Quy chế văn thư lưu trữ công ty

Quy chế văn thư lưu trữ công ty quy định toàn bộ quy trình quản lý con dấu, tiếp đón khách ra vào, quy định biểu mẫu hệ thống các văn bản nội bộ như Tờ trình,báo cáo, công văn đi, công văn đến, Quyết định, Nghị quyết, hình thức văn bản, cỡ chữ, phông chữ văn bản, khoảng cách dòng trong văn bản

-o0o -QUY CHẾ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

- Căn cứ Điều lệ của Công ty Cổ phần … ngày tháng năm;

- Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;

- Căn cứ Nghị định số 110/2005/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ Về công tác văn thư;

- Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Theo đề nghị của Ban Điều hành công ty,

QUY ĐỊNH:

CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Đối tượng và phạm vi áp dụng

1.1 Quy chế này quy định việc soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ văn bản; quản lý và

sử dụng con dấu của …., được áp dụng đối với Công ty … và cáccông ty thành viên trong Hệ thống …

1.2 Việc soạn thảo, quản lý văn bản định chế, việc quản lý văn bản mật được thực hiện theo

Quy chế này

Điều 2 Các loại văn bản của ….

2.1 Các loại văn bản của … bao gồm:

2.3 Văn bản hành chính bao gồm các công văn, quyết định, chỉ thị và văn bản giao dịch cá

biệt khác phục vụ cho các hoạt động nội bộ hàng ngày của … do Tổng Giám đốc quy định về biểu mẫu hành chính theo quy định của Quy chế này

2.4 Văn bản nghiệp vụ bao gồm các mẫu biểu văn bản nghiệp vụ được ban hành kèm theo

các quy chế, quy trình, quy định nghiệp vụ để giải quyết các nghiệp vụ tại các Đơn vị của ……

CHƯƠNG II SOẠN THẢO VĂN BẢN

Điều 3 Những yêu cầu cơ bản của việc soạn thảo văn bản

3.1 Nội dung văn bản phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng

3.2 Nội dung văn bản phù hợp với quy định của Pháp luật

3.3 Các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác,

làm rõ được mục đích và vấn đề cần giải quyết

3.4 Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Sử dụng từ ngữ phổ thông;

không sử dụng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản

3.5 Việc viết hoa, viết tắt, viện dẫn văn bản được thực hiện thống nhất

Điều 4 Trình tự soạn thảo văn bản

4.1 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Trưởng các Phòng, ban, bộ phận

chuyên môn nghiệp vụ trong Đơn vị trực tiếp soạn thảo hoặc giao cho cán bộ nhân viên của mình soạn thảo văn bản dự thảo

4.2 Cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

4.2.1 Xác định hình thức, nội dung và tính chất mật, khẩn của văn bản;

4.2.2 Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

4.2.3 Soạn thảo văn bản;

4.2.4 Đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến của các Đơn vị, Phòng, ban, bộ phận chuyên

môn nghiệp vụ và cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh dự thảo văn bản, trong trường hợp cần thiết

4.3 Trưởng các Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản có trách

nhiệm kiểm soát hình thức, nội dung của văn bản

Điều 5 Tiêu chuẩn định dạng văn bản

5.1 Định dạng văn bản gồm:

5.1.1 Lề, khoảng cách giữa các đoạn;

5.1.2 Tiêu chuẩn chữ viết;

5.1.3 Thể thức trình bày

5.2 Tùy từng trường hợp cụ thể, các tiêu chuẩn định dạng văn bản quy định trong Quy chế

này được thay đổi để bảo đảm văn bản được trình bày cân đối giữa các thành phần, hợp

lý về bố cục tổng thể và tiết kiệm giấy

Điều 6 Định dạng lề và khoảng cách

6.4.1 Khổ giấy: Văn bản thông thường được trình bày trên khổ giấy dọc A4 (210 mm x 297

mm), trừ trường hợp bảng biểu cần khổ giấy ngang, khổ giấy lớn hơn hoặc các loại biểu mẫu được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm)

6.4.2 Lề văn bản: Lề trái cách mép trái trang giấy 2.5 - 3cm, lề trên và lề dưới 2 - 2.5cm; lề

phải 1.5 - 2cm

6.4.3 Giãn cách trong mỗi đoạn (Paragraph) của văn bản: Cách nhau 6 điểm (Spacing = 6pt),

trừ giãn cách giữa các thành phần: Tên loại, Nơi nhận

6.4.4 Đối với phần văn bản trình bày cân hai bên lề (Justify), đầu mỗi đoạn lùi vào một

khoảng như sau:

6.4.1 Lùi vào 1,27 cm (1 táp mặc định), nếu không trình bày theo đề mục tự động;6.4.2 Lùi vào lần lượt các khoảng 0; 1,4; 2,8 (hoặc 3,5); 4,2 cm (tùy thuộc số lượng

các điều khoản nhiều hay ít), nếu văn bản có đề mục đánh tự động (ví dụ: Điều

và khoản lùi vào 0 cm, điểm lùi vào 1,4 cm, điểm lùi vào 2,8 cm (số lượng điều trên 20 thì lùi vào 3,5 cm); đoạn lùi vào 3,5 cm (hoặc 4,2 cm)) Các tỷ lệ thứ hai trở đi có thể được điều chỉnh tăng hoặc giảm một tỷ lệ bội số của 0,7 cm

Điều 7 Tiêu chuẩn chữ viết

7.1 Phông chữ sử dụng trong văn bản là Times New Roman, mã tiếng Việt Unicode theo

Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

7.2 Cỡ chữ sử dụng trong văn bản là cỡ chữ 12, trừ phần tên loại sử dụng cỡ chữ 14; trích

yếu của công văn, nơi nhận (phía dưới) và đầu trang, chân trang sử dụng cỡ chữ 11; ghi chú sử dụng cỡ chữ 10

7.3 Viết hoa trong văn bản (trừ trường hợp viết in hoa toàn bộ) được thực hiện như sau:

7.3.1 Danh từ riêng chỉ tên người và địa danh: Viết hoa tất cả các chữ cái đầu tiên

của mỗi chữ (Ví dụ: Hà Nội, Đà Nẵng; ông Trần Văn A, bà Nguyễn Thị B);7.3.2 Tên của tổ chức: Viết hoa chữ cái đầu tiên của các từ và tất cả các chữ được

xác định là tên riêng của tổ chức đó (Ví dụ: Công ty Cổ phần …);

7.3.3 Các chữ khi viện dẫn văn bản: Viết hoa các chữ tên loại của văn bản (Ví dụ:

Nghị định, Thông tư); các chữ kế tiếp tên loại của văn bản (Ví dụ: Luật Các Tổ chức; Pháp lệnh ); các chữ “Phần”, “Chương”, “Mục” và “Điều”, khi nhắc đến phần, chương, mục và điều cụ thể;

7.3.4 Danh từ xác định: Viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đã được định nghĩa, cần tôn

trọng, đề cao hoặc nhấn mạnh (Ví dụ: Khách hàng, Cổ đông)

7.4 Viết tắt trong văn bản tiếng Việt được thực hiện như sau:

7.4.1 Những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản, trước khi viết tắt, phải

viết đầy đủ từ định viết tắt và diễn giải từ viết tắt trong ngoặc đơn ngay sau từ muốn viết tắt, trừ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng hoặc viết tắt ở phần nơi nhận (phần dưới) Không viết tắt những từ, cụm từ ít thông dụng;

7.4.2 Chữ viết tắt tạo thành bởi các chữ cái đầu của mỗi từ, chữ, thì viết chữ in hoa

(Ví dụ: …., ….)

7.5 Viết tiếng nước ngoài trong văn bản được thực hiện như sau:

7.5.1 Chỉ sử dụng tiếng nước ngoài trong văn bản khi không có từ tiếng Việt có

nghĩa tương đương;

7.5.2 Viết tên riêng: Viết riêng từng chữ, tương đương với từ gốc tiếng Việt (Ví dụ:

Ho Chi Minh, Hai Ba Trung), ngoại trừ một số danh từ đã sử dụng quen thuộc,

có thể viết liền (Ví dụ: Vietnam, Hanoi)

7.6 Khi trình bày văn bản song ngữ, thì viết tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau và tiếng

nước ngoài có kích thước nhỏ hơn tiếng Việt

Điều 8 Thể thức văn bản

8.1 Thể thức văn bản bao gồm các thành phần sau:

8.1.1 Tiêu đề văn bản

8.1.2 Tên Đơn vị ban hành văn bản;

8.1.3 Số và ký hiệu của văn bản;

8.1.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

8.1.5 Tên loại văn bản;

8.1.6 Trích yếu văn bản;

8.1.7 Nội dung văn bản;

8.1.8 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người ký;

8.1.9 Dấu của Đơn vị ban hành văn bản;

8.1.10 Nơi nhận văn bản;

8.1.11 Các yếu tố khác

8.2 Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản được trình bày tại Phụ lục 01, Mẫu chữ và

chi tiết trình bày thể thức văn bản được trình bày tại Phụ lục 02 kèm theo Quy chế này.8.3 Đối với các loại văn bản đặc thù (theo hoặc không theo mẫu), tuỳ theo yêu cầu, có thể

lược bớt một số thành phần không cần thiết

8.4 Thể thức trình bày văn bản giao dịch với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

được thực hiện theo thông lệ quốc tế

Điều 9 Tiêu đề văn bản

9.1 Tiêu đề văn bản được đặt ở phía trên cùng trang đầu tiên của văn bản, gồm các yếu tố

chủ yếu sau: Lô-gô của Công ty, tên, địa chỉ và số điện thoại của Đơn vị ban hành, địa chỉ trang Web của Công ty trường hợp áp dụng mẫu tiêu đề văn bản khác thì áp dụng theo mẫu mới do Tổng Giám đốc duyệt

9.2 Bố cục cụ thể và các yếu tố khác của tiêu đề văn bản do Tổng Giám đốc quyết định.9.3 Văn bản của Công ty gửi các cơ quan Nhà nước, thực hiện theo mẫu hoặc yêu cầu của

các cơ quan Nhà nước, gồm:

9.3.1 Tên Đơn vị ban hành ở bên trái, phía trên cỡ chữ 12, in hoa, đậm;

9.3.2 Quốc hiệu, gồm: Dòng chữ in hoa “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA

VIỆT NAM” cỡ chữ 12, in hoa, đâm; dòng chữ in thường “Độc lập - Tự do -

Hạnh phúc”;

9.3.3 Dưới tên Đơn vị ban hành có gạch liền bằng 1/3 dòng chữ Đơn vị; dưới quốc

hiệu có gạch liền bằng với dòng chữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

Điều 10 Tên Đơn vị ban hành văn bản

10.1 Văn bản có tiêu đề văn bản là lô gô và các yếu tố khác của Đơn vị ban hành (bao gồm

cả tên của Đơn vị ban hành), thì tên Đơn vị ban hành được ghi ở phần tiêu đề theo quy định chung, văn bản có letterhead của công ty sử dụng cho văn bản nội bộ, các văn bản hành chính và nghiệp vụ

10.2 Văn bản có Quốc hiệu, thì tên Đơn vị ban hành được đặt ở góc trên bên trái, với chữ in

hoa, đậm, cỡ chữ 12, phân thành 2 dòng, sử dụng đối với các Văn bản gửi cho các cơ quan chức năng và các văn bản pháp quy

Điều 11 Số và ký hiệu của văn bản

11.1 Số và ký hiệu được ghi dưới tiêu đề, phía bên trái của trang giấy, với cỡ chữ 12 và được

gạch chân, bao gồm lần lượt các yếu tố sau: Chữ “Số”; dấu hai chấm; số thứ tự văn bản; dấu gạch chéo; năm ban hành; gạch chéo; ký hiệu văn bản (gồm có 2 thành phần, có gạch ngang liền ở giữa); tên viết tắt công ty (Ví dụ: Số: 123/2008/QĐ-HĐQT-… ).11.2 Chữ “Số” là chữ in thường; số thứ tự là chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu

năm và kết thúc vào ngày 31-12 hàng năm Riêng các nghị quyết của Đại hội đồng Cổ đông thì lấy số thứ tự theo các phiên họp; nghị quyết của Hội đồng Quản trị (HĐQT), thì lấy số thứ tự theo theo các phiên họp trong từng nhiệm kỳ

11.3 Ký hiệu văn bản gồm có nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và nhóm chữ viết tắt của cơ

quan, người ban hành ví dụ “QC-HĐQT” bằng chữ in hoa, ở giữa có gạch ngang liền.11.4 Ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn bản được quy định cụ thể tại Phụ lục 04 kèm theo Quy

chế này Đối với những loại văn bản chưa có ký hiệu chữ viết tắt tên loại hoặc những văn bản gửi cơ quan nhà nước hoặc các đối tác, khách hàng, thì phần ký hiệu của văn bản chỉ cần ghi nhóm chữ “……”

11.5 Số và ký hiệu của mẫu biểu ban hành kèm theo văn bản được ghi ở góc phải trên của

trang giấy, cỡ chữ 10, bao gồm lần lượt các yếu tố sau: Biểu mẫu; dấu hai chấm; số thứ

tự - gồm 2 chữ số; gạch chéo; ký hiệu mẫu - chữ in hoa; gạch ngang liền; chữ ……(Ví dụ: BM: 12/HĐTD-… ) Ký hiệu chữ viết tắt mẫu văn bản được ghi bằng chữ in hoa gồm từ 2 đến 4 ký tự, được quy định cụ thể tại Phụ lục 05, kèm theo Quy chế này

Điều 12 Địa danh và ngày ban hành văn bản

12.1 Địa danh và ngày tháng: Được ghi dưới tiêu đề, phía bên phải của trang giấy, cân xứng

với phần số và tiêu đề của văn bản gồm một dòng chữ in nghiêng, bao gồm lần lượt các yếu tố sau: Tên thành phố … đặt trụ sở; dấu phẩy; ngày (số ngày), tháng (số tháng), năm (số năm);

12.2 Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm, với các số

chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2, thì phải ghi thêm số 0 ở trước

Điều 13 Tên loại văn bản

13.1 Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản Khi ban hành văn bản, đều phải ghi tên

loại, trừ Công văn

13.2 Tên loại văn bản được đặt ở giữa trang, phía dưới phần số, ký hiệu và địa danh, ngày,

tháng, năm, cỡ chữ 14 in hoa, đậm

Điều 14 Trích yếu văn bản

14.1 Trích yếu văn bản là một câu hoặc một cụm từ ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung

chủ yếu của văn bản Trích yếu văn bản không được để trong ngoặc đơn

14.2 Đối với Công văn, trích yếu được đặt cân giữa, cách dưới phần số và ký hiệu của văn

bản 6 điểm, cỡ chữ 11, bao gồm lần lượt các yếu tố như sau: Chữ “V/v” hoặc “Về” (tuỳ thuộc từ tiếp theo là động từ hay danh từ); dấu hai chấm; dấu ngoặc kép; nội dung trích yếu; dấu ngoặc kép

14.3 Đối với văn bản có tên loại, trích yếu được đặt ở giữa trang, cách dưới phần tên loại của

văn bản 6 điểm, cỡ chữ 12, đậm; riêng trích yếu của các quy chế và quy định chữ in hoa, đậm; ở dưới có đường gạch liền khoảng 3 cm (Xem ví dụ mẫu trong phụ lục)

Điều 15 Căn cứ ban hành

15.1 Đối với các quy chế, quy định, quyết định và văn bản khác trong trường hợp cần thiết,

phải viện dẫn Điều lệ công ty, các văn bản quy phạm Pháp luật, các văn bản định chế trên một cấp và các căn cứ khác làm cơ sở ban hành

15.2 Các văn bản làm căn cứ ban hành được quy định như sau:

15.2.1 Văn bản của HĐQT, thì căn cứ vào văn bản quy phạm Pháp luật, Điều lệ;15.2.2 Văn bản của Chủ tịch HĐQT, thì căn cứ vào văn bản quy phạm Pháp luật, Điều

lệ, văn bản của HĐQT;

15.2.3 Văn bản của Tổng Giám đốc, thì căn cứ vào văn bản quy phạm Pháp luật ,Điều

lệ; văn bản của HĐQT và Chủ tịch HĐQT;

15.2.4 Văn bản của Giám đốc Chi nhánh, thì căn cứ vào Điều lệ, văn bản của HĐQT,

văn bản của Chủ tịch HĐQT và văn bản của Tổng Giám đốc

Điều 16 Trình tự viện dẫn văn bản

16.1 Trình tự viện dẫn văn bản được thực hiện như sau:

16.1.1 Thứ tự viện dẫn các loại văn bản được thực hiện lần lượt như sau: Văn bản

quy phạm Pháp luật, Điều lệ; văn bản khác của công ty (trình tự viện dẫn theo quy đinh văn ban co hiêu lưc phap lí cao hơn viện dẫn trước)

16.1.2 Trường hợp có nhiều văn bản quy phạm Pháp luật hoặc văn bản của công ty,

thì viện dẫn văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn trước, nếu văn bản có hiệu lực pháp lý ngang nhau (do cùng một cấp ban hành), thì viện dẫn văn bản ban hành sớm hơn trước;

16.1.3 Nếu có nhiều văn bản cùng đề cập đến một nội dung cần viện dẫn, thì viện dẫn

văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất và văn bản có nội dung phù hợp nhất.16.2 Viện dẫn một hoặc một số nội dung của văn bản, thì thực hiện lần lượt theo trình tự sau

(bỏ qua những đề mục không có):

16.2.1 Viện dẫn đoạn, điểm, khoản, Điều của văn bản, đối với văn bản có kết cấu điều

khoản; viện dẫn đoạn, điểm, khoản, Mục, Chương, Phần, đối với văn bản có kết cấu khoản mục

16.2.2 Viện dẫn tên loại của văn bản; số và ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban

hành; cơ quan (người) ban hành, trích yếu; văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có) Riêng đối với Luật và Pháp lệnh, thì viện dẫn Tên luật, pháp lệnh; ngày tháng năm thông qua (Ví dụ: Căn cứ đoạn 2, điểm a, khoản 1, Điều 4, Nghị định số 178/1999/NĐ-CP ngày 29-12-1999 của Chính phủ về Bảo đảm tiền vay của các tổ chức tín dụng; đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 85/2002/NĐ-

CP ngày 25-10-2000; Căn cứ Luật Các tổ chức tín dụng ngày 12-12-1997; đã được sửa đổi, bổ sung ngày 15-6-2004)

16.2.3 Viện dẫn lần tiếp theo, có thể chỉ cần ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản.16.3 Viện dẫn văn bản có văn bản khác được ban hành kèm theo, thì thực hiện như sau:Viện dẫn văn bản kèm theo trước, nếu nội dung cần viện dẫn nằm ở văn bản kèm theo;

Viện dẫn văn bản chính trước, nếu nội dung cần viện dẫn không nằm ở văn bản chính

Điều 17 Nội dung văn bản

17.1 Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy định được

đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày

17.2 Nội dung văn bản gồm có phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc, tuỳ theo

độ dài và mức độ phức tạp của văn bản, các loại văn bản được trình bày theo kết cấu như sau:

17.1.1 Quyết định: Điều, khoản, điểm;

17.1.2 Chỉ thị: Khoản, điểm, đoạn;

17.1.3 Các văn bản khác: Phần, chương, mục, khoản, điểm, đoạn

17.1.4 Văn bản định chế: Thực hiện theo Quy chế văn thư

17.3 Kỹ thuật trình bày được quy định như sau:

17.3.1 Phần, chương được đánh số thứ tự La-mã, chữ in đậm, cân giữa trang; tên

phần, chương, chữ in hoa, đậm, được trình bày thành một dòng riêng, cân giữa trang (Xem ví dụ trong phụ lục);

17.3.2 Mục, nếu có chữ “Mục”, thì được đánh số thứ tự La-mã, chữ in đậm, cân giữa

trang; tên mục chữ in hoa, đậm, được trình bày thành một dòng riêng, cân giữa trang; mục, nếu không có chữ “Mục”, thì được đánh số thứ tự La- mã, in đậm, sát lề trái, bên cạnh có dấu chấm; tên mục được viết liền cùng một dòng với số mục (Xem ví dụ trong phụ lục)

17.3.3 Điều, khoản được đánh số thứ tự Ả rập, sát lề trái, bên cạnh có dấu chấm (cách

mép lề trái 3 cm); Đối với khoản thì đánh số thứ tự của Điều đó và tiếp theo là

số thứ tự của khoản, ở giữa là dấu chấm (.), ví dụ Điều 1, trong Điều 1 có các khoản là 1.1, 1.2, 1.3

17.3.4 Điểm được đánh thứ tự theo số Ả rập và bao gồm cả thành phần số của khoản

đó (ví dụ trong khoản 1.1 có các điểm là 1.1.1, 1.1.2.), cách bên trái điều, khoản 1,4 cm, bên cạnh có dấu chấm (cách mép lề trái 4,4 cm);

17.3.5 Đoạn không được đánh số thứ tự, có thể được gạch đầu dòng, viết sát lề trái,

cách bên trái “điểm” 0,7 cm (cách mép lề trái 5,1 cm)

Điều 18 Chức vụ, họ tên, chữ ký và dấu

18.1 Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong

Đơn vị (Ví dụ: Tổng Giám đốc, Giám đốc) Khi ghi chức vụ của người ký văn bản, thì chỉ ghi chức danh, không cần ghi lại tên Đơn vị, trừ trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa uỷ quyền và những trường hợp đặc biệt cần thiết khác

18.2 Phần ghi chức vụ, họ tên, chữ ký của người ký và dấu của Đơn vị được đặt ở dưới cùng

phía bên phải của văn bản, cách mép phải trang giấy khoảng 4 cm Chức vụ và họ tên của người ký được đóng dấu hoặc chữ in hoa; trong trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị; riêng chức vụ của người ký thay, ký thừa lệnh và ký thừa uỷ quyền là chữ in thường

18.3 Người ký văn bản ký vào phần trống ở giữa dòng chức vụ và dòng họ tên người ký văn

bản, bằng bút mực xanh; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai

Điều 19 Nơi nhận văn bản

19.1 Nơi nhận xác định những tổ chức, cá nhân, Đơn vị và bộ phận nhận văn bản với mục

đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

19.2 Phần nơi nhận văn bản được ghi ở 2 nơi:

19.2.1 Phần kính gửi ở trên, đối với Công văn hoặc văn bản khác có phần kính gửi;19.2.2 Phần nơi nhận ở dưới, đối với mọi văn bản, trừ trường hợp đặc biệt có thể

không cần

19.2.3 Phần kính gửi ở trên, được trình bày ở giữa trang giấy, dưới trích yếu của văn

bản khoảng 2 cm; chữ “Kính gửi” in nghiêng, đậm, gạch chân, sau có dấu hai chấm; phần nơi gửi in đậm; nếu có từ hai nơi trở lên thì gạch ngang đầu dòng ở mỗi nơi

19.2.4 Phần nơi nhận văn bản ở dưới được đặt ở dưới cùng phía bên trái của văn bản,

cách lề trái 2.5- 3 cm, thấp hơn dòng ghi chức vụ đầu tiên khoảng 1 cm, cỡ chữ 10; riêng chữ nơi nhận được in nghiêng, gạch chân, sau có dấu hai chấm Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể, thì phải ghi rõ tên từng đối tượng Đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định, thì nơi nhận được ghi chung (Ví dụ: Các Phòng HCNS)

Điều 20 Các thành phần khác của văn bản

20.1 Ký hiệu dự thảo: Ký hiệu dự thảo và số dự thảo (nếu có) chữ in hoa, đậm, trong khung,

được đặt ở dưới số và ký hiệu của văn bản

20.2 Độ mật, khẩn: Ký hiệu mật, khẩn được đóng dấu hoặc in dưới phần số và ký hiệu của

văn bản, chữ in hoa, đậm trong khung 0,8 x 2cm Văn bản của công ty chỉ sử dụng một

ký hiệu độ mật và một ký hiệu độ khẩn (không phân thành nhiều cấp độ)

20.3 Phần phê duyệt: Đối với Tờ trình hoặc một số văn bản khác, có thể thêm phần Phê

duyệt ở phía trên phần “Nơi nhận” và ngang hàng với dòng ghi chức danh của người ký văn bản (Xem ví dụ trong phụ lục)

20.4 Văn bản đính kèm: Trường hợp có các văn bản khác được gửi kèm theo, thì phải ghi

tóm tắt tên và số lượng văn bản gửi kèm theo (nếu chưa đề cập đến trong phần nội dung) và ghi ở phía trên phần “Nơi nhận” (Xem ví dụ trong phụ lục)

20.5 Số trang: Nếu văn bản có từ 2 trang trở lên, thì phải đánh số trang của từng trang và

tổng số trang Các phụ lục kèm theo, được đánh số trang tiếp theo văn bản chính

20.6 Ghi chú: Những nội dung cần ghi chú, thì đánh số Ả rập và để dưới chân mỗi trang, cỡ

chữ 10

20.7 Chữ đầu và chân trang: Văn bản dài từ 5 trang trở lên thì phải trình bày các nội dung ở

đầu và chân mỗi trang (trừ đầu trang 1), cỡ chữ 11 như sau:

20.7.1 Đầu trang, ghi lần lượt các yếu tố sau: công ty (sát lề trái); tên văn bản (ở

giữa); cấp ban hành (sát lề phải);

20.7.2 Chân trang, ghi lần lượt các yếu tố sau: Chữ “Lưu hành nội bộ” hoặc thông tin

cần thiết khác (sát lề trái); trang; số trang; gạch chéo; tổng số trang (sát lề phải)

20.8 Phụ lục: Phụ lục là một bộ phận của văn bản chính và phải được ghi rõ trong văn bản

21.1 Dự thảo văn bản trình ký và ban hành được ký nháy như sau:

21.1.1 Văn bản do Chủ tịch HĐQT ký: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám

đốc, Thư ký HĐQT hoặc Trưởng Phòng, ký nháy;

21.1.2 Văn bản do Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc ký: Phó Tổng Giám

đốc, Trưởng Phòng, Thư ký Tổng Giám đốc ký nháy;

21.1.3 Văn bản do Trưởng Phòng ký: Người soạn thảo ký nháy

21.2 Văn bản định chế bắt buộc phải có chữ ký nháy của Người có trách nhiệm, cụ thể như

sau:

21.2.1 Văn bản do Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị ban hành thì trưởng

đơn vị soạn thảo ký nháy, thành viên Ban điều hành phụ trách lĩnh vực liên quan ký kiểm soát, chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu người có trách nhiệm liên quan khác, thư ký Hội đồng quản trị ký nháy;

21.2.2 Văn bản do Tổng Giám đốc ban hành thì trưởng Phòng, Ban, Bộ phận (Trưởng

đơn vị) trình ký nháy; các Trưởng bộ phận có liên quan ký kiểm soát

21.3 Trong trường hợp cần thiết, người soạn thảo văn bản có thể ký nháy văn bản ngoài

những đối tượng ký nháy đã được quy định tại các khoản 21.1, 21.2 Điều này; trường hợp này, người soạn thảo là người ký thứ nhất, người ký nháy thứ hai ký kiểm soát.21.4 Người ký nháy phải kiểm soát và bảo đảm về cả thể thức và nội dung của văn bản Văn

bản không có chữ ký nháy sẽ do người ký chính thức hoàn toàn chịu trách nhiệm

21.5 Cách thức ký nháy:

21.5.1 Chữ ký nháy có kích thước nhỏ, gọn và được ký vào vị trí cuối cùng của văn

bản, không kể phần nơi nhận; nếu văn bản có ghi sẵn chức danh người ký, thì

ký nháy vào phần đó;

21.5.2 Nếu văn bản có nhiều tờ, thì phải ký nháy vào góc dưới, bên phải tất cả các tờ

(kể cả phụ lục);

21.5.3 Trường hợp những người ký nháy nói tại khoản 21.1 của Điều này đã ký chính

thức vào phần người lập hoặc kiểm soát, thì không cần ký nháy các trang đó;21.5.4 Văn bản có chữ ký nháy thứ hai (của người kiểm soát), thì ký vào phần “nơi

nhận” hoặc góc dưới bên trái của văn bản;

21.5.5 Văn bản có sự sửa chữa liên quan đến nội dung (trừ sửa chữa chính tả), thì phải

ký nháy vào ngang lề bên phải nơi sửa chữa

Điều 22 Ký chính thức

22.1 Người ký chính thức được ghi rõ chức danh, họ tên và được đóng dấu chính thức của

Đơn vị ban hành

22.2 Đối với những văn bản được ban hành theo nghị quyết của tập thể, thì phải ghi vào

trước tên tập thể ký thay mặt chữ “TM ” Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tập thể đó, đồng thời ghi thêm chức danh lãnh đạo trong Đơn vị trước họ tên của người ký văn bản

22.3 Người ký chính thức chịu trách nhiệm về nội dung công việc mà văn bản giải quyết.22.4 Văn bản do người không có thẩm quyền ký chính thức theo quy định của Pháp luật hoặc

của công ty, thì sẽ không được coi là văn bản của công ty (chỉ là văn bản của một cá nhân hoặc của một bộ phận)

22.5 Chữ ký chính thức được ký ở góc phải, phía dưới văn bản, ở giữa khoảng dưới phần

chức danh và trên phần họ tên người ký

Điều 23 Ký thay

23.1 Cấp phó được ký thay cấp trưởng cùng cấp ban hành văn bản trong những trường hợp

sau:

23.1.1 Khi được cấp trưởng đồng ý cho ký thay;

23.1.2 Ký các văn bản thuộc phạm vi công việc cụ thể đã được phân công phụ trách;23.1.3 Ký các văn bản để giải quyết công việc cấp thiết trong khi cấp trưởng vắng

mặt

23.2 Văn bản ký thay phải ghi vào trước chức danh ký chính thức chữ “KT.” và phải gửi cho

cấp trưởng để báo cáo

Điều 24 Ký thừa lệnh

24.1 Người đứng đầu Đơn vị có thể giao cho người đứng đầu Đơn vị, Bộ phận ngay dưới

mình một cấp ký thừa lệnh ban hành văn bản

24.2 Không áp dụng chế độ ký thừa lệnh đối với những trường hợp sau:

24.2.1 Các chức danh điều hành ký thừa lệnh các chức danh quản trị, kiểm soát;

24.2.2 Ký các văn bản định chế, quyết định, báo cáo, chỉ thị, tờ trình và giấy uỷ

quyền;

24.2.3 Ký các công văn gửi cấp trên, các cơ quan báo chí và cơ quan quản lý Nhà

nước, trừ ký giấy giới thiệu;

24.2.4 Ký phê duyệt vào các văn bản, trừ trường hợp có quy định cụ thể của Công ty 24.3 Văn bản ký thừa lệnh phải ghi vào trước chức danh ký chính thức chữ “TL.” và phải gửi

cấp cho phép ký thừa lệnh để báo cáo

Điều 25 Ký thừa uỷ quyền

25.1 Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu Đơn vị có thể uỷ quyền cho cán bộ dưới hai

cấp trở đi hoặc nhân viên thuộc Đơn vị ký thừa uỷ quyền một số văn bản.

25.2 Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời

hạn nhất định Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký

25.3 Văn bản ký thừa uỷ quyền phải ghi vào trước chức danh ký chính thức chữ “TUQ.” và

phải gửi cấp cho phép ký thừa uỷ quyền để báo cáo, trừ trường hợp việc ký văn bản nghiệp vụ không cần ghi chữ “TUQ”

Điều 26 Thủ tục trình ký văn bản

26.1 Người trình ký văn bản phải kèm theo các giấy tờ, tài liệu cần thiết có liên quan đến

việc soạn thảo và ban hành văn bản

26.2 Văn bản trình HĐQT, Chủ tịch HĐQT ký được chuyển cho Thư ký HĐQT, trừ trường

hợp văn bản mật, văn bản do Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc trực tiếp trình ký hoặc trường hợp đặc biệt khác

26.3 Văn bản trình Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc ký, được chuyển cho Thư ký Tổng

Giám đốc, thư ký Phó Tổng Giám đốc trừ trường hợp văn bản mật, văn bản do Phó Tổng Giám đốc trực tiếp trình Tổng Giám đốc ký hoặc trường hợp đặc biệt khác

26.4 Văn bản trình Giám đốc Chi nhánh do Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ soạn

thảo trình ký hoặc thông qua đầu mối do Giám đốc quy định

26.5 Trường hợp sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt

xem xét, quyết định

26.6 Bộ phận tiếp nhận dự thảo văn bản trình ký có trách nhiệm trình người có thẩm quyền

ký, đồng thời chuyển lại cho các bộ phận trình ký ngay sau khi văn bản đã được ký

CHƯƠNG IV QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN

Điều 27 Nguyên tắc quản lý văn bản đi, văn bản đến

27.1 Văn bản đi là văn bản do các Đơn vị ban hành Văn bản đến là văn bản được gửi đến

các Đơn vị từ các Đơn vị hoặc tổ chức, cá nhân khác

27.2 Mọi văn bản chính thức phải được quản lý chặt chẽ, thống nhất, bảo đảm yêu cầu kịp

thời, chuẩn xác, an toàn và bảo mật theo các quy định về quản lý văn bản đi, văn bản đến của Quy chế này

27.3 Các văn bản đi và đến thuộc loại không chính thức và không thuộc phạm vi quản lý theo

các quy định của Quy chế này gồm:

27.3.1 Các bản dự thảo để xin ý kiến;

27.3.2 Giấy tờ, biểu mẫu, bao bì văn phòng phẩm thông thường;

27.3.3 Giấy tờ quảng cáo, chào hàng không thuộc chức năng, nhiệm vụ của Đơn vị

công ty;

27.3.4 Thư gửi qua mạng máy vi tính (e-mail);

27.3.5 Báo chí thông thường và một số giấy tờ khác không theo chế độ quản lý văn

bản

27.4 Trách nhiệm quản lý văn bản đi và đến thuộc về người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu

trữ

27.5 Tại các Đơn vị trong Hệ thống công ty, phải có nhân viên văn thư chuyên trách hoặc

kiêm nhiệm để chuyên quản lý văn bản đi và văn bản đến

Điều 28 Đăng ký văn bản đi

28.1 Các Đơn vị trong Hệ thống công ty phải lập Sổ công văn đi để theo dõi các nội dung

chủ yếu sau:

28.1.1 Số và ký hiệu của văn bản;

28.1.2 Ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

28.1.3 Tên và chức danh của người ký ban hành;

28.1.4 Tên loại và trích yếu của văn bản;

28.1.5 Số bản chính;

28.1.6 Số trang văn bản;

28.1.7 Nơi nhận

28.2 Nhân viên văn thư kiểm tra hình thức và kỹ thuật trình bày của văn bản và ghi số, ký

hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản Số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ghi trên văn bản phải trùng khớp với số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ghi trong Sổ công văn đi; trường hợp không trùng nhau thì do người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ xem xét quyết định

Điều 29 Chuyển phát văn bản đi

29.1 Văn bản đi đã hoàn thành thủ tục văn thư, phải được chuyển phát cho Đơn vị và cá nhân

có liên quan ngay trong ngày văn bản đó được ký hoặc vào đầu ngày làm việc tiếp theo.29.2 Trường hợp các văn bản khẩn, văn bản cần thực hiện ngay (theo yêu cầu của người ký

văn bản hoặc người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ), thì phải được gửi ngay lập tức bằng các phương tiện nhanh nhất

29.3 Văn bản công khai có liên quan đến nhiều đối tượng, thì phải được phổ biến rộng rãi

trong toàn Hệ thống công ty

29.4 Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax, e-mail hoặc chuyển qua mạng

máy vi tính để thông tin nhanh

29.5 Văn bản theo quy định của Pháp luật phải được gửi cho Cơ quan Nhà nước có thẩm

quyền để đăng ký, theo dõi hoặc báo cáo, thì phải được gửi đi theo đúng quy định

Điều 30 Lưu văn bản đi

30.1 Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất một bản chính tại bộ phận văn thư của Đơn vị và ít nhất

một bản chính tại bộ phận soạn thảo Trường hợp đặc biệt, người đứng đầu đơn vị quyết định những loại văn bản không cần lưu tại bộ phận văn thư (nhưng phải được được lưu

ở bộ phận khác) và được ghi rõ vào Sổ công văn đi

30.2 Bản lưu văn bản đi tại văn thư của Đơn vị được sắp xếp thứ tự đăng ký

30.3 Bản lưu các văn bản định chế và các văn bản quan trọng khác của công ty phải được in

bằng loại giấy tốt và sử dụng loại mực bền lâu

Điều 31 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

31.1 Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại bộ phận văn thư của Đơn

vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Văn bản đến được coi là nhận được kể từ khi đã được đăng ký vào Sổ công văn đến

31.2 Đối với những văn bản đến mà bì thư ghi đích danh tên người nhận hoặc ghi các ký hiệu

“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, thì bộ phận văn thư có trách nhiệm giữ nguyên bì thư

và chuyển giao nguyên trạng văn bản tới người nhận hoặc lãnh đạo có thẩm quyền theo Quy chế Bảo mật thông tin của công ty để giải quyết

31.3 Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi

phiếu chuyển văn bản.

31.6 Sổ công văn đến phải theo dõi các nội dung chủ yếu sau:

31.6.1 Số văn bản đến;

31.6.2 Ngày đến (ngày nhận được văn bản);

31.6.3 Nơi gửi văn bản đến;

31.6.4 Số ký hiệu của văn bản đến;

31.6.5 Ngày, tháng, năm của văn bản đến;

31.6.6 Tên loại và trích yếu của văn bản đến;

31.6.7 Nơi nhận

31.7 Những văn bản gửi đến các Đơn vị, cá nhân liên quan, nếu không có dấu “Công văn

đến”, thì không có giá trị pháp lý trong quá trình xử lý, giải quyết trừ trường hợp có quy định khác của Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc

Điều 32 Xử lý văn bản đến

32.1 Bộ phận văn thư, lưu trữ tại các Đơn vị có trách nhiệm phân phối ngay trong ngày nhận

được văn bản đến hoặc đầu ngày làm việc hôm sau

32.2 Nhân viên văn thư kiểm tra nội dung của văn bản đến, phân loại sơ bộ, trình Người

quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Đơn vị kiểm tra để chuyển giao cho các cấp lãnh đạo hoặc các Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ giải quyết theo lĩnh vực chuyên môn

32.3 Đối với những văn bản có liên quan đến trách nhiệm chung của công ty hoặc của nhiều

Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ và văn bản cần có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thì phải chuyển cho lãnh đạo xem xét và xử lý Lãnh đạo Đơn vị phải chỉ định Đơn

vị, Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính để giải quyết

Điều 33 Quản lý văn bản chuyên biệt

33.1 Các loại Hợp đồng, biên bản và các văn bản được ban hành chung với các tổ chức, cá

nhân khác ngoài Hệ thống công ty được ghi ngày, tháng, năm, đánh số và ký hiệu của công ty hoặc của tổ chức, cá nhân khác, đều phải được các Đơn vị, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách theo dõi quản lý

33.2 Các văn bản hồ sơ, giấy tờ nghiệp vụ, văn bản giao dịch với nước ngoài, văn bản in sẵn

tiêu đề hoặc văn bản đặc thù khác, được thực hiện theo Quy chế này và phù hợp với Pháp luật, với thông lệ của Việt Nam và tập quán quốc tế

Điều 34 Quản lý văn bản sao

34.1 Các văn bản chính hoặc các văn bản sao của công ty hoặc của các tổ chức, cá nhân khác

có liên quan đến công ty, có thể được sao nguyên văn toàn bộ hoặc một phần để gửi cho các tổ chức, cá nhân có liên quan

34.2 Hình thức sao gồm có sao y bản chính, hoặc sao lục (có thể sao toàn bộ hoặc một phần

văn bản - trích sao) được quy định như sau:

34.2.1 “Sao y bản chính” là việc sao văn bản của chính Đơn vị ban hành (cùng đóng

một con dấu) hoặc sao vản bản của các Đơn vị trong Hệ thống công ty;

34.2.2 “Sao lục” là việc sao văn bản của các cơ quan, tổ chức khác ngoài Hệ thống

công ty

34.3 Người đứng đầu Đơn vị và những người được quyền ký thay, ký thừa lệnh người đứng

đầu Đơn vị được quyền ký sao văn bản

34.4 Các yếu tố sao văn bản bao gồm:

34.4.1 Các yếu tố bắt buộc bao gồm: Loại sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người

có thẩm quyền; dấu của Đơn vị sao;