Xây dựng phầm mềm kế toán bán hàng tại công ty TNHH dược phẩm á âu

Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quantrọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tinquản lý của đơn vị một cách hiệu quả n

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập.

Tác giả Nguyễn Thị Tĩnh

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

DANH M C HÌNH NH Ụ Ả

Hình 1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty

Hình 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Hình 3 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Hình 4 Sơ đồ ngữ cảnh của bài toán

Hình 5 Sơ đồ phân cấp chứ năng

Hình 6 Ma trận thực thể chức năng

Hình 8 Tiến trình cập nhận thông tin.b.Tiến trình “Xử lý chứng từ”.

Hình 9 Tiến trình xử lý chứng từ

Hình 10 Tiến trình lập báo cáo

Hình 11 Mô hình thực thể liên kết (E/R)

Hình 12 Mô hình dữ liệu quan hệ.

Hình 13 Giao diện chính của phần mềm.

Hình 14 Form đăng nhập vào hệ thống

Hình 15 Chức năng của hệ thống

Hình 16 Chức năng danh mục

Hình 17 Chức năng chứng từ

Hình 18 Chức năng Đầu kỳ

Hình 19 Chức năng Báo cáo

Hình 20 Chức năng Kiểm tra

Hình 21 Chức năng Giới thiệu

Hình 22 Form đăng ký thành viên

Hình 23 Báo cáo tổng hợp doanh thu

Hình 24 Sổ cái tài khoản 111

Hình 25 Sơ đồ thuật toán đăng nhập

LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập tại trường Học Viện Tài Chính em đã học được rất nhiều kiến thức bổ ích làm hành trang cho con đường sau khi tốt nghiệp.

Để có được như ngày hôm nay, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân thì phải kể tới công lao dạy dỗ không hề nhỏ của các thầy cô trường Học viện Tài chính Em luôn biết ơn và sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức chuyên ngành để cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai Đặc biệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Phan Phước Long , người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp Cuối cùng em xin được chân thành cảm ơn lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty TNHH Dược phẩm UNI Việt Nam đã tạo điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty.

Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2016 Sinh viên

Nguyễn Thị Tĩnh

LỜI MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin hiện nay có thể nói là một phần không thể thiếu trongcuộc sống của chúng ta Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi nhọn củacông nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản

lý các doanh nghiệp Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quantrọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tinquản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây làquá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốntiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiệnnay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanhchóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai tròquan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng

Trong thời gian thực tập tai Công ty TNHH Dược phẩm UNI Việt Nam, đượctìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực tập và tình hình ứng dụngcông nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây em quyết định lựa chọn đề tài “

Xây dựng phầm mềm kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Dược phẩm Á Âu”

Với đặc thù kinh doanh của công ty là thương mại thì hoạt động mua bán hànghóa là hoạt động chính và quạn trọng nhất mang lại doanh thu và lợi nhuận chocông ty

Hiện nay, tại Công ty TNHH Dược phẩm UNI Việt Nam đang sử dụng phầnmềm AcSoft để hạch toán Do vậy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kếtoán bán hàng giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khókhăn trong công tác quản lý của doanh nghiệp

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: là hoạt động quản lý bán hàng tại công ty

TNHH Dược phẩm UNI Việt Nam

- Mục tiêu của đề tài:

Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong

quá trình quản lý và hạch toán trong công ty Vì vậy, chương trình trước hết phảiđáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễnhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.

Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào chế

độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện Mục tiêu của đề tài này là:

+ Hệ thống giải quyết được bài toán bán hàng thực tế

+ Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu cầucủa nghiệp vụ bán hàng

+ Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về hàng hóa và công nợ

+ Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo

- Phương pháp sử dụng nghiên cứu đề tài:

Đề tài đã sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như nghiên cứu lýthuyết, thực nghiệm, điều tra, phỏng vấn, tư duy logic, phương pháp phân tích hệthống, phân tích thống kê, so sánh và các phương pháp tin học hoá

- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài: Microsoft Visual Studio C# 2012.

- Nội dung của đề tài: Gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM UNI VIỆT NAM.

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM UNI VIỆT NAM.

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM

1.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, tổng hợp, phân

tích, xử lý, phân phối , dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết, chính xác, kịpthời, đầy đủ cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành các hoạt động của tổchức, doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực

hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết địnhthông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kếhoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phần đặc biệt của hệ thống thông tin

quản lý Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụtài chính

Hay bản chất của HTTTKT là: Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanhnghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệthống thông tin toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ,thẻ, bảng…) Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từcác ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cungcấp cho người sử dụng thông tin

nghiệp

HTTTKT trong doanh nghiệp gồm 5 thành phần sau đây:

(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ

tục để tạo ra thông tin

(2) Phần cứng: Là các thiết bị như máy tính điện tử, máy fax, máy in … là

công cụ để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra,lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó

(3) Thủ tục tài chính kế toán: Là thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị

các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phầncứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ

(4) Dữ liệu tài chính kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin kế

toán phục vụ cho việc xử lí trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lí(Tệp danh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng, Tệp danh mục hàng hóa, )

5) Phần mềm (chương trình) kế toán tài chính: Là chương trình xử lý các

nghiệp vụ, phân tích dữ liệu, tính toán để xác định và cung cấp những thông tin kếtoán hữu ích cho người dùng

Nhiệm vụ của một HTTTKT trong doanh nghiệp là:

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triểnhợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng

- Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ

ra tương xứng với hiệu quả mang lại

Vai trò của một HTTTKT trong doanh nghiệp là:

- Ghi nhận, lưu giữ các dữ liệu các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

- Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài

- Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp

- Hoạch định và kiểm soát

- Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2 Cở sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

● Khái niệm về phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử

lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, từ những chứng từ gốc phần mềm kế toánxử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán để tạo racác thông tin kế toán như các sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản

trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.

● Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Một phần mềm kế toán được xây dựng theo hai hướng đó là xây dựng theohướng cấu trúc và hướng đối tượng:

➢ Thành phần của phần mềm kế toán được xây dựng theo hướng cấu trúc là:

- Cở sở dữ liệu là các bảng lưu các thông tin kế toán, dữ liệu xử lý lưutrữ về nghiệp vụ kế toán và quản lý

- Các modun chương trình con thường được viết bằng hàm và thủ tục

để giải quyết theo thiết kế có sẵn

➢ Thành phần của phần mềm kế toán được xây dựng theo hướng đối tượnglà:

- Cở sở dữ liệu là các bảng lưu các thông tin kế toán, dữ liệu xử lý lưutrữ về nghiệp vụ kế toán và quản lý

- Các form giao diện, form cho phép thao tác lên các bảng hay là cơ sở

dữ liệu của chương trình

- Các lớp (class) để định nghĩa các đối tượng

- Các menu hệ thống

- Thiết kế các báo cáo để hiển thị các thông tin đầu ra của doanhnghiệp gồm các báo cáo tài chính, các sổ, báo cáo quản trị khi cầnthiết

Một là, nguyên tắc xây dựng phần mềm phải tuân thủ theo luật kế toán, chế độ

kế toán, chuẩn mực kế toán và nghị định về kế toán

Hai là, Phần mềm kế toán bắt buộc phải được xây dựng dựa trên các phươngpháp kế toán như sau:

● Phương pháp chứng từ kế toán

- Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành

- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loạithẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

● Phương pháp tài khoản

- Tài khoản phản ánh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục và có hệthống từng đối tượng kế toán riêng biệt

- Mở tài khoản – sổ kế toán là một công việc của kế toán: Mỗi đối tượng kếtoán riêng biệt được mở một tài khoản tương ứng

- Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi một tài khoản làmột đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo Tài khoản cung cấp sốliệu cho việc lập báo cáo

● Phương pháp kiểm kê tài sản

- Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm

- Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận và đánh giáchất lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểmkiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán

● Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán

- Tính giá các đối tượng kế toán là một công việc của kế toán: Biểu hiện bằnggiá trị tất cả những tài sản của doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhấtđịnh

- Tính giá thành là một công việc của kế toán, tổng hợp bằng tiền chi phí phátsinh trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm

● Phương pháp ghi sổ kép

- Phương pháp phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản

- Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinhvào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ kháchquan của các tài khoản

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ánh vàocác tài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt độngkinh tế tài chính của doanh nghiệp

● Phương pháp báo cáo tài chính

- Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng

để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp,nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt độngcủa doanh nghiệp

- Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán:

Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

Thứ ba, phần mềm kế toán dễ phải đổi mới, cập nhật, bổ sung thêm khi doanhnghiệp có nhu cầu, kế hoạch phát triển mới hoặc do các yếu tố khách quan phải thayđổi, bổ sung vào phần mềm như về thuế suất, luật kế toán, quy định mới về mẫu báocáo, chứng từ…

Theo hai hướng để xây dựng một phần mềm kế toán là theo lập trình hướngcấu trúc và lập trình hướng đối tượng Ta thấy xu hướng của lập trình hướng cấutrúc là để xây dựng các phần mềm hệ thống vì nó rất mất thời gian và tốn chi phí,còn xu hướng của lập trình hướng đối tượng là xây dựng các phần mềm ứng dụng vìnó tốn ít thời gian hơn và giảm một lượng chi phí xây dựng đáng kể

Do đó, quá trình xây dựng một phần mềm kế toán trong thực tế theo hướngđối tượng cơ bản được phân chia thành 8 bước như sau:

Bước 1: Khảo sát nhu cầu

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán,

là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình thànhnên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán

Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá trình xử

lý thông tin

- Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống

- Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác định đượcyêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và lập ra kếhoạch thực hiện cụ thể.

Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công cụđược sử dụng để thu thập thông tin Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống được chialàm 2 giai đoạn:

Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông

tin

Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ thống

phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này

Các bước khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua

các bước sau:

➢ Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

➢ Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát

➢ Tổng hợp kết quả khảo sát

➢ Hợp thức hóa kết quả khảo sát

Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề:

- Môi trường, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng như thế nào?

- Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?

- Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng Trên

cơ sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại,lập phương án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án

- Mục tiêu của việc khảo sát hiện trạng

- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống

- Xác định các nhược điểm của hệ thống

Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng

- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành

- Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến.

Nội dung của việc khảo sát hiện trạng

- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn…của các đơn vị ở các cấp khác nhau

- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách….sử dụng trong nghiệp vụ của tổ chức,đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý các thông tin trong các tài liệu trên

- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định… chi phốiđến quá trình xử lý thông tin

- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

- Thông kế các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ thống

- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống, cácnguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống

- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp

- Lập tài liệu khảo sát

Đưa ra giải pháp sơ bộ

- Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống

- Lập kế hoạch triển khai dự án

Bước 2: Phân tích

Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống Trong rấtnhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhằm tối đahóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản lí

Phân tích hệ thống bao gồm các công việc:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như: chứng từ, hoáđơn, sổ sách, báo cáo….

- Mô tả hoạt động để làm cơ sở xác định những yếu tố liên quan tới hệ thống và côngviệc của từng bộ phân tác động tới hệ thống

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ hoạtđộng của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của phần mềm cần xây dựngvới môi trường

- Phác hoạ giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giải pháp thiết

❖ Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống

❖ Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống

Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:

- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổ chức haymột hệ thống thông tin khác

- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống

- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu từ hệ thống

b Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ

nơi nguồn sang nơi đích)

c Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ

thông tin

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một

chức năng con

Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:

▪ Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha

▪ Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chức năng cha

d Ma trận thực thể chức năng

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.

Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.

Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:

✓ R(Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột

✓ U(Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột

✓ C(Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột

● Mô hình hóa quá trình xử lý

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hìnhthức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý Mô hìnhhóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn đồ thị các chức

năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộphận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó.

Biểu đồ luồng dữ liệu

Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình vàtác nhân

Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một

vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó

Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí Một kho dữ liệu

có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau

Tiến trình(Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác động

lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phân phối

Tác nhân(actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể

là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khácnằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay ghi dữliệu) Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của dữliệu từ phạm vi hệ thống được xem xét

Phát triển luồng dữ liệu mức 0

Đầu vào:

❖ Sơ đồ ngữ cảnh

❖ Biểu đồ phân rã chức năng

❖ Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

❖ Ma trận thực thể chức năng

❖ Mô tả chi tiết chức năng lá

Quy trình: Xuất phát từ sơ đồ ngữ cảnh

- Thay thế: Tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh bằng các tiến trình contương ứng với các chức năng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng

- Giữ nguyên: Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh chuyển sang biểu

đồ mới và đặt lại đầu mút của các luồng dữ liệu vào tiến trình con một cách thích

a Thiết kế logic.

▪ Mô hình thực thể mối quan hệ E-R (Entity- Relationship model)

Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đếncách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúngnhư nó tồn tại

Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thựcthể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ

Thuộc tính của thực thể: Thực thể có 3 loại thuộc tính: thuộc tính tên gọi,

thuộc tính lặp, thuộc tính định danh

Mối quan hệ giữa các thực thể (Relationship): Mối quan hệ giữa các thực thể

là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của thực thể

Có 2 loại mối quan hệ: Mối quan hệ tương tác và mối quan hệ phụ thuộc (sởhữu)

Thuộc tính của mối quan hệ: thể hiện đặc trưng của các động từ là tương táchay sở hữu

▪ Các bước phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu.

Bước 4 : Vẽ biểu đồ mô hình.

Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản: Quan hệ (relation) và các thuộctính của quan hệ (attributes)

Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm hai chiều: Các cột có tên là thuộc

tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi)

Thuộc tính: Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của thuộc

tính thuộc vào một miền xác định

Các loại thuộc tính:

Thuộc tính lặp: Là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dòng là khác

nhau còn giá trị còn lại của nó ở trên các dòng là như nhau

Khóa dự tuyển: Là các giá trị xác định duy nhất ở mỗi dòng nếu có nhiều hơn

một thuộc tính khi bỏ đi một thuộc tính bất kỳ thì giá trị không xác định duy nhấtdòng Trong các khóa dự tuyển chọn một khóa làm khóa chính của quan hệ gọi làkhóa quan hệ

Các chuẩn cơ bản:

Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta nhận biếtđược các cấu trúc đó

Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.

Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và không chứa thuộc tính

phụ thuộc vào một phần khóa

Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và không chứa thuộc tính

phụ thuộc bắc cầu vào khóa

Chuẩn hóa:

Chuẩn hóa là một quá trình để chuyển một quan hệ thành những quan hệ đơngiản hơn và có thể có chuẩn cao hơn

Tiến trình chuẩn hóa như sau:

Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành hai quan hệ

QH1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khóa xác định nó

QH2:Gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa nhưng không chứa thuộc

tính lặp

Quan hệ đã là 1NF nhưng chưa là 2NF: Tách thành hai quan hệ: có thuộc tínhphụ thuộc vào một phần khóa Chuẩn hóa bằng cách tách các thuộc tính phụ thuộcvào một phần khóa để được hai quan hệ:

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa xácđịnh

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa

Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vàokhóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2 quan hệ:QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu

Thiết kế mô hình quan hệ

Đầu vào: Mô hình E-R

Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm hai phần: Phần trên ghi tên quan

hệ, phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùng dấu gạchchân)

Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa chính củaquan hệ kia

b Thiết kế vật lý

▪ Xác định luồng hệ thống:

Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu

Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện

▪ Thiết kế các Giao diện nhập liệu.

Đầu vào: Mô hình E-R

Cách làm: Mỗi thực thể hay một mối quan hệ khác một thành một Giao diện

▪ Thiết kế các Giao diện xử lý

Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xác địnhmột giao diện xử lý

▪ Tích hợp các Giao diện.

Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùng lặphoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diện cuốicùng

▪ Thiết kế kiến trúc.

Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở kiến trúc của hệthống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mức biểu đồtiếp theo

Bước 4: Xây dựng

Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao diện

đồ họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống

Thiết kế những nút chức năng, viết code cho chương trình theo thuật toán vàgiao diện chương trình đã được xác định

Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn

ngữ lập trình, phần mềm mạng) Sau đó, chuyển các thiết kế thành các chương trình(phần mềm).

Quá trình kiểm thử được các kiểm thử viên áp dụng với những bộ dữ liệu đãcó sẵn kết quả tính toán chính xác thủ công Công việc của việc kiểm thử các bộ dữliệu này là áp dụng những bộ dữ liệu sẵn có cho chạy phần mềm sau đó so sánh kếtquả

Khi quá trình kiểm thử có sai sót thì chuyển cho bộ phận xây dựng và thiết kếxem xét lại

Khi quá trình kiểm thử với những bộ dữ liệu có sẵn cho kết quá chính xác thìchuyển sang bước chuyển giao cho khách hàng sử dụng

Bước 6: Chuyển giao

Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao cho khách hàng sử dụng,theo một thời gian quy định nếu có lỗi về kĩ thuật do bên sản xuất thì sẽ được đápứng bảo hành

Bước 7: Huấn luyện

Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành huấn luyện,hướng dẫn sử dụng, vận hành hệ thống đúng quy trình và cách thức để đảm bảo chosản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc

Bước 8: Bảo hành, bảo trì

Bảo hành là quá trình khắc phục những lỗi hỏng hóc, sự cố kỹ thuật xảy ra dolỗi của nhà sản xuất khi chuyển giao phần mềm cho khách hàng

Bảo trì là quá trình tác động về kỹ thuật tới sản phẩm để giữ sản phẩm ở mộttrạng thái ổn định để thực hiện chức năng theo yêu cầu

Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo dõi,xử lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh

1.2 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản

và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh

tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc racác quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trongdoanh nghiệp

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớnlợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinhdoanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sanghình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bánhàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòngquay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phảiphản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến độngcủa từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giátrị Đồng thời, cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính

và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng.

1.2.2.Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng.

1.2.2.1 Doanh thu bán hàng.

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành theo QĐ

149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 và Thông tư 200/2014/TT-149/2001/QĐ-BTC của Bộ tài chính định nghĩadoanh thu như sau:

Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ

kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanhnghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Cũng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 và Thông tư 200 – Doanh thu

và thu nhập khác

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

1 Doanh thu đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữuthành phẩm, hàng hóa cho người mua

2 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa như người sở hữusản phẩm hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

3 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

4 Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế giao dịch bánhàng

5 Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Tuy nhiên tùy thuộc vào cách tính thuế hàng hóa tiêu thụ mà chỉ tiêu doanhthu bán hàng có sự khác biệt:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tiền bán hàngthu được tính theo giá chưa có thuế GTGT

- Ngược lại với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp cũng như các đốitượng không chịu thuế GTGT (đối tượng chịu thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc

biệt), trong chỉ tiêu doanh thu bán hàng còn có cả thuế phải nộp về hàng tiêu thụ(tổng giá thanh toán) Tổng doanh thu bán hàng sau khi trừ đi các khoản giảm giáhàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhậpkhẩu được gọi là doanh thu thuần.

Doanh thu bán hàng thuần= Doanh thu bán hàng- Doanh thu hàng bán bị trả

lại - Giảm giá hàng bán- Thuế XNK, thuế TTĐB.

1.2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:

- Chiết khấu thương mại

- Giảm giá hàng bán

- Doanh thu hàng đã bán bị trả lại

* Chiết khấu thương mại

- Nội dung: Là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanhnghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do người mua hàng đã mua sản phẩm hànghoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghitrong hợp đồng

* Hàng bán bị trả lại:

- Nội dung: Doanh thu hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa DN đã xácđịnh tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vị phạm cácđiều kiện đã cam kế trong hợp đồng như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủngloại

* Giảm giá hàng bán:

- Nội dung: Là khoản giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì

lý do hàng bán kém phẩm chất, sai quy cách trong hợp đồng

1.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng

Theo Quyết định 15 và Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính về cáctài khoản kế toán sử dụng trong bán hàng như sau:

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TKsau:

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

- TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

- Và các tài khoản liên quan khác

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

- TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt

- TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu

- TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

Để tập hợp và kết chuyển các CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ, kế toánsử dụng các tài khoản kế toán sau:

- TK 641 – Chi phí bán hàng

- TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2:

- TK 6411 – Chi phí nhân viên

- TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì

- TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý

- TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý

- TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng

- TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ

- TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí

- TK 6426 – Chi phí dự phòng

- TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác

1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng

Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán bán hàng bao gồm:

- Hóa đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)

- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệmthu, giấy báo có ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng,…)

- Chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại,…

1.2.6 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng

1.2.6.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

Sơ đồ hạch toán chi tiết:

(1a) Hàng gửi bán

(1b) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(2) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(3) Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả

(4) Kết chuyển doanh thu thuần

(5) Bán hàng thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền

(6) Doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra

(7) Hàng bán bị trả lại

(8) Phản ánh thuế GTGT đầu ra của hàng bán bị trả lại

1.2.6.2 Doanh thu bán hàng trực tiếp hoặc doanh thu bán hàng theo phương thức gửi hàng

1.2.6.3 Doanh thu bán hàng trả góp

1.2.6.4 Bán hàng có chiết khấu thanh toán

- Bán hàng thu tiền ngay được hưởng chiết khấu thanh toán

- Bán hàng chịu hưởng chiết khấu thanh toán

1.2.7 Kế toán máy

1.2.7.1 Khái niệm

Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thốngthông tin kế toán, nhằm biến đổi những thông tin kế toán thành các thông tin tàichính kế toán cần cho quá trình ra các quyết định quản trị

Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cầnthiết của một hệ thống thông tin hiện đại: phần cứng, phần mềm, các thủ tục, các tệp

dữ liệu, con người

● Phần cứng: Máy tính, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầugiao tiếp với con người hay với các máy tính khác

● Phần mềm: bao gồm:

+ Hệ điều hành

+ Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

+ Phần mềm kế toán

● Các thủ tục: Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử

lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng vàphần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ

● Các tệp dữ liệu: Gồm các tệp cấu thành nên cơ sở dữ liệu kế toán (Tệpdanh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng…)

● Con người gồm:

+ Nhân viên xử lý thông tin

+ Nhân viên nghiệp vụ

+ Các nhà quản trị doanh nghiệp

Các yếu tố trên tích hợp với nhau, dưới sự điều khiển của con người để đápứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin về hoạtđộng hàng ngày, cho phép nhà quản trị kiểm soát được hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

1.2.7.2 So sánh kế toán thủ công và kế toán máy

Hình thức xử lý

Kế toán thủ công Kế toán máyGiai đoạn xử lý nghiệp vụ

Nhập dữ liệu đầu vào

- Tài liệu gốc Ghi chép thủ công

Nhập qua bàn phím hay

máy quét

Xử lý dữ liệu:

Biến đổi dữ liệu trên sổ nhật

ký thành thông tin trên các sổ

Thủ công trên sổ Tự động ở các tệp tin

Kết xuất thông tin:

-báo cáo quản trị

-báo cáo tài chính

Thủ công Tự động theo chương

trình

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM UNI VIỆT NAM

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY

2.1.1 Giới thiệu về công ty

Tên Công ty: Công ty TNHH Dược phẩm UNI Việt Nam

Tên giao dịch: UNIPHARM VN CO., LTD

Địa chỉ: Phòng 1216, toà nhà CT 4C, X2, Bắc Linh Đàm, Phường Hoàng Liệt,Quận Hoàng Mai, Hà Nội

➢ Buôn bán các loại thực phẩm chức năng, sản phẩm sinh học

Người đại diện theo pháp luật của công ty:

● Giám đốc: Nguyễn Minh Hải

● Phó giám đốc: Nguyễn Thị Vân Anh

2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức

Công ty TNHH Dược phẩm UNI Việt Nam là công ty hạch toán độc lậpdưới sự quản lý trực tiếp Giám đốc và phó Giám đốc Tổ chức bộ máy quản lý gồmnăm phòng ban và mỗi phòng ban đều có các trưởng phòng chịu trách nhiệm trựctiếp với giám đốc về công việc trong phòng ban của mình

Hình 1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty

Giám đốc công ty : Là người điều hành hoạt động chung của công ty, trực

tiếp liên quan đến mảng hoạt động : nhận thầu các công trình xây dựng cơ bản,buôn bán vật liệu xây dựng,… chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc kinhdoanh của công ty

Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc và trực tiếp giúp Giám đốc quản lý về

lĩnh vực mặt hàng của công ty

Các phòng ban tham mưu cho Giám đốc và Phó giám đốc: phòng kế toán,

kỹ thuật, kinh doanh - marketing, nhân sự, chăm sóc khách hàng Mối quan hệ giữacác bộ phận này là mối quan hệ ngang cấp

Tổ chức bộ máy kế toán

Hình 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Nhiệm vụ của phòng kế toán cụ thể:

- Kế toán trưởng: Là người duy nhất chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra

các công việc do nhân viên kế toán thực hiện, tổ chức lập báo cáo kế toán theo yêucầu quản lý và phân công trách nhiệm cho từng người, từng bộ phận có liên quan,chịu trách nhiệm về các thông tin báo cáo trước Giám đốc và tổng công ty

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp các số liệu của các nhân viên đem

lại, làm lại bảng biểu kế toán, sau đó trình lên kế toán trưởng ký

- Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ lập bảng phân phối hoặc theo dõi tiền

lương, thưởng thực tế

- Kế toán tài sản cố định: Hàng tháng kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập

xuất để lên chứng từ hàng hóa nhập xuất Đồng thời, căn cứ vào tình hình thực tếtăng giảm TSCĐ qua các biên bản bàn giao, nhượng bán… TSCĐ để ghi chép sổsách liên quan

- Kế toán bán hàng: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ bán các mặt

hàng trước khi ghi chép vào sổ sách có liên quan và làm thủ tục thanh toán (thu) chokhách hàng

- Kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng: Định kỳ kế toán ghi chép, tập hợp,

phân loại các hóa đơn, chứng từ có liên quan để ghi sổ kế toán

- Kế toán thanh toán, công nợ: Ghi chép các khoản nợ, các khoản mà khách

hàng thanh toán cho công ty, phân loại hóa đơn, phiếu thu để ghi sổ kế toán

- Thủ quy: Chịu trách nhiệm xuất tiền, thu tiền dựa trên phiếu thu, phiếu chi

mà bộ phận kế toán đã lập sẵn (có dấu xác nhận của cấp trên)

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

Về hình thức kế toán, hiện nay công ty đang áp dụng: Hình thức kế toánNhật ký chung.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổNhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (địnhkhoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi SổCái theo từng nghiệp vụ phát sinh Các sổ kế toán:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hình 3 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đãghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật kýchung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặcbiệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụphát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoảnphù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghiđồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối

số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ cái vàbảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập cácBáo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cótrên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinhCó trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt saukhi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo Quyết định 15 và thông tư200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TKsau:

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512 – Doanh thu nội bộ

- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

- Và các tài khoản liên quan khác

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 521 – Chiết khấu thương mại.

- TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại

- TK 532 – Giảm giá hàng bán

- TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt

- TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu

- TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

Để tập hợp và kết chuyển các CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ, kế toánsử dụng các tài khoản kế toán sau:

- TK 641 – Chi phí bán hàng

- TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2:

- TK 6411 – Chi phí nhân viên

- TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì

- TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý

- TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý