Giáo trình Excel Tin học A

Cách hiển thị văn bản: Từ Menu View trên thanh trình đơn có thể chọn một trong các cách thể hiện văn bản sau :  Normal View : Hiển thị ở chế độ bình thường, thao tác nhanh, không cókhun

Micrsoft Ex cel 2000  

I GIỚI THIỆU VỀ WINWORD:

Winword có giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống bảng chọn lệnh (Menu) và

các hộp thoại có thẩm mỹ cao, dễ dàng sử dụng Có khả năng liên kết, “nhúng”

các đối tượng được tạo ra từ các phần mềm khác dưới trường Windows.

3 Giới thiệu về Winword 2000:

 Microsoft Word 2000 là một phần mềm soạn thảo chuyên dụng hoạt động trong môi trường Windows 98 trở lên.

 Microsoft Word 2000 cung cấp cho người dùng (User) một số chức

năng vượt trội so với các phiên bản trước đó:

 Chức năng Auto Correct mạnh và thông minh hơn Sử dụng được chức năng Spelling Checker thay vì dựa trên một danh sách soạn trước.

 Chức năng Office Clipboard nhiều hơn với 12 nội dung được lưu trữ.

 Chức năng Thesaurus, Synonyms tìm kiếm từ đồng nghĩa và khác

nghĩa nhanh hơn

 Table Handling mạnh hơn, có thể tạo một bảng trong một bảng

khác

 Cung ứng và hổ trợ nhiều chức năng tạo Web.

4 Cài đặt Winword 2000:

a Yêu cầu phần cứng:

Để sử dụng được Winword 2000, đòi hỏi phải có một máy tính với cấu hình

tương đối mạnh

 Các thiết bị ngoại vi: Chuột, bàn phím,

b Yêu cầu phần mềm:

 Máy tính có cài đặt hệ điều hành Windows 98 trở

lên

Giáo trình Excel 2000  Gv: Nguyễn Tấn Long

 Cài đặt Microsoft Word 2000 trong bộ Office

2000 đầy đủ.

 Có cài đặt các phông (Font) chữ và bộ gõ hổ trợ

tiếng Việt

II.

KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WINWORD 2000:

1 Khởi động Winword 2000:

Khởi động máy tính Chọn một trong các cách sau đây để khởi động

Winword 2000 :

C1: Kích chuột vào biểu tượng Winword trên thanh Microsoft Office Bar

C2: Vào Menu Start chọn

 Programs, chọn 

Microsoft Word.

Màn hình khởi động Winword 2000.

Micrsoft Ex cel 2000  

2 Thành phần cửa sổ Winword 2000:

Màn hình soạn thảo Winword 2000 khi khởi động.

Các thành phần trong cửa sổ Winword 2000 :

1 Thanh tiêu đề (Tittle Bar).

2 Thanh trình đơn (Menu Bar).

3 Thanh công cụ chuẩn

(Standard Bar).

6 Vùng soạn thảo (Text Area).

7 Thanh cuốn (Scroll Bar).

8 Chế độ hiển thị văn bản (View).

9 Thanh công cụ vẽ và đồ hoạ

23

4

9

Giáo trình Excel 2000  Gv: Nguyễn Tấn Long

4 Thanh định dạng (Formatting

Bar).

5 Thước định vị (Ruler).

(Drawing).

10 Thanh trạng thái (Status Bar).

3 Các phím và tổ hợp phím tắt trong Word 2000:

Phím, tổ hợp phím Chức năng

Di chuyển điểm chèn (con trỏ) qua trái (phải) 1 ký tự.

Di chuyển điểm chèn (con trỏ) lên (xuống) 1 dòng.

Di chuyển điểm chèn về đầu (cuối) dòng.

Di chuyển điểm chèn (con trỏ) qua trái (phải) 1 từ.

Di chuyển điểm chèn (con trỏ) lên (xuống) 1 đoạn.

Di chuyển điểm chèn về trước (sau) một màn hình.

Di chuyển điểm chèn về đầu (cuối) văn bản.

Tắt mở chế độ ghi đè.

Chọn cả tài liệu.

Tắt mở chế độ in đậm.

Sao chép đối tượng được chọn gửi vào Clipboard.

Gọi hộp thoại phông.

Canh giữa văn bản.

Tìm kiếm trong văn bản.

Gọi hộp thoại Goto - nhảy trang.

Tìm kiếm và thay thế văn bản.

Tắt mở chế độ in nghiêng.

Canh đều hai biên.

Định dạng tự động.

Canh trái văn bản.

Đẩy biên trái vào mốc dừng kế tiếp.

Mở mới một tài liệu.

Mở một tài liệu đã lưu trên đĩa từ.

Gọi hộp thoại in ấn.

Gỡ bỏ định dạng đoạn.

Canh phải văn bản.

Lưu tài liệu vào đĩa.

Đẩy biên trái vào mốc dừng kế tiếp trừ đầu dòng.

Tắt mở chế độ gạch dưới nét đơn.

Dán đối tượng từ Clipboard.

Cắt đối tượng được chọn gửi vào Clipboard.

Lập lại lệnh vừa thi hành.

Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành.

Xoá bỏ lệnh vừa thi hành.

Đóng cửa sổ chương trình ứng dụng Winword.

Tắt mở chế độ tạo chỉ số trên (mũ).

Tắt mở chế độ tạo chỉ số dưới.

Micrsoft Ex cel 2000  

Ctrl + [

Ctrl + ]

Shift + F3

Lựa chọn Font trên thanh định dạng.

Giảm cỡ chữ xuống 1 point.

Tăng cỡ chữ lên 1 point.

Thay đổi kiểu chữ in hoa, thường – Change Case.

4 Thoát khỏi Winword 2000:

Đóng tất cả cửa sổ của tài liệu ứng dụng Sau đó chọn một trong các cách sau

đây để thoát khỏi Winword :

 Vào Menu File  chọn lệnh Exit.

 Kích chuột vào nút Close (X) trên thanh tiêu đề.

 Kích đôi chuột vào biểu tượng chương trình ứng dụng (Control Box) và chọn Close.

Giáo trình Excel 2000  Gv: Nguyễn Tấn Long

I NHẬP VĂN BẢN:

1 Một số nguyên tắc chung :

 Trong tệp, văn bản có thể chia làm nhiều đoạn khác nhau

(Paragraph) Mỗi đoạn của văn bản được xác định bởi mỗi lần nhấn phím Enter

xuống dòng tạo ra đoạn mới Muốn xuống dòng trong đoạn nhấn tổ hợp phím Shift + Enter.

 Với các đoạn văn bản có tính chất điều khoản, phải thực hiện tạo

các Tab Stop để tạo ra khoảng cách đoạn Lưu ý không dùng khoảng trắng để tạo

khoảng cách đoạn trong văn bản

2 Bộ FONT hổ trợ tiếng Việt:

Microsoft Word là phầm mềm

chạy dưới môi trường Windows nên có

thể sử dụng được bất kỳ bộ phông chữ

nào đã được đăng ký cài đặt trong

Windows Có rất nhiều bộ Font hổ trợ

tiếng Việt, nhưng bộ Font Vietkey có

thể đáp ứng trong việc điều khiển bàn

phím và dễ dàng sử dụng hơn cả

Vietkey có 2 kiểu gõ tiếng Việt

phổ thông là Telex và Vni.

Các quy ước về cách bỏ dấu tiếng

Việt theo kiểu Telex trong bộ

jnặng

r  hỏi

x  ngã khử dấu

 Gõ liên tiếp dấu 2 lần sẽ có tác dụng khử dấu Bỏ dấu tự động, trong khibỏ dấu sai, tiếp tục bỏ dấu khác để thay thế, không cần thiết phải xoá để bỏ lạidấu

Muốn thể hiện Gõ theo kiểu Telex

Lối xưa xe ngựa hồn thu thảo Loois xuwa xe nguwaj hoonf thu thaor

Micrsoft Ex cel 2000  

Nền cũ lâu đài bóng tịch dương

Bà Huyện Thanh Quan

Neenf cux laau ddaif bongs tichj duwowng

Baf Huyeenj Thanh Quan

Các quy ước về cách bỏ dấu tiếng Việt theo kiểu Vni trong bộ Vietkey :

Em đi như chiều đi

Gọi chim vườn bay hết

Em về như xuân về

Chồi non xanh lộc biếc

Chế Lan Viên

Em d9i nhu7 chie62u d9i Go5i chim vu7o72n bay he61t

Em ve62 nhu7 xua6n ve62 Cho62i non xanh lo65c bie61c

Che61 Lan Vie6n

3 Nhập và trình bày văn bản:

a Cách hiển thị văn bản:

Từ Menu View trên thanh trình đơn có thể chọn một trong các cách thể hiện

văn bản sau :

 Normal View : Hiển thị ở chế độ bình thường, thao tác nhanh, không cókhung, lề, không thể hiện văn bản dạng cột khi thực hiện chế độ chia văn bảndạng cột báo

 Outline View : Hiển thị văn bản theo dạng phân cấp từ trái sang phải Cótối đa 9 mức phân cấp

 Print Layout View : Hiển thị ở chế độ chuẩn, văn bản sẽ được in giốngnhư đang trình bày Thể hiện đầy đủ số trang, tiêu đề đầu, cuối trang, các hình ảnhchèn trong văn bản khi in ra giấy

 Web Layout : Hiển thị văn bản theo kiểu trang Web Tất cả văn bản sẽđược trình bày trên một trang duy nhất

 Lưu y ù: Nên chọn văn bản hiển thị ở chế độ Print Layout View

b Chọn chế độ hiển thị văn bản:

Giáo trình Excel 2000  Gv: Nguyễn Tấn Long

 Kích chuột tại biểu tượng Zoom trên thanh cụ chuẩn để địnhtỷ lệ hiển thị cho văn bản

 Vào Menu View  chọn lệnh Zoom, sau đó quy định lại tỷ lệ thể hiện vănbản

4 Chèn ký tự đặc biệt:

Winword hổ trợ một số ký tự đặc biệt (Symbol) không có trên bàn phím, cho

phép người dùng chèn một số ký tự đặc biệt này vào văn bản nhằm tạo nét sinhđộng và trang trí cho văn bản

Đặt điểm chèn tại vị trí cần chèn các ký tự Symbol.

Từ Menu Insert trên thanh trình đơn  chọn lệnh Symbol.

Trong hộp thoại Symbol, chọn trang Symbols.

Chọn ký tự cần chèn trong bảng danh sách các ký tự Symbol.

Nhấn nút lệnh Insert để chèn

Lặp lại thao tác này đến khi đã chèn xong các ký tự cần chèn vào văn bản

Nhấn nút lệnh Close để đóng hộp thoại.

 Lưu ý:

Khi một ký tự được chèn, nút lệnh Cancel sẽ đổi thành nút lệnh Close Một số Font chứa các ký tự thông dụng trong soạn thảo : Symbol, Wingding,

.v.v

Micrsoft Ex cel 2000  

Có thể nhập trực tiếp tên các kiểu Font trên vào mục chọn Font.

II CÁC THAO TÁC TRÊN TỆP VĂN BẢN:

1 Mở mới một tài liệu:

Có thể thực hiện một trong các cách sau đây để mở mới một tài liệu :

 Khởi động Word 2000, một tài liệu mới sẽ được mở

 Từ trình đơn File chọn lệnh  New

 Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N

 Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn

 Lưu ý : Khi các tài liệu mới được mở sẽ lần lượt lấy tên mặc định

(Default) là : Document1, Document2, Document3, Document4

2 Mở một tài liệu đã lưu trên đĩa từ:

Có thể thực hiện một trong các cách sau đây để mở một tài liệu đã được lưutrữ trên đĩa từ :

 Từ trình đơn File chọn lệnh  Open

 Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O

 Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ chuẩn

Giáo trình Excel 2000  Gv: Nguyễn Tấn Long

- Trong mục Look in chỉ ra đường dẫn đến tệp cần mở.

- Chọn tệp cần mở, sau đó chọn nút lệnh Open hoặc kích đôi nút chuột tại

tệp cần mở để mở tệp

3 Lưu một tài liệu lên đĩa từ:

a Lưu một tài liệu chưa đặt tên:

Từ trình đơn File chọn lệnh  Save (hoặc lệnh Save As).

- Trong mục Save in chỉ ra đường dẫn đến thư mục chứa tệp cần lưu.

- Nhập tên cần đặt cho tài liệu vào mục File name, sau đó chọn nút lệnh Save để lưu.

b Lưu tài liệu với một tên khác:

- Từ trình đơn File chọn lệnh  Save As (phím tắt F12).

- Trong mục Save in chỉ ra đường dẫn đến thư mục chứa tệp cần lưu.

- Nhập tên mới cần đặt cho tài liệu vào mục File name, sau đó chọn nút lệnh Save để lưu.



Lưu ý:

- Khi đặt tên cho tài liệu Word 2000, chỉ đặt phần tên chính cho tệp, phần mở rộng Word quy định 3 ký tự : *.doc

Micrsoft Ex cel 2000  

- Tên chính không nên đặt quá dài, không bỏ dấu tiếng Việt, gần với nộidung của tệp để dễ dàng truy xuất

I THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN:

1 Đánh dấu chọn văn bản:

Chọn về đầu (cuối) dòng

Chọn lên (xuống) một trang màn hình

Chọn về đầu (cuối) từ

Chọn về đầu (cuối) đoạn

Chọn về đầu (cuối) văn bản

Chọn cả tài liệu

2 Thao tác trên khối chọn:

a Sao chép khối:

Đánh dấu chọn khối cần sao chép, vào Menu Edit trên thanh trình đơn chọn

lệnh Copy (Ctrl + C) hoặc kích chuột tại biểu tượng Copy trên thanh định dạng

Đặt điểm chèn tại vị trí cần dán, vào Menu Edit trên thanh trình đơn chọn

lệnh Paste (Ctrl + V) hoặc kích chuột tại biểu tượng Paste trên thanh định dạng.

b Di chuyển khối:

Đánh dấu chọn khối cần di chuyển, vào Menu Edit trên thanh trình đơn chọn

lệnh Cut (Ctrl + X) hoặc kích chuột tại biểu tượng Cut trên thanh định dạng.

Đặt điểm chèn tại vị trí cần dán, vào Menu Edit trên thanh trình đơn chọn

lệnh Paste (Ctrl + V) hoặc kích chuột tại biểu tượng Paste trên thanh định dạng.

II ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN:

1 Định dạng ký tự:

Định dạng ký tự là thao tác thay đổi kiểu Font chữ, kích cỡ (Size), màu sắc (Colors), cho ký tự.

Giáo trình Excel 2000  Gv: Nguyễn Tấn Long

Đánh dấu chọn ký tự (từ, cụm từ) cần định dạng

Từ Menu Format trên thanh trình đơn chọn lệnh Font (Ctrl + D).

Trong hộp thoại Font xuất hiện chọn trang Font.

Các chức năng quy định trong hộp thoại Font :

 Mục chọn Font quyđịnh các thể hiện vềphông chữ

 Mục chọn Font Stylequy định về kiểu dáng

phông chữ : Normal

(Regular) bình thường ;

Italic thể hiện kiểu dáng

in nghiêng ; Bold thể

hiện kiểu dáng in đậm ;

Bold-Italic thể hiện

kiểu dáng vừa in đậmvừa in nghiêng

 Mục chọn Size quyđịnh về kích thước con

chữ (đơn vị tính là Pt).

 Mục chọn Font color quyđịnh về màu sắc con chữ

 Mục chọn Underline style quy định về các kiểu gạch dưới cho con chữ

 Mục chọn Underline color quy định về màu sắc cho các kiểu đường nét gạchdưới đối với con chữ

 Mục Effect dùng để tạo một số hiệu ứng đối với con chữ : mục check

Superscript thể hiện tắt/mở chế độ tạo chỉ số trên đối với con chữ ; mục check Subcript thể hiện tắt/mở chế độ tạo chỉ số dưới đối với con chữ.

 Mục Priview hiển thị các lựa chọn của người dùng

 Mục chọn Default chophép người dùng thiết lập chế độ mặc định cho lầnsoạn thảo kế tiếp

Micrsoft Ex cel 2000  

Chọn nút lệnh OK để xác nhận các lựa chọn cho lần soạn thảo hiện hành Nút lệnh Cancel huỷ bỏ các xác nhận hiện thời, áp dụng các quy định mặc định đối

với lần quy định trước đó

Lưu ý: Người dùng có thể gõ trực tiếp các giá trị cần quy định vào các hộp

danh sách (List Box) để truy xuất nhanh hơn Các quy định này tương tự như khi

chọn các nút lệnh trên định dạng

2 Định dạng đoạn văn bản:

Song song với định dạng ký tự, định dạng đoạn văn bản còn quy định cáckhoảng cách về dòng, các thụt đầu dòng, cách thể hiện lề văn bản, cho mộtđoạn văn bản

Đánh dấu chọn đoạn văn bản cần định dạng Từ trình đơn Format trên thanh Menu chọn lệnh Paragraph.

 Trong hộp thoại Paragraph chọn trang Indents and Spacing

Các chức năng quy định trong hộp thoại Paragraph :

 Mục chọn Aligment quyđịnh về cách canh lề cho vănbản Có 4 cách quy định sau :

a Left : Đặt lề trái cho văn bản (Ctrl + L).

b Right : Đặt lề phải cho văn bản (Ctrl + R).

c Center : Canh giữa văn bản (Ctrl + E).

d Justify : Canh đều hai biên văn bản (Ctrl + J).

 Mục chọn Indentation quyđịnh cách đặt lề và khoảng

cách Tab cho hàng đầu dòng.

 Mục chọn Spacing quy định :

a Before : Quy định khoảng cách giữa đoạn được chọn và đoạn trước đó.

b After : Quy định khoảng cách giữa đoạn được chọn và đoạn sau đó.

c Line spacing : Quy định khoảng cách giữa các dòng trong cùng đoạn.

Giáo trình Excel 2000  Gv: Nguyễn Tấn Long

 Mục chọn Tab quy định cách căn các mốc dừng cho văn bản

 Trang Line and Page Breaks có các lựa chọn sau :

 Mục chọn Windows Orphan Control: Quy định dòng đầu của đoạn văn bảnkhông bị nằm ở dòng cuối cùng của trang trước hoặc dòng cuối cùng của đoạn vănbản không bị nằm ở dòng đầu tiên của trang sau

 Mục chọn Page Break Before: Quy định ngắt trang bắt buộc

 Mục chọn Keep Lines Together: Quy định đoạn văn bản không nằm trên haitrang khác nhau

 Mục chọn Keep With Next: Quy định đoạn văn bản ngay sau đó không bị sangtrang khác

3 Định dạng khoảng cách Tab Stop:

Tab Stop là mốc dừng của Tab được quy định trên thước Có các kiểu mốc

 Center Tab Stop: Là mốc dừng cố định tại vị trí của Tab được quy định trên

thước Văn bản nhập vào sẽ được chèn về hai biên

 Decimal Tab Stop: Là mốc dừng cố định dấu chấm thập phân tại vị trí của Tabđược quy định trên thước Phần nguyên của số sẽ được chèn về biên phải vàngược lại phần thập phân sẽ được chèn về biên phải

Chức năng Leader của Tab Stop: Quy định về cách thể hiện khoảng cách giữa hai Tab Có thể

tạo một hay nhiều mốc dừng chovăn bản theo các bước sau:

 Hiển thị thước (Ruler) cho màn

hình soạn thảo nếu chưa xuất hiện

Micrsoft Ex cel 2000  

 Chọn mốc dừng cần tạo cho văn bản bằng cách kích chuột tại vị trí thể hiện

mốc dừng Sau đó kích chuột tại vị trí cần tạo trên thước

Cách tạo một Leader:

 Tạo các mốc dừng cần quy định chức năng Leader trên thước

 Từ Menu Format chọn lệnh Tabs

 Các mốc dừng quy định trên thước sẽ thể hiện trong mục Tab stop position

Lựa chọn lần lượt các Tab cần quy định chức năng Leader và chọn cách thể hiện

ở mục chọn Leader Nhấn nút lệnh Set để thiết lập, nút lệnh Clear để xoá bỏ một Tab, để xoá bỏtất cả các mốc dừng đã tạo chọn nút lệnh Clear All.

(Mục chọn Default tab stop quy định mặc định về khoảng cách Tab trên bàn phím)

4 Văn bản dạng cột:

Là hình thức thể hiện dạng cột báo của văn bản Để tạo một văn bản dạngcột báo có thể thực hiện lần lượt theo các bước sau :

 Đánh dấu chọn văn bản cần chia dạng cột báo

 Từ Menu Format chọn lệnh Columns

Các chức năng quy định trong hộp thoại Columns:

- Mục chọn Presets quy

định cách chia cột cho vănbản (tối đa 3 cột)

- Mục chọn Number of columns quy định giá trị số

cột cần tạo trong văn bản

- Hộp kiểm (Check Box)

Line between quy định chế

độ tạo đường phân cách giữacác cột trong văn bản

- Mục chọn Width and spacing quy định về độ rộng

của cột và khoảng cách giữa các trong văn bản

- Hộp kiểm Equal column width quy định các cột trong văn bản có độ rộng

bằng nhau

- Mục Priview hiển thị các lựa chọn.