GIÁO TRÌNH DẬY NGHỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG

b Thoát khỏi Word.Sau khi đã hoàn thành công việc hoặc không muốn làm việc với Word nữa, để thoát khỏi Word, các cách thực hiện nh sau: C1: Bấm vào Close ở góc trên bên phải của cửa sổ W

Phần I: Những khái niệm cơ bản

Bài 1 Những khái niệm cơ bản

I Khái niệm về thông tin và máy tính.

1 Thông tin

- Khái niệm: Thông tin là tất cả những gì đem lại sự hiểu biết về thế giới xung quanh và về chính con ngời

Ví dụ: Các bài báo, bản tin trên truyền hình hay đài phát thanh cho ta biết tin tức

về tình hình thời sự trong nớc và thế giới

3 Máy tính

Máy tính là một loại máy bao gồm các loại cơ khí và điện tử, dùng để xử lý thông tin một cách tự động với độ chính xác cao và tốc độ cực nhanh

4 Tin học

Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu lý thuyết về xử lý thông tin tự

động để phục vụ cuộc sống của con ngời, thông qua thiết bị là máy tính điện tử

II Vài khái niệm cơ bản

Thông tin trên đĩa đợc tổ chức theo cấu trúc hình cây gồm các tệp và th mục

1 Tệp tin (File)

* Khái niệm: Tệp tin là đơn vị cơ bản để lu trữ thông tin trên thiết bị lu trữ Tệp tin có thể rất nhỏ, chỉ chứa một vài ký tự hoặc có thể rất lớn, chứa nội dung của cả một quyển sách dày

* Tên tệp tin: Mỗi tệp tin phải có tên riêng

- Phần tên: Không quá 8 kí tự, không có dấu, không có dấu cách

- Phần kiểu: Không quá 3 kí tự, không có dấu cách giữa 2 phần cách nhau bởi dấu chấm (.) Ví dụ: BAITAP.DOC ; BLUONG.XLS;

2 Th mục

* Khái niệm: Là một phần bộ nhớ đợc đặt tên, để quản lý nhiều tập tin cùng tính chất

* Tên th mục: Tên th mục không quá 8 kí tự, không có dấu cách

VD: Game, Canhac, Dulieu

- Khi một th mục chứa các th mục con bên trong, ta nói th mục ngoài là th mục

mẹ, th mục bên trong là th mục con

4 Các thao tác chính với tệp tin và th mục

- Xem thông tin về các tệp tin và th mục;

Bài 2 Cấu trúc máy tính

Máy tính gồm 2 phần: Phần mềm và phần cứng

I Phần mềm

- Phần mềm của máy tính chính là các chơng trình điều khiển đã đựơc cài đặt lên máy tính để ngời dùng sử dụng khai thác chúng phục vụ cho công việc chuyên môn của mình

- Phần mềm của máy tính bao gồm 2 phần chính:

+ Phần mềm hệ thống: Là các chơng trình để khởi động máy tính và tạo ra chơng trình để con ngời thông qua các chơng trình các chơng trình của mình sử dụng máy tính tiện lợi và có hiệu quả

Phần mềm hệ thống quan trọng nhất là hệ điều hành

VD: Windows98; Windows XP

+ Phần mềm ứng dụng: Là chơng trình đáp ứng những yêu cầu ứng dụng cụ thể

VD: Phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word); Phần mềm bảng tính điện

3 Chuột

Là thiết bị dùng để điều khiển máy tính

4 Bộ vi xử lí (CPU)

Bộ vi xử lí có thể nói là bộ não của máy tính Nó có nhiệm vụ thực hiện các lệnh

điều khiển các hoạt động của máy nh nhận lệnh đa vào từ bàn phím, thực hiện tính toán, so sánh, hiển thị thông tin lên màn hình, điều khiển máy in

- RAM (Random Access Memory): Là bộ nhớ lu trữ tạm thời những thông tin đang

đợc bộ vi xử lí làm việc Thông tin trên RAM đợc ghi và đọc liên tục trong quá trình làm việc với máy tính Mọi thông tin tren RAM sẽ bị mất khi nguồn điện tắt

4.2 Bộ nhớ ngoài

Nh ta đã biết bộ nhớ trong chỉ lu trữ tạm thời những thông tin đang đợc bộ vi xử

lí thực hiện Để lu trữ một lợng thông tin lớn hơn, nh các chơng trình và các số liệu trên máy vi tính ngời ta sử dụng đĩa từ, để có thể đọc và ghi dữ liệu lên các đĩa từ này ngời ta sử dụng đến bộ đọc, ghi gọi là ổ đĩa Có 2 loại ổ đĩa là ổ cứng và ổ mềm

- ổ đĩa cứng: Gồm nhiều đĩa bằng kim loại mỏng đợc xếp chồng trên nhau, bên

ngoài đợc bao bọc một lớp kim loại cứng để bảo vệ, bên trong đợc rút chân không để tăng tốc độ đọc, ghi

Quy ớc sử dụng: ổ đĩa cứng đợc kí hiệu C, D, E

- ổ đĩa mềm: Gọi là mềm vì các đĩa khi dùng đến mới cho vào ổ Đĩa mềm đợc

cấu tạo bởi một tấm nhựa plastic mỏng, bề mặt đợc phủ bởi một lớp Oxit từ, bề ngoài

đợc bảo vệ bởi một lớp nhựa cứng

Quy ớc sử dụng: ổ đĩa mềm có kí hiệu A, B

Bài 3 Cách sử dụng chuột và bàn phím

I Các thao tác chính với chuột

- Di chuyển chuột: Giữ và di chuyển chuột trên mặt phẳng (không nhấn bất cứ nút chuột nào)

- Nháy chuột: Nhấn nhanh nút trái chuột và thả tay ra

- Nháy nút phải chuột: Nhấn nhanh nút phải chuột và thả tay ra

- Nháy đúp chuột: Nhấn nhanh 2 lần liên tiếp nút trái chuột

- Kéo thả chuột: Nhấn và giữ nút trái chuột, di chuyển chuột đến vị trí đích và thả tay ra để kết thúc thao tác

II Bàn phím máy tính

* Khu vực chính của bàn phím: Bao gồm 5 hàng phím Các hàng phím từ trên

xuống lần lợt là: Hàng phím số, hàng phím trên, hàng phím cơ sở, hàng phím dới và hàng phím chứa phím cách (Spacerbar)

* Các phím chức năng:

 Enter: Dùng để xuống dòng

 Shift: Kết hợp với phím chữ thì đợc chữ hoa VD: Shift + a→ A

 Capslock: Đèn Capslock sáng thì gõ toàn bộ chữ hoa, đèn tối gõ toàn chữ thờng

 Ctrl và Alt: 2 phím này gõ 1 mình không có tác dụng, nó phải đợc kết hợp với phím khác mới có tác dụng Việc gõ với phím nào sẽ do các phần mềm quyết định

 Esc: Dùng để ra khỏi 1 thao tác trung gian nào đó

* Cách đặt tay và gõ phím:

 - Đặt các ngón tay lên hàng phím cơ sở.(Hai ngón trỏ đặt ở 2 phím có gai rồi lần lợt đến các ngón khác) Thanh dấu cách gõ bằng 2 ngón cái

Phần II: Phần mềm soạn thảo văn bản

là Word 2007 Đối với Việt Nam hiện nay thì phiên bản phổ biến nhất vẫn là Word

2003 nằm trong gói phần mềm Microsoft Office 2003

* Trong gói phần mềm Microsoft Office 2003 gồm có các phần mềm:

• Microsoft Word: Dùng để soạn thảo văn bản

• Microsoft Excel: Dùng để xử lý bản tính

• Microsoft Access: Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

• Microsoft PowerPoint: Dùng để trình chiếu

• Microsoft Outlook: Dùng để gửi và nhận th điện tử

• Microsoft FronPage: Dùng để thiết kế Web

* Các đặc trng nổi bật nhất của phần mềm soạn thảo văn bản Word là:

 Có thể tuỳ biến font chữ, cỡ chữ và kiểu chữ theo ý muốn

 Word cho phép chỉnh sửa văn bản một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp

 Hỗ trợ khá mạnh cho việc chèn các hình ảnh đồ hoạ vào văn bản giúp cho văn bản thêm sinh động

 Cung cấp các công cụ rất hữu dụng cho việc soạn thảo các công thức toán học, hay hoá học,

 Khá linh hoạt trong việc xuất ra các định dạng khác nhau nh MXL, Web

Để soạn thảo đựơc tiếng Việt có dấu trong Word, ngời ta cần phải sử dụng bộ gõ

Bộ gõ thông dụng nhất hiện nay là bộ gõ Vietkey và Unikey

1 Cách khởi động và thoát khỏi Word.

a) Khởi động Word.

Có rất nhiều cách có thể khởi động đợc phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ngời dùng có thể chọn một trong các

Cách 1: Vào Menu Start\Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2003.

Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tợng của phần mềm Word trên màn hình

Desktop Sau khi Word khởi động xong, chơng trình sẽ xuất hiện một màn hình

làm việc riêng với một văn bản trống và sẵn sàng cho ngời sử dụng soạn thảo

- Hiển Thị cửa sổ làm việc ở dạng trung bình bằng nút Restore/ Maximize

- Đóng cửa sổ làm việc của Word bằng các nút Close

b) Thoát khỏi Word.

Sau khi đã hoàn thành công việc hoặc không muốn làm việc với Word nữa, để thoát khỏi Word, các cách thực hiện nh sau:

C1: Bấm vào Close ở góc trên bên phải của cửa sổ Word

C2: Vào Menu File/ Exit

C3: Dùng tổ hợp phím tắt Alt+F4 (Nhấn và giữ phím Alt sau đó gõ phím F4)

C4: Dùng tổ hợp phím Ctrl+W

C5: Kích phải chuột lên vị trí chơng trình Word nằm trên thanh công cụ (Taskbar)

và chọn Close

2 Màn hình làm việc của Word.

Màn hình làm việc của Word sau khi quá trình khởi động hoàn tất sẽ bao gồm các thành phần sau:

Thanh công cụ

-Mở một văn bản mới.

- Mở tài liệu đã có trên đĩa

- Cất lu văn bản vào đĩa

- In toàn bộ tài liệu ra máy in

- Xem văn bản trớc khi in

- Kiểm tra chính tả đối với văn bản tiếng anh

- Cắt bỏ khối văn bản đang đánh dấu và lu nội dung đó vào Clipboard

- Sao chép khối văn bản đang đánh dấu vào Clipboard

- Dán văn bản vừa Copy hoặc Cut vào vị trí hiện hành của con trỏ

- Chổi định dạng kí tự

- Xóa bỏ một động tác soạn thảo hoặc định dạng trớc đó

- Nhắc lại một động tác soạn thảo hoặc định dạng trớc đó

- Chèn bảng biểu vào văn bản tại vị trí con trỏ

- Chèn bảng tính Excel vào văn bản tại vị trí con trỏ

- Định dạng văn bản dới dạng báo chí

- Khởi động chơng trình vẽ Microsoft Draw

- Tắt bật hiển thị Tab hoặc Space

- Thay đổi tỉ lệ hiển thị

- Căn lề văn bản theo hai lề trái, phải.

- Di chuyển sang trái 1 Tab khối văn bản đã chọn

- Di chuyển sang phải 1 Tab khối văn bản đã chọn

- Tạo viền cho văn bản

d) Thanh thớc kẻ (Ruler)

Thớc dùng để định dạng thụt lề của các đoạn văn bản, đặt lại lề của trang giấy, cũng nh thiết lập các điểm dịch (Tab) một cách đơn giản và trực quan Thớc đợc chia theo đơn vị cm

e) Thanh trợt (Scroll bar).

Bao gồm 2 thanh là thanh trợt ngang và trợt dọc, các thanh này dùng để hiển thị các vùng khác của văn bản đang soạn thảo

f) Cách lấy các thanh công cụ trong Word.

Trên màn hình của Word luôn để thờng trực một số thanh công cụ mà ngời ta dùng liên tục sử dụng đến Các thanh công cụ khác không dùng đến hoặc rất ít khi dùng đến thì không cho hiển thị ra màn hình, khi nào dùng đến thì mới lấy ra, cách lấy các thanh công cụ nh sau:

Vào Menu View/Toolbars, chọn các thanh công cụ muốn sử dụng (Các thanh công cụ thờng dùng là: Standard, Formatting, Drawing, Tables and Borders)

Bài 2 Các thao tác soạn thảo định dạng văn bản

I Các thao tác cơ bản.

1 Tạo văn bản mới.

Thông thờng sau khi Word khởi động xong, một tài liệu trống xuất hiện, đó cũng

là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra Để tạo ra một tài liệu mới, sử dụng một trong các cách sau:

C1: Vào Menu File\ New

C2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard

C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+N

2 Lu văn bản trên đĩa.

Một số tài liệu Word phải đợc lu trên đĩa với một tập tin mà trong đó tên tập có phần mở rộng là.DOC Thông thờng các tập văn bản sẽ đợc Word đề nghị cất vào th mục C:\My Documents trên đĩa cứng Tuy nhiên, ngời dùng có thể thay đổi vị trí cất giữ tuỳ theo ý muốn

Để lu một file văn bản lên đĩa, thực hiện một trong các bớc sau:

C1: Vào Menu File\Save

C2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard

C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+S

Hộp thoại Save xuất hiện, thực hiện các thao tác sau:

- Chọn nơi cần lu trong mục Save in

- Đặt tên cho văn bản cần lu trong th mục File name

- Bấm vào nút Save để lu

3 Lu file với tên khác.

Vào Menu File\Save as hộp thoại Save as xuất hiện, nhập tên file mới vào ổ File name

L

u ý : Trong bớc này ngời sử dụng cũng có thể chọn lại vị trí lu file văn bản.

4 Mở một tập tin văn bản đã tồn tại trên đĩa.

Sau khi lu văn bản Word, ngời ta có thể mở lại để xem nội dung hoặc thực hiện những thay đổi trên đó Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa, chọn một trong các cách:

C1: Vào Menu File\Open

C2: Nhấp chuột vào biểu tợng Open trên thanh Standard

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Hộp thoại Open xuất hiện, thực hiện các bớc sau để mở một văn bản đã có trên

đĩa: B1: Chọn vị trí chứa văn bản cần mở trong mục Look in

B2: Chọn văn bản cần mở trong khung hiển thị

B3: Nhấn nút Open hoặc nháy kép chuột vào văn bản cần mở

5 Sử dụng bộ gõ tiếng Việt

Để có thể đ a đ ợc tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nh lập trình phải− − μxây dựng phần mềm gõ tiếng Việt v các bộ phông chữ tiếng Việt đi kèm μ

Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ tiếng Việt đang đ ợc sử dụng nh : − − VNI-

đ ợc sử dụng rộng rãi ở phía Nam, − VietWare- đ ợc sử dụng nhiều ở miền Trung v− μ

ABC, Vietkey thì đ ợc sử dụng rộng rãi ngo i Bắc − μ

Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình n y l μ μ Vietkey

với kiểu gõ Telex Máy tính của bạn phải đ ợc cài đặt phần mềm n y để có đ ợc bộ− μ −

gõ v bộ phông chữ đi kèm μ

Khi n o trên m n hình của bạn xuất hiện biểu t ợng μ μ − d.b muntitledhoặc

l khi bạn có thể gõ đ ợc tiếng Việt Nếu biểu t ợng xuất hiện chữ μ − −(kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu t ợng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp−phím nóng Alt + Z để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt

6 Thiết lập bộ gõ.

Để soạn thảo đợc tiếng Việt có dấu trong Word, cần phải dùng bộ gõ, bộ gõ đợc

sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Vietkey và Unikey

Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu Telex nh sau:

Muốn gõ từ: “ Cộng hoà x∙ hội chủ nghĩa Việt Nam”

Bạn phải bật tiếng Việt v gõ lên t i liệu nh sau:μ μ −

“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”

* Nếu gõ z, từ tiếng Việt sẽ bị bỏ dấu.

- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa v một số dấu; μ

- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa v chữ th ờng; μ −

- Sử dụng phím ↵ Enter để ngắt đoạn văn bản;

- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab;

- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách;

- Sử dụng các phím mũi tên: ←↑↓→ để dịch chuyển con trỏ trên t i liệu; μ

- Sử dụng phím Page Up v μ Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối

từng trang m n hình; μ

- Phím Home, End để đ a con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản; −

- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;

- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề tr ớc điểm trỏ −

II Các thao tác với khối văn bản

1 Đánh dấu khối (Bôi đen)

Khối văn bản là một đoạn văn bản, một từ, một kí tự đợc đánh dấu để chỉ ra phạm vi tác động

Cách đánh dấu:

C1: Dùng bàn phím: Giữ phím Shift đồng thời nhấn một trong 4 phím mũi

tên để đánh dấu lên trên (), xuống dới (), sang trái () hoặc sang phải ()

Đánh dấu toàn bộ văn bản dùng tổ hợp phím Ctrl + A

C2: Dùng chuột: Nhấp di chuột trên vùng văn bản ta muốn đánh dấu Đánh

dấu toàn bộ dòng ta đa trỏ chuột ra đầu dòng khi trỏ chuột có hớng mũi tên chếch sang phải ta nhấp chọn

2 Thao tác sao chép (Copy) khối, đoạn văn bản.

B1: Đánh dấu (bôi đen) khối văn bản cần sao chép

B2: Copy khối văn bản đã đánh dấu bằng một trong các cách sau:

C1: Vào Menu Edit\ Copy.

C2: Nhấn vào biểu tợng Copy trên thanh Standard

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

C4: Kích phải chuột lên khối văn bản vừa đánh dấu chọn Copy

C5: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Insert

B3: Đặt con trỏ v o vị trí cần dán văn bản, ra lệnh dán bằng 1 trong các cách sau:μ

C1: Vào Menu Edit \ Paste

C2: Nhấn vào biểu tợng Paste trên thanh Standard

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

C4: Kích phải chuột vào vị trí cần dán và chọn Paste

C5: Nhấn tổ hợp phím Shift+Insert

3 Thao tác di chuyển khối, đoạn văn bản.

B1: Đánh dấu (bôi đen) khối văn bản cần sao chép

B2: Cắt khối văn bản đã đánh dấu bằng một trong các cách sau:

C1:Vào Menu Edit \ Cut

C2: Nhấn vào biểu tợng Cut trên thanh Standard

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

B3: Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản và thực hiện một trong các cách nh Copy

4.Thao tác xóa khối văn bản.

B1: Lựa chọn khối văn bản cần xóa

B2: Xóa khối văn bản vừa đánh dấu bằng một trong các cách:

C1: Vào Menu Edit \ Cut

C2: Nhấn vào biểu tợng Cut trên thanh Standard

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

C4: Nhấn phím Delete trên bàn phím

5 Thao tác phục hồi nội dung đã xóa.

Khi thực hiện nhầm một thao tác thì ta dễ dàng lấy lại nội dung đó bằng cách

sử dụng ( Undo) và (Redo)

C1: Vào Menu Edit \ Undo.

C2: Bấm vào biểu tợng Undo trên thanh Standard

C3: Dùng tổ hợp phím Ctrl + Z hoặc Alt + (Back space)

 Chọn font chữ muốn thay đổi trong danh sách font

 Chọn lại cỡ chữ trong ô size

C3: Kích phải chuột lên khối văn bản vừa bôi đen chọn Font

Hộp thoại Font xuất hiện:

Font Style: Chọn kiểu chữ bình thờng, in nghiêng, in đậm, vừa nghiêng vừa đậm Font Size: Chọn cỡ chữ.

Font Color: Chọn mầu chữ.

Underline Style: Chọn kiểu gạch chân.

Vào menu Format \ Paragraph Hộp thoại Paragraph xuất hiện

Alignment: Căn lề cho đoạn văn bản

Justified: Căn đều 2 bên lề phải và lề trái.

Left: Căn lề văn bản theo lề trái.

Right: Căn lề văn bản theo lề phải.

Centered: Căn giữa văn bản.

Indentation: Thiết lập khoảng cách từ mép đoạn văn bản so với lề trang giấy.

Left: Khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái của trang giấy.

Right: Khoảng cách từ lề phải của đoạn đến lề phải của trang.

Special.

 First line: Thiết lập độ thụt của dòng đầu tiên so với cả đoạn vào mục By.

 Hanging: Thiết lập độ thụt dòng từ dòng thứ 2 trở đi trong đoạn so

với dòng đầu tiên một khoảng cách đợc gõ vào mục By

 None: Huỷ bỏ chế độ thụt đầu dòng trên đoạn.

Spacing: Cho phép thiết lập độ giãn cách dòng.

 Before: Khoảng cách giữa dòng đầu tiên của đoạn với dòng cuối cùng của

B1: Vào Menu Format / Tabs, hộp thoại Tabs hiện ra.

B2: Thiết lập điểm dừng của Tab trong mục Tab stop position.

B3: Chọn kiểu Tab trong mục Alignment

B4: Chọn kiểu hiển thị của Tab trong mục Leader

B5: Bấm Set để xác nhận.

Bài 3 Các tiện ích trang trí văn bản

1 Thiết lập Bullets and Numbering.

Công dụng: Dùng để đánh dấu thứ tự, chữ hoặc ký hiệu đầu của các đoạn văn bản.

B1: Đánh dấu (bôi đen) các đoạn văn bản muốn đánh số thứ tự hoặc ký

hiệu đầu đoạn

B2: Dùng một trong cách sau:

C1: Vào menu Format \ Bullets and Numbering.

C2: Kích chuột phải lên phần văn bản vừa bôi đen, chọn Bullets and Numbering.

⇒ Hộp thoại Bullets and Numbering hiện ra, trên hộp thoại này có 4 thẻ:

- Bulleted: Đánh ký hiệu lặp lại nh nhau ở mỗi đầu văn bản.

- Numbered: Đánh số thứ tự, chữ hoặc số la Mã ở đầu mỗi đoạn theo thứ tự

tăng dần

- Outline Numbered: Đánh số thứ tự cho đoạn văn bản có cấu trúc nhiều cặp

Mục này cho phép dùng số, chữ, hoặc ký hiệu

- List Styles: Là những định dạng đã đợc tạo sẵn.

Cũng có thể tự chọn một ký hiệu (Symbol) bất kỳ làm Bullet cho đoạn văn bản, các bớc tiến hành sau:

B1: Đánh dấu đoạn văn bản muốn đánh Bullet.

B2: Vào Format\Bullets and Numbering rồi chọn thẻ Bulleted.

B3: Bấm chuột một dạng Bullet bất kỳ rồi chọn nút Customize, hộp thoại Customize Bulleted List hiện ra, chọn các ký tự muốn sử dụng trong mục Bullet character.

 Character: Chèn các ký tự khác không có mặt trong danh sách hiển

thị hiện thời

 Picture: Chọn một hình ảnh nào đó làm Bullet.

2 Chia văn bản thành nhiều cột dạng báo chí:

B1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột.

B2: Vào Menu Format\Columns Hộp thoại Columns xuất hiện.

Thiết lập các thông số của hộp thoại Columns với các ý nghĩa sau:

 Width and Spacing: Chiều rộng và khoảng cách giữa các cột.

 Equal columns width: Độ rộng của các cột.

 Apply to: Cho biết phạm vị văn bản sẽ chia thành thành các cột.

3 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)

Bạn muốn chèn một hay nhiều ký tự đặc bịêt ta làm nh sau:

B1: Vào menu Insert\Symbol Hộp thoại Symbol hiện ra.

B2: Chọn các biểu tợng trong danh sách các biểu tợng phía dới.

B3: Sau khi đã chọn một biểu tợng, bấm nút Insert để chấp nhận chèn biểu tợng.

4 Tạo chữ cái lớn đầu dòng (Drop Cap)

B1: Đặt con trỏ chuột vào đoạn văn bản muốn tạo chữ cái lớn đầu đoạn.

B2: Vào Menu Format \ Drop Cap, hộp thoại Drop Cap xuất hiện,

 None: Không thiết đặt Drop Cap.

 Dropped: Ký tự đầu tiên thành chữ lớn, còn các chữ khác bao quanh nó.

 In margin: Ký tự đầu tiên thành chữ cái lớn còn các ký tự khác canh lề

bên trái nó