết kế quản lýnhân sự phù hợp, giải quyết được bài toán quản lý nhân sự của công ty, giúp công tyđạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý lao động, quản lý khen thưởng kỷ luật,lương thưởng cho nhân viên…nhằm hoàn thiện hệ thống đáp ứng được đầy đủ nghiệp

vụ quản lý nhân sự, hệ thống mang tính dễ sử dụng và bảo trì và có khả năng mở rộng,tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai, đem lại hiệu quả trong công việc.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tinquản lý nhân sự, kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng UML Thêm vào đó là

Lý thuyết về quản lý nhân sự, hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phầnNhựa Thăng Long

Đồng thời, sử dụng trình phần mềm để phân tích thiết kế trong đề tài là RationalRose, phân tích theo hướng đối tượng UML

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài:

Đề tài được sử dụng các phương pháp:

4.1 Phương thức thu thập thông tin của doanh nghiệp:

Nhìn chung, các dữ liệu chính sẽ được tổng hợp và lưu trữ trên máy chủ củacông ty Sẽ có một bộ phận thực hiện những yêu cầu này của doanh nghiệp Sau đó,toàn bộ các thông tin giao dịch hay thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ trên cảmáy tính và văn bản giấy tờ, sẽ được bảo mật bởi nhân viên của Công ty, đồng thờiđược lưu trên máy chủ Ngoài ra, nhân viên phải có trách nhiệm tự thu thập thông tinlấy từ khác nguồn khác nhau như Internet, văn bản, báo chí … Đồng thời, các phươngpháp điều tra khảo sát cũng sẽ được tiến hành Tóm lại, công ty chủ yếu sử dụng cácphương pháp nghiên cứu nghiên cứu tài liệu, quan sát trực tiếp hoặc thông qua internet

là chính để thu thập thông tin Công ty không có bộ phận thông tin, chuyên thu thậpthông tin, mà tùy vào tính chất và loại thông tin cần thu thập thì sẽ giao nhiệm vụ cụthể cho phòng ban hoặc cá nhân

4.2 Phương thức xử lý thông tin:

Toàn bộ các thông tin của Công ty sẽ được thực hiện và xử lý qua các phần mềmứng dụng của Microsoft Office Ngoài ra, Công ty sẽ thực hiện các kết quả cuối cùng,

báo cáo, xử lý do phần mềm kế toán Ở một số thời điểm nhất định, có những kỹ thuật

xử lý thông tin vượt quá tầm kiểm soát của nhân viên hiện thời, đồng nghĩa với việcCông ty phải thuê nhân viên thời vụ giúp kê khai, rà soát thông tin của các dự án Ykiến phản hồi của khách hàng, thông tin đối thủ cạnh tranh ,… được xử lý thủ côngdựa trên sự hiểu biết và kinh nhiệm để đưa ra những quyết định, chính sách phù hợpcho công ty

Ngoài ra còn kết hợp các phương pháp như kháo sát, phỏng vấn, điều tra… trong quá trình nghiên cứu.

5 Kết cấu khóa luận

Ngoài những phần như: Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình

vẽ, Danh mục từ viết tắt, Kết Luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận baogồm ba chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Nhựa Thăng Long

Nội dung của chương này nhằm hệ thống hóa một số các kiến thức về nhân sự,quản lý nhân sự, PTTK hệ thống cũng như tổng quan về tình hình PTTK hệ thốngquản lý nân sự trong và ngoài nước

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty

Cổ phần nhựa Thăng Long

Chương 2 của khóa luận sẽ đi tìm hiểu, phân tích thực trạng của hệ thống thôngtin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long – đối tượng nghiên cứuchính của đề tài

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long

Chương 3 thể hiện quá trính phần tích thiết kế hệ thống, từ việc thể hiện mô tảbài toàn phù hợp với thực trạng đến các bước phần tích chi tiết Từ đó đưa ra một sốcác kiến nghị và đề xuất

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA

THĂNG LONG

1.1 Những khái niệm cơ bản

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về dữ liệu, thông tin, hệ thống thông tin

Thông tin: Thông tin là bất kỳ thực thể hoặc hình thức cung cấp câu trả lời cho

một câu hỏi nào hoặc giải quyết sự không chắc chắn Do đó, nó liên quan đến dữliệu và kiến thức, vì dữ liệu đại diện cho các giá trị được gán cho các tham số và kiếnthức biểu thị sự hiểu biết về những điều thực tế hay khái niệm trừu tượng là tất cả các

sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người Thôngtin hình thành trong quá trình giao tiếp: một nguời có thể nhận thông tin trực tiếp từngười khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu,hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh [2]

Dữ liệu: dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu,chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm

thanh hoặc dạng tương tự Theo cách khác, dữ liệu bao gồm những mệnh đề phản ánhthực tại Một phân loại lớn của các mệnh đề quan trọng trong thực tiễn là các đođạc hay quan sát về một đại lượng biến đổi Các mệnh đề đó có thể bao gồmcác số, từ hoặc hình ảnh

Theo nghĩa rộng, dữ liệu thô là các số, ký tự, hình ảnh hay các kết quả khác củacác thiết bị chuyển đổi các lượng vật lý thành các ký hiệu Các dữ liệu thuộc loại nàythường được xử lý tiếp bởi người hoặc đưa vào máy tính Trong máy tính, dữ liệuđược lưu trữ và xử lý tại đó hoặc được chuyển (output) cho một người hoặc một máy

tính khác Dữ liệu thô là một thuật ngữ tương đối; việc xử lý dữ liệu thường được thực

hiện theo từng bước, và “dữ liệu đã được xử lý” tại bước này có thể được coi là “dữliệu thô” cho bước tiếp theo [2]

Dữ liệu là thông tin đã được mã hóa đưa vào máy tính để máy tính có thể đọc,hiểu, xử lý được

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc và liên quan với nhau được lưutrữ trên máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức theo một mô hình

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Trong hoạt động cótrao đổi vào ra với môi trường ngoài.[1]

Hệ thống thông tin quản lý: là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng,

phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, táitạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêucủa tổ chức có mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó [1]

1.1.2 Các khái niệm về nhân sự, quản lý nhân sự:

Khái niệm nhân sự: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ

chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cảcác thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giátrị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp [3]

Khái niệm quản trị nhân sự: là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một

tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả Chịu trách nhiệm thu hút, tuyểndụng, đào tạo, đánh giá, và tưởng thưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo

và văn hóa của tổ chức, và bảo đảm phù hợp với luật lao động và việc làm.[3]

Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhânviên và quản lý chất lượng những người tham gia tích cực vào sự thành công của công

ty Quản lý nguồn nhân sự hợp lý sẽ đẩy mạnh sự phát triển của tổ chức, công ty haydoanh nghiệp đó Điều này nói lên sự quan trọng của mỗi cá nhân đối với toàn tổ chức.Quản lý nhân sự yêu cầu nhà quản lý có tầm hiểu biết sâu rộng và về nhiều khía cạnhkhác nhau tuy nhiên vẫn lấy con người làm trung tâm, tạo điều kiện tốt nhất để nhânviên có thể phát huy hết khả năng của mình trong công việc, từ đó tránh gây lãng phínguồn nhân lực một cách không đáng có, khai thác và sử dụng nhân lực trong công ty,doanh nghiệp, tổ chức một cách hợp lý để phát hiệu quả tốt nhất của nhân viên

Quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp Vai trò cơ bản của quản lý nhân sự là giúp công ty đạt được mục tiêu một cáchthường xuyên bằng các phương tiện của việc phát triển thái độ tích cực giữa các nhânviên Họ trợ giúp tiết giảm lãng phí và tận dụng việc tối đa hoá thu nhập ròng từ cácnguồn lực Đồng thời, Các chính sách được thông qua bởi quản trị nhân sự giúp cung

cấp những chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên nhằm giúp nhân viên phát triểnchuyên môn một cách chuyên nghiệp

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũngcần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chứcnăng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trịnhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viêndưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầukhông khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu tố quyết

định đến sự thành bại của một doanh nghiệp ( Nguồn: Bài viết “Tìm hiểu quản trị nhân sự và các vấn đề liên quan”)

1.2 Lý thuyết về quản lý nhân sự

1.1.2 Quy trình quản trị nhân sự

Nhìn chung, quy trình quản trị nhân sự của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào môhình của từng Doanh nghiệp nhưng thông thường sẽ bao gồm:

Tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự: Ở quy trình này, nhân viên sẽ được tuyển

dụng bằng cách gửi CV cho nhà tuyển dụng, sau khi kiểm tra các thông tin phù hợpvới doanh nghiệp, nhà tuyển dụng sẽ phỏng vấn ứng viên

Kế hoạch đào tạo và điều chuyển nhân sự cho các phòng ban: Các ứng viên sau

khi vượt qua được quy trình một sẽ được lựa chọn thực tập hay thử việc, qua đó, nhàquản lý có thể thấy ứng viên ấy phù hợp với vị trí nào trong phong ban, thực hiện điềuchuyển nhân sự, đồng thời, kết hợp kế hoạch đào tạo nhân sự cho phù hợp với vị trícủa họ

Chế độ đãi ngộ: Quy trình này là lúc nhân viên sẽ nhận được chế độ đãi ngộ tùy

theo mức thưởng của doanh nghiệp đề ra, do nhà quản lý quyết định

Các nội quy và quy định áp dụng tại Doanh nghiệp: Doanh nghiệp sẽ áp dụng

các nội quy quy chuẩn nhằm các ứng viên phải thực hiện, tạo nên văn hóa công ty, đồng thời mang tính kỉ luật cho việc hoạt động doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp: Mỗi một doanh nghiệp được hình thành văn hóa doanh

nghiệp nhờ vào quyền quyết định của nhà quản trị Những yếu tố như đào tạo, đãi ngộ,nội quy, cũng tác động rất lớn lên quy trình này của doanh nghiệp

1.3 Một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu

1.3.1 Một số lý thuyết về HTTT quản lý

a Đặc điểm của hệ thống: có sự tham gia của con người và trao đổi thông tin.

Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:

 Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiệnmục tiêu đã đề ra

 Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiểnhoạt động của hệ thống

b Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

 Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày và đưa ra các báo cáotheo định kỳ

 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệthống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trongsản xuất, quản lý và ra quyết định

 Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định

 Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định mộtcách thông minh [1]

Vai trò và chức năng: Hệ thống thông tin phải hỗ trợ cho các nhà quản lý để

họ có thể đưa ra những sách lược, chiến lược trong việc chỉ đạo.Thông tin phải mềmdẻo thích ứng được với những thay đổi và nhu cầu về thông tin bằng cách điều chỉnhnhững khả năng xử lý của hệ thống,cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổchức Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá

và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảocác quyết định trong tổ chức Nhu cầu thông tin ở các mức quản lý khác nhau: [1]

Hình 1.1: Các mức nhu cầu thông tin trong quản trị hệ thống thông tin

1.1.2 Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin

Nếu không kể đến con người, phương tiện thì HTTT chỉ gồm 2 bộ phận là: các dữ liệu

Thống tin có cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra:

 Luồng thông tin vào: phân loại các thông tin cần xử lý thành 3 loại:

 Thông tin cần cho tra cứu: Các thông tin ít bị thay đổi, thường được cập nhật

+Luồng thông tin ra:

 Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào, phụ thuộc vào nhu cầuquản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể

 Thông tin đầu ra quan trọng nhất là các tổng hợp, thống kê, thông báo [1]

- Các xử lý: Là các chức năng, quy trình, phương pháp, thủ tục xử lý cho phép thu

thập, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến thông tin, thực chất là biến đổi từ tập thông tin vào

thành tập thông tin ra Các chức năng xử lý trong hệ thống có tính liên hoàn với nhautrong đó đảm bảo sự thống nhất, an toàn tránh sự cố [1]

1.2.2 Quy trình phân tích hệ thống thông tin:

Giai đoạn 1: Khảo sát dự án

Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thốngthông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin

Bước 2: Đặt ra các vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, như:

 Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào?

 Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào?

 Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần xây được dựng ra sao?

 Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào?

 Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao?

Từ những thông tin thu thập được và vấn đề đã đặt ra trong giai đoạn khảo sát, nhàquản trị và các chuyên gia sẽ chọn lọc những yếu tố cần thiết để cấu thành hệ thống thông tin riêng cho doanh nghiệp

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống,

cụ thể như sau:

 Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ; nghiệp vụ cần

phải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai

 Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ BFD

(Business Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức 0, 1, 2 ở từng ô xử lý

 Phân tích bảng dữ liệu Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table)

gồm các trường dữ liệu (data field) nào? Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) dữ liệu cần thiết

Ở giai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy để có cái nhìn khách quan Qua đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo đúng các yêu cầu đã khảo sát trước khi thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng

Giai đoạn 3: Thiết kế

Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, các chuyên gia sẽ chuyển hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết Giai đoạn này được chia làm hai bước sau:

Bước 2: Thiết kế chi tiết

 Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database): Với mô hình mức vật lý hoàn chỉnh ở giai đoạn thiết kế đại thể sẽ được kết sinh mã thành file sql

 Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thông tin chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ

 Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với môi trường, văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án

 Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quá trình nhập liệu và

xử lý cho người dùng

 Thiết kế báo cáo Dựa trên các yêu cầu của mỗi doanh nghiệp và quy định hiện hành sẽ thiết kế các mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tư tạo mẫu báo cáo ngay trên hệ thống

 Thiết kế các kiểm soát bằng hình thức đưa ra các thông báo, cảnh báo hoặc lỗi

cụ thể tạo tiện lợi và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập liệu với mục tiêu tăng độ chính xác cho dữ liệu

Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ

thống ở dạng nó tồn tại thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

Giai đoạn 4: Thực hiện

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và cài đặt

cơ sở dữ liệu cho hệ thống

 Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống(Microsoft Visual Studio, PHP Designer, )

 Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net

Bar, )

Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu kỹ thuật hoặc clip hướng dẫn

Giai đoạn 5: Kiểm thử

 Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử

 Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kếthành các chương trình (phần mềm)

 Thử nghiệm hệ thống thông tin

 Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có)

 Viết test case theo yêu cầu

Kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin đạt yêu cầu đặt ra

Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì

 Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

 Cài đặt phần mềm

 Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi

dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảotrì

 Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin

 Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

 Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin

 Bảo hành

 Nâng cấp chương trình khi có phiên bản mới

( Bài báo: “6 giai đoạn trong quy trình phát triển hệ thống thông tin” của Dũng

ĐMT, công ty Fast)

Hình 1.2: Giai đoạn trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin

1.2.3 Hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự

Quản lý hệ thống thông tin trong quản trị nhân sự là sự giao thoa giữa hệthống và quá trình quản trị nguồn nhân lực (Human resource management) và côngnghệ thông tin Việc định nghĩa quản trị hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự sẽcho phép người dùng theo dõi các hoạt động của nhân viên, thông tin của họ, đồngthời được thực hiện trên nền tảng database, được tích hợp bởi một loạt data lưu trữ trênmáy chủ Nhìn chung, có thể kết luận rằng hệ thống thông tin trong quản trị nhân sự làcác thủ tục mang tính hệ thống nhằm tập hợp, lưu trữ, duy trì, lấy các dữ liệu và phụchồi dữ liệu cho nhà quản lý

(Nguồn: Dịch thuật từ - Defination of HRM in the report of Achola A.* Rose School postgraduate and Research Box 2000, Kampala, Uganda )

Nhìn chung, việc quản trị nhân sự là một trong những việc đóng vai trò tiênquyết trong sự phát triển của mỗi Doanh nghiệp khi mà con người đóng vai trò cốt lõi.Đồng thời, để quản lý tốt tình hình nhân sự, một hệ thống thông tin hỗ trợ là vô cùngcần thiết Trong những năm gần đây đã có nhiều đề tài về quản lý nhân sự, có thể kể

đến một số đề tài như: Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ: “Đề tài nghiên cứu, phân tích thiết kế HTTT quản lý Nhân sự và Lương, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) làm cơ sở cho việc xây dựng sản phẩm phần mềm ERP phục vụ, hỗ trợ và hiện đại hoá công tác quản lý các hoạt động của doanh nghiệp”của anh Nguyễn Chí Thành, Đại học Thái Nguyên Về cơ

bản, anh đã đưa ra được những lý thuyết về HTTT, về tính ứng dụng cao của ERP khi

áp dụng vào doanh nghiệp Đồng thời, anh cũng thể hiện được tính khả thi trong việcxây dung, thiết kế một HTTT đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của người quản lý

1.2.4 Các khái niệm cơ bản của phân tích hướng đối tượng – UML

Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (tiếng Anh: Unified Modeling Language, viếttắt thành UML) là một ngôn ngữ mô hình gồm các ký hiệu đồ họa mà các phương pháphướng đối tượng sử dụng để thiết kế các hệ thống thông tin một cách nhanh chóng

UML là một ngôn ngữ trực quan cung cấp cho các nhà phân tích thiết kế hệ thống

hướng đối tượng một cách hình dung rõ ràng các hệ thống phần mềm, mô hình hóa các

tổ chức nghiệp vụ và sử dụng các hệ thống phần mềm này cũng như xây dựng chúng

và làm tài liệu về chúng [4]

Các qui luật trong UML được mô tả trong các đặc tả UML Có 3 loại qui luật : cúpháp trừu tượng, luật well-formedness(luật hình thức) và ngữ nghĩa.

Cú pháp trừu tượng của UML được xác định bằng cách dùng ký hiệu củametamodel Ký hiệu này là một tập con của ký hiệu UML, chúng ta dùng biểu đồ lớp(class diagram) để xác định các phần tử của các mô hình UML và mối quan hệ giữachúng

Luật well-formedness áp dụng cho các thể hiện của lớp Chúng cung cấp các luật

mà các thể hiện của lớp phải tuân theo như một tập các bất biến - invariant Invariant

là các ràng buộc không phá vỡ, chúng phải luôn được thoả để mô hình có ý nghĩa Cácinvariant được ghi rõ trong Object Constraint Language (OLC)

Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm:

Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể

khái niệm hoặc một thực thể phần mềm Ví dụ: Nhân viên là một đối tượng trong hếthống quản lý nhân viên

Lớp (Class): là mô tả của một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi

và các mối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là mộtđịnh nghĩa trừu tượng của đối tượng

Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ một

chức năng nhất định trong hệ thống

Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống thành

các nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau để trở thành một hệ thống con(subsystem)

Kế thừa: Trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể có sử dụng lại các

thuộc tính và phương thức của một hoặc nhiều lớp khác Các pha cơ bản đặc trưngtrong phát triển phần mềm hướng đối tượng bao gồm: pha phân tích, pha thiết kế vàpha lập trình tích hợp [4]

Hình 1.3: Các bước phát triển hệ thống hướng đối tượng

(Nguồn: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Học viện Bưu chính viễn thông)

1.3 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thông tinquản lý nhân sự như:

Ở trong nước, chuyên đề về xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Khóa

luận tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương công ty TNHH một thành viên Thăng Long” của Chu Đức Nghĩa khoa CNTT trường Đại học

Hàng Hải Chuyên đề tốt nghiệp của bạn đã đưa ra những lý thuyết về xây dựngHTTT, tiến hành các bước phân tích thiết kế HTTT Hệ thống được xây dựng về cơbản đã đáp ứng được một số yêu cầu của hệ thống nhưng nhược điểm ở đây là khá rõràng khi mà chuyên đề này chỉ dừng lại ở các bước thiết kế giao diện cho hệ thống

Khóa luận tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ hướng đối tượng quản lý nhân sự của ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội” của Nguyễn Thị Thảo,

lớp Tin học kinh tế 46B, trường đại học Kinh tế quốc dân Bạn viết có ưu điểm lớn làphân tích rất chi tiết chu trình hoạt động ở từng phòng ban của ngân hàng VIBank.Đồng thời, việc xây dựng lý thuyết HTTT cũng vô cùng cụ thể Thêm vào đó, khóaluận của bạn có các bước thành lập kế hoạch chi tiết rất thực tế, các bước phân tíchthiết kế HTTT mang tính logic cao, có tính ứng dụng cao Tuy nhiên, điểm trừ củachuyên đề này là giao diện thiết kế của bạn thiết kế còn tương đối đơn giản và thô sơ,chưa đủ khả năng để áp dụng vào thực tiễn

Ngoài nước, một số bài phân tích, nghiên cứu về quản lý nhân sự:

Bài nghiên cứu: “Role of Management Information System (MIS) in Human Resource KP Tripathi”, đến từ Bharati Vidyapeeth Institute of Management,

Kolhapur, Maharashtra, India Bài viết có ưu điểm: Thể hiện và phân tích chi tiết tầmquan trọng mang tính vĩ mô của hệ thống thông tin áp dụng trên việc quản trị nguồnnhân lực của một doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai Nhưng điểm trừ khá lớn ngườiviết chứng tỏ rằng để áp dụng HTTT cần nhưng yêu cầu, qui chuẩn khắt khe về conngười và công nghệ, cách hoạt động của hệ thống, điều mà không phải doanh nghiệpnào cũng đủ điều kiện để đáp ứng, nhất là môi trường đang phát triển như Việt Nam,thậm chí một số nước phát triển cũng gặp những khó khăn nhất định khi áp dụng vàothực tiễn.

Bài luận: “Management Information System Design on Human Resource Management of Kampala International University: Design and Implementation.” -

Achola A.* Rose School postgraduate and Research Box 2000, Kampala, Uganda Bàiviết có những ưu thế to lớn khi đem lại cho người đọc những kiến thức học thuật vềtầm quan trọng của việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin trong việ quản trị nhân

sự Thế nhưng, đây là một lĩnh vực còn khá mới mẻ, bài luận văn của Achola dườngnhư chưa có một ví dụ rõ ràng khi áp dụng và thiết kế thực tiễn cho vấn đề nghiên cứu

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA THĂNG LONG

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Nhựa Thăng Long

2.1.1 Quá trình thành lập

Công ty cổ phần nhựa Thăng Long hiện nay đang được điều hành dưới sự lãnhđạo của bà Vũ Thu Hương, tổng giám đốc công ty và ông Lê Hoàng, chủ tịch hội đồngquản trị Thời gian đầu công ty được thành lập những năm 1994 Từ những ngày mớithành lập 1994 đến năm 2000: Đây là giai đoạn hình thành và phát triển của công ty cổphần nhựa Thăng Long, nhiều trang thiết bị thời điểm này còn nhiều mặt hạn chế, chưahiện đại, được đưa vào lắp đặt nhằm phục vụ cho công việc sản xuất Sau đó, giai đoạn

từ năm 2001-2011: Sau nhiều năm chịu khó đổi mới, thay đổi các phương thức sảnxuất, công ty đã mở rộng khách hàng, đồng thời tìm ra các đối tác lớn như Cocacola,Pepsy, Heneiken Từ năm 2012- nay: Công ty đang ngày càng đầu tư và mở rộng đadạng các loại sản phẩn về nhưa, bao bì, cung cấp sản phẩm nhựa cho các ngành khác:Dệt may, Hóa chất, Rượu bia, nước giải khát, y dược, tái chế phế liệu

2.1.2 Cơ cấu tổ chức:

Thăng Long là doanh nghiệp có đội ngũ cán bộ, công nhân viên giàu sức sángtạo, kỉ luật và rất kinh nghiệm đặc biệt trong hai lĩnh vực kinh tế và kĩ thuật, được đàotạo bài bản, có nhiều bộ phận có nhân viên được đào tạo ở nước ngoài

Số cán bộ nhân viên chính thức: 28 người

10 Phòng bảo vệ 3

Bảng 1.1: Bảng nhân sự

a Ban giám đốc: Ban giám đốc của Công ty điều hành hằng ngày hoạt động sản xuất

kinh doanh trong Công ty, chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao trước Hội đồngquản trị và Đại hội đồng cổ đông công ty Thay mặt Công ty và đại diện cho toàn thểcán bộ công nhân viên quan hệ pháp lý với các tổ chức, đơn vị bên ngoài, đảm bảo lợiích chung của Công ty Điều hành công tác Kinh doanh theo ủy quyền của Hội đồngquản trị, chịu trách nhiệm toàn diện về công tác sản xuất, kỹ thuật, chất lượng, trựctiếp Quản lý điều hành các Phân xưởng sản xuất

b Phòng tổ chức hành chính: Hành chính là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Công ty,

có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện Công tác tổ chức, lao động tiền lương,công tác thi đua khen thưởng, quản lý hành chính, y tế và chăm lo đời sống sức khỏecho người lao động, Đồng thời tổng hợp tình hình kinh tế xã hội, dự thảo văn bản nội

bộ, đối nội đối ngoại Tổ chức quản lý nhân sự Công ty, xây dựng các chương trình thiđua, khen thưởng, đề bạt, sắp xếp nhân sự ở các phòng ban Xây dựng quy chế trảlương, thực hiện công tác lương, đào tạo, tập huấn, tuyển dụng nhân sự toàn Công ty

c, Bộ phân Tài Chính: Tham mưu cho Hội đồng quản trị cho các lĩnh vực công tác tài chính, ký kết hợp đồng kinh tế, giám sát các hoạt động tài chính của Công ty Nhiệm

vụ: Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng năm chương trình HĐQT phê duyệt, xây dựng

kế hoạch khai thác, phát triển vốn của công ty Phân tích tình hình tài chính của công

ty, xây dựng các quy định về chi tiêu tài chính, kiểm soát ngân quỹ, chi tiêu

d Phòng Kế toán: Tham mưu cho Hội đồng quản trị cho các lĩnh vực công tác kế toán,

quản lý tài sản , thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các chi phí hoạt độngcủa Công ty, quản lý vốn và tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán củaCông ty Tính toán thu chi và kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư,theo dõi đối chiếu công nợ, triển khai công tác nghiệp vụ kế toán chính trong toànCông ty

e Phòng kế hoạch kinh doanh: Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty bao gồm các công

tác kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn Đầu tư phục vụ sản xuất kinh doanh Thammưu xây dựng kế hoạc sản xuất kinh doanh, điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh

của công ty Công tác thị trường, phát triển thị trường đầu vào, ra của Công ty Thực

hiện mua bán hàng hóa, cung cấp nguyên vật liệu, phế liệu, vật liệu thiết bị, phụ tùngthay thế đầu vào theo yêu cầu và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty

f Phòng kỹ thuật – cơ điện: Tham mưu kỹ thuật cho Ban lãnh đạo của công ty, bao

gồm công tác quản lý kỹ thuật máy móc thiết bị và khuân mẫu, công tác sửa chữa, tiêu

chuẩn vật tư cơ điện, hướng dẫn vận hành an toàn máy móc thiết bị sản xuất Xây

dung kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa theo tuần tháng năm cho máy móc thiết bị khuânmẫu Đưa ra các phương án chi tiết về bảo dưỡng sửa chữa

g Phòng kỹ thuật Công nghệ- Chất Lượng: Phục vụ công tác quản lý giám sát chất

lượng sản phẩn, kiểm tra giám sát nguyên liệu đầu vào, xây dựng tiêu chuẩn chấtlượng sản phẩm, xây dựng định mức nguyên liệu, chế độ công nghệ cho từng sảnphẩn Chịu trách nhiệm xây dung tiêu chuẩn nguyên vật liệu đầu vào đáp ứng nhu cầusản xuất, đạt tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm của khách hàng Xây dựng sửa đổi, bổsung các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, xây dựng quá trình kiểm tra, kiểm soát chấtlượng đối với tất cả sản phẩm sản xuất của Công ty

j Phân xưởng sản xuất: Quản lý sắp xếp lao động, sử dụng an toàn, khai thác có hiệu

quả máy móc thiết bị khuân mẫu, sử dụng hiệu quả vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu sản

xuất Tổ chức các nguồn lực của Phân xưởng, triển khai thực hiện sản xuất sản phẩm

nhựa, chịu trách nhiệm quản lý sử dụng hướng dẫn thao tác vận hành khai thác hiệuquả máy móc thiết bị, sử dụng hiệu quả vật tư nguyên nhiên liệu và nguồn lực kháctrong phạm vi phân xưởng

Bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần nhựa Thăng Long

Hình 1.4: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần nhựa Thăng Long

( Nguồn: Thông tin nội bộ của phòng nhân sự công ty cổ phần nhựa Thăng Long)

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động:

a Lĩnh vực kinh doanh

Công ty cổ phần nhựa Thăng Long là công ty có hoạt động chủ yếu ở lĩnh vựcsản xuất, phân phối các sản phẩm nhựa như két bia, móc áo, các sản phảm phục vụ cholĩnh vực giải khát, bao gồm loại hình tổ chức: tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanhdịch vụ, hàng hóa, lĩnh vực kinh tế tư nhân

b Ngành nghề kinh doanh

Sản xuất mua bán, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phục vụ ngành giáo dục, cácsản phẩm khung tranh, khung ảnh xuất nhập khẩu các sản phẩm nhựa công nghiệp,

gia dụng, nguyên liệu, phụ gia và hoá chất cho ngành nhựa, sản xuất, gia công các sản

phẩm chi tiết cơ khí ngành xe máy, ngành điện tử -điện lạnh In ấn trên bao bì nhựa.Thiết kế, gia công chế tạo khuôn mẫu ngành nhựa

Tình hình tài chính của công ty ổn định Bảng sau đây là một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh qua ba năm 2015, 2016, 2017

(Đơn vị: VN đồng)

1 Doanh thu thuần bán

9 Tổng kế toán LN trước thuế 2.214.877.712 2.150.516.881 2.401.256.287

10 Chi phí thuế TNDN hiện

hành

11 Lợi nhuận sau thuế TNDN 1.707.817.025 1.709.056.447 1.913.841.841

Bảng 1.2: Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty (2015-2017)

(Nguồn: phòng tài chính- kế toán)

Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy giá vốn hàng bán giảm nhẹ theo các năm làm cho

doanh thu thuần bị giảm sút Doanh thu của năm 2014 rất cao, lên đến181.486.517.947 (đồng) nhưng đến năm 2017, doanh thu giảm đi gần 20 tỷ đồng, rơivào khoảng 159.313.626.946 tỷ ( đồng) Đây là điều dễ hiểu trong ngành công nghiệpnhựa đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt, nhiều đối thủ cạnh tranh xuất hiện gây ranhững khó khăn nhất định cho doanh nghiệp

2.2 Thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin tại công ty cổ phần Nhựa

Thăng Long

2.2 . 1 Tình hình nhân sự công nghệ thông tin của công ty

Công nghệ thông tin trong thời buổi hiện nay đang phát triển ngày càng tốc độ,đòi hỏi sự bắt kịp của cả doanh nghiệp và cán bộ nhân sự trong thời đại 4.0 như hiệnnay Thế nhưng, dù hiện trạng là vậy, thách thức của doanh nghiệp trong tình hình sửdụng công nghệ thông tin của bộ phận nhân sự vẫn còn nhiều điều đáng phải bàn

Nhìn chung, nhân viên của công ty cổ phần nhựa Thăng Long trải có độ tuổitrải dài từ 30 cho đến 55 Chính vì vậy việc đòi hỏi công nghệ kĩ thuật cao con nhiềuhạn chế Bên cạnh đó, trình độ kĩ thuật về tin học văn phòng của các nhân viên đápứng rất tốt Các kỹ thuật tạp vũ sử dụng hệ thống phần mềm Microsoft Word 2007,Microsoft Excel 2007 chủ yếu được đáp ứng tốt Các phần mềm như phần mềm kếtoán Misa, hay một số phần mềm được sử dụng trong kĩ thuật khác cũng được đáp ứngtốt Công ty chủ trương thuê một năm có hai lần giáo viên, người hướng dẫn sẽ vềCông ty, cập nhật tình hình tin học hiện thời cho bộ phận công nhân viên ở Công ty.

Hỗ trợ tối đa nhân viên, ngày càng đáp ứng được những yêu cầu trong thời buổi hộinhập kinh tế và thời đại công nghệ kỹ thuật đang phát triển với tốc độ chóng mặt

Về cơ bản, hoạt động quả lý nhân sự của công ty được chia ra làm 3 giai đoạnhoạt động khá hiệu quả Với các giai đoạn lần lượt là quản lý hồ sơ của nhân viên,quản lý hoạt động tuyển dụng và đào tạo, quản lý tiền lương Tuy đây là 3 quy trìnhquản lý thông tin được đưa ra rõ ràng, nhưng về cơ bản, công ty Nhựa Thăng Long vẫnchưa có một hệ thống mang tính nhất quán giúp giải quyết cả 3 quy trình này hoạtđộng một cách trơn tru hiệu quả, thống nhất Đặc biệt là hai quy trình liên quan đếnnhau là quản lý hồ sơ của nhân viên và quản lý hoạt động tuyển dụng, đào tạo, nhânviên của công ty trong phòng nhân sự đã rất nhiều lần bị nhầm lẫn thông tin khi mà cácthông tin của nhân viên ở hồ sơ của nhân viên như bằng cấp, vị trí làm việc, thông tin

cá nhân, khi chuyển qua quy trình tuyển dụng, các thông tin này nhiều khi bị sai lệch

do dữ liệu phức tạp, nhiều, mà nhân viên của doanh nghiệp lại sử dụng phần nhiều làbằng phương pháp thủ công Theo như thông tin được tìm hiểu từ nhân viên phòngnhân sự, đã có một thời điểm công ty sử dụng phần mềm HR-Manager, nhưng sau mộtthời gian, phần mềm này để lộ ra nhiều mặt hạn chế khi tốc độ xử lý kém, đồng thờiphần mềm cũng không đa dạng, cũ Nhân sự của công ty do độ tuổi trung bình cũngkhông phải là quá trẻ, chưa có một đội ngũ công nghệ kĩ thuật phù hợp do đây làdoanh nghiệp thiên hướng sản xuất Chính vì vậy, cho tới thời điểm bây giờ, các khâutrong quản lý nhân sự vẫn đang là một trong những trở ngại khá lớn khi hoạt động củadoanh nghiệp

Trong kế hoạch phát triển dài hạn, nhằm đáp ứng những yêu cầu khắt khe, tínhcạnh tranh cao của thời đại kĩ thuật số như hiện nay Công ty cũng đang dự định thànhlập ra một bộ phận chuyên môn nhằm đáp ứng những yêu cầu của công nghệ thông tin

2.2.2 Cơ sở vật chất

a Cơ sở vật chất trang thiết bị của công ty (Phần cứng) :

Công ty đáp ứng đầy đủ yêu cầu thiết bị cho công nhân viên trong công ty, đềuđược trang bị máy tính, kết nối mạng Hầu hết đều là máy tính mới, tốc độ xử lý bộnhớ RAM và CPU nhanh chóng Ngoài ra công ty còn có một máy chủ đặt trong văn

phòng Hệ thống cơ sở hạ tầng: Công ty được trang bị 18 máy tính để bàn, máy fax,

máy in các loại, sử dụng cấu trúc mạng Lan được bố trí theo hình nhánh

b Các phần mềm ứng dụng

Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán đang được sử dụng là MISA SME.NET

2019 giúp thực hiện các nghiệp vụ kế toán Ngoài ra, các hoạt động phần mềm vănphòng: Microsoft Office 2007, Microsoft Exel 2007 được sử dụng là chủ yếu Thêmvào đó, để tăng cường an toàn bảo mật, toàn bộ máy tính của công ty được trang bịphần mềm BKAV PRO Internet Security giúp bảo vệ máy tính cá nhân của doanhnghiệp, bảo vệ quản lý email của từng cá nhân trong Công ty và bảo vệ truy cậpInternet, ngăn chặn Malware và Virus

_ Ngoài ra còn 1 số phần mềm hỗ trợ thông dụng như:

+ Phần mềm gõ tiếng Việt: Unikey,…

+ Trình duyệt Web: Internet Explorer, Chorme, Firefox,

c Cơ sở hạ tầng mạng truyền thông

Công ty sử dụng mạng Internet của VNPT, kết nối theo mô hình mạng LAN bố trí theonhánh, tốc độ đường truyền cao, băng thông không giới hạn, được bố trí theo kiểunhánh để đảm bảo việc hỏng hóc của từng máy cá nhân không gây ảnh hưởng tới hoạtđộng chung của toàn hệ thống

2.3 Đánh giá và phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Nhựa Thăng Long

Từ đây, có thể dễ dàng nhận thấy, hoạt động quản lý nhân sự của công ty cổ phầnnhựa Thăng Long được chia ra làm các giai đoạn

Giai đoạn đầu tiên là quản lý hồ sơ của nhân viên Các thông tin trong hồ sơ nhânviên sẽ bao gồm thông tin cá nhân, bằng cấp, vị trí làm việc mà nhân viên đang ứng

tuyển, nghiệ vụ… toàn bộ các thông tin này được lưu lại trên hệ thống trong file Excel

và bản cứng, các giấy tờ Khi nhận đủ số hồ sơ công ty sẽ sắp xếp lịch, tiến hànhphỏng vấn để từ đó quyêt định tuyển dụng nhân viên Sau đó nhân viên quản lý sẽ theodõi các hoạt động của nhân viên làm việc Các thông tin về đào tạo, tuyển dụng hayđánh giá kết quả hoạt động sẽ được lưu lại trong hồ sơ xin việc của nhân viên Sau khinhận đầy đủ hồ sơ, nhân viên sẽ được sắp xếp thời gian biểu để phỏng vấn Thông tinbao gồm nhân viên tuyển dụng, lịch đào tạo, phỏng vấn sẽ được lưu trữ dưới file Excel

và Word, đồng thời cả trên giấy tờ

Giai đạn thứ hai là việc quản lý tiền lương của công ty Nhìn chung, Tất cả cáckhoản tiền cần được thanh toán sẽ được theo dõi bởi kế toán Đồng thời, mỗi phòngban tự quản lý nhân viên của mình về phân công công việc, chấm công, các dữ liệuđược lưu lại dưới file Excel Các thông tin này sẽ được chuyển đến bộ phận kế toánqua email, bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu các thông tin cá nhân, cập nhật thôngtin về thuế suất và các khoản khấu trừ khác,…

Trên cơ sở những thông tin này, bộ phận kế toán sẽ tiến hành tính lương chonhân viên Mỗi nhân viên đăng ký tài khoản ngân hàng với công ty khi bắt đầu làmviệc Tiền lương nhân viên được công ty trả qua tài khoản ngân hàng

Đánh giá về quy trình quản lý nhân sự:

Nhìn chung việc quản lý nhân sự hiện tại của công ty cổ phần nhựa Thăng Longvẫn thực hiện thủ công là chính dưới các công cụ hỗ trợ bao gồm Microsoft Word vàMicrosof Excel Đồng nghĩa với việc công ty đang thiếu một hệ thống quản lý hiệuquả, tác vụ nhanh chóng và hợp lý Có thể nói, hai công cụ trên là hai công cụ cơ bản,

dễ sử dụng, thuận tiện, thêm vào đó là tất cả các nhân viên đều có thể sử dụng đượcphần mềm này

Vậy nhưng còn khá nhiều hạn chế bất cập nếu như công ty tiếp tục chỉ sử dụngcác phần mềm cơ bản để hỗ trợ Về cơ bản, các thông tin và dữ liệu trong tương lai cóthể sẽ lớn hơn rất nhiều, điều đó trực tiếp gây ảnh hưởng lên người sử dụng, làm chậmquá trình và gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc, ảnh hưởng đến các hoạt độngkhác của công ty Tiếp theo đó, càng hình thức quản lý nhân sự bao gồm sắp xếp dữliệu, chấm công cũng sẽ gây ra sự thiếu chính xác nhất định Hơn hết, nếu như không

có một hệ thống quản lý thống nhất giữa 8 phòng ban như trên, đôi khi sẽ xảy ra sự saisót và nhầm lẫn, thiếu hụt, đặc biệt là giữa phòng kế toán và các phòng ban còn lại