ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TIN HỌC VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI PHÚ TÍN
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mai Đại Phú Tín
ĐẠI PHÚ TÍN 2.1.Kế toán doanh thu
2.1.1.Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Các chứng từ sử dụng trong quá trình quản lý kho và tiêu thụ hàng hóa bao gồm giấу đề nghị xuất kho, phiếu xuất, phiếu nhập, biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, séc và các chứng từ liên quan khác Trong hoạt động tiêu thụ tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Tin học và Thương mại Đại Phú Tín, các chứng từ chính hiện diện như đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu, giấy báo có và hóa đơn GTGT, đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra minh bạch, đúng quy định.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Tại công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín, quá trình bán hàng bắt đầu khi phòng kinh doanh gửi “Bảng báo giá” đến khách hàng sau khi đã xác định được thị trường tiêu thụ Hai bên thống nhất về lượng hàng, loại hàng, mẫu mã và đơn giá, sau đó ký “Hợp đồng mua bán hàng hóa” để làm căn cứ giao dịch Phòng kinh doanh yêu cầu xuất kho dựa trên hợp đồng, thủ kho lập phiếu xuất kho và cập nhật vào thẻ kho để theo dõi tồn kho Khi đơn vị giao hàng tới khách hàng, hai bên cùng ký vào Biên bản giao nhận hàng hoá, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đã thống nhất Cuối cùng, dựa trên nội dung hợp đồng về số lượng, chủng loại, thời gian và địa điểm giao nhận, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT để hoàn tất quá trình bán hàng một cách chuyên nghiệp, minh bạch.
Hoá đơn GTGT sẽ lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại phòng kinh doanh
Liên 2: Giao cho khách hàng để áp tải hàng
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TIN HỌC VÀ THƯƠNG MẠI
Kế toán doanh thu
2.1.1.Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Các chứng từ cần thiết trong quá trình xuất nhập kho và tiêu thụ hàng hoá bao gồm Giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất, phiếu nhập, biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, séc và các chứng từ liên quan khác Trong hoạt động tiêu thụ tại Công ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Tin Học và Thương Mại Đại Phú Tín, các chứng từ chính được sử dụng là Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, giấy báo Có, hóa đơn GTGT để đảm bảo quản lý, kiểm tra và xác nhận các giao dịch thương mại hiệu quả.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Tại công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín, quy trình bán hàng bắt đầu khi phòng kinh doanh tìm kiếm thị trường tiêu thụ và gửi bảng báo giá cho khách hàng Sau khi thống nhất về số lượng, loại hàng, mẫu mã và đơn giá, hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ rõ ràng Phòng kinh doanh dựa trên hợp đồng để yêu cầu xuất kho, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho chính xác về số lượng và chủng loại hàng hoá Khi hàng hoá được giao đến đơn vị mua, hai bên cùng ký biên bản giao nhận hàng hoá để xác nhận chính xác các điều kiện về giao nhận Dựa trên nội dung hợp đồng về thời gian, địa điểm và các điều khoản khác, bộ phận bán hàng sẽ xuất hóa đơn GTGT, đảm bảo quá trình mua bán diễn ra rõ ràng, minh bạch theo quy định.
Hoá đơn GTGT sẽ lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại phòng kinh doanh
Liên 2: Giao cho khách hàng để áp tải hàng
Liên 3: Lưu tại phòng kế toán để ghi nhận doanh thu, giá vốn
Tại các cửa hàng, nhân viên bán hàng lập ngay hóa đơn GTGT gồm 3 liên cho khách hàng khi mua hàng Hàng ngày, nhân viên kế toán sẽ nộp lại các chứng từ phát sinh trong ngày cho phòng kế toán để ghi nhận và lập các sổ sách liên quan Việc này giúp đảm bảo quy trình bán hàng chuyên nghiệp và tuân thủ các quy định về hóa đơn tài chính.
2.1.2 Trình tự ghi phần hàng kế toán tiêu thụ tại công ty
Trong phòng kế toán của công ty, các chứng từ do các cửa hàng nộp hàng ngày được kế toán ghi nhận vào sổ Nhật Ký Chung, sổ Nhật Ký Bán Hàng và các sổ chi tiết như TK 511, TK 131 để đảm bảo ghi chép chính xác doanh thu và các hoạt động tài chính Việc phản ánh này giúp quản lý dòng tiền, theo dõi doanh số bán hàng và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp Hướng dẫn lập sổ sách kế toán đúng quy trình là phần quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định về kế toán doanh nghiệp.
Cuối tháng, sổ Nhật ký bán hàng và sổ nhật ký chung là căn cứ để kế toán vào sổ cái các tài khoản.
Kế toán tiến hành khóa sổ và lập bảng cân đối số phát sinh bằng cách tính tổng số phát sinh nợ, có và số dư từng tài khoản trên sổ cái Sau đó, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính chính xác Cuối cùng, dữ liệu đã kiểm tra sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính cuối kỳ chính xác và đầy đủ.
Trình tự kế toán bán hàng tại công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín
Sổ Nhật ký bán hàng Sổ Nhật chung Sổ(thẻ) chi tiết từng
Bảng tổng hợp chi tiết TK
Báo Cáo Kế Toán (BCĐKT, BCĐKQKD, BC thuế)
Sơ đồ 2.1:Trình tự hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng: Đối chiếu :
Sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung; Sổ cái các tài khoản 632, 511, 131, 331, 3331; Bảng kê; Bảng tổng hợp; Sổ chi tiết, tổng hợp phải thu của khách hàng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ:
Trình tự xuất kho diễn ra theo quy trình rõ ràng, bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo quản lý hàng hóa hiệu quả Quá trình xuất kho trong công ty không chỉ áp dụng cho hoạt động bán hàng mà còn bao gồm các trường hợp khác như xuất kho để sử dụng nội bộ hoặc phục vụ các mục đích khác Việc thực hiện đúng trình tự xuất kho giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho, giảm thiểu rủi ro thất thoát và đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời điểm cho các bộ phận hoặc khách hàng.
Trình tự luân chuyển chứng từ bắt đầu khi có yêu cầu xuất kho hàng hóa, người yêu cầu viết giấy đề nghị xuất kho kèm theo các giấy tờ liên quan như hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và công ty Giấy đề nghị cùng hợp đồng được trình lên trưởng phòng hoặc phó giám đốc để xem xét và ký duyệt Sau đó, chứng từ được chuyển cho Phòng Kế toán để lập biên bản bàn giao và phát hành hóa đơn, đảm bảo quy trình xuất kho đúng thủ tục và minh bạch.
GTGT lập song phải xin chữ ký của Giám đốc, Phó giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền ký, sau đó người mua hàng ký nhận và kế toán phát hành hóa đơn GTGT (liên 2 giao khách hàng) và hóa đơn GTGT (liên 3 lưu nội bộ) Tiếp theo, người mua hàng xuống kho và gửi cho thủ kho hóa đơn GTGT (liên 3) để thủ kho xuất hàng, đảm bảo đúng số lượng, chủng loại đã ghi trong hóa đơn Sau khi xuất hàng, thủ kho ghi thẻ kho, chuyển cho kế toán lưu trữ và viết Biên bản bàn giao đã có chữ ký xác nhận của khách hàng khi hàng đã đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng Đối với hàng dùng nội bộ, các phòng có nhu cầu lập “Giấy đề nghị xuất kho”, ký duyệt trưởng phòng, sau đó chuyển cho phòng kế toán viết “Phiếu xuất” theo mẫu số 1 Cuối cùng, phiếu xuất kho được mang xuống thủ kho để xuất hàng, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển phiếu cho phòng kế toán nhập số liệu vào hệ thống.
Kế toán viết phiếu xuất kho đưa xuống cho thủ kho:
Biểu 2.1 Đơn vị: Công ty… Mẫu số 02-VT
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/ 9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số Nợ TK 131 – Công ty TNHH TM Hà Thắng
Họ và tên người nhận hàng: Đỗ Văn Lương Địa chỉ: KCN Phố Nối – Hưng Yên
Xuất tại kho: Hà Nội Địa điểm: Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – HN
Tên, nhãn hiệu, quy cách, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
4 Tủ mạng và đầu bấm mạng
Máy điều hòa LG Cái 5 5 5.220.000 26.100.000
0Bằng chữ: Bốn trăm năm m ươi năm triệu sáu trăm sáu m ươi ngàn đồng chẵn,./.Giá trên đã bao gồm cả thuế GTGT 10 %
Khi giao hàng cho khách hàng, hai bên cùng ký vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” để xác nhận việc đã nhận hàng đúng số lượng và chất lượng yêu cầu Sau đó, kế toán tiến hành lập hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng dựa trên biên bản này, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán Việc ký biên bản và lập hoá đơn giúp cả hai bên dễ dàng theo dõi, quản lý và lưu trữ hồ sơ giao nhận hàng hóa một cách hiệu quả.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -o0o -
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ
Bên giao hàng( Bên A): Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín Địa chỉ: Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội
Bên nhận hàng (Bên B): Công ty TNHH TM Hà Thắng Địa chỉ: Khu Công Nghiệp - Phố Nối
Chúng tôi cùng nhau thống nhất đi đến một hợp đồng sau:
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Tin học và Thương mại Đại Phú Tín đồng ý bán chịu cho Công ty TNHH TM Hà Thắng một lô hàng cụ thể Giao dịch này thể hiện cam kết hợp tác lâu dài giữa hai bên trong lĩnh vực thương mại công nghệ Việc bán chịu giúp tối ưu hóa dòng tiền và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của cả hai công ty Thông qua hợp đồng này, Đại Phú Tín đảm bảo cung ứng sản phẩm đúng tiến độ, đáp ứng nhu cầu của đối tác Đây là bước cụ thể trong chiến lược mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
STT Tên, sản phẩm ĐVT Đơngiá
5 Máy điều hòa LG Cái 4.745.455 5 23.727.273
Bằng chữ Bốn trăm năm m ươi năm triệu sáu trăm sáu m ươi ngàn đồng chẵn,./.
Giá trên đã bao gồm cả thuế GTGT 10 % Hàng đã giao ngày 03 tháng 12 năm 2008 tại kho hàng của công ty Bên
Bên B phải thanh toán cho bên A trước ngày 03/12/2008 để đảm bảo quyền lợi theo hợp đồng Trong trường hợp không thanh toán đúng hạn, bên B sẽ chịu lãi suất là 1,425% mỗi tháng, nhưng không quá 7 ngày chậm trả Nếu quá thời gian quy định, bên A có quyền xoá bỏ quyền thu hồi hàng để bù trừ công nợ, đảm bảo quyền lợi của mình.
Biên bản này được lập thành 02 bản có hiệu lực như nhau, mỗi bên giữ
01 bản. Đại diện bên A Đại diện bên B
( Ký, ghi rõ họ tên) (Ky, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá ngày 3/12/2008, kế toán viết hoá đơn GTGT như sau:
Gía trị gia tăng Mẫu số:01 GTKT - 3LL
Vào ngày 03 tháng 12 năm 2008, Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín đã bán hàng có mã đơn là 00201651 Công ty có địa chỉ tại số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn, Hà Nội.
Số TK 0101704060014333 Tại ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam
Họ và tên người mua hàng: Công ty TNHH TM Hà Thắng Địa chỉ: KCN Phố Nối Số TK 1340000000753
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
2 Máy tính xách tay Acer cao cấp
5 Máy điều hòa LG Cái 5 4.745.455 23.727.273
Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 41.423.636
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm năm mươi năm triệu sáu trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn /.
Người mua hàng Người bán hàng Thư trưởng đơn vị ( Ký,ghi rõhọ tên) ( Ký,ghi rõhọ tên) ( Ký,ghi rõhọ tên)
Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu tiêu thụ ống và phụ kiện ngày 03/12 năm 2008 như sau:
Nợ TK 131 – Công ty TNHH TM Hà Thắng :455.660.000
Công ty TNHH PTCN tin học và Thương mai Đại Phú Tín
Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn –Thanh Xuân –Hà Nội
Ngày 03tháng 12 năm 2008 Người lĩnh:Công ty TNHH Thành Nhân
Số tt Mặt hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
1 Máy tính xách tay Bộ 05 10.850.000 54.250.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Năm mươi chín triệu sáu trăm bẩy mươi năm ngàn đồng.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -o0o -
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ
Bên giao hàng( Bên A): Công ty TNHH phát triển cụng nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín Địa chỉ: Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội
Bên nhận hàng (Bên B): Công ty TNHH Thành Nhân, số 5 Võ Thị Sáu, TP Hải Phòng
Chúng tôi cùng nhau thống nhất đi đến một hợp đồng sau:
Công ty TNHH phát triển cụng nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín đồng ý bán chịu cho cửa hàng Thành Nam lô hàng cụ thể như sau:
1 Máy tính sách tay BỘ 05 10.850.000 54.250.000
Bằng chữ: Năm mươi chín trịêu sáu trăm bẩy mươi năm ngàn đồng /.
Giá trên bao đã gồm cả thuế GTGT 10%
Hàng đã giao ngày 03 tháng 12 năm 2008 tại kho hàng của công ty Bên
Bên B phải thanh toán cho bên A trước ngày 03/12/2008 Trong trường hợp không thanh toán đúng hạn, bên B sẽ phải chịu lãi xuất 1,425%/tháng trong vòng không quá 7 ngày Nếu quá thời gian này, bên A có quyền xoá bỏ quyền thu hồi hàng để bù trừ công nợ, đảm bảo quyền lợi của bên A được bảo vệ theo quy định.
Biên bản này được lập thành 02 bản có hiệu lực như nhau, mỗi bên giữ
01 bản. Đại diện bên A Đại diện bên B
( Ký, ghi rõ họ tên) (Ky, ghi rõ họ tên)
Gía trị gia tăng Mẫu số:01 GTGT - 3LL
Ngày 03/12/2008, Công ty TNHH Phát triển công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín đã tiến hành bán sản phẩm hoặc dịch vụ với mã số đơn hàng 00201651 Công ty có trụ sở tại số 4 ngõ 80 đường Lê Trọng Tấn, Hà Nội, cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.
Số TK 0101704060014333 Tại ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam
Bên nhận hàng (Bên B): Công ty TNHH Thành Nhân, Địa chỉ: số 5 Võ Thị Sáu, TP Hải Phòng
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy tính xách tay Bộ 05 10.850.000 54.250.000
Người mua hang Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.7 ông ty Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú
NHẬT KÝ BÁN HÀNG ( trích)
Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nôị Tháng 12 năm 2008 ĐVT:1000VNĐ
Diễn giải Ghi có TK doanh thu
Phải thu từ người mua
00201647 03/12 Bán hệ thống máy văn phũng cho Cty TNHH
00201648 5/12 Bán máy tính xách tay cho Công ty TNHH Thành Nhân
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi nhận vào Nhật ký chung nhằm đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán Tuy nhiên, do kế toán công ty mở sổ nhật ký bán hàng riêng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền ngay, nên sổ nhật ký chung chỉ phản ánh các nghiệp vụ bán hàng đã thu tiền nhằm tránh trùng lặp khi ghi sổ cái Điều này giúp hệ thống kế toán rõ ràng, minh bạch và dễ kiểm tra hơn.
Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín
Số 4 ngừ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội Tháng 12 năm 2008 ĐVT:đồng
Diễn giải Đã ghi sổ cái
3/12 Bán hệ thống máy văn phòng cho Cty TNHH Hà Thắng x 131 455.660.000
Bán máy tính xách tay cho Công ty TNHH Thành Nhân
Bán máy tính xách tay Acer cho Công ty TNHH
Bán máy tính xách tay cho Công ty TNHH Thành Nhân
Kết chuyểt giá vốn bán hàng
Chi mua văn phòng phẩm 111 740
Chi làm biển quảng cáo 112 3.550
Chi lương tạm ứng lần 1 334 20.950
Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
Cộng chuyển sang trang sau 12.125.360 12.125.360
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
2.2.2 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng
Kế toán giá vốn hàng bán
Sơ đồ 2.2 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ DÙNG ĐỂ HẠCH TOÁN GIÁ VỐN BÁN HÀNG
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Đồng thời với việc phản ánh doanh thu vào sổ chi tiết các tài khoản, kế toán còn tiến hành ghi sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn bán hàng Sổ chi tiết giá vốn bán hàng được mở chi tiết cho các loại máy văn phòng được bán trong Công ty
Phiếu nhập hàng bị trả lại
Sổ cái TK 632 Sổ chi tiết TK
Công ty Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín
Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội TK 632 Đối tượng: Máy tính xách tay thường Tháng 12/2008 ĐVT:1000VNĐ
49 01/12 Bán máy tính xách tay cho công ty TNHH Thành Nhân 156 56.250,62
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Công ty Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín
Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội TK 632 – Giá vốn Đối tượng : Máy tính xách tayTháng 12/2008 ĐVT:1000VNĐ
Trang sổ nhật ký chun g
Bán máy tính xách tay Acer cho Công ty TNHH
Bán máy tính xách tay cho Công ty TNHH Thành Nhân
Kết chuyểt giá vốn bán hàng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Công ty Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín
Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội TK 632 Đối tượng: Các loại máy VP Tháng 12/2008 ĐVT:1000VNĐ
49 01/12 Bán máy in cho công ty Hà Thắng 156 85.068.936
0/12 Bán điều hoà LG cho công ty Hà
05/12 Bán máy tính xách tay cho Công ty TNHH Thành Nhân 156 56.250,625
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín
Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội TK 632 – Giá vốn Đối tượng : Các loại máy phục vụ VP Tháng 12/2008 ĐVT:VNĐ
Chứng từ Diễn giải Số phát sinh
Trang sổ nhật ký chung
00201646 01/12 Bán máy tính xích tay Acer cho
Công ty TNHH Hà Thắng
00201646 01/12 Bán máy in cho công ty TNHH
00201653 05/12 Bán máy tính xách tay cho
Công ty TNHH Thành Nhân
31/12 Kết chuyểt giá vốn bán hàng 911 7.368.566.5
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là các khoản phí liên quan trực tiếp đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ, bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo và tiếp thị Đây là các khoản chi phí không thể thiếu để thúc đẩy doanh thu và mở rộng thị trường cho doanh nghiệp Việc quản lý hiệu quả chi phí bán hàng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận Trong đó, các hoạt động quảng cáo, marketing và đội ngũ bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng và tăng trưởng doanh số.
Các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty hàng ngày đều được kế toán ghi nhận chính xác vào sổ Nhật Ký Chung và sổ chi tiết các tài khoản nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác của hệ thống kế toán Đặc biệt, các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng sẽ được phản ánh không chỉ trên sổ Nhật Ký Chung mà còn trên sổ chi tiết chi phí bán hàng, giúp dễ dàng theo dõi, kiểm soát các khoản chi phí này một cách rõ ràng và hiệu quả.
Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín
Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội TK 641 – Chi phí bán hàng ĐVT:1000 VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK đốiứng
PC 11300 01/12 Chi mua văn phòng phẩm 111 740
PC11302 01/12 Chi phí đi lại 111 850
NH 15732 02/12 Chi làm biển quản cáo 112 3.550
03/12 Chi tạm ứng lương lần một 334 20.950
PC11392 31/12 Chi tiền điện thoại 111 12.130
31/12 Chi lương lần 2 334 20.550 31/12 Chi khấu hao TSCĐ 214 157.850
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Khi cuối tháng, kế toán dựa trên sổ nhật ký chung để lập Sổ cái tài khoản Chi phí bán hàng, đảm bảo chính xác và đầy đủ số liệu tài chính Việc này giúp phản ánh rõ ràng các khoản chi phí bán hàng, từ đó hỗ trợ quản lý và đưa ra quyết định chính xác Ký và ghi rõ họ tên là bước xác nhận và xử lý các ghi chú trong quá trình lập sổ sách, đảm bảo tính hợp lệ của các số liệu kế toán.
Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín
Số 4 ngõ 80 Lê Trọng Tấn – Hà Nội TK 641 – Chi phí hàng bán
Số phát sinh trong tháng 31/12 PC11300 01/12 Chi mua văn phòng phẩm
31/12 PC11302 01/12 Chi phí đi lại 1 111 850
31/12 NH15732 02/12 Chi làm biển quảng cáo 1 112 3.550
31/12 03/12 Chi lương tạm ứng lần 1 1 334 20.950
31/12 NH15851 30/12 Chi tiền điện thoại 60 12.130
31/12 31/12 Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
Cộng phát sinh trong tháng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN VÀ CÔNG NGHỆ TIN HỌC ĐẠI PHÚ TÍN
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín
3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín
3.2.1 Sử dụng chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán:
Trong những năm gần đây, công ty chưa thực hiện nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, cho thấy nỗ lực kiểm soát tiêu thụ Tuy nhiên, việc không áp dụng chính sách chiết khấu thương mại có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thu hút khách hàng, đặc biệt là khách hàng mua với số lượng lớn Việc sử dụng chính sách chiết khấu thương mại giúp khuyến khích khách hàng mua hàng, tăng doanh số bán hàng của công ty Do đó, áp dụng chính sách chiết khấu phù hợp sẽ góp phần thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước hạn nhằm giảm các khoản phải thu, nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền Chính sách này giúp hạn chế tình trạng khách hàng lạm dụng vốn kinh doanh quá lâu, đảm bảo hoạt động tài chính ổn định và linh hoạt hơn.
3.2.2 Mở thêm TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa
Hiện nay, công ty không sử dụng tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa để phản ánh các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như vận chuyển, bốc dỡ, bao bì hay thuê kho, mà thay vào đó toàn bộ các chi phí này được hạch toán trực tiếp vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, nhằm đảm bảo phản ánh chính xác chi phí bán hàng trong báo cáo tài chính.
Việc không sử dụng tài khoản 1562 sẽ dẫn đến việc không phản ánh chính xác chi phí cấu thành giá trị thực tế của hàng hóa nhập kho Điều này khiến cho giá vốn hàng bán trong kỳ không được thể hiện đúng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá lợi nhuận và tình hình tài chính của doanh nghiệp Do đó, việc sử dụng tài khoản 1562 là cần thiết để đảm bảo phản ánh đầy đủ chi phí và giá trị hàng hóa nhập kho một cách chính xác theo quy định kế toán.
Để phản ánh chính xác chi phí trong quá trình thu mua hàng hóa của doanh nghiệp, công ty nên mở thêm tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa Việc này giúp cập nhật đầy đủ các khoản chi phí liên quan, từ đó phần giá vốn hàng xuất bán sẽ chính xác hơn, phản ánh đúng thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 1562 như sau:
Bên Nợ: Chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hoá mua vào đã nhập kho trong kỳ.
Bên Có: Chi phí thu mua hàng hoá tính cho khối lượng hàng hó đã tiêu thụ trong kỳ.
Số dư bên Nợ: Chi phí thu mua hàng hoá còn lại cuối kỳ.
Giá vốn của hàng bán nên được tính theo công thức như sau:
Giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ
Giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã tiêu thụ trong kỳ Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí thu mua và phân bổ như sau:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã tiêu thụ
Tiêu thức phân bổ của hàng đã tiêu thụ x
Phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ và chi phí phát sinh trong kỳ
Tổng tiêu thức của hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ trước
3.2.3 Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Để khuyến khích khách hàng thì tất cả các khách hàng của công ty đều được thanh toán theo phương thức trả chậm Tuy nhiên hiện tại công ty vấn còn được nhiều khách hàng chưa thanh toán tiền hàng như hợp đồng kinh tế.
Để đảm bảo khả năng đối phó với các tổn thất về các khoản phải thu khó đòi, công ty cần lập dự phòng phải thu đã quá hạn thanh toán 2 năm kể từ ngày ghi trong hợp đồng Các khoản nợ phải thu khó đòi phải được ghi rõ tên, địa chỉ, nội dung và số nợ trong sổ sách, kèm theo chứng từ gốc hoặc xác nhận về số nợ chưa trả như hợp đồng, khế ước vay nợ, hay biên bản đối chiếu công nợ Cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp cần dự tính số nợ có khả năng mất để lập quỹ dự phòng phù hợp, đảm bảo cân đối giữa doanh thu và chi phí Những khoản nợ đã quá hạn 2 năm nhưng vẫn chưa được thu sau nhiều lần đòi hỏi kế toán phân loại và quản lý chặt chẽ, đồng thời kiến nghị công ty cho phép lập dự phòng đối với các khoản nợ khó đòi này nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính.
Số dựu tính phải thu khó đòi thường được xác định theo một trong hai phương pháp sau:
Phương pháp ước tính doanh thu bán chịu ( phương pháp kinh nghiệm)
Số dự phòng cần phải thu cho năm mới
Để ước tính tổng doanh thu bán chịu phải thu khó đòi, ta nhân tổng doanh thu với tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Phương pháp này đặc biệt áp dụng cho các khách hàng đáng ngờ, dựa trên thời gian quá hạn thực tế của các khoản phải thu chưa thu hồi được Việc xác định chính xác tỷ lệ phải thu khó đòi giúp doanh nghiệp đưa ra các ước tính chính xác hơn về các khoản nợ có khả năng không thu hồi Áp dụng phương pháp này sẽ nâng cao hiệu quả quản lý công nợ, giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Số dự phòng cần phải thu cho năm mới
Nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ x
Tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín, phần lớn mặt hàng kinh doanh có giá trị lớn, khiến đa số khách hàng nợ tiền hàng Kế toán công ty dựa trên tỷ lệ có khả năng thanh toán của khách hàng để xây dựng dự phòng phải thu khó đòi cho các khách hàng đáng ngờ, đảm bảo phản ánh chính xác tình hình tài chính và tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Bảng tính dự phòng phải thu khó đòi
STT Khách hàng đáng ngờ Nợ phải thu
Số dự phòng giảm giá
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Trong quá trình hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, kế toán cần bổ sung thêm tài khoản 139 để phản ánh chính xác khoản dự phòng Việc ký tên rõ họ tên của người thực hiện là cần thiết để xác nhận các chứng từ và ghi nhận phù hợp Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình theo dõi các khoản phải thu khó đòi của doanh nghiệp.
Dự phòng phải thu khó đòi Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng:
Kết cấu của TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến
Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Số dư bên có: Dự phòng phải thu khó đòi
Cuối kỳ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dư cho năm trước
Nợ TK 139(chi tiết cho từng đối tượng): Số dự phòng hoàn nhập
Có TK 642(6426): Ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Đồng thời kế toán lập dự phòng phải thu cho năm tới.
Có TK 139 Đối với những khoản nợ không đòi được thù tục hạch toán :
Có TK 131 Đồng thời ghi nợ TK 004
Nếu khoản nợ khó đòi đã xử lý mà thu hồi được thì hoạch toán vào thu nhập khác :
Có TK 711 Đồng thời ghi có TK 004
Nếu khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ trước đây đã nhập dự phòng thì phải hoàn nhập dự phòng:
3.2.4 Lập dự phòng giá giá hàng tồn kho
Hoạt động kinh doanh thực tế của công ty thường yêu cầu mua hàng vào kho để chuẩn bị cho các hoạt động phân phối tiếp theo Tuy nhiên, việc này thường đi kèm với việc giá hàng hóa trong kho giảm liên tục do biến động thị trường Chính vì vậy, quản lý tồn kho và tối ưu hóa quy trình mua hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận ổn định và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh chính xác giá trị thực của hàng hóa Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản chi phí dự kiến phản ánh giảm giá trị hàng tồn kho so với giá trị ghi sổ kế toán Việc trích lập dự phòng này giúp công ty bù đắp thiệt hại do hàng tồn kho giảm giá thực tế và đảm bảo hình ảnh trung thực về tài sản trong báo cáo tài chính cuối kỳ Cuối kỳ, nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá của hàng hóa, kế toán sẽ tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo nguyên tắc phù hợp.
Giá trị thực tế thuần tuý của hàng hoá tồn kho
Giá gốc của hàng hoá tồn kho
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Mức dự phòng cần lập cho năm mới của hàng tồn kho
Số lượng hàng tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá hàng tồn kho
Tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú, kế toán cần dựa vào giá trị thị trường để lập bảng dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi mặt hàng có giá trị thị trường giảm so với giá gốc Việc quản lý hàng tồn kho hợp lý giúp phản ánh chính xác giá trị thực tế và hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp Áp dụng mẫu dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo hướng dẫn sẽ giúp công ty duy trì tính minh bạch và tuân thủ chuẩn mực kế toán liên quan đến quản lý tồn kho.
Bảng dự phòng giảm giá hàng tồn kho
STT Mặt hàng Số lượng Đơn giá hàng tồn kho
Tổng giá trị hàng tồn kho
Tổng giá trị hàng tồn kho mới
Số dự phòng giảm giá
Người ghi sổ Kế toán trưởng Gíam đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Để hạch toán khoản dự phòng này, Công ty nên bổ xung thêm TK 159 –
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK này được mở chi tiết cho từng loại hàng hoá.
Kết cấu TJ 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Số dư bên Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.
Cuối kỳ, kế toán hoàn nhập toàn bộ số dư đã lập cho năm trước:
Nợ Tk 159(chi tiết cho từng loại) : Số dự phòng hoàn nhập
Có TK 632 : Ghi giảm giá vốn hàng bán Đồng thời, kế toán trích lập dự phòng cho niên độ tới:
Việc theo dõi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty điều chỉnh kế hoạch nhập mua và tiêu thụ hàng hóa một cách hiệu quả Điều này đảm bảo tính chính xác trong việc tính giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ, từ đó cải thiện quản lý tồn kho và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Tin học và Thương mại Đại Phú Tín, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thiết bị điện tử viễn thông, đã duy trì sự phát triển vững chắc sau 8 năm hoạt động trên thị trường Thành công của công ty chủ yếu nhờ vào hoạt động bán hàng hiệu quả và chiến lược tiếp thị quảng bá hình ảnh thương hiệu nổi bật Những nỗ lực này giúp công ty đạt được kết quả kinh doanh ấn tượng và ngày càng mở rộng thị trường.
