7 - KỸ NĂNG QUẢN LÝ CHI PHÍ- LÊ HUỆ

QUẢN LÝ CHI PHÍQuản lý chi phí dự án bao gồm các quá trình tham gia vào việc lập kế hoạch, dự toán ngân sách, tài chính, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể được hoàn tất trong vòng ngân sách được duyệt.Kế hoạch quản lý chi phí là quá trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án. Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về chi phí dự án trong suốt vòng đời dự án.

Trang 1

17/01/2019 1

Trình bày: KS LÊ HUỆ Trung tâm đào tạo Công ty APAVE ASIA PACIFIC

MỤC TIÊU

Sau khi hoàn tất chuyên đề học viên có thể:

Quản lý chi phí dự án từ bước Chuẩn bị đến

khi Kết thúc dự án;

Biết cách điều chỉnh chi phí khi có thay đổi;

Biết cách Quản lý chi phí khi dự án kết thúc.

Trang 2

17/01/2019 3

1 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ

2 QUẢN LÝ CHI PHÍ – VỐN NGÂN SÁCH NN

3 ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

QUẢN LÝ CHI PHÍ

Quản lý chi phí dự án bao gồm các quá trình tham

gia vào việc lập kế hoạch, dự toán ngân sách, tài

chính, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có

thể được hoàn tất trong vòng ngân sách được

duyệt Quản lý chi phí gồm có 4 tiến trình:

NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ

Trang 3

17/01/2019 5

Page 4

Lập kế hoạch chi phí: Thiết lập các nhóm chính

sách, quy trình và tài liệu hướng dẫn cho việc lập

kế hoạch, quản lý, tiêu dùng và kiểm soát chi phí

dự án.

Ước tính chi phí: Tính toán ra một số lượng gần

đúng nguồn tiền cần thiết để hoàn thành các

công việc của dự án.

Xác định ngân sách: Cộng dồn các chi phí ước

tính của các công việc hoặc các gói công việc

riêng lẻ để thiết lập một mức chuẩn về chi phí

được cho phép.

Kiểm soát chi phí: Theo dõi tình trạng của dự

án, để cập nhật danh sách dự án và quản lý các

thay đổi đối với mức chuẩn chi phí.

1 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ:

Kế hoạch quản lý chi phí là quá trình thiết lập các

chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế

hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự

án Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó

cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về chi phí dự án

trong suốt vòng đời dự án.

Trang 4

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT

 Ý kiến chuyên gia

 Kỹ thuật phân tích

Trang 5

17/01/2019 9

Page 4

ĐẦU RA

Kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch

quản lý dự án và mô tả cách các chi phí của dự án

sẽ được lên kế hoạch, cấu trúc, và kiểm soát Các

quy trình quản lý chi phí và các công cụ và kỹ

thuật liên quan cũng được ghi trong kế hoạch

quản lý chi phí Ví dụ, Kế hoạch quản lý chi phí có

thể thiết lập như sau:

ĐẦU RA:

Đơn vị đo lường:

Mỗi đơn vị đo lường được định rõ theo từng

nguồn lực khác nhau.

Ví dụ: Giờ, ngày, mét, lít, m3, trọn gói …

Mức độ chính xác:

Mức độ mà ước tính chi phí của công việc sẽ

được làm tròn lên hoặc xuống.

Nó được dựa trên phạm vi của các công việc

và độ lón của dự án.

Trang 6

Có thể bao gồm một khoản tiền dự phòng.

Các liên kết quy trình của tổ chức:

WBS cung cấp cấu trúc cho kế hoạch quản lý

chi phí.

Thành phần WBS được sử dụng trong việc

đo đếm chi phí dự án gọi là khoản mục kiểm soát Mỗi khoản mục kiểm soát được gán cho một mã số hoặc số tài khoản duy nhất liên kết trực tiếp với hệ thống kế toán của tổ chức.

Ngưỡng kiểm soát:

Các ngưỡng về độ lệch cho việc theo dõi thực

hiện về chi phí, nhằm thể hiện một mức sai lệch dựa trên sự đồng ý và được cho phép trước khi cần phải thực hiện.

Các ngưỡng được thể hiện một cách điển

hình như độ lệch phần trăm so với mức chuẩn.

Các quy tắc đo lường sự thực hiện:

Xác định những điểm trong WBS sẽ thực hiện

việc đo lường các khoản mục kiểm soát.

Thiết lập kỹ thuật đo lường giá trị đạt được để

Trang 7

17/01/2019 13

Page 4

Định dạng báo cáo: Định dạng và tần suất cho

báo cáo chi phí.

Mô tả các quy trình: Mô tả về từng quy trình

quản lý chi phí được liệt kê ra.

Các chi tiết bổ sung:

Mô tả các lựa chọn có tính chiến lược trong

việc cung cấp tiền, thủ tục cho sự trượt giá, thủ tục hồ sơ của chi phí dự án.

MA TRẬN KHOẢN MỤC KIỂM SOÁT

Trang 8

17/01/2019 15

Page 4

2 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ:

Ứơc tính chi phí là quá trình phát triển xấp xỉ các

nguồn lực tài chính cần thiết để hoàn thành các

công việc dự án Các lợi ích quan trọng của quá

trình này là nó xác định lượng chi phí cần thiết để

hoàn thành công việc của dự án.

 Cấu trúc phân rả công việc.

 Thông tin bổ sung: sức khỏe, an toàn, an ninh, sự thi hành, môi trường, bảo hiểm, quyền sở hữu trí tuệ, giấy đăng ký, giấy phép.

Các thông tin trên được xem xét khi ước tính dự

toán chi phí.

Trang 9

 Các dạng trình bày tiến độ:

Biểu đồ mốc

Biểu đồ thanh

Biểu đồ mạng

Loại, số lượng các nguồn lực, thời gian sử dụng

các nguồn lực là các yếu tố chính để xác định chi

Các đặc điểm của việc bố trí đội ngũ dự án, mức

lương, tiền thưởng là những thành phần cần thiết

để ước tính chi phí dự án.

Trang 10

17/01/2019 19

Page 4

ĐẦU VÀO

 Sổ ghi chép rủi ro:

 Tài liệu bao gồm các kết quả phân tích định tính, định lượng, và kế hoạch ứng phó với rủi ro Nêu chi tiết tất cả các rủi ro được nhận dạng, bao gồm mô tả, phân loại, nguyên nhân, khả năng xảy ra, sự tác động đến mục tiêu dự án, những người chịu trách nhiệm ứng phó, tình trạng hiện tại.

Các chi phí để giảm bớt rủi ro, các tác động của

đe dọa và cơ hội đến toàn bộ chi phí của dự án.

Yếu tố môi trường doanh nghiệp

 Bất cứ hay tất cả các yếu tố môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức bao quanh và ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.

 Bao gồm tất cả nhưng không giới hạn đối với:

Tình hình thị trường

Thông tin kinh doanh được phổ biến

Tài sản quá trình của tổ chức

 Bất kỳ hay tất cả các quy trình liên quan đến bất kỳ hoặc tất cả tổ chức liên quan đến dự

án mà chúng được hoặc có thể sử dụng để tác động đến sự thành công của dự án.

Các chính sách về ước tính chi phí, biểu mẫu,

thông tin quá khứ, bài học kinh nghiệm.

Trang 11

17/01/2019 21

Page 4

thuật này dựa vào chi phí thực tế của các dự án

tương tự trước đó như là cơ sở để ước tính chi

phí của dự án hiện tại.

thống kê giữa dữ liệu trong quá khứ và những

biến số khác để tính được một giá trị ước lượng

cho các tham biến của công việc.

đáng tin cậy nhất Giá trị ước tính của dự án

nhận được từ phép cộng các giá trị ước tính chi

tiết của tất cả các thành phần riêng lẻ hợp thành

dự án.

Trang 12

17/01/2019 23

Page 4

Các ví dụ về kỹ thuật ước tính

Trang 13

17/01/2019 25

Page 4

Ước tính ngân sách Kế hoạch - 10% đến +25%

Chi phí trực tiếp

Chi phí gián tiếp

Chi phí thay đổi

Chi phí cố định: Các chi phí không thay đổi khi sản lượng thay đổi.

Trang 14

17/01/2019 27

Page 4

ĐẦU RA

 Là mức định lượng của các chi phí có thể cần

thiết để hoàn tất công việc của dự án.

 Được ước tính cho tất cả các nguồn lực được

áp dụng cho công việc.

 Bao gồm nhân công, vật liệu, thiết bị, dịch vụ,

tiện ích, công nghệ thông tin, dự trữ lạm phát,

dự phòng rủi ro, chi phí gián tiếp.

Xác định rõ nhiệm vụ

Tham gia rộng rãi

Sự sẵn có của các dữ liệu có căn cứ xác đáng

Cấu trúc tiêu chuẩn hóa cho dự toán

Dự phòng những điều không chắc chắn

Các thay đổi về giá

Các chi phí đã bị loại trừ trong dự toán

Xem xét độc lập dự toán

Sửa đổi dự toán khi có thay đổi.

Trang 15

17/01/2019 29

Page 4

ĐẦU RA

 Tài liệu hỗ trợ cung cấp thêm các chi tiết bổ sung một sự hiểu biết rõ ràng và đầy đủ về dự toán đã tạo ra như thế nào

 Có thể bao gồm: cơ sở dự toán, các giả định, ràng buộc, phạm vi ước tính có khả năng xảy ra, mức độ tin cậy.

ĐẦU RA

Trang 16

17/01/2019 31

Page 4

3 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH

Xác định ngân sách là quá trình tập hợp chi phí

ước tính của các công việc riêng lẽ hoặc các gói

công việc để thiết lập một cơ sở chi phí pháp lý.

Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó sẽ

xác định mức chuẩn chi phí dựa vào đó thực hiện

dự án có thể được giám sát và kiểm soát.

cả hai dự phòng rủi ro và dự phòng quản lý cho

dự án.

quá khứ dẫn đến các kết quả ước tính tham số

hay ước tính tương tự nhằm phát triển các mô

hình toán học để dự đoán tổng chi phí dự án.

Trang 17

17/01/2019 33

Page 4

 Cộng dồn chi phí/Cost aggregation:

Ước tính chi phí được cộng dồn theo gói công việc sau đó cho các

thành phần ở mức cao hơn và cuối cùng là toàn dự án.

Ước tính chi phí công việc

Dự phòng rủi ro các công việc

Ước tính chi phí gói công việc

Khoản mục kiểm soát

Dự phòng rủi ro

Ước tính chi phí gói công việc

Dự phòng rủi

ro của công việcƯớc tính chi phí công việc

Trang 18

17/01/2019 35

Page 4

dụng cho những thay đổi được yêu cầu mà không nằm trong kế hoạch.

Là các ngân sách được dự phòng cho các thay

đổi không được lên kế hoạch đối với phạm vi công việc và chi phí.

Dự phòng phí được chấp thuận trước khi sử

dụng.

ĐẦU RA

Đây là kiểu trình bày ngân sách theo thời gian

được sử dụng để so sánh mức chi tiêu thực tế

Trang 19

17/01/2019 37

Page 4

 Nhu cầu cho tổng chi phí dự án và nhu cầu chi phí cho từng thời đoạn được suy ra từ mức chuẩn chi phí.

 Việc cấp tiền thường xảy ra với các số lượng tăng đầu mà không liên tục.

những số tiền trong mức chuẩn chi phí cộng với dự phòng quản lý, nếu có.

4 KIỂM SOÁT CHI PHÍ

Kiểm soát chi phí là quá trình tập hợp chi phí ước

tính của các công việc riêng lẽ hoặc các gói công

việc để thiết lập một mức chuẩn chi phí pháp lý.

Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó sẽ

xác định mức chuẩn chi phí dựa vào đó thực hiện

dự án và kiểm soát.

Trang 20

17/01/2019 39

Page 4

phân công cho

công việc phải

hoàn thành.

Độ lệch tiến độ

SV=EV-PV

Giá trị đạt được (EV)

Giá trị công việc đã thực hiện thể hiện dưới dạng nguồn tiền đã được duyệt

EV< PV

Độ lệch chi phí CV=EV-AC

Giá trị thực (AC) Tổng chi phí thực tế đã chi

để hoàn thành công việc được đo lường bởi giá trị đạt được EV.

Chỉ số thực hiện tiến độ SPI=EV / PV

Ngân sách tại thời điểm hoàn thành (BAC)

Tổng giá trị được lên KH cho dự án.

Tổng các giá trị KH là mức chuẩn đo lường thực hiện (PMB) Chỉ số thực hiện chi phí CPI=EV / AC

Trang 21

được mong đợi của

một công việc hay

dự án khi phạm vi

công việc đã xác

định được thực hiện

hoàn tất.

performance Index

 Dự đoán được tính toán về sự thực hiện chi phí

phải đạt được với công việc còn lại để đáp ứng một mục đích quản lý đã định như BAC hay EAC Khi đã được chấp thuận thì giá trị EAC sẽ thay thế BAC như là mục tiêu về chi phí thực hiện.

Trang 22

17/01/2019 43

Page 4

Trang 23

17/01/2019 45

Page 4

ĐẦU RA

SPI cho các thành phần công việc, đặc biệt cho các gói công việc và khoản mục kiểm tra được lập thành tài liệu và thông tin cho các bên liên quan.

 Yêu cầu thay đổi về chính sách, các quy trình,

kế hoạch, phương thức hay thay đổi mốc tiến

độ va các thành phần khác của kế hoạch QLDA.

 Các yêu cầu thay đổi được xử lý để xem xét và

quyết định thông qua quá trình kiểm soát thay đổi phù hợp.

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN THUỘC VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

1 Nội dung quản lý chi phí: Quản lý chi phí đầu

tư xây dựng bao gồm:

 Chi phí quản lý dự án và tư vấn

 Thanh quyết toán hợp đồng

 Thanh quyết toán vốn đầu tư

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN – VỐN NSNN

Trang 24

17/01/2019 47

Page 4

2 Nguyên tắc quản lý chi phí:

1 Đảm bảo mục tiêu và hiệu quả;

2 Theo từng công trình, từng giai đoạn;

3 Tổng mức đầu tư, dự toán;

4 Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chi phí;

Tổng mức đầu tư lập trên Thiết kế cơ sở, Suất đầu tư theo thị

trường, và các tỉ lệ phí theo qui định Tổng mức đầu tư sẽ

được thẩm định và phê duyệt trong Quyết định đầu tư

Trang 25

17/01/2019 49

Page 4

4 Dự toán – Tổng dự toán:

 Là cơ sở để quản lý chi phí đầu tư;

 Được lập trên cơ sở khối lượng của Thiết

kế kỹ thuật hoặc TK bản vẽ thi công;

 Đơn giá tính dự toán là đơn giá do địa phương ban hành, hoặc đơn giá do khảo sát điều tra thị trường;

 Tỉ lệ phí :Theo qui định của nhà nước;

 Tổng dự toán là tập hợp những dự toán, tổng dự toán phải ≤ TMĐT.

Dự toán sẽ được thẩm tra khối lượng, đơn giá, tỉ lệ phí để phê duyệt.

5 Kiểm soát chi phí:

 Kiểm soát đơn giá: Phải được thẩm tra phê duyệt;

 Kiểm soát khối lượng: Phải được thẩm tra phê duyệt;

 Tỉ lệ phí: Phải được thẩm tra phê duyệt;

 Khi thực hiện nếu vượt dự toán, vượt Tổng mức đầu tư thì phải điều chỉnh và được phê duyệt mới được thực hiện.

thanh toán rồi, nhưng nếu kiểm toán chi phí thanh toán sai, thì nhà thầu phải hoàn trả trước khi thanh lý hợp đồng.

Trang 26

17/01/2019 51

ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

Trang 27

17/01/2019 53

ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

Trang 28

17/01/2019 55

Để trao đổi thông tin xin liên hệ:

Mr LÊ – HUỆ Công ty APAVE ASIA - PACIFIC ĐT: 0907.545253

Email: huele@apave.com

Định dạng
Số trang	28
Dung lượng	3,17 MB