Stationary control

III - PROCEDURE A - Responsibility of staff to control stationary of each department − Check and make a stationary order with approval of Department Head to Receptionist.. − Provide a s

HR DEPARTMENT REVISION

01 DATE EFFECTIVE 17 April PROCEDURE No. HR-012

STATIONARY CONTROL WRITTEN BY APPROVED BY

I- OBJECTIVE :

To provide guidelines and to formulate

standard policy/procedure to control the

ordering & usage of stationary

II POLICY

Administration & HR has responsible to control

& implement this process

III - PROCEDURE

A - Responsibility of staff to control

stationary of each department

− Check and make a stationary order with

approval of Department Head to

Receptionist

− All stationary expenses will be charged to

each department to send the order

B- Responsibility of Receptionist

− Check & propose all kinds of routine

stationeries (see attached list) monthly

− Order stationary as per requested from

each of department & sign when

delivery

− Frequently check stationary price with

the supplier, sourcing the competitive

stationary suppliers & propose to

Administrative Manager

− Provide a set of stationary ( see

attached list) to new staff & authorize

the stationary return when staff resign

− Receptionist at sales has responsibility

to control & order stationary for sales

office

− Receptionist at factory has

responsibility to control & order

stationary for factory

C- Responsibility of staff

I- MỤC ĐÍCH : Cung cấp các hướng dẫn và hình thành chính sách / thủ tục để quản lý việc đặt & sử dụng văn phòng phẩm của công ty II- CHÍNH SÁCH :

BP hành chánh & nhân sự chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện chính sách này

III THỦ TỤC

VĂN PHÒNG PHẨM được viết tắt là VPP

A - NHIỆM VỤ NHÂN VIÊN QUẢN LÝ VPP CỦA TỪNG BỘ

PHẬN

− Hàng tháng, kiểm tra & gởi yêu cầu đặt mua VPP có sự chấp thuận của các Trưởng bộ phận cho nhân viên tiếp tân

tài khoản của bộ phận gởi yêu cầu đặt mua

B- NHIỆM VỤ TIẾP TÂN (NVTT)

kiểm tra, lập đề nghị mua các loại VPP thường sử dụng (danh sách đính kèm)

theo yêu cầu của các bộ phận & có ký nhận khi giao VPP cho các bộ phận

các loại VPP của nhà cung cấp, tìm các nhà cung cấp VPP có giá cạnh tranh và đề nghị cho Trưởng phòng hành chánh xem xét

bộ VPP (danh sách đính kèm) cho nhân viên mới & xác nhận việc hoàn trả VPP của nhân viên khi nghỉ việc

HR DEPARTMENT REVISION

01 DATE EFFECTIVE 17 April PROCEDURE No. HR-012

STATIONARY CONTROL WRITTEN BY APPROVED BY

− Control their own set of stationery &

return to company when resign All

kinds of stationery (see attached list)

only provide one time

− If loss or damage, please make a

stationary request with approval of

Department Head to the person who

control stationary of department

IV - DOCUMENTATION

- List of stationary which provide

one time to staff

- List of routine stationary (for

Receptionist only)

- Stationary order

trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho phòng kinh doanh

nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho nhà máy

C- NHIỆM VỤ NHÂN VIÊN

VPP của mình đã được cấp & hoàn trả lại khi nghĩ việc , Các loại VPP này (xem danh sách) chỉ được cấp phát 01 lần ,

hư hỏng gởi yêu cầu có sự chấp thuận của Trưởng bộ phận cho nhân viên quản lý VPP của bộ phận mình

IV - CHỨNG TỪ

- Danh sách các loại VPP chỉ cấp 01 lần cho nhân viên

dùng ( for Reseptionist only)