Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp; lập hồ s
Trang 1BỘ TƯ PHÁP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-BTP ngày /…/2015
của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng
1 Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trìnhquản lý, chỉ đạo của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp để thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của mình
2 Quy chế này được áp dụng thống nhất đối với các cơ quan, đơn vịthuộc Bộ Tư pháp, các cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị thực hiệncác nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ
3 Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
4 Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác địnhgiá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp
Điều 2 Giải thích từ ngữ
1 Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bảnđược chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị
2 Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành
3 Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quátrình soạn thảo văn bản
4 Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được
cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp ban hành và có chữ ký trực tiếp của người cóthẩm quyền
5 Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản vàđược cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp ban hành
Trang 26 Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản
và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thựchiện từ bản chính
7 Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trìnhbày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính
8 Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, đượcthực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định
9 Sổ chuyển giao văn bản đến là Sổ được tạo lập trên Hệ chương trìnhquản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ Tư pháp
10 Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sựviệc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổchức, cá nhân
11 Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc của đơn vị, tổ chức, cá nhân thành hồ sơtheo những nguyên tắc và phương pháp nhất định
12 Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau vềmột vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân
13 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức phải được lập thành hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụlưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử
14 Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kếtcác tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử
15 Số hóa văn bản là việc chuyển đổi dữ liệu từ văn bản giấy sang dữ liệu
dạng số Số hóa văn bản phải tuân theo các quy định của pháp luật và các quyđịnh của Bộ Tư pháp về việc số hóa văn bản
16 Ký chữ ký số trên Hệ thống là việc sử dụng thiết bị lưu giữ thông tinchữ ký của mỗi cá nhân đã được mã hóa phục vụ việc sử dụng dịch vụ chữ ký sốkết hợp với chức năng của phần mềm để ký các văn bản điện tử theo thẩm quyềntrên Hệ thống hoặc ký trực tiếp lên văn bản điện tử trước khi đưa lên lưu trữ trên
cơ sở dữ liệu của Hệ thống
Điều 3 Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1 Chánh Văn phòng Bộ có Trách nhiệm giúp Lãnh đạo Bộ trực tiếp quản
lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Tư pháp,đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ vàcác đơn vị trực thuộc
Trang 32 Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiệncác quy định của Bộ Tư pháp, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưutrữ tại đơn vị.
3 Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc cóliên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy địnhtại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vịthuộc Bộ Tư pháp phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ bí mật nhà nước
Điều 5 Kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ
Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ được lấy từ kinh phí hoạt độngcủa Bộ Tư pháp Các đơn vị trực thuộc Bộ (Những đơn vị có tài khoản, con dấuriêng) dự trù kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ và đưa vào kế hoạch tàichính hàng năm của đơn vị Việc sử dụng và quản lý kinh phí thực hiện theođúng quy định hiện hành của Nhà nước
Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN THƯ Điều 6 Nội dung công tác văn thư
1 Xây dựng và ban hành văn bản;
2 Tiếp nhận, quản lý và giải quyết văn bản đến;
3 Quản lý văn bản đi;
4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
5 Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị
Điều 7 Nhiệm vụ của Văn thư Bộ
1 Tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn bản đến:
a) Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin của văn bản, tài liệuđược gửi đến cơ quan Bộ Tư pháp vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hànhcủa Bộ trước khi gửi văn bản, tài liệu giấy đến Văn thư đơn vị
b) Đối với những văn bản, tài liệu đến gửi cho các phòng, ban thuộc Vănphòng Bộ: Nếu văn bản, tài liệu ở dạng điện tử thì phải đính kèm vào Hệ thốngQuản lý văn bản và điều hành Nếu văn bản, tài liệu ở dạng giấy thì Văn thư tiếnhành số hóa và đính kèm nội dung toàn văn vào Hệ thống Quản lý văn bản vàđiều hành trước khi bàn giao văn bản, tài liệu gốc cho các phòng, ban giải quyết
c) Đối với các văn bản, tài liệu được gửi đến các đơn vị thuộc Bộ quađường Văn thư Bộ ở dạng giấy thì Văn thư cập nhật thông tin chung của văn
Trang 4bản, tài liệu vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trước khi chuyển bảngiấy cho Văn thư đơn vị.
d) Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân thì Văn thư
Bộ cập nhật các thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì vào
Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trước khi chuyển cho đơn vị, cá nhânđược ghi đích danh
2 Trình, chuyển giao văn bản, tài liệu đến các đơn vị, cá nhân có tráchnhiệm giải quyết theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ
3 Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
4 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khiphát hành
5 In, phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ theođường công văn và thông tin điện tử Văn bản đi của Bộ Tư pháp chỉ được pháthành sau khi Văn thư Bộ nhận được bản điện tử đính kèm và nhập đầy đủ thôngtin vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành theo quy định
6 Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành của Bộ và quản lý văn bản lưu tại Văn thư Bộ
7 Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức được cử đicông tác sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt
8 Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan Bộ, con dấu của Văn phòng Bộ
và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật
9 Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu, sổ sách văn thư vào Lưu trữ cơquan khi kết thúc năm công tác
Điều 8 Nhiệm vụ của Văn thư đơn vị
1 Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin của văn bản, tài liệu nhận
từ Văn thư Bộ hoặc văn bản, tài liệu được gửi trực tiếp đến đơn vị vào Hệ thốngQuản lý văn bản và điều hành trước khi chuyển văn bản, tài liệu đến Chánh Vănphòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp) hoặc chuyển cho các phòng/bantrong đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị
Đối với những văn bản đến được gửi cho các phòng/ban trực thuộc đơnvị: Nếu văn bản, tài liệu ở dạng điện tử thì phải đính kèm vào tệp chứa nội dungtoàn văn bản trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành Nếu văn bản, tàiliệu ở dạng giấy thì Văn thư đơn vị tiến hành số hóa và đính kèm nội dung vănvào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trước khi bàn giao văn bản, tài liệugốc cho Lãnh đạo đơn vị hoặc phòng/ban, cá nhân trực tiếp xử lý theo chỉ đạocủa Lãnh đạo đơn vị
Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên đơn vị hoặc cá nhân, Văn thưđơn vị vẫn cập nhật các trường thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin
Trang 5ghi trên bì trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trước khi chuyển chođơn vị hoặc cá nhân được ghi đích danh.
2 Chuyển các văn bản, tài liệu đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giảiquyết theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị
3 Làm thủ tục phát hành và theo dõi văn bản đi của đơn vị tại đơn vị vàtại Văn thư Bộ
a) Đối với văn bản đi do đơn vị trực tiếp phát hành, khi nhận được vănbản có chữ ký chính thức của Lãnh đạo đơn vị, Văn thư đơn vị cập nhật cácthông tin liên quan đến văn bản vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành vàyêu cầu đơn vị, cá nhân được giao xử lý văn bản gửi kèm bản điện tử để pháthành văn bản theo quy định
b) Đối với văn bản đi phát hành tại Văn thư Bộ, khi nhận được văn bảncần ban hành đã có chữ ký chính thức của Lãnh đạo đơn vị dưới dạng điện tử,Văn thư đơn vị có trách nhiệm yêu cầu đơn vị, cá nhân được giao xử lý văn bảncung cấp văn bản đó dưới dạng điện tử để đính kèm trước khi phát hành
c) Kiểm tra, giám sát và đảm bảo các văn bản đi dưới dạng điện tử củađơn vị được Lãnh đạo đơn vị phê duyệt và xác thực bằng chữ ký số trước khiphát hành trên đường văn bản điện tử
4 Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị.a) Làm đầu mối gửi, theo dõi, đôn đốc văn bản điện tử lên “Cổng thôngtin điện tử của Bộ Tư pháp” và mục “Văn bản chờ ban hành” trong Hệ thống
“Quản lý văn bản, điều hành” Riêng những văn bản có gửi Chính phủ, Thủtướng Chính phủ thì gửi thêm địa chỉ email: vpb@moj.gov.vn
b) Sau 01 (một ngày) làm việc, những văn bản do Văn thư Bộ gửi đến cácđơn vị đã được cập nhật trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mà Vănthư đơn vị không có ý kiến phản hồi về việc thiếu văn bản thì được coi là đơn vị
đã nhận được văn bản Văn thư Bộ gửi đến
Mục 2: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 9 Hình thức văn bản
1 Văn bản của Bộ Tư pháp bao gồm toàn bộ những văn bản được banhành trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theophạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số22/2013/NĐ-CP nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao Các văn bản của Bộ
Tư pháp bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bảnchuyên ngành; văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Điều 10 Thể thức văn bản
1 Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ
Trang 6thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luậtliên tịch.
2 Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính
3 Văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lýngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ
4 Văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số11-HD/VPTWcủa Ban chấp hành TW Đảng Cộng sản Việt Nam Thể thức văn bản của tổ chứcĐoàn Thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VP của TW Đoàn Thanhniên cộng sản Hồ Chí Minh
5 Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thựchiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế
Điều 11 Soạn thảo văn bản
1 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định củaLuật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quyphạm pháp luật và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật banhành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
2 Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơquan, đơn vị giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo văn bản
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản cótrách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan, đơn vị tham khảo ýkiến của các đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ýkiến để hoàn chỉnh dự thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản
Điều 12 Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1 Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản
2 Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt,nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cánhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảoxem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung
Trang 7Điều 13 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1 Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịutrách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nộidung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký ban hành;
đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhànước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký vănbản quyết định
2 Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị kiểm tra lầncuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành vănbản của đơn vị, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”
Điều 14 Ký văn bản
1 Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật và Quychế làm việc của Bộ Tư pháp
2 Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền:
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký tất cả các văn bản do cơ quan, đơn vị banhành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.); ký thừa lệnh (phải ghi TL.); kýthừa ủy quyền (phải ghi TUQ.); ký thay mặt (phải ghi TM.)
3 Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản
Điều 15 Bản sao văn bản
1 Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao
2 Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV
3 Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Chánh Văn phòngquyết định
4 Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định phápluật có giá trị pháp lý như bản chính
5 Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) khôngthực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, thamkhảo
6 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, đơn vị thuộc Bộ
Tư pháp những ý kiến ghi bên lề văn bản Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo
cơ quan, đơn vị ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tácphải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính
Mục 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 16 Nguyên tắc chung
1 Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư phápphải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận,đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật
Trang 8Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không
có trách nhiệm giải quyết
2 Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải đượchoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
3 Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt làvăn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành vềbảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế này
Điều 17 Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến Bộ Tư pháp hoặc gửi đến các đơn vị thuộc Bộ Tưpháp phải được quản lý theo trình tự sau:
1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
2 Trình, chuyển giao văn bản đến
3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Điều 18 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1 Văn bản gửi đến Bộ Tư pháp từ bất kỳ nguồn nào, trong giờ hoặc ngoàigiờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đếnphải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.Văn bản khẩn đến ngoài giờ làmviệc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáongay với Chánh Văn phòng để xử lý
Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bảnđược chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làmthủ tục đóng dấu Đến Sau khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bảnchính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bảnfax, bản chuyển phát qua mạng)
2 Sau khi tiếp nhận, văn bản đến phải được phân loại sơ bộ, bóc bì, đóngdấu đến, ghi số, ngày đến và đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đến trong Hệthống Quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tư pháp tại Văn thư Bộ Những vănbản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ thì đơn vị, cá nhân có liên quankhông có trách nhiệm giải quyết
3 Văn thư Bộ được phép bóc các bì gửi đến Bộ Tư pháp, trừ các bì “Điệnmật”, bì đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và các bì gửi cho đơn vị hoặcgửi đích danh người nhận Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hànhchính thuộc Văn phòng Bộ Tư pháp được phép bóc các bì “Mật”, “Tối mật”,
“Tuyệt mật” gửi Bộ Tư pháp Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử
Trang 9dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ)hoặc mạng Internet.
4 Văn thư có trách nhiệm gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúngđịa chỉ, không đúng thể thức Nhà nước quy định, không đảm bảo yêu cầu antoàn về công tác văn thư như: địa chỉ không rõ ràng, bì thư, tài liệu nhàu nát
Điều 19 Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin
ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải đượctrình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Những văn bản có ý kiến bút phêcủa Lãnh đạo Bộ Tư pháp chỉ được lưu hành trong nội bộ Cơ quan
1 Đối với Văn thư Bộ:
a) Sau khi đăng ký văn bản đến tại Hệ thống Quản lý văn bản và điềuhành, các văn bản “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải được chuyển ngayđến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết;
b) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộthì Chánh Văn phòng trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01(một) ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư Sau khi Lãnh đạo Bộ
có ý kiến chỉ đạo, Văn thư Bộ cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn bản và điềuhành và chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý
và sao gửi các đơn vị phối hợp (nếu có);
c) Đối với những văn bản thông thường thuộc chức năng, nhiệm vụ củacác đơn vị thì Văn thư Bộ cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành
và chuyển ngay đến các đơn vị đó để giải quyết Văn thư đơn vị có trách nhiệmnhận và kiểm tra các văn bản này tại Văn thư Bộ vào đầu giờ buổi sáng và đầugiờ buổi chiều của các ngày làm việc;
d) Đối với các văn bản hoả tốc có hẹn giờ gửi đến Bộ Tư pháp ngoài giờhành chính thì nhân viên bảo vệ ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi vàbáo ngay cho Chánh Văn phòng Bộ hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính(Văn phòng Bộ) biết để xử lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệmgiải quyết;
đ) Đối với các loại văn bản thông thường khác gửi đến cơ quan ngoài giờhành chính, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận để bàn giao cho Văn thư
Bộ vào đầu giờ buổi làm việc tiếp theo;
e) Khi có điện mật gửi đến, Văn thư Bộ vào sổ theo dõi trên Hệ thốngQuản lý văn bản và điều hành và chuyển ngay cho Lãnh đạo Bộ hoặc ChánhVăn phòng Bộ xử lý Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn thư Bộ chuyển ngay chođơn vị và cá nhân được giao trách nhiệm xử lý Khi xử lý xong, các đơn vị phảichuyển trả lại Văn thư Bộ để làm thủ tục trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theochế độ bảo mật;
Trang 10h) Đối với các văn bản chuyển nhầm địa chỉ hoặc không thuộc thẩmquyền giải quyết của các đơn vị, ngoài việc tiếp nhận lại văn bản, Văn thư Bộtiến hành cập nhật lại dữ liệu trên Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành của Bộ
2 Đối với Văn thư đơn vị:
a) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị thì Vănthư đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị, xin ý kiến chỉ đạo Sau khi có ý kiến chỉ đạocủa Thủ trưởng đơn vị, Văn thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đếntrên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và chuyển văn bản đến bộ phậnhoặc cá nhân được phân công giải quyết;
b) Đối với những văn bản thông thường, thư gửi cá nhân, báo, tạp chí Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới tận tay người nhận;
c) Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư Bộ những vănbản chuyển đến nhầm địa chỉ để Văn thư Bộ xử lý tiếp Văn thư đơn vị khôngđược chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị khác
Điều 20 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1 Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị; theo thờihạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật
2 Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thờihạn giải quyết được thực theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị
3 Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin nhóm, cá nhân đượcphân công giải quyết văn bản trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, giúpThủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc nhóm, cá nhân giải quyết văn bản đến đúngthời hạn quy định
4 Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Vănphòng Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
5 Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ
Tư pháp về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến
để thông báo cho các đơn vị liên quan
Điều 21 Trình tự giải quyết văn bản đi
Tất cả văn bản do Bộ, các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp phát hành phải đượcquản lý theo trình tự sau đây:
1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
2 Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn;
Trang 114 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi;
5 Lưu văn bản đi
Điều 22 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết
2 Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị được ghi số theo hệ thống sốchung của cơ quan, đơn vị do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp phápluật có quy định khác;
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
3 Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng
Điều 23 Đăng ký văn bản
1 Văn thư Bộ đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếunội dung, nơi soạn thảo, người ký văn bản và nơi nhận văn bản vào Hệ thốngquản lý văn bản và điều hành của Bộ
2 Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, cơ quan, đơn
vị quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Văn bản mật điđược đăng ký riêng
3 Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành của Bộ Tư pháp
Điều 24 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1 Nhân bản
Trang 12a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản khôngliệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo
để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc vănbản chỉ gửi đến đơn vị, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chứcthực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nộidung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định;
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, đơn
vị và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thihành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
2 Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký vềphía bên trái;
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu
đỏ tươi theo quy định;
c) Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị, tổchức ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục;
d) Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụlục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụlục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang
3 Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2,
Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV;
b) Việc đóng dấu các độ mật (mât, tuyệt mật, tối mật) và dấu thu hồi được
khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng
9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủquy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (trả lại sau khi họp, xem xong trả lại, lưu hành nội bộ) trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
Điều 25 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi