BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN 2014

 QLDA là việc ứng dụng các ki n thức, các kỹ năng, các công cụ và các kỹ thu t vào các ho t đ ng dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án  QLDA bao gồm m t t p hợp các nguyên tắc, ph ơng

QU N Lụ D ÁN

Giớiăthi uămônăh c

Môn học QTDA là sự tích hợp các khối ki n thức qu n tr thông qua các khái niệm, các khuôn khổ phân tích, các ti n trình và công cụ

qu n lý dự án cơ b n để gi i quy t bài toán triển khai dự án nhằm đ t đ ợc các k t qu cụ thể trong ph m vi th i gian, ngân sách và chất

l ợng nhất đ nh

M cătiêuămônăh c

• Kết thúc môn học này, học viên sẽ:

dự án

cách chung nhất

Nộiădungămônăh c

1. Tổngăquanăvềăd ăánăvƠăquảnălỦăd ăán

2. Khởiăs ăvƠăl aăch năd ăán

4. Th căhi năvƠăkiểmăsoátăd ăán

5. K tăthúcăd ăán

 Larry Richman, Project Managemant Step – By – Step, Amacom Book,

PH N 1: T NG QUAN V D ÁN

VÀ QU N Lụ D ÁN

D ăánălƠăgì?

D ăánălƠăắmộtănổăl căt măthờiăđ ợcă

camăk tăđểăt oăraăk tăquảăduyănhất” (PMBOK, 2008)

D ăánălƠăgì?

D án là một quá trình g m các

công vi c, nhi m v có liên quan với

ngân sách

 Dự án đào tạo và quản lý

 Dự án bảo trì, bảo dưỡng

 Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng

Cácăđ cătr ngăc ăbảnăc aăd ăán

• Mục tiêu, kết quả xác định

• Sản phẩm dự án mang tính độc nhất

• Nguồn lực có giới hạn

• Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có

thời gian tồn tại hữu hạn

• Dự án liên quan đến nhiều bên

• Môi trường hoạt động va chạm

• Tính bất định và độ rủi ro cao

QuảnălỦăd ăánălƠăgì?

 QLDA là việc ứng dụng các ki n thức, các kỹ năng,

các công cụ và các kỹ thu t vào các ho t đ ng dự án

để đáp ứng các yêu cầu của dự án

 QLDA bao gồm m t t p hợp các nguyên tắc, ph ơng

pháp, và kỹ thu t mà mọi ng i sử dụng để ho ch

đ nh và kiểm soát công việc dự án có hiệu qu

(Project Managemant Step - By -Step, 2002)

BộăbaărƠngăbuộcănƠyăc ăđ nhătrongăsu tă

quáătrìnhăth căhi năd ăán?

BộăbaărƠngăbuộcăc ăbảnăc a

quảnălỦăd ăán

 Các rƠng bu c đ u quan tr ng

 Các hƠnh đ ng trong m t rƠng bu c th ng nh

h ng đ n các hƠnh đ ng trong các rƠng bu c khác

Ph m vi,

ch t l ng

Th i gian

Chi phí

BộăbaărƠngăbuộcăc ăbảnăc a

quảnălỦăd ăán

Ph m vi, ch t l ng

Th i gian

Chi phí

đ ợcăgiảiăquy tăkhiăcầnăthi t

D ăánăgiảmănghèoăt nhăĐi năBiên

1.1 M c tiêu t ng quát:

1.2 M c tiêu c th :

2.ăPh măvi

D ăánăgiảmănghèoăt nhăĐi năBiên

3.ăThờiăgian

D ăánăgiảmănghèoăt nhăĐi năBiên

4 Chi phí

D ăánăgiảmănghèoăt nhăĐi năBiên

S ăthƠnhăcôngăc aămộtăd ăán

Một dự án thành công có các đặc điểm sau:

 Hoàn thành trong th i gian và chi phí cho phép

S ăkhácăbi tăgi aăquảnălỦăd ăán

vƠăquảnălỦăch cănĕng

Lo i công vi c L p l i, liên t c Duy nhất, không l p l i

Tr ng tâm Hoàn thành công

vi c hi u quả Hoàn thành d án Trách nhi m quản lý Quản lý con ng ời Quản lý công vi c

Ngân sách Ngân sách đ ợc huy

động liên t c Ngân sách tài nh ng d án c thể trợ cho

h n

R iăro Công vi c ổn đ nh, ít

r i ro R i ro cao bởi vì công vi c là duy nhất và không

quen thuộc

Cácăki năth căc ăbảnăvềăquảnălỦăd ăánă

Thông tin

R iăro

C u trúc t chức d án

 Là m t kiểu m u đ ợc đặt ra để phối hợp ho t đ ng giữa các cá nhân trong tổ chức dự án

 nh h ng m nh đ n việc làm th nào qu n lý dự án hiệu qu

C u trúc t chức theo chức năng

 Dự án đ ợc chia làm nhiều phần và đ ợc phân công tới các b ph n chức năng hoặc các nhóm trong b ph n chức năng nhất đ nh Dự án s đ ợc tổng hợp b i nhà

C u trúc t chức theo d án

M t nhà qu n lý dự án ph i ch u trách nhiệm qu n lý m t nhóm gồm những thành viên nòng cốt đ ợc chọn từ các phòng chức năng trên cơ s làm việc toàn phần Các

nhà qu n lý chức năng không tham gia chính thức

Các b ph n chức năng

S n xuất

Ti p th

C u trúc t chức theo ma tr n

 M i dự án ch u sự điều phối của các giám đốc dự án và

sự tham gia của các chuyên viên các b ph n chuyên môn T ng giám đ c

Nh ngăcĕnăc ăđểăl aăch nă môăhìnhătổăch căQLDA

 Cácăngu năl căvà chiăphíăchoăd ăán

 S ăl ợngăd ăánăcùngăth căthiătrongă

mộtăthờiăkỳăvà tầm quan trọng của

nó

Đ nhănghĩaăvaiătròăc aănhƠăquảnălỦăd ă

án và các thành viên có liên quan

Thành viên có liên quan (Stakeholder) lƠ nh ng ng i nh h ng

 Người trong nội bộ hoặc bên ngoài được hưởng lợi từ DA

 Người sẽ chấp nhận kết quả cuối cùng do dự án tạo ra

 Các giám đ c ngu n l c/chức năng

 Cung cấp các nguồn lực đặc biệt là nhân lực tham gia vào DA

 Các thành viên khác

M iăquanăh ăgi aăd ăánăvƠă

Nhà cung

c p Khách hàng

Nh ng điềuăquanătr ngăcần xácăđ nhăvềă

cácăbênăliênăquanăđ năd ăán

 H là ai

 V aiătròăc aăh ălƠăgì?

 C áchăti păc nănƠoăđ iăvớiăcácăbênăliênăquan?

 H đòiăhỏi gì t iămỗiăgiaiăđo năc aăd ăán?

 LƠmăth ănƠoănh ngăchấpăthu năvƠăđánhăgiáădi năra?

 LƠmăth ănƠoăcácăthôngătinăthíchăhợpăs ăđ ợcăthôngăbáo?

Vaiătròăc aănhƠăquảnălỦăd ăán

Mộtăs ăkỹănĕng c aănhƠ

Kh i

s

Ti n trình

K t thúc

Giai đo n b t đ u Giai đo n k t thúc

Th i gian

Ti n trình

Ki m soát

40

Phầnă2

KH I S VÀ

L A CH N D ÁN

42

D ăánăti nătriểnănh ăth ănƠo?

ụăt ởng Đ nhănghĩaăd ăán Xácăđ nhăph măviăd ăán

L aăch năd ăán

Th căhi năd ăán

• Sự lựa chọn ph i đ ợc đ a ra giữa các

ph ơng án c nh tranh nhau

46

Cácălo iămôăhìnhăl aăch năd ăán

2. Cácămôăhìnhăđ nhăl ợng

NPV, IRR, PP, B/C

 D a trên việc phân tích ngân l u của dự án

 Giá tr tiền tệ theo th i gian: Suất chi t khấu

 Câu hỏi cơ b n :

 Dự án có đáng giá hay không ?

 Làm thế nào để lựa chọn dự án tốt nhất từ danh mục

dự án?

47

Cácăch ătiêuăthẩmăđ nhăđ nhăl ợng

IRR > r

BCR > 1

HO CH Đ NH D ÁN

Ph n 3

KHÁI NI M

 L p k ho ch dự án là việc tổ chức dự án theo m t trình tự lôgic, xác đ nh công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và th i gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đư xác

đ nh của dự án

 Gia tăng sự giao ti p/phối hợp

 T o đ ng cơ thúc đẩy mọi ng i

 Đ t đ ợc sự tài trợ đối với dự án

Ho ch đ nh

ti n đ

Ho ch đ nh

ki m soát

H o ch đ nh ph m vi d án

Ho ch đ nh ph m vi d án

 Ho ch đ nh ph m vi dự án

là mô t các yêu cầu mà nhóm dự án ph i ch u trách nhiệm thực hiện để đáp ứng k t qu kỳ vọng

 Ho ch đ nh ph m vi dự án

s phân đ nh các công việc thu c và không thu c

dự án

C A D ÁN

THI T L P WBS

Thu th p yêu c u

 Thu th p yêu cầu

Là ti n trình thu th p và xác l p những mong đợi của các bên liên quan đ n

dự án

 Các ph ơng pháp thu th p

Phỏng vấn ậ Interviews

Thảo luận nhóm – Focus Groups

Hội thảo – Facilitate Workshops

Kỹ thuật chuyên gia – The Delphi technique

Các c p đ m c tiêu d án

 Mục tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective)

 M t mục tiêu thu c cấp đ cao

 Trình bày đ nh h ớng tổng quát để từ đó ch ra những mục đích, những ho t đ ng và những nhiệm vụ

 Mục tiêu dự án (Project objective / Purpose)

 Là những mô t chính xác cái gì đ ợc làm để hoàn thành mục tiêu tổng thể

 Đây là điều chúng ta muốn đ t đ ợc sau khi dự án thực hiện có

k t qu

 K t qu dự án (Project outputs / Results)

 S n phẩm trực ti p và hữu hình của các ho t đ ng dự án

Xác đ nh ph m vi công vi c

 Ti n trình so n th o m t b n mô t chi ti t công việc nào s đ ợc làm

để đ t mục tiêu dự án

 Phân biệt các ho t đ ng ph i thực hiện và các k t qu ph i đ t đ ợc

ti p theo các ho t đ ng đó

 Làm rõ những công việc nào có liên quan với nhau để có thể ti n hành kiểm soát chúng trong suốt quá trình thực hiện dự án

 M c tiêu c n đ t đ c là B n Tuyên b

Ph m vi d án ậ Project Scope Statement

nhằm mô t m t cách chi ti t những k t xuất

ph i đựợc t o ra từ dự án và các công việc cần thi t để t o ra các k t xuất đó

 Tuyên b th ng bao g m: Mục tiêu dự

án, Mô t đặc tính s n phẩm; Các phần k t xuất công việc; Các yêu cầu; Các tiêu chí đánh giá s n phẩm (Tham kh o biểu m u 3)

Xác đ nh ph m vi công vi c

Thi t l p WBS

 WBS (Work Breakdown Structure) -

C c u phân chia công vi c là m t

cấu trúc phân chia theo thứ b c các công việc và các s n phẩm cuối cùng

ph i đ ợc hoàn tất để k t thúc dự án

Là công cụ quan trọng để xác đ nh các công việc cần và đủ để hoàn thành

dự án

 WBS là m t tài liệu cơ b n để ớc

l ợng chi phí, tổ chức, l p ti n đ và kiểm soát việc thực hiện phù hợp với từng cấp đ dự án

 Thi t l p C c u phơn chia công

 Từ đi n c c u phân chia công vi c

ậ WBS Dicnationary là m t tài liệu

đ ợc t o ra từ qui trình thi t l p WBS

và nhằm mục đích h trợ cho WBS và chi ti t hóa n i dung WBS

Thi t l p WBS

 Là cơ s để đánh giá k t qu thực hiện dự án trong từng th i

kỳ

Thi t l p WBS

 Các nguyên lỦ c b n t o WBS

Thi t l p WBS

Phát tri n vƠ n đ nh mư s qu n lỦ Phơn rư các WBS c p đ cao thƠnh chi ti t Xác l p c u trúc, ph ng thức t chức WBS Xác đ nh các k t xu t ph i đ c chuy n giao

Thẩm đ nh tính đ y đ vƠ h p lỦ c a WBS

Hợpăphầnă1ă- Phátătriểnăkinhăt ăhuy nă

Tiểu hợp phần 1.1 - Đầu tư phát triển kinh tế

Hợpăphầnă2ă- Cảiăthi năc ăsởăh ătầngăthônăbản,ăhỗătrợăsinhăk ăvƠăd chă

v ăsảnăxuất,ăhỗătrợăcácăho tăđộngăphátătriểnăsinhăk ăc aăph ăn ă

Tiểu hợp phần 2.1 - Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản

Tiểu hợp phần 2.2 - Hỗ trợ sinh kế và dịch vụ sản xuất

Tiểu hợp phần 2.3 - Hỗ trợ hoạt động phát triển kinh tế xã hội theo nhu cầu của phụ nữ:

Hợpăphầnă3ă- Tĕngăc ờngănĕngăl c

Tiểu hợp phần 3.1: Lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội:

Tiểu hợp phần 3.2: Đào tạo cho cán bộ xã và thôn bản

Tiểu hợp phần 3.3: Đào tạo cán bộ huyện

Tiểu hợp phần 3.4: Đào tạo kỹ năng và dạy nghề

Tiểu hợp phần 3.5: Bảo đảm an toàn tài sản cộng đồng và hộ gia đình:

Hợpăphầnă4ă- QuảnălỦăd ăánăvƠăgiámăsátăđánhăgiá

D ÁN GI M NGHỆO T NH ĐI N BIểN

Hợpăphầnă1ă- Phátătriểnăkinhăt ăhuy nă

Tiểu hợp phần 1.1 - Đầu tư phát triển kinh tế

Đường giao thông nông thôn

Thuỷ lợi nhỏ

Cung cấp nước sinh hoạt và vệ sinh môi trường

Chợ nông thôn

Khai hoang, xây dựng nương ruộng bậc thang

Tiểu hợp phần 1.2 - Đa dạng hoá các cơ hội liên kết thị trường và vốn hỗ trợ sáng kiến:

Hỗ trợ các ngành nghề truyền thống, du lịch cộng đồng

Ý tưởng kinh doanh mới, chuỗi giá trị thị trường

D ÁN GI M NGHỆO T NH ĐI N BIểN

 D ng S đ t chức ậ D án xơy d ng nhƠ

C u trúc c a WBS

Ngôi nhà 1.0.0

Công trình

xơyăd ng

1.1.0

HTăđi n 1.3.0

HTăn ớc 1.2.0

Xây móng

1.1.1

Xây Tường/trần 1.1.2

Cấp nước 1.2.1

Thoát nước 1.2.2

Lắp đặt Thiết bị 1.3.2

Lắp đặt Dây dẫn 1.3.1

 D ng đ c ng/đ m c/li t kê Outline ậ Ví d : D

 D ng Mind ậ Mapping

C u trúc c a WBS

Công vi c chính 1

Công vi c chính 2

Công vi c chính 3

Công vi c chính 4

K t qu chuy n giao 1

K t qu chuy n giao 2

D

án

D ăánăxơyăd ngăkhuăbi tăth ăv ờn

Xây hàng rào, cây cảnh

Sơn, quét, lắp đặt hệ thống điện, nước

T đi n WBS

WBS CỌNG Vi C K T Qu Kǵ V NG

TRÁCH NHI M CHÍNH

TH I GIAN

Gói công vi c trong WBS

(Work package in WBS)

Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS M t gói công việc

đ ợc xác đ nh m t cách rõ ràng s có những đặc điểm sau :

 Định nghiã được công việc (Cái gì – What)

 Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How

long)

 Chỉ ra ngân sách theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc (Chi phí – Cost)

 Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc

(Bao nhiêu – How much)

 Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc (Ai – Who)

 Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình

Ho ch đ nh tổ ch c

Ho ch đ nh t chức đ i d án

 Xác đ nh các t ơng tác của dự án

 T ơng tác tổ chức

 T ơng tác kỹ thu t

 T ơng tác giữa các cá nhân

 Xác đ nh nhu cầu nhân sự

Vai trò Nhiệm vụ RAM

Trách nhiệm Quyền h n OBS

v ăn b n

S ơ đồ Nhiệm vụ kiểu Ma tr n

Hình thức th hi n

Ma trận phân giao trách nhiệm (RAM)

 Việc phân giao trách nhiệm đối

với các công tác là m t cách sử

dụng quan trọng khác của WBS

 M i công tác cần thực hiện đ ợc

giao cho m t ng i nhất đ nh có

trách nhiệm hoàn thành công tác

ấy Việc phân giao này đ ợc liệt

kê trong m t m u biểu riêng, gọi

là Ma tr n Phân giao Trách

nhi m (RAM)

Ho t đ ng Tu n Đông H ng Hoa Tu

Nh n d ng các khách hàng mục tiêu R S S

Phát triển b n câu hỏi nháp S R S

Hoàn ch nh b n câu hỏi cuối cùng R S S S

Ti p nh n và theo dõi b n câu hỏi tr về R S

Chuẩn b báo cáo cuối cùng R S

 OBS là m t cơ cấu tổ chức chức năng để thực hiện công việc xác đ nh b i WBS

 OBS đ ợc dùng để phân giao trách nhiệm đối với từng phần việc của WBS để đ t mục tiêu của dự án

 OBS đ ợc dùng để tích hợp cơ cấu tổ chức với WBS nhằm mục đích phân giao trách nhiệm theo chức năng đối với những công việc cần ph i thực hiện

Cơ cấu phân chia tổ chức - OBS

Víăd ăminhăh aăWBSă

K ăho chătổăch căHộiăngh ăkháchăhƠng

MÃ WBS

1.1 Soạn thảo chương trình

1.1.1 T hiết lập chủ đề và đề bài

1.1.2 Lên kịch bản và tìm người thuyết trình

1.1.3 Chuẩn bị tài liệu

1.1.3.1 Nhận tài liệu

1.1.3.2 Chuẩn bị và in ấn số tay Hội nghị

1.2 Lựa chọn ngày và nơi tổ chức Hội nghị

1.3.3 T hiết lập hộp thư hội nghị

1.3.4 Tiếp nhận Danh sách đăng ký

Víăd ăminhăh aăOBSă

K ăho chătổăch căHộiăngh ăkháchăhƠng

PHÒNG BÁN HÀNG

1.1 Soạn thảo chương trình

1.1.1 T hiết lập chủ đề và đề bài 1.1.2 Lên kịch bản và tìm người thuyết trình 1.2.1 Chọn ngày Hội nghị

1.3.3 T hiết lập hộp thư HN 1.3.4 Tiếp nhận Danh sách đăng ký

H o ch đ nh ti n độ

Công việc Mô tả Thời gian

Kiểm tra và thử nghiệm

đ m b o kh năng hoàn thành dự án đúng h n, đ t chất l ợng

3 Quy trình ho ch đ nh ti n đ d án

 B c 1 Xác đ nh các công vi c cần làm

(Activity definition)

 B c 2 Xác đ nh thứ t u tiên của các

công việc (Activity sequencing)

 B c 3 ớc tính th i gian cho m i công

việc (Activity duration estimating)

 B c 4 Phát triển l ch trình (Schedule

development)

3.1 Xác đ nh các công vi c c n lƠm

 C s đ th c hi n:

 B n báo cáo ph m vi (Scope

statement) và cấu trúc phân chia công việc (WBS): cung cấp thông tin về những công việc cần làm

3.1 Xác đ nh các công vi c c n lƠm (tt)

 M c đích: Hiểu rõ về các

công việc cần làm để có thể

ớc tính th i gian thực hiện công việc m t cách chính xác

công việc cần làm

3.2 Xác đ nh thứ t u tiên các công vi c

 Xem xét l i các công việc và xác đ nh các mối quan

hệ giữa các công việc liên quan:

 Sự liên hệ có tính b t bu c (logic cứng): vốn

có trong b n chất công việc

 Sự liên hệ có tính tùy nghi (logic m m): đ ợc

xác đ nh b i nhóm dự án

sử dụng phân tích l trình tới h n và qu n lý các công việc quan trọng

ậ Ph ơng pháp sơ đồ m ng AON (Activity-On-Node) -

Ho t đ ng trên nút công việc

ậ Ph ơng pháp sơ đồ m ng AOA (Activity-On-Arrow) -

Ho t đ ng trên mũi tên

Ph ng pháp s đ m ng AON

 Sử dụng điểm nút (nodes) hoặc h p

(boxes) để đ i diện cho công việc

 Mũi tên (arrow) biểu diễn cho mối liên hệ

giữa các công việc

3.2.ăXácăđ nhăth ăt ă uătiênăcácăcôngăvi că(tt)

Các m i liên h trong AON

 Có 4 mối liên hệ trong sơ đồ

 Kinh nghiệm ch ra rằng khi có nhiều ho t đ ng bắt đầu thì m t điểm nút bắt đầu đ ợc sử dụng để ch rõ sự bắt đầu; t ơng tự m t điểm nút k t thúc để ch rõ sự k t thúc dự án

3.2.ăXácăđ nhăth ăt ă uătiênăcácăcôngăvi că(tt)