TẬP HUẤN TIN HỌC giáo trình Excel

Điền số thứ tự Seres:Nhập một số đầu tiên rồi đặt con trỏ chuột vào điểm chấm đen ở góc dưới bên phải của ô, ấn phím Ctrl rồi kéo thả chuột qua các ô cần đánh thứ tự 2.. Các kiểu dữ liệu

Văn Quan 11-6-2009

CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH

MICROSOFT EXCEL

§1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VÀ THAO TÁC

BAN ĐẦU VỚI BẢNG TÍNH EXCEL

I KHỞI ĐỘNG – THOÁT KHỎI EXCEL

Chương trình Excel được khởi động và thoát khỏi như mọi phần mềm trong Window

Cửa sổ làm việc của Excel

II KHÁI NIỆM CƠ BẢN:

1 Work Book, Sheet, Cell

- Word book (hay book): Là một file chứa các bảng tính (Sheets), trong một book gồm có nhiều Sheets.

- Mỗi Sheet : là một bảng tính rất lớn bao gồm 256 cột được đánh thứ tự theo chữ cái (A,B,C, ) và có 65.536 hàng đánh thứ tự theo số (1,2,3, ).

- Một Cell (hay còn gọi là một ô): Được ứng với một cột và một hàng Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) tương ứng là tên cột, tên hàng VD: D5, E10

2 Cách nhập dữ liệu vào bảng tính.

- Đặt con trỏ vào từng ô và nhập dữ liệu, khi kết thúc

nhập cho ô nào đó thì ấn phím Enter để dứt lệnh.

II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN:

1 Tạo một tệp mới:

 C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N

 C3: Vào menu File/New…/Workbook

2 Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa:

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ chuẩn

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O

 C3: Vào menu File/Open…

3 Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên

Toolbar.

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.

 C3: Vào menu File/Save.

Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp

hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước

(có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).

Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.

Hộp thoại Save As

§2 CĂN CHỈNH - KẺ BẢNG - LẬP CÔNG THỨC

a) Trộn ô:

Bước 1: Bôi đen số ô cần trộn

Bước 2: C1: Nháy chuột vào biểu tượng Merger

and center trên thanh công cụ

C2: Vào Format  Cell  Aligmant  Merger cell  OK

 Bỏ trộn ô bằng cách thực hiện lại thao tác trên

b) Chọn Font chữ: Bôi đen các ô cần chọn  vào

Format  Cell  Font Rồi chọn Font chữ như Word

1 Căn chỉnh (trộn ô, chọn font chữ, điền số thứ tự)

c Điền số thứ tự (Seres):

Nhập một số đầu tiên rồi đặt con trỏ chuột vào điểm chấm đen ở góc dưới bên phải của ô, ấn phím Ctrl rồi kéo thả chuột qua các ô cần đánh thứ tự

2 Lập công thức.

- Các phép toán trong Excel gồm: Cộng (+), trừ (-),

nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^).

- Trước khi nhập công thức bao giờ cũng phải nhập giấu ‘=‘

- Trên một hàng dữ liệu ta chỉ việc nhập công thức tại một ô, sau đó copy công thức cho các hàng còn lại.

3 Các kiểu dữ liệu của Excel:

+ Kiểu chữ (text)

+ Kiểu số (Number)

+ Kiểu ngày (date): khi nhập dữ liệu phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là mm/dd/yy (tháng/ngày/năm) hay là dd/mm/yy (ngày/tháng/năm)

 Cách thức đặt ngày hệ thống cho máy tính: Nháy chuột vào nút Start  Settings  Control panel  Regional setting  Date  Sort date style: ta đặt là

mm/dd/yy theo yêu cầu

4 Kẻ bảng.

Bôi đen vùng dữ liệu cần kẻ  Format  Cells

- Chọn none là không có đường kể

- Chọn Outline (kẻ khung cho bảng)

- Chọn Inside (kẻ đường dòng và cột cho bảng) Khung Style ta chọn các kiểu đường nét cho bảng

Chọn OK

5 Điều chỉnh chữ ở trong mỗi ô:

Bôi đen số ô cần chỉnh, vào Format  Cell

Aligment :

- Dòng Horizontal : Chọn căn trái, phải

- Dòng Vertical : Chọn căn trên, căn dưới

- Chọn  Wrap text (chữ tự động xuống dòng khi ô nhỏ không đủ chữa)

§3 THAO TÁC CƠ BẢN VỚI SHEET - ĐỊA CHỈ,

CHÈN HÀNG, CỘT, Ô

1 Thao tác cơ bản với Sheet:

a) Copy sheet: Chọn Sheet cần copy,

nháy chuột phải chọn move of copy

hiển thị hộp thoại

b) Đổi tên sheet:

Chọn sheet cần đổi tên nháy chuột phải Rename

rồi gõ tên cần đổi

Chọn sheet cần copy

Chọn  để copy OK

c) Xoá sheet: Chọn sheet cần đổi tên nháy chuột phải

chọn Delete

d) Chèn sheet: Chọn sheet cần đổi tên nháy chuột phải

chọn Insert

a) Địa chỉ ô: Là nơi giao giữa cột và dòng Địa chỉ ô

được xác định: <Tên cột><Tên dòng>

VD: A1, B2, C10

b) Địa chỉ vùng: Vùng là tập hợp các ô liên kề nhau

trên một bảng tính Địa chỉ vùng được xác định: [Địa chỉ ô đầu góc bên trái]:[Địa chỉ ô cuối góc bên phải]

VD: A1:B10, C1:C2,…

c) - Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ mà công thức nó

được cập nhật khi sao chép đến địa chỉ mới

- Cách viết: <Tên cột><Tên dòng>

VD: ở ô C1 ta có công thức =A1+B1 thì khi sao chép công thức này đến ô C2 ta có =A2+B2

không thay đổi khi sao chép đến địa chỉ mới Muốn lấy cố định toạ độ trong công thức thì ngay sau khi chọn toạ độ ta phải nhấn phím F4

Kí hiệu: $

+ $<cột>$<dong> : Tuyệt đối cột, tuyệt đối dòng + $<cột><dòng> : Tuyệt đối cột, tương đối dòng + <cột>$<dòng> : Tương đối cột, tuyệt đối dòng

VD: Gõ A1, ấn F4  $A$1 (tuyệt đối cột, tuyệt đối

dòng)

 Lưu ý: Khi thực hiện phép toán (cộng, trừ, nhân, chia)

của một dãy số với một ô địa chỉ, thì ô địa chỉ đó ta

phải đặt về giá trị tuyệt đối để khi sao chép công thức địa chỉ của ô không bị thay đổi

Bôi đen cột hoặc hàng cần chèn (bằng cách nháy chuột vào tên cột hoặc hàng) Nháy phải chuột:

 Insert Column (hoặc Row): Để chèn cột (hoặc hàng)

 Delete Column (hoặc Row): Để xoá cột (hoặc hàng)

 Hide: Để ẩn

 UnHide: Bỏ ẩn.

4 Thay đổi độ rộng cho các hàng (cột): Cách 1 : Bôi đen hàng hoặc cột cần giãn, đặt trỏ chuột vào đường biên của hoàng (hay cột) xuất hiện hình hai múi tên ngược chiều thì kéo thả chuột theo ý muốn

Cách 2: Bôi đen hàng hoặc cột cần giãn

Forma

t Row Height  Nhập khoảng cách

giãn hàng vào ô Row height OK

Column Width Nhập khoảng cách giãn cột vào ô Column Width OK

4 Sử dụng một số biểu tượng chuyên dùng của Exel:

- Nếu muốn có biểu tượng tiền tệ ở phía trước của số

ta nháy chuột vào biểu tượng $

- Nếu muốn có tỷ lệ phần trăm ta nháy chuột vào

biểu tượng %

- Nếu muốn có dấu (.) hoặc dấu (,) để ngăn cách hàng nghìn và hàng thập phân ta nháy chuột vào biểu

tượng ,

- Nếu muốn giảm, tăng phần thập phân ở phía sau

ta nháy chuột và biểu tượng

settings Number  chọn các mục:

- Decimal symbol (dấu hàng thập phân): ‘,’ hoặc ‘.’

- Digit grouping symbol (dấu hàng nghìn): ‘.’ hoặc ‘,’

 Apply OK

2 Định dạng dữ liệu cho các ô (cells): Bôi đen các ô cần lấy định dạng  Format Cells

Number Trong đó: + Number: Kiểu số + Currency: Kiểu tiền tệ +

Accounting: Kiểu kế toán + Date: Kiểu ngày tháng + Time: Kiểu giờ + Percentage: Kiểu phần trăm +

Fraction: Kiểu phân số + Scientific: Kiểu khoa học

+Text: Kiểu văn bản, chữ + Special: Kiểu đặc biệt + Custom: Lựa chọn kiểu.

II SỬ DỤNG HÀM ĐƠN GIẢN TRONG EXCEL

1 Các hàm thống kê – hàm số học

-Hàm tính tổng – Sum

= Sum(các giá trị) VD: = Sum(A3:D3)

(A3:D3) là (Địa chỉ ô đầu:địa chỉ ô cuối)

- Hàm tính trung bình cộng – Aveerage = Average(Dãy số cần tính)

- Hàm tính giá trị lớn nhất, nhỏ nhất – Max, Min

= Max(Dãy số)

= Min(Dãy số)

a) Nhóm hàm thống kê:

b) Nhóm hàm số học:

- Hàm xếp hạng – Rank = Rank( số cần xếp hạng, dãy số cần so sánh, tiêu chuẩn )

+ Số cần xếp hạng : là toạ độ, địa chỉ của một ô nào

đó (ô đầu tiên trong dãy số) + Dãy số cần so sánh : Là toạ độ của một dãy các số

so sánh để xếp hạng (sau khi chọn toạ độ của dãy này cần ấn F4 để lấy toạ độ tuyệt đối)

+ Tiêu chuẩn nhận hai giá trị:

0 - Xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất)

1 - Xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất)

Ví dụ:

Ví dụ

-Hàm lấy số nguyên của phép chia – Int = Int(Biểu thức số) VD: A2=9, B2=4  =Int(A2/B2)  kết quả là 2

= Mod(số chia, Số bị chia) VD: A2=7, B2=3;  = Mod(A2,B2)  kết quả

-Hàm làm tròn số – Round

= Round(Biểu thức số, Số các chữ số cần làm tròn)

tròn số ở phần thập phân của biểu thức số.

Còn nếu số cần lấy làm tròn mà < 0 (tức số âm), thì làm tròn số ở phần nguyên của biểu thức số.

VD: Địa chỉ A1=2,154658; = Roud(A1,1) = 2,2

= Roud(A1,2) = 2,15

Cú pháp: =AND(<BT1>,<BT2>,…<BTn>) VD: = And(A2<B2,C2>D2,E2=F2)

A2=3, B2=4, C2=2, D2=1, E2=5, F2=5

kết quả là True A2=3, B2=4, C2=2, D2=1, E2=5, F2=6

Kết quả là False

1 Hàm hoặc – OR

Chức năng: Tuyển các biểu thức Logic (ĐK) cho kết quả True (Đúng) khi một trong các biểu thức Logic bằng True

Cú pháp: =OR(<BT1>,<BT2>,…<BTn>) VD: =OR (A2<B2,C2>D2)

A2=3, B2=4, C2=2, D2=2, kết quả là True A2=5, B2=4, C2=2, D2=2, Kết quả là False

1 Hàm phủ định – NOT

Chức năng: Phủ định giá trị của biểu thức

True=False, False=True

Cú pháp: =NOT(<BT Logic>) VD: = NOT(A2<B2) là kết quả True Khi A2=3; B2=2

2 Hàm RIGHT()

Chức năng: Lấy ra n ký tự ở phía bên phải của chuỗi ký tự cần lấy

Cú pháp: =RIGHT(<Chuỗi>,n) VD: =RIGHT(“Vn007”,2) kết quả là 07

2 Hàm MID()

Chức năng: Lấy ra n ký tự từ vị trí m của chuỗi ký

tự cần lấy

Cú pháp: =MID(<Chuỗi>,m,n) VD: =MID(“Vn007”,2,2) kết quả là n0

I HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU THEO HÀNG (HLOOKUP)

Hlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên hàng đầu

tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó.

=HLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Row_index_num ,Range_Lookup)

 =HLOOKUP(Giá trị tìm,Vùng đối chiếu,Hàng cần

lấy,Giá trị trả về)

Trong đó - Lookup_value: Là giá trị tìm kiếm, giá trị so sánh (còn gọi là mã) Nhìn vào ô đầu tiên của bảng phụ nhưng

được lấy ở trên bảng chính

-Table_array: Là toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là

là bảng mã, bảng phụ).

Lưu ý: Khi lấy xong toạ độ của bảng tham chiếu ta

phải ấn F4 để trả về giá trị tuyệt đối.

- Row_index_num: Là số thứ tự của hàng được lấy ở

bảng phụ, nơi lấy giá trị được trả về bảng chính.

- Range_Lookup: nhận một trong hai giá trị:

0 : Là tìm kiếm chính xác

1 : Là tìm kiếm tương đối

VD: Dựa vào bảng tham chiếu để điền dữ liệu cho cột tên hàng

Vì bảng tham chiếu là hàng nên phải

dùng hàm Hlookup.

Công thức được lập như sau:

=HLOOKUP(G144 , $B$144:$E$145 , 2 , 0 )

I HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU THEO CỘT (VLOOKUP)

Vlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả

về giá trị tương ứng với mã đó.

=VLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Clumn_index_n um,Range_Lookup)

 =VLOOKUP(Giá trị tìm,Vùng đối chiếu,Cột cần

lấy,Giá trị trả về)

Bước 3:

Chọn mục Title Gõ tiêu đề cho

biểu đồ

Gõ tiêu đề cho trục x

Gõ tiêu đề

cho trục y

Bước 4: Chọn Finish để kết thúc

1 Sắp xếp dữ liệu

Bôi đen vùng dữ liệu cần Sắp xếp Data Sort

Xuất hiện hộp thoại: Sort Chọn cột

khoá chính cần sắp

Chọn cột khoá phụ cần sắp

Sắp xếp theo thứ tự tăng

dần

Sắp xếp theo thứ tự

gi ảm dần

Sắp xếp cả hàng đầu tiên

Sắp xếp và trừ hàng đầu tiên (tên cột)

2 Lọc dữ liệu AutoFilter

Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc Data Filer

AutoFilter  Xuất hiện ở các cột

Nháy chuột vào chọn Custom để lọc theo

điều kiện (Nếu không có điều kiện ta có thể chọn các

giá trị có sẵn của cột cần lọc)

Sau khi lọc ra kết quả ta có thể copy ra vùng khác

và in riêng.

-Muốn hiện lại toàn bộ dữ liệu để lọc tiếp ta chọn:

Data Filer Show All.

-Muốn bỏ chế độ lọc ta chọn: Data Filer

Bỏ dấu  AutoFiler.

 Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter

B1: Định miền điều kiện:

 Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện,

chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.

 Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều

kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.

VD với miền CSDL như trên:

B2: Thực hiện lọc

Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…

Hiện KQ lọc ngay tại

miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác

Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số

những KQ trùng lặp