Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của công ty cổ phần phần mềm hiệu quả xanh

Tuynhiên đề tài chưa thể hiện hết ý nghĩa và tầm quan trọng của HTTT QLHĐ tới cáchoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu chưachặt chẽ, các kết xuất, b

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự phát triểncủa một doanh nghiệp Vận hành được một hệ thống thông tin tốt, hiệu quả, phùhợp với môi trường bên trong và môi trường bên ngoài doanh nghiệp, doanh nghiệp

sẽ đơn giản hóa được các thủ tục, công việc, nhờ đó nâng cao được hiệu quả kinhdoanh, đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn, vượt qua giai đoạn khó khăn

và phát triển Tuy nhiên các vấn đề về sự khan hiếm nguồn nhân lực có chuyên mônquản lý, nắm bắt được các nguyên tắc hệ thống, chi phí vận hành hệ thống… lại làcác rào cản khiến các doanh nghiệp quan tâm chưa đúng mức đến vấn đề tổ chức hệthống thông tin trong doanh nghiệp Vì vậy, giải quyết tốt các áp lực về nguồn nhânlực, sự tham gia hỗ trợ, khuyến khích của các tổ chức, nhà nước là cần thiết, vừathúc đẩy phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển nói riêng,vừa là toàn bộ nền kinh tế Việt Nam nói chung

Luôn luôn đi đầu trong công tác đào tạo nguồn nhân lực hệ thống thôngtin kinh tế Trường đại học Thương Mại tự hào khi góp phần giải quyết được cácvấn đề nguồn nhân lực là các cử nhân có tầm và tài phục vụ cho việc phân tích, thiết

kế và triển khai hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Kết thúc 4 năm đại học, tôi có cơ hội được làm khóa luận, được tổng hợpnhững kiến thức trong suốt thời gian theo học chuyên ngành hệ thống thông tin kinh

tế và có điều kiện so sánh, đối chiếu với thực tế thông qua đợt thực tập do nhàtrường tổ chức

Để hoàn thành được khóa luận này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâusắc tới các thầy cô trong trường đại học Thương Mại đã tận tình giúp đỡ, bồi dưỡngnhững kiến thức cho tôi trong suốt 4 năm theo học tại nhà trường Đồng cảm ơnCông ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội, điềukiện thực tập và công tác tại công ty, giúp tôi tìm hiểu thực tế về hoạt động củacông ty và tình hình ứng dụng hệ thống thông tin vào những hoạt động đó Đặc biệt,tôi xin chân thành cảm sự giúp đỡ tâm huyết, trách nhiệm và tận tình tới giảng viên– Tiến sỹ Nguyễn Thị Thu Thủy, người đã trực tiếp giúp đỡ tôi trong suốt quá trìnhhoàn thiện bài khóa luận này

Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực song với thời gian nghiên cứu hạn hẹp, trình

độ và khả năng của bản thân còn hạn chế do đó khóa luận sẽ không tránh khỏinhững thiếu sót Kính mong các thầy, cô giáo trong khoa Thương mại điện tử và hệthống thông tin kinh tế, các anh/chị nhân viên trong Công ty Cổ phần phần mềmHiệu Quả Xanh chỉ bảo để bài khóa luận có giá trị hơn về mặt lý luận và mang tínhthực tiễn cao

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày … Tháng… năm 2017

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Lương

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU i

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT 5

1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế HTTT 5

1.2.1 Lý thuyết chung về HTTT 6

1.2.2 Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT 10

1.2.3 HTTT Quản lý hợp đồng 16

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH 18

2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh 18

2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh 20

2.2.1 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh 20

2.2.2 Đánh giá hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh 24

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU

QUẢ XANH 26

3.1 Mô tả bài toán quản lý hợp đồng bán tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh 26

3.2 Phân tích hệ thống 27

3.2.1 Biểu đồ usecase 27

3.2.2 Biểu đồ lớp 30

3.2.3 Biểu đồ trạng thái 31

3.2.4 Biểu đồ tuần tự 32

3.2.5 Biểu đồ hoạt động 36

3.3 Thiết kế hệ thống 37

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 37

3.3.2 Thiết kế giao diện 39

3.4 Thiết kế kiểm soát 42

3.5 Một số kiến nghị 43

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1

PHỤ LỤC 2

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

g

Hình 1.2 Biểu đồ use case quản lý thông tin khách hàng 13 Hình 1.3 Biểu đồ lớp chi tiết chức năng quản lý khách hàng 13 Hình 1.4 Biểu đồ trạng thái chức năng cập nhật thông tin nhân viên 14 Hình 1.5 Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin hợp đồng 14

Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty cổ phần phẩn mềm

Hình 2.2 Quy trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tại

công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh 21

Hình 2.3 Cập nhật thông tin, lưu trữ dữ liệu QLHĐ 22 Hình 2.4 Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốn 23

Hình 3.2 Mô hình usecase chi tiết quản lý danh mục 28 Hình 3.3 Mô hình usecase chi tiết quản lý thanh toán 29 Hình 3.4 Mô hình usecase chi tiết quản lý báo cáo 29 Hình 3.5 Biểu đồ lớp quản lý hợp đồng bán phần mềm của công ty

Hình 3.6 Biểu đồ trạng thái lớp hợp đồng- chức năng cập nhật hợp

Hình 3.8 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới, cập nhật, xóa thông

Hình 3.9 Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin khách hàng 33 Hình 3.10 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin hợp đồng 34

Hình 3.12 Biểu đồ hoạt động quản lý thông tin hợp đồng 36

Bảng 1.1 So sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Bảng 2.1 Tình hình doanh thu – chi phí từ năm 2014 đến 2016 của

công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh 20

Bảng 3.1 Bảng xác định các tác nhân, use case và đặc tả vắn tắt 27

PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Hợp đồng kinh doanh dù được soạn thảo bằng văn bản hoặc bằng miệng đềuđóng vai trò quan trọng là “hòn đá tảng” cho các hoạt động đầu tư và phần lớn chocác hoạt động kinh doanh khác của công ty Một hợp đồng sẽ hình thành nên cácyếu tố liên quan từ đó thiết lập được các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác nhưnhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm… Quản lý tốt,sắp xếp hợp lý được hợp đồng là quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay Điều này chothấy được vai trò và tầm quan trọng của hợp đồng là cực lớn Tuy nhiên, hiện naycác doanh nghiệp thường quản lý hợp đồng theo hình thức lưu trữ bằng giấy tờ, sau

đó lưu vào các hồ sơ và cho vào kho Một số ít các công ty quản lý bằng cách lưutrữ hợp đồng vào máy tính nhưng chưa có hệ thống, phương pháp quản lý chưakhoa học, chủ yếu dùng để đối chiếu, so sánh với các hợp đồng giấy tờ đã ký kếtvới đối tác Theo thời gian số lượng các hợp đồng ngày càng gia tăng cả về sốlượng lẫn loại hình thì việc quản lý là rất khó khăn Bên cạnh đó, việc quản lý hợpđồng còn là cầu nối giữa các hoạt động sản xuất kinh doanh tại các bộ phận trongtrong doanh nghiệp Vậy nên, xây dựng được một HTTT quản lý hợp đồng phù hợpvới yêu cầu, đặc điểm, đặc thù của từng doanh nghiệp là hoàn toàn cần thiết vàmang tính thiết thực cao

Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế thì công ty chưa có hệ thống thông tin quản lýhợp đồng do đó chưa phát huy được hết tất cả các chức năng, vai trò và tầm quantrọng mà việc quản lý hợp đồng yêu cầu Vậy nên trong hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty sẽ gây một số cản trở khó khăn nhất định cho các nhân viên khigiải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng

Với những lý do như trên nên tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích, thiết

kế HTTT quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh” làm đề tài khóa luận của mình.

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Trên thực tế, đã có rất nhiều các tài liệu, công trình, sinh viên lựa chọn cácmảng đề tài liên quan đến HTTT quản lý hợp đồng để nghiên cứu, làm đề tài khóaluận cũng như các ứng dụng đã triển khai vào thực tế Sau đây là một số đề tài màtôi đã có cơ hội tham khảo:

- Đề tài thứ nhất là Khóa luận tốt nghiệp “Phát triển phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO” của Lê Bá Khánh Duy – Lớp

45B – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Đề tài đã đi sâu vào phân tích và thiết kếHTTT QLHĐ cho doanh nghiệp và xây dựng phần mềm Quản lý hợp đồng Tuynhiên đề tài chưa thể hiện hết ý nghĩa và tầm quan trọng của HTTT QLHĐ tới cáchoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu chưachặt chẽ, các kết xuất, báo cáo của phần mềm chưa mang tính quản trị cao

- Thứ hai là Khóa luận “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm” của Nguyễn Thị Thảo – Lớp 46A – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Tác

giả đã xây dựng phần mềm Quản lý hợp đồng cho Công ty bảo hiểm dầu khí ViệtNam Đề tài đã chỉ ra được tính đặc thù trong quản lý hợp đồng của một công ty bảohiểm, đặc biệt là công ty dầu khí Tuy nhiên, hạn chế của đề tài đó là quy trình xử lýhợp đồng chưa chặt chẽ, chức năng quản lý khách hàng của hợp đồng là chưa tốt.Với đặc thù là hợp đồng bảo hiểm thì khả năng quản lý khách hàng của phần mềmphải thực sự tốt

- Đề tài cuối cùng là “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” của sinh viên Cao Thị Hồng Nhung – Lớp 47A – Trường Đại học

Kinh tế Quốc dân Khác với hai đề tài trước đó, đề tài này tập trung vào xây dựngHTTT đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu mà không đi xây dựng phần mềm Đềtài đã giải quyết được bài toán quản lý hợp đồng mà công ty đã đặt ra: đầy đủ chứcnăng, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, luồng ra vào thông tin hợp lý và các báo cáo, kết xuấtmang tính quản trị cao Đây có thể coi là một đề tài thành công nếu tác giả xây dựngđược phần mềm hoàn chỉnh nhưng trên thực tế tác giả chưa giải quyết vấn đề này Trước tình hình thực tế tại Công ty Cổ Phần phần mềm Meliasof và qua tham

khảo các tài liệu trên cùng nhiều tài liệu khác, tôi đề xuất đề tài “Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh” Nhằm có cái nhìn tổng thể nhất về hệ thống thông tin của doanh

nghiệp, từ đó đánh giá được vai trò và tầm ảnh hưởng của HTTT quản lý tới các quátrình hoạt động, sản xuất kinh doanh tại công ty Bên cạnh đó, vận dụng những kiếnthức đã học để có thể đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý hợpđồng của công ty.

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài

Với đề tài: “Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần

phần mềm Hiệu Quả Xanh” thì bài khóa luận sẽ giải quyết các vấn đề sau:

- Hệ thống hóa các kiến thức về HTTT quản lý hợp đồng nói chung và củacông ty cổ phần Hiệu Quả Xanh nói riêng

- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý hợp đồng tại công typhần mềm Hiệu Quả Xanh, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tinquản lý hợp đồng từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệthống thông tin quản lý hợp đồng phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt độngquản lý hợp đồng, đem lại hiệu quả trong công việc

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng: Hoạt động quản lý hợp đồng của công ty cổ phần phần mềmHiệu Quả Xanh

- Phạm vi: Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Để có thể đảm bảo được tính đúng đắn của thông tin cũng như tính khoa học

trong nghiên cứu bài khóa luận này đã sử dụng chủ phương pháp: Điều tra xã hội học Bên cạnh đó, đề tài thường xuyên áp dụng phương pháp Duy vật biện chứng để

có thể xem xét sự vận động, những tác động qua lại của HTTT QLHĐ (Quản lý hợp đồng) tới toàn bộ hệ thống trong doanh nghiệp cũng như những tác động và ảnh

hưởng qua lại của hệ thống này từ môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

1.5.1 Phương pháp điều tra xã hội học

Mục tiêu của phương pháp này đó là có được các thông tin liên quan đến mụctiêu đã đề ra với độ tin cậy và chính xác cao Đề tài chủ yếu áp dụng các phươngpháp: phỏng vấn, phiếu điều tra và quan sát trực tiếp.

1.5.2 Phương pháp phỏng vấn

- Nội dung: Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có

liên quan đến việc ứng dụng CNTT, HTTT vào việc quản lý hợp đồng tại công ty,mức độ đầu tư và mong muốn của công ty đối với hệ thống mới

- Cách thức tiến hành: Phỏng vấn những người có ảnh hưởng đến quản lý

hợp đồng là các trưởng phòng, các nhân viên và Ban giám đốc để thu được nhữngthông tin xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu

1.5.3 Phương pháp quan sát hệ thống

Phương pháp quan sát giúp các phân tích viên thu thập được những thông tinkhông có trong tài liệu và không thu thập được qua quá trình phỏng vấn, có đượcmột bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức

1.5.4 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phầnmềm Excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánhgiá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tácquản lý hợp đồng tại công ty

1.6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài các mục lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệutham khảo và phụ lục, khóa luận gồm:

- Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

- Phần 2: Nội dung khóa luận

Trong phần 2 gồm có 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế HTTT

- Chương 2: Đánh giá, phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng củacông ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

- Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý hợp đồng tại công ty cổ phầnphần mềm Hiệu Quả Xanh

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT 1.1 Một số khái niệm cơ bản

Dữ liệu (Data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới

mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau Dữ liệu là các giá trị thô, chưa

có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được

sự liên hệ giữa chúng (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ (năm 2007))

Thông tin (Information) là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói

rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng (Nguồn: Nguyễn Văn

Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và

Công Nghệ (năm 2007))

Hệ thống (System) là tập hợp nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân

tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))

Hệ thống thông tin (Information System) là một tập hợp và kết hợp của các

phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng đểthu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm

phục vụ các mục tiêu của tổ chức (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))

Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Managament Information System) là một

hệ thống tích hợp “Người – Máy” tạo ra và lưu trữ các thông tin giúp con người

trong sản xuất, quản lý cũng như ra quyết định (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích

thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))

1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế HTTT

Để có thể phục vụ tốt hơn về mặt lý luận và thực tiễn sau đây là những nộidung lý thuyết mà đề tài đã sử dụng và áp dụng Những nội dung lý thuyết này là sựtổng hợp từ các nguồn tài liệu đáng tin cậy là một số giáo trình của các tác giả nổitiếng trong ngành Hệ thống thông tin tại Việt Nam

1.2.1 Lý thuyết chung về HTTT

1.2.1.1 Hệ thống và hệ thống thông tin

 Đặc trưng của hệ thống

- Tính phân cấp: Hệ thống gồm có các phần tử, phần tử có thể rất đa dạng

chúng có thể rất khác biệt về bản chất Các phần tử lại không nhất thiết là đơn giản,

sơ đẳng, mà thường là những thực thể phức tạp Bởi thế, hệ thống thường có tínhphân cấp

- Tính ràng buộc: Các phần tử trong hệ thống không phải là được tập hợp

lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại quan hệ tạo thành mộtcấu trúc Các quan hệ này có thể là quan hệ ổn định, tồn tại lâu dài, cũng có thể làquan hệ bất thường tạm thời

- Sự biến động của hệ thống: Sự biến động thể hiện trên hai mặt: Sự tiến triển

tức là các phần tử và các quan hệ có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái và cómất đi Sự hoạt động tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã địnhcùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống

- Mục đích của hệ thống: Thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái

vào để chế biến thành những cái ra nhất định Như vậy ta thấy là hệ thống phải ởtrong một môi trường, nó nhận cái vào từ môi trường đó và xuất cái ra trả lại môitrường đó

Là một nhà phân tích, thiết kế hệ thống thông tin cần phải nắm rõ được cácđặc trưng này của hệ thống để có thể thường xuyên so sánh, đối chiếu với hệ thốngthông tin mà mình đang xây dựng, áp dụng từ đó xây dựng được những hệ thốngphù hợp với cả môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

 Các thành phần của hệ thống thông tin

Hình 1.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

(Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))

Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữliệu, mạng và con người

- Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.

Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn conngười đóng vai trò quyết định Nguồn lực con người ở đây được chia thành hainhóm chính:

 Người xây dựng và bảo trì hệ thống: là nhóm người làm nhiệm vụ phân

tích, lập trình, khảo sát, bảo trì

 Nhóm sử dụng hệ thống: là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu,

xác định nhiệm vụ, tạo quyết định

- Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng

trong quy trình sử lý thông tin Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thuthập, xử lý và truyền thông tin

- Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh

theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện mộtcông việc nào đó Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình

- Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.

CSDL là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bịlưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiềungười sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau

- Mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các

đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau Việc liênkết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mốiliên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được Ngược lại, các mối liên kết phần lớn cácyếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được Chúng đượchình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từcác cơ sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệutrên các thiết bị từ

Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực nàyđặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt

và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mình

 Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin

- Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu

vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa

- Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết

định trong quy trình

- Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai.

- Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá

(hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức

- Điều kiện hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có

thực hiện được mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiếtđối với các thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúngđược thực hiện

 Vai trò của HTTT đối với doanh nghiệp

- HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt cácquyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, )

- HTTT đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo

và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với cácthực thể bên ngoài

 Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp

- Đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra môi

trường ngoài

- Đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp và

truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp

1.2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managament Information System)

 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý

HTTT QL gồm 4 thành phần: các phân hệ hay hệ thống con (sub-systems), dữliệu (data), mô hình (models) và các quy tắc quản lý (management rules)

- Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm các

hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh doanh,hành chính, kế toán, nghiên cứu

- Dữ liệu (Data) là cơ sở của thông tin Nói đến thông tin là nói đến dữ liệu.

Dữ liệu nhận giá trị trong một miền xác định

- Mô hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp

đặc thù cho mỗi phân hệ Mô hình quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệphục vụ các quy tắc quản lý

- Quy tắc quản lý, hay công thức tính toán, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữliệu phục vụ cho mục tiêu đã xác định

 Đặc trưng của MIS

- Hạt nhân của hệ thống là CSDL (luôn được cập nhật kịp thời) chứa cácthông tin phản ánh tình trạng, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp

- MIS thu thập dữ liệu khối lượng lớn, từ Hệ thống xử lý giao dịch và nguồn

dữ liệu khác ngoài tổ chức

- MIS không mềm dẻo và có ít khả năng phân tích, hệ thống xử lý dựa trêncác quy trình đơn giản và các kỹ thuật cơ bản như tổng kết, so sánh

- Thông tin đầu ra dưới dạng các báo cáo, tổng kết, tóm tắt

- Người dụng hệ thống thông thường là các nhà quản lý cấp trung, quan tâmtới kết quả ngắn hạn

Tuy không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích nhưng MIS lại được nhiềudoanh nghiệp áp dụng và triển khai thành công vì tính chất đơn giản, dễ quản lý của

nó Để xây dựng được nền tảng hệ thống tin tin tốt thì các doanh nghiệp nên xâydụng nền tảng hệ thống thông tin ấy từ những hệ thống thông tin quản lý này

1.2.2 Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT

1.2.2.1 Giới thiệu các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT

Phân tích, thiết kế HTTT gồm có 2 phương pháp đó là phương pháp hướng cấutrúc và phương pháp hướng đối tượng

 Phương pháp hướng cấu trúc

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm thực hiện một công việcxác định Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn,rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặtđược ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

 Phương pháp hướng đối tượng

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thànhcác thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu

và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tươngđối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng

đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng

Đặc điểm của phân tích và thiết kế hướng đối tượng là nhìn nhận hệ thống nhưmột tập các đối tượng tương tác với nhau để tạo ra một hành động cho một kết quả

ở mức cao hơn Để thực hiện được điều này người ta phải sử dụng hệ thống mô hìnhcác đối tượng với các đặc trưng cơ bản sau:

- Tính trừu tượng hóa cao

- Tính bao gói thông tin

- Tính modul hóa

- Tính kế thừa

So sánh đặc điểm của hai phương pháp như sau:

Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng

Tập trung vào công việc cần thực

hiện

Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào

dữ liệu thay vì hàmChương trình lớn được chia thành

các hàm nhỏ hơn

Chương trình được chia thành các đối tượng

Các hàm truyền thông tin cho nhau

thông qua cơ chế truyền tham số

Các đối tượng tác động và trao đổi thông tinqua các hàm với cơ chế thông báo

Dữ liệu trong hệ thống được

chuyển động từ hàm này sang hàm

khác

Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tảđược các đối tượng Các hàm xác định trêncác vùng dữ liệu của đối tượng được gắn vớinhau trên cấu trúc dữ liệu đó

Thiết kế chương trình theo cách

tiếp cận từ trên xuống

Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận

từ dưới lên

Bảng 1.1 So sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

So với phương pháp hướng cấu trúc thì phương pháp hướng đối tượng có một

số ưu điểm như sau:

+ Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết do đó dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn

+ Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập tự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xác định trong đối tượng đó và chương trình an toàn hơn

+ Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế

+ Thông qua nguyên lý kế thừa sẽ loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báo lớp, mở rộng khả năng sử dụng lớp làm cho ngắn gọn, tiết kiệm thời gian

+ Thiết kế trọng tâm vào dữ liệu do đó xây dựng mô hình chi tiết, dễ cài đặt.

1.2.2.2 Phương pháp PTTK hướng đối tượng

 Giới thiệu về UML

UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hoá tổng quát đượcxây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh trong phát triển phầnmềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liênquan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khái niệm, các kýhiệu, các biểu đồ và hướng dẫn

Một số khái niệm cơ bản trong UML

+ Khái niệm mô hình: Mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sựvật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác Mô hình nhằm nắm bắtcác khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểudiễn theo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó

+ Các hướng nhìn (Views) trong UML: Một hướng nhìn trong UML là mộttập con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệthống Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt Có những biểu đồ UML cómặt trong cả hai hướng nhìn

 Các loại biểu đồ trong UML

Trong UML có các loại biểu đồ như là:

- Biểu đồ use case: Biểu đồ này biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống Mỗiuse case sẽ thể hiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của người dùng.Tập hợp các use case và các tác nhân cùng với quan hệ kết hợp giữa chúng sẽ cho tamột biểu đồ use case dùng để mô tả yêu cầu hệ thống Đi kèm với biểu đồ use case

là các kịch bản

Ví dụ biểu đồ use case quản lý thông tin khách hàng:

Hình 1.2 Biểu đồ use case quản lý thông tin khách hàng

- Biểu đồ lớp: Biểu đồ lớp là biểu đồ trình bày một tập hợp các lớp, các giaodiện cùng với các mối liên quan có thể có giữa chúng như liên kết, kết nhập, hợpthành, khái quát hóa, phụ thuộc và thực hiện Biểu đồ lớp được dùng để mô hìnhhóa cấu trúc tĩnh của hệ thống( hay của một phần của hệ thống)

Ví dụ biểu đồ lớp chi tiết chức năng quản lý khách hàng:

Hình 1.3 Biểu đồ lớp chi tiết chức năng quản lý khách hàng

- Biểu đồ trạng thái: Biểu đồ trạng thái trình bày các trạng thái có thể của đốitượng và chỉ rõ đối tượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận quathông điệp gửi tới từ một đối tượng khác Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịchchuyển Có thể có các hành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịchchuyển Tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có

thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó Tuy nhiên biểu đồ trạng tháikhông phải vẽ cho tất cả các lớp, mà chỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó cókhả năng ứng xử trước các sự kiện xảy đến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó.

Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng cập nhật thông tin nhân viên:

Hình 1.4 Biểu đồ trạng thái chức năng cập nhật thông tin nhân viên

- Biểu đồ tuần tự: Biểu đồ trình tự là một trong hai biểu đồ tương tác chính với chủ

ý làm nổi bật trình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp các đốitượng cùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượng này

là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đối tượngcũng còn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút

Ví dụ biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin hợp đồng:

Hình 1.5 Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin hợp đồng

- Biểu đồ hoạt động: Biểu đồ hoạt động là biểu đồ mô tả một nội dung hoạtđộng, theo các luồng đi từ việc này sang việc khác Nó thường được dùng để diễn tảlogic của một ca sử dụng, một kịch bản, một nhóm ca sử dụng, một quy tắc hay mộtthao tác phức tạp

Ví dụ biểu đồ hoạt động chức năng lập báo cáo:

Hình 1.6 Biểu đồ hoạt động chức năng lập báo cáo

- Biểu đồ thành phần: Biểu đồ thành phần là biểu đồ mô tả các thành phần và

sự phụ thuộc của chúng trong hệ thống Giữa các thành phần chỉ có một loại quan

hệ phụ thuộc được biểu diễn bằng đường mũi tên đứt nét

- Biểu đồ triển khai: Biểu đồ triển khai chỉ ra cấu hình các phần tử xử lý lúcchương trình chạy, các nút trên mạng và các tiến trình phần mềm thực hiện trên

những phần tử đó Nó chỉ ra mối quan hệ giữa các phần cứng và phần mềm của hệ

thống Biểu đồ triển khai chỉ ra toàn bộ các nút trên mạng, kết nối giữa chúng vàcác tiến trình chạy trên chúng Mỗi nút là một đối tượng vật lý (các thiết bị) có tàinguyên tính toán Chúng có thể là máy tính, máy in, máy đọc ảnh, thiết bị truyềntin,…Các nút được kết nối với nhau thông qua các giao thức như giao thức TCP/IP

 Giới thiệu về công cụ phân tích thiết kế Rational Rose

Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho việc phân tích và thiết kếcác hệ thống phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ mô hình hóa UML Nó đượcdùng để lập mô hình hệ thống trước khi bạn viết mã Mô hình Rose là bức tranh vềmột hệ thống từ nhiều góc nhìn khác nhau Nó bao gồm tất cả các sơ đồ UML như làbiểu đồ use case, biểu đồ lớp, biểu đồ hoạt động, biểu đồ trạng thái, biểu đồ tuần tự,biểu đồ triển khai,… Nó mô tả chi tiết nội dung mà hệ thống sẽ gộp và cách nó sẽ làmviệc Với chức năng của một bộ công cụ trực quan, Rational Rose cho phép chúng tatạo, quan sát, sửa đổi và quản lý các biểu đồ Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấpthống nhất với các ký hiệu trong UML Ngoài ra, Rational Rose còn cung cấp chứcnăng hỗ trợ quản lý dự án phát triển phần mềm, cung cấp các thư viện để hỗ trợ sinhkhung mã cho hệ thống theo một ngôn ngữ lập trình nào đó

Vì những lý do trên nên em quyết định chọn công cụ Rational Rose để môhình hóa hướng hệ thống và chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế giaodiện cho hệ thống quản lý hợp đồng này

1.2.3 HTTT Quản lý hợp đồng

 Khái niệm hợp đồng

- Hợp đồng theo nghĩa chung nhất là sự thoả thuận giữa các bên về việc xáclập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong những quan hệ cụ thể.Hiện nay pháp luật Việt nam quy định ba loại hợp đồng cơ bản là hợp đồng dân sự,

kinh tế và lao động (Nguồn - http://thuvienphapluat.vn/)

- Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa cácbên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiêncứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinhdoanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực

hiện kế hoạch của mình (Nguồn - http://thuvienphapluat.vn/)

 Những quy định về hợp đồng kinh tế

- Hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Pháp nhân với pháp nhân; Pháp nhânvới cá nhân có đăng ký kinh doanh

- Hợp đồng kinh tế được ký kết theo nguyên tắc tự nguyện, cùng có lợi,bình đẳng về quyền và nghĩa vụ, trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và không tráipháp luật.

- Hợp đồng kinh tế được ký kết bằng văn bản, tài liệu giao dịch: công văn,điện báo, đơn chào hàng, đơn đặt hàng

- Hợp đồng kinh tế được coi là đã hình thành và có hiệu lực pháp lý từ thờiđiểm các bên đã ký vào văn bản hoặc từ khi các bên nhận được tài liệu giao dịch thểhiện sự thoả thuận về tất cả những điều khoản chủ yếu của hợp đồng, trừ trườnghợp pháp luật có quy định khác đối với từng loại hợp đồng kinh tế

 Chức năng của HTTT Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng là một nhiệm vụ cần thiết cho các doanh nghiệp, đặc biệtnếu doanh nghiệp nào xây dựng cho mình một HTTT QLHĐ tốt sẽ là một lợi thế rấtlớn Sau đây là những chức chủ yếu mà một HTTT QLHĐ mang lại cho các doanhnghiệp

- Lưu trữ hợp đồng vào cơ sở dữ liệu của HTTT trong công ty, từ đó có thể

so sánh, đối chiếu với hợp đồng bằng văn bản đã ký kết

- Quản lý từng điều khoản thanh toán trên hợp đồng

- Quản lý thông tin đối tác, khách hàng

- Quản lý lương mềm theo dự án của các bộ phận, nhân viên triển khai

- Liên kết với các HTTT khác để đồng bộ dữ liệu, tạo cái nhìn tổng quát vềtoàn bộ quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh phục vụ cho các phòng ban, nhânviên đặc biệt là cho nhà quản trị…

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM

HIỆU QUẢ XANH

Trên cơ sở áp dụng những kiến thức đã được trang bị trong suốt 4 năm đạihọc, cùng với quá trình tìm hiểu và làm việc trực tiếp tại Công ty Cổ phần phầnmềm Hiệu Quả Xanh sau đây là những thông tin về chung về công ty, tình hình hoạtđộng sản xuất kinh doanh nói chung và HTTT QLHĐ nói riêng

2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

Tháng 03/2012, Chi nhánh phía nam của Công ty CP Phần mềm EFFECTđược chính thức tách hợp pháp từ Công ty CP Phần mềm EFFECT theo điều 151của luật doanh nghiệp nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam, trởthành Công ty CP Phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT JOINT STOCKSOFTWARE COMPANY), với lĩnh vực hoạt động chính của công ty là phát triểnphần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quảquản lý, năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng nhữngphần mềm kế toán và hệ thống quản lý tổng thể ERP-Life

- Tên công ty : Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh

- Địa chỉ : Tầng 3, số 169, đường Nguyễn Ngọc Vũ, quận

Cầu Giấy, Hà Nội

- Số điện thoại : : (04) 3248 4920

- Website : : www.green effect.com.vn

 Mục tiêu

 Hướng tới sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu hàng đầu của công ty

 Cung cấp các sản phẩm phần mềm theo yêu cầu (customization) bằngcông nghệ Lập trình chạy ngay cho mảng doanh nghiệp vừa và lớn bao gồm sảnphẩm Phần mềm kế toán và hệ thống ERP-Life phục vụ việc quản lý tổng thể doanhnghiệp một cách toàn diện

 Tầm nhìn, sứ mạng

 Tầm nhìn: Trở thành đơn vị cung cấp phần mềm kế toán quản trị và phần mềm ERP hàng đầu Việt Nam

 Sứ mạng: Sứ mạng của Green Effect là giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá

nhân hoạt động hiệu quả hơn thông qua sản phẩm phần mềm quản trị thông minh vàcác dịch vụ hỗ trợ, tư vấn hoàn hảo

 Văn hóa doanh nghiệp: Công ty chủ trương xây dựng văn hóa dựa trên

tinh thần tương trợ, đùm bọc trong văn hóa gia đình và dựa trên nét lễ nghĩa trongtình thầy trò của văn hóa Á Đông

 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ

Để đáp ứng các chức năng, nhiệm vụ đồng thời để quản trị tốt các hoạt độngtrong công ty cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức như sau:

Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty cổ phần phẩn mềm Hiệu Quả

Xanh

(Nguồn: website - www.greeneffect.com)

- Hội đồng quản trị, Ban giám đốc: Điều hành, quản lý, giám sát toàn bộ

hoạt động của Công ty Xây dựng chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và chính sách cho

Phòng Tư vấn, Triển khai, Bảo hành

Phòng Quan

hệ khách hàng, Kinh doanh

Khách hàng

từng thời kỳ của công ty Đưa ra các quyết định, mệnh lệnh cụ thể để giải quyết cáccông việc.

- Phòng Kế toán, Hành chính, Tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước ban

Giám đốc về hạch toán kinh doanh của toàn công ty, giao dịch với cơ quan thuế,ngân hàng và các tổ chức khác Bảo đảm hoàn thành các báo cáo tài chính đúng hạn

và bảo mật Phối hợp với các phòng khác trong việc thực hiện các điều khoản thanhtoán, thu, chi, quản lý tài sản, thuế, kiểm toán…và chính sách tài chính của công ty

- Phòng Nghiên cứu phát triển phần mềm: Cập nhật công việc phát triển,

sửa đổi, test sản phẩm và báo cáo cá nhân vào quản lý khách hàng tại Phối hợp vớicác phòng ban trong Công ty trong việc: thảo luận, trao đổi công nghệ và phát triểnsản phẩm

- Phòng Tư vấn, Triển khai, Bảo hành: Cài đặt, đào tạo, hỗ trợ sử dụng

và lập trình và chăm sóc khách hàng Phối hợp với các phòng ban trong Công tytrong việc triển khai phần mềm

- Phòng Quan hệ khách hàng, Kinh doanh: Ký kết hợp đồng, nghiên cứu

phát triển thị trường Tổ chức thu thập các tài liệu, thông tin cần thiết phục vụ chohoạt động phân tích thống kê Xúc tiến việc phát triển thị trường: quảng cáo, hộichợ, gửi thư…

 Tình hình doanh thu

Với các sản phẩm Phần mềm kế toán và hệ thống ERP-Life phục vụ việc quản

lý tổng thể doanh nghiệp một cách toàn diện, công ty đã thu hút được rất nhiều cácđối tác ký kết mua bán sử dụng sản phẩm, trở thành một trong những nhà cung cấpsản phẩm giúp quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả Những con số về doanh thudưới đây chính là một trong những minh chứng về sự thành công đó của công ty:

Bảng 2.1 Tình hình doanh thu – chi phí từ năm 2014 đến 2016 của công ty cổ

phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

(Nguồn: Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh công ty phần mềm Hiệu quả xanh)

Doanh thu thuần của công ty tăng qua các năm từ năm 2014 đến năm 2016 lầnlượt là 3151400700 tỷ, 3410882000 tỷ, 3437490200 tỷ Con số ấn tượng thể hiện sựphát triển mạnh mẽ của CTCP Hiệu Quả Xanh

2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán

phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

2.2.1 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

Từ lâu trong nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đã tồn tạicâu nói “Thất bại tại hợp đồng” điều này cho thấy vai trò quan trọng của hợp đồngđối với sự phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt Nắmbắt được điều đó, công ty đã bồi dưỡng, chiêu mộ cho mình một đội ngũ nhân viên

có chuyên môn nhằm có thể:

- Lưu trữ hợp đồng vào cơ sở dữ liệu của công ty để có thể đối chiếu, sosánh với hợp đồng bằng văn bản kí kết

- Quản lý cơ hội ký hợp đồng, khách hàng tiềm năng

- Quản lý từng điều khoản thanh toán của hợp đồng

- Quản lý lương mềm theo dự án của phòng ban, nhân viên triển khai hợp đồng…Dưới đây là qui trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của công ty cổphần phần mềm Hiệu Quả Xanh:

Dòng chảythông tin giữacác khối

Cung cấp nguồn lực

Phòng quan hệ khách hàng, kinh doanh

26

Hình 2.2 Quy trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tại công ty cổ

phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

Không đạt

Hỗ trợ kỹ thuật Kiểm tra

Đạt Chuyển giao PM

Kết thúc hợp đồng

Báo cáo thực hiện

Đánh giá nội bộ

Thông tin phản hồi từ KH

Thu thập dữ liệu thống kê

+ Xem xét của lãnh

đạo

+ Khắc phục, phòng

ngừa, cải tiến

+ Kiểm soát tài liệu,

hồ sơ

Cập nhật thanh toán

Đánh giá lương mềm của nhân viên

Báo cáo thực hiện

Phòng phát triển, triển khai phần

mềm

Phòng giám đốc/

Phòng kế toán

Tuy nhiên, trên đà phát triển của công ty, số lượng và độ phức tạp của hợpđồng ngày càng gia tăng, hơn nữa việc quản lý hợp đồng chỉ là trên sổ sách, sử dụngcác công cụ như word, excel để xử lý và lưu trữ thông tin thì không đảm bảo đượchiệu quả trong vệc quản lý Do đó, việc đưa vào sửa đụng một HTTT quản lý hợpđộng là vô cùng cần thiết Điều này được thể hiện thông qua kết quả của phiếu điềutra trắc nghiệm về thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phầnmềm Hiệu Quả Xanh.

Thông qua phương pháp bảng câu hỏi (phiếu điều tra trắc nghiệm), tôi đã tiếnhành điều tra và khảo sát các cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phầnphần mềm Hiệu Quả Xanh Việc sử dụng phương pháp bảng câu hỏi đã giúp khảosát được toàn bộ các bộ phận có liên quan đến các hoạt động quản lý hợp đồng tạicông ty Công tác khảo sát đã được tiến hành và thu thập được kết quả từ 10 nhânviên tại các bộ phận trực thuộc Sau đây là kết quả điều tra và những phân tích để cóthể làm rõ hơn thực trạng về HTTT Quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tạiCông ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

 Quá trình cập nhật thông tin, lưu trữ dữ liệu

Hồ sơ, văn bản; 80.00%

Word, excel; 20.00%

Hình 2.3 Cập nhật thông tin, lưu trữ dữ liệu QLHĐ

(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Với vấn đề cập nhật thông tin, số liệu hằng ngày thì có 80% nhân viên thườngxuyên cập nhật số liệu lưu trữ thông tin vào word,excel,có 20% trong số đó là cập

nhập, lưu trữ bằng văn bản và 0% còn lại là cập nhật,lưu trữ thông tin theo hìnhthức khác Hình thức cập nhập và lưu trữ dữ liệu chủ yếu là sử dụng công cụ tin họckết hợp với quản lý sổ sách Quy trình này có thể làm giảm tốc độ xử lý, cập nhậtthông tin, có thể bỏ qua các cơ hội, thời cơ kinh doanh mà có thể lắm được lợi thếlớn Chưa kể, bên cạnh đó là các rủi về an toàn dữ liệu và sai sót, mất mát trong việclưu trữ thủ công trên sổ sách.

 Kết xuất, báo cáo

60.00%

40.00%

Đáp ứngKhông đáp ứng

Hình 2.4 Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốn

(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Khi được hỏi về thời gian kết xuất báo cáo thì chỉ có 60% các báo cáo đượccác nhân viên kết xuất, phản hồi ngay với những yêu cầu của ban giám đốc Có40% còn lại là không đáp ứng, phản hồi được ngay Những loại báo cáo đặc biệt màban giám đốc cần thì họ lại phải tìm kiếm, so sánh đối chiếu do việc lưu trữ thủcông, liên quan đến nhiều hạng mục và số lượng thông tin hợp đồng ngày càng tăngtheo thời gian

 Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ đối với các nhân viên trong công ty