Tài liệu nội bộ hiện hành: Là văn bản, tài liệu do Công ty hoặc các đơn vị trực thuộc soạn thảo, ban hành, được kiểm soát và có giá trị làm căn cứ để các đơn vị giải quyết công việc theo
Trang 1CÔNG TY CỔ PHẦN
Số: /QCV
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Anh Sơn, ngày tháng năm 2019
QUY CHẾ Công tác văn thư và lưu trữ
Phần chung CÁC CĂN CỨ PHÁP LÝ
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Công văn số 861/BTNMT-HCQT ngày 18/3/2011 của Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty
Công ty cổ phần ban hành Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ gồm những quy định sau:
Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Đối tượng và phạm vi áp dụng:
Bản quy chế này bao gồm các quy định về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng thống nhất trong toàn Công ty
Điều 2 Nội dung của công tác văn thư, lưu trữ:
Công tác văn thư và lưu trữ: Là một trong những hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý của Công ty và các đơn vị trực thuộc Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
1 Soạn thảo và ban hành văn bản;
2 Quản lý và xử lý văn bản;
3 Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;
4 Quản lý và sử dụng con dấu;
5 Lưu trữ văn bản, tài liệu và hồ sơ pháp lý của công ty
Điều 3 Các từ ngữ được sử dụng trong bản quy chế này được hiểu như sau:
1 Văn bản đến: Là văn bản do Công ty (hoặc các đơn vị trực thuộc) nhận được của nơi khác gửi đến, được đăng ký tại Văn thư của Công ty (hoặc các đơn vị trực thuộc)
Trang 22 Văn bản đi: Là văn bản do Công ty (hoặc các đơn vị trực thuộc) soạn thảo, ban hành và gửi đi nơi khác sau khi đăng ký tại Văn thư của Công ty (hoặc các đơn vị trực thuộc)
3 Tài liệu nội bộ hiện hành: Là văn bản, tài liệu do Công ty (hoặc các đơn vị trực thuộc) soạn thảo, ban hành, được kiểm soát và có giá trị làm căn cứ để các đơn vị giải quyết công việc theo từng lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ Tài liệu nội bộ hiện hành bao gồm: Các văn bản quản lý, các văn bản thuộc hệ thống sổ tay chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và các văn bản, tài liệu khác có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý chất lượng của Công ty (hoặc các đơn vị)
4 Tài liệu hiện hành có nguồn gốc từ bên ngoài: Là các văn bản, tài liệu do Công
ty (hoặc các đơn vị trực thuộc) nhận được của nơi khác gửi đến, được kiểm soát và có giá trị pháp lý để các đơn vị tra cứu thông tin, làm căn cứ giải quyết công việc theo từng lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài bao gồm: Các bản sao văn bản quy phạm Pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cấp trên về một mặt nghiệp vụ nhất định hoặc các văn bản, tài liệu do Công ty hoặc các đơn vị nhận được của nơi khác gửi đến có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý chất lượng của Công ty (hoặc các đơn vị)
5 Văn bản lỗi thời: Là văn bản bị bãi bỏ hoặc bị huỷ bỏ, không còn giá trị sử dụng
6 Văn bản phải bãi bỏ: Là văn bản hết hiệu lực, lỗi thời, không phù hợp
7 Văn bản phải huỷ bỏ: Là văn bản trái Pháp luật, trái với quy định của Công ty
8 Văn bản phải sửa đổi: Là văn bản có khuyết điểm
9 Nội dung văn bản: Là thành phần chủ yếu của văn bản, với những quy định bắt buộc về nội dung và bố cục nhằm bảo đảm sự thống nhất về chất lượng của văn bản trong
hệ thống quản lý
10 Hình thức văn bản: Là tên loại văn bản hình thành trong hoạt động SXKD của Công ty và các đơn vị trực thuộc, được quy định cho đơn vị, cá nhân được phép ban hành theo đúng chức năng, thẩm quyền
11 Thể thức văn bản: Là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định
12 Kỹ thuật trình bày văn bản: Là phương pháp xác định khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác
13 Bản thảo (dự thảo) văn bản: Là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản chưa ban hành, chờ sửa đổi bổ sung
14 Bản gốc văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;
15 Bản chính văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được
cơ quan, tổ chức ban hành"
Trang 316 Bản sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính
17 Bản trích sao: Là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính
18 Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định
19 Hồ sơ: Là 1 tập hợp (có ít nhất 1) văn bản cùng liên quan với nhau về 1 vấn đề,
1 sự việc, 1 con người nhất định, 1 đối tượng nhất định được hình thành trong quá trình giải quyết công việc hoặc hồ sơ còn là 1 tập hợp văn bản có cùng 1 hoặc vài đặc trưng giống nhau nào đó
20 Lập hồ sơ: Là việc thu thập, phân loại văn bản thành từng nhóm, sắp xếp văn bản theo 1 trình tự nhất định sao cho tiện tra tìm khi cần thiết Việc lập hồ sơ được tiến hành trong quá trình giải quyết công việc
21 Văn thư: Là chức danh chỉ những người làm công tác Văn thư theo tiêu chuẩn
đã được quy định
Điều 4 Trách nhiệm thực hiện:
1 Trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên, người lao động trong Công ty:
Tất cả cán bộ, công nhân viên, người lao động trong Công ty trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện công tác văn thư và lưu trữ có liên quan đến công việc
2 Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị trực thuộc Công ty:
a Tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình theo quy định;
b Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của phòng Tổ chức – Hành chính Công ty về nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ;
c Chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Tổng giám đốc (Giám đốc) Công ty việc bảo quản, sử dụng con dấu của đơn vị (nếu có);
d Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm tại các Phòng, ban, bộ phận
3 Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức – Hành cính Công ty:
a Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Công ty theo quy định;
b Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra các đơn vị trực thuộc về công tác văn thư, lưu trữ;
c Chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Tổng giám đốc (Giám đốc) Công ty việc bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty
4 Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư tại Công ty và các đơn vị sản xuất trực thuộc:
a Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
c Giúp trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
Trang 4d Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
đ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi;
e Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
g Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công nhân, viên chức
h Bảo quản, sử dụng con dấu
5 Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư các phòng, ban, bộ phận:
a Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
c Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
d Tiếp nhận các dự thảo văn bản; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
đ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi (do đơn vị, bộ phận mình ban hành);
e Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
g Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản
Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Phần 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5 Nguyên tắc soạn thảo và ban hành văn bản:
1 Việc soạn thảo và ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền, thủ tục, quy trình do Công ty ban hành
2 Các văn bản do đơn vị soạn thảo phải đảm bảo đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và phải căn cứ trên cơ sở các quy định của Nhà nước và của Công ty; không được đưa ra những quy định, quyết định trái với Pháp luật và trái với văn bản của Công ty
Điều 6 Soạn thảo văn bản:
1 Hình thức văn bản:
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của Công ty bao gồm:
- Văn bản quản lý: Quy chế, quy định, nội quy
- Văn bản hành chính: Quyết định, nghị quyết, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy
uỷ quyền, giấy mời (thư mời), giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển,…
Trang 5- Văn bản chuyên ngành: Hình thức văn bản chuyên ngành do Tổng giám đốc Công ty quy định đối với từng lĩnh vực công tác
- Văn bản ISO: Sổ tay chất lượng và các văn bản thuộc sổ tay chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 gồm: Quy trình, phụ lục của quy trình, các biểu mẫu hồ sơ phát sinh theo quy trình và các hình thức văn bản khác thuộc hệ thống sổ tay chất lượng
2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do phòng Tổ chức – Hành chính Công ty chủ trì biên soạn kèm theo Quy trình soạn thảo văn bản trên cơ sở các tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và Quốc tế
3 Phân công soạn thảo văn bản:
a Văn bản quản lý, văn bản chuyên ngành, văn bản ISO: Căn cứ vào nội dung văn bản soạn thảo, Tổng giám đốc Công ty giao cho mỗi đơn vị có chức năng liên quan chủ trì soạn thảo và giao cho các đơn vị liên quan khác trong Công ty tham gia phối hợp soạn thảo Giám đốc, Trưởng các đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về bản thảo; tổ chức lấy ý kiến đóng góp và tổng hợp ý kiến đóng góp của các đơn vị trình Tổng giám đốc Công ty
b Văn bản hành chính: Văn bản có nội dung liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm soạn thảo và đánh máy
Điều 7 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:
1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt
2 Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định
3 Cá nhân soạn thảo văn bản được giao phụ trách, hoặc giao kiểm soát văn bản ký tắt (ký nháy) những văn bản được giao soạn thảo hoặc kiểm soát
Điều 8 Đánh máy, nhân bản:
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc duyệt bản thảo đó
b Nhân bản đúng số lượng quy định
c Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định
Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:
1 Trưởng đơn vị và cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản
2 Các đơn vị có trách nhiệm bố trí người làm công tác kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản Trưởng đơn
vị chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về việc đơn vị thực hiện không đúng quy định của Công ty về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
Điều 10 Ký văn bản:
Trang 61 Thủ tục trình ký văn bản:
a Văn bản trình ký phải có đủ hồ sơ, giấy tờ làm cơ sở cho người ký xem xét, quyết định Trường hợp không có hồ sơ, giấy tờ thì phải trực tiếp trình bày với người ký văn bản;
b Văn bản trình Tổng giám đốc Công ty ký chính thức phải có chữ ký tắt của Trưởng đơn vị trình Trường hợp trưởng đơn vị ký thừa lệnh Tổng giám đốc (khi được ủy quyền); thì chuyên viên soạn thảo, kiểm soát văn bản phải ký tắt
2 Thẩm quyền ký văn bản:
Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty; Quy chế Làm việc của Công ty Người ký văn bản là người chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý về văn bản mà mình ký
a Đối với cấp Công ty:
Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc Công ty có thẩm quyền ký các loại văn bản sau:
- Chiến lược phát triển; Nghị quyết HĐQT, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm của Công ty;
- Các dự án đầu tư, hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị dưới 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của Công ty;
- Quyết định đầu tư thành lập mới, tổ chức lại, giải thể các đơn vị trực thuộc Công ty; các chi nhánh, các văn phòng đại diện của Công ty ở trong nước và ở nước ngoài theo quy định Chủ sở hữu, phù hợp với các quy định của pháp luật;
- Quyết định các phương án huy động bổ sung, tăng vốn điều lệ có giá trị không vượt quá giá trị vốn điều lệ hoặc tỷ lệ khác lớn hơn do chủ sở hữu quy định tại Điều lệ công ty;
- Quyết định cơ cấu tổ chức, phương án tổ chức kinh doanh, quy chế quản lý nội bộ Công ty, biên chế bộ máy quản lý;
- Đề nghị Hội đồng thành viên Tổng công ty quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động và quyết định mức lương, lợi ích khác đối với các chức danh: Tổng giám đốc Công ty, Phó Tổng giám đốc Công ty
và Kế toán trưởng Công ty;
- Thông qua báo cáo tài chính 6 tháng và hàng năm; phương án sử dụng lợi nhuận sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của Công ty; phương
án xử lý các khoản lỗ trong quá trình kinh doanh; thực hiện việc công bố công khai các báo cáo tài chính theo quy định của Chính phủ;
- Đề nghị chủ sở hữu chấp thuận các vấn đề quan trọng của Công ty quy định tại Điều lệ Công ty
Tổng giám đốc Công ty có thẩm quyền ký các văn bản sau:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty sau khi được Chủ tịch Công ty xem xét thông qua;
Trang 7- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiếp nhận, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, ký hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động và quyết định mức lương, lợi ích khác đối với CBCNV và các chức danh quản lý của Công ty, trừ các chức danh do chủ sở hữu quyết định;
- Đề nghị Chủ tịch HĐQT Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức; ký hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động đối với các chức danh quản lý trong Công ty theo thẩm quyền bổ nhiệm của Chủ tịch công ty;
- Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Công ty;
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
- Phê duyệt tài chính (trong mức quy định cho phép) phục vụ cho công tác tổ chức SXKD, đối ngoại của công ty
- Trình Chủ tịch HĐQT công ty báo cáo quyết toán tài chính hàng năm;
- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
- Tuyển dụng lao động;
* Việc ký thay (KT): Tổng giám đốc Công ty giao cho các Phó Tổng giám đốc Công
ty ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách Đối với giám đốc các nhà máy hoặc Ban giám đốc nhà máy phải được sự ủy quyền của Tổng giám đốc
* Việc ký thừa lệnh (TL):
- Tổng giám đốc Công ty giao cho Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính ký thừa lệnh đối với những văn bản hành chính có tính chất giải quyết công việc ít tính chất phức tạp hoặc các văn bản ban hành trong nội bộ Công ty
- Giám đốc công nghệ được ký thừa lệnh Tổng giám đốc các phiếu chất lượng cấp cho khách hàng và các văn bản phản hồi, khiếu nọi của khách hàng
* Việc ký thay mặt (TM): Được áp dụng đối với các đơn vị, tổ chức trong Công ty làm việc theo chế độ tập thể Văn bản của các đơn vị, tổ chức này phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số Người đứng đầu đơn vị, tổ chức thay mặt tập thể ký các văn bản của đơn vị, tổ chức đó Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu đơn vị, tổ chức những văn bản theo sự uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách
* Việc ký thừa uỷ quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Tổng giám đốc Công
ty có thể uỷ quyền cho một Phó Tổng giám đốc Công ty, Trưởng các Phòng và Giám đốc các đơn vị trực thuộc ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền được thực hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký
* Việc ký tắt (Ký nháy): Văn bản do Tổng giám đốc Công ty/Phó Tổng giám đốc Công ty ký chính thức thì Giám đốc các đơn vị, Trưởng các Phòng ký tắt Ban giám đóc nhà máy hoặc Trưởng các đơn vị ký thì cấp dưới trực tiếp các Phòng hoặc chuyên viên soạn thảo ký tắt
b Đối với cấp đơn vị trực thuộc:
- Trưởng đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản của đơn vị
Trang 8- Việc ký thay (KT): Trưởng đơn vị giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách
- Việc ký thừa lệnh (TL): Trưởng đơn vị giao cho Trưởng các bộ phận cấp dưới ký thừa lệnh Trưởng đơn vị đối với những văn bản hành chính có tính chất giải quyết công việc trong nội bộ đơn vị theo chức năng của từng đơn vị
- Việc ký thay mặt (TM): Được áp dụng đối với các tổ chức trong đơn vị làm việc theo chế độ tập thể Văn bản của các tổ chức này phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số Người đứng đầu tổ chức thay mặt tập thể ký các văn bản của tổ chức đó Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức những văn bản theo sự uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách
- Việc ký thừa uỷ quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Trưởng đơn vị có thể
uỷ quyền cho một cấp dưới ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao
ký thừa uỷ quyền được thực hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký
- Ký tắt (Ký nháy): Văn bản do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc nhà máy ký chính thức thì Trưởng các đơn vị ký tắt Văn bản do Trưởng đơn vị ký thì chuyên viên soạn thảo
ký tắt Các trường hợp khác do Trưởng đơn vị quy định
3 Chữ ký:
Chữ ký trong văn bản chính chỉ được dùng bút mực màu xanh (không dùng màu đen, màu đỏ) Người ký văn bản phải ghi rõ họ và tên, chức vụ theo văn bản được người
có thẩm quyền phê duyệt
Điều 11 Bản sao văn bản:
1 Hình thức bản sao gồm: Bản sao y bản chính hoặc bản trích sao, hoặc bản sao lục (trừ văn bản có cấp độ mật A, B, C theo quy định riêng của Nhà nước)
2 Bản sao y bản chính hoặc bản trích sao, hoặc bản sao lục được thực hiện đúng theo quy định có giá trị như bản chính
3 Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức chỉ có giá trị thông tin, tham khảo
4 Việc sao văn bản gửi các đơn vị được thực hiện theo các hình thức sau:
- Sao y bản chính hoặc trích sao đối với văn bản do Tổng giám đốc Công ty ban hành
- Sao lục đối với văn bản của cấp trên
5 Tổng giám đốc Công ty quyết định việc sao lục văn bản và cấp có thẩm quyền thừa lệnh Tổng giám đốc Công ty ký Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính quyết định việc sao y bản chính hoặc trích sao
6 Văn thư chịu trách nhiệm in sao các văn bản của Công ty theo đúng thể thức và chỉ phát hành các văn bản đã đủ các thủ tục hành chính, con dấu và ký hiệu văn bản phải đúng với tên cơ quan phát hành văn bản
Điều 12 Hiệu lực của văn bản:
Văn bản do Tổng giám đốc Công ty quy định các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý thống nhất của Công ty có hiệu lực thi hành đối với tất cả các đơn vị trực thuộc Văn bản
Trang 9do Trưởng các đơn vị quy định các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý hành chính của đơn
vị có hiệu lực thi hành đối với các bộ phận thuộc đơn vị đó
Điều 13 Sửa đổi, bãi bỏ hoặc huỷ bỏ văn bản không đúng quy định hoặc hết
hiệu lực thi hành:
1 Việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn bản quản lý, văn bản chuyên ngành, văn bản ISO không đúng quy định hoặc hết hiệu lực thi hành do Tổng giám đốc Công ty quyết định
2 Việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn bản hành chính không đúng quy định
do Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo thông báo bằng văn bản
Phần 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 14 Quản lý văn bản:
1 Tất cả văn bản đều phải được quản lý theo đúng trình tự, thủ tục được quy định
tại Quy trình quản lý văn bản do Công ty ban hành
2 Nội dung của công tác quản lý văn bản gồm:
a Thực hiện các trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến theo quy định của Nhà nước
b Kiểm soát và lập danh mục văn bản nội bộ hiện hành, văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài và văn bản lỗi thời theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015
Điều 15 Xử lý văn bản:
1 Trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp dưới được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Trưởng đơn vị
và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách
2 Căn cứ nội dung văn bản đến, Trưởng đơn vị giao cho bộ phận, cá nhân giải quyết Bộ phận, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến đúng hạn định
3 Trưởng các đơn vị có trách nhiệm trực tiếp hoặc phân công người phân phối văn bản đến cho bộ phận, cá nhân giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Phần 3 LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ Điều 16 Trách nhiệm đối với công tác lập và quản lý hồ sơ:
1 Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó
2 Việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ phải được thực hiện đúng Quy trình Quản lý hồ
sơ do Công ty ban hành
3 Trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ đối với cá nhân, bộ phận do đơn vị quản lý
Trang 104 Phòng Tổ chức – Hành chính Công ty có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ lập
và quản lý hồ sơ hiện hành theo quy định
Điều 17 Nội dung lập hồ sơ công việc:
1 Mở hồ sơ;
2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
3 Kết thúc và cập nhật danh mục hồ sơ hiện hành
Điều 18 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
1 Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của bộ phận, cá nhân
2 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc
3 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều
Phần 4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 19 Các loại con dấu:
Các loại con dấu được hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty và các đơn
vị trực thuộc Công ty bao gồm:
1 Dấu tròn: Là con dấu do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho Công ty và các đơn vị sản xuất trực thuộc sử dụng theo quy định của Pháp luật hiện hành
2 Dấu vuông: Do Công ty hoặc các đơn vị tự khắc, bao gồm:
- Dấu khắc tên riêng, chức vụ lãnh đạo
- Các con dấu thể hiện hay xác định một hành động, ý nghĩa nào đó phục vụ cho công việc hàng ngày theo quy định của Nhà nước và của Công ty như: Dấu “Đến”, dấu
“Tài liệu kiểm soát”, dấu “Sao y bản chính”,…
Điều 20 Quản lý và sử dụng con dấu:
1 Trách nhiệm giữ con dấu:
a Văn thư Công ty giữ con dấu tròn, các con dấu tự khắc của Công ty
b Văn thư các đơn vị sản xuất giữ con dấu của đơn vị (nếu có)
2 Trách nhiệm của Văn thư trong việc giữ và sử dụng con dấu:
a Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Tổng giám đốc Công ty (đối với các con dấu của Công ty) và Trưởng đơn vị (đối với các con dấu của đơn vị)
b Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị
c Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền