5- KỸ NĂNG QUẢN LÝ PHẠM VI CÔNG VIỆC DỰ ÁN- LÊ HUỆ

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁNLãnh vực kiến thức Quản lý phạm vi dự án bao gồm những Quy trình để đảm bảo rằng dự án đã có đủ tất cả những công việc, và chỉ những công việc đó mới yêu cầu hoàn thành.Chủ yếu liên quan tới những công việc nào ở bên trong và bên ngoài phạm vi công việc.

Trang 1

Trình bày: KS LÊ HUỆ Trung tâm đào tạo Công ty APAVE ASIA PACIFIC

Không để thiếu công việc trong dự án;

Những công việc thật sự cần thiết thì phải thay đổi;

Quản lý sự thay đổi phạm vi phù hợp với yêu cầu;

MỤC TIÊU

Trang 2

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Lãnh vực kiến thức Quản lý phạm vi dự án bao gồm

những Quy trình để đảm bảo rằng dự án đã có đủ tất

cả những công việc, và chỉ những công việc đó mới

yêu cầu hoàn thành.

Chủ yếu liên quan tới những công việc nào ở bên

trong và bên ngoài phạm vi công việc.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Trang 3

TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI

Hoàn thành các phạm vi dự án được so sánh với kế

hoạch quản lý dự án Hoàn thành các phạm vi sản

phẩm được so sánh với yêu cầu sản phẩm Các quy

trình quản lý phạm vi dự án cần phải được tích hợp

tốt với các tiến trình khác, để các công việc của dự

án được bàn giao phù hợp với phạm vi quy định.

TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI

Tiến trình Quản lý phạm vi dự án bao gồm:

1 Kế hoạch quản lý phạm vi

2 Thu thập yêu cầu

3 Xác định phạm vi

4 Tạo cấu trúc phân rã công việc

5 Phê chuẩn phạm vi

6 Kiểm soát phạm vi

Trang 4

1 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ PHẠM VI

Kế hoạch Quản lý phạm vi là quá trình của việc tạo

ra một kế hoạch quản lý với những tài liệu như

phạm vi dự án sẽ được xác định, đánh giá và kiểm

soát Các lợi ích quan trọng của quá trình này là

cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách phạm vi sẽ

được quản lý trong suốt dự án.

ĐẦU VÀO

 Kế hoạch Quản lý dự án

 Dự án đầu tư

 Nhân tố môi trường doanh nghiệp

 Tài sản của tổ chức

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT

 Chuyên gia/ Expert Judgment

 Hội họp/ Meetings

Trang 5

ĐẦU RA

 Kế hoạch Quản lý phạm vi : Các kế hoạch phạm

vi quản lý là một phần của Kế hoạch dự án nhằm

mô tả cách thức phạm vi sẽ được xác định, phát

triển, giám sát, kiểm soát, và xác minh Các kế

hoạch phạm vi quản lý là một đầu vào quan

trọng vào Xây dựng kế hoạch quản lý dự án, quy

trình, và các quá trình phạm vi quản lý khác Các

thành phần của một kế hoạch phạm vi quản lý

bao gồm:

• Quá trình chuẩn bị cho chi tiết phạm vi;

• Quá trình cho phép việc tạo ra các WBS từ các

chi tiết phạm vi dự án;

• Quá trình thiết lập như thế nào WBS sẽ được duy

trì và đã được phê duyệt;

• Quy trình xác định cách chấp nhận chính thức

của sản phẩm bàn giao;

• Quá trình để kiểm soát cách yêu cầu thay đổi;

Trang 6

ĐẦU RA

 Kế hoạch Quản lý yêu cầu : Kế hoạch quản lý

yêu cầu này là một phần của Kế hoạch quản lý

dự án mô tả cách thức yêu cầu sẽ được phân

tích, tài liệu, và quản lý.

2 THU THẬP YÊU CẦU

Thu thập yêu cầu là quá trình xác định, tài liệu, và

quản lý các nhu cầu của các bên liên quan và yêu

cầu để đáp ứng mục tiêu dự án Các lợi ích quan

trọng của quá trình này là nó cung cấp cơ sở cho

việc xác định và quản lý phạm vi dự án bao gồm cả

phạm vi sản phẩm.

Trang 7

1 Expert Judgment: Phán đoán chuyên gia thường

được sử dụng để đánh giá các yếu tố đầu vào

được sử dụng để thiết lập dự án đầu tư Trong dự

án xây dựng người thuê các nhà tư vấn.

2 Meetings: Các cuộc họp được sử dụng để thảo

luận và giải quyết các chủ đề thích hợp của dự án.

Tham dự cuộc họp có thể bao gồm Chủ dự án,

Ban QLDA và các bên liên quan.

3 Interview: Một cuộc phỏng vấn là một cách tiếp

cận chính thức hoặc không chính thức để tìm ra

thông tin từ các bên liên quan bằng cách nói

chuyện trực tiếp với họ.

Những công cụ sử dung -TT:

3 Focus groups: Những nhóm tập trung mang các

bên liên quan và chuyên gia cùng tìm hiểu về

những kỳ vọng và thái độ của họ về một sản phẩm,

dịch vụ, hoặc kết quả được đề xuất.

4 Facilitated workshops: Hội thảo tạo điều kiện cho

những buổi tập trung mang lại cho các bên liên

quan xác định yêu cầu sản phẩm Hội thảo được

coi là một kỹ thuật chính để nhanh chóng xác định

các yêu cầu chức năng chéo và hòa giải các bên

liên quan khác nhau.

Trang 8

Những công cụ sử dung -TT:

5 Observations: Quan sát cung cấp một cách trực

tiếp xem các cá nhân trong môi trường của họ và

cách họ thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ của

mình và thực hiện quy trình Nó đặc biệt hữu ích

cho quá trình chi tiết khi những người sử dụng

sản phẩm gặp khó khăn hoặc không muốn nói rõ

yêu cầu của họ.

5 Questionaire and surveys: Bảng câu hỏi khảo sát

được viết bằng bộ câu hỏi, được thiết kế để

nhanh chóng tích lũy thông tin từ một số lượng

lớn những người được hỏi.

7 Composition: Phân rả là một kỹ thuật được sử

dụng để phân chia phạm vi và dự án thành công

việc hay bộ phận nhỏ hơn để quản lý.

8 Inspection: Kiểm tra bao gồm các hoạt động như

đo lường, kiểm tra, và xác nhận để xác định xem

công việc và sản phẩm bàn giao có đáp ứng các

yêu cầu và tiêu chí chấp nhận sản phẩm.

9 Variance analysis: Phân tích phương sai là một kỹ

thuật để xác định nguyên nhân và mức độ của sự

khác biệt giữa kế hoạch và thực tế Các phép đo

thực hiện dự án được sử dụng để đánh giá mức

độ của sự thay đổi so với ban đầu.

Trang 9

ĐẦU RA

Tài liệu yêu cầu/ Requirement Documentation: Tài

liệu yêu cầu mô tả cách yêu cầu cá nhân đáp ứng

các nhu cầu kinh doanh cho dự án Yêu cầu có thể

bắt đầu ra ở mức cao và trở thành dần dần chi tiết

hơn như thêm về các yêu cầu được biết Trước khi

được duyệt, yêu cầu cần phải được rõ ràng, truy

xuất nguồn gốc, hoàn chỉnh, nhất quán và có thể

chấp nhận của các bên liên quan.

ĐẦU RA

Ma trận truy nguyên các yêu cầu/ Requirements

Traceability Matrix: Ma trận các yêu cầu truy xuất

nguồn gốc là một mạng lưới liên kết yêu cầu sản

phẩm từ nguồn gốc để phân phôi rằng họ hài lòng.

Việc thực hiện một ma trận các yêu cầu truy xuất

nguồn gốc sẽ giúp đảm bảo rằng mỗi yêu cầu bổ

sung thêm giá trị kinh doanh bằng việc liên kết với

các mục tiêu kinh doanh và dự án.

Trang 10

ĐẦU RA

Nó cung cấp một phương tiện để theo dõi yêu cầu

trong suốt vòng đời dự án, giúp đảm bảo rằng các yêu

cầu đã được phê duyệt trong các tài liệu Cuối cùng,

nó cung cấp một cấu trúc để quản lý những thay đổi

trong phạm vi sản phẩm RMT bao gồm nhưng không

giới hạn:

•Nhu cầu kinh doanh, cơ hội, mục tiêu, và mục đích;

•Yêu cầu dự án/ chuyển giao WBS

•Thiết kế sản phẩm;

•Phát triển sản phẩm;

•Chiến lược thử nghiệm;

3 XÁC ĐỊNH PHẠM VI

Xác định phạm vi là quá trình phát triển mô tả chi tiết

dự án và sản phẩm Các lợi ích quan trọng của quá

trình này là nó mô tả các dự án, dịch vụ, hoặc biên

giới kết quả bằng cách xác định yêu cầu nào được

thu thập sẽ được đưa vào hay loại trừ khỏi phạm vi

dự án.

Trang 11

 Expert Judgment

 Product Analysis

 Alternatives Generation

 Facilitated Workshops

ĐẦU RA

Statement: Là mô tả về phạm vi dự án, những sản

phẩm bàn giao chính, giả định, và những ràng buộc.

Bảng tổng hợp yêu cầu dự án chú thích toàn bộ phạm

vi, bao gồm phạm vi dự án và phạm vi sản phẩm Nội

dung bao gồm:

• Mô tả

• Tiêu chí chấp nhận

• Nguồn tài nguyên yêu cầu

• Bàn giao

• Ngân sách

• Ràng buộc & giả định

Trang 12

4 CẤU TẠO CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG

VIỆC-WBS

Tạo WBS là quá trình phân chia, bàn giao dự án và

công việc dự án thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý

hơn Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó

cung cấp một tầm nhìn có cấu trúc của những gì đã

được giao.

Decomposition: Phân hủy là một kỹ thuật được sử

dụng để phân chia phạm vi dự án và giao phẩm dự

án thành nhỏ hơn Các công việc được xác định ở

mức thấp nhất của WBS Mức độ phân hủy thường

được hướng dẫn bởi mức độ kiểm soát cần thiết

để quản lý hiệu quả dự án Mức độ chi tiết cho gói

công việc sẽ khác nhau với kích thước và độ phức

tạp của dự án.

Trang 13

Dự án

GĐ 1

Công trinh 1

Hạng mục 1

BP 1

CV 1

Ví dụ: WBS cho một Dự án xây dựng:

 Một dự án có thể chia ra nhiều giai đoạn;

 Mỗi giai đoạn có thể chia ra nhiều công

trình;

 Mỗi công trình chia ra nhiều hạng mục;

 Mỗi hạng mục chia ra nhiều bộ phận;

 Mỗi bộ phân chia ra nhiều công việc;

ĐẦU RA

Scope baseline: Phạm vi cơ bản là tài liệu đã

được phê duyệt của phạm vi, cấu trúc phân chia

công việc (WBS), và thư mục WBS liên quan của nó,

có thể được thay đổi chỉ thông qua tiến trình kiểm

soát thay đổi chính thức và được sử dụng như một

cơ sở để so sánh Nó là một phần của Kế hoạch

quản lý dự án.

Trang 14

Thư mục của WBS bao gồm:

 Mã số

 Mô tả công việc

 Những giả định và ràng buộc

 Tổ chức chịu trách nhiệm

 Các mốc tiến độ

 Nguồn lực cần thiết

 Ước lượng chi phí

 Yêu cầu chất lượng

 Tiêu chí nghiệm thu

 Tài liệu kỹ thuật tham khảo

5 PHÊ DUYỆT PHẠM VI

Phê duyệt phạm vi là quá trình chính thức hóa sự chấp

nhận của các giao phẩm dự án hoàn thành Các hình

thức phê duyệt phạm vi như Nội dung công việc trong

Dự án đầu tư, Dự toán, Tổng dự toán, Khối lượng thi

công và nghiệm thu, khối lượng thay đổi…

Trang 15

 Kiểm traInspection: Kiểm tra là bao gồm các hoạt

động như đo lường, kiểm tra, và xác nhận để xác

định xem công việc và giao phẩm đáp ứng các

yêu cầu và tiêu chí chấp nhận sản phẩm Kiểm

tra thường được gọi là đánh giá, đánh giá sản

phẩm, kiểm toán, và walkthrough.

 Kỹ thuật quyết định theo nhóm/ Group

Decision-Making Techniques

ĐẦU RA

Sản phẩm được nghiệm thu: Sản phẩm đáp ứng các

tiêu chuẩn chấp nhận và sự chấp thuận của khách

hàng hoặc nhà tài trợ Tài liệu chính thức bàn giao từ

khách hàng hoặc nhà tài trợ cho các bên liên quan

chính thức thừa nhận.

Những yêu cầu thay đổi/ Change requests

Trang 16

6 KIỂM SOÁT PHẠM VI

Kiểm soát phạm vi là quá trình theo dõi tình trạng của

các dự án và phạm vi sản phẩm và quản lý thay đổi

trong phạm vi cơ bản Phạm vi kiểm soát phải nằm

trong dự án, phù hợp với dự toán được duyệt, khối

lượng nghiệm thu phải phù hợp với hợp đồng, mọi

thay đổi phải được phê duyệt.

 Phân tích phương sai / Variance Analysis: Phân

tích phương sai là một kỹ thuật để xác định

nguyên nhân và mức độ của sự khác biệt giữa

các cơ bản và hoạt động thực tế Các phép đo

thực hiện dự án được sử dụng để đánh giá mức

độ của sự biến đổi từ phạm vi cơ bản ban đầu.

Trang 17

ĐẦU RA

Thông tin hiệu suất công việc: Thông tin hiệu suất

công việc sản xuất bao gồm các thông tin tương quan

và các phạm vi dự án được thực hiện so với phạm vi

cơ bản Nó có thể bao gồm các loại của các thay đổi

nhận được, phạm vi xác định phương sai và nguyên

nhân của chúng, làm thế nào chúng ảnh hưởng đến

lịch trình hoặc chi phí, và các dự báo về phạm vi hoạt

động trong tương lai Thông tin này cung cấp một nền

tảng cho việc ra quyết định phạm vi.

Những yêu cầu thay đổi/ Change Requests

4 • Ý kiến của tư vấn GSTC về đề xuất thay đổi

5 • Ý kiến của TVTK về đề xuất thay đổi

6 • Ý kiến của Ban QLDA về đề xuất thay đổi

Đệ trình văn bản yêu cầu thay đổi

Chuyển cho TVTK

xem xét

Phê duyệt

Tiếp nhận và trình duyệt

Thẩm tra

Tiếp nhận yêu cầu thay đổi

Tư vấn để chấp thuận Xem xét phù hợp với KH, TK, giá thành

Trực tiếp giải quyết

ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

Trang 18

Phạm vi công việc là một trong 4 Mục tiêu của dự án,

vì thế cần:

 Xác định rõ phạm vi không để dư hoặc thiếu;

 Trong xây dựng, do nhiều nguyên nhân thường

dẫn đến việc thay đổi phạm vi;

 Ta luôn cập nhật và hiệu chỉnh kịp thời phạm vi

của dự án;

 Ta thiết lập Quy trình để quản lý sự thay đổi phạm

vi, nếu làm tốt việc này sẽ giúp cho dự án tháo gỡ

khó khăn khi có sự thay đổi và giúp cho dự án đẩy

nhanh tiến độ.

 Tại Việt Nam Tư vấn đã giúp cho CĐT từ bước lập

Dự án, đến thiết kế - dự toán được phân rã công

việc một cách rõ ràng và chi tiết.

Chúng ta quản lý & Kiểm soát phạm vi dự án:

• Từ bước khảo sát yêu cầu và nội dung công việc

của Dự án;

• Lập, thẩm định và phê duyệt Dự toán, Tổng dự

toán;

• Nội dung công việc trong hợp đồng;

• Xác định phạm vi thay đổi và phê duyệt;

• Nghiệm thu khối lượng thi công và quyết toán;

TÓM TẮT

Trang 19

Để trao đổi thông tin xin liên hệ:

Mr LÊ – HUỆ

Công ty Apave Châu Á-Thái Bình Dương

ĐT: 0907.545253

Email: huele@apave.com

Định dạng
Số trang	19
Dung lượng	1,11 MB