XÂY DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN bán HÀNG tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và DỊCH vụ MINH KHÁNH

CHƯƠNG ILÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Định nghĩa

BỘ TÀI CHÍNH

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

TÊN ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH KHÁNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆPCHUYÊN NGÀNH: TIN HỌC – TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

SINH VIÊN: NGUYỄN THỊ MAI

LỚP: CQ48/41.01

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:

THS PHAN PHƯỚC LONG

MỤC LỤC:

CHƯƠNG I 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 1

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 5

1.1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 5

1.1.4 Công cụ tin học sử dụng để phát triển HTTT kế toán 8

1.1.4.1 Cơ sở dữ liệu 8

1.1.4.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 10

1.1.4.3 Ngôn ngữ lập trình 14

1.1.4.4 Công cụ tạo báo cáo 14

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 16

1.2.1 Nhiệm vụ và vai trò của công tác quản lý bán hàng 16

1.2.1.1 Nhiệm vụ của công tác quản lý bán hàng 16

1.2.1.2 Vai trò của công tác quản lý bán hàng 17

1.2.2 Các phương thức bán hàng, thanh toán 18

a Các phương thức bán hàng 18

b Các phương thức thanh toán 20

1.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán 21

1.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 24 1.2.4.1 Các khái niệm cơ bản 24

1.2.4.2 Tài khoán kế toán sử dụng 28

1.2.4.3 Sơ đồ hạch toán kế toán 32

CHƯƠNG II 36

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH KHÁNH 36

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH KHÁNH 36

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 36

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 36

2.1.3 Định hướng phát triển công ty 37

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý 38

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán 40

2.2 CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH KHÁNH 42

2.2.1 Đặc điểm công tác kế toán tại công ty 42

2.2.2 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty 44

2.2.3 Tài khoản và chứng từ sử dụng 45

2.2.4 Quy trình hạch toán kế toán bán hàng tại công ty 46

2.2.4.1 Quy trình xuất kho hàng hóa 46

2.2.4.2 Hạch toán kế toán 50

2.2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty 53

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ DV MINH KHÁNH 54

2.3.1 Ưu điềm 54

2.3.2 Nhược điểm 55

2.3.3 Một số đề xuất 56

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG

TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Định nghĩa hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mốiquan hệ với nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích

Định nghĩa thông tin: Thông tin là một khái niệm trừu tượng được thểhiện qua các thông báo, hiện tượng… đem lại một nhận thức chủ quan chođối tượng nhận tin, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiệntượng

Các yếu tố cấu thành thông tin:

- Đối tượng phản ánh tin

- Thuộc tính của đối tượng

- Giá trị của thuộc tính

Các tính chất của thông tin:

Một hệ thống thông tin là một hệ thống mở, có mục đích và có sửdụng chu trình I/P/O Hệ thống mở là hệ thống có quan hệ qua lại với môitrường xung quanh Chu trình I/P/O (input/process/output): tức là hệ thốngnhận đầu vào từ môi trường, xử lý thông tin và trả lại kết quả đầu ra Một

hệ thống thông tin tối thiểu có ba thành phần: con người, thủ tục và dữ liệu.Con người thực hiện theo các thủ tục để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thôngtin

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các thiết bị tin học (máy tính

và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tinhọc và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thựchiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thànhcác sản phẩm thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, dữ liệu, cácquy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưutrữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống

Sơ đồ:

Xử lý và lưu trữ

Phân phát Thu thập

Kho dữ liệu

Đích Nguồn

Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin

Nhìn chung, nếu không kể con người và thiết bị thì hệ thống thôngtin có hai thành phần chính:

Các dữ liệu: là cá thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực

trạng hiện thời hay quá khứ của tổ chức

Các xử lý: là những quá trình biến đổi thông tin nhằm sản sinh các

thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn các chứng từ giao dịch, các báocáo… và trợ giúp cho các quyết định của ban lãnh đạo

Hệ thống thông tin phát triển qua 4 loại hình:

 Hệ thống xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhập dữ liệu hàng ngày, ra báocáo theo định kỳ

 Hệ thống thông tin quản lý: một hệ thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợpnhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý, quyết định

 Hệ thống trợ giúp quyết định: hỗ trợ cho việc ra quyết định

 Hệ chuyên gia: hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làmquyết định một cách thông minh

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp gồm nhiều thành phần như các

dữ liệu, các xử lý, con người, thiết bị, các quy trình và công nghệ thông tintương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết

ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống

Khái niệm HTTT kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập,lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vàocông cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết

cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổchức, xí nghiệp, doanh nghiệp.

Bản chất:

Hình 2: Sơ đồ HTTT kế toán.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ ởcác chứng từ, sổ, bảng,… Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin

kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báocáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành ba nhóm:

- Người quản lý doanh nghiệp

- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồmcác chủ sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp (ở hiện tại và trong tương lai)

- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm

cơ quan thuế, cơ quan chức năng của nhà nước và đối tượng sử dụng khác

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã xâm nhập sâu rộngvào lĩnh vực thương mại, kinh doanh Theo đó, kế toán cũng trải qua sự pháttriển đột biến liên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ cho các tácnghiệp hàng ngày tại các tổ chức, doanh nghiệp Công nghệ thông tin đã tăngcường khả năng của kế toán nhằm để thu thập, lưu trữ, phân tích, xử lý khốilượng lớn dữ liệu và thúc đẩy nhanh quá trình kinh doanh và có tác độngmạnh tới quá trình quản lý

Thông tin đươc tạo ra từ hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớnđến quá trình ra quyết định và các hoạt động thương mại Các lợi ích của hệthống thông tin kế toán có thể được đánh giá thông qua các tác động cải tiếncủa nó lên quá trình ra quyết định, cải tiến chất lượng thông tin kế toán, cảitiến hiệu năng làm việc, cải tiến điều hành nội bộ và hỗ trợ đắc lực cho cáchoạt động kinh tế của tổ chức, doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động của HTTT

kế toán đóng vai trò quan trọng cho phát triển bền vững của tổ chức

1.1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Mục đích là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để

ra quyết định tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giaiđoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn, nóbao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả thi thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đích là làm hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xácđịnh những nguyên nhân đích thực của các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi

và những ràng buộc của hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phảiđạt được Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Thiết kế lôgic baogồm những công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

- Hợp thức hoá mô hình lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn này xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá các môhình lôgic Đồng thời giúp những người sử dụng chọn được giải pháp thoảmãn các mục tiêu đã đề ra, đánh giá các chi phí bỏ ra, các lợi ích đạt được, kể

cả lợi ích hữu hình và vô hình Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phươngán

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này tạo ra các tài liệu mô tả các đặc trưng của hệ thống mới

và các tài liệu dành cho người sử dụng mô tả các thao tác, các công việc cầnthực hiện cùng với những giao diện của hệ thống Những công đoạn chính củathiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn này tiến hành các hoạt động thực hiện triển khai hệ thống cả

về phần cứng và phần mềm, kết quả của giai đoạn này là phải cung cấp các tàiliệu mô tả về vật lý trong của hệ thống Các hoạt động chính của việc triểnkhai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, đảm bảo

hệ thống hoạt động tốt hơn, không ngừng trệ hoạt động bình thường của hệthống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

- Lập kế hoạch cài đặt hệ thống mới

- Thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

- Khai thác và bảo trì hệ thống

- Đánh giá sự hoạt động của hệ thống

1.1.4 Công cụ tin học sử dụng để phát triển HTTT kế toán

1.1.4.1 Cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu (CDSL) là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhauchứa thông tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứcấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với cácmục đích khác nhau

Từ định nghĩa trên ta thấy, một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất:

- Tính độc lập dữ liệu

- Tính chia sẻ dữ liệu

Mô hình cơ sở dữ liệu:

Các loại cấu trúc cơ sở dữ liệu và mối liên hệ giữa chúng đóng vai tròrất lớn trong việc xác định tính hiệu quả của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Vì vậy,thiết kế cơ sở dữ liệu trở thành hoạt động chính trong môi trường cơ sở dữliệu

Việc thiết kế cơ sở dữ liệu được thực hiện đơn giản hơn nhiều khi ta sửdụng các mô hình Các mô hình là sự trừu tượng đơn giản của các sự kiệntrong thế giới thực Các trừu tượng như vậy cho phép ta khảo sát các đặc điểmcủa các thực thể và các mối liên hệ được tạo ra giữa các thực thể đó Việcthiết kế các mô hình tốt sẽ đưa ra các cơ sở dữ liệu tốt và trên cơ sở đó sẽ cócác ứng dụng tốt Ngược lại, mô hình không tốt sẽ đưa đến thiết kế cơ sở dữliệu tồi và dẫn đến các ứng dụng không đúng

Một mô hình cơ sở dữ liệu là một tập hợp các khái niệm dùng để biểudiễn các cấu trúc của cơ sở dữ liệu Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu là các kiểu

dữ liệu, các mối liên kết và các ràng buộc phải tuân theo trên các dữ liệu

Nhiều mô hình còn có thêm một tập hợp các phép toán cơ bản để đặc tả cácthao tác trên cơ sở dữ liệu.

1.1.4.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập

cơ sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó

Các thao tác truy nhập chủ yếu:

- Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó

- Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

- Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu

- Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Khác hẳn với hệ quản lý các tệp (hay các tệp cơ sở dữ liệu), hệ quản trị

cơ sở dữ liệu cho phép mô tả dữ liệu (xác định tên, dạng dữ liệu, tính chất của

dữ liệu, …) theo cách không phụ thuộc vào người sử dụng, không phụ thuộcvào yêu cầu tìm kiếm hay thay đổi thông tin

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm,sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diệnngười sử dụng cho phép người dùng liên hệ với nó Thông qua các lệnh củangôn ngữ người-máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài Còn người sử dụngdùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị

cơ sở dữ liệu

Chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

- Lưu trữ các định nghĩa, các mối liên kết dữ liệu (gọi là siêu dữ liệu)vào một từ điển dữ liệu Các chương trình truy cập đến cơ sở dữ liệu làm việc

thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng dữ liệutrong từ điển dữ liệu để tìm kiếm các cấu trúc thành phần dữ liệu và các mốiliên kết được yêu cầu Mọi sự thay đổi trong các tệp cơ sở dữ liệu sẽ được tựđộng ghi lại vào từ điển dữ liệu Như vậy, hệ quản trị cơ sở dữ liệu giải phóngngười sử dụng khỏi việc lập trình cho các mối liên kết phức tạp trong mỗichương trình, việc sửa đổi các chương trình truy cập đến tệp cơ sở dữ liệu đã

bị sửa đổi Nói cách khác, hệ quản trị cơ sở dữ liệu loại bỏ sự phụ thuộc giữa

dữ liệu và cấu trúc ra khỏi hệ thống

- Tạo ra các cấu trúc phức tạp theo yêu cầu để lưu trữ dữ liệu Nó giúpngười sử dụng làm nhiệm vụ khó khăn là định nghĩa và lập trình cho các đặctrưng vật lý của dữ liệu

- Biến đổi các dữ liệu được nhập vào để phù hợp với các cấu trúc dữliệu ở điểm 2 Như vậy, hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp người sử dụng phânbiệt dạng logic và dạng vật lý của dữ liệu Bằng việc duy trì sự độc lập dữliệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyển các yêu cầu logic thành các lệnh định vịmột cách vật lý và lấy ra các dữ liệu yêu cầu Điều đó cũng có nghĩa là hệquản trị cơ sở dữ liệu tạo khuôn dạng cho các dữ liệu được lấy ra để làm cho

nó phù hợp với mong muốn logic của người sử dụng

- Tạo ra một hệ thống bảo mật và áp đặt tính bảo mật và riêng tư trong

- Xúc tiến và áp đặt các quy tắc an toàn để loại bỏ vấn đề toàn vẹn dữliệu Điều đó cho phép ta làm tối thiểu sự dư thừa dữ liệu và làm tối đa tínhnhất quán dữ liệu.

- Cung cấp việc truy cập dữ liệu thông qua một ngôn ngữ truy vấn Mộtngôn ngữ truy vấn là một ngôn ngữ phi thủ tục cho phép người sử dụng chỉ racái gì cần phải làm mà không cần phải chỉ ra nó được làm như thế nào Các hệquản trị cơ sở dữ liệu cũng cung cấp việc truy cập dữ liệu cho những ngườilập trình thông qua các ngôn ngữ thủ tục

Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng:

- Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte

mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý dữ liệu cao

- Đối với người phát triển: dễ dàng cài đặt, triển khai, nâng cấp phiênbản mới

Nhược điểm:

- Cài đặt máy cần cấu hình mạnh, thiết lập phức tạp

- Quy mô lớn nên quản trị khó khăn

- Sử dụng với quy mô toàn cầu, có cơ sở dữ liệu lớn

 SQL server

Ưu điểm:

- Cơ sở dữ liệu tốc độ cao, ổn định

- Dễ sử dụng, dễ theo dõi

- Có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hành cung cấpmột hệ thống lớn các hàm tiện ích mạnh.

Nhược điểm:

- Khả năng đáp ứng hạn chế

- Sử dụng: với các cơ sở dữ liệu loại vừa trở xuống, còn với các cơ sở

dữ liệu lớn có yêu cầu nghiêm ngặt về tính liên tục thì cách làm đềxuất ở trên chưa đáp ứng được mà cần những giải pháp tổng thể cả

- Dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ

sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh

chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụthiết kế giao diện đồ hoạ.

- Phù hợp với các quy mô vừa và nhỏ

- Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun và do đó có thể dễ dàng nângcấp sửa đổi

Nhược điểm :

- Khả năng bảo mật kém

- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

- Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode,VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows.1.1.4.3 Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm: Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để

miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người vàmáy đều có thể đọc và hiểu được Do đó, một ngôn ngữ lập trình phải thỏamãn hai điều kiện cơ bản là:

+ Dễ hiểu, dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng

nó giải quyết các bài toán khác nhau

+ Đồng thời nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình

để có thể chạy được trên các máy tính khác

Các ngôn ngữ lập trình thường được sử dụng như: Visual Basic, C, C+

+, Java, Foxpro, C#

Ngôn ngữ lập trình Foxpro: là ngôn ngữ lập trình trong hệ quản trị cơ

sở dữ liệu Visual FoxPro, hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năngthiết kế các giao diện trực quan Tuy nhiên Foxpro có một số hạn chế như tínhbảo mật không cao và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng

Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượngđược phát triển bởi Microsoft, là phần khởi đầu cho kế hoạch NET của họ,lập trình trực quan và dựa trên ngôn ngữ C, C++, và Java Đây là một ngônngữ rất mạnh và cũng rất khó sử dụng.

1.1.4.4 Công cụ tạo báo cáo

Đặc điểm của công cụ tạo báo cáo:

- Theo mẫu quy định của Bộ Tài chính

- In ra được hoặc theo dõi trên màn hình

Công cụ tạo báo cáo hay sử dụng: Crystal Reports - công cụ thiết kếbáo cáo cho phép tạo ra những báo cáo bằng cách tìm và định dạng dữ liệu từmột nguồn dữ liệu hay từ những nguồn dữ liệu khác nhau

Bạn có thể tạo những báo cáo đi từ những danh sách đơn giản chỉ gồmvài cột cho đến những báo cáo phức tạp có kém biểu đồ, bảng và chỉ số KeyPerformance Indicator (KPI).Ngoài ra, Crystal Reports có một số hàm APIcũng như công cụ đặc biệt được thiết kế dành cho các nhà phát triển phầnmềm cho phép hội nhập các báo cáo này vào trong ứng dụng riêng của họ

Đặc điểm của Crystal Reports:

 Không cần mở một ứng dụng riêng rẽ để thiết kế báo cáo

 Đối với Windows Form, Crystal Reports cho phép xem báo cáo

và cung cấp tất cả các chức năng cho người sử dụng bao gồmxoáy sâu vào chi tiết, truy xuất, xuất khẩu…Đối với ASP.NET,cung cấp phần lớn các chức năng trong Windows Form Viewertrong môi trường DHTML “zero client” (Nghĩa là không clientnào được nạp xuống hay cài đặt)

 Crystal Reports giúp việc truy cập dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

 Crystal Reports cho phép truy cập những dữ liệu nguồn khácnhau

 Crystal Reports cho phép chia sẻ sử dụng các bảng báo cáo cũngnhư tạo những ứng dụng được phân phối sử dụng cho nhiềungười dùng

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ

tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và cáchoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thôngtin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quảcủa các hoạt động trong doanh nghiệp

Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về mộtdoanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanhhàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành cácbản báo cáo kế toán Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng đểghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kếtoán

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với

phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanhtoán hoặc chấp nhận thanh toán

1.2.1 Nhiệm vụ và vai trò của công tác quản lý bán hàng

1.2.1.1 Nhiệm vụ của công tác quản lý bán hàng

- Quản lý về mặt giá cả: Doanh nghiệp phải xây dựng một bảng giáthích hợp cho từng mặt hàng, phương thức bán hàng, từng địa điểm bán hàng.

- Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa bán ra: baogồm quản lý từng người mua, từng lần gửi bán, từng lần xuất hàng, từngnhóm hàng Quản lý được lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho, lượnghàng bị trả lại, biết được mặt hàng bán nhiều nhất trong tháng…

- Quản lý việc thu hồi tiền hàng, doanh thu từ bán hàng: biết đượcdoanh thu của doanh nghiệp, theo dõi công nợ của từng khách hàng…

Để đáp ứng được nhiệm vụ của công tác quản lý bán hàng thì kếtoán bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ:

 Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có

và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng,chất lượng, chủng loại và giá trị

 Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanhthu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trongdoanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của kháchhàng

 Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giámsát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quảcác hoạt động

 Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tàichính và định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bánhàng, xác định và phân phối kết quả

 Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việcchỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bánhàng.

1.2.1.2 Vai trò của công tác quản lý bán hàng

Bán hàng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanhnghiệp nói riêng cũng như sự phát triển của nền kinh tế xã hội nói chung

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh,đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sanghình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trìnhbán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăngnhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là tất yếu, công việc kếtoán bán hàng có tốt, có lợi nhuận nó sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp có chiếnlược bán hàng một cách hợp lý

1.2.2 Các phương thức bán hàng, thanh toán.

+ Hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêudùng.

+ Giá bán biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng bán và phươngthức thanh toán

Bán lẻ hàng hóa:

Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người dùng hoặc các tổchức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùngnội bộ

cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo

về số hàng đã bán, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này

Bán hàng trả góp, trả chậm:

Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp thương mại dành cho ngườimua ưu đãi được trả tiền hàng trong nhiều kỳ Doanh nghiệp thương mại được

hưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thườngtheo phương thức trả tiền ngay gọi là lãi trả góp Tuy nhiên khoản lãi trả gópchưa được ghi nhận toàn bộ mà chỉ được phân bổ dần vào doanh thu hoạtđộng tài chính vào nhiều kỳ sau giao dịch bán.

Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng:

Là phương thức bán hàng trong đó người bán xuất kho sản phẩm, hànghóa bán cho khách hàng và đồng thời nhận được vật tư sản phẩm, hàng hóacủa bên mua có trị giá tương ứng với trị giá lô sản phẩm hàng hóa xuất khocủa mình

b Các phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm giữa hai bên, đồng thời

nó cũng nói lên sự vận động giữa hàng hóa và tiền, đảm bảo cho 2 bên mua

và bán cùng có lợi Tùy vào lượng giao dịch, mối quan hệ giữa hai bên vàphương thức bán hàng mà hai bên lựa chọn phương thức thanh toán sao chophù hợp nhất, đem lại hiệu quả cao nhất Một số phương thức thanh toán phổbiến:

Thanh toán bằng tiền mặt:

Đây là phương thức thanh toán phổ biến trên thị trường, dùng tiền mặt,ngân phiếu để giao dịch Khi bên bán chuyển giao hàng hoá, dich vụ thì bênmua có nghĩa vụ thanh toán trực tiếp ngay khi giá cả đã thỏa thuận Phươngpháp này áp dụng cho các DN nhỏ hoặc giá trị hàng nhỏ

Thanh toán không dùng tiền mặt:

Phương thức này thường áp dụng khi hàng hóa có giá trị lớn hoặc việcthanh toán bằng tiền mặt không tiện Phương thức này được thực hiện quaviệc chuyển khoản ngân hàng Bao gồm các hình thức sau:

+ Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

Trong đó: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán được xác định

theo một trong 4 phương pháp:

+ Theo phương pháp thực tế đích danh:

+ Theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

+ Theo phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO

+ Theo phương pháp bình quân gia quyền

a Tài khoản sử dụng

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa,dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối vớidoanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ

Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đếnhoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như: Chi phí khấu hao; chi phí sửachữa; chi phí nghiệp vụ cho thuê bất động sản đầu tư theo phương thức chothuê hoạt động (trường hợp phát sinh không lớn); chi phí nhượng bán; thanh

lý bất động sản đầu tư…

 Kết cấu và nội dung phản ánh

Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kêkhai thường xuyên:

TK 632+ Giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng

hoá xuất đã bán, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ

trong kỳ

+ Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân

công vượt trên mức bình thường và chi phí

sản xuất chung cố định không phân bổ

không được tính vào giá trị hàng tồn kho

mà phải tính vào giá vốn hàng bán trong

kỳ

+ Các khoản hao hụt, mất mát của

hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường

do trách nhiệm cá nhân gây ra

+ Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt

trên mức bình thường không được tính vào

nguyên giá TSCĐ xây dựng, tự chế hoàn

+ Hoàn nhập số chênh lệch

dự phòng giảm giá hàng tồn khocuối năm lớn hơn mức cần lậpcuối năm nay

+ Kết chuyển giá vốn thực tếcủa sản phẩm- hàng hoá, dịch vụ

đã tiêu thu trong kỳ sang Tàikhoản 911 “Xác định kết quảkinh doanh”;

+ Giá vốn thực tế của thànhphẩm- hàng hóa đã bán bị ngườimua trả lại

+ Chênh lệch giữa mức dự phòng giảm

giả hàng tồn kho phải lập cuối năm nay lớn

hơn khoản đã lập dự phòng cuối năm

trước

+ Số khấu hao BĐSĐT trích trong kỳ

+ Chi phí liên quan đến cho thuê

BĐSĐT

+ Chi phí sửa chữa nâng cấp, cải tạo

BĐSĐT không đủ điều kiện tính vào

b Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

(Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khaithường xuyên)

1 Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, hoặc lao vụ dịch vụ được giaobán trực tiếp, kế toán ghi sổ:

Có TK 331 – Phải trả người bán

3 Định kỳ tính, trích khấu hao TSCĐ là bất động sản đầu tư nắm giữchờ tăng giá hoặc cho thuê hoạt động, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 2147 – Hao mòn bất động sản đầu tư

4 Trường hợp thành phẩm – hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại, căn

cứ vào giá vốn thực tế tại thời điểm xuất bán, kế toán ghi sổ:

Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dỡ dang (Nếu tự xây dựng)

Có TK 154 - Chi phí SXKD dỡ dang (Nếu tự chế)

8 Trích lập và xử lý dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

9 Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán của các sản phẩm, hàng hoá,bất động sản, dịch vụ đã bán để xác định kết quả:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

1.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

1.2.4.1 Các khái niệm cơ bản

a Doanh thu và các loại doanh thu

Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ

hạch toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp, gópphần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các

khoản giảm trừ doanh thu

Các loại doanh thu: Doanh thu tùy theo từng loại hình SXKD và baogồm:

 Doanh thu bán hàng

 Doanh thu cung cấp dịch vụ

 Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được từcác giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như sản phẩm, hàng hóa, cungcấp dịch vụ cho khách hàng gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoàigiá bán (nếu có)

Doanh thu bán hàng bao gồm: doanh thu bán hàng nội bộ và doanh thubán hàng ra ngoài.

Điều kiện ghi nhận doanh thu:

Các khoản bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏamãn cả 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nhưngười sở hữu hàng hóa hoặc quyền sở hữu hàng hóa

- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từviệc giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

b Các khoản giảm trừ doanh thu

Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá

niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người muahàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận

về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các camkết mua, bán hàng

Doanh thu hàng đã bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh

nghiệp đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả

lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theochính sách bảo hành, như: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại.

Giảm giá hàng bán là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho

bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất,không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn đã ghi trong hợp đồng

c Thuế và phương pháp tính thuế

 Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Thuế GTGT là một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng

thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đếntiêu dùng

Cắn cứ tính thuế GTGT là giá tính thuế và thuế suất

Thuế GTGT phải nộp có thể được xác định theo một trong 2 phươngpháp: Khấu trừ thuế hoặc tính trực tiếp trên GTGT

Phương pháp khấu trừ thuế:

Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vàoTrong đó:

Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng