BÀI GIẢNG QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN-đại học Mở bán công TPHCM

ĐỊNH NGHĨA Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảo rằng dự án đã được thực hiện tất cả các công việc đã được yêu cầu và chỉ những công việc được yêu cầu để hoàn thành tốt dự án 

QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng

Quản lý dự án xây dựng”

Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng

Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA)

Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM

ĐỊNH NGHĨA

 Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảo rằng dự án đã được thực hiện tất cả các công việc đã được yêu cầu và chỉ những công việc được yêu cầu để hoàn thành tốt dự án

 Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm :

 Khởi đầu (Initiation)

 Hoạch định quy mô (scope planning)

 Định nghĩa quy mô (scope definition)

 Kiểm tra quy mô (scope verification)

 Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control)

ĐỊNH NGHĨA

 Thuật ngữ “scope=quy mô” có thể đề cập đến :

 Quy mô sản phẩm (product scope): các đặc trưng và chức năng đã được bao gồm trong một sản phẩm

QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

 KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm

 Kế hoạch chiến lược

 Tiêu chuẩn ựa chọn dự án

 Thông tin quá khứ

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Phương pháp lựa chọn dự án

 Ý kiến chuyên gia (expert judgment)

 Đầu ra (Outputs):

 Project charter

 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án

 Các ràng buộc

KHỞI ĐẦU (Initiation)Một dự án thường được xem như là kết quả của một trong những

nội dung sau:

 Một nhu cầu thị trường (a market demand): Một công ty dầu mỏ thực một dự án để xây dựng một nhà máy tinh chế nhằm đáp

ứng nhu cầu thiếu hụt thường xuyên về dầu lửa

 Một yêu cầu của khách hàng (a business need): Một công ty

điện lực thực hiện một dự án xây dựng trạm điện mới nhằm phục vụ cho một khu công nghiệp

 Một cải tiến công nghệ (a tecnological advance): Một hảng film diện tử thực hiện một dự án mới để phát triển một trò chơi điện tử mới sau khi một film trở nên ăn khách

 Một yêu cầu pháp lý (a legal requirement): Một nhà máy sản

xuất sơn thực hiện một dự án để thiết lập một hướng dẫn cho

việc xử lý những chất độc hại

KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm: Chủ dự án sẽ mô tả sản phẩm

sơ bộ

 Kế hoạch chiến lược: Tất cả các dự án nên được

hổ trợ của mục đích chiến lựơc của chủ đầu tư

 Tiêu chuẩn lựa chọn dự án: lợi nhuận tài chánh,

thị phần, lợi ích công đồng, …

 Thông tin quá khứ: Thông tin quá khứ về những

dự án tương tự đã được thực hiện nên được cân nhắc trong quá trình phê duyệt FS

KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and

techniques):

 Phương pháp lựa chọn dự án: Có 2 phương

pháp được dùng:

 Phương pháp đo lường lợi nhuận: phân tích lợi ích và chi phí, mô hình kinh tế, …

 Phương pháp tối ưu hóa các ràng buộc: các mô hình toán như cây quyết định, AHP (Analytic Hierarchy Process)

 Ý kiến chuyên gia (expert judgment): Ý kiến

chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào của tiến trình thực hiện dự án

KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án:

 CNDA nên được nhận dạng và phân công trong các giai đoạn ban đầu của dự án

 Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch dự án

KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Đầu ra (Outputs):

 Các ràng buộc (Constraints):

 Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựa của nhóm QLDA

 Ví dụ: ngân sách đã xác định trước là một ràng buộc mà nó sẽ giới hạn nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến quy mô, nhân sự và tiến độ

 Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì các điều ện trong hợp đồng chính là các ràng buộc

 Các giả định (Assumptions):

 Là những nhân tố mà sẽ được cân nhắc (cho mục đích hoạch định) sẽ là thực tế, chắc chắn

 Các giả định một cách tổng quát bao gồm một mức độ nào đó của rủi ro

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Hoạch định quy mô là quá trình phát triển một báo cáo quy mô đã được viết như là một cơ sở cho các quyết định về dự án ở tương lai, kể cả các tiêu chuẩn để xác định dự án hoàn tất tốt đẹp

 Báo cáo quy mô tạo thành cơ sở cho một hợp đồng giữa nhóm dự án và khách hàng dự án

bằng cách nhận dạng các mục tiêu và các nội dung chính (deliverable) của dự án

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Phân tích sản phẩm :

 Phát triển một hiểu biết thấu đáo hơn về sản phẩm của dự án

 Nó bao gồm các kỹ thuật như: kỹ thuật hệ thống, kỹ thuật

đánh giá, phân tích giá trị, phân tích chức năng, quality

function deployment (QFD)

 Phân tích lợi ích/chi phí : NPV, IRR, Payback period, …

 Nhận dạng các giải pháp có thể : brainstorming, lateral thingking

 Ý kiến chuyên gia

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Đầu ra (Outputs):

 Báo cáo quy mô =BCQM (scope statement ):

 Cung cấp một và tài liệu cho việc ra quyết định về dự án trong tương lai và cho sự xác nhận hoặc phát triển những hiểu biết chung của quy mô dự án trong vòng các đối tác (stateholders)

 BCQM nên bao gồm: sự cần thiết của dự án (project

justification), một tóm tắt ngắn gọn về miêu tả sản phẩm (project product), một danh sách tóm tắt của những sản

phẩm phụ mà đánh dấu sự hoàn tất dự án (project

deliverables), các mục tiêu dự án –phải bao gồm: chi phí, tiến độ và tiêu chuẩn chất lượng (project objectives),

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Đầu ra (Outputs):

 Chi tiết phụ (supporting detail): nên bao gồm các tài liệu của tất cả các giả định và ràng buộc đã được nhận dạng

 Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM) :

 Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự án sẽ được quản lý và làm thế nào các thay đổi quy mô sẽ tích hợp vào trong dự án.

 KHQLQM nên bao gồm: một miêu tả rõ ràng về làm thế nào các thay đổi của quy mô sẽ được nhận dạng và phân loại.

 Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Định nghĩa quy mô (ĐNQM) bao hàm sự phân chia nhỏ hơn của các project deliverables thành những thành phân nhỏ hơn, dể quản lý hơn để:

 Cải thiện sự chính xác của các ước lựơng về chi phí, thời gian, nguồn lực.

 Định nghĩa cơ sở (baseline) cho đo lường và kiểm soát sự thực hiện.

 Thuận tiện hơn cho sự phân công

 ĐNQMâ hợp lý là cơ sở cho dự án thành công

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Đầu vào (inputs):

 Báo cáo quy mô.

 Các ràng buộc

 Các giả định

 Thông tin quá khứ

 Các nội dung này đã được thảo luận ở các

phần trước

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 WBS tạm thời : Một WBS của dự án tương tự đã thực

hiện có thể được sử dụng như là một WBS tạm thời cho dự án mới

 Sự phân ly (Decomposition ):

 là một quá trình chia nhỏ hơn nữa các project deliverables

thành các thành phần nhỏ hơn, dể quản lý hơn, mãi cho đến khi các deliverables đã được xác định đủ chi tiết nhằm hổ trợ cho các hoạt động (activities) trong tương lai (hoạch định, thực

hiện, kiểm soát, và kết thúc)

 Sự phân ly bao gồm các bước sau: (1) Nhận dạng các phần tử chính của dự án; (2) Quyết định phát triển cấp độ chi tiết hơn của các phần tử; (3) Nhận dạng các phần tử cấu tạo nên

deliverables; (4) Kiểm ra tính đúng đắn của sự phân chia

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Một vài cấu trúc khác:

 OBS: Chỉ ra các phần tử công việc đã đựơc phân

công đến đối tác nào

 RBS: Một dạng khác của OBS nhằm chỉ ra các công việc đã được phân công đến ai

KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

 Kiểm tra quy mô (KTQM) là quá trình chấp

nhận chính thức quy mô dự án từ phía các đối tác (nhà tài trợ, chủ dự án, khách hàng …)

 KTQM khác với kiểm soát chất lượng :

 KTQM liên quan đến việc chấp nhận sơ bộ các kết quả công việc của tương lai.

 Kiểm soát chất lượng thì liên quan đến sự đúng đắn (correctness) của kết quả công việc

KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

 Đầu vào (inputs):

 Kết quả công việc (work results): là một xuất lượng của sự thực hiện kế hoạch dự án (project plan executive)

 Product documentation:

 Các minh chứng bằng tài liệu (kế hoạch,

specifications, bản vẽ, …) phải có sẳn cho mục đích xem xét

KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Sự kiểm định (inspections ): bao gồm những

công việc như là đo lường, kiểm tra, và thử

nghiệm những gì đã làm nhằm xác định có hay chăng các kết quả tuân theo các yêu cầu

(requirements)

 Đầu ra (Outputs):

 Chấp nhận chính thức (formal acceptance)

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE

CHANGE CONTROL)

 Kiểm soát thay đổi quy mô (KSTĐQM ): bao hàm

 Sự ảnh hưởng của những nhân tố mà tạo ra sự thay đổi quy mô để đảm bảo rằng những thay dổi đó là có lợi

 Xác định rằng một thay đổi quy mô đã xuất hiện

 Quản lý các thay đổi thực tế khi và nếu chúng xuất

hiện

 KSTĐQM phải được tích hợp hoàn hảo với các

quá trình kiểm soát khác như là: kiểm soát thời

gian, kiểm soát chi phí, …

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE

trong tương lai

 Yêu cầu thay đổi (Change request ): có thể xuất hiện

trong nhiều dạng thức như là nói, viết,…

 Hầu hết các yêu cầu thay đổi là kết quả của: sự kiện bên ngoài (một thay đổi luật của chính quyền), một sai lầm hoặc bỏ sót trong định nghĩa quy mô sản phẩm/quymô dự án, một thay đổi mà gia tăng giá trị

 Kế hoạch quản lý quy mô

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE

CHANGE CONTROL)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Hệ thống kiểm soát thay đổi quy mô

 Đo lường sự thực hiện (performance

measurement): Earned value analysis

 Kế hoạch hiệu chỉnh (Additional plan)

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE

CHANGE CONTROL)

 Đầu ra (Outputs):

 Các thay đổi quy mô (scope changes):

 Một thay đổi quy mô là bất cứ sự hiệu chỉnh quy mô dự án đã được chấp nhận

 Các thay đổi quy mô thường yêu cầu hiệu chỉnh chi phí thời

gian và chất lượng hoặc các mục tiêu hác của dự án

 Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): Các công việc nhằm đưa kết quả dự án về gần với kế hoạch đã lập

 Các bài học kinh nghiệm (lesson learned): Các nguyên nhân gây ra sai biệt, các hành động đã thực hiện nên

được tư liệu hóa để mà các thông tin này trở thành các

cơ sở dữ liệu quá khứ cho dự án này và những dự án

khác của chủ đầu tư