Stationary control factory

 Receptionist at sales has responsibility I- MỤC ĐÍCH : Cung cấp các hướng dẫn và hình thành chính sách / thủ tục để quản lý việc đặt & sử dụng văn phòng phẩm tại nhà máy/Công ty.. II

I- OBJECTIVE :

To provide guidelines and to formulate

standard policy/procedure to control the

ordering & usage of stationary at Factory

II POLICY

Each section has responsible to control &

implement this process

III - PROCEDURE

Purpose of use:

- Stationery provide for Office with code:

OF-section code

- Stationery provide for production Code:

PRO-Section Code

A Responsibility of staff to control stationary

of each section

 Monthly, stock check and make a stationary

order with confirmed of Department Head

and send to HR for register

 On the stationery Order must be confirmed

of Code of use as mentioned above

 All stationary expenses will be charged to

each department/section the order

 Stationery will be provided Two times per

month on first day of a month and 20 And

each section has to submit of stationery

Order on 20 every month to Receptionist

B- Responsibility of Receptionist

 Monthly, stock check of general use

items only, update and propose all

kinds of routine stationeries (see

attached list)

 Order stationary as per requested from

each of department & sign when

delivery

 Frequently check and update stationary

price with the supplier, sourcing the

competitive stationary suppliers &

propose to Administrative Manager

 Provide a set of stationary ( see

attached list) to new staff & authorize

the stationary return when staff resign

 Receptionist at sales has responsibility

I- MỤC ĐÍCH :

Cung cấp các hướng dẫn và hình thành chính sách / thủ tục để quản lý việc đặt & sử dụng văn phòng phẩm tại nhà máy/Công ty

II- CHÍNH SÁCH :

Các BP liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện chính sách này

III THỦ TỤC Mục đích sử dụng:

- VPP sử dụng cho văn phòng – Mã số : OF-Mã bộ phận sử dụng

- VPP sử dụng cho sản xuất – mã số : PRO-mã bộ phận sử dụng

A - Nhiệm vụ nhân viên quản lý VPP của từng bộ phận

 Hàng tháng, kiểm tra tồn kho & gởi yêu cầu đặt mua VPP có sự chấp thuận của các Trưởng bộ phận và chuyển đến Nhân sự để đăng ký

 Phiếu yêu cầu mua VPP phải được ghi rỏ mã số sử dụng, theo qui định ở trên

 Các khoản chi phí sẽ ghi vào tài khoản của bộ phận gười yêu cầu đặt mua

 VPP se được mua và cung cấp mổi tháng hai lần vào ngày đầu hàng tháng và ngày 20 Các yêu cầu mua VPP của các bộ phận phải gửi vào ngày 20 hàng tháng cho NV tiếp tân

B- Nhiệm vụ tiếp tân (NVTT)

 Hàng tháng, có trách nhiệm kiểm tra VPP tồn kho phần sử dụng chung, cập nhật và lập đề nghị mua các loại VPP thường sử dụng (danh sách đính kèm)

 Có trách nhiệm đặt mua VPP theo yêu cầu của các bộ phận và có ký nhận khi giao VPP cho các bộ phận

 Thường xuyên kiểm tra và cập nhật giá các loại VPP của nhà

to control & order stationary for sales

office

 Receptionist at factory has

responsibility to control & order

stationary for factory

 Every monthly, receptionist have

responsible to prepare statistic report

on stationery used to HR ( enclosed

statistic report form)

C- Responsibility of staff

 Control their own set of stationery &

return to company when resign

(depend on item) all kinds of stationery

(see attached list) only provide one

time

 If loss or damage, please make a

stationary request with approval of

Department Head to the person who

control stationary of department

D Responsibility of Dept Head/Section

Leader

- Human Resources Dept.:

* General to observe and approved of PO

- Dept heads/Section Heads

* Control of efficiency use

* Confirmation on PO before send to

Receptionist

IV - DOCUMENTATION

- List of stationary

- Stationery Order form

- Stationery Statistic Report sheet

- Section using Code

EXPENSE SECTION CODE

POC : Coil Plant

POA: Chemical

WHS: Warehoues

PUR : Purchasing

PLQ : QA(LAB, R&D, QMS, Tech)

PHR: Human Resources

FIN: Finance Dept

PAD : Production Admin

GEN: General use (Paper, Photocopy,

…)

cung cấp, tìm các nhà cung cấp VPP có giá cạnh tranh và đề nghị cho Trưởng Phòng Hành chánh xem xét

 NVTT có nhiệm vụ cung cấp 01 bộ VPP (danh sách đính kèm) cho nhân viên mới & xác nhận việc hoàn trả VPP của nhân viên khi nghỉ việc

 NVTT phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho phòng kinh doanh

 NVTT nhà máy chịu trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho nhà máy

 Hàng tháng NVTT chịu trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sử dụng VPP cho BP Nhân sự (theo mẫu đính kèm)

C- Trách nhiệm của nhân viên

 Có trách nhiệm quản lý bộ VPP của mình đã được cấp & hoàn trả lại khi nghỉ việc (tùy vào danh mục), các loại VPP này (xem danh sách VPP cấp phát 01 lần)

 Trường hợp bị thất thoát hoặc hư hỏng gởi yêu cầu có sự chấp thuận của Trưởng bộ phận cho nhân viên quản lý VPP của bộ phận mình để xin cấp bổ sung

D Trách nhiệm của Trưởng bộ phận/ Người phụ trách

- Bộ phận Nhân sự

* Giám sát tình hình sử dụng chung và ký duyệt PO mua VPP

- Các trưởng BP:

* Kiểm tra tính hiệu quả của việc sử dụng VPP * Ký xác nhận trên

PO trước khi chuyển cho nhân viên Tiếp tân

IV - CHỨNG TỪ

- Danh sách các loại VPP

- Phiếu yêu cầu mua VPP

- Bảng báo cáo thống kê hàng tháng

- Bảng qui định mã sử dụng của từng bộ phận

MÃ CHI PHÍ BỘ PHẬN

POC : Xưởng nhang POA: Xưởng Hóa chất WHS: Kho

PUR : Mua hàng- XNK PLQ : QA(LAB, R&D, QMS, Tech) PHR: Nhân sự

FIN: Kế tóan

PAD : Sử dụng chung cho giám đốc nhà máy

GEN: Sử dụng chung (Paper, Photocopy,

…)