Intructor manual intermediate accounting 15th kiesoch03

Prepare financial statements from the adjusted trial balance.. The basic terminology includes: event, transaction, account, real accounts, nominal accounts, ledger, journal, posting, tri

CHAPTER 3 The Accounting Information System

ASSIGNMENT CLASSIFICATION TABLE (BY TOPIC)

  1 Transaction identification 1, 2, 3, 5, 

8, 9, 10 5, 6, 7, 8, 9, 10, 20 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 

9, 10, 12

  5 Financial statements for 

10, 12

  7 Financial statements for 

merchandising 

companies.

  8 Comprehensive 

*These topics are dealt with in an Appendix to the Chapter.

1 Understand basic accounting terminology.

2 Explain double­entry rules.

3 Identify steps in accounting cycle.

4 Record transactions in journals, post to ledger 

accounts, and prepare a trial balance. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 1, 2, 3, 4, 17 1, 4, 9, 10

5 Explain the reasons for preparing adjusting 

entries and identify major types of adjusting 

entries. 

3, 4, 5, 6, 7,

8, 9, 10

5, 6, 7, 8, 

9, 10, 20 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 

10, 12

6 Prepare financial statements from the adjusted 

10, 12

10, 12

8 Prepare financial statements for a 

  *9 Differentiate the cash basis of accounting from 

*These topics are dealt with in an Appendix to the Chapter.

   E3­17 Transactions of a corporation, including investment 

1 Understand basic accounting terminology

2 Explain double­entry rules

3 Identify steps in the accounting cycle

4 Record transactions in journals, post to ledger accounts, and prepare a trial balance

5 Explain the reasons for preparing adjusting entries and identify major types of adjusting entries

6 Prepare financial statements from the adjusted trial balance

7 Prepare closing entries

8 Prepare financial statements for a merchandising company. 

*9 Differentiate the cash basis of accounting from the accrual basis of accounting

*10 Identify adjusting entries that may be reversed

*11 Prepare a 10­column worksheet

*12 Compare the accounting information systems under GAAP and IFRS. 

*Note: All asterisked (*) items relate to material contained in the Appendices to the chapter.

1 Chapter 3 presents a concise yet thorough review of the accounting process. The basic elements of the accounting process are identified and explained, and the way in which these elements are combined in completing the accounting cycle is described

Accounting Information System

2 (L.O. 1) The accounting information system collects and processes transaction data and  then   disseminates   the   financial   information   to   interested   parties   To   understand   the accounting   process,   one   must   be   aware   of   the   basic   terminology   employed   in   the process. The basic terminology includes:  event, transaction, account, real accounts, nominal accounts, ledger, journal, posting, trial balance, adjusting entries, financial statements, and closing entries. These terms refer to the various activities that make

up the accounting cycle. 

Double­Entry Rules

3 (L.O. 2) Double­entry accounting refers to the process used in recording transactions.

The terms  debit  and  credit  are used in the accounting process to indicate the effect  

a transaction has on account balances. The debit side of any account is the left side; the right side is the credit side. Assets and expenses are increased by debits and decreased

by credits. Liabilities, stockholders’ equity, and revenues are decreased by debits and increased by credits

4 In a double­entry system, for every debit there must be a credit and vice­versa. This leads

us to the basic accounting equation: Assets = Liabilities + Stockholders’ Equity

The Accounting Cycle

5 (L.O. 3) The first step in the accounting cycle is   analysis of transactions and selected other   events.  The   purpose   of   this   analysis   is   to   determine   which   events   represent

transactions that should be recorded

6 Events can be classified as external or internal. External events are those between an

entity and its environment, whereas internal events relate to transactions totally within an entity

Journalizing

7 (L.O. 4) Transactions are initially recorded in a    journal,  sometimes referred to as  the book of original entry. A general journal is merely a chronological listing of transactions

expressed in terms of debits and credits to particular accounts. No distinction is made in 

a general journal concerning the type of transaction involved. In addition to a general journal, specialized journals are used to accumulate transactions possessing common

characteristics

8 The next step in the accounting cycle involves transferring amounts entered in the journal

to the general ledger. The ledger is a book that usually contains a separate page for each

account. Transferring amounts from a journal to the ledger is called posting. Transactions

recorded   in   a   general   journal   must   be   posted   individually,   whereas   entries   made   in specialized journals are generally posted by columnar total

Trial Balance

9 The next step in the accounting cycle is the preparation of a trial balance. A trial balance is

a list of accounts and their balances at a given time. An entity may prepare a trial balance

at any time in the accounting cycle. A trial balance prepared after posting has been completed serves to check the mechanical accuracy of the posting process and provides

a listing of accounts to be used in preparing financial statements

Adjusting Entries

10 (L.O. 5) Preparation of   adjusting journal entries is the next step in the accounting cycle.

Adjusting entries are entries made at the end of accounting period to bring all accounts

up to date on an accrual accounting basis so that correct financial statements  can be prepared. Adjusting entries are necessary to achieve a proper matching of revenues and expenses in the determination of net income for the current period and to achieve an accurate statement of the assets and equities existing at the end of the period. One common characteristic of adjusting entries is that they affect at least one real account

(asset or liability account) and  one nominal account  (revenue or expense account).

Adjusting   entries   can   be   classified   as:  (1)   deferrals   (prepaid   expenses,   unearned revenues), or (2) accruals (accrued revenues,  accrued expenses).

11 Prepaid expenses and unearned revenues refer to situations where cash has been paid

or received but the corresponding expense or revenue will not be recognized until a future period. Accrued revenues and accrued expenses are revenues and expenses recognized

in the current period for which the corresponding payment or receipt of cash is to occur in

a future period. 

Adjusted Trial Balance

12 After adjusting entries are recorded and posted, an adjusted trial balance is prepared. It

shows the balance of all accounts at the end of the accounting period

Financial Statements

13 (L.O. 6) From the adjusted trial balance, a company can directly prepare its financial  statements

14 (L.O. 7) After financial statements have been prepared, nominal (revenue and expense)  accounts should be reduced to zero in preparation for recording the transactions of the next period. This closing process requires recording and posting of closing entries. All nominal

accounts are reduced to zero by closing them through the Income Summary account. The

net balance in the Income Summary account is equal to net income or net loss for the period. The net income or net loss for the period is transferred to an owners’ equity account

by closing the Income Summary account to Retained Earnings

Post­Closing Trial Balance

15 A third trial balance may be prepared after the closing entries are recorded and posted This post­closing trial balance shows that equal debits and credits have been posted

properly to the Income Summary account

Reversing Entries

16 Reversing entries are made at the beginning of an accounting period to remove the effects of some adjusting entries. They are optional. 

Accounting Cycle Summarized

17 In summary, the steps in the accounting cycle performed every fiscal period are as follows:

a Enter the transactions of the period in appropriate journals

b Post from the journals to the ledger (or ledgers)

c Take an unadjusted trial balance (trial balance)

d Prepare adjusting journal entries and post to the ledger(s)

e Take a trial balance after adjusting (adjusted trial balance)

f Prepare the financial statements from the adjusted trial balance

g Prepare closing journal entries and post to the ledger(s)

h Take a trial balance after closing (post­closing trial balance)

i Prepare reversing entries (optional) and post to the ledger(s)

18 The income statement classifies amounts into such categories as gross profit, income from   operations,   income   before   taxes,   and   net   income   The   statement   of   retained earnings shows the changes in retained earnings during the period. A classified balance sheet classifies assets and liabilities into current and noncurrent. 

 19 Closing entries of a merchandising company require that the Cost of Goods Sold account

be closed along with the other expense accounts.  

*Cash Versus Accrual­Basis Accounting

*20 (L.O. 8) Cash­Basis Accounting Versus Accrual­Basis Accounting  is presented in

Appendix A of Chapter 3 for the purpose of demonstrating the difference between cash basis and accrual­basis accounting. Under the strict cash basis of accounting, revenue 

is recognized only when cash is received, and expenses are recorded only when cash is paid. The accrual basis of accounting recognizes revenue when it is earned and expenses when incurred without regard to the time of receipt or payment of cash

*Reversing Entries

*21 (L.O. 9) Appendix B covers preparation and posting of   reversing entries, the final step in

the accounting cycle. A reversing entry is made at the beginning of the next accounting period and is the exact opposite of the adjusting entry made in the previous period. The recording of reversing entries is an optional step in the accounting cycle that may be performed at the beginning of the next accounting period. The entries subject to reversal are the adjusting entries for accrued revenues and accrued expenses recorded at the close of the previous accounting period

*Worksheet

*22 (L.O. 10) Appendix C covers the use of a 10­column   worksheet, which serves as an aid to

the accountant in adjusting the account balances and preparing the financial statements The worksheet provides an orderly format for the accumulation of information necessary for preparation of financial statements. Use of a worksheet does not replace any financial statements, nor does it alter any of the steps in the accounting cycle

Chapter   3   provides   a   review   of   accounting   procedures   throughout   the   accounting   cycle Depending on time constraints and students’ accounting course background, Chapter 3 can be approached in several different ways: (1) Spend 2­3 class sessions reviewing the chapter and Appendices 3­A through 3­C. (2) Spend 1­2 class sessions reviewing selected portions of the chapter and Appendix 3­A. (3) Omit the chapter entirely

It is assumed that all students have completed at least one course in financial accounting Therefore, students should already be familiar with the mechanics of journalizing, posting, and preparing adjusting entries and financial statements, etc. An important objective of a review of these procedural details is to prepare students: (1) to progress from mere memorization of required journal entries to an understanding of the entries’ impact on the financial statements, and (2) to visualize the effect of errors (both the failure to record transactions and the improper recording of transactions) on the financial statements

The following lecture outline can be expanded upon or reduced to suit the needs of your class

A (L.O. 1) Basic Terminology. Review the 11 terms defined on text pages 86 and 87. 

B (L.O. 2) Double­Entry Rules. 

1 Review the mechanics of debits and credits

T EACHING T IP

Use Illustration 3­1 in reviewing double­entry rules for increasing and decreasing accounts.

Debits increase assets and expenses, while credits increase liabilities, stockholders’ equity, and revenues. The normal balance of an account is the same as the increase side

Use Illustration 3­2 to discuss and provide examples of transactions affecting stockholders’

equity accounts. Emphasize the difference between nominal and real accounts

C (L.O. 3) The Accounting Cycle. 

T EACHING T IP

Present an overview of the accounting cycle by using Illustration 3­3.

1 (L.O. 4) Journalizing. 

a General Journal

b Special Journals

2 Posting to the Ledger

3 Trial Balance

4 (L.O. 5) Adjusting Entries. 

T EACHING T IP

Use  Illustration 3­4  in discussing adjusting entries. Provide examples of each type and

discuss the effect on the financial statements when failing to make each type of entry. The ability to classify adjusting entries into one of the accrual­deferral categories is necessary to

an understanding of reversing entries

a Prepaid expenses

b Unearned revenues

c Accrued revenues

d Accrued expenses

5 (L.O. 6) Prepare financial statements. 

a Financial statements of a service company

6 (L.O. 7) Prepare closing entries. 

a Temporary accounts vs. permanent accounts

b Post­closing trial balance

D  (L.O. 8) Financial statements of a merchandising company. 

a Income statement

b Classified balance sheet. 

c Closing entries. 

*E (L.O. 9) APPENDIX 3­A. Cash basis versus accrual­basis accounting.

1 Strict cash basis. Recognize revenue when cash is received and expenses when cash

is paid

a Used by small businesses and individual taxpayers

b Not acceptable under GAAP

2 Modified cash basis. Recognize revenue when cash is received. Depreciable assets are capitalized and depreciated; prepaid assets are capitalized and expensed as used; and all other expenses are recognized as paid

a Used by service organizations (CPAs, lawyers, doctors, and architects)

3 Accrual basis. Revenues are recognized when earned and expenses when incurred.

4 Conversion from cash to accrual basis

5 Weaknesses of the cash basis

T EACHING T IP

Use Illustration 3­5 to discuss the conversion of the cash basis to the accrual basis.

*F (L.O. 10) APPENDIX 3­B. Using reversing entries.

T EACHING T IP

Use  Illustration   3­6  to   compare   journal   entries   made   when   reversing   entries   are   used

compared to when reversing entries are not used

Emphasize that reversing entries are optional and that the financial statement amounts are identical whether or not reversing entries are used

1 Use of reversing entries is optional

2 In an accounting system which uses reversing entries, the following types of adjusting entries should be reversed:

a Adjusting entries for unearned and prepaid items where the original amount was entered in a revenue or expense account

b Adjusting entries for all accrued items

*G.(L.O. 11) APPENDIX 3­C. Using a worksheet: The accounting cycle revisited.

1 The worksheet does not replace the financial statements

2 Worksheet columns

3 Preparing the worksheet

4 Preparing the financial statements from a worksheet