5 công tác khách mời trong tổ chức sự kiện

Nội dung chương Xác định đối tượng khách mời  Lên danh sách khách mời  Thiết kế Thiệp mời  Gửi thiệp mời... Mục tiêu chương Nắm được các khía cạnh giúp thấu hiểu khách hàng sự kiện

CÔNG TÁC KHÁCH MỜI TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

minhhien@neu.edu.vn

Nội dung chương

 Xác định đối tượng khách mời

 Lên danh sách khách mời

 Thiết kế Thiệp mời

 Gửi thiệp mời

Mục tiêu chương

 Nắm được các khía cạnh giúp thấu hiểu khách hàng sự kiện

 Các điểm cần lưu ý trong danh sách khách mời

 Các công việc trong thiết kế và gửi thiệp mời

Phân loại khách mời

Xác định đối tượng khách mời

 Đặc điểm khách: ai? Độ tuổi? Giới tính? Khu vực

sinh sống? Phương tiện đi lại? Đi cá nhân hay nhóm?

Các công việc chuẩn bị liên quan

 Lập danh sách khách mời (guest list)

 Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách

 Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thông tin có liên quan đến khách mời

 Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời

Các bước lập danh sách khách mời

 Thống nhất số lượng, cơ cấu khách mời

 Lập các loại danh sách khách mời (VIP, A,B…)

 Kiểm tra danh sách

 Chốt danh sách

 Bổ sung thông tin: độ tuổi, ngôn ngữ sử dụng, người đi

cùng, lái xe, phương tiện vận chuyển, các dịch vụ khách được hưởng, vé vào cửa, các yêu cầu đặc biệt, những điểm cần lưu ý…

Thiệp mời - Event Invitation Cards

 Xác định nội dung thiệp mời

 Thiết kế hình ảnh

 In thiệp

Xác định nội dung thiệp mời

 Những nội dung cơ bản

 Nội dung khác

 Đính kèm

Những nội dung cơ bản

1. Lời chào/ lời mời

2. Tên sự kiện

3. Tên người mời và khách mời

4. Thời gian và địa điểm

5. Mô tả sự kiện

Thiết kế và in thiệp mời

 Làm việc với người thiết kế

 In thiệp

 Chuẩn bị gửi

Làm việc với người thiết kế

 Cung cấp thông tin cho người thiết kế

In thiệp

 Cần in số lượng nhiều hơn lượng khách cần gửi

 Kiểm tra

 In: thời gian, số lượng

 Mầu, hình minh họa, chất lượng giấy

Gửi thiệp mời

 Cách thức gửi

 Liên lạc để kiểm tra

Liên lạc kiểm tra lịch trình

Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng

 Kết hợp gửi thiếp và các hình thức thông tin khác: điện thoại, mail, truyền thông trên phương tiện thông tin đại chúng

 Kiểm tra thông tin từ bên chuyển phát

 Chuẩn bị cho các phản hồi của khách hàng hoặc chủ động liênhệ

 Cập nhật thông tin vào hồ sơ khách mời và báo cho các bên